English: ROLES AND RESPONSIBILITIES The responsibility for administering travel rests with the Financial Administration Directorate (FAD) of the CCRA: 8.1 CCRA Travellers will: (a) Be familiar with the provisions of this Policy before departure; (b) Seek prior approval of travel terms in writing on the prescribed forms except where otherwise provided for in this policy from the operating budget manager whose budget is to be charged for travel expenses; (c) Submit, within required timeframe, fully completed travel expense claims on the prescribed forms with necessary supporting documentation, including receipts and explanations as required; (d) Be responsible for the safeguarding of travel advances and funds provided; (e) Submit claims involving an advance or the use of a designated travel card within 10 working days after completion of the travel for which the advance was authorized (within 30 working days for foreign travel); (f) Submit claims involving a standing advance within the first 10 working days of each following month whenever travel occurs; (g) Submit claims that do not involve an advance as soon as possible after completion of travel but not later than 30 calendar days after the end of the fiscal year in which the travel occurred. 8.2 CCRA Travel Contacts will: (a) Provide general advice on the application of this policy to local CCRA employees; (b) Distribute travel information bulletins and other similar communications received from the Agency Travel Coordinators to local CCRA employees; and (c) Contact the Agency Travel Coordinator for advice and guidance on the application of this policy as the need arises.
French: RÔLES ET RESPONSABILITÉS La responsabilité d'administrer les déplacements repose sur la Direction de l'administration financière (DAF) de l'ADRC : 8.1 Le voyageur de l'ADRC devra : a) se familiariser avec les dispositions de la présente politique avant son départ; b) faire approuver préalablement par écrit les conditions du voyage sur les formulaires prescrits, sauf exceptions prévues dans la présente politique, par le gestionnaire responsable du budget de fonctionnement auquel les frais de déplacement sont facturés; c) présenter des demandes d'indemnité de déplacement, à l'intérieur du délai requis, dûment remplies sur les formulaires prescrits, accompagnées de la documentation d'appui nécessaire, incluant les reçus et les explications au besoin; d) mettre en lieu sûr les avances de voyage et les fonds fournis; e) présenter les demandes d'indemnité liées à une avance ou à l'utilisation d'une carte-voyage désignée dans les dix jours suivant la fin du voyage pour lequel l'avance a été autorisée (30 jours ouvrable s'il s'agit d'un voyage à l'étranger); f) présenter les demandes qui comportent une avance permanente dans les 10 premiers jours ouvrables de chaque mois suivant celui où il effectue un voyage d'affaires; g) présenter les demandes ne comportant pas d'avance aussitôt que possible après la fin du voyage d'affaires et, dans tous les cas, au plus tard 30 jours civils après la fin de l'exercice où le voyage d'affaires a été effectué; 8.2 Les personnes-ressources de l'ADRC pour les voyages devront : a) fournir des conseils généraux sur l'application de la présente politique aux employés locaux de l'ADRC; b) distribuer des bulletins d'information sur les déplacements de même que d'autres communications du même genre fournis par le coordonnateur des voyages de l'Agence aux employés locaux de l'ADRC; c) communiquer avec le coordonnateur des voyages de l'Agence pour obtenir des conseils et des indications sur l'application de la présente politique, au besoin.