English: Organizations are to follow the templates provided by the Public Service Human Resources Management Agency of Canada (PSHRMAC). 4.4.5 The Letter of Agreement, at a minimum: a) Is signed by the parties or their representatives prior to the commencement of the assignment; b) Stipulates the terms and conditions governing an assignment, such as the rights and responsibilities of the sponsoring organization, the host organization and the participant, in accordance with the policy and directive; c) For outgoing participants, includes a statement concerning the participant's obligations under the Values and Ethics Code for the Public Service and Part 7 ("Political Activities") of the Public Service Employment Act;  For incoming participants, includes a statement concerning the participant's obligations under the Values and Ethics Code for the Public Service and the obligation to refrain from engaging in any political activity that may impair, or be perceived as impairing, the participant's ability to perform his or her duties in a politically impartial manner, or otherwise diminish the principle of political impartiality in the public service; d) Includes a statement that the participant is an employee of the sponsoring organization and will remain so throughout the assignment; e) Details the compensation amounts to be invoiced or refunded by organizations; f) Stipulates how official language requirements will be met in the case of a unilingual participant in a bilingual position; g) Includes an end date and a notice period of at least one calendar month, or discretionary pay in lieu of the one calendar month's notice if the assignment is to terminate prior to the end date; h) Sets out the information that the parties agree to make publicly available; i) Includes a provision for the host organization to document payments for authorized overtime or to report leave on a monthly or quarterly basis; j) Includes planned extended vacation, cash-out leave, unpaid leave, and/or human rights-related accommodation as negotiated at the outset of the assignment; k) Includes the following statement:
French: Les organisations doivent respecter les modèles fournis par l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC). 4.4.5 La lettre d'entente doit au moins : a) être signée par les parties en cause ou leur représentant avant le début de l'affectation; b) établir les conditions régissant l'affectation, par exemple les droits et les responsabilités de l'organisme parrain, de l'organisme d'accueil et du participant, conformément à la politique et à la directive; c) pour les participants en affectation à l'extérieur, inclure un énoncé concernant leurs obligations aux termes du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et de la partie 7 (Activités politiques) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique;   Pour les participants provenant de l'extérieur, inclure un énoncé concernant leurs obligations aux termes du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et l'obligation de s'abstenir de participer à toute activité politique pouvant nuire, ou pouvant être perçue comme pouvant nuire, à leur capacité d'exécuter leurs fonctions de manière impartiale ou contrevenir au principe de l'impartialité politique dans la fonction publique; d) comprendre un énoncé indiquant que le participant est un employé de l'organisme parrain et le demeurera pendant toute la durée de l'affectation; e) préciser le montant de la rémunération qui devra être facturé ou remboursé par les organisations; f) prescrire la façon dont les exigences en matière de langues officielles seront satisfaites lorsqu'un participant unilingue est nommé à un poste bilingue; g) indiquer la date à laquelle l'affectation prend fin et prévoir un délai de préavis d'au moins un mois civil, ou une indemnité forfaitaire discrétionnaire tenant lieu de préavis, si l'affectation prend fin plus tôt que prévu; h) établir les éléments d'information que les parties acceptent de rendre publics; i) comprendre une disposition selon laquelle l'organisme d'accueil doit appuyer de documents les paiements se rapportant aux heures supplémentaires et rendre compte des congés, une fois par mois ou par trimestre; j) mentionner les prévisions quant aux congés prolongés, au paiement des congés, aux congés sans solde et/ou aux mesures d'adaptation qui sont négociées dès le début de l'affectation, dans le respect des droits de la personne; k) comprendre l'énoncé suivant : « Il incombe en fin de compte à (nom de l'organisme parrain) d'absorber les coûts liés à l'indemnisation des accidents du travail, quelle que soit la personne désignée responsable par la commission provinciale ou territoriale des accidents du travail.