English: January 2007 Table of Contents Introduction Part 1 Conflict of Interest 1.1 Conflict of interest 1.1.1 Ministers' exempt staff 1.1.2 Departmental employees Part 2 Security 2.1 Requirements 2.2 Personal security Part 3 Human resources management 3.1 Employment equity 3.2 Staffing 3.2.1 Exempt staff in a minister's office 3.2.2 Status of exempt staff after a change in Cabinet 3.2.3 Contracting for professional or temporary help services 3.2.4 Other staffing issues 3.3 Pay 3.3.1 Salary rates 3.3.2 Salary increases 3.3.3 Acting pay 3.3.4 Hours of work 3.4 Employee benefits 3.4.1 Compulsory plans 3.4.2 Automatic plans (government-paid) for those exempt staff positions whose salary maximums are equivalent to the Public Service EX occupational group 3.4.3 Optional plans (member-paid) 3.5 Leave 3.5.1 Vacation leave 3.5.2 Cashing out of vacation leave 3.5.3 Statutory leave 3.5.4 Election leave 3.5.5 Other leave 3.6 Departmental staff assigned to ministers' offices 3.7 Termination 3.7.1 Severance pay and transferring in previous service 3.7.2 Separation pay 3.7.3 Amount payable 3.7.4 Reimbursement 3.7.5 Exempt staff entitlements when a minister ceases to be a minister 3.7.6 Ministers' exempt staff priority entitlements 3.7.7 Employment assistance: outplacement services Part 4 Financial Management 4.1 Source of funds 4.2 Transferring funds 4.3 Accountability 4.4 Accounting for expenditures charged to ministers' budgets 4.4.1 Minister's salary and motor car allowance 4.4.2 Exempt staff salary budget 4.4.3 Operating budget 4.4.4 Other costs related to exempt staff personnel 4.4.5 Departmental staff salary budget 4.5 Financial Authorities 4.5.1 Spending authority 4.5.2 Payment authority 4.6 Internal audit Part 5 Office Accommodation and Supplies 5.1 Office accommodation 5.1.1 Introduction 5.1.2 Departmental headquarters offices 5.1.3 Ministers' regional offices (MROs) 5.2 Office furniture and furnishings 5.2.1 Departmental headquarters offices 5.2.2 Ministers' regional offices (MROs) 5.3 Office equipment and supplies 5.4 Stationery and printed media 5.4.1 Federal Identity Program 5.4.2 Stationery 5.4.3 News releases and kit folders 5.5 Telephones Part 6 Travel 6.1 Introduction 6.1.1 Travel expenses 6.1.2 Reimbursement for travel expenses 6.1.3 Travel expenses-ministerial staff 6.2 Executive vehicles for use by a minister 6.2.1 Official use 6.2.2 Personal use 6.2.3 Selecting an executive vehicle 6.2.4 Maintaining executive vehicles 6.3 Air travel 6.4 Rail travel 6.5 International travel (government business) 6.6 International travel (private) 6.7 Ministers' spouses 6.8 Travel by members of Parliament with or on behalf of a minister 6.9 Transportation allowance for staff overtime Part 7 Contracting 7.1 Introduction 7.1.1 Treasury Board Contracting Policy 7.2 Employer-employee relationships 7.3 Fee guidelines 7.4 Former government officials 7.5 Temporary help services 7.6 Proactive disclosure of contracts over $10,000 Part 8 Services and Hospitality 8.1 Parking 8.2 Relocation 8.3 Hospitality and gifts 8.3.1 Hospitality-ministers 8.3.2 Hospitality-ministers' staff 8.3.3 Gifts, hospitality, or other benefits received 8.3.4 Gifts given 8.4 Memberships 8.5 Conferences 8.6 Legal services 8.6.1 Indemnification and legal assistance Part 9 Official Languages 9.1 Official languages 9.2 Background 9.3 Service to the public 9.4 Language of work 9.5 Equitable participation 9.6 Support mechanisms Part 10 Information Management 10.1 Information management 10.1.1 New information technologies 10.1.2 Leaving office 10.2 The Access to Information Act and the Privacy Act 10.2.1 Background 10.2.2 Monitoring disclosure 10.2.3 Cabinet confidences Appendix A: Exempt Staff Position Structure Appendix B:
