English: These departmental policies and procedures should take into consideration the departmental environment, including factors such as level of decentralization and use of automated expenditure management systems.}\par \pard\ql Departments should ensure that the responsibilities of each officer related to the account verification and quality assurance processes are clearly documented and understood.\par \pard\sb120\sa120 {\b\fs22 Section 34 account verification}\par\pard \ql \sb100\sa100 {As part of the account verification process, transactions should be reviewed for accuracy such as ensuring that the payment is not a duplicate, that discounts have been deducted, that any charges not payable have been removed and that the amount has been calculated correctly.}\par \pard\ql Payments that may be made in advance of the completion of the verification process may include for example the following:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{regular utility invoices such as telephone, heat and hydro where the invoice amount may vary from month to month;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{invoices covering numerous small value items, with regular suppliers where the individual transaction amounts are considered low risk such as taxis, enRoute billing, SSC printing invoices; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{periodic invoices with established suppliers for services such as maintenance, computer rental, equipment rental, where the periodic invoice is normally the same amount each month.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {Documentation may include information relating to: contracts, leases, purchase orders/requisitions, staffing requests, program terms and conditions and the like.
French: Les règles et les méthodes en question devraient tenir compte des caractéristiques de l'organisation, comme le degré de décentralisation et les systèmes automatisés de gestion des dépenses qu'elle utilise.}\par \pard\ql Les ministères devraient également veiller à ce que les attributions de chaque agent en matière de vérification des comptes et d'assurance de la qualité soient clairement étayées et bien comprises.\par \pard\sb120\sa120 {\b\fs22 Vérification des comptes en vertu de l'article 34}\par\pard \ql \sb100\sa100 {Dans le cadre du processus de vérification, il faut vérifier l'exactitude des opérations, c'est-à-dire s'assurer que le montant n'a pas déjà été payé, que les remises pertinentes ont été déduites, que tous les frais non admissibles ont été supprimés et que le montant à payer est exact.}\par \pard\ql Le paiement de certaines factures peut être effectué avant que les comptes n'aient été vérifiés, pourvu que la demande de paiement soit jugée raisonnable. Il s'agit notamment :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des factures habituelles pour les services publics (téléphone, chauffage, électricité), dont le montant peut varier d'un mois à l'autre;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des factures provenant des fournisseurs habituels qui comprennent de nombreux articles dont le montant est peu élevé et ne présente qu'un faible risque (par exemple, les frais de taxis, les relevés ministériels pour la carte enRoute, les factures d'ASC pour des travaux d'impression);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des factures mensuelles de fournisseurs établis de services (entretien, location d'ordinateurs et de matériel, etc.) dont le montant ne varie habituellement pas.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {Les documents nécessaires à la vérification des comptes comprennent les contrats, les baux, les bons de commandes ou demandes, les demandes de personnel, les conditions du programme et autres documents du même genre.