English: Activities Conference Services • Servicing conferences and meetings, including electronic provision of information on timing and location of meeting sessions, assignment of conference staff, assistance to delegates, production of lists of participants, and support for multi-media presentations and netcasting; arranging conferences and meetings, including preparing cost estimates, scheduling and reservation of facilities (both at WIPO Headquarters and elsewhere), engagement of interpreters and sound recording operators, logistical operations, and organizing official receptions; sending invitations and documents for conferences and meetings (in electronic and paper form, in the official languages), and external and internal distribution and archiving of documents; distribution of mail throughout the buildings occupied by the Secretariat, with distribution of internal circulars, administrative instructions, notifications and information of a general nature made increasingly via the WIPO Intranet; provision of messenger-driver service for internal needs and for errands within the Geneva area; dispatch, via post office and other delivery services, as well as Diplomatic Pouch, of outgoing mail, including PCT pamphlets (under tight deadlines), documents, letters and other material; ensuring most cost-efficient and timely means of dispatch including tracking and tracing; storage and archiving of printed material, in-house production of CD-ROMs and other storage systems, high-speed printing, improved desktop publishing, and improved color printing.
French: • Fournir les services nécessaires à la tenue des conférences et autres réunions, y compris la fourniture par la voie électronique d’informations sur le calendrier et le lieu des réunions, l’affectation du personnel travaillant pour les conférences, l’assistance aux délégués, la production des listes de participants et l’appui pour les exposés multimédias et la diffusion sur le Web; procéder aux préparatifs nécessaires pour la tenue des conférences et autres réunions, y compris les estimations de coûts, l’établissement des calendriers et la réservation des installations (tant au siège de l’OMPI qu’à l’extérieur), l’engagement des interprètes et des opérateurs d’enregistrements sonores, l’appui logistique et l’organisation de réceptions officielles; envoyer les invitations et les documents pour les conférences et autres réunions (sous forme électronique et sur papier, dans les langues officielles), diffuser à l’intérieur et à l’extérieur de l’Organisation et archiver les documents; distribuer le courrier dans les bâtiments occupés par le Secrétariat; utiliser davantage l’Intranet de l’OMPI pour la distribution des avis au personnel, des ordres de service, des notifications et de l’information de caractère général; fournir un service de messagers-chauffeurs pour les besoins internes et les courses à effectuer dans le secteur de Genève; expédier, par la poste et d’autres services de messagerie ainsi que par la valise diplomatique, du courrier partant, y compris les brochures du PCT (en respectant des délais stricts), les documents, les lettres, etc., en faisant en sorte que soient utilisés les moyens les plus rentables et les plus efficaces, notamment des procédures de suivi; stocker et archiver les documents imprimés, assurer la production interne de CD-ROM et d’autres systèmes de stockage, utiliser des imprimantes rapides, améliorer la publication assistée par ordinateur et l’impression en couleurs.