English: Where an investigation requires that documents,46 provided by a complainant or supplied by the Chief Investigator with the letter of assignment,47 be introduced or discussed during an interview, Special Investigators should proceed as follows: a) prepare a schedule of documents containing a description of each document, together with a numerical or alphabetical reference number; b) review each document carefully, in its full contextual perspective, against all other relevant facts and elements of the allegations or issues to acquire a full understanding of the reasons for introducing the documents during the interview; c) prepare a list of questions which covers all relevant facts and information contained in the documents, record what will be raised during the interview, including any contradictions, ambiguities, errors, suspected or known false information contained therein and questions concerning the involvement and responsibility of the interviewee for the information contained in the document; d) when introducing documents or discussing information relating to documents, identify the documents with their proper reference number and description, provide a photocopy of the documents to the interviewee and request the interviewee to take the time to read the documents. Special Investigators should also consider highlighting key points or facts to enhance the focus of the interview proceeding; e) request all persons present during the interview to initial the documents,48 to record their acknowledgement and to avoid any confusion on which numbered documents are related to specific questions and answers; f) retain all documents introduced during the interview because they form an integral part of the interview proceeding, and must be forwarded49 with the interview statement report to the Office of the Commissioner;
French: b) examiner attentivement chacun des documents dans son contexte au regard de tous les autres faits pertinents, des éléments contenus dans les allégations ou les questions en litige, de manière à bien comprendre les motifs pour lesquels il y a lieu d’introduire ces documents pendant l’entrevue; c) préparer une liste des questions qui couvrent tous les faits et renseignements pertinents contenus dans les documents, prendre note des éléments qui seront soulevés au cours de l’entrevue, notamment les contradictions, les ambiguïtés, les erreurs, les renseignements que l’on soupçonne ou que l’on sait être faux, ainsi que des questions sur la participation et la responsabilité de la personne interrogée relativement aux renseignements qui y sont contenus; d) lorsqu’ils introduisent des documents ou qu’ils discutent de renseignements concernant des documents, indiquer les documents par leur numéro de référence et leur description, fournir une copie des documents à la personne interrogée et demander à celleci de prendre le temps de lire les documents; examiner aussi s’il y a lieu de surligner les points ou les faits essentiels pour faire ressortir l’objet principal de l’entrevue; e) demander à toutes les personnes présentes à l’entrevue d’apposer leurs initiales sur les documents48, de manière à noter leur acquiescement et à éviter toute confusion quant à savoir quels documents numérotés se rapportent à quelles questions et réponses; f) garder tous les documents produits au cours de l’entrevue parce qu’ils font partie intégrante de l’entrevue elle-même, et qu’ils doivent être envoyés49 au Bureau du commissaire avec le compte rendu de l’entrevue; g) si d’autres documents que ceux qui ont été introduits par les enquêteurs spéciaux sont produits ou abordés volontairement par la personne interrogée, les enquêteurs spéciaux doivent effectuer une évaluation préliminaire50 pour déterminer s’ils contiennent des renseignements ou des éléments de preuve qui pourraient être utilisés contre cette personne au cours d’une action en justice; lorsqu’ils croient, pour des motifs raisonnables, que tel est le cas, ils doivent mettre fin à l’entrevue et lire les mises en garde officielles appropriées qui sont exposées aux chapitres 7 et 8; h) les documents décrits dans la sous-section 7.6g) doivent être manipulés et traités conformément à la procédure énoncée au chapitre 8 relativement à l’accès aux documents.