English: Duties - Administers the office services, building maintenance, accommodation, purchasing, inventory and personnel activities of the Canadian Embassy in Tokyo - by supervising clerical staff who provide the registry, bookkeeping, typing and receptionist services for the embassy, - by overseeing the upkeep of all embassy-owned and leased property, which includes determining the need for repairs and maintenance, arranging with the owner of leased property or his agent to undertake repairs under the terms of the lease, arranging for and letting contracts for repairs and maintenance, supervising the keeping of related books of accounts, preparing reports for headquarters on work done and money expended, and estimating the annual financial budget for repairs and maintenance, - by selecting housing for staff and office accommodation, which includes inspecting premises and evaluating the size, facilities and cost in relation to requirements, recommending departmental acceptance of premises meeting these requirements, arranging leases-with owners or agents according to departmental practices and modifying these to meet local conditions and customs, - by determining the requirements for supplies and equipment and approving their purchase locally, and by explaining the need and recommending purchase by head quarters of supplies and equipment not available locally, - by maintaining an inventory control of furnishings and equipment of the embassy and staff residences, and - by interviewing and hiring employees for the embassy's clerical and maintenance staff.
French: Fonctions - Diriger les services du bureau, d'entretien de l'immeuble, des aménagements, des achats, des stocks et du personnel de l'ambassade du Canada à Tokyo: - surveiller le personnel des écritures qui assure les services des archives, de comptabilité, de dactylo graphie et de préposé à la réception, à l'ambassade; - voir à l'entretien de tous les biens qui appartiennent â l'ambassade ou qu'elle loue: établir les besoins en fait de réparations et d'entretien, prendre des dispositions avec le propriétaire des biens loués ou avec son représentant pour entreprendre des réparations aux termes du bail, prévoir et adjuger des contrats pour des réparations et des travaux d'entretien, surveiller la tenue des livres de compte pertinents, préparer à l'intention du bureau principal des rapports sur le travail accompli et sur les montants dépensés, et prévoir le budget de l'année pour les réparations et l'entretien; - choisir des locaux pour le personnel et les bureaux: visiter les établissements et en évaluer la grandeur, les possibilités et le coût par rapport aux besoins, recommander l'approbation par le ministère des locaux répondant aux exigences, passer des baux avec les propriétaires ou les agents selon les règles établies par le ministère et modifier celles-ci afin qu'elles soient conformes aux us et coutumes de l'endroit; - établir les besoins en matière d'approvisionnement et de matériel et en approuver l'achat sur place; expliquer les besoins d'approvisionnements et de matériel non disponible localement et recommander que l'achat en soit fait par le bureau principal; - maintenir et contrôler un inventaire de l'ameublement et des fournitures de l'ambassade et des appartements du personnel; P.c. du temps