English: Institutions must: a. ensure that communication planning forms an integral part of program and policy initiatives and that communication requirements are fully accounted for within budgets and financial plans; b. ensure that the public environment — particularly the views and needs of citizens — is assessed at all stages of an initiative and reflected in communication plans; c. ensure communication plans and strategies for policies, programs, services and initiatives are developed collaboratively with input from responsible managers in both headquarters and regional offices; d. reflect Government of Canada themes and messages in communication plans and strategies; e. work collaboratively with other Government of Canada institutions to develop joint communication plans and strategies in areas of mutual interest; f. share communication plans and evaluation findings with other Government of Canada institutions; g. provide communication plans to the Treasury Board of Canada Secretariat on request for information, monitoring or review; h. track the performance of communication products and measure results achieved against objectives set in communication and business plans; i. evaluate the effectiveness, including cost effectiveness, of communication programs and campaigns developed in support of policy or program initiatives, and make improvements or adjustments as needed to ensure the efficacy of plans, strategies and activities; j. evaluate periodically (at least every three years) the degree to which their management practises comply with the requirements of this policy; k. include, when feasible, an assessment of the degree of compliance with this policy in their internal audits, evaluations and reviews of programs and services; l. comply with the requirements of the Treasury Board’s Internal Audit Policy, Evaluation Policy and Policy on Active Monitoring when carrying out reviews, evaluations or audits related to communications; and m. provide audit and evaluation reports to the Treasury Board of Canada Secretariat when completed. Copyright and Licensing (section 28) Institutions must comply with the Copyright Act and ensure that the ownership rights associated with works subject to copyright are fully respected in all media applications.
French: Les institutions doivent : a. veiller à ce que la planification des communications fasse partie intégrante des initiatives concernant les programmes et les politiques, et à ce qu’on tienne compte comme il se doit des exigences de communication dans les budgets et les plans financiers; b. veiller à ce que l’environnement public - en particulier les opinions et les besoins des citoyens - soit évalué à toutes les étapes d’une initiative, et à ce que les plans de communication en fassent état; c. veiller à ce que les plans et les stratégies de communication se rapportant aux politiques, programmes, services et initiatives soient élaborés en collaboration et en fonction des commentaires formulés par les gestionnaires responsables de l’administration centrale et des bureaux régionaux; d. veiller à ce que les plans et stratégies de communication mettent en évidence les thèmes et les messages du gouvernement du Canada; e. collaborer avec les autres institutions du gouvernement du Canada à l’élaboration de stratégies et de plans de communication conjoints dans les domaines qui les intéressent mutuellement; f. échanger les plans de communication et les conclusions des évaluations avec d’autres institutions du gouvernement du Canada; g. fournir, sur demande, les plans de communication au Secrétariat du Conseil du Trésor aux fins d’information, de surveillance ou d’examen; h. surveiller le rendement des produits de communication et évaluer les résultats par rapport aux objectifs fixés dans les plans de communication et d’activités; i. évaluer l’efficacité et le rapport coût efficacité des campagnes et des programmes de communication élaborés à l’appui des initiatives stratégiques ou de programmes, et apporter les améliorations ou les modifications nécessaires pour assurer l’efficacité des plans, des stratégies et des activités; j. évaluer de façon périodique (au moins tous les trois ans) à quel point leurs pratiques de gestion se conforment aux exigences de cette politique; k. intégrer, quand cela est possible, une évaluation du degré de conformité à cette politique aux vérifications internes, aux évaluations et aux examens de leurs programmes et de leurs services; l. se conformer aux exigences de la Politique de vérification interne, de la Politique d’évaluation et de la Politique sur la surveillance active du Conseil du Trésor lorsqu’elles effectuent des examens, des évaluations ou des vérifications ayant trait aux communications; m. fournir les rapports de vérification et d’évaluation rédigés au Secrétariat du Conseil du Trésor.