English: Policy statement It is the policy of the Government of Canada that federal government institutions: a. manage information to facilitate equality of access and promote public trust, optimize information sharing and re-use, and reduce duplication, in accordance with legal and policy obligations; b. ensure that information created, acquired, or maintained to meet program, policy, and accountability requirements is relevant, reliable, and complete; c. limit the collection, use, and disclosure of personal information to the minimum required to conduct a program or service, in accordance with the Privacy Act; d. manage information in a manner that supports the provision of services and information in both official languages, in accordance with the Official Languages Act; e. manage information, regardless of its medium or format, to ensure its authenticity, accuracy, integrity, clarity, and completeness for as long as it is required by the National Archives of Canada Act, National Library of Canada Act, Access to Information Act, specific departmental statutes, and other laws and policies; f. document decisions and decision-making processes throughout the evolution of policies, programs, and service delivery; g. implement governance and accountability structures for the management of information, including during collaborative service delivery arrangements or when information is shared with other federal government institutions, other governments, or non-governmental organizations; h. use electronic systems as the preferred means of creating, using, and managing information; i. protect essential records to ensure the continuity of key services and business operations; j. preserve information of enduring value to the Government of Canada and to Canadians; k. dispose of information no longer required for operational purposes in a timely fashion; l. foster supportive environments for information management and ensure that employees meet their responsibilities for managing information; and m. assess the effectiveness and efficiency of the management of information throughout its life-cycle.
French: Énoncé de politique Le gouvernement du Canada a pour politique de garantir que les institutions fédérales : a. gèrent l'information afin d'en faciliter l'accès égal par tous, de favoriser la confiance du public, d'optimiser le partage et de réutiliser l'information, ainsi que de réduire les chevauchements, conformément aux obligations imposées par les lois et les politiques; b. veillent à ce que l'information créée, acquise ou conservée pour répondre aux exigences en matière de programmes, de politiques et d'imputabilité est pertinente, fiable et complète; c. restreignent la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels au minimum nécessaire pour assurer la prestation d'un programme ou d'un service, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels; d. gèrent l'information de manière à appuyer la prestation de services et de renseignements dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles; e. gèrent l'information, peu importe sa forme ou le support sur lequel elle est enregistrée, d'une manière qui en protégera l'authenticité, l'intégrité, la clarté et l'exhaustivité aussi longtemps que cela est nécessaire en vertu de la Loi sur les Archives nationales du Canada, de la Loi sur la Bibliothèque nationale du Canada, de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur l'accès à l'information, de lois ministérielles particulières et d'autres lois et politiques; f. documentent les décisions et les processus décisionnels au fil de l'évolution des politiques, des programmes et des services; g. mettent en place des structures de gouvernance et de responsabilisation pour la gestion de l'information, y compris dans le cadre des ententes de collaboration pour la prestation des services ou lorsque l'information est partagée avec d'autres institutions fédérales, d'autres gouvernements ou des organisations non gouvernementales; h. utilisent les systèmes électroniques comme moyens privilégiés de créer, d'utiliser et de gérer l'information; i. protègent les documents essentiels à la continuité des services et des opérations clés; j. préservent l'information de valeur historique pour le gouvernement du Canada et les Canadiens; k. éliminent de façon opportune l'information qui n'est plus requise à des fins opérationnelles; l. favorisent un environnement propice à la gestion de l'information et voient à ce que les employés assument leurs responsabilités à l'égard de la gestion de l'information; m. évaluent l'efficience et l'efficacité de la gestion de l'information au cours de son cycle de vie.