English: The incumbent will perform the following duties: Develop and maintain office and filing systems, including computer-based systems; Draft, edit and prepare correspondence and documentation of a non-technical nature and review outgoing correspondence and documentation to ensure accuracy and conformity with United Nations practices and procedures; Arrange official travel and process necessary documentation, perform administrative functions in preparation for meetings of the Stockholm Convention, using integrated management information system facilities, screen telephone calls, facsimiles and mail; Assist in the monitoring and tracking of projects with Governments and other partners and the submission of reports, maintain contact with project partners by means of correspondence; Screen project deadlines and other obligations and prepare documents or presentations in support of projects; Assist in the preparation, organization and delivery of training workshops and meetings to be held in Geneva and elsewhere, initiate and follow-up on logistical and travel arrangements for UNEP staff members and other participants, organize the preparation, shipment and distribution of documents before and after meetings; provide secretariat conference servicing assistance at meetings and related follow-up actions; Assist in processing queries received by the Stockholm Convention Secretariat, assemble necessary information and provide responses of a non-technical nature; Perform other duties as assigned.
French: Le titulaire s'acquittera des tâches suivantes : Etablir et maintenir des systèmes de bureautique et de classement, y compris les systèmes informatiques; Rédiger, éditer et préparer de la correspondance et de la documentation à caractère non technique et examiner le courrier départ et la documentation afin de veiller à leur exactitude et à leur conformité avec les pratiques et procédures de l'Organisation des Nations Unies; Organiser les voyages en mission et traiter la documentation nécessaire, s'acquitter de fonctions administratives lors de la préparation des réunions de la Convention de Stockholm en se servant des installations du système intégré de gestion, trier les appels téléphoniques, les télécopies et le courrier; Aider à contrôler et à suivre les projets avec les gouvernements et d'autres partenaires ainsi que la présentation de rapports, rester en contact avec les partenaires des projets par correspondance ; Surveiller les délais à respecter et les autres obligations pour les projets et établir des documents ou des exposés à l'appui de projets; Aider à préparer, organiser et conduire des ateliers de formation et des réunions devant se tenir à Genève et ailleurs, prendre et suivre les dispositions nécessaires en matière de logistique et de voyage pour les fonctionnaires du PNUE et d'autres participants, organiser la préparation, l'expédition et la distribution des documents avant et après les réunions, fournir une assistance pour les services de conférence du secrétariat lors de réunions et pour les mesures de suivi connexes; Aider à répondre aux demandes de renseignements reçues par le secrétariat de la Convention de Stockholm, réunir les informations nécessaires et fournir des réponses à caractère non technique ; S'acquitter des autres tâches qui pourront lui être confiées.