English: Directives and Guidelines\fs24\b0 \par\par} {\pard \fs24\ql\b 1.1 Directives\fs24\b0 \par\par} {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Departmental financial systems shall be designed, maintained, and operated so as to provide to Public Works and Government Services on a timely and accurate basis, the information required for the discharge of its Receiver General responsibilities relating to the Consolidated Revenue Fund and the accounts of Canada.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Departments shall establish and maintain adequate controls within their systems to ensure the completeness, accuracy, and authority of all financial information and of all other information that forms the basis for calculation of financial information or is used for management control and accountability.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Departments shall ensure that suitably qualified financial personnel are directly involved in all phases of development of financial administrative systems and in the definition of controls within program-related systems.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Departments are required to reconcile on a monthly basis the cash accounting information in its principal accounting system with the Central Accounts kept by the Receiver General for Canada.}\par }}{\pard \fs24\ql\b 1.2 Guidelines\fs24\b0 \par\par} {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Properly authorized journal vouchers or requisitions for payment by cheque, interdepartmental settlement advice, or other payment instrument should be forwarded promptly and directly to the appropriate office of Public Works and Government Services, thereby expediting the processing of transactions.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Where cost-effective, departmental systems should be integrated with each other and interface with Receiver General systems to avoid duplication of effort and to ensure the completeness and consistency of all data reported.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Departmental financial systems should be designed to permit the periodic entry and reporting of information on undischarged commitments so that officers exercising financial signing authorities may know the amounts of undischarged commitments and free balances for each appropriation and allotment.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Departmental financial systems should be designed to provide timely, accurate, and meaningful information on the activity elements involved in carrying out departmental programs.
French: Directives et lignes directrices\fs24\b0 \par\par} {\pard \fs24\ql\b 1.1 Directives\fs24\b0 \par\par} {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les systèmes financiers des ministères doivent être conçus, tenus à jour et exploités de manière à fournir à temps les renseignements exacts dont a besoin Travaux publics et Services gouvernementaux pour remplir ses obligations de receveur général concernant le Trésor et les comptes du Canada.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les ministères doivent établir et tenir à jour dans leurs systèmes des contrôles adéquats afin d'assurer l'intégralité, l'exactitude et la pertinence de toutes les données financières et autres données qui sont utilisées dans le calcul des renseignements financiers, pour le contrôle de gestion ou aux fins d'imputabilité.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les ministères doivent s'assurer qu'un personnel financier compétent participe directement à toutes les étapes d'élaboration des systèmes d'administration financière et des contrôles dans les systèmes.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les ministères doivent faire, sur une base mensuelle, le rapprochement des informations relatives à la comptabilité de caisse de leur système comptable principal avec les comptes centraux maintenus par le receveur général du Canada.}\par }}{\pard \fs24\ql\b 1.2 Lignes directrices\fs24\b0 \par\par} {\pard{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les documents convenablement autorisés comme les demandes de paiement par chèque, les avis de règlement interministériel ou autres instruments de paiement devraient être envoyés rapidement et directement au bureau compétent de Travaux publics et Services gouvernementaux accélérant ainsi le traitement des opérations financières.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Quand les avantages en valent le coût, les systèmes d'un ministère devraient être intégrés les uns aux autres et aux systèmes du receveur général afin d'éviter le double emploi et de faire en sorte que toutes les données présentées soient complètes et uniformes.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les systèmes financiers des ministères devraient être conçus de façon à enregistrer et à fournir périodiquement des informations sur les engagements non remplis, afin que les agents autorisés à signer des documents financiers puissent connaître la somme des engagements non remplis et les soldes disponibles pour chaque crédit et affectation.}\par }{\pard\plain{\listtext\pard\plain}\ls0\li720\ri0\lin720\rin0\fi-360{Les systèmes financiers des ministères devraient être conçus de façon à fournir périodiquement des informations exactes significatives et à jour sur les coûts des éléments d'activité engagés dans l'exécution des programmes ministériels.