English: • CAS establish an accountability framework for conference activities that ensures organizers document key planning elements (e.g., conference objectives, activities, resource requirements, costs, benefits and expected achievements) as well as documenting the rationale for decisions made and actions taken throughout conference activity, and ensures that conference results are reported; CAS ensure that responsible staff obtain and review the new TB and departmental policies governing conference and hospitality activities and take appropriate action to ensure that CAS policy is in line with these policies, and that these policies are communicated to applicable air force personnel in an effective and timely manner; CAS staff responsible for revising command conference and hospitality policies ensure that these policies include a provision for monitoring policy compliance and reporting on the status of the respective activities; CAS direct personnel responsible for planning and organizing conference activities to contact the departmental offices of primary interest (OPIs) and discuss the procedural requirements prior to proceeding with conference preparation activities, including the use of corporate sponsorship funding; CAS designate a point of contact for command liaison with departmental staff responsible for administration of conference and hospitality policies; and CAS ensure that staff responsible for organizing conference activities are provided with appropriate training as well as the support necessary to ensure they are adequately familiar with relevant departmental practices and policies.
French: • Le CEMFA établisse un cadre de responsabilisation visant les activités liées aux conférences, de manière à ce que les organisateurs établissent par écrit les éléments de planification clés (p. ex. objectifs de la Conférence, activités, ressources nécessaires, coûts, avantages et réalisations prévues) ainsi que la raison d’être des décisions et des mesures prises dans le cadre de l’activité, et s’assurent de faire rapport au sujet des résultats de la Conférence; Le CEMFA s’assure que le personnel responsable ait à sa disposition les nouvelles politiques du CT et du Ministère en matière de conférences et d’accueil, les étudie et prenne les moyens requis pour s’assurer que la politique du CEMFA correspond à ces politiques, et que le personnel concerné de la force aérienne prenne connaissance de ces politiques de manière efficace et en temps opportun; Le personnel du CEMFA chargé de revoir les politiques du Commandement en matière de conférence et d’accueil s’assure que ces politiques incluent une disposition visant à contrôler la conformité de la politique et à faire rapport sur l’état des diverses activités; Le CEMFA prescrive au personnel responsable de la planification et de l’organisation des activités dans le cadre d’une conférence de communiquer avec les bureaux de première responsabilité (BPR) du Ministère et de discuter des modalités d’application avant d’entamer les activités de préparation de la Conférence, y compris l’utilisation des fonds de commandite privée; Le CEMFA désigne un point de contact au niveau du commandement et de la liaison avec le personnel du Ministère responsable de l’administration des politiques en matière de conférences et d’accueil; Le CEMFA s’assure que le personnel responsable de l’organisation des activités dans le cadre d’une conférence reçoit la formation appropriée et l’appui nécessaire pour être dûment au fait des méthodes et des politiques pertinentes du Ministère.