English: Important - Post this information near you Official Records – Keep Transitory Records – Delete Information that reflects the position or business of the department Information that constitutes casual communication, e.g. for your information Information that initiates, authorizes or completes a business transaction Draft versions of documents if any additional information has been incorporated into subsequent versions, and where retention is not necessary to show approval or the evolution of the document Information where retention is necessary as evidence of approval or the evolution of the document Duplicate copies of information Copies of information containing more or less information than the original Information received only for convenience of reference that does not form part of the official record Information received from outside sources that forms part of a departmental record E-mail messages received as part of a distribution list or from listservs and other Internet sources, solely for convenience of reference Information that contain s policies and/or directives, briefing notes, final reports and recommendations Information about employee meetings, holidays, boardroom and meeting reservations Information and/or attachments that contain work schedules and assignments, originals (or copies if received from outside the department), agenda and minutes of meetings Electronic records if a hard copy has been printed and filed in a corporate filing system Transitory Records – Keep Other Information – Delete Transitory records that relate to a formal request for information that NRCan has received or you anticipate it will receive , made under the Access to Information Act Personal electronic documents and paper records such as your résumé, lunch meetings Unsolicited advertising and announcements If in doubt, treat the information as an official record and retain and file it accordingly
French: Important - Affichez cette information près de vous Documents officiels – Conserver Documents éphémères – Supprimer L'information qui définit la position ou le domaine d'activité du Ministère L'information communiquée de manière informelle, p. ex. à titre d'information L'information qui sert à lancer, à autoriser ou à exécuter une transaction commerciale Les versions préliminaires contenant des renseignements supplémentaires intégrés à des versions subséquentes et qu'il n'est pas nécessaire de conserver comme preuve de l'approbation ou de l'évolution du document L'information qu'il faut conserver comme preuve de l'approbation ou de l'évolution du document Les duplicata de renseignements Les copies qui contiennent moins d'information ou plus d'information que le document original L'information utilisée uniquement à titre de référence et non à titre de document officiel L'information reçue de sources externes et faisant partie intégrante d'un document ministériel Les messages électroniques reçus en raison de l'inscription dans une liste de distribution, d'un serveur de listes et d'autres sources Internet, exclusivement à titre de référence L'information qui contient des politiques et/ou des directives, des notes de breffage, des rapports finals et des recommandations L'information sur les réunions d'employés, les vacances, la réservation de salle de conférence et les réunions. L'information et/ou les pièces jointes qui contiennent des calendriers ou affectations de travail, des originaux (ou des copies si celles-ci sont reçues de l'extérieur du Ministère) d'ordres du jour et de comptes rendus de réunions Les documents électroniques dont une copie papier a été imprimée et classée dans le système de classement du Ministère Documents éphémères – Conserver Autres information – Supprimer Les documents éphémères au sujet desquels le Ministère a reçu, ou que vous prévoyez que le Ministère recevra, une demande officielle en vertu de la Loi sur l'accès à l'information Les documents et messages électroniques personnels comme votre curriculum vitae, la convocation de réunions sur l'heure du midi, etc.