natgillin/translations-raw huggingface dataset:
In 1996 the Commission granted 50.000 ECUs to the NGO in San Sebastian, in order to pay for psychological assistance to victims of political violence in the Basque Region of Spain.This grant was to be paid fora period of 12 months, starting in September 1996, under the European Community’s Human Rights and Democratisation Programme.
Kommissionen hade begärt att organisationen skulle inlämna ekonomiskarapporter som omfattade den ursprungliga kontraktsperioden, så att denskulle kunna fastställa det exakta belopp som utnyttjats på ett legitimt sätt.En begäran om att de outnyttjade bidragsmedlen skulle återbetalas hadeockså gjorts.Kommissionen ansåg att detta var “god förvaltning av offentliga medel i enlighet med det tillämpliga förfarandet”.
At the end of the agreed period, in September 1997, the NGO submitted areport, and requested an extension for a period of six months.The requestwas also formally made by letter of December 1997.The Commission con-
I mars 1998 prövade kommissionen ärendet på nytt och tog därvid hänsyntill att dess ställningstagande skulle ha inneburit krav på återbetalning avett ansenligt belopp som redan hade utnyttjats av organisationen efterkontraktsperioden.Eftersom begäran om återbetalning skulle ha försattklaganden i en extrem situation och eftersom dessa belopp utnyttjats i
119 sidered that the request was not in accordance with the basis of the Programme since it had been made only after the initial contract hadexpired, and therefore did not accept it.
119 enlighet med projektets ursprungliga intentioner, omprövade kommisssionen sitt ställningstagande.Den beslutade att godta den ståndpunkt somorganisationen föreslog och underrättade den om sitt nya ställningsta-gande.Kommissionen bifogade i sitt svar ett formulär för tvistlösning varigenom den andra parten går med på att använda det utestående beloppetför ytterligare verksamhet i enlighet med de ursprungligen överenskomnavillkoren.
Moreover, the complainant informed the Commission that since the NGOresponsible was unaware of the exact date for the conclusion of the project,it had continued to carry out the established tasks (providing assistance tovictims of terrorism).It had therefore spent 1.989.020 PTA.during that extraperiod, which exceeded the amount which had not been spent (1.238.765PTA.).
Kommissionens förslag till tvistlösning var daterat i juli 1998 och omfattadeden period för vilken utgifterna skulle kunna ersättas till slutet av september1998.
THE INQUIRYThe Commission’s opinion
Klaganden uttryckte på organisationens vägnar i sina kommentarer tillkommissionens yttrande först sin tacksamhet över att ombudsmannen lösttvisten på ett tillfredsställande sätt.
The complaint was forwarded to the European Commission.Its commentswere in summary the following:
Klaganden påpekade också följande:
The Commission first explained the background of the case.It indicatedthat its negative decision followed prevailing rules of financial management.The request to extend the period of project validity had been received wellafter the end of the contract, and could not therefore be treated as a simplecontract amendment, because it would have involved a retroactive approvalof expenditure.
Dess förbindelser med kommissionen hade redan från början varit besvärliga, särskilt när det gällde att få information om hur projektet skullebedömas.Även om klaganden medgav att han saknade erfarenhet avgemenskapsfrågor, hade han alltid informerat kommissionen om arbetet.Innan organisationen (september 1997) skickade slutrapporten hade dendärför i februari överlämnat en arbetsrapport.Klaganden medgav också attorganisationen överskattat det arbete som skulle utföras under denursprungliga kontraktsperioden.
The Commission had asked the NGO to submit financial reports coveringthe specific period of the original contract, in order to determine the preciseamount legitimately spent.Also, a request had been made to return theunspent grant funds.The Commission considered this “to be sound management of public funds pursuant to the applicable procedure”.
Klaganden bad också ombudsmannen att denne, med tanke på de viktigasyftena med det projekt som höll på att utformas, skulle stödja organisationens ansökan om ett nytt kontrakt med kommissionen.Eftersom dennaaspekt inte ingått i det ursprungliga klagomålet och eftersom institutionendärför inte hade någon möjlighet att kommentera den, ansåg ombudsmannen att det inte var lämpligt att beakta denna nya aspekt.Dessutomhar Europeiska ombudsmannen enligt EG-fördraget endast befogenhet attundersöka eventuella fall av administrativa missförhållanden när det gällerden verksamhet som gemenskapens institutioner och organ bedriver.Detligger därför utanför ombudsmannens ansvarsområde att få till stånd enöverenskommelse med en gemenskapsinstitution om att stödja enansökan om ekonomiskt bidrag till ett särskilt projekt.
