English: Every financial entity shall keep the following records: (a) where it opens an account, a signature card in respect of each account holder for that account; (b) where it opens an account in respect of a corporation, a copy of the part of official corporate records that contains any provision relating to the power to bind the corporation in respect of the account; (c) where it opens an account in the name of a person or of an entity other than a corporation, a record of the name and address and the nature of the principal business or occupation of the person or entity, as the case may be; (d) every account operating agreement that it creates in the normal course of business; (e) a deposit slip in respect of every deposit that is made to an account; (f) every debit and credit memo that it creates or receives in the normal course of business in respect of an account, except debit memos that relate to another account at the same branch of the financial entity that created the debit memo; (g) a copy of every account statement that it sends to a client, if the information in the statement is not readily obtainable from other records that are kept and retained by it under these Regulations; (h) every cleared cheque that is drawn on, and a copy of every cleared cheque that is deposited to, an account, unless (i) the account on which the cheque is drawn and the account to which the cheque is deposited are at the same branch of the financial entity, or (ii) the following conditions are met, namely, (A) an image of the cheque has been recorded on microfilm or on an electronic medium, (B) an image of the cheque can be readily reproduced from the microfilm or electronic medium, (C) it is possible to readily ascertain where the image of any particular cheque is recorded, and (D) the microfilm or electronic medium is retained for a period of at least five years; (i) every client credit file that it creates in the normal course of business; and (j) a transaction ticket in respect of every foreign currency exchange transaction.
French: Toute entité financière doit tenir les documents suivants : a) pour chaque compte qu'elle ouvre, la fiche-signature de chaque titulaire du compte; b) pour chaque compte qu'elle ouvre au nom d'une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte; c) pour chaque compte qu'elle ouvre au nom d'une personne ou d'une entité qui n'est pas une personne morale, un document où sont consignés les nom et adresse de celle-ci, ainsi que la nature de son entreprise principale ou de sa profession, selon le cas; d) toutes les conventions de tenue de compte qu'elle établit dans le cours normal de ses activités; e) un relevé de dépôt pour chaque dépôt porté au crédit d'un compte; f) toutes les notes de débit et de crédit qu'elle établit ou reçoit à l'égard d'un compte dans le cours normal de ses activités, à l'exception des notes de débit qui se rapportent à un autre compte se trouvant à la même succursale de l'entité financière que celle où elles ont été établies; g) tous les relevés de compte qu'elle envoie aux clients, si les renseignements qui y figurent ne peuvent être facilement obtenus d'autres documents qu'elle tient et conserve aux termes du présent règlement; h) tous les chèques compensés tirés sur un compte et une copie de tous les chèques compensés déposés dans un compte, sauf dans l'un ou l'autre des cas suivants : (i) le compte sur lequel le chèque est tiré et celui dans lequel il est déposé se trouvent à la même succursale de l'entité financière, (ii) les conditions suivantes sont réunies : (A) le chèque est reproduit sur microfilm ou sur support électronique, (B) le chèque peut être facilement reproduit à partir du microfilm ou du support électronique, (C) la reproduction du chèque est facilement localisable, (D) le microfilm ou le support électronique est conservé pendant une période minimale de cinq ans; i) tout dossier de crédit qu'elle constitue dans le cours normal de ses activités; j) pour chaque opération de change, une fiche d'opération.