natgillin/translations-raw huggingface dataset:
For a number of years, the DPOs have met at regular intervals in order to share common experiences and discuss horizontal issues. is informal network has proved productive in terms of collaboration and has led to the adoption of certain internal background papers.
Uppgiftsskyddsombuden har i flera år träffats med jämna mellanrum för att utbyta erfarenheter och diskutera övergripande frågor. Detta informella nätverk har visat sig vara fruktbart för samarbetet och har lett till att vissa interna bakgrundsdokument har antagits.
Prior checking is the main tool of supervision, since it allows a systematic approach. e EDPS has other instruments at his disposal such as the handling of complaints.
Förhandskontrollen är det viktigaste verktyget inom tillsynsarbetet eftersom den möjliggör ett systematiskt tillvägagångssätt. Europeiska datatillsynsmannen förfogar över andra instrument, t.ex. handläggning av klagomål.
e EDPS has attended a part of each of the meetings held between the DPOs themselves in March (EDPS Office, Brussels), July (Court of Auditors, Luxembourg) and October (European Ombudsman, Strasbourg). ese meetings were good occasions for the EDPS to update the DPOs on his work and to discuss issues of common interest. e EDPS used this forum to explain and discuss the procedure for prior checks and some of the main concepts of the regulation relevant in the priorchecking procedure (e.g. controller, processing operations).
Europeiska datatillsynsmannen har hittills inte använt sig av de befogenheter den fått att beordra, varna eller förbjuda. Det har räckt med att myndigheten framfört sin uppfattning (vid förhandskontroll och klagomål) som rekommendationer.
It also afforded the EDPS the opportunity to outline the progress made in dealing with priorchecking cases and to give details on some of the findings resulting from priorchecking work (see below 2.3.). is collaboration between the EDPS and the DPOs has thus continued to develop in a very positive manner.
De registeransvariga har följt dessa rekommendationer eller förklarat att de avser att göra det och de har med varierande tidsutdräkt vidtagit nödvändiga åtgärder.
e EDPS presented his position paper entitled ‘Public access to documents and data protection’,
Datatillsynsmannens avdelningar har gett vägledning för uppföljningen av rekommendationerna.
As regards the powers vested in the EDPS, no order, warning or ban has been issued so far.
Europeiska datatillsynsmannen har deltagit under en del av mötena mellan uppgiftsskyddsombuden i mars (datatillsynsmannens sekretariat i Bryssel), juli (revisionsrätten i Luxemburg) och oktober (Europeiska ombudsmannen i Strasbourg).
To date, it has been sufficient for the EDPS to express his views (in prior checks as well as on complaints) in the form of recommendations.
Dessa möten erbjöd goda möjligheter för datatillsynsmannen att lämna aktuell information om sitt arbete till uppgiftsskyddsombuden och diskutera gemensamma angelägenheter.
Controllers have implemented those recommendations or expressed the intention of doing so and are taking the necessary steps. e promptness of the responses differs from one case to another. e services of the EDPS have provided guidance for the follow-up of the recommendations.
Datatillsynsmannen tog vara på tillfället att förklara och diskutera förfarandet för förhandskontroll och vissa av de huvudbegrepp i förordningen som är relevanta för förhandskontrollförfarandet (t.ex. registeransvarig, behandlingar).
ANNUAL REPORT 2005 this being a topic often confronted by DPOs in their work.
Årsrapport 2005 att underrätta myndigheten om vissa behandlingar som bör förhandskontrolleras.
tified more adequately of personal data processing within their institution or body and, where appropriate, notify the EDPS of any processing operations which entail specific risks for the people concerned and which therefore need to be prior checked.
Europeiska datatillsynsmannen lade fram sitt ståndpunktsdokument om allmänhetens tillgång till handlingar och skyddet av uppgifter, Public access to documents and data protection, ett problemområde som uppgiftsskyddsombuden ofta stöter på i sitt arbete.
General principle: Article 27(1)
2.3.1 Rättslig grund
— identifying the ‘ideal’ profile for the DPO in Community institutions or bodies;
— fastställa ”idealprofilen” för uppgiftsskyddsombud vid gemenskapens institutioner eller organ,
— setting some minimum standards as regards their position within the Community institutions or bodies;
— fastställa vissa miniminormer vad gäller ombudens ställning inom gemenskapens institutioner eller organ,
— detailing good practices for carrying out their duties and identifying potential criteria for evaluating their work.
