English: Audit of Hospitality Expenses and Compliance with the Disclosure Policy June 2007 Prepared by Audit and Evaluation Table of Contents Report Clearance Steps Acronyms used in the report Acknowledgments EXECUTIVE SUMMARY 1 INTRODUCTION 1.1 Background 1.2 Objectives 1.3 Socpe 1.4 Methodology 2 FINDINGS AND RECOMMENDATIONS 2.1 General Management Framework 2.1.1 Departmental hospitality procedures 2.1.2 Departmental Delegation of Financial Signing Authorities 2.2 Compliance with TBS Policy 2.2.1 Expenditure initiation process 2.2.2 Section 34 of the FAA – Certification that services were rendered or goods received 2.2.3 Section 33 – Payment process 2.3 Proactive Disclosure of Hospitality Expenses 2.3.1 General findings 2.3.2 Completeness of the information on the Website 2.3.3 Accuracy of the information on the Website 2.4 Other Findings 2.4.1 Compliance with TBS average and maximum 2.4.2 Expense splitting analysis 2.4.3 Miscoded hospitality analysis 2.4.4 Use of personal credit card 3 CONCLUSION ANNEX 1 - Audit criteria Top of Page Report Clearance Steps Planning phase completed January 2007 Field work completed March 2007 Report writing May 2007 Report sent for management response June 2007 Management response received June 2007 Report completed June 2007 Report approved by Departmental Audit and Evaluation Committee (DAEC) July 2007 Top of Page Acronyms used in the report ADM Assistant Deputy Minister A&E Audit and Evaluation DAEC Departmental Audit and Evaluation Committee EC Environment Canada FAA Financial Administration Act FY Fiscal Year NCR National Capital Region RAH Request for Approval of Hospitality RDG Regional Director General TBS Treasury Board Secretariat Top of Page Acknowledgments The Audit and Evaluation Branch Project Team, including Sophie Boisvert, Stephanie Brossard, Julie Clavet-Drolet, Lise Gravel, Claudette Harrison, Abdellah Ismaili and Bruno Pilotte, under the direction of Jean Leclerc, would like to thank those individuals who contributed to this project and, particularly, departmental interviewees, who provided insights and comments crucial to this review.
French: Vérification des frais d'accueil et de la conformité à la politique de divulgation Juin 2007 Préparé par la Direction générale de la vérification et de l'évaluation Table des matières Étapes d'approbation du rapport Sigles utilisés dans le rapport Remerciements RÉSUMÉ 1.0 INTRODUCTION 1.1 Contexte 1.2 Objectifs 1.3 Portée 1.4 Méthodologie 2.0 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS 2.1 Cadre général de gestion 2.1.1 Procédures du Ministère relatives à l'accueil 2.1.2 Délégation des pouvoirs de signature en matière financière du Ministère 2.2 Conformité à la politique du CT 2.2.1 Processus d'engagement des dépenses 2.2.2 Article 34 de la LGFP — Attestation que les services ont été rendus ou que les biens ont été livrés 2.2.3 Article 33 de la LGFP — Processus de paiement 2.3 Divulgation proactive des frais d'accueil 2.3.1 Constatations générales 2.3.2 Exhaustivité de l'information dans le site Web 2.3.3 Exactitude de l'information dans le site Web 2.4 Autres constatations 2.4.1 Conformité aux frais moyens et maximums du CT 2.4.2 Analyse du fractionnement des dépenses 2.4.3 Analyse des transactions relatives aux frais d'accueil mal codées 2.4.4 Utilisation d'une carte de crédit personnelle 3.0 CONCLUSION ANNEXE 1 - Critères de vérification Étapes d'approbation du rapport Achèvement de l'étape de planification Janvier 2007 Achèvement du travail sur le terrain Mars 2007 Rédaction du rapport Mai 2007 Envoi du rapport pour réponse de la gestion Juin 2007 Réception de la réponse de la gestion Juin 2007 Achèvement du rapport Juin 2007 Approbation du rapport par le Comité ministériel de la vérification et de l'évaluation (CMVE) Juillet 2007 Haut de page Sigles utilisés dans le rapport CMVE Comité ministériel de la vérification et de l'évaluation CT Conseil du Trésor DAA Demande d'autorisation d'accueil DGR Directeur général régional EC Environnement Canada EF Exercice financier LGFP Loi sur la gestion des finances publiques RCN Région de la capitale nationale SCT Secrétariat du Conseil du Trésor SMA Sous-ministre adjoint V et E Vérification et évaluation Haut de page Remerciements L'équipe de projet de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation, composée de Sophie Boisvert, de Stéphanie Brossard, de Julie Clavet-Drolet, de Lise Gravel, de Claudette Harrison, d'Abdellah Ismaili et de Bruno Pilotte et dirigée par Jean Leclerc, désire remercier toutes les personnes qui ont collaboré au projet, dont notamment les employés du Ministère qui ont été interrogés et qui ont fait part d'idées et d'observations cruciales pour la présente vérification.