English: An Alternative Format Policy should: * indicate that transportation-related information will be available in alternative formats, e.g. brochures describing services available for persons with disabilities, policies respecting terms and conditions of transport, regulations respecting the carriage of passengers and luggage, itinerary and individual travel information, terminal orientation material, etc; * describe documents that will be readily available, documents that will be produced on request, and indicate the amount of advance notice required for the production of customized documents; * describe alternative means to provide the information when a document requested in a particular format is not immediately available; * describe formats that will be used, recognizing that some people might require more than one format; * indicate reasonable time frames required to produce documents in alternative format; * describe what measures will be taken to assure that alternative format materials are of good quality; * indicate means to inform the target population of the availability of information in alternative formats (For example, service providers could promote the availability of alternative format versions on the cover of conventional print publications, and offer to prepare an itinerary in large print at the time of booking. * require that documents be produced in plain language; * always provide for an alternative way to communicate with the carrier or the airport in public communications (e.g. fax number, E-mail address, or TTY number along with the voice number in seat sales advertisements; alternative to voicemail only for getting information, TTY number to phone the airport and air carriers for information, not just a public-use TTY at the airport); * indicate that any information introduced on the Internet will also be accessible to travellers with disabilities; * require that alternative formats are available at the same price to the customer as their print counterparts; * indicate that charts and graphs will need to be converted in order that the same message be conveyed; * require that in cases where it is not possible to make the alternative format documents identical to the regular print versions, the differences should be noted in the alternative format document; and * require that alternative format versions of documents are kept up to date and are available in both official languages.
French: En élaborant une Politique sur l'utilisation des supports de substitution, il faudrait : * indiquer que les renseignements relatifs aux transports seront disponibles sous d'autres formes, par exemple les brochures décrivant les services offerts aux personnes handicapées, les politiques ayant trait aux conditions et modalités de transport, les prescriptions sur le transport des voyageurs et de leurs bagages, l'itinéraire et les renseignements relatifs au voyage, la documentation permettant de s'orienter dans l'aéroport, etc.; * décrire les documents qui seront disponibles d'emblée, ceux qui seront produits sur demande, et indiquer le préavis nécessaire pour obtenir des documents personnalisés; * décrire les autres moyens de fournir les renseignements si un document demandé sous une forme particulière n'est pas disponible immédiatement; Page 35 * décrire les supports de substitution qui seront utilisés, compte tenu du fait que certaines personnes en exigeront peut-être plus d'un; * déterminer les délais raisonnables nécessaires pour produire les documents sur d'autres supports; * décrire quelles mesures seront prises afin d'assurer la qualité du matériel produit sur supports de substitution; * indiquer les moyens d'informer la population cible de la disponibilité des renseignements sous d'autres formes (par exemple, les fournisseurs de services pourraient promouvoir les autres supports de substitution sur la couverture des publications conventionnelles imprimées, et offrir de préparer un itinéraire en gros caractères au moment de la réservation); * exiger que les documents soient produits en langage simple; * toujours fournir un autre moyen de communiquer avec le transporteur ou l'aéroport (par exemple, il serait essentiel de fournir : le numéro de télécopieur, l'adresse du courrier électronique ou le numéro d'ATS en plus du numéro de téléphone, dans les annonces des compagnies aériennes pour les ventes de sièges; une solution de rechange à la messagerie vocale pour obtenir des renseignements; un numéro d'ATS permettant de téléphoner à l'aéroport et aux transporteurs aériens pour obtenir des renseignements, et non un simple ATS public à l'aéroport); * faire en sorte que tout renseignement disponible sur l'Internet soit également accessible aux voyageurs handicapés; * voir à ce que les documents présentés sous d'autres supports de substitution ne soient pas plus coûteux pour le voyageur que les documents imprimés et disponibles au grand public; * indiquer que les tableaux et les graphiques devront être convertis afin de transmettre le même message; * lorsqu'il n'est pas possible de rendre les médias substituts identiques à la version conventionnelle sur papier, exiger que l'on fasse état des différences dans le support de substitution; Page 36 * veiller à ce que tous documents présentés sur supports de substitution soient tenus à jour et disponibles dans les deux langues officielles.