— närmare beskriva god praxis i ombudens åligganden och fastställa möjliga kriterier för utvärdering av deras arbete.
is document largely inspired the EDPS’s position paper.
Detta dokument har i hög grad givit impulser till Europeiska datatillsynsmannens ståndpunktsdokument.
Article 27(1) of the regulation provides that all ‘processing operations likely to present specific risks to the rights and freedoms of data subjects by virtue of their nature, their scope or their purposes’ are to be subject to prior checking by the EDPS.
Enligt artikel 27.1 i förordningen skall ”behandlingar som kan innebära särskilda risker för de registrerades fri- och rättigheter på grund av sin beskaffenhet, sin räckvidd eller sina ändamål” förhandskontrolleras av Europeiska datatillsynsmannen.
Article 27(2) of the regulation contains a list of processing operations that are likely to present such risks. is list is not exhaustive.
Artikel 27.2 i förordningen innehåller en förteckning över behandlingar som kan medföra sådana risker.
Other cases not mentioned in the list could pose specific risks to the rights and freedoms of data subjects and hence justify prior checking by the EDPS.
Förteckningen är inte uttömmande.
For example, any personal data-processing operation that touches upon the principle of confidentiality, as set by Article 36, implies specific risks that justify prior checking by the EDPS.
Andra fall, som inte nämns i förteckningen, kan innebära särskilda risker för registrerades fri- och rättigheter och därför motivera förhandskontroll från datatillsynsmannens sida.
Cases listed in Article 27(2)
Fall som förtecknas i artikel 27.2
In his position paper, sent to the heads of the EU administration, the EDPS underlines the key role of the DPO as a strategic partner in ensuring compliance with the regulation. e EDPS:
Europeiska datatillsynsmannen framhåller i sitt ståndpunktsdokument som delgivits EU-adminis-trationens chefer att uppgiftsskyddsombuden spelar en central roll som strategisk partner när det gäller att sörja för att förordningen efterlevs. Datatillsynsmannen
Article 27(2) lists a number of processing operations that are likely to present specific risks to the rights and freedoms of data subjects.
I artikel 27.2 förtecknas ett antal behandlingar som kan innebära särskilda risker för de registrerades fri- och rättigheter.
— explains how compliance with data protection in the institutions and bodies must be ensured at different levels in which the DPO, the institution or body and the EDPS all have a role to play;
— förklarar att uppgiftsskyddet vid institutionerna och organen måste säkerställas på olika nivåer, där uppgiftsskyddsombudet, institutionen eller organet och datatillsynsmannen alla har en uppgift,
— gives guidance as to how the DPOs can best perform their tasks in an independent manner;
— ger vägledning om hur uppgiftsskyddsombuden bäst fullgör sina uppgifter på ett oberoende sätt,
— examines the main functions of the DPOs, which include monitoring of compliance with the regulation, receiving notifications, keeping a register open for public consultation, giving advice and raising data protection awareness within the institution or body itself, and notifying the EDPS of certain processing operations for prior checking.
— utreder uppgiftsskyddsombudens huvudfunktioner, bl.a. att övervaka att förordningen följs, ta emot meddelanden, föra ett register som står öppet för allmänheten samt, stå för att rådgivning och insatser för att öka medvetenheten om uppgiftsskydd inom institutionen eller organet och a) Behandling av uppgifter som rör hälsa samt behandlingar av uppgifter som rör misstankar om brott, brott, brottmålsdomar eller säkerhetsåtgärder.
(a) Processing of data relating to health and to suspected offences, offences, criminal convictions or security measures. ese categories are of a sensitive nature and deserve more attention due to the fact that they fall amongst the special categories of data according to Article 10 of the regulation. e EDPS has specified this criterion in the sense that, if the data relating to health or offences, etc. are the result of a processing operation before going into a filing system, it is the previous operation and not the filing system itself that is the object of prior checking. is is the case for personal files in the institutions and bodies.
Dessa kategorier är känsliga och kräver större omsorg eftersom de ingår i de särskilda kategorierna av uppgifter enligt artikel 10 i förordningen.
Another distinction to be made is that security measures (sûreté in French) are not measures related to security of buildings, for example, but measures adopted in the framework of legal proceedings.