French: Janvier 2007 Table des matières Introduction Partie 1 Conflit d'intérêts 1.1 Conflit d'intérêts 1.1.1 Personnel exonéré des ministres 1.1.2 Employés du ministère Partie 2 Sécurité 2.1 Exigences 2.2 Sécurité personnelle Partie 3 Gestion des ressources humaines 3.1 Équité en emploi 3.2 Dotation 3.2.1 Personnel exonéré des cabinets des ministres 3.2.2 Situation du personnel exonéré après un changement de cabinet 3.2.3 Embauche de contractuels pour des services professionnels ou des services de travail temporaire 3.2.4 Autres questions relatives à la dotation 3.3 Rémunération 3.3.1 Taux de rémunération 3.3.2 Augmentations salariales 3.3.3 Rémunération d'intérim 3.3.4 Heures de travail 3.4 Avantages sociaux 3.4.1 Régimes obligatoires 3.4.2 Régimes automatiques (contributions payées par le gouvernement) réservés aux employés exonérés dont la rémunération maximale équivaut à celle du groupe professionnel EX de la fonction publique 3.4.3 Régimes facultatifs (contributions payées par le membre) 3.5 Congés 3.5.1 Congés annuels 3.5.2 Encaissement des congés annuels 3.5.3 Jours fériés désignés 3.5.4 Congé pour élections 3.5.5 Autres congés 3.6 Employés du ministère affectés à un cabinet de ministre 3.7 Cessation d'emploi 3.7.1 Indemnité de départ et prise en charge du service antérieur 3.7.2 Indemnité de cessation d'emploi 3.7.3 Montant à payer 3.7.4 Remboursement 3.7.5 Droits du personnel exonéré lorsqu'un ministre cesse ses fonctions 3.7.6 Droit de priorité du personnel exonéré d'un ministre 3.7.7 Aide aux employés : services de placement Partie 4 Gestion financière 4.1 Provenance des fonds 4.2 Virement de fonds 4.3 Responsabilisation 4.4 Déclaration des dépenses imputées sur les budgets du ministre 4.4.1 Traitements des ministres et indemnités d'automobile 4.4.2 Budget salarial du personnel exonéré 4.4.3 Budget de fonctionnement 4.4.4 Autres dépenses engagées relativement au personnel exonéré 4.4.5 Budget salarial du personnel ministériel 4.5 Pouvoirs financiers 4.5.1 Pouvoir de dépenser 4.5.2 Pouvoir de payer 4.6 Vérification interne Partie 5 Locaux pour bureaux et fournitures 5.1 Locaux pour bureaux 5.1.1 Introduction 5.1.2 Bureaux de l'administration centrale des ministères 5.1.3 Bureaux régionaux des ministres (BRM) 5.2 Mobilier et ameublement de bureau 5.2.1 Bureaux de l'administration centrale du ministère 5.2.2 Bureaux régionaux des ministres 5.3 Matériel et fournitures de bureau 5.4 Articles de papeterie et imprimés 5.4.1 Programme de coordination de l'image de marque 5.4.2 Articles de papeterie 5.4.3 Communiqués de presse et pochettes pour trousses d'information 5.5 Téléphones Partie 6 Voyages 6.1 Introduction 6.1.1 Frais de voyage 6.1.2 Remboursement des frais de voyage 6.1.3 Frais de voyage –Personnel du ministre 6.2 Véhicules de fonction mis à la disposition des ministres 6.2.1 Service commandé 6.2.2 Utilisation à des fins personnelles 6.2.3 Choix d'un véhicule de fonction 6.2.4 Entretien des véhicules de fonction 6.3 Voyages par avion 6.4 Voyages par chemin de fer 6.5 Voyages internationaux (service commandé) 6.6 Voyages à l'étranger (privés) 6.7 Voyages des conjoints des ministres 6.8 Voyages des députés avec un ministre ou en son nom 6.9 Indemnités de déplacement pendant les heures supplémentaires Partie 7 Marchés 7.1 Introduction 7.1.1 Politique sur les marchés du Conseil du Trésor 7.2 Relations employeur-employés 7.3 Lignes directrices sur les honoraires 7.4 Anciens fonctionnaires de l'État 7.5 Services de travail temporaire 7.6 Divulgation proactive des contrats de plus de 10 000 $ Partie 8 Services et accueil 8.1 Stationnement 8.2 Aide à la réinstallation 8.3 Accueil et cadeaux 8.3.1 Accueil – Ministres 8.3.2 Accueil – Membres du personnel des ministres 8.3.3 Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages reçus 8.3.4 Cadeaux offerts 8.4 Cotisations 8.5 Conférences 8.6 Services juridiques 8.6.1 Indemnisation et aide juridique Partie 9 Langues officielles 9.1 Langues officielles 9.2 Historique 9.3 Service au public 9.4 Langue de travail 9.5 Participation équitable 9.6 Mécanismes de soutien Partie 10 Gestion de l'information 10.1 Gestion de l'information 10.1.1 Nouvelles technologies de l'information 10.1.2 Départs 10.2 Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels 10.2.1 Contexte 10.2.2 Contrôle de la divulgation 10.2.3 Documents confidentiels du Cabinet Annexe A – Structure des postes du personnel exonéré Annexe B – Budgets et effectif des cabinets des ministres Annexe C – Lignes directrices de la Défense nationale sur l'utilisation des avions d'affaires Annexe D – Lettre du ministre des Finances aux ministres du Cabinet, décembre 1963 Annexe E – Lettre du secrétaire du Conseil du Trésor concernant les demandes d'accès à l'information à l'égard des demandes de remboursement des ministres