natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Although personal files of staff are not subject to prior checking, they exist in all institutions and bodies and raise import-
Personalakter omfattas inte av förhandskontroll, men de finns vid alla institutioner och organ och ger upphov till viktiga frågor om uppgiftsskydd.
) Office for Harmonization in the Internal Market (Trade Marks and Designs).
) Kontoret för harmonisering inom den inre marknaden (varumärken och mönster).
Regarding the third category (disciplinary procedures), only six files were dealt with. ese processing
Europeiska centralbanken 3 förhandskontrollärenden
ANNUAL REPORT 2005 tions, and relatively few or none were received from others.
Årsrapport 2005 dra organ kommer att anmäla behandlingar inom en nära framtid, eftersom en del av dem redan är på god väg att bli klara med sina inventeringar.
It is important to underline that 75 % of the proper priorchecking cases relate to disciplinary procedures.
I dessa anges arbetsåtgången i dagar hos datatillsynsmannen, antalet dagar som datatillsynsmannen begärt som förlängning av frister och antalet väntedagar (nödvändig tid för att få information från institutioner och organ).
More agencies are expected to take on the issue of data protection in the near future.
Antalet behandlade förhandskontrollärenden per prioriterad kategori är följande:
Since priority themes four and five were only introduced in November 2005, it stands to reason that no opinions have been issued to date, although some notifications have been received in each category.
Anmälningar om förhandskontroll som inkommit 2005 och över vilka yttranden skall avges 2006
Analysis by category
Kategori 1 (hälsojournaler) 9 förhandskontrollärenden
Category 1 (medical files) 9 priorchecking cases Category 2 (staff appraisal) 13 priorchecking cases Category 3 (disciplinary procedures) 1 priorchecking case Category 4 (social services) 2 priorchecking cases Category 5 (e-monitoring) 3 priorchecking cases Other areas 1 priorchecking case (7)
Kategori 2 (personalbedömning) 19 förhandskontrollärenden
Notifications for prior checking received in 2005, on which opinions are to be issued in 2006
Kategori 3 (disciplinära ärenden) 6 förhandskontrollärenden
It seems likely that many priorchecking cases will be dealt with during 2006.
Det verkar sannolikt att många förhandskontrollärenden kommer att behandlas 2006.
At the end of January 2006, 33 priorchecking cases were already in process.
I slutet av januari 2006 behandlades redan 33 förhandskontrollärenden.
Of these, 29 notifications were sent in 2005 (eight in December) and four were notified in January 2006.
Av dessa inkom 29 anmälningar 2005 (åtta i december) och fyra i januari 2006.
None of these cases are true priorchecking cases.
Inget av dessa ärenden är ärenden med äkta förhandskontroll.
Only one case has been considered as not subject to prior checking.
Endast ett ärende har ansetts falla utanför ramen för förhandskontroll.
e Category 2 theme (staff appraisal) still forms the majority of cases — 13 out of 29 files (45 %).
Europeiska centralbanken 4 förhandskontrollärenden
Major cases have been notified within this area, such as the recruitment of officials, temporary agents and contractual agents (EPSO cases), which concerns all institutions and bodies.
När det gäller kategori 1 ingår själva hälsojournalen (ett förhandskontrollärende) och alla förfaranden med anknytning till bidrags- eller sjukförsäkringssystem (åtta förhandskontrollärenden).
European Commission Council European Central Bank European Court of Justice European Investment Bank EPSO (3)
3 förhandskontrollärenden
Category 5 (e-monitoring) is of particular importance.
Dessa behandlingar var dock väldokumenterade.
As a background for the prior checking of e-monitoring systems, a paper about e-monitoring is being drafted by the EDPS and will serve as reference for prior checking in this domain (see paragraph 2.7).
Det är viktigt att påpeka att 75 % av de äkta förhandskontrollärendena rör disciplinära ärenden.
e institutions and bodies are continuing to notify to the EDPS, processing operations likely to present specific risks.
Institutionerna och organen fortsätter att till Europeiska datatillsynsmannen anmäla behandlingar som kan innebära särskilda risker.
After having launched the updated inventory (in November 2005), it is noted that numerous notifications were received from some institu-
Efter lanseringen av den uppdaterade inventeringen (i november 2005) kan man notera att många anmälningar har inkom-
) European Personnel Selection Office (which relies on the
) Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal (som lyder under kommissionens uppgiftsskyddsombud).
DPO of the Commission).)
Arbetet vid Europeiska datatillsynsmannen samt institutionerna och organen
European Monitoring Centre on Racism and Xenophobia.) Office for Harmonization in the Internal Market (Trade
) Europeiskt centrum för övervakning av rasism och främlingsfientlighet.