Europeiska datatillsynsmannen har preciserat detta kriterium i så måtto att om uppgifter som rör hälsa eller brott osv. är följden av en behandling som äger rum innan de förs in i ett register, är det den föregående behandlingen och inte registret som skall förhandskontrolleras. Så är fallet när det gäller personalakter vid institutionerna och
Should the EDPS make a request for further information, the period of two months is usually suspended until the EDPS has obtained the relevant information.
Dessa ärenden, tillsammans med samråden, har varit mycket viktiga för att klargöra kriterierna för förhandskontroll.
(b) Processing operations intended to evaluate personal aspects relating to the data subject, including his or her ability, efficiency and conduct. e criterion is based on the purpose of the processing and not on the mere gathering of evaluation data if there is no purpose of further evaluation of the individual (here too, the previous processing of the evaluation is in itself subject to prior checking).
Frist, uppskov, förlängning b) Behandling där syftet är att bedöma den registrerades personlighet, t.ex. hans kompetens, prestationsförmåga eller uppträdande. Kriteriet grundas på behandlingens syfte och inte på insamlandet av utvärderingsuppgifter som sådant, om det inte syftar till ytterligare utvärdering av den enskilde (även här är det den behandling som föregår utvärderingen som skall omfattas av förhandskontroll).
If the complexity of the matter so requires, the initial two-month period may also be extended for a further two months by decision of the EDPS, which must be notified to the controller prior to the expiry of the initial two month period.
Europeiska datatillsynsmannen skall avge sitt yttrande inom två månader efter det att meddelandet mottagits.
If no decision has been delivered at the end of the two-month period or extension thereof, the opinion of the EDPS is deemed to be favourable.
Om datatillsynsmannen begär ytterligare information, upphör tvåmånadersperioden normalt tillfälligt att löpa i avvaktan på att datatillsynsmannen erhåller relevant information.
Article 27(5) of the regulation provides that the EDPS must keep a register of all processing operations of which he has been notified for prior checking. is register must contain the information referred to in Article 25 and be open to public inspection.
I artikel 27.5 i förordningen föreskrivs det att den europeiska datatillsynsmannen skall föra ett register över alla de behandlingar som har anmälts till honom eller henne för förhandskontroll. Registret skall innehålla de upplysningar som anges i artikel 25 och vara tillgängligt för allmänheten.
(d) Processing operations for the purpose of excluding individuals from a right, benefit or contract. is criterion applies typically to debarment systems and may overlap partially with evaluation systems.
d) Behandling som syftar till att enskilda personer skall utestängas från att utöva en rättighet, eller åtnjuta en förmån eller ett avtal. Detta kriterium gäller i typiska fall system för rättighetsförlust och kan delvis överlappa utvärderingssystem.
Procedure e basis for such a register is the notification form developed in 2004.
Till grund för registret ligger det formulär för meddelande som utformades 2004.
In 2005, the prior-check notification form to be filled in by DPOs and sent to the EDPS was improved upon, both in terms of content, by adding some more relevant elements, and in terms of format, allowing an easy interface with internal notification forms sent to DPOs, namely with the format used by the Commission and those other institutions and bodies that follow it.
Under 2005 förbättrades detta formulär för meddelande om förhandskontroll, som skall fyllas i av uppgiftsskyddsombuden, både vad gäller innehållet genom tillägg av vissa relevanta uppgifter, och i fråga om formatet, som ansluter sig till de interna meddelandeformulär som skickas till uppgiftsskyddsombuden, dvs. det format som används av kommissionen och vissa andra institutioner och organ.
Prior checks must be carried out by the EDPS following receipt of a notification from the DPO.
Förhandskontrollerna skall utföras av den europeiska datatillsynsmannen efter meddelande från uppgiftsskyddsombudet.
Experience has demonstrated that more information than foreseen in Article 27(5), by reference to Article 25, is needed to have a good factual and legal basis to analyse processing operations.
Uppgiftsskyddsombudet får samråda med europeiska datatillsynsmannen i ärendet, när behovet av förhandskontroll är tveksamt (artikel 27.3).
To that effect, new fields of information have been added to the form. e need to request further information is thus avoided as much as possible.
Detta samrådsförfarande har varit ett grundläggande verktyg vid utarbetandet av de ovannämnda kriterierna för
Should the DPO have any doubts as to the need for prior checking, he or she may also consult the EDPS on the case (Article 27(3)). is consultation procedure has been a fundamental tool in developing the criteria of interpretation of Article 27(1) and (2), mentioned above.
