English: A. Direct Costs 1. developing the matching program concept 2. conducting pre-approval inter- intra-institutional negotiations 3. obtaining legal analysis of compliance with the Privacy Act and other relevant legislation 4. preparing a comprehensive cost and benefit assessment 5. preparing the preliminary report 6. seeking institutional approvals 7. conducting post-approval inter- intra-institutional negotiations 8. completing agreements between the matching institution and the matching source 9. notifying the Privacy Commissioner of the proposal 10. notifying data subjects 11. implementing the program (i) developing standardized formats (ii) establishing data control mechanisms (iii) providing adequate data security, retention and disposal standards (iv) providing or obtaining the records and conducting the match 12. verifying hits, i.e. the identification, through a matching program, of individuals 13. notifying the subjects of the hits 14. establishing data banks for the hits and raw hits files 15. conducting any enforcement activities, either legal or administrative 16. preparing the post-match evaluation report B. Data Processing Costs 1. computer time 2. acquisition, design and maintenance of hardware and software C. Telecommunications Costs D. Travel Costs E. Training Costs F. Consultant and Contractor Costs It is also suggested that the cost-benefit analysis quantify and document the following savings, as appropriate: 1. funds recouped through voluntary repayments or formal collection action 2. savings due to termination of ineligible benefits 3. savings due to the denial of benefits that would otherwise have been approved 4. savings due to the deterrent effect of the program 5. savings relative to other methods of data collection or compilation It may be appropriate in some instances to provide evidence of a substantive impact on society or the economy if the program is not implemented.
French: A. Coûts directs 1. établir le fondement du programme de couplage 2. mener des négociations à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution en vue d'obtenir l'approbation préalable du programme 3. faire effectuer une analyse légale de la conformité du programme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux autres textes législatifs pertinents 4. préparer une évaluation complète des coûts et des avantages 5. préparer le rapport préliminaire 6. obtenir les approbations requises au sein de l'institution 7. mener à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution les négociations ultérieures à l'approbation 8. conclure des ententes avec l'institution qui fournit les données requises 9. donner avis du projet au Commissaire à la protection de la vie privée 10. donner avis aux personnes visées par le projet de couplage de données 11. mettre en oeuvre le programme i) élaborer les paramètres normalisés de présentation ii) établir des mécanismes de contrôle des données iii) fournir des normes convenables pour la sécurité, la conservation et l'élimination des données iv) fournir ou obtenir les dossiers requis et effectuer le couplage de données 12. vérifier les correspondances qui désignent l'identification d'un individu effectuée à l'aide d'un programme de couplage 13. informer les sujets des correspondances 14. établir des fichiers de données pour les correspondances et pour les données non vérifiées 15. étudier l'incidence juridique et administrative du programme 16. préparer le rapport d'évaluation ultérieur au projet B. Coûts de traitement des données 1. temps machine 2. acquisition, conception et entretien du matériel et du logiciel C. Coûts des télécommunications D. Coûts de déplacement E. Coûts de formation F. Coûts des services d'experts-conseils et des entrepreneurs Il est également suggéré d'inclure dans l'analyse coûts et avantages, le cas échéant, les économies quantifiables suivantes : 1. les fonds récupérés au moyen de remboursements volontaires ou de mesures de perception officielles 2. économies réalisées par la cessation d'avantages versés en trop 3. économies réalisées par le refus d'accorder des avantages qui auraient été approuvés dans d'autres circonstances 4. économies réalisées par l'effet dissuasif du programme 5. économies liées à d'autres méthodes de collecte et de compilation de données Dans certains cas, il peut être approprié d'analyser la signification qu'un programme de couplage pourrait avoir sur la société ou sur l'économie et le fait de ne pas procéder à cette activité.