natgillin/translations-raw huggingface dataset:
The complainant referred to the rules for the reimbursement of travel expenses,whichwere attached to the invitation,according to which
I januari 1999 ansökte klaganden som handlade på en dansk tidnings vägnar om att få tillgång till ett antal handlingar från Europeiska unionens råd. I mars 1999 sände klagandenett påminnelsebrev.
-the reimbursement of travel expenses was dependent on the distance between the placeof residence and the place where the competition takes place;
I april och maj 1999 informerade rådet klaganden om att hans begäranpå grund av den ovanligt hårda arbetsbelastningen inte hade behandlats inom den normalatidsgränsen och bad om ursäkt för dröjsmålet.
-the place of residence was defined as the place where the Parliament had sent the invitation to participate in the competition;
Rådet uppgav att de begärda handlingarnaupprättades av de ministrar som ansvarade för invandringen och därför inte var rådsdokument.
- any changes of address after this invitation was sent could not be taken into account.
Rådet skulle emellertid informellt höra sig för med de berörda medlemsstaterna omdetta och informera klaganden om resultatet.
The complainant thereafter complained to the Ombudsman.
I september 1999 sände klaganden ett nyttbrev till rådet.
She alleged that she had notbeen reimbursed correctly.
I oktober1999 klagade han till ombudsmannen och gjorde gällande att rådethade dröjt onödigt länge med att behandla hans ansökan.
The Parliament’s opinion
Rådets yttrande
The complaint was forwarded to the Parliament.
Klagomålet vidarebefordrades till rådet.
In its opinion,the Parliament referred tothe “Provisions concerning the contribution to travel and accommodation expenses forcandidates invited by the European Parliament to attend written tests in connection withcompetitions or notices of vacancy”.
I sitt yttrande uppgav rådet att de begärda hand-lingarna,en rad så kallade ”TREVI-dokument”,inte var rådsdokument och att man ienlighet med rådets bestämmelser om allmänhetens tillgång till handlingar56inte kunde getillgång till dessa.
Paragraph 3 provides that:“For the purposes ofcalculating the European Parliament’s contribution to travel expenses,the candidate’splace of residence is deemed to be the place to which Parliament sent the invitation to thecompetition.
För att underlätta förfarandet hade emellertid begäran prövats informelltav den berörda medlemsstaten. Då det var ett ovanligt fall eftersom de efterfrågade handlingarna inte ens fanns inom rådet eller dess generalsekretariat hade prövningen av handlingarna och samrådet med medlemsstaterna varit en tidsödande process.
No subsequent change of address will be taken into account”.
Rådet gav också tillgång till tio av detolv efterfrågade handlingarna.
The Parliament stated that as the address in question was in Uganda,it fully accepted itsobligation to reimburse the complainant at a rate of 180 EUR.
Ombudsmannen vidarebefordrade rådets yttrande till klaganden med en uppmaning attlämna kommentarer.
Since the complainant hadalready received 60 EUR,the balance payable was 120 EUR.
Inga skriftliga kommentarer inkom från klaganden.
Instructions to make thispayment were issued to the appropriate services.
I ett telefonsamtal med ombudsmannens sekretariat uttryckte klaganden emellertid sin tillfredsställlelse med det antal handlingar som han hade fått.
The Parliament further explained that its officials make every effort to observe the rulesapplicable to the activities of the institution with due regard for the principle of soundfinancial management required by Article 2 of the Financial Regulation.
Klaganden påstod att rådets hantering av ansökan om ett antal ”TREVI-dokument”hadedragit onödigt långt ut på tiden.
In this particularcase,the fact that the complainant was known to have travelled to Brussels from Helsinkirather than from Uganda led to some difficulty with the approval of payment at themaximum rate.
Rådet bad om ursäkt för dröjsmålet och förklarade varförförfarandet hade varit en tidsödande process.
