English: Managerial discretion and due regard for economy should be used in identifying such occasions and in ensuring that hospitality is not offered during meetings of close colleagues working together on a regular basis;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Refreshments, meals, or both may be offered to employees who participate in work sessions extending over meal hours or beyond normal working hours;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Hospitality may be extended on behalf of the government when employees participate in departmental meetings to plan program-oriented work, in technical advisory committee meetings, or in departmental conferences; {\b or}}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{When employees attend functions at public expense at which there are guests who are not employees, the number of employees must not exceed the number needed to conduct government business.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 5.2 Spouse (Accompanying person)}\par\ql Hospitality extended to the spouse of a person officially attending a function must be restricted to situations where the presence of the spouse enhances the conduct of the function because of protocol and is subject to the following conditions:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Expenses such as travel, theatre tickets or tours may be paid only when the deputy head has authorized them;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Travel expenses of spouses must be reimbursed to the employees concerned.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 5.3 Other persons/Events}\par\ql Hospitality may be extended on behalf of the government on the following occasions:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{when discussions on official matters are held with persons who are not government employees, including interviews with persons who are being considered for recruitment into the Public Service, members of other governments, industry, public interest groups, unions, seminars, or during special events such as public openings;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{when persons visiting Canada as members of national or international organizations are involved in activities relating to those of the government, or wish to obtain an understanding and an appreciation of Canadian life and development or an understanding of the work of the government;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{when the government sponsors formal conferences (as defined in Policy on "Conferences"), and other governments or business groups are represented;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{when the government honours a distinguished Canadian in recognition of exceptional service to Canada;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{when a person who is not a government employee renders a service without remuneration; or}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{when a prestigious ceremony (e.g. sod-breaking, laying of a cornerstone, inauguration or opening of a Government of Canada capital project) takes place attended by foreign dignitaries, distinguished persons from the private sector, or both.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Note:}}\par \pard\ql In some circumstances with the authorization of the minister or deputy head, official hospitality may take other forms such as tickets to theatre or sporting events, or tours of the National Capital area or other places of interest.\par \pard{\pard \fs24\ql\b 6.
French: Les gestionnaires doivent faire preuve de discernement et tenir compte des principes d'économie en déterminant les occasions appropriés et en s'assurant de ne pas engager des frais d'accueil pour des réunions entre collègues qui travaillent régulièrement ensemble;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les rafraîchissements, la nourriture ou les deux peuvent être offerts aux employés qui participent à des séances de travail qui ont lieu aux heures des repas ou après les heures normales de travail;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{On peut organiser des activités d'accueil, au nom de l'État, quand des employés participent à des réunions ministérielles de planification du travail axé sur les programmes, à des réunions de comités consultatifs techniques ou à des conférences ministérielles; {\b ou}}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Le nombre des fonctionnaires fédéraux qui assistent, aux frais de l'État, à des activités organisées à l'intention de non-fonctionnaires ne doit pas dépasser le nombre de fonctionnaires nécessaires à la conduite des affaires de l'État.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 5.2 Conjoint (personne qui accompagne)}\par\ql On peut inviter le conjoint de la personne qui assiste officiellement aux activités d'accueil, mais il faut limiter la pratique aux cas où la présence du conjoint est nécessaire au bon déroulement de l'activité ou si le protocole l'exige et compte tenu des règles suivantes :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les dépenses comme les voyages, les billets de théâtre ou les excursions organisées sont payées uniquement lorsque l'administrateur général les a autorisées;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les frais de voyage des conjoints doivent être remboursés aux fonctionnaires concernés.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 5.3 Autres personnes/fonctions}\par\ql On peut organiser des activités d'accueil, au nom de l'État, dans les cas suivants :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{quand ont lieu des discussions officielles avec des personnes autres que des fonctionnaires fédéraux, y compris des entrevues avec des personnes pouvant être recrutées par la fonction publique, les membres d'autres gouvernements, les représentants de l'industrie, les groupes d'intérêt public, les syndicats, les conférenciers, ou dans des occasions spéciales comme les inaugurations d'ouvrages publics;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{quand les représentants d'organismes nationaux ou internationaux en visite au Canada pour participer à des activités liées à celles du gouvernement souhaitent se familiariser avec la vie et le développement du pays ou étudier le travail du gouvernement;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{quand le gouvernement organise des conférences officielles (au sens de la Politique sur les «Conférences») où sont représentés d'autres gouvernements ou des groupes commerciaux;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{quand le gouvernement honore un Canadien remarquable qui a rendu un service exceptionnel au pays;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{quand une personne autre qu'un employé de l'État rend un service bénévole; ou}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{quand une cérémonie de prestige (levée d'une pelletée de terre symbolique, pose de la première pierre, inauguration d'un projet d'immobilisations du gouvernement fédéral) a lieu en présence de dignitaires étrangers ou de personnalités du secteur privé ou les deux.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Remarque :}}\par \pard\ql Dans certains cas approuvés par le ministre ou l'administrateur général, on peut offrir des billets pour des représentations théâtrales, des activités sportives ou des excursions dans la région de la Capitale nationale ou autres lieux d'intérêt.\par \pard{\pard \fs24\ql\b 6.