English: Directive requirements\fs24\b0 \par\par} \pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.1} Departments must offer right of first refusal of all surplus personal computers, laptops, servers, monitors, keyboards, mice, printers, modems, hubs, network cards, hard drives, etc., to the Industry Canada Computers for Schools Program.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.2} Departments must place all surplus books in Canada in the care or custody of the Librarian and Archivist of Canada.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.3} Whenever practicable, departments must make surplus materiel assets available, whether gratuitously, at book value, or at market value, to other federal departments and agencies before disposing of them outside the federal domain.}\par \pard\ql {\b 4.4} When the estimated total costs (including the costs to the Crown Assets Distribution Directorate and Crown Asset Distribution Centres operated by Public Works and Government Services Canada [PWGSC]) of a disposal are likely to exceed the proceeds of sale, departments must consider and select one of the following cost minimizing options:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{gratuitous transfer of the surplus asset to another federal organization or to organizations in other levels of government in Canada, including First Nations, or to other national governments, treaty organizations of which Canada is a member, or the United Nations;\line }\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{donation of the surplus asset to a recognized charitable or non-profit organization;\line }\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{conversion of the surplus asset to waste in an environmentally sustainable manner; and\line }\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{other means of disposal, including sale through Crown Assets Distribution, but the latter only when gratuitous transfer, donation, conversion to waste or other means of disposal is not practical, feasible or economical.}\par }}\ql {\b 4.5} When trading in surplus assets for which procurement through a standing offer is not mandatory, departments must:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{ensure that trade-ins are transacted as an integral part of the contracts for replacement assets;\line }\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{use the fair market value of the assets as the basis of contract negotiation; and\line }\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{ensure that the value of the trade-in is accounted for as the proceeds of disposal.\line }\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.6} When the disposal of valuable (market value exceeds disposal cost) surplus materiel assets at less than market value or to a limited market will serve the public interest more than sale to the public at market value, departments must ensure that the terms of each such disposal are approved by the minister through whom the department reports to Parliament.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.7} When the donation of valuable (market value exceeds disposal cost) surplus materiel assets to designated recipients will serve the public interest more than sale to the public at market value, departments must ensure that the donation is authorized in writing by the minister through whom the department reports to Parliament. Departments must make these donations directly, i.e., not through PWGSC.}\par \pard\ql {\b 4.8} When selling surplus materiel assets in Canada, departments must:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{use remarketing standing offers or other contractual arrangements whenever these have put in place by PWGSC;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{for direct sales conducted under departmental authorities (granted either by legislation or by the Treasury Board), ensure that as broad and as transparent an opportunity as possible is made available to Canadians to purchase surplus assets; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{otherwise (unless a disposal site is too remote for PWGSC to effectively manage the sale) use the disposal services of the Crown Assets Distribution Directorate or one of the Crown Assets Distribution Centres operated by PWGSC in Canada.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.9} When selling surplus materiel assets at sites in Canada too remote for PWGSC to effectively manage sales and at sites outside Canada, departments are authorized to sell their surplus materiel assets directly.}\par \pard\ql {\b 4.10} When spending the proceeds of disposal, departments must:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{ensure that, to the maximum possible extent, proceeds are spent in the fiscal year in which they are recorded.