Nonetheless,instructions were issued to the staff concerned to ensure thatthe rules governing the reimbursement of travel expenses in respect of participation in thewritten tests for a competition are applied in their entirety.
Efter rådfrågning av medlemsstaterna beviljades tillgång till tioav de tolv efterfrågade handlingarna. Klaganden uttryckte sin tillfredsställelse med de handlingar han hade fått.
The complainant’s observations
Det framgick av rådets yttrande och klagandens kommentarer att rådet vidtagit åtgärderför att lösa ärendet och därmed tillmötesgått klaganden.
Correct reimbursement of travel expenses
FULLSTÄNDIG MARGINALKOST-NADSERSÄTTNING INOM RAMEN FÖRETT KONTRAKT
The complainant claimed that she had not been reimbursed correctly for her travelexpenses given that her place of residence and work was Uganda at the time she wasinvited for the competition.
I februari 1999 lämnade C och H in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen ompåstådda administrativa missförhållanden vid Europeiska kommissionen när det gällermarginalkostnadsersättning.
The Parliament confirmed that according to paragraph 3 of therelevant provision governing the reimbursement of travel expenses,the candidate’s placeof residence is deemed to be the place to which Parliament sent the invitation to thecompetition,which,in the complainant’s case,was Uganda.
Den 3 augusti 1994 hade klagandena tecknat ett marginalkostnadskontrakt om forskning i samband med kontrakt STD 3 TS3-CT94-0343“Biotechnological Approaches to the Total Utilisation of Crustacean Shellfish and Shellfish waste”mellan Europeiska kommissionen och Nottinghams universitet.Klagandena hade fått den normala förskottsutbetalningen på 40 procent av marginalkostnaderna (44 000 ecu) år 1995.
It therefore issued instructions for the maximum payment of EUR 180 to the complainant.
Klagandena som förväntade sig att få ersättning för 100procent av sina marginalkostnader fick emellertid ett fax från GD XII som meddelade attde endast skulle få ersättning för 50 procent.
The Ombudsman therefore considered that the Parliament had taken steps to settle thematter. The Ombudsman decided to close the case.
Klagandena hävdade att de till 100 procent uppfyllt sina åtaganden i fråga om projektet,men att de endast fått täckning för 50 procent av sina marginalkostnader.
ACCESS TODOCUMENTS
Bakgrund
In January 1999,the complainant acting on behalf of a Danish paper,requested access toa number of documents from the Council of the European Union.
Kontraktet förhandlades fram i slutet av december 1994 och undertecknades den 31januari 1995 av kommissionen och Nottinghams universitet.
In March 1999,thecomplainant sent a reminder letter.
Klagandenas företag varassocierad kontraktsinnehavare.
In April and May 1999,the Council informed thecomplainant that due to the unusually heavy workload,the request had not been considered within the normal time-limit and it apologised for the delay.
Efter klagandenas begäran och faxet från Nottinghams universitet åtgärdade kommisssionen ärendet genom att i mars 1998 genomföra en ändring.
The Council stated thatthe requested documents were drawn up by the Ministers responsible for immigration andwere therefore not Council documents.
Efter ändringen deltogklagandena på tilläggskostnadsbasis snarare än på fullständig kostnadsbasis från projektets startdatum och sålunda uppfylldes deras begäran.
However,the Council would proceed to aninformal consultation with the Member States involved and the complainant would beinformed of the outcome.
De 44 000 ecu som klagandena uppgav som sina totala beräknade kostnader var ettuppskattat belopp.
In September 1999,the complainant sent a new letter to the Council.
Kommissionens bidrag grundades på deltagarens faktiska kostnader.
In October 1999,he complained to the Ombudsman,alleging unnecessary delayby the Council in handling his request.
Imars 1995 betalade kommissionen för varje deltagare en ett förskott på 40 procent till Nottinghams universitet.
Decision on complaint1259/99/ME againstthe Council of the European Union
Kommissionen mottog de flesta av deltagarnas slutliga kostnadsredovisningar den 30 mars1998.