In March 1998, the Commission reviewed the file, taking into account thefact that its position would have implied seeking the reimbursement of aconsiderable sum which had been spent by the NGO beyond the contractual period.Since the request for reimbursement may have imposedextreme conditions for the complainant, and moreover since these amountshad been spent in pursuit of the objectives originally specified in the project request, the Commission reconsidered its position.It decided to acceptthe position being proposed by the NGO, and informed it of its new posi-tion.In its reply, the Commission attached a form of dispute settlementagreement whereby the other party accept to spend the outstandingamount on further activities in conformity with the initially agreed conditions.
I maj 1999 skrev klaganden på nytt till ombudsmannen och uppgav attorganisationen trots kommissionens försäkringar inte hade fått den slutligautbetalningen av bidraget.Efter att ha tagit kontakt med de ansvariga enheterna inom kommissionen fick ombudsmannen veta att en bankgirering tillklaganden redan skett.En kopia av bankens transaktioner vidarebefordrades till klaganden i juni 1999.
The Commission’s proposal to settle the matter was dated July 1998, andcovered the period for which expenditure could be considered to the end of September 1998.
På grundval av den information som klaganden lämnat och Europeiskakommissionens yttrande kom ombudsmannen fram till att Europeiska
In his observation on the Commission’s opinion, the complainant firstexpressed, on behalf of the NGO his gratitude for the Ombudsman’s satisfactory resolution of the matter.
ÅTERBETALNING AV ETT BIDRAG INOM SOKRATESPROGRAMMETBeslut i klagomål 968/98/ME mot Europeiska kommissionen
From the outset, their relations with the Commission had been difficult, particularly as regards the gathering of information concerning the examination of the project.Although the complainant recognised his lack of experience with Community matters, he had always informed the Commission ofthe work.Accordingly, before sending the final report (September 1997),the NGO had forwarded an activity report in February.The complainantalso recognised that the NGO had overestimated the work that could bedone in the original contract period.
I september 1998 ingav K ett klagomål till ombudsmannen angående handläggningen av hennes ansökan om bidrag inom Sokratesprogrammet ochsärskilt det faktum att Europeiska kommissionen krävt återbetalning avbidraget.
In view of the important objectives of the project being developed, the complainant also asked the Ombudsman to support the NGO’s request for anew contract with the Commission.Since this aspect was not part of theoriginal complaint, and as the institution had no opportunity therefore tocomment on it, the Ombudsman did not deem it appropriate to considerthis new aspect.Furthermore, the EC Treaty empowers the European Ombudsman to inquire only into possible instances of maladministration inthe activities of Community institutions and bodies.It is therefore beyondthe remit of the Ombudsman to mediate before a Community institution inorder to support the application for financial assistance of a particular project.
K, som är adjunkt vid Kommunala vuxenutbildningen, sökte i februari 1996inom ramen för Sokrates programmet, bidrag från kommissionen, GD XXII.Bidraget var ämnat att låta lågutbildade kvinnor vidga sina vyer genom attträffa andra personer i liknande situationer i andra medlemsstater.Beslutom beviljande av bidraget skulle ha meddelats klaganden i juni 1996.Försti september 1996 meddelades klaganden att hon hade beviljats 2000 ecuför att genomföra förberedande besök.Pengarna anlände slutligen i maj1997, 89 månader senare.
In May 1999, the complainant wrote again to the Ombudsman stating thatdespite the Commission’s assurances, final payment of the grant had notbeen yet made.Having contacted the responsible Commission services,the Ombudsman was informed that the bank transfer to the complainanthad already taken place.A copy of the bank operation was forwarded to thecomplainant in June 1999.
När pengarna anlände i maj 1997, var klaganden upptagen med examinationer och hon var tvungen att skjuta fram genomförandet av projektet.Detvisade sig då att skolorna som bjudit in klaganden till förberedande besökunder våren 1996, inte längre var intresserade av att fortsätta projektet.Klaganden skrev därför två gånger till kommissionen och frågade om honkunde skjuta fram besöket till januari 1998.Hon fick inga svar vilket hon tolkade som positivt.I januari 1998 åkte klaganden till Kensington-Chelsea College i London och etablerade ett samarbetskontrakt.
On the basis of the information provided by the complainant and theopinion submitted by the European Commission, the Ombudsman concluded that the case had been settled by the European Commission to thecomplainant’s full satisfaction.The Ombudsman therefore decided to closethe case.
