English: On using cards}\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Are the managers and cardholders aware of the applicable policies and procedures for using acquisition cards?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Has the cardholder read, understood and signed an «Acknowledgment Form» clearly highlighting the requirements and the cardholder responsibilities?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Are the credit limits and other restrictions reasonable in relation to how the card is being used?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Are the credit card limits within the Responsibility Centre Manager's authority?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Is there a proper procedure in place for management to review the validity of charges on each statement and necessary follow-up?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Can payment records provide: {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Who requested the goods or services?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Who purchased goods or services?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Confirm receipt of goods or services?.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Signature under section 34 of the FAA?.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Indication of a good segregation of duties?.}\par }}}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Are formal records kept for «disputed items» including clearance history?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Are taxes (GST and HST) on acquisition card purchases being recorded properly?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Is foreign exchange being applied in accordance with the agreement with card providers?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Are the card coordinators and account verification officers carrying out adequate monitoring?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Is the acquisition card purchase log reconciled to the monthly statement?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Are restrictions as set by Treasury Board Policy on using these cards being followed: {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{No personal use.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{No cash advances.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{No travel related expenses.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{No vehicle and maintenance expenses.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{No purchases from other government departments.}\par }}}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Are items being included in inventory or training records as required?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Have Financial Services implemented appropriate systems and procedures to ensure that the department benefits as much as possible from the rebates offered by the card providers for early payment?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Does the departmental policy comply with the TB policy and has it been authorized and promulgated throughout the department?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Have there been training sessions for the use of these cards?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Is TBS being informed when there are suggestions as to how the policy can be improved and made more effective?}\par }}
French: Utilisation des cartes}\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les gestionnaires et les détenteurs sont-ils au courant des politiques et procédures applicables relativement à l'utilisation des cartes d'achat?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Le détenteur a-t-il lu, compris et signé une « formule de déclaration », dans laquelle sont clairement exposées les exigences et les responsabilités du détenteur?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les limites de crédit et autres restrictions sont-elles raisonnables en fonction de la façon dont la carte est utilisée?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les limites de crédit sont-elles en conformité avec le niveau de délégation du gestionnaire de programme?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Une procédure appropriée a-t-elle été mise en place pour permettre au gestionnaire d'examiner la validité des frais inscrits sur chaque relevé et assurer le suivi nécessaire?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les registres des paiements permettent-ils d'obtenir les renseignements suivants : {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{le demandeur des biens ou des services}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{l'acheteur des biens ou services}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{confirmation de la réception des produits ou des services}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{signature en vertu de l'article 34 de la LGFP}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{ségrégation des tâches.}\par }}}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Des registres officiels sont-ils tenus en ce qui concerne les «articles en litige», y compris l'historique de la compensation?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les taxes (TPS et TVH) sur les achats par carte sont-elles comptabilisées convenablement?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les conversions en devises canadiennes des opérations conclues en monnaie étrangère sont-elles effectuées conformément à l'entente conclue avec les fournisseurs?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les coordonnateurs des cartes et les agents de vérification des comptes procèdent-ils à un contrôle adéquat?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Le registre des achats par carte fait-il l'objet d'un rapprochement avec le relevé mensuel?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les restrictions au sujet de l'utilisation de ces cartes établies dans la politique du Conseil du Trésor sont-elles respectées : {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{aucune utilisation personnelle}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{aucune avance de fonds}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{aucune dépense liée aux voyages}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{aucune dépense relative aux véhicules automobiles et à l'entretien}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{aucun achat auprès d'autres ministères.}\par }}}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les articles sont-ils inclus dans les registres des stocks ou du matériel de formation comme il se doit?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les Services financiers ministériels ont-ils mis en œuvre les systèmes et procédures requises pour payer les fournisseurs de carte de façon à profiter au maximum des rabais offerts pour paiement hâtif?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les politiques ministérielles sont-elles conformes aux politiques du Conseil du Trésor et ont-elles autorisées et difusées à travers le ministère?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Des sessions de formation ont-elles été offertes pour l'utilisation des cartes?}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Le Secrétariat du Conseil du Trésor est-il informé lorsque des suggestions pour améliorer ou rendre la politique plus efficace sont mises de l'avant?}\par }}