French: Exigences\fs24\b0 \par\par} \pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.1} Les ministères doivent dans un premier temps offrir tous les ordinateurs personnels et portables, serveurs, moniteurs, claviers, souris, imprimantes, modems, concentrateurs, cartes réseau, lecteurs de disque dur, etc. en surplus au Programme des ordinateurs pour les écoles d'Industrie Canada.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.2} Les ministères doivent confier tous les livres excédentaires au bibliothécaire et archiviste du Canada.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.3} Dans la mesure du possible, les ministères doivent mettre les biens matériels en surplus à la disposition des autres ministères et organismes du gouvernement fédéral avant d'en faire l'aliénation hors du secteur fédéral, et ce soit gratuitement, à la valeur comptable ou à la valeur marchande.}\par \pard\ql {\b 4.4} Lorsque les coûts totaux estimatifs (y compris les coûts qui incombent à la Direction de la distribution des biens de la Couronne et aux Centres de distribution des biens de la Couronne gérés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)) d'une aliénation sont susceptibles de dépasser le produit de la vente, les ministères doivent examiner et choisir une des options suivantes :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{transférer gratuitement les biens en surplus à une autre organisation fédérale ou à des organisations d'autres ordres de gouvernement au Canada, y compris les Premières nations, ou à d'autres gouvernements nationaux, à des organisations dont le Canada fait partie en vertu d'un traité ou à l'Organisation des Nations Unies;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{faire don des biens en surplus à une œuvre de bienfaisance ou à une organisation sans but lucratif reconnues;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{transformer les biens en surplus en déchets sans nuire à l'environnement;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{employer d'autres méthodes d'aliénation, notamment la vente par Distribution des biens de la Couronne, et ce uniquement dans les cas où les options de transfert gratuit, de dons, de transformation ou d'autres méthodes ne sont pas pratiques, réalisables ou économiques.}\par }}\ql {\b 4.5} Lorsqu'ils échangent des biens en surplus dont l'approvisionnement au moyen d'une offre à commandes n'est pas obligatoire, les ministères doivent :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{s'assurer que l'échange des biens se fait dans le cadre des contrats conclus pour le remplacement des biens;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{utiliser la juste valeur marchande des biens comme base pour la négociation des contrats;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{s'assurer que la valeur des biens échangés est comptabilisée au titre du produit de la vente.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.6} Quand il est dans l'intérêt public d'aliéner un bien matériel en surplus de grande valeur (c'est-à-dire que la valeur marchande est supérieure au coût de l'aliénation) à un prix inférieur à sa valeur marchande ou sur un marché restreint au lieu de le mettre en vente publique à sa valeur marchande, les ministères doivent s'assurer que chaque aliénation de ce type est autorisée par écrit par le ministre par l'intermédiaire duquel le ministère rend compte au Parlement.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.7} Quand il est dans l'intérêt public de donner un bien matériel en surplus de grande valeur (c'est-à-dire que la valeur marchande est supérieure au coût de l'aliénation) à un destinataire déterminé au lieu de le mettre en vente publique à sa valeur marchande, les ministères doivent s'assurer que chaque aliénation de ce type est autorisée par écrit par le ministre par l'intermédiaire duquel le ministère rend compte au Parlement et ils doivent procéder au don directement, c.-à-d. sans passer par TPSGC.}\par \pard\ql {\b 4.8} Lorsqu'ils vendent leurs biens matériels en surplus, les ministères doivent :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{utiliser, quand elles existent, les offres à commandes de remise en marché existantes ou toutes autres ententes contractuelles mises en place par TPSGC;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{pour les ventes directes effectuées conformément aux pouvoirs du ministère (conférés soit par une loi , soit par le Conseil du Trésor), veiller à offrir aux Canadiens une possibilité d'achat des biens en surplus aussi grande et transparente que possible;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{autrement (à moins qu'un site soit trop éloigné pour que TPSGC gère efficacement la vente), utiliser les services de la Direction de la distribution des biens de la Couronne ou de l'un des Centres de distribution des biens de la Couronne gérés par TPSGC au Canada.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {{\b 4.9} Lorsqu'ils vendent des biens matériels en surplus dans des sites au Canada trop éloignés pour que TPSGC gère efficacement les ventes et dans des sites à l'extérieur du Canada, les ministères sont autorisés à procéder eux-mêmes à l'aliénation de leurs biens matériels en surplus.}\par \pard\ql {\b 4.10} Lorsqu'ils dépensent le produit de l'aliénation, les ministères doivent :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{s'assurer que, dans la mesure du possible, le produit est dépensé au cours de l'exercice pendant lequel il a été enregistré.