English: 8.5 CCRA Operating Budget Managers will: (a) Ensure that this policy is available at the employee's normal workplace during the employee's working hours; (b) Determine whether travel is necessary; (c) Ensure that all travel and the selection and acquisition of related arrangements (transportation, accommodations, advances, etc.) are consistent with the provisions of this policy; (d) Pre-authorize travel on the designated form; (e) Verify and approve travel expense claims on the designated form before reimbursement; (f) Ensure that travel is authorized on the basis that the most economical and practical alternatives are used; (g) Verify, before payment is made, that claims are consistent with the pre-authorization to travel; (h) Verify that exceptions from the pre-authorization are adequately justified on the travel expense claim form or accompanying documentation; (i) Refuse to reimburse travel expenditures that are not expressly included in this policy; (j) Be accountable for the travel terms that they approve and have no discretion to adjust claims to suit individual situations outside the provisions of this Policy; (k) Submit requests through normal channels of communication dealing with minor exceptions to this policy to the Director General, Financial Administration Directorate; and (l) Exercise signing authority under Section 34 of the Financial Administration Act (FAA), and arrange for input and payment of travel-related transactions through the Corporate Administrative System (CAS).
French: 8.5 Les gestionnaires responsables du budget de fonctionnement à l'ADRC devront : a) s'assurer que la présente politique est mise à la disposition des employés à leurs lieux habituels de travail pendant les heures de travail des employés; b) déterminer les cas où un déplacement est nécessaire; c) s'assurer que les voyages et les choix et dépenses faits relativement à ces voyages (transport, logement, avances, etc.) sont conformes aux dispositions de la présente politique; d) autoriser au préalable le déplacement sur le formulaire désigné; e) vérifier et approuver les demandes d'indemnité de déplacement présentées sur le formulaire désigné, avant le remboursement; f) veiller à ce que les déplacements soient autorisés compte tenu du recours aux moyens les plus économiques et pratiques; g) s'assurer, avant de faire le paiement, que les demandes de remboursement correspondent à ce qui a été autorisé préalablement pour le voyage; h) veiller à ce que les dépenses qui n'étaient pas prévues dans l'autorisation préalable soient dûment justifiées dans le formulaire de demande d'indemnité ou dans les pièces justificatives; i) refuser de rembourser les dépenses de voyage qui ne sont pas expressément prévues dans la présente politique; j) s'assurer de faire respecter les modalités de déplacement qu'ils approuvent. Ils n'auront nullement la discrétion d'apporter des rajustements aux demandes d'indemnité pour tenir compte de situations individuelles non prévues dans les dispositions de la présente politique; k) présenter au directeur général, Direction de l'administration financière, par les canaux habituels de communication, les demandes de dérogation légère à la présente politique; l) exercer le pouvoir de signature qui leur est conféré en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et prendre les dispositions nécessaires pour l'entrée des données et le paiement des transactions liées au déplacement, au moyen du Système administratif d'entreprise (SAE).