I mars 1998 skickade kommissionen ett krav om återbetalning av bidragettill klaganden.Klaganden skickade ett brev till kommissionen där hon förklarade situationen och bifogade alla relevanta handlingar inklusive enkopia av samarbetskontraktet med Kensington-Chelsea College.Klaganden fick då en påminnelse av återbetalningskravet med krav omomedelbar betalning.Klaganden skickade ytterligare ett brev där hon förklarade situationen.Klaganden fick då ett ovänligt brev med krav om åter-betalning.Brevet hänvisade vidare till att den sena utbetalningen avbidraget berodde på att klaganden inte lämnat in sina bankuppgifter.Dettavar helt nytt för klaganden.
REIMBURSEMENT OF A GRANT UNDER THE SOCRATES PROGRAMME
UNDERSÖKNINGENKommissionens yttrande
In September 1998, Mrs K.made a complaint to the Ombudsman concerning the treatment of her application for a grant under the Socrates pro-
Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen.I sitt yttrande beskrevkommissionen i korthet syftet med Sokrates programmet.Kommissionenframhöll sedan att den försenade utbetalningen, mellan september 1996och maj 1997, berodde på att klaganden inte hade lämnat in bankuppgifteroch underskrift av organisationens legale företrädare till kommissionen.
In May 1997, when the money arrived, the complainant was occupied withexaminations and she had to postpone the realisation of the project.It thenappeared that the schools that had invited the complainant for preparatoryvisits in the spring of 1996 were no longer interested in continuing the pro-ject.The complainant therefore wrote to the Commission twice, asking ifshe could postpone the visit to January 1998.She did not receive anyreplies, which she considered to be a positive answer.In January 1998 shewent to Kensington-Chelsea College in London and established a partnership.
Kommissionen framhöll att det förberedande besöket ägde rum utanför deni kontraktet angivna tidsramen och att klaganden ensidigt hade beslutat attändra avtalsvillkoren genom att byta till en annan samarbetspartner än densom angavs i avtalet.Enligt kommissionen hade därför kontoret för teknisktbistånd handlat korrekt när de begärt återbetalning av bidraget.Kontoret förtekniskt bistånd kunde emellertid inte utesluta att administrativa felaktigheter kan ha begåtts i samband med att bidraget drogs in.Kommissionenbeklagar att en sådan situation hade uppstått och anser att den skall tahänsyn till de problem som klaganden drabbats av.Den beslutade därföratt förlänga avtalstiden så att klagandens besök rymdes inom tiden.
In March 1998, the Commission sent the complainant a request for reimbursement of the grant.The complainant sent the Commission a letterexplaining the situation and enclosing all the relevant documents, includinga copy of the partnership agreement with Kensington-Chelsea College.Thecomplainant then received a reminder of the reimbursement request askingfor immediate payment.Again, she sent a letter explaining the situation.She then received an unfriendly letter insisting on repayment.The letter further referred to the fact that late payment of the grant was caused by thecomplainant not sending her bank details.This was completely new to thecomplainant.
Kommissionen betonade avslutningsvis att bidragssökanden måste uppfylla de i avtalet angivna förpliktelserna.Detta inkluderar inlämnande avalla uppgifter angående bytet av samarbetspartner samt slutrapporten tillkommissionen.Kommissionen kan därefter slutligt godkänna projektet.
THE INQUIRYThe Commission’s opinion
Klaganden var nöjd med det faktum att kontoret för tekniskt bistånd inteuteslöt att administrativa felaktigheter kan ha begåtts i samband med attbidraget drogs in.
The complaint was forwarded to the Commission.In its opinion, the Commission shortly explained the aim of the Socrates programme.It thenpointed out that the delayed payment, from September 1996 until May1997, occurred because the complainant did not send the Commission anybank details and the signature of the legal representative of the project.However, the Commission expressed understanding for the fact that furtherdelays had caused problems for the complainant.
Klaganden förnekade emellertid att hon ensidigt skulle ha ändrat avtalsvillkoren, med hänvisande till de brev som sänts till kontoret för teknisktbistånd med förfrågan om att få skjuta fram besöket och det faktum att kontoret inte hade svarat.Klaganden framhöll vidare att hon inte under någraomständigheter hade avsikten att undandra sig de i avtalet angivna förplik-telserna.Hon yrkar att detta tydligt framgår av hennes brev av den 10 juni1998, i vilket hon välkomnar en begäran om utvärdering och inlämnandeav slutrapport.
