English: The database will be made available in the format required by the department.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{All management information is provided in either English or French, (or bilingual) as requested by the Departmental Co-ordinator (or designate).}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{The card issuer provides each department with management information on a monthly basis in accordance with the hierarchy identified by the department.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{The list of cards to be renewed is sent to the Departmental Co-ordinator (or designate) at least 90 days before the expiration date of the cards.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{The management information includes summary and detailed information about current month activity (by cardholder, including his or her name and the card number) as follows: {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{purchases (transaction date, name and location of the supplier, amount and related totals);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{payments made;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{other credits and debits;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{previous and current balances; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{amount of interest charges.}\par }}}\par }}\ql The management information also includes other items such as:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{a complete list of all the cards issued to the department with information such as the cardholder's name, card number, card expiration date, credit limit, reference number (if applicable) and any other information that might help the Departmental Co-ordinator (or designate) to manage all the departmental credit cards provided by the card issuer;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{lost or stolen cards;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{cards inactive for the last six months;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{cards to be renewed in the next 90 days;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{cash advances; (Note that as per Policy, cash advances may not be authorized via acquisition cards.
French: La base de données sera disponible dans le format requis par le ministère.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Toute l'information de gestion est fournie soit en français, soit en anglais (ou dans les deux langues) selon les indications du coordonnateur ministériel (ou de son délégué).}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{La société émettrice fournit mensuellement à chaque ministère de l'information de gestion conformément à la hiérarchie indiquée par le ministère.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{La liste des cartes qui doivent être renouvelées est envoyée au coordonnateur ministériel (ou son délégué) au moins 90 jours avant la date d'expiration des cartes.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{L'information de gestion comprend des données sommaires et détaillées ayant trait à l'activité du mois courant (par détenteur de carte, y compris le nom du détenteur et le numéro de la carte) de la façon suivante : {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les achats (date de la transaction, nom et emplacement du fournisseur, montant et totaux connexes);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les paiements effectués;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les autres crédits et débits;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les soldes antérieurs et courants;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{le montant des frais d'intérêts.}\par }}}\par }}\ql L'information de gestion comprend également d'autres types de renseignements tels que :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{la liste complète de toutes les cartes émises au ministère et comportant des renseignements comme le nom du détenteur de la carte, le numéro de la carte, la date d'expiration de la carte, la limite de crédit, le numéro de référence (s'il y a lieu) et tout autre renseignement susceptible d'aider le coordonnateur ministériel (ou son délégué) à gérer l'ensemble des cartes de crédit du ministère que la société émettrice fournit;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les cartes perdues ou volées;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les cartes inactives au cours des six derniers mois;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les cartes devant être renouvelées dans les 90 prochains jours;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les avances de fonds; (il est à noter qu'on ne devrait pas approuver d'avances de fonds par le biais d'une carte d'achat.