The Council’s opinion
Kommissionens yttrande
However,in order to facilitate the procedure,the request hadbeen examined on an informal basis by the Member States concerned.
Kommissionen mottog alla begärda finansiella redovisningar den 12 april 1999 och betalade därefter genast ut det slutliga beloppet.
Being an unusualcase,since the documents requested were not even to be found inside the Council or its General Secretariat,the examination of the documents and the consultation of the Member States had been a time-consuming process.
När det gäller klagandena innebar denna utbetalning en justering av de tidigare redovisade kostnaderna och utgjorde alltså hela detbelopp som skulle ha betalats ut förutom det som de redan hade fått.
With its opinion,the Council enclosed a copyof a letter to the complainant of February 2000 in which it explained the procedure it hadused and apologised for the delay.
Detta innebar attdenna deltagare hade fått betalt för alla godkända kostnader,som marginalkostnadsdeltagare.
The Ombudsman forwarded the Council’s opinion to the complainant with an invitation tomake observations.
Eftersom klagandena inte lämnade in några kommentarer kontaktade ombudsmannen demper telefon den 3 mars 2000.
Howeverin a telephone conversation with the Ombudsman’s secretariat,the complainant expressedhis satisfaction with the number of documents he had received.
Klagandena angav att de var fullständigt nöjda med ersättningen för sina marginalkostnader.
The complainant alleged that the handling of the request for a number of “TREVI”docu-ments by the Council had been unnecessarily delayed.
1.1Klagandena hävdade att de till 100 procent uppfyllt sina projektåtaganden,menendast fått täckning för 50 procent av sina marginalkostnader.
The Council apologised for thedelay and explained why the procedure had been a time-consuming process.
Detta innebar att deltagaren ersatts för alla godkända kost-nader,som marginalkostnadsdeltagare.
After consultation with the Member States,access was granted to 10 of the 12 requested documents.The complainant expressed his satisfaction with the documents he was given.
1.3Klagandena förklarade sig vara fullständigt nöjda med ersättningen av sina marginalkostnader.
It appeared from the Council’s opinion and the complainant’s observations that the Council had taken steps to settle the matter and had thereby satisfied the complainant.
Det framgick av kommissionens yttrande och klagandenas svar att kommissionen vidtagitåtgärder för att lösa ärendet och därmed tillmötesgått klagandena.
In February 1999,Mr C. and Mr H. made a complaint to the European Ombudsmanconcerning the alleged maladministration by the European Commission regarding thereimbursement of marginal costs.
Enligt det klagomål som ingavs i maj 1999 hade kommissionen
The complainants expected to receive a reimbursement of 100% ofthe marginal costs,however,DG XII sent a copy by fax indicating that the complainantswould be reimbursed only 50%.
FÖRSENAD BETAL-NING OCH RÄNTE-BERÄKNING MEDANLEDNING AVFÖRSENINGEN underlåtit att betala följande fakturor på totalt ungefär
Decision on complaint142/99/BB against the European Commission
Beslut i klagomål521/99/GG mot Europeiska kommissionen
The Background
Kommissionens yttrande
The contract was negotiated at the end of December 1994 and signed on 31 January 1995by the Commission and the University of Nottingham.
Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen.
The complainants’firm was anassociated contractor.
I sitt yttrande gav kommissionenföljande kommentarer:
Following the requests from the complainants and the fax from the University of Nottingham, the Commission acted on their request by preparing an amendment in March1998.
1Kontrakt nr 95-1224.00:Fakturorna hade tagits emot den 2 juli 1998. Eftersom deemellertid innehöll en rad fordringar som inte omfattades av kontraktet ifrågasattes de tillen början av kommissionen.
This amendment finalised the participation of the complainants on an additional cost
Det tog således tid att granska situationen och förhandla framen uppgörelse i godo för de ifrågasatta fordringarna.
