English: Recalls that the Internal Auditor’s Annual Report and the Declaration and Activity Reports of the Secretary General and the Directors-General constitute a major part of the assessment both by the Court of Auditors and by Parliament’s discharge authority; Observes that the concept of internal control henceforth is deemed to refer to ensuring reasonable assurance of key control objectives, namely: - compliance with applicable laws, regulations and decisions; - search for economy, effectiveness and efficiency of operations; - identification and management of risks; - prevention and detection of fraud and error; - keeping of quality accounting records and relevant data records; Considers that the Administration should give priority to implementing the Internal Auditor's recommendations in the following areas, arising from his review of the internal control framework in 2003 : the need to ensure the adequacy of staff numbers and of skill levels of staff responsible for initiating commitments and for ex ante controls; special emphasis should be given to the training requirements of staff with financial management and control responsibilities in all services; programming of activities and risk management; monitoring and reporting tools; a simple, central point, located within DG Finance, for dispensing advice to authorising services on legal aspects of procurement procedures; documentation of internal control and management procedures by all departments and the communication of these to staff; measures aimed at ensuring compliance with the rules governing procurements and grants; a code of conduct for recourse to external consultants and improvements in the definition of the nature of contractual tasks; lists of sensitive posts (e.g. officials working closely with suppliers) should be drawn up together with precise guidelines for the definition and identification of such posts; model contracts incorporating safeguards for Parliament's legal and financial position should be drawn up centrally by Parliament's services and regularly updated for use in transactions with suppliers;
French: estime que l'administration devrait accorder la priorité à la mise en œuvre des recommandations formulées par l'auditeur interne, à la suite de son examen du cadre de contrôle interne en 2003, dans les domaines suivants: – nécessité de garantir l'adéquation des effectifs et des niveaux de qualification du personnel chargé de l'initiation des engagements et des contrôles ex ante, – octroi d'une importance particulière aux besoins en formation du personnel assumant des responsabilités en matière de gestion financière et de contrôle dans tous les services, – programmation des activités et gestion des risques, – outils de suivi et de communication, – mise en place d'un point central unique, au sein de la DG Finances, chargé de conseiller les services ordonnateurs sur des aspects juridiques touchant aux procédures de passation des marchés, – établissement, par tous les services, d'une documentation concernant les procédures de contrôle et de gestion internes et communication de ces documents au personnel, – mesures visant à garantir le respect des règles régissant la passation des marchés publics et l'octroi de subventions, – établissement d'un code de conduite pour le recours à des consultants externes et amélioration de la définition de la nature des tâches contractuelles, – établissement de listes de postes sensibles (par exemple, fonctionnaires travaillant en étroite relation avec les fournisseurs), conjointement avec l'élaboration de directives précises concernant la définition et l'identification de ces postes, – établissement au niveau central, par les services du Parlement, et actualisation régulière de contrats types comportant des garanties quant à la position juridique et financière du Parlement, en vue de leur utilisation dans le cadre des opérations conduites avec les fournisseurs;