English: Job responsibilities include: - maintaining the Regional Manager's/Operations Manager's schedule on a daily basis; - scheduling of meetings and preparing meeting documentation (binders, presentations, etc) and recording minutes; - planning and coordinating logistics including coordinating maintenance of various office support equipment; - answering telephone and electronic enquiries and relaying messages; - preparing and managing Regional Manager, Operations/Operations Manager(s) correspondence and maintaining a bring-forward system; - maintaining operational and administrative filing and reporting systems in electronic and hardcopy format inclusive of system verification records; - providing assistance in arranging for travel itineraries for the Regional Manager, Operations/Operations Manager(s) including preparing, verifying and providing financial coding for travel claims; - providing operational support to the Regional Manager, Operations/Operations Manager(s) in the delivery of various operations activities including the compliance oversight program; uniform program; training and development activities; equipment deployment and maintenance; and operational testing program; - liaising with and responding to information requests from CATSA Headquarter branches; - researching operational issues, preparing briefing notes, liaising with screening contractors and airport stakeholders, preparing reports, and, - ensuring that outstanding issues are dealt with in a timely manner.
French: Principales responsabilitÃ©s : - tenir Ã jour l'agenda du gestionnaire rÃ©gional/gestionnaire des opÃ©rations - planifier les rÃ©unions, prÃ©parer les documents connexes (dossiers, exposÃ©s, etc.) et agir Ã titre de secrÃ©taire - planifier et coordonner la logistique, y compris coordonner l'entretien des divers Ã©quipements de bureau - rÃ©pondre au tÃ©lÃ©phone, traiter la correspondance Ã©lectronique et acheminer les messages - prÃ©parer et gÃ©rer la correspondance du gestionnaire rÃ©gional, OpÃ©rations/du ou des gestionnaires des opÃ©rations; tenir Ã jour un systÃ¨me de rappel - tenir Ã jour des systÃ¨mes administratifs et opÃ©rationnels de classement et de production de rapports en version Ã©lectronique ou copie papier incluant les dossiers de vÃ©rification des systÃ¨mes - participer Ã l'organisation et Ã la planification des itinÃ©raires de voyage du gestionnaire rÃ©gional, OpÃ©rations/du ou des gestionnaires des opÃ©rations, prÃ©parer, vÃ©rifier et fournir les codes financiers liÃ©s aux demandes de remboursement de frais de voyage - fournir du soutien opÃ©rationnel au gestionnaire rÃ©gional, OpÃ©rations/au(x) gestionnaire(s) des opÃ©rations en ce qui touche la prestation des diverses activitÃ©s des opÃ©rations, y compris le programme de surveillance de la conformitÃ©, le programme des uniformes; les activitÃ©s de formation et de perfectionnement, le dÃ©ploiement et l'entretien de l'Ã©quipement, ainsi que le programme de vÃ©rification opÃ©rationnelle - assurer la liaison auprÃ¨s des diverses directions gÃ©nÃ©rales de l'AC de l'ACSTA et rÃ©pondre aux demandes d'information transmises par ces derniÃ¨res - mener Ã bien des recherches sur des questions opÃ©rationnelles, prÃ©parer des notes d'information, assurer la liaison avec les fournisseurs de services de contrÃ´le et les intervenants de l'aÃ©roport, prÃ©parer des rapports, etc. - s'assurer que les questions en suspens sont traitÃ©es en temps opportun.