_BAR_ 2000 basis rather than full cost basis,from the starting date of the project and thus met theirrequest.
_BAR_ 2000 inne tills en förlikning kunde nås.
The 44.000 ECU referred to by the complainants,as their total projected expenditure wasan estimated figure.
2Kontrakt nr 97-0450.00:Fakturorna som hade tagits emot den 23 oktober 1998 hadeförfallit till betalning först efter godkännande av slutredovisningen.
The contribution of the Commission was based on the actual costs ofthe participant.
På grund av isynnerhet den höga arbetsbelastningen på kommissionens avdelningar godkändes slutredovisningen inte förrän den 27 april 1999.
An advance payment of 40% was paid by the Commission to the University of Nottingham in March 1995 for each participant.
Betalningarna gjordes sedan den 27maj1999.
The Commission received the final period cost statements for most of the partners on 30March 1998.
3Kontrakt nr 97-0647.00:Fakturorna av den 21 januari 1999 togs emot den10februari1999,godkändes som “conforme aux faits”den 29 april 1999 och betaladesden 25 maj 1999.
These forms were incomplete and contact was initiated with the contractorvia fax on 7 April 1998 to ask for clarification on the cost statements already sent and toask for the outstanding cost statements to be sent to the Commission.
Fakturorna av den 15 april 1999 hade tagits emot den 21 april 1999 ochbetalats den 15 juni 1999.
The Commission received all the required financial statements on 12 April 1999 and the Commission initiated the final payment on this contract immediately afterwards.
I sina kommentarer gjorde klaganden gällande att de fordringar som kommissionen ifrågasatte med avseende på kontrakt nr 95-1224.00 endast hänförde sig till en ringa del avfakturorna.
For thecomplainants this payment included the adjustments to the costs previously declared andthus represented the total amount that should have been paid in addition to what the participant had already received.
Dethade varit möjligt att betala den icke ifrågasatta delen av fakturorna.Vidare hade kommissionen tagit upp frågan mer än en månad efter att betalningsperiodenhade löpt ut och klaganden hade omedelbart sänt handlingar som stödde de ifrågasattafordringarna.
This meant that this participant has been paid for all acceptable costs,as a marginal cost participant.
Icke desto mindre hade förlikningsförfarandet tagit ungefär åtta månader ianspråk.
As the complainants did not make any observations,the Ombudsman’s secretariatcontacted them by telephone on 3 March 2000.
Klaganden påpekade att dröjsmålet med betalningen hade hotat bolagets existensoch orsakat tilläggskostnader i form av räntor och administrativ arbetsbelastning.
The complainants expressed theircomplete satisfaction with the reimbursement of their marginal costs.
Dengjorde vidare gällande att den ränta som den var berättigad till i enlighet med de allmännaavtalsvillkoren inte var tillräcklig för att täcka dessa kostnader.
The reimbursement of marginal costs of Contract STD 3 TS3-CT94-0343“Biotechnological Approaches to the Total Utilisation of Crustacean Shellfish and Shellfish waste”
Klaganden gjorde därför gällande att kommissionen skulle betala ränta på upp till ett totaltbelopp av 3.356:39 med hänsyn till de inträffade förseningarna:
It appeared from the Commission’s opinion and the complainants’response that the Commission took steps to settle the matter and thereby satisfied the complainants.
Den påpekade att enligt dess mening var ett totalt belopp på 2.364:03 lämpligt (varav 1.117:78 redanhade betalats). Medavseende på de berörda kontrakten gjorde kommissionen följande särskilda kommentarer:
The Ombudsman therefore closed the case.
Det betalbara räntebeloppet blev följaktligen 488:59.
95-1224.00,97-0450.00 and 97.0647.00).
Klaganden lämnade inga kommentarer till kommissionens andra yttrande.
