English: Every invitation to tender shall in particular: 1. specify the procedure for submitting tenders and stipulate how they are to be presented, including, in particular, any requirement as to the use of a standard reply form; 2. state that the Protocol on Privileges and Immunities applies and make reference to the general conditions applicable to the contract concerned (supplies, works, services or publications) and to any document containing conditions specifically applicable to the particular contract concerned; 3. include a clause stating that the submission of a tender implies acceptance of the relevant conditions; 4. specify the terms under which an inspection may be made, to be set out in detail in the case of on-the-spot inspections; 5. specify the period during which a tender will remain valid and may not be varied in any respect; 6. specify the penalties for failure to comply with the provisions of the contract; 7. specify the details which must be contained in the invoices (or in the relevant supporting documents); 8. prohibit any contact between the Office and tenderers save, by way of special exception, under the following conditions: a. before the closing date for the submission of tenders: ▪ at the instance of tenderers: additional information solely for the purpose of clarifying the nature of the invitation to tender may be communicated to tenderers, ▪ at the instance of the Office: if the Office's departments notice an error, a lack of precision, an omission or any other type of clerical defect in the text of the invitation to tender, they may, in a manner identical with that applicable in respect of the original invitation to tender, inform the persons concerned accordingly; b. after the tenders have been opened and at the instance of the Office's departments:  ▪ if some clarification is required in connection with a tender, or if obvious clerical errors contained in the tender must be corrected, the Office may contact the tenderer.
French: Les appels d'offres contiennent, notamment, des indications relatives: 1. aux modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment l'exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse; 2. à l'application du protocole sur les privilèges et immunités, ainsi que les références au cahier des conditions générales applicables au marché dont il s'agit (fournitures, travaux, prestations ou publications) et, éventuellement, au document relatif aux conditions spécifiques du marché; 3. à une clause selon laquelle la soumission d'une offre vaut acceptation du cahier auquel elle se réfère; 4. aux conditions de visite, qui doivent être exactement précisées lorsqu'une visite sur place est prévue; 5. à la période de validité des offres durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre; 6. aux pénalités prévues au titre de sanction du non-respect des clauses du contrat; 7. aux énonciations que doivent comporter les factures (ou les pièces justificatives qui les appuient); 8. à l'interdiction de tout contact entre l'Office et le soumissionnaire, sauf, à titre exceptionnel, dans les conditions suivantes: a. avant la date de clôture du dépôt des offres: ▪ à l'initiative des soumissionnaires: des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature de l'appel d'offres peuvent être communiqués aux soumissionnaires, ▪ à l'initiative de l'Office: si les services de l'Office s'aperçoivent d'une erreur, d'une imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction du texte de l'appel d'offres, ils peuvent en informer les intéressés, dans des conditions strictement identiques à celles de l'appel d'offres; b. c. après l'ouverture des offres et à l'initiative des services de l'Office: ▪ au cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes contenues dans la rédaction de l'offre, l'Office peut prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire.