English: Authorization and Data Preparation}\par{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{The authorization of transactions should not be performed by personnel who have custody of assets or access to records.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Instructions for the preparation of source documents should be documented.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Time frames should be established for the processing of source documents from the point of receipt to the input-preparation stage.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Transmittal documents should be used to control the flow of documents from the originating source to the input-preparation stage.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{A quality review of source documents should be provided for.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Retention time periods for original source documents should allow sufficient time for the detection and correction of errors.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{The authority to initiate source documents should be limited.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Each source document should be assigned a number for identification purposes, preferably through preprinted sequential numbers.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Special-purpose forms should be used to present data in the format required for data entry.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{The authorized use of source documents and input forms should be restricted.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Separation of duties should be maintained in the following areas: {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{separation of the data processing department from its functional users,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{segregation of duties within the data processing department, and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{separation in the user department between source data generation and other functions.}\par }}}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Approval signatures on source documents should be used for providing evidence of proper transaction authorization and for audit trail purposes.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{A manual review of source documents should be performed by user personnel to ensure completeness and accuracy of input.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Source document logs should be maintained by each user organization to record the flow of transactions and batches in order to identify missing items and maintain accountability.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Record-handling procedures that provide user personnel with instructions for error detection, correction, and re-submission of source documents should be reassessed periodically.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Error logs should be used to follow up unresolved errors and to ensure their correction and timely re-entry into a system.
French: Autorisation et préparation des données}\par{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Le personnel, qui a la garde des éléments d'actif ou qui a accès aux registres de comptabilité, ne devrait pas autoriser les opérations.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les directives concernant la préparation des documents de base devraient être documentées.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{On devrait établir des délais concernant le traitement comptable des documents de base à partir du point de réception jusqu'à l'étape de préparation des données d'entrée.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Des documents de transmission devraient servir à contrôler l'acheminement des documents du point d'émission jusqu'à l'étape de préparation des données d'entrée.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{On devrait surveiller la qualité du travail effectué sur les documents de base.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les documents de base originaux devraient être conservés assez longtemps pour permettre de détecter et de corriger les erreurs.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Le pouvoir d'autoriser les documents de base devrait être limité.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Chaque document de base devrait porter un numéro d'identification, de préférence un numéro séquentiel préimprimé.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les formules devraient être normalisées pour fournir des données susceptibles d'être saisies.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{L'autorisation d'utiliser des documents de base et d'entrée dans le système devrait être limitée.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Il faudrait maintenir une séparation suffisante des fonctions dans les domaines suivants : {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{séparation du service d'informatique et des utilisateurs de ses services,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{division des tâches au sein du service d'informatique,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{séparation, au sein du service utilisateur, entre la création de données de base et les autres fonctions.}\par }}}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les signatures d'approbation figurant sur les documents de base devraient servir d'éléments de preuve en ce qui concerne l'autorisation appropriée des opérations et la piste de vérification.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Le personnel utilisateur devrait effectuer un examen visuel des documents de base afin de s'assurer que les données d'entrée sont complètes et exactes.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Chaque organisme utilisateur devrait tenir à jour des journaux pour ses documents de base afin de consigner le déroulement des opérations et la circulation des lots afin de retrouver les articles manquants et de maintenir l'imputabilité.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les méthodes de traitement des données fournissant au personnel utilisateur des directives concernant la détection des erreurs, leur correction et leur inscription devraient être rééditées périodiquement.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Il faudrait tenir un journal des erreurs pour un suivi des erreurs non encore corrigées et l'assurance de leur correction et l'inscription des corrections à temps dans le système.