English: Every institution's Privacy Notice must include the following elements: ▪ Identification of the organization and how it can be contacted, including the name or position title of the person to contact with any Web site privacy concerns (normally the Privacy Co-ordinator) ▪ A clear description of any personal information which is collected automatically, a statement that such information is protected under the Privacy Act, the purpose for which it is collected, who will have access to it, how long it is kept, where it is kept and how an individual can access and correct their own personal information ▪ A statement explaining that should the user choose to provide personal information through e-mail or other means, such information is protected under the Privacy Act and will only be used for the specific purposes for which it has been provided (e.g. to respond to a specific request), or where required by law, how long it is kept, where it is kept and how to obtain access and request corrections ▪ A statement that non-identifiable or statistical information may be collected for audit purposes, for use in maximising effectiveness, or for another purpose specified here, if this is the case ▪ An explanation of any security use of information for purposes such as tracking suspected intrusions or the source of a computer virus, or controlling access to the system ▪ A statement concerning whether cookies, or any other data, are placed on the user's machine, and how they are used ▪ A description of any privacy-enhancing technologies in use or available for use such as the Public Key Infrastructure (PKI) or Secure Socket layer (SSL) ▪ A statement that individuals may contact the Office of the Privacy Commissioner if they are dissatisfied with the response they receive from the institution privacy contact on a privacy concern with the Web site. The Privacy Notice must provide enough detail to allow users to understand what information will be collected and when, and to make an informed decision concerning whether to remain at the site.
French: L'énoncé de confidentialité de chaque institution doit inclure les éléments suivants : ▪ l'identification de l'organisation et la façon d'entrer en communication avec elle, y compris le nom ou le titre du poste de la personne à contacter pour tout problème concernant la confidentialité du site Web (normalement, le coordonnateur chargé de la confidentialité); ▪ une description claire de toute information personnelle recueillie automatiquement, une déclaration indiquant que cette information est protégée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une explication du but dans lequel l'information est recueillie, une indication des personnes qui y ont accès, du lieu et du temps de conservation et de la façon dont une personne peut accéder à ses renseignements personnels et les corriger ▪ un énoncé expliquant que les renseignements personnels, que l'utilisateur choisit de fournir par courrier électronique ou par d'autres moyens, sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne sont utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été fournis (p. ex., pour répondre à une demande particulière) ou, lorsque la loi l'exige, le lieu et temps de conservation de l'information, et la façon d'y accéder et de demander des corrections ▪ un énoncé expliquant que de l'information non identifiable ou statistique peut être recueillie à des fins de vérification, pour maximiser l'efficacité, ou pour tout autre motif stipulé ici, le cas échéant ▪ une explication de toute utilisation de l'information à des fins de sécurité, par exemple, pour retracer des intrusions suspectes ou la source d'un virus informatique ou pour contrôler l'accès au système ▪ un énoncé indiquant si des témoins, ou quelque autre donnée, seront placés dans l'ordinateur de l'utilisateur, et l'utilisation qui en sera faite ▪ une description de toute technologie utilisée ou disponible permettant d'améliorer la confidentialité (dont l'Infrastructure à clé publique (ICP) ou le protocole de couche des sockets sécurisés (SSL)); ▪ un énoncé indiquant aux personnes qu'elles peuvent communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée si elles ne sont pas satisfaites de la réponse reçue du responsable de l'institution concernant un problème de confidentialité du site Web L'énoncé de confidentialité doit fournir suffisamment de précisions à l'utilisateur pour lui permettre de connaître la nature de l'information qui sera recueillie et le moment où elle le sera, et de décider en toute connaissance de cause s'il doit demeurer sur le site.