English: Departments must establish policies and procedures to ensure that: - adequate financial controls are designed and implemented as part of the departmental pay process; - the senior financial officer in conjunction with senior human resources management develops efficient and effective accounting procedures to ensure that all pay input documents meet the requirements of the policy on account verification relating to sections 33 and 34 of the FAA and the requirements of the Payment Requisitioning Regulations; - missing or delayed direct pay deposits are handled in accordance with the Direct Deposit Regulations and not by means of emergency salary advances; - proper accounting records are maintained and T4-A Supplementary forms are issued for the amounts paid to individuals who are hired locally within Canada and to Canadians who reside outside Canada and perform local services for the government, who are not paid through Public Works and Government Services Canada pay offices; - appropriate and accurate records of payments and taxable benefits are maintained for employees in order to meet the reporting requirements of the Income Tax Act and provincial income tax acts; and - the elements of the control framework found in Appendix B are adhered to where financial authorities for section 33 of the FAA are delegated to human resources personnel.
French: Les minist�res doivent �tablir des politiques et des proc�dures qui garantiront : - la conception et la mise en oeuvre de mesures de contr�le financier ad�quates dans le cadre du processus de paye minist�riel; - l'�laboration de proc�dures comptables efficientes et efficaces par l'agent financier sup�rieur, de concert avec les gestionnaires sup�rieurs des ressources humaines, de mani�re � garantir que tous les documents d'entr�e de paye r�pondent aux exigences de la politique sur la v�rification des comptes, en ce qui a trait aux articles 33 et 34 de la LGFP et du R�glement sur les demandes de paiement; - le traitement des d�p�ts directs en retard ou manquants conform�ment au R�glement sur les mouvements de d�p�t direct, sans recourir aux avances de traitement en cas d'urgence; - la tenue de dossiers comptables appropri�s et l'�mission de formulaires T4 Suppl�mentaire indiquant les montants vers�s aux personnes embauch�es localement au Canada et aux Canadiens qui r�sident � l'ext�rieur du Canada qui assurent des services locaux � l'�tat et qui ne sont pas pay�s par les bureaux de paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada; - la tenue, � l'�gard des employ�s, de dossiers appropri�s et exacts sur les paiements et les avantages sociaux imposables afin de respecter les exigences de pr�sentation des informations pr�vues dans la Loi de l'imp�t sur le revenu et les lois provinciales de l'imp�t sur le revenu; - le respect des �l�ments du cadre de contr�le qui figurent � l'appendice B lorsqu'il y a d�l�gation des pouvoirs financiers pr�vus � l'article 33 de la LGFP au personnel des ressources humaines. a) Les minist�res devront faire des examens et v�rifier p�riodiquement si la pr�sente politique est respect�e � l'interne. b) Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada surveillera le degr� d'efficacit� de la politique en examinant les rapports de v�rification interne des minist�res. c) Les indicateurs de rendement doivent principalement porter sur l'exactitude, l'efficacit� et l'efficience des processus de traitement et de consignation des op�rations li�es � la paye.