English: See the letter from TBS to Deputy Heads, Directors of Personnel, Senior Financial Officers and Heads of Audit, December 13, 1995.); and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{the level, skills and location of positions to be eliminated in each of the three fiscal years during which downsizing is to take place are specified.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 2.1.2 Integrating WFA with operational requirements}\par\ql Workforce reduction planning and departmental operational requirements are reflected in all major planning documents and plans:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{alternative delivery initiatives and resourcing strategies have been considered to minimize the impact on indeterminate staff; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{new organizational structures are identified along with number, type, level, skills and location of staff required.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 2.1.3 Minimizing impact of workforce adjustment situations: employees}\par\ql The impacts of workforce adjustment situations on employees, both those potentially leaving the department and those remaining, are minimized:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{alternative reduction arrangements are considered (e.g. job sharing, accepting volunteers and facilitating alternates), to ensure that reduction targets and operational requirements are met while supporting employee interests;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{processes are in place to consider and identify opportunities for alternation of affected employees and redeployment of surplus employees both within the department and between departments where appropriate;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{appropriate controls are in place on staffing and use of contracts to ensure that employees are not denied opportunities for continuing employment (i.e. that recruitment or contracting are not bringing in skills which exist already among affected or surplus staff); and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{appropriate services are provided to assist all employees although circumstances and needs may vary from one case to another.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 2.1.4 Minimizing impact of workforce adjustment situations: clients}\par\ql Service delivery centres establish plans to minimize the impact of workforce adjustment situations on the delivery of programs and services to clients:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{programs and services that will no longer be offered to clients are identified;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{new services or new means of delivering services are detailed; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{the impact of downsizing on the quality of client service is measured.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 2.1.5 Establishing an appropriate administrative infrastructure}\par\ql Responsibilities and accountabilities for managing WFA are clearly established:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{senior level committees direct and regularly consider workforce adjustment progress and issues;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{administrative units are established to perform key support activities such as counselling employees, co-ordinating training and facilitating alternations and placements; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{workforce adjustment administrators and managers are equipped with the skills, knowledge and abilities to perform their roles effectively.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 2.1.6 Establishing and maintaining reliable management information systems (MIS)}\par\ql A centrally-accessible information and data system exists to be used at corporate and regional levels to help manage WFA.
French: Voir la lettre que le SCT a envoyée le 13 décembre 1995 aux administrateurs généraux, aux directeurs du Personnel, aux agents financiers principaux et aux chefs de la Vérification) et}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{le niveau, les compétences et l'emplacement des postes devant être éliminés dans chacun des trois exercices au cours desquels aura lieu la réduction des effectifs sont précisés.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 2.1.2 Intégrer le RE aux exigences du service}\par\ql Tous les grands documents et plans de planification traitent de la planification de la réduction et des exigences du service ministérielles :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des initiatives de diversification des modes d'exécution et des stratégies de renouvellement ont été envisagées en vue de minimiser l'incidence sur les fonctionnaires nommés pour une période indéterminée et}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{de nouvelles structures organisationnelles ainsi que le nombre, le genre, le niveau, les compétences et l'emplacement des fonctionnaires requis ont été identifiés.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 2.1.3 Minimiser l'incidence du réaménagement des effectifs : fonctionnaires}\par\ql Les incidences du réaménagement des effectifs sur les fonctionnaires, tant ceux qui pourraient quitter le ministère que ceux qui restent, sont minimisées :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{d'autres mécanismes de réduction sont envisagés (p. ex. le partage de poste, l'acceptation de volontaires et la facilitation des remplaçants) de manière à atteindre les objectifs de réduction et à satisfaire aux exigences du service tout en protégeant les intérêts des fonctionnaires,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des procédés sont instaurés pour examiner et identifier les possibilités de substitution des fonctionnaires touchés et de mutation des fonctionnaires excédentaires tant au ministère qu'entre les ministères, le cas échéant,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des contrôles appropriés sont exercés sur la dotation et le recours à la sous-traitance de sorte que les fonctionnaires ne se voient pas refuser des possibilités d'emploi continu (autrement dit, le recrutement et l'impartition n'apportent pas des compétences qui existent déjà chez les fonctionnaires touchés ou excédentaires) et}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des services appropriés sont fournis pour aider tous les fonctionnaires compte tenu des circonstances et des besoins particuliers à chaque cas.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 2.1.4 Minimiser l'incidence du réaménagement des effectifs : clients}\par\ql Les centres de prestation de services établissent des plans visant à minimiser l'incidence du réaménagement des effectifs sur l'exécution de programmes et la prestation de services aux clients :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les programmes et les services qui ne seront plus offerts aux clients sont identifiés,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les nouveaux services ou les nouveaux modes de prestation des services sont décrits de façon détaillée et}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{l'incidence de la réduction des effectifs sur la qualité du service aux clients est mesurée.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 2.1.5 Établir une infrastructure administrative convenable}\par\ql Les responsabilités et les obligations de rendre compte relatives à la gestion du RE sont clairement établies :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des comités de niveau supérieur dirigent et examinent périodiquement le progrès du réaménagement des effectifs ainsi que les questions qui s'y rattachent,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des unités administratives sont créées pour exécuter des activités de soutien principales comme l'orientation des fonctionnaires, la coordination de la formation et la facilitation des substitutions et des placements et}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les administrateurs du réaménagement des effectifs et les gestionnaires possèdent les compétences, les connaissances et les capacités voulues pour s'acquitter efficacement de leurs rôles.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 2.1.6 Établir et tenir des systèmes d'information de gestion (SIG) fiables}\par\ql L'administration centrale et les régions ont accès à un système central d'information et de données aux fins de la gestion du RE.