English: The following practices have been found to contribute to a high response rate in departmental workforce surveys:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{communicating effectively to all employees the purpose and importance of self-identification;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{involving bargaining agents and other employee representatives in the survey process, especially in the communications strategy;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{distributing the self-identification forms to all employees;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{requesting all employees to return a completed form, whether or not they identify themselves as members of a designated group;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{developing and implementing an effective follow-up strategy with respect to the self-identification survey; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{assuring employees that information identifying them as members of a designated group will be kept confidential.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {Departments and agencies should offer employees the opportunity to self-identify as designated group members at various stages of their careers, including at the time of hiring and at the time of transfer from another department.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {Workforce analysis}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {Departments and agencies can ensure the continued accuracy of their workforce analysis by continuously collecting and maintaining data on recruitment, hiring, promotion, training and retention of members of designated groups.
French: On a constaté que le taux de réponse aux sondages des effectifs est élevé quand :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{on indique clairement aux employés l'objet et l'importance du régime de déclaration volontaire;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{on invite les agents négociateurs et les représentants des employés à participer aux sondages et plus spécialement à la formulation de la stratégie des communications;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{on envoie les formulaires de déclaration volontaire aux employés;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{on demande aux employés de remplir et de retourner les formulaires, qu'ils appartiennent ou non à un groupe désigné;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{on fait le suivi du sondage de déclaration volontaire; et}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{on assure les employés que l'information concernant leur identification à un groupe désigné demeurera confidentielle.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {Les ministères et les organismes devraient donner aux employés l'occasion d'indiquer leur appartenance à un groupe désigné à différentes étapes de leur carrière, notamment au moment du recrutement et lors d'un transfert.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {Analyse de l'effectif}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {Les ministères et les organismes peuvent vérifier l'exactitude de leur analyse de l'effectif en collectant et en mettant à jour en permanence les données sur le recrutement, l'avancement, la formation et le maintien en poste des membres des groupes désignés.