English: 126 The institution has an IM governance and accountability framework 2 Information Access and Use ATI 30 Guidelines and process exist for controlling appropriate access to information ATI 31 Process exists to support legal and policy obligations for sharing / re-use of the information ATI 32 Process is in place to document and monitor access to restricted information ATI 89 Process is in place to review information collection plans to assess necessity and relevance of collection ATI 92 Institution maintains records of information collection activities, identifying purpose, frequency, profile of respondents and all data elements within information collections Privacy 33 Institution has Privacy Management Framework with guidelines outlining requirements of the Privacy Act in relation to collection, retention, management and release of personal information Privacy 35 Institutional guidelines stipulate that Information systems with data or records that contain personal information are identified Official Languages 9 The institution has guidelines or directives to support compliance with the Official Languages Act Official Languages 10 Quality assurance regularly assesses compliance with languages requirements Official Languages 12 Client information systems specify individual clients' preferred language of communication Official Languages 14 A vehicle exists for Canadians to identify difficulties communicating with the institution in their language of choice Legal 44 The institution has directives and guidelines to ensure development and maintenance of information sharing agreements with external partners that define roles & responsibilities; accountabilities; mechanisms for sharing information, preserving integrity of information, ensuring comprehensive records are maintained, and for ensuring appropriate disposition of information Security 11 Measures exist to rectify deficiencies in compliance with language requirements Security 43 Processes are in place to safeguard information from destruction and tampering Security 50 The institution has directives and guidelines for the appropriate security designation of information Security 51 The institution has directives and guidelines outlining security requirements for maintaining and handling information in all media across all delivery channels Security 53 Processes are in place outlining and supporting appropriate storage of information in line with security designation Security 54 Processes are in place outlining and supporting appropriate method for destruction of information in line with security designation IT 65 Institutional guidelines or directives require that planning for new technology based systems ensures that requirement is not already addressed by an existing technology based system (prevents redundant system development) IT 66 Institutional guidelines or directives require that planning for new technology based systems considers interoperability with other technology based systems (existing or under development) IT 67 Institutional guidelines or directives require that planning for new technology addresses reusing and sharing information held in existing technology based systems IT 68 Institutional guidelines or directives require that planning for new technology includes applying institutional guidelines for information organization and identification (i.e. uses or builds upon approved taxonomies or information classification / identification systems) IT 84 There are institutional standards outlining requirements for the institution's IT infrastructure IT 96 Migration strategies exist for converting information (data) to new structures and technology over time IT 130 Strategies are in place to provide for preservation of information of enduring value while it is in the custody of the organization, including through technological change Quality Assurance 1 Guidelines defining information quality criteria are available for reference Quality Assurance 2 Quality assurance processes exist across the institution Quality Assurance 4 Measures exist to resolve quality issues Quality Assurance 5 A vehicle exists for Canadians to provide feedback related to quality and consistency of information Access 6 Information on programs or services is available through all delivery channels: internet, e-mail, telephone call-centre, face-to-face, traditional correspondence Access 7 Individual client information is available through all delivery channels: internet, e-mail, telephone call-centre, face-to-face, traditional correspondence Access 8 Employees at public response points (internet, e-mail, telephone call-centre, face-to-face, correspondence units) can access all institutions INFO systems 3 Information Life Cycle Management Program
French: 126 L'institution a un cadre de gouvernance et de responsabilisation en matière de GI 2 Accès à l'information et utilisation de celle-ci AAI 30 Il y a des lignes directrices et des processus relatifs au contrôle de l'accès approprié à l'information AAI 31 Il y a un processus en appui aux obligations imposées par les lois et les politiques relatives au partage et à la réutilisation de l'information AAI 32 Il y a un processus pour étayer et contrôler l'accès à l'information à diffusion restreinte AAI 89 Il y a un processus d'examen des plans de collecte d'information permettant d'évaluer la nécessité et la pertinence de la collecte AAI 92 L'institution tient des dossiers sur les activités de collecte de l'information qui en indiquent le but et la fréquence et présentent le profil des répondants et tous les éléments de données PRP 33 L'institution a un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels assorti de lignes directrices décrivant les exigences de la Loi sur la protection L'institution a un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels assorti de lignes directrices décrivant les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui a trait à la collecte, à la conservation, à la gestion et à la diffusion des renseignements personnels PRP 35 Les lignes directrices institutionnelles stipulent qu'il faut identifier les systèmes d'information avec des données personnelles ou des dossiers contenant des renseignements personnels Langues officielles 9 L'institution a des lignes directrices ou des directives pour appuyer la conformité à la Loi sur les langues officielles Langues officielles 10 L'assurance de la qualité prévoit l'évaluation régulière de la conformité aux exigences linguistiques Langues officielles 12 Les systèmes d'information sur les clients précisent la préférence des clients en ce qui concerne la langue de communication Langues officielles 14 Il existe un mécanisme qui permet aux Canadiens de déceler les difficultés de communication avec l'institution dans la langue officielle de leur choix Aspects juridiques 44 L'institution a des directives et des lignes directrices pour assurer l'élaboration et le maintien d'accords de partage de l'information avec des partenaires externes qui définissent les rôles et les responsabilités; les obligations de rendre compte; les mécanismes permettant de partager de l'information, de protéger l'intégrité de l'information, d'assurer la tenue de dossiers complets et d'assurer l'élimination convenable de l'information Sécurité 11 Il y a des mesures pour corriger les lacunes dans la conformité aux exigences linguistiques Sécurité 43 Il y a des processus pour protéger l'information contre la destruction et l'altération Sécurité 50 L'institution a des directives et des lignes directrices pour la désignation de sécurité appropriée de l'information Sécurité 51 L'institution a des directives et des lignes directrices énonçant les normes de sécurité s'appliquant à la conservation et au traitement de l'information dans tous les médias et tous les canaux de diffusion Sécurité 53 Il y a des processus décrivant et appuyant le stockage approprié de l'information conformément à la désignation de sécurité Sécurité 54 Il y a des processus décrivant et appuyant une méthode convenable de destruction de l'information conformément à la désignation de sécurité TI 65 Les lignes directrices ou les directives institutionnelles exigent que dans la planification de nouveaux systèmes fondés sur la technologie, on s'assure que le besoin n'est pas déjà comblé par un système technologique existant (pour éviter le double emploi dans la mise au point de systèmes) TI 66 Les lignes directrices ou les directives institutionnelles exigent que dans la planification de nouveaux systèmes fondés sur la technologie, on tienne compte de l'interopérabilité avec les autres systèmes fondés sur la technologie (existants ou en cours d'élaboration) TI 67 Les lignes directrices ou les directives institutionnelles exigent que dans la planification de nouvelles technologies, on se penche sur la réutilisation et le partage de l'information détenue dans des systèmes technologiques existants TI 68 Les lignes directrices ou les directives institutionnelles exigent que dans la planification de nouvelles technologies, on applique les lignes directrices institutionnelles relatives à l'organisation et à l'identification de l'information (c. à d'utiliser les taxonomies ou les systèmes de classification/d'identification approuvés ou prendre appui sur ceux-ci). TI 84 L'institution a des normes énonçant les exigences relatives à son infrastructure de TI.