English: Duties Plans, organizes, directs, and coordinates the program and activities of the Supply Department in accordance with Treasury Board, Transport Canada and Canadian Coast Guard policy and directives: by requisitioning types and quantities of materiel to meet authorized allowances or specified requirements of provisions, general stores, spare parts, controllable items, uniforms and protective clothing, pharmaceutical and medical supplies, canteen and bonded stores; reviewing incoming Standing Offer Agreements and Purchase Orders and maintaining a central file of agreements for monthly/annual contracts; managing special and emergency requirements of all Departments by determining the best means of purchase, contacting Regional/District Superintendent Materiel Management, Supply and Services Canada and/or supplier by telephone, telex or letter to obtain cost and availability, etc., and ensuring that materiel is received within the deadline required; maintaining commitment control records for materiel requisitioned for stock and for non-stocked items; expediting overdue deliveries; ensuring that proper receipt, identification and inspection is carried out for all incoming materiel; ensuring the proper stowage, care, preservation and security of materiel stocked in central stores or in use by the Supply Department; ensuring that materiel held in stock is properly identified, catalogued and incorporated in the centralized cataloguing files; maintaining manual or automated inventory management records for up to seven thousand line items; controlling the issue and receipt of all materiel held in stock internally within the ship; evaluating usage history in conjunction with user departments to confirm or revise stock levels, lead time and/or shelf life; evaluating the needs to add new items to stock in consultation with user departments on board; reviewing stock replenishment requisitions with user departments to ensure the items are in current use, that quantities ordered are realistic, that all pertinent information is contained in each requisition and that non-stock materials are non-repetitive; carrying out periodic stocktaking’s of materiel held in stock, investigating discrepancies, adjusting the stock records and preparing the supporting documentation; reviewing materiel held in stock and in use by the Supply Department frequently and on a regular basis to identify items surplus to requirements; administering and coordinating the disposal of all surplus and obsolete materiel on board; preparing and submitting write-off documents for materiel damaged, lost or destroyed while held in stock; maintaining custody and control, dispensing and accounting for pharmaceutical and medical supplies and related items;
French: Fonctions Planifier, organiser, diriger, contrôler et coordonner le programme et les activités du service de l'approvisionnement, conformément à la politique et aux directives du Conseil du Trésor, de Transports Canada et de la Garde côtière canadienne, c'est-à-dire: obtenir les catégories et quantités nécessaires de matériel pour atteindre les barèmes autorisés ou combler les besoins précis en vivres, en matériel général, en pièces de rechange, en articles contrôlables, en uniformes et tenues de protection, en fournitures pharmaceutiques et médicales, et en marchandises pour la cantine et en marchandises en douane; examiner les accords d'offres permanentes et les commandes d'achat; tenir un fichier central des ententes relatives aux contrats mensuels et annuels; gérer les besoins particuliers et urgents de tous les services en établissant les meilleurs modes d'achat, en communiquant avec le surintendant de la région ou du district, Gestion du matériel, Approvisionnements et Services Canada ou le fournisseur, par téléphone, télex ou lettre pour se renseigner sur les coûts et la disponibilité, etc., et veiller à ce que le matériel soit expédié dans les délais nécessaires; tenir des dossiers de contrôle des engagements à l'égard des articles stockés et non stockés demandés pour le service de l'approvisionnement; prendre des mesures pour accélérer la livraison des commandes en retard; veiller à ce qu'on se conforme à des procédures appropriées de réception, d'identification et d'inspection à l'égard du matériel reçu; veiller à l'arrimage, à l'entretien, à la protection et à la sécurité appropriés du matériel en stock au magasin central ou utilisé par le service de l'approvisionnement; veiller à ce que le matériel en stock soit bien identifié, catalogué et intégré aux fichiers de catalogage centraux; tenir des dossiers de gestion manuels ou automatisés pour jusqu'à sept mille articles stockés; contrôler la sortie et la réception de tout le matériel en stock sur le navire; évaluer les antécédents d'utilisation en collaboration avec les services utilisateurs pour confirmer ou réviser les niveaux de stocks, les délais de suite et/ou la durée limite; évaluer le besoin d'ajouter de nouveaux articles aux stocks, en consultation avec les services utilisateurs à bord du navire; examiner les demandes de réapprovisionnement de stocks avec les services utilisateurs pour s'assurer que les articles sont d'usage courant, que les quantités commandées sont réalistes, que tous les renseignements pertinents figurent sur chaque commande et que les commandes de matériel non stocké ne font pas double emploi;