English: Policy Requirements\fs24\b0 \par\par} {\pard \fs24\ql\b 6.1 Deputy Head (responsibility)\fs24\b0 \par\par} \ql As applicable, in accordance with Appendix A (Application Table), deputy heads are responsible for:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Determining the departmental organizational structure and executive resourcing requirements through ongoing human resources planning,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Managing organizational design issues and the classification program for the EX Group,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Consulting with PSHRMAC to determine any new EX-04 and EX-05 baseline, to develop proposals for increases to their departmental EX-04 and EX-05 baseline, and at the outset and throughout a career transition process that can potentially result in an executive leaving the core public administration,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Where such programs exist, identifying rotational pools or developmental programs for executives for which acting pay will not be available and informing employees of the elements of any such programs,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Seeking approval for supplementary special deployment quotas from PSHRMAC if warranted by exceptional circumstances,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Establishing a review committee, or mechanism, to ensure equity and consistency in the assessment of executive performance across the department,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Determining the appropriate career transition process and formally notifying executives of their status,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Informing executives of this policy,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Providing adequate governance processes, strategies, expertise and capacity for the implementation of this policy and its directives, and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Seeking Treasury Board approval to exceed the authorities described in this policy and directives if exceptional circumstances warrant it.}\par }}{\pard \fs24\ql\b 6.2 Deputy Head (authority)\fs24\b0 \par\par} \ql As applicable, in accordance with Appendix A (Application Table), deputy heads personally authorize and cannot sub-delegate the following:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Classification of EX-01 to EX-05 positions except for administrative classification actions that have no impact on the evaluation of the position or do not change its reporting relationship,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Special deployments for executives,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Increases in salary beyond five (5) percent upon appointment/acting appointment (excluding appointment /acting appointments for MD- MOF-04 and 05 and MD-MSP-03),}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Lump sum payments upon appointment (excluding appointment /acting appointments for MD- MOF-04 and 05 and MD-MSP-03),}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Lump sum payments upon appointment from outside the public service that are payable at the beginning of the executive's second year and based upon successful completion of agreed-upon commitments (excluding appointment for MD- MOF-04 and 05 and MD-MSP-03)}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Accumulation of vacation leave credits at the same rate as the executive had prior to joining the core public administration, (excluding MD-MOF-04 and 05, MD-MSP-03)}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Use of the 130 days sick leave credits for special circumstances (excluding MD-MOF-04 and 05, MD-MSP-03)}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Exceptional leave with pay that exceeds five (5) accumulated days per year (excluding MD-MOF-04 and 05, MD-MSP-03)}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Special leave without pay (excluding MD-MOF-04 and 05, MD-MSP-03)}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Education leave, with or without an allowance, (excluding MD-MOF-04 and 05, MD-MSP-03),}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Extension of acting appointments beyond one year (excluding MD-MOF-04 and 05, MD-MSP-03),}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Increases in salary up to 10% of the salary maximum for non-executives acting in executive positions,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{That duties of an executive's second position for which salary comes from the Consolidated Revenue Fund does not impair an executive's effectiveness in his/her regular position,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Performance awards for executives,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Performance Management Program letter of attestation, and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Executive career transition agreements negotiated with an executive.}\par }}{\pard \fs24\ql\b 6.3 Monitoring and reporting requirements\fs24\b0 \par\par} \pard \sa60 \pard \ql \sb100\sa100 {6.3.1 Within departments}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {Consistent with the policy requirements above, deputy heads are responsible for monitoring adherence to this policy and its directives within their department.}\par \pard\ql 6.3.2 By departments\par \pard\pard \sa60 \ql 6.3.2.1 In addition to parliamentary reporting required for the {\i Estimates and Departmental Performance Reports} (DPR), and any other reporting requirements, as required by legislation, departments are required to provide to PSHRMAC:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Classification decisions, including changes to titles, relating to EX-04 and EX-05 positions within 60 days of such actions being taken,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Annual reports on PMP,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{A copy of all career transition agreements signed by both parties, and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Annual special deployment utilization.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {6.3.2.2 In addition to the above, departments are required to:}\par \pard\ql 6.3.2.2 In addition to the above, departments are required to:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Enter classification decision data in the Position Classification Information System (PCIS) as soon as classification decisions are authorized, and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Ensure the proactive disclosure of information about the reclassification of encumbered positions.