Erfarenheterna visar att det behövs mer information än vad som genom hänvisning till artikel 25 föreskrivs i artikel 27.5, om man skall få en god saklig och rättslig grund för att analysera olika behandlingar.
In any event, those cases, together with consultations, have been of great importance in clarifying the criteria for prior checking.
Därför har fler uppgifter att ange lagts till i formu-
A workflow system is in place to make sure that all recommendations in a particular case are followed up and, where applicable, that all enforcement decisions are complied with (see paragraph 2.3.7.)
behov lämnas rekommendationer för att se till att bestämmelserna i förordningen följs. I slutsatserna har datatillsynsmannen hittills förklarat att behandlingen inte tycks strida mot bestämmelserna i förordningen, om de lämnade rekommendationerna beaktas.
Once the EDPS has delivered his opinion, the reference to the opinion, the case number and possible follow-up measures to be taken (with the same restrictions as mentioned above) are added to the register.
När datatillsynsmannen har avgivit sitt yttrande läggs hänvisningen till yttrandet, ärendenummer och eventuella uppföljningsåtgärder som skall vidtas (med samma begränsningar som nämns ovan) till i registret.
Later on, the changes made by the controller in the light of the EDPS opinion are also given in summary form.
Senare sammanfattas även de ändringar som införs av den registeransvarige med tanke på datatillsynsmannens yttrande.
In this way, two goals are achieved.
Genom detta uppnås två mål.
On the one hand, the information on a given processing operation is kept up to date and, on the other, the transparency principle is complied with.
Dels uppdateras informationen om en viss behandling, dels iakttas öppenhetsprincipen.
e register will be available online with the second phase of the website and both the notifications and the opinions issued will then be accessible.
Registret kommer att finnas tillgängligt online i och med den andra fasen av webbplatsen och det blir då möjligt att ta del både av de anmälningar och de yttranden som utfärdats.
Meanwhile, most opinions are posted on the website, including follow-up notes added when recommendations are implemented by the controllers.
Fram till dess publiceras på webbplatsen de flesta yttrandena samt de uppföljningsnoter som läggs till när de registeransvariga genomför rekommendationerna.
e regulation came into force on 1 February 2001.
Förordning (EG) 45/2001 trädde i kraft den 1 februari 2001.
Article 50 provides that Community institutions and bodies are to ensure that processing operations already under way on the date the regulation entered into force are brought into conformity with the regulation within one year of that date (i.e. by 1 February 2002). e appointment of the EDPS and the Assistant EDPS entered into effect on 17 January 2004.
I artikel 50 föreskrivs det att gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen skall säkerställa att behandling som redan pågår när förordningen träder i kraft uppfyller kraven i förordningen inom ett år efter ikraftträdandet (dvs. senast den 1 februari 2002). Utnämningen av den europeiska datatillsynsmannen och den biträdande europeiska datatillsynsmannen fick verkan den 17 januari 2004.
Pursuant to Article 27(4) of the regulation, the final position of the EDPS takes the form of an opinion, to be notified to the controller of the processing operation and to the DPO of the institution or body concerned.
Enligt artikel 27.4 i förordningen skall den europeiska datatillsynsmannens slutliga ståndpunkt ha formen av ett yttrande som skall meddelas den registeransvarige och uppgiftsskyddsombudet vid institutionen eller organet i fråga.
Opinions are structured as follows: a description of proceedings; a summary of the facts; a legal analysis; conclusions.
Yttrandena är strukturerade enligt följande: En beskrivning av förfarandena, en sammanfattning av fakta, en rättslig analys och slutsatserna.
Prior checks concern not only operations not yet in progress (‘proper’ prior checks), but also processing operations that started before 17 January 2004 or before the regulation came into force (ex-post prior checks).
Förhandskontrollerna gäller inte bara behandlingar som ännu inte inletts (”äkta” förhandskontroller) utan även behandlingar som inleddes före den 17 januari 2004 eller innan förordningen trädde i kraft (förhandskontroll som genomförs i efterhand).
In such situations, an Article 27 check could not be ‘prior’ in the strict sense of the word, but must be dealt with on an ex post basis.
I sådana fall kan en kontroll enligt artikel 27 inte vara någon förhandskontroll i egentlig mening, utan måste ske i efterhand.
With this pragmatic approach, the EDPS makes sure that Article 50 of the regulation is complied with in the area of processing operations that present specific risks.