LATE PAYMENTANDCALCULATION OFINTEREST ONACCOUNT OF THEDELAY
Underlåtenhet att betala de belopp som förfallit till betalning
97-0450.00:Invoices sent on 22 September 1998 and due on 22 November1998; 3) Contract no.
Klaganden hävdade att Europeiska kommissionen hade underlåtit att betala flera belopp på totalt ca 200.000 som förfallit till betalning enligt kontrakt som klagandenhade ingått med kommissionen.
97-0647.00:Invoices sent on 21 January 1999 and due on 21 March1999; invoices sent on 15 April 1999 and to become due on 15 June 1999.
1.2Kommissionen svarade att den senare hade erlagt alla de belopp som hade förfallittill betalning.
Decision on complaint521/99/GG against the European Commission
1.3Kommissionen hade således vidtagit åtgärder för att tillmötesgå klaganden när detgällde denna fordran.
The opinion of the Commission
Underlåtenhet att betala dröjsmålsränta
The complaint was sent to the Commission. In its opinion,the Commission made thefollowing comments:
2.1Klaganden hävdade vidare att kommissionen skulle ha erlagt en dröjsmålsränta på ettbelopp av 3.356:39 med avseende på de inträffade förseningarna.
This agreement was signedon 26 July 1999 and the agreed amount was paid on 29 July 1999.
Kommissionen svarade att enligt dess uppfattning skulle endast ett totalt belopp av
2Contract no. 97-0450.00:The invoices that had been received on 23 October 1998 hadbeen payable only after approval of the final report.
2.364:03 erläggas i ränta (varav 1.117:78 redan hade erlagts).
Due,in particular,to the heavy workload of the Commission’s services the final report was only approved on 27 April 1999.Payments were then made on 27 May 1999.
Den lämnade ocksåombudsmannen en redogörelse för skälen till att den ansåg att detta lägre belopp var till- börligt.
The invoices of 15 April 1999 had been received on 21 April 1999 and paid on 15June 1999.
Klaganden lämnade inga kommentarer till kommissionens yttrande.
In its observations,the complainant claimed that the claims disputed by the Commissionin relation to Contract no.
2.5I enlighet med artikel 195 i EG-fördraget har ombudsmannen befogenhet att ta emotklagomål “om missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas eller gemenskapsorganensverksamhet”.
95-1224.00 only related to a small part of the invoices. It wouldhave been possible to pay the undisputed part of the invoices.
Ombudsmannen anser att administrativa missförhållanden föreligger när ettoffentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindandeför det57.
Furthermore, the Commission had raised the issue more than one month after the payment period hadexpired,and the complainant had immediately sent documents supporting the disputedclaims.
Administrativa missförhållanden kan sålunda också föreligga i fråga om fullgörandet av skyldigheter i enlighet med kontrakt som ingåtts av gemenskapsinstitutionernaeller gemenskapsorganen.
The settlement procedure had nevertheless taken about eight months.
2.6Ombudsmannen anser emellertid att omfattningen av den granskning som han kanföreta i sådana fall ofrånkomligen är begränsad.
Thecomplainant pointed out that delay in payment had threatened the survival of the companyand caused additional costs in terms of interest and administrative workload.
Särskilt är ombudsmannen av den uppfatttningen att han inte bör försöka avgöra huruvida någon av parterna har begått kontraktsbrott om detta är en tvistefråga.
It furtherclaimed that the interest to which it was entitled under the general conditions governingthe contracts were not sufficient to cover these costs.
Denna tvistefråga skulle i allt väsentligt endast kunnabehandlas av en behörig domstol som hade möjlighet att höra parternas argument rörandetillämplig nationell rätt och bedöma motstridiga uppgifter om något omtvistat faktum.
The complainant therefore claimed that the Commission should pay interest to a totalamount of 3,356.39 in respect of the delays that had occurred:
Om så är fallet drar ombudsmannen slutsatsen att hans undersökning intehar avslöjat några administrativa missförhållanden.
