English: \par \pard{\pard \fs24\ql\b 6.2 Heads of government institutions or their delegates are responsible for:\fs24\b0 \par\par} \pard \ql \sb100\sa100 {{\b Exercising discretion}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.2.1 Exercising discretion under the {\i Privacy Act} in a fair, reasonable and impartial manner with respect to decisions made in the processing of requests and the resolution of complaints pursuant to the Act, subject to the conditions set out in the Regulations.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Privacy awareness}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.2.2 Making employees of the government institution aware of policies, procedures and legal responsibilities under the Act.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Protecting the identity of the requestor}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.2.3 Ensuring that requestors' identities are protected and only disclosed when authorized by virtue of the Act and where there is a clear need to know in order to perform duties and functions related to the Act.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Processing requests}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.2.4 Directing employees of the government institution to provide accurate, timely and complete responses to requests made under the Act.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.2.5 Implementing written procedures and practices for the government institution to ensure that every reasonable effort is made to help requestors receive complete, accurate and timely responses.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.2.6 Establishing effective processes and systems to respond to requests for access to, and the correction of, personal information and to document deliberations and decisions made concerning requests received under the Act. }\par \pard\ql 6.2.7 Establishing procedures to ensure that:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{The requested personal information is reviewed to determine whether it is subject to the Act.
French: Cet avis doit être transmis suffisamment tôt pour permettre au commissaire d'examiner les enjeux et d'en discuter.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Utilisation du numéro d'assurance sociale}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.2.13 Assurer la conformité aux modalités et conditions particulières relatives à l'utilisation du numéro d'assurance sociale (NAS) et se conformer aux restrictions particulières relatives à sa collecte, son utilisation et sa divulgation.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.2.14 Assurer, dans la mesure applicable, la réalisation, la mise à jour et la publication des Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des ÉFVP « multi-institutionnelle ».}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Protocole de protection des renseignements personnels à des fins non administratives}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.2.15 Établir un protocole de protection des renseignements personnels au sein de l'institution fédérale pour la collecte, utilisation et la communication de renseignements personnels à des fins non administratives, notamment à des fins de recherche, de statistique, de vérification et d'évaluation.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Fichiers inconsultables}}\par \pard\ql 6.2.16 Consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au sujet de toute proposition de création ou de retrait d'un fichier inconsultable, et présenter une demande précise au président du Conseil du Trésor pour toute proposition à ce sujet.\par \pard{\pard \fs24\ql\b 6.3 Exigences en matière de surveillance et de rapports\fs24\b0 \par\par} \pard \ql \sb100\sa100 {{\b Au sein des institutions fédérales}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.3.1 Les responsables ou leurs délégués sont chargés de surveiller la conformité à la présente politique dans le cadre de l'administration de la{\i Loi sur la protection des renseignements personnels}.}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {{\b Par les institutions fédérales}}\par \pard\ql 6.3.2 En vertu de la Loi, le responsable ou ses délégués ont les responsabilités suivantes :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{préparer et déposer devant chaque chambre du Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{consigner des descriptions nouvelles ou modifiées pour les fichiers de renseignements personnels;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{fournir au Secrétariat du Conseil du Trésor les documents suivants : {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{un exemplaire du rapport annuel;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{une mise à jour de leur chapitre dans {\i Info Source}, y compris toutes propositions pour la constitution ou la modification de fichiers de renseignements personnels (FRPs);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{un rapport statistique sur l'administration de la {\i Loi sur la protection des renseignements personnels} au sein de l'institution.}\par }}}\par }}\pard \ql \sb100\sa100 {{\b À l'échelle du gouvernement}}\par \pard\pard \ql \sb100\sa100 {6.3.3 Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera la conformité à tous les aspects de la présente politique en analysant et en examinant les rapports publics requis en vertu de la {\i Loi sur la protection des renseignements personnels}et d'autres renseignements tel que les présentations au Conseil du Trésor, les rapports ministériels sur le rendement et les résultats des vérifications, des évaluations et des études, afin d'évaluer l'administration de la Loi par l'institution fédérale.