Translation Centre for the Bodies of the European Union.
Översättningscentrum för Europeiska unionens organ.
ANNUAL REPORT 2005
Årsrapport 2005 som skall fungera som handledning vid kommande förhandskontroll på detta område (se avsnitt 2.7).
Main issues in proper prior checks to direct or indirect knowledge of the state of health of an individual fall under this category. erefore, ‘double allocation’ for handicapped children, record of absences, etc. are subject to prior checking.
Alla uppgifter som direkt eller indirekt har anknytning till en persons hälsotillstånd tillhör alltså denna kategori. ”Dubbla bidrag” för barn med funktionshinder, frånvarostatistik m.m. omfattas därför av förhandskontroll.
In this field, both the need for prior checking and the specific conditions relating to the processing of sensitive data apply (Article 10 of the regulation). e legal basis and the strict need for processing those data have been carefully looked into.
Behandling inom detta område skall förhandskontrolleras och de särskilda villkor som gäller för behandling av känsliga uppgifter (artikel 10 i förordningen) skall tillämpas. Den rättsliga grunden och det faktiska behovet av att behandla sådana uppgifter har studerats noga. Sekretessen är en annan viktig aspekt.
In parallel with the handling of ex post priorchecking cases, four cases of ‘proper’ (8) prior checking were notified to the EDPS in 2005.
Kategori 4 (sociala tjänster) 2 förhandskontrollärenden
A general conclusion from all of them is that the information in proper priorchecking cases is frequently not as concrete as concerns the data processing in the ex post cases.
Kategori 5 (elektronisk övervakning) 3 förhandskontrollärenden
In proper priorchecking cases, procedural rules are a predominant aspect of the notification.
I vissa fall medför utläggningen av läkartjänster att behandlingen inte omfattas av förordningens bestämmelser (men i så fall är den nationella lagstiftningen för införlivande av direktiv 95/46/EG tillämplig).
In some cases, the outsourcing of medical services implies that the processing falls outside the scope of the regulation (but, in those cases, the national legislation transposing Directive 95/46/EC is applicable).
I kategori 1 (hälsojournaler) har anmälningar inkommit fortlöpande och detta förväntas att fortsätta 2006 eftersom många förfaranden rör hälsojournaler.
e ‘Compass case’ of the Court of Auditors dealt with the new evaluation procedure of staff members. e only recommendations to improve the system from a data protection point of view were the inclusion of the information foreseen in Articles 11(1)(f) and 12(1)(f) so as to enhance fairness, the adoption of security measures in communications and the limitation of access to data in the event of an appeal.
Den största delen av ärenden rör fortfarande kategori 2 (personalrapporter) – 13 av 29 ärenden (45 %). Viktiga ärenden har anmälts inom detta område, t.ex. rekrytering av tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda (EPSO-ärenden), vilket berör alla institutioner och organ.
Staff evaluation is a common processing operation in all institutions and bodies, for obvious reasons.
Personalbedömning är av uppenbara skäl en vanligt förekommande behandling vid alla institutioner och organ.
A variety of cases have been analysed, from the selection of new personnel to the annual appraisal, affecting both permanent and temporary staff as well as trainees.
Olika typer av ärenden som påverkar både fast och tillfällig personal samt praktikanter har analyserats, från rekrytering av ny personal till årlig bedömning.
Apart from the common issues of data retention, information, etc., the purpose limitation has been underlined: no data collected for evaluation can be used for any incompatible use. e conservation of data in personal files is also a relevant issue in these operations.
Bortsett från de vanliga frågorna om lagring av uppgifter, information osv. har begränsning av syftet framhållits: inga uppgifter som samlas in får användas på ett sätt som är oförenligt med ändamålet. Även lagring av uppgifter i personalakter är en relevant fråga vid dessa behandlingar.
In a particular case of monitoring of telephone calls, traffic data were present in the system and therefore Article 37 was also relevant.
I ett särskilt ärende rörande övervakning av telefonsamtal förekom trafikuppgifter i systemet och därför var även artikel 37 tillämplig.
Given the sensitivity of the issues, recommendations were made in many areas (legal basis, information to data subjects, purpose limitation, etc.).
När det gäller kategori 3 (disciplinära ärenden) inväntar datatillsynsmannen anmälningar från institutionerna.
) i.e. cases concerning processing operations not yet implemented.
Kategori 5 (elektronisk övervakning) är särskilt viktig.
Administrative inquiries and disciplinary proceedings: three cases of ex post checking were carried out in this area.