Contract no. 95-1224.00:Interest of 1,431.17 on account of a delay of 275 days
Dennaslutsats påverkar inte parternasrätt att få sin kontraktstvist prövad och officiellt avgjord av en behörig domstol.
Contract no.
Se årsrapport för 1997,s. 22ff.
It pointed out that in its view a total amount of 2,364.03 (of which 1,117.78 had already been paid) wasappropriate. In relation to the contracts concerned the Commission made the following specific comments:
2.9Under dessa omständigheter föreföll det som om inga administrativa missförhålllanden förelegat när det gäller denna anklagelse.
The Commission therefore calculated interest on this amount at a rate of 2.5% on the basis of a delay of 359 days,that is to say 757.66.
Ombudsmannen avslutade därför ärendet.
The complainant’s observations
Han påstod att
No observations on the second opinion of the Commission were received from thecomplainant.
Klaganden gjorde också anspråk på en tilläggsränta på den obetalda räntan räknat från detdatum denna skulle ha erlagts.
THE DECISION
UNDERSÖKNINGEN
Failure to pay amounts due
Kommissionens yttrande
1.1The complainant claimed that the European Commission had failed to pay various amounts totalling around 200,000 that were due under contracts the complainant hadentered into with the Commission.
Kommissionen förklarade att fakturan togs emot den 20 januari 1998 men inte betaladesomedelbart eftersom finansavdelningen hade bett den operationella enhet som ansvaradeför förvaltningen av projektet att införskaffa ytterligare dokumentation från EHRF,vilkensändes med fax den 28 april 1998.
1.2The Commission replied that it had subsequently paid all the amounts that had beendue.
Utbetalningen beordrades den 9 juni 1998 ochkommissionens konto debiterades den 19 juni 1998.
1.3The Commission had thus taken steps to satisfy the complainant in so far as this claimwas concerned.
Under dessa omständigheter hadekommissionen till en början bestridit anspråket på dröjsmålsränta,men för att lösa frågan i godo utan en utdragen tvist,betalade kommissionen slutligen 1 628:45 till EHRF den17 juni 1999 och kommissionens konto debiterades den 30 juni 1999.
2.2The Commission replied that in its view only a total amount of 2,364.03 (of which1,117.78 had already been paid) was to be paid in interest. It also provided the
Innan ombudsmannen erhöll kommissionens yttrande hade klaganden skriftligen informerat denne om att kommissionen hade gått med på att erlägga det begärda beloppet.
Ombudsman with an account of the reasons for which it believed that this lower amountwas due.
I januari 2000 bekräftade EHRF för ombudsmannens sekretariat per telefon att betalninghade erlagts och att saken därför hade lösts på ett tillfredsställande sätt.
2.4The present allegation concerned the obligations arising under contracts concludedbetween the Commission and the complainant.
1Klaganden gjorde gällande att kommissionen hade överskridit den kontraktsenligaförfallodagen för betalning av en faktura i enlighet med ett Phare-kontrakt och felaktigtvägrat att erlägga dröjsmålsränta för den överskridna betalningsfristen.
2.5According to Article 195 of the EC Treaty,the European Ombudsman is empoweredto receive complaints “concerning instances of maladministration in the activities of the Community institutions or bodies”.
2Kommissionen uppgav att den hade löst frågan i godo genom att betala det begärdabeloppet.
The Ombudsman considers that maladministrationoccurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle binding uponit57.
Klaganden bekräftade att betalningen faktiskt hade tagits emot och att sakendärför hade lösts på ett tillfredssställande sätt.
2.7The Ombudsman therefore takes the view that in cases concerning contractual disputesit is justified to limit his inquiry to examining whether the Community institution or bodyhas provided him with a coherent and reasonable account of the legal basis for its actionsand why it believes that its view of the contractual position is justified.
Det framgick av kommissionens yttrande och klagandens kommentarer att kommissionenvidtagit åtgärder för att lösa ärendet och därmed tillmötesgått klaganden.