English: A management framework for the materiel function is in place and meets the needs of the organization.}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b {\i Criterion}}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\i 1.1 Responsibility, authority, and adequate training for materiel management has been clearly established within the department or agency.}}\par \pard\ql {\b Review Procedures}\par \pard\pard \sa60 \ql 1.1.1 Determine whether departmental responsibility, authority, and training for materiel management have been clearly assigned by the deputy head by:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{examining the departmental administrative manual, if any, or other relevant manuals, to see if it (they) gives adequate information for key personnel to discharge their responsibilities;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{interviewing key personnel on their understanding of the materiel management requirements of their positions (refer also to 1.2.3, 1.3.3, and 4.3.2);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{determining how the roles and responsibilities relate to the organization's objectives, including consideration for efficiency and effectiveness.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {1.1.2 Determine whether the corporate official(s) responsible for materiel management have established adequate policy direction, have set goals and objectives, have provided for adequate training of personnel, and for the evaluation of performance of the materiel functions throughout the organization.}\par \pard\ql 1.1.3 Determine whether materiel managers:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{have assessed whether staff have the appropriate level of skills;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{have developed an action plan to meet staff training needs;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{have implemented the staff training plan; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{have evaluated staff training results.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {1.1.4 Determine whether linkages exist between the materiel function and other administrative functions (such as financial management, information management, contracts management, security and EDP services) to ensure that plans and activities regarding materiel management are co-ordinated.}\par \pard\ql 1.1.5 Determine whether there is a corporate strategy and plan for the distribution of materiel which considers the following:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{the use of external services, such as PWGSC or private sector agents;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{stakeholders or users of materiel in significant projects; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{warehousing, transportation, and all other related costs for various categories of materiel.}\par }}\par\pard \ql \sb100\sa100 {{\b {\i Criterion}}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\i 1.2 A senior official has been appointed and given responsibility to co-ordinate and direct the implementation of the government Materiel Management Policy.}}\par \pard\ql {\b Review Procedures}\par \pard\pard \sa60 \pard \ql \sb100\sa100 {1.2.1 Examine the organization chart for the position in the department or agency.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {1.2.2 Review the position descriptions for duties and responsibilities.}\par \pard\ql 1.2.3 Review the position descriptions to ensure they are consistent with information or evidence obtained from 1.1.l.\par \pard\par\pard \ql \sb100\sa100 {{\b {\i Criterion}}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\i 1.3 The department or agency uses the Treasury Board Manual and/or has developed its own materiel management manual and/or set of procedures.}}\par \pard\ql {\b Review Procedures}\par \pard\pard \sa60 \pard \ql \sb100\sa100 {1.3.1 If a department uses its own manual rather than the Treasury Board manual, examine the department's materiel management manual or set of procedures to determine whether it covers all the components of the life-cycle model found in Chapter 2 of this guide.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {1.3.2 Determine whether the departmental manual or set of procedures has been formally approved and communicated to all key personnel.}\par \pard\ql 1.3.3 Determine the distribution of the Treasury Board or the departmental manual or set of procedures and assess whether it ensures timely communication of understanding of materiel management requirements to relevant persons across the organizations.
French: Pour ce faire :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{examiner le manuel d'administration, le cas échéant, ou tout autre manuel pertinent, afin de déterminer s'ils offrent au personnel clé des renseignements lui permettant d'assumer pleinement ses responsabilités;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{organiser des entrevues avec le personnel clé afin de déterminer dans quelle mesure il est conscient de ses responsabilités dans le domaine de la gestion du matériel (voir aussi les paragraphes 1.2.3, 1.3.3 et 4.3.2);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{déterminer de quelle façon les rôles et responsabilités se rapportent aux objectifs de l'organisation, y compris l'efficience et l'efficacité.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {1.1.2 Déterminer si les responsables de la gestion du matériel ont élaboré une orientation stratégique adéquate et assuré l'établissement des buts et objectifs, la formation adéquate du personnel ainsi que l'évaluation du rendement du service responsable du matériel au sein de l'organisation.}\par \pard\ql 1.1.3 Déterminer si les gestionnaires responsables du matériel :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{ont évalué le niveau d'aptitude des employés pour voir s'il convient;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{ont élaboré un plan d'action pour répondre aux besoins de formation des employés;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{ont mis en oeuvre le plan de formation des employés;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{ont évalué les résultats de la formation des employés.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {1.1.4 Déterminer s'il existe un lien entre la fonction du matériel et d'autres fonctions administratives comme la gestion financière, la gestion de l'information, la gestion des marchés, la sécurité et les services informatiques, en vue de veiller à ce que les plans et les activités de gestion du matériel soient coordonnés adéquatement.}\par \pard\ql 1.1.5 Déterminer si le ministère a élaboré un plan et une stratégie pour la distribution du matériel et s'il tient compte des facteurs suivants :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{l'utilisation des services externes (tels que TP&SGC ou des représentants du secteur privé);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les utilisateurs ou principaux intéressés dans le cas de projets de grande envergure;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les frais d'entreposage, de transport et autres pour les diverses catégories de matériel.}\par }}\par\pard \ql \sb100\sa100 {{\b {\i Critère}}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\i 1.2 Un haut fonctionnaire a été nommé responsable de la coordination et de la supervision de l'application de la politique fédérale en matière de gestion du matériel.}}\par \pard\ql {\b Méthodes d'examen}\par \pard\pard \sa60 \pard \ql \sb100\sa100 {1.2.1 Consulter l'organigramme afin de déterminer le poste de ce haut fonctionnaire au sein du ministère ou de l'organisme.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {1.2.2 Examiner la description de tâches afin de connaître ses fonctions et responsabilités.}\par \pard\ql 1.2.3 Examiner la description de tâches afin de veiller à ce qu'elles soient conformes aux renseignements obtenus au paragraphe 1.1.1.\par \pard\par\pard \ql \sb100\sa100 {{\b {\i Critère}}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\i 1.3 Le ministère ou l'organisme doit utiliser le Manuel du Conseil du Trésor ou élaborer son propre manuel et ses propres méthodes de gestion du matériel.}}\par \pard\ql {\b Méthodes d'examen}\par \pard\pard \sa60 \pard \ql \sb100\sa100 {1.3.1 Si le ministère utilise son propre manuel plutôt que celui du Conseil du Trésor, examiner ce manuel ou les méthodes de gestion du matériel adoptées par le ministère afin de déterminer s'ils tiennent compte de toutes les composantes du modèle basé sur le cycle de vie, lesquelles sont énumérées au chapitre 2 du présent guide.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {1.3.2 Vérifier que le manuel et les méthodes de gestion du ministère ont été officiellement approuvés et communiqués à tout le personnel clé.}\par \pard\ql 1.3.3 Consulter la liste de distribution du manuel du ministère ou du Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor, ainsi que des méthodes de gestion, et déterminer si elle permet de transmettre en temps opportun les exigences en matière de gestion du matériel aux personnes appropriées au sein de l'organisation (examiner la conformité avec le paragraphe 1.1.1).\par \pard\par\pard \ql \sb100\sa100 {{\b {\i Critère}}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\i 1.4 Le rendement de la gestion du matériel est évalué.}}\par \pard\ql {\b Méthodes d'examen}\par \pard\pard \sa60 \pard \ql \sb100\sa100 {1.4.1 Déterminer si des normes ont été élaborées en vue d'évaluer la gestion du matériel en fonction des objectifs ministériels et gouvernementaux.