Administrativa utredningar och disciplinära ärenden: Tre kontroller i efterhand utfördes på detta område.
As in the proper prior-check cases (see paragraph 2.3.5), the distinction between personal files and disciplinary/administrative inquiry files has been most important in guaranteeing the respect for retention periods.
Liksom när det gällde ärenden med äkta förhandskontroll (se avsnitt 2.3.5) har distinktionen mellan personakter och akter som rör disciplinära/administrativa utredningar varit synnerligen viktig när det gäller att se till att lagringstiderna respekteras.
A major problem encountered is that there seems to be a contradiction between the principle of limited conservation of data, plus the principle of prescription of sanctions, and the current interpretation of Article 10(i) of Annex IX to the Staff Regulations. e recommendations of the EDPS and the ongoing work tend to reconcile the data protection principle with the need to take into account the antecedents in cases of new disciplinary misbehaviour.
Ett stort problem är att det tycks finnas en konflikt mellan principen om begränsad lagring av uppgifter tillsammans med principen om preskribering av påföljder och den nuvarande tolkningen av artikel
Medical data processing is a complex area.
10 i i bilaga IX till tjänsteföreskrifterna.
— e processing of health-related data by the administrative services of the institution or body is subject to prior checking under Article 27(2)(a).
behandlingen av känsliga uppgifter enligt artikel 10 och rätten till tillgång och rättelse (med bestämd betydelse i detta sammanhang).
A logical interpretation of the limitation of the conservation of communication traffic data was reached, by interpreting jointly Articles 37 and 20 of the regulation.
En logisk tolkning av begränsningarna för lagring av kommunikationstrafikuppgifter åstadkoms genom att tolka artikel 37 i förordningen jämförd med artikel 20.
— If the services are provided by a private company, the regulation does not apply and the national legislation transposing Directive 95/46/EC is relevant. erefore there should be no prior checking by the EDPS.
Detta är skälet till artikel 27. Samtidigt med handläggningen av ärenden som kontrolleras i efterhand fick datatillsynsmannen meddelande om fyra ”äkta” (8) förhandskontrollärenden 2005.
Should the DPO have any doubts as to the need for prior checking, he or she has to consult the EDPS on the case (Article 27(3)).
Om uppgiftsskyddsombuden anser att behovet av förhandskontroll är tveksamt skall de samråda med Europeiska datatillsynsmannen om ärendet (artikel 27.3).
In 2005, DPOs consulted the EDPS on several subjects.
Ombuden samrådde 2005 med datatillsynsmannen i flera olika frågor.
e EDPS has clarified that the following cases are subject to prior checking:
Europeiska datatillsynsmannen har klargjort att följande ärenden kräver förhandskontroll:
— A borderline case was analysed in which the medical services are provided by a doctor and a nurse in the premises of the institution.
”Compassärendet” vid revisionsrätten rörde ett nytt förfarande för personalbedömning.
As it was concluded that the institution has the role and powers of a controller, prior checking was deemed necessary.
De enda rekommendationerna om förbättring av uppgiftsskyddet gällde att för ökad rättvisa ta med den information som avses i artiklarna 11.1 f och 12.1 f, vidta säkerhetsåtgärder för kommunikationen och begränsa åtkomsten till uppgifterna vid ett eventuellt överklagande.
— e-monitoring of traffic data in the institutions and bodies (Category 5 for the ex post prior checks) since it deals with the evaluation of the conduct of individuals;
— Elektronisk övervakning av trafikdata vid institutionerna och organen (kategori 5 för förhandskontroll som utförs i efterhand), eftersom den innebär att enskilda personers beteende följs upp.
— systems intended to address the problem of harassment at work, on the same grounds;
— System som är avsedda för hantering av problemet med trakasserier på arbetsplatsen – av samma skäl.
— processing operations aimed at professional reorientation of personnel, carried out by a group comprising a doctor, a social assistant, etc.;
— Behandlingar som syftar till omskolning av personal, vilka utförs av en grupp i vilken en läkare, en socialassistent osv. ingår.
— new procedures for promotion.
— Nya förfaranden för befordran.
In other cases, prior checking was not deemed to be necessary:
”Trakasseriärendet” vid revisionsrätten rörde ett system för att hantera trakasserier.
From another perspective, to be operative, umbrella systems are not being prior checked in themselves, even if they include sub-systems falling under Article 27. In those cases, the notification of the general system has been used as a background and context information for the checking of the sub-system.
Det hävdades ursprungligen att den ”informella fasen” av det förfarande som fastställts av revisionsrätten inte omfattades av förordningen, eftersom de insamlade personuppgifterna inte registrerades.