The Commission pointed out that the preparatory visit took place outsidethe time set out in the contract and that the complainant, in changing thecooperation partner indicated in the contract, had decided to change theconditions of the contract unilaterally.According to the Commission, the Technical Assistance Office was, therefore, correct in requesting reimbursement of the grant.However, the Technical Assistance Office did notrule out that administrative irregularities could have taken place whenrequesting repayment.The Commission regretted that the situation had
Kommissionen begärde återbetalning av bidraget med motivet att klaganden hade utfört det förberedande besöket utanför den i avtalet angivnatidsramen och att klaganden ensidigt hade ändrat avtalsvillkoren.Kommissionen framförde emellertid att det inte kan uteslutas att administrativa felaktigheter kan ha begåtts i samband med att bidraget drogs in.Kommissionen beslutade därför att förlänga avtalstiden så att det av klaganden genomförda besöket föll inom tidsramen.
DECISIONS occurred and considered that it should take into account the problems thecomplainant had to face.It, therefore, decided to prolong the term of theagreement so that the visit performed by the complainant fall within theterm.
Det framgick av kommissionens yttrande och klagandens kommentarer attkommissionen vidtagit åtgärder för att lösa ärendet och därmed tillmötesgått klaganden.Ombudsmannen avslutade därför ärendet.
The Commission finally noted that the applicant had to fulfill the commitments as laid down in the terms of the agreement.This included giving the Commission all the information regarding the change of cooperationpartner and the final report.The Commission would then make the finalapproval of the project.
I februari 1995 undertecknades ett Phare-kontrakt mellan kommissionenoch kommunstyrelsen i Glasgowsamt Europeiska regioners och kommuners råd.År 1995 bedömde projektledarna att det skulle uppstå ett betydande överskott inom projektet.Efter diskussionermed kommissionenbeslutade man hur överskottet skulle utnyttjas.De ansvariga projektledarna fick senare av kommissionen veta att det behövdes ett tillägg tillkontraktet och att man börjat förbereda detta i juni 1996.I juli 1997 gickkommissionen formellt med på att den måste utfärda ett tillägg ochbegärde upplysningar från klagandena.Dessa upplysningar inlämnades tillkommissionen i oktober 1997.Eftersom kommissionen underlät att göra tilllägget till kontraktet, framställde klaganden ett klagomål till ombudsmannen i oktober 1998.
The complainant’s observations In her observations, the complainant stated the following:
UNDERSÖKNINGENYtterligare upplysningar från klagandena
The complainant was happy with the fact that the Technical Assistance Office did not rule out that administrative irregularities could have takenplace when requesting reimbursement of the grant.
I februari 1999 underrättade klagandena ombudsmannen om att kommisssionen nu utfärdat tillägget till kontraktet, även om ingen utbetalning ännugjorts i enlighet med tillägget.
In a telephone call from the Office of the Ombudsman to the complainant,the complainant expressed satisfaction with the fact that the reimbursement request had been withdrawn.
Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen.Kommissionen uppgav isitt yttrande att den omprövat sitt ställningstagande och löst tvisten medklagandena.
The Commission requested reimbursement of the grant on the groundsthat the complainant had performed the preparatory visit outside the timetable set out in the contract and that the complainant changed the conditions of the contract unilaterally.However, the Commission stated that itcould not rule out that administrative irregularities could have taken placewhen requesting reimbursement of the grant.The Commission thereforedecided to prolong the term of the agreement so that the visit performed bythe complainant falls within the term.
Ombudsmannen bad klagandena att kommentera kommissionens yttrande, men de lämnade inga skriftliga kommentarer.De bekräftade emelllertid i ett telefonsamtal från ombudsmannens kansli att tillägget hadegjorts och att ärendet vad gällde det ursprungliga klagomålet var avslutat.De uppgav vidare att de ännu inte fått betalning enligt tillägget men detframgick att de inte ville föra frågan om betalning vidare i detta skede.
CONCLUSION
BESLUTET
It appeared from the Commission’s comments and the complainants’sobservations that the Commission had taken steps to settle the matter andhad thereby satisfied the complainant.The Ombudsman therefore closedthe case.