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {6.3.2.3 Based on analysis of the above-noted information and information available from other sources found in various corporate electronic systems and risk analysis, PSHRMAC can require departments to provide additional information for the purposes of assessing compliance and evaluating management practice.}\par \pard\ql 6.3.2.4 All the above information and its analysis can be included in the Management Accountability Framework (MAF) process.\par \pard\par\ql 6.3.3 By PSHRMAC\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Monitoring ongoing departmental compliance with this policy and its directives,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Reviewing and analyzing departmental monitoring reports relevant to this policy and directives to assess the manner in which classification decisions are made and the effectiveness of the {\i Executive Group Position Evaluation Plan,}}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Analyzing Scorecard results and providing feedback or direction for improvement, and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Reviewing the policy and its associated directives, and their effectiveness at the five-year mark of implementation of the policy.
French: Énoncé de la politique\fs24\b0 \par\par} {\pard \fs24\ql\b 5.1 Objectif\fs24\b0 \par\par} \ql La présente politique vise à assurer l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux grâce aux éléments suivants :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Élaboration des structures organisationnelles appropriées pour atteindre les résultats ministériels;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Recrutement et maintien en poste des cadres supérieurs compétents et chevronnés;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Gestion du rendement des cadres supérieurs;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Reconnaissance et valorisation de la contribution des cadres supérieurs et, soutien en regard à leurs aspirations et à leur potentiel;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Facilitation pour la transition dans la carrière.}\par }}{\pard \fs24\ql\b 5.2 Résultats attendus\fs24\b0 \par\par} \ql Voici les résultats attendus de la présente politique :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Ministères avec une structure organisationnelle conçue pour assurer l'efficience, l'efficacité, la viabilité financière et, alignés sur l'exécution de leurs mandats;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Valeur relative du travail établie de façon fiable dans l'ensemble de l'administration publique centrale;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Ministères capables d'attirer et de maintenir en poste des cadres supérieurs compétents et chevronnés;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Rémunération, gestion du rendement des cadres supérieurs et transition de carrière gérées de façon équitable, fiable, transparente et conforme à la présente politique et aux directives connexes;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Cadres supérieurs bien informés de ce qui est attendu d'eux grâce à l'établissement d'ententes de rendement et, leur rendement est géré dans le but d'atteindre les mandats ministériels;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Gestion des transitions dans la carrière des cadres supérieurs effectuée selon une approche fiable dans la réponse aux questions de ressources humaines.}\par }}{\par\pard \fs36\ql\b 6. Exigences de la politique\fs24\b0 \par\par} {\pard \fs24\ql\b 6.1 Administrateur général (responsabilité)\fs24\b0 \par\par} \ql Le cas échéant, conformément à l'annexe A (Tableau d'application), l'administrateur général est responsable :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{De définir la structure organisationnelle ministérielle et les exigences de la dotation au niveau de la direction par une planification continue des ressources humaines;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{De gérer les questions relatives à la conception de l'organisation et le programme de classification quant au groupe EX;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{De consulter l'AGRHFPC pour déterminer toute nouvelle allocation ministérielle de postes EX-04 et EX-05, pour développer une proposition visant à majorer l'allocation ministérielle de postes EX-04 et EX-05, et dès le début et tout au long d'un processus de transition de carrière qui pourrait entraîner le départ d'un cadre supérieur de l'administration publique centrale;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Lorsque de tels programmes existent, de répertorier les bassins de postes permutants ou les programmes de perfectionnement pour lesquels une rémunération d'intérim ne peut être accordée et informer les cadres supérieurs des particularités de ces programmes;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{D'obtenir l'approbation de l'AGRHFPC afin d'augmenter le quota de mutations spéciales lorsque des situations exceptionnelles le justifient;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{D'établir des comités ou mécanismes d'examen pour s'assurer que l'évaluation du rendement des cadres supérieurs du ministère est équitable et fiable;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{De définir le processus de transition de carrière pertinent et aviser officiellement les cadres supérieurs de leur statut;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{D'informer les cadres supérieurs de la présente politique;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{D'assurer la mise en place des stratégies, de l'expertise, de la capacité de production et des processus de gouvernance requis pour la mise en oeuvre de la présente politique et des directives connexes;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{De demander au Conseil du Trésor l'autorisation d'outrepasser les pouvoirs énoncés dans la présente politique et les directives connexes, si des situations exceptionnelles le justifient.