English: The MIS covers all WFAD, EDI, ERI, Alternative Delivery Initiatives (ADI), and other cases, as called for in applicable directives and policies.\par \pard{\par\pard \fs36\ql\b III PROGRAM MANAGEMENT\fs24\b0 \par\par} \ql While a good plan and structure are important to success, monitoring of actual implementation based on reliable and up-to-date information is essential to ensure that the program is on track and that corrective action can be taken on a timely basis if necessary.\par \pard{\pard \fs24\ql\b 3.0 Audit Objective\fs24\b0 \par\par} \ql The auditor's objective is to ensure that workforce reductions are being managed such that the assumptions on which planning and program implementation were based are tested through monitoring and reporting, and that corrective steps are initiated when necessary.\par \pard{\pard \fs24\ql\b 3.1 Audit Criteria\fs24\b0 \par\par} \sb120\sa120 {\b\fs20 3.1.1 Monitoring and reporting on workforce adjustment progress}\par\ql Workforce reduction results are reported regularly to senior management (Deputy Head) and discussed with a view to ensuring adequate progress or corrective action:\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{monitoring challenges the assumptions on which planning documents were based to maintain their validity and reliability;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{information in MIS databases is regularly compared to information in databases maintained by other departments (i.e. PSC and PWGSC);}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{the pace and degree of progress towards targets is tracked in terms of both dollar savings and FTEs giving careful consideration to the 12 month payback indicator;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{the number of cases where the salary budget of the responsibility centre has not diminished by the equivalent salary of the recipients of EDI or ERI or where positions of surplus employees have not been abolished are reported;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{reports are available and considered on the number of former public servants in receipt of lump sum payment under WFAD who have been appointed by the department during the period covered by such payments;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{reports are available and considered on the number of former public servants in receipt of lump sum payment under WFAD who have been subsequently accorded personal service contracts during the period covered by such payments; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{reports are available and considered on the success rates in terms of placement of affected and surplus employees, on the effectiveness of retraining programs, and on the impact of reduction on target groups' representation.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 3.1.2 Taking corrective action}\par\ql Corrective action is taken on a timely basis to ensure that targets will be achieved and employees' rights are respected.\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{plans and assumptions are revised when targets will not be achieved; where 12 month pay back cannot be achieved, a rationale or an analysis of intervening factors is provided;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{controls are placed on staffing, recruitment and contracting when these may be undermining redeployment of affected and surplus employees;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{directives are issued when policies may have been inadvertently violated;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{recovery is initiated where inappropriate payments have been made; and}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{managers are disciplined when policies have been knowingly violated.}\par }}{\par\pard \fs36\ql\b IV POLICY COMPLIANCE\fs24\b0 \par\par} \ql The changes to employment security provisions announced by the President of the Treasury Board on February 21, 1995, temporarily altered the 1991 Workforce Adjustment Directive.
French: Le SIG vise tous les cas qui se rattachent à la DRE, à la PDA, au PERA, à la diversification des modes d'exécution (DME) et tous les autres cas, selon les exigences des directives et des politiques qui s'appliquent.\par \pard{\par\pard \fs36\ql\b III GESTION DU PROGRAMME\fs24\b0 \par\par} \ql Si un bon plan et une bonne structure sont des éléments importants du succès, la surveillance de la mise en oeuvre réelle fondée sur des renseignements fiables et à jour est un élément essentiel qui veille à ce que le programme suive son cours et à ce que des mesures correctives puissent être prises rapidement au besoin.\par \pard{\pard \fs24\ql\b 3.0 Objectif de vérification\fs24\b0 \par\par} \ql L'objectif du vérificateur est de veiller à ce que les réductions des effectifs soient gérées de manière que les hypothèses ayant servi de fondement à la planification et à la mise en oeuvre du programme aient été mises à l'essai grâce à des activités de contrôle et de rapport et à ce que des mesures correctives soient prises au besoin.\par \pard{\pard \fs24\ql\b 3.1 Critères de vérification\fs24\b0 \par\par} \sb120\sa120 {\b\fs20 3.1.1 Surveiller l'évolution du réaménagement des effectifs et en faire rapport}\par\ql Les résultats de la réduction des effectifs sont signalés périodiquement à la haute direction (administrateur général) et font l'objet de discussions afin d'assurer l'évolution satisfaisante ou la prise de mesures correctives :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{la surveillance remet en question les hypothèses sur lesquelles ont été fondés les documents de planification, de sorte qu'elles demeurent valides et fiables,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{l'information dans la base de données du SIG est périodiquement comparée à celle des bases de données d'autres ministères (p. ex. la CFP et TPSGC),}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{le rythme et le degré d'évolution vers l'atteinte des objectifs sont suivis, c'est-à-dire les économies pécuniaires tout autant que les ETP, et tiennent rigoureusement compte de l'indicateur de récupération sur 12 mois,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{le nombre de cas où le budget salarial du centre de responsabilité n'a pas été réduit du salaire équivalent des bénéficiaires de la PDA ou du PERA ou le nombre de cas où les postes de fonctionnaires excédentaires n'ont pas été abolis sont signalés;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des rapports sur le nombre d'anciens fonctionnaires ayant reçu un paiement forfaitaire conformément à la DRE et qui sont nommés par le ministère au cours de la période visée par ces paiements sont publiés et examinés;}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des rapports sur le nombre d'anciens fonctionnaires ayant reçu un paiement forfaitaire conformément à la DRE et qui ont par la suite obtenu des marchés de services personnels au cours de la période visée par ces paiements sont publiés et examinés et}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des rapports sur le taux de succès en termes de placement des fonctionnaires touchés et excédentaires, sur l'efficacité des programmes de recyclage et sur l'incidence de la réduction sur la représentation des groupes désignés sont publiés et examinés.}\par }}\sb120\sa120 {\b\fs20 3.1.2 Prendre des mesures correctives}\par\ql Des mesures correctives sont prises rapidement de manière à assurer l'atteinte des objectifs et le respect des droits des fonctionnaires :\par \pard{\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les plans et les hypothèses sont révisés lorsque les objectifs ne pourront être atteints; s'il est impossible de respecter la période de récupération de 12 mois, un justificatif ou une analyse des facteurs qui entrent en ligne de compte est fourni,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des mesures de contrôle sont imposées sur les activités de dotation, de recrutement et d'impartition si ces dernières semblent miner les efforts de mutation des fonctionnaires touchés et excédentaires,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des directives sont publiées dans les cas de dérogation involontaire aux politiques,}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{des mesures de recouvrement sont prises lorsque des paiements non appropriés ont été versés et}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{les gestionnaires sont réprimandés lorsqu'ils dérogent sciemment aux politiques.}\par }}{\par\pard \fs36\ql\b IV CONFORMITÉ À LA POLITIQUE\fs24\b0 \par\par} \ql Les changements apportés aux dispositions relatives à la sécurité d'emploi que le président du Conseil du Trésor a annoncés le 21 février 1995 ont provisoirement modifié la Directive de 1991 sur le réaménagement des effectifs.