Klagomålet gällde att kommissionen underlåtit att utfärda ett tillägg till ett Phare-kontrakt. Under undersökningen omprövade kommissionen sitt ställ-
FAILURE OF THE COMMISSION TO ISSUE AN ADDENDUM TO A PHARE CONTRACT
ERSÄTTNING FÖR SÖKANDES RESEKOSTNADER VID ETTOGILTIGFÖRKLARAT PROV
Decision on complaint 1123/98/IJH against the European Commission
Beslut i klagomål 1288/98/PD mot Europeiska kommissionen
In February 1995 a Phare Contract was signed between the Commissionand Glasgow City Council and the Council of European Municipalities and Regions. In 1995 the managing agents estimated that there would be a significant underspend on the project.Following discussions with the Commission, it was decided how the underspend would be used.The managing agents were later told by the Commission that an addendum wouldbe necessary and the preparations for an addendum started in June 1996.In July 1997, the Commission formally accepted the need to issue anaddendum and requested information from the complainants which wasdelivered to the Commission in October 1997.Because of the Commission’s failure to issue the addendum to the contract, in October1998 the complainants complained to the Ombudsman.
I november 1998 ingav S ett klagomål mot Europeiska kommissionen.Den14 september 1998 anordnade kommissionen skriftliga prov inom ramenför uttagningsprovet KOM/A/11/98.En kort tid efter provtillfället såg sigkommissionen nödsakad att ogiltigförklara proven, främst därför att frågorna till sökandena hade läckt ut.
In February 1999, the complainants informed the Ombudsman that the Commission had now issued the addendum to the contract, although nopayment had yet been made under the addendum.
Mot bakgrund härav ingav han ett klagomål till Europeiska ombudsmannen.
The Commission’s opinion
UNDERSÖKNINGENKommissionens yttrande
The complaint was forwarded to the Commission.In its opinion the Commission stated that it had reexamined its position and settled the dispute with the complainants.
Kommissionen beklagade i sitt yttrande att den tvingats ogiltigförklaraproven i fråga.Den förklarade vidare att den normalt inte hade tillräckligabudgetmedel för att ersätta sökandena.Med tanke på den exceptionellasituationen hade den dock beslutat att ersätta sökandena för deras resekostnader under förutsättning att de deltog i de prov som skulle anordnas istället för de ogiltigförklarade proven.För ersättningen skulle det finnas enmaximigräns.
The complainants complained about the Commission’s failure to issue anaddendum to a Phare contract.During the inquiry, the Commission reexamined its position and issued the addendum to the contract.The complainants expressed satisfaction with the action of the Commission.
Klaganden lämnade inte in några kommentarer.I avsaknad av sådana kontaktade därför ombudsmannens kansli klaganden.Denne uttryckte sin tillfredsställelse med ombudsmannens agerande och tackade honom föringripandet.
It appeared from the Commission’s opinion and the complainants’obser-vations that the Commission had taken steps to settle the matter andthereby satisfied the complainants.The Ombudsman therefore closed thecase.
Det framgick av kommissionens yttrande och klagandens kommentarer attkommissionen vidtagit åtgärder för att lösa ärendet och därmed tillmötesgått klaganden.Ombudsmannen avslutade därför ärendet.
REIMBURSEMENT OF TRAVEL COSTS FOR CANDIDATES IN ANNULLED TESTS
BETALNING AV KLAGANDENS FAKTURORBeslut i klagomål 1331/98/JMA mot Europeiska kommissionen
In November 1998 Mr S.made a complaint against the European Commission. On 14 September 1998 the Commission organised writtentests in competition COM/A/11/98.Shortly after the tests, the Commissionconsidered itself obliged to annul the tests, in particular because there hadbeen a leak of the questions asked to the applicants.
I september 1998 klagade J till ombudsmannen på den spanska sammanslutningen FIAB:s vägnar med anledning av att Europeiska kommissionenunderlåtit att utbetala belopp i enlighet med ett kontrakt som undertecknatsav institutionen (ALR/B7-311/95 138/E3/001) samt att besvara ett stortantal skriftliga förfrågningar från honom på ett korrekt sätt.
The complainant participated in the tests, at the exam venue in Düsseldorf.The complainant lived in New York, and had to bear the costs for a travelticket New York - Düsseldorf and back in order to take part in the tests.Given the subsequent annulment of the tests, he considered that the Commission should reimburse his costs.He addressed the Commission onthis subject but in vain.
I februari 1998 undertecknade FIAB ett kontrakt med Europeiska kommisssionen inom ramen för Al-Invest-programmet.Enligt villkoren i kontraktetskulle klaganden genomföra en rad initiativ i samband med en konferensmed företrädare för Europeiska unionen och Mercosur som skulle hållasden 23 mars 1998.Betalningen för kontraktet skulle ske genom olika del-betalningar:30 procent av det totala beloppet efter det att kontraktet undertecknats, 40 procent då konferensen avslutats och resten när slutrapportenväl godkänts.