English: • Royal Canadian Mounted Police Organization’s Input Provide strategic procurement approach at the initial Project Planning Stage Plan procurement action and establish high level milestones for the procurement process Evaluate, identify and mitigate procurement risks, industry trends, etc. and provide advice to senior management Assist and guide clients in the formalization of procurement documents Ensure support documents are provided and that required approvals and funds are available Select and use the most efficient procurement method to satisfy the operational requirement while respecting government policies Carry or oversee activities of all procurement processes to conclusion, ensure the integrity of the process, negotiate and issue contracts, manage associated risks Establish and coordinate procurement milestones and timelines Manage procurement file, contracts and resolve issues Conduct needs analysis and Initiate pro active procurement tools for anticipated requirement Ensure that the Procurement and Contracting approach achieves best overall value for the organization Include quality control as part of the procurement process Introduce remedial action for non-compliance to policies etc Institute and manage a record of activity for incoming requirements, TEAM application Develop and use procurement process standards & objectives Clearly identified roles and responsibilities in the process in line with objectives Plan procurement actions with clients Assign a dedicated commodity expert buyer to requirements Buyers ensure procurement processes respect TB Policies and guidelines Ensure authorities are respected and funds available Develop procurement milestone schedule Provide procurement process guidance and update to clients Manage procurement progress activity and update reports Ensure document actions are well documented Developed and maintain templates and process map Identify and use procurement tools available at PWGSC and at the RCMP Perform procurement documents and process quality control review and post review for compliance with government policies and our established process standards and objectives Use remedial action in place to address deficiencies and non-compliances Manage contract and files using TEAM reports Analyze procurement trends and develop efficient tools Developed a training plan for buyers and provide continue guidance to enhance expertise Share lessons learned www.rcmp-grc.gc.ca
French: Gendarmerie royale du Canada Commentaires de l’organisme Établissement d’une démarche stratégique en matière d’approvisionnement lors de la planification préliminaire des projets Planification des activités d’achat et établissement de jalons de haut niveau pour le processus d’approvisionnement Évaluation, repérage et atténuation des risques aux chapitres de l’approvisionnement, des tendances de l’industrie, etc., et prestation de conseils à la haute direction Assistance aux clients dans l’officialisation des documents d’approvisionnement Vérification de la remise des documents justificatifs, de l’obtention des approbations nécessaires et de la disponibilité des fonds requis Sélection et utilisation de la méthode d’approvisionnement la plus efficace afin de répondre aux besoins opérationnels tout en respectant les politiques du gouvernement Exécution ou supervision des activités à toutes les étapes du processus d’approvisionnement jusqu’à leur conclusion, vérification de l’intégrité du processus, négociation et octroi de contrats, gestion de risques connexes Établissement et coordination des jalons et des échéances du processus d’approvisionnement Gestion des dossiers d’approvisionnement et des contrats et résolution de problèmes Analyse des besoins et prise de mesures d’approvisionnement proactives pour y répondre Adoption d’une démarche en matière d’approvisionnement et de passation de marchés qui permet au ministère de bénéficier du meilleur rapport qualité-prix Inclusion du contrôle de la qualité dans le processus d’approvisionnement Prise de mesures correctrices en cas de non-conformité aux politiques, etc Établissement et gestion d’un registre des activités pour le suivi des nouveaux besoins – système TEAM Élaboration et application de normes et d’objectifs en matière d’approvisionnement Définition claire des rôles et des responsabilités s’inscrivant dans le processus, en fonction des objectifs établis Planification des activités d’achat avec les clients Désignation d’un agent d’approvisionnement expert pour cerner les besoins Vérification par les agents d’approvisionnement afin que les processus d’acquisition respectent les politiques et les lignes directrices du Conseil du Trésor Vérification du respect des crédits budgétaires et de la disponibilité des fonds Établissement d’un calendrier des jalons du processus d’approvisionnement Prestation de conseils aux clients sur le processus d’approvisionnement et préparation de rapports d’étape Gestion des rapports d’activité et de mise à jour sur l’avancement du processus d’approvisionnement Vérification de la documentation correcte des mesures prises Élaboration et mise à jour de modèles et de diagrammes de processus Repérage et utilisation des outils d’approvisionnement offerts par TPSGC et la GRC Examen de contrôle de la qualité et vérification postérieure des documents et des processus d’approvisionnement afin de garantir la conformité aux politiques du gouvernement ainsi qu’aux normes et aux objectifs établis de la GRC Application des mesures correctrices en place pour corriger les faiblesses et garantir la conformité Gestion des contrats et des dossiers au moyen des rapports du système TEAM Analyse des tendances en matière d’approvisionnement et conception d’outils efficaces Élaboration d’un plan de formation pour les agents d’approvisionnement et encadrement continu pour approfondir leurs compétences Mise en commun des leçons apprises