English: This will also cover the organisation, payment and reimbursement of travel and accommodation expenses, as well as other costs incurred by participants; Promotion of the event through Internet (mailing, e-mailing, Internet site or other means); Organisation of travel arrangements, accomodation and catering for participants; Design, production and provision of a fixed stand (new one or adaptation) or mobile pop-up stand; Provision of additional equipment (reception desks, stools, tables, chairs, cupboards etc.) in relation to the standard equipment of a fixed stand; Graphic design and/or production of printed material (invitations, posters, badges, programmes,…), Powerpoint presentations and promotional material in the EU official languages3, including third country languages; Creation, hosting and management (including regular updates) of a website dedicated to the event including on-line registration, providing all useful information relating to the event in one or more languages; Storage and transport of material, equipment and documentation to and from the event location, including packing, unpacking, setting up of publications on shelves before the event and repacking after the event; Welcome to participants at the venue by multilingual staff such as stewards, provision of name badges, programme, participant's kits and other conference material and promotional items; Provision, installation and maintenance of all the technical equipment (e.g. IT, audiovisual, translation booths etc.) necessary for the event; Provision of simultaneous and consecutive interpretation from/to various languages (including non-community languages); Follow-up of the event via the dissemination/publication of results, speeches etc; Photography of the event: professional photography including daily sending by e-mail of photographs of the event to the person in charge of the web site during the event and 2008.
French: : mise en place d’un site d’enregistrement en ligne et d’une adresse électronique pour la manifestation, relations avec les participants, envoi d’invitations personnalisées par courriel et/ou courrier postal, rappels, confirmations, renseignements pratiques, appels téléphoniques, copies, réponse aux questions des participants, établissement d’une liste d’invités, liste définitive des participants,…). Cela couvre également l’organisation, le paiement et le remboursement des frais de déplacement et de logement ainsi que d’autres coûts encourus par les participants ; promotion de la manifestation par le biais de l’internet (publipostage, publipostage en ligne, site Internet ou autres méthodes) ; organisation du voyage, du logement et des repas pour les participants ; conception, production et mise à disposition d’un stand fixe (nouveau ou adapté) ou d’un stand parapluie mobile ; fourniture de matériel supplémentaire (comptoirs d’accueil, tabourets, tables, chaises, armoires, etc.) par rapport à l’équipement standard d’un stand fixe ; conception graphique et/ou production d’imprimés (invitations, affiches, badges, programmes,…), présentations Powerpoint et matériel promotionnel dans les langues officielles de l’UE3, ainsi que les langues de pays tiers ; création, hébergement et gestion (y compris les mises à jour régulières) d’un site web consacré à la manifestation permettant de s’inscrire en ligne, fournissant toutes les informations utiles relatives à la manifestation dans une ou plusieurs langues ; stockage et transport de matériel, d’équipement et de documentation vers le lieu de la manifestation et à partir de ce lieu, y compris l’emballage, le déballage, l’installation des publications sur les étagères avant la manifestation et le réemballage après la manifestation ; accueil des participants sur le lieu de la manifestation par un personnel multilingue (p. ex.