English: 3.1 Assessing and Planning Real Property Requirements This sub-function generally encompasses the business processes and activities which produce records created by government institutions while evaluating existing assets and resources, and assessing current and future organizational needs; developing short-term to maximum long-term strategic planning and life-cycle costing of acquisition alternatives; coordinating the development of real property objectives based on requirements for institutional programs and plans that are consistent with corporate goals, including environmental objectives, policy and legislation; keeping inventories and maintaining records of real property administered by departments and Crown corporations, including recording information in the Directory of Federal Real Property (DFRP) containing the central records of the real property holdings of the Government of Canada; seeking the administration of real property, through acquisition or transfer only when the property is required for the purposes of the departments programs; conducting regular reviews of the real property administered, linking it to program requirements, and confirming that the current use of it is appropriate; ascertaining the environmental condition of the property before acquisition and determining whether it is or can be made environmentally compatible with its intended use; and systematically examining and assessing the condition of the real property in inventory and using this information to determine when and how to acquire, maintain, preserve, and renew its value based on the full life-cycle costs of the property involved.
French: En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur évaluation des ressources et des biens existants et leur évaluation des besoins organisationnels actuels et futurs; leur élaboration de la planification stratégique optimale à court et à long terme et leur établissement des coûts de cycle de vie des autres solutions d’acquisition; leur coordination de l’harmonisation de la préparation des objectifs immobiliers pour les programmes et les plans opérationnels avec les objectifs institutionnels, y compris les objectifs environnementaux, les politiques et les législations et la conservation des stocks et des documents d’inventaire immobilier administré par les ministères et les sociétés d’État, y compris la consignation de l’information dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) qui contient les archives centrales des fonds immobiliers du gouvernement du Canada; leur recherche sur l’administration immobilière, par acquisition ou transfert, seulement si le bien est nécessaire aux fins des programmes des ministères; leur réalisation d’examens réguliers des biens immobiliers administrés, en les reliant aux exigences des programmes et en confirmant que leur utilisation actuelle est convenable; leur détermination de la condition environnementale du bien avant l’acquisition et de la question à savoir si le bien est (ou peut-être rendu) écologiquement compatible pour le but visé; et leur examen et évaluation systématique de la condition du bien dans l’inventaire et leur utilisation de cette information pour déterminer quand et comment l’acquérir, l’entretenir, le préserver et renouveler sa valeur en fonction des coûts complets du cycle de vie du bien en question.