Genom detta pragmatiska tillvägagångssätt säkerställer datatillsynsmannen att artikel 50 i förordningen iakttas i fråga om behandlingar som innebär särskilda risker.
e legal analysis starts with an examination of whether the case actually qualifies for prior checking.
Den rättsliga analysen börjar med en granskning av huruvida ärendet faktiskt kvalificerar sig för förhandskontroll.
As mentioned above, if the case does not fall within the scope of the cases listed in Article 27(2), the EDPS will assess the specific risk to rights and freedoms of the data subject.
Som nämns ovan kommer Europeiska datatillsynsmannen, om ärendet inte omfattas av de fall som förtecknas i artikel 27.2, att bedöma de risker som föreligger när det gäller den registrerades fri- och rättigheter.
Once the case qualifies for prior checking, the core of the legal analysis is an examination of whether the processing operation complies with the relevant provisions of the regulation.
Om fallet kvalificerar för förhandskontroll, utgörs kärnan i den rättsliga analysen av en granskning av hur behandlingen överensstämmer med relevanta bestämmelser i förordningen.
To allow for the most efficient use of the human resources available, the EDPS prioritised the work on ex post priorchecking cases. In September 2004, by examining the inventory of cases which have to be submitted by the institutions and bodies to the EDPS, three major priorities were established:
För att kunna ta hand om icke behandlade ärenden som kan förmodas bli föremål för en förhandskontroll, uppmanade datatillsynsmannen uppgiftsskyddsombuden att analysera situationen inom sina respektive institutioner när det gäller behandlingar
Opinions on priorchecking cases issued in 2005
Domstolen 6 förhandskontrollärenden
Most institutions and bodies have notified processing operations likely to present specific risks.
Efter att ha tagit emot bidragen från alla uppgiftsskyddsombud gjorde datatillsynsmannen 2004 en inventering av ärenden som omfattas av förhandskontroller.
Whilst updating their inventory of priorchecking cases (in November 2005), the institutions and bodies have had the occasion to analyse in which area notifications are progressing well or are missing.
Denna inventering förfinades ytterligare 2005.
Analysis by category
Parlamentet 2 förhandskontrollärenden
Court of Auditors European Commission Committee of Regions Council European Central Bank European Court of Justice European Economic and Social Committee European Investment Bank Parliament OHIM (2)
2 förhandskontrollärenden
Category 1 (medical files) 9 priorchecking cases Category 2 (staff appraisal) 19 priorchecking cases Category 3 (disciplinary procedures) 6 priorchecking cases Category 4 (social services) none Category 5 (e-monitoring) none
För att de tillgängliga personalresurserna skulle användas så effektivt som möjligt, prioriterade datatillsynsmannen arbetet med ärenden för förhandskontroll som granskas i efterhand.
e major category theme remains Category 2, relating to the evaluation of staff (56 % of cases; 19 files out of the 34). e appraisal concerns all staff members of the European Community, including officials, temporary agents and contractual agents.
Europeiska datatillsynsmannen lade till följande två nya prioriteringar i sin begäran om en uppdaterad inventering vid institutionerna och organen i november 2005:
e purpose of evaluation is relevant in a broader sense in that it relates not only to the appraisal itself (for example, Case 2005-218 about the career development review (CDR) system), but also to all processing operations including data which contributed to the evaluation of the data subject in a specific framework (such as the evaluation of the freelance contractors).
Dessa prioriteringskriterier gäller endast ärenden som kontrolleras i efterhand, eftersom ärenden som omfattas av egentlig förhandskontroll måste behandlas innan behandlingen genomförs enligt institutionens eller organets planer.
In addition to these 34 priorchecking cases on which an opinion has been issued, the EDPS has also dealt with eight cases which were found to not be subject to prior checking: two notifications came from the Court of Justice, two from the European Investment Bank, two from the European Ombudsman, one from the Committee of the Regions and one from the Commission.
Utöver dessa 34 förhandskontrollärenden, om vilka yttrande har avgetts, har Europeiska datatillsynsmannen också behandlat åtta ärenden som inte ansågs omfattas av förhandskontroll – två av anmälningarna om dessa kom från domstolen, två från Europeiska investeringsbanken, två från Europeiska ombudsmannen, ett från Regionkommittén och ett från kommissionen.
Of these eight cases, five dealt with personal files of staff.
Av dessa åtta ärenden handlade fem om anställdas personalakter.