English: signed Contribution Agreement any amendment (time and/or money) to the Contribution Agreement copy of approved proposal completed Detailed Budget Form signed and completed Financial Signing Authority Form completed Quarterly Cashflow Forecast and Record of Expenditures Forms claims submitted for reimbursement (if applicable) evidence of payments received from the Public Health Agency of Canada completed Budget Transfer Request Forms (if applicable) audit reports and/or audited financial statements (if applicable) journals used to record entries into the financial system ledgers used to maintain individual accounts copies of all invoices evidence of payments submitted to the Canada Customs and Revenue Agency for payroll deductions, etc. receipts for cash payments such as casual labour, petty cash expenses, etc. time records for all employees to verify salary payments. copies of approved travel claims itemizing transportation and living expenses paid out to project personnel (these can be of any design as long as they provide the information required by the Public Health Agency of Canada; see samples in Attachments 5 and 6) copies of any agreements for equipment rental, contractual personnel, contracted services, etc. duplicate bank deposit slips cancelled cheques bank statements other pertinent financial documents all narrative reports for the project all correspondence related to the project.
French: l’Accord de contribution signé; les modifications (dates et montants) apportées à l’Accord de contribution, s’il-y-a lieu; une copie de la proposition approuvée; le formulaire Budget détaillé complété; le formulaire Autorisation de signer des documents financiers complété et signé; les formulaires Prévisions de comptant et état des dépenses trimestrielles complétés; les demandes de remboursement présentées (le cas échéant); une preuve des paiements reçus de l’Agence de santé publique du Canada; les formulaires Demande de virement budgétaire remplis (le cas échéant); les rapports de vérification et les états financiers vérifiés (le cas échéant); les journaux utilisés pour inscrire les données saisies dans le système financier; les grands livres servant à la tenue des comptes individuels; des copies de toutes les factures; une preuve des paiements faits à l’Agence des douanes et du revenu du Canada pour les retenues salariales, etc.; les reçus pour les paiements au comptant notamment pour la main-d’œuvre occasionnelle et les dépenses payées au moyen de la petite caisse; les fiches de temps pour tous les employés pour permettre de vérifier le versement des salaires; une copie des demandes de remboursement de frais de déplacement approuvées détaillant les frais de transport et de séjour qui ont été remboursés au personnel du projet (la forme des demandes importe peu, pourvu qu’elles contiennent les renseignements exigés par l’Agence de santé publique du Canada) (se reporter aux exemples donnés aux annexes 5 et 6 du guide); une copie des contrats concernant la location de matériel, la sous-traitance, les marchés de services, etc.; une copie des bordereaux pour les dépôts bancaires; les chèques annulés; les relevés bancaires; d’autres documents financiers utiles; tous les rapports descriptifs sur le projet; toute la correspondance relative au projet.