}\par }}{\pard \fs24\ql\b 6.2 Administrateur général (pouvoir)\fs24\b0 \par\par} \ql Le cas échéant, en vertu de l'annexe A, l'administrateur général a le pouvoir d'autoriser les éléments suivants; sans toutefois pouvoir sous- déléguer les pouvoirs suivants :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Classification des postes EX-01 à EX-05, sauf en ce qui concerne les mesures administratives de classification qui n'influent pas sur l'évaluation du poste ou ne modifient pas le rapport hiérarchique;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Mutation spéciale de cadres supérieurs;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Augmentation salariale de plus de cinq (5) pour cent du salaire à la nomination/nomination intérimaire (sont exclues les nominations/nominations intérimaires aux groupes MD-MOF-04 et 05, et MD-MSP-03);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Versement des sommes forfaitaires à la nomination (sont exclues les nominations ou nominations intérimaires aux groupes MD-MOF-04 et 05, et MD-MSP-03);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Versement des sommes forfaitaires à la nomination aux cadres supérieurs provenant de l'extérieur de la fonction publique, et payables au début de la deuxième année de l'affectation du cadre supérieur si les engagements convenus sont respectés (sont exclues les nominations aux groupes MD-MOF-04 et 05, et MD-MSP-03);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Maintien du rythme de l'accumulation des congés annuels dont jouissait le cadre supérieur avant de joindre l'administration publique centrale (sont exclus les groupes MD-MOF-04 et 05, et MD-MSP-03);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Utilisation des 130 jours de congé de maladie pour des situations spéciales (sont exclus les groupes MD-MOF-04 et 05, et MD-MSP-03);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Congé exceptionnel payé dépassant cinq (5) jours accumulés par année (sont exclus les groupes MD-MOF-04 et 05, et MD-MSP-03);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Congé spécial non payé (sont exclus les groupes MD-MOF-04 et 05, et MD-MSP-03);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Congé d'études, avec ou sans indemnité (sont exclus les groupes MD-MOF-04 et 05, et MD-MSP-03);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Prolongation des nominations au-delà d'un an (sont exclus les groupes MD-MOF-04 et 05, et MD-MSP-03);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Augmentation du salaire jusqu'à dix (10) pour cent du salaire maximum du cadre supérieur pour un non-cadre agissant à titre intérimaire dans un poste de cadre supérieur;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Détermination que les fonctions relatives à un deuxième poste d'un cadre supérieur, pour lequel le salaire provient du Trésor, ne nuisent pas à l'efficacité du cadre supérieur qui est dans son poste régulier;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Primes de rendement des cadres supérieurs;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Lettre d'attestation liée au Programme de gestion du rendement (PGR);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Ententes sur la transition des cadres supérieurs négociée avec le cadre supérieur intéressé.}\par }}{\pard \fs24\ql\b 6.3 Exigences en matière de surveillance et de rapport\fs24\b0 \par\par} \pard \sa60 \pard \ql \sb100\sa100 {6.3.1 Au sein des ministères}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {Conformément aux exigences susmentionnées de la politique, il est de la responsabilité des administrateurs généraux de s'assurer de la surveillance de la conformité aux exigences de la présente politique et des directives connexes dans leur ministère.}\par \pard\ql 6.3.2 Par les ministères\par \pard\pard \sa60 \ql 6.3.2.1 En plus du rapport parlementaire lié au {\i Budget principal des dépenses, des rapports ministériels sur le rendement} (RMR) et de tout autre rapport exigé en vertu d'une loi, il incombe aux ministères de fournir à l'AGRHFPC les éléments suivants :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Décisions en matière de classification, notamment les modifications des titres des postes d'EX-04 et d'EX-05, dans les soixante jours après qu'elles ont été prises;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Rapports annuels sur le PGR;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Copie de toutes les ententes de transition de carrière signées par les deux parties;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Relevé annuel sur le recours aux mutations spéciales.}\par }}\ql 6.3.2.2 Il incombe également aux ministères :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{De consigner les données liées aux décisions en matière de classification dans le Système d'information sur les postes et la classification (SIPC), dès que les décisions relatives à la classification sont autorisées;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{D'assurer la divulgation proactive de l'information sur la reclassification des postes comblés.}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {6.3.2.3 À partir de l'analyse de l'information susmentionnée et d'informations provenant d'autres systèmes électroniques ministériels ou d'une analyse des risques, l'AGRHFPC peut demander aux ministères de fournir des renseignements supplémentaires aux fins de l'évaluation de la conformité et des pratiques de gestion.}\par \pard\ql 6.3.2.4 Toutes ces informations et analyses peuvent être intégrées au processus du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG).\par \pard\par\ql 6.3.3 Par l'AGRHFPC\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Surveiller le respect de la conformité à la présente politique et aux directives connexes dans les ministères;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Examiner et analyser les rapports ministériels sur la surveillance quant à la présente politique et aux directives connexes pour évaluer la façon dont les décisions en matière de classification sont prises et l'efficacité du {\i Plan d'évaluation des postes du groupe de la direction};}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Analyser les résultats des Cartes de pointage et offrir de la rétroaction ou des conseils aux fins d'amélioration;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Examiner la présente politique et les directives connexes et leur efficacité cinq ans après leur mise en oeuvre.