A clear example is Sysper 2 of the Commission, which embeds such processing operations as CDR/REC (career development review system of the staff members), obviously subject to prior checking.
Europeiska datatillsynsmannen ansåg att det var ytterst viktigt att denna informella fas omfattas av förordningen för att se till att garantierna vid behandlingen av personuppgifter tillämpas fullt ut.
— screening with a view to granting or not granting a right, benefit or contract, because Article 27(2)(d) refers only to exclusion (debarment); however, if an evaluation takes place, the case falls under Article 27(2)(b);
På grund av frågornas känsliga natur lämnades rekommendationer på många områden (rättslig grund, information till registrerade, syftesbegränsningar m.m.).
— the management of administrative structures, such as job descriptions of staff members, as they do not imply any evaluation and no other risk was present;
I ”ärendet om interna administrativa utredningar och disciplinära ärenden” vid revisionsrätten gav datatillsynsmannen bl.a. rekommendationer om
Should the controller not comply with these recommendations,
) Det vill säga ärenden som rör ännu inte genomförda behandlingar.
— outsourcing the tasks of emergency help teams (since the selection of the team members is the complete responsibility of a private entity).
— Genomgångar för att fastställa om en rättighet, en förmån eller ett avtal skall beviljas, eftersom artikel 27.2 d endast rör utestängning. Om det är fråga om en bedömning omfattas ärendet emellertid av artikel 27.2 b.
Conclusions and future the EDPS may exercise the powers granted to him under Article 47 of the regulation. e EDPS may in particular refer the matter to the Community institution or body concerned.
Om den registeransvarige inte efterlever rekommendationerna får Europeiska datatillsynsmannen utöva sina befogenheter enligt artikel 47 i förordningen. Datatillsynsmannen får i synnerhet hänskjuta ärendet till den gemenskapsinstitution eller det gemenskapsorgan som berörs.
e year 2005 saw intense activity in the domain of prior checking. e results are quite satisfactory, although several institutions and bodies have not sent notifications in the priority matters of ex post checking. e year 2006 must be the decisive year to obtain this information and to complete the analysis of the processing operations in all institutions and bodies in those fields. is process should be finalised no later than spring 2007. e EDPS will make all efforts to achieve that goal.
— För behandling av hälsorelaterade uppgifter vid institutionens eller organets administrativa enheter gäller förhandskontroll enligt artikel 27.2 a.
New bodies, as well as institutions in existence for a longer period, must revise their personal data-processing operations in all fields, but especially in the priority matters, to make sure they comply with that deadline.
— Om tjänsterna tillhandahålls av ett privat företag, gäller inte förordningen, utan de relevanta bestämmelserna finns i den nationella lagstiftningen om införlivande av direktiv 95/46/EG. Europeiska datatillsynsmannen skall därför inte genomföra någon förhandskontroll.
Furthermore, the EDPS may order that requests to exercise certain rights in relation to the data be complied with (if such requests have been refused in breach of Articles 13 to 19), or may warn or admonish the controller.
Europeiska datatillsynsmannen får dessutom beordra att en begäran om att få utöva vissa rättigheter när det gäller uppgifter skall uppfyllas (när en sådan begäran har vägrats i strid med artiklarna 13–19) eller ge den registeransvarige en varning eller en tillrättavisning.
He may also order the rectification, blocking, erasure or destruction of all data or impose a temporary or definitive ban on processing.
Myndigheten får dessutom beordra rättelse, blockering, utplåning eller förstöring av alla uppgifter, eller tillfälligt eller definitivt förbjuda behandling.
Should the decisions of the EDPS not be complied with, he has a right to refer the matter to the Court of Justice of the European Communities under the conditions provided for in the EC Treaty.
Om datatillsynsmannens beslut inte respekteras får myndigheten hänskjuta ärendet till Europeiska gemenskapernas domstol enligt villkoren i EG-för-draget.
Electronic communications will receive specific attention during 2006. e EDPS is preparing a paper on the subject (see paragraph 2.7).
— Ett gränsfall analyserades där hälsovården tillhandahålls av en läkare och en sjuksköterska i institutionens lokaler.
As the e-moni-toring for traffic and budgetary purposes, including the verification of authorised use, as decided by each institution and body, is subject to prior checking under Article 27(2)(b), DPOs are expected to send the relevant notifications of existing systems as soon as the EDPS has issued his paper on the subject. is includes the list referred to in Article 37(2).
— Hälsorelaterade uppgifter var också det avgörande inslag som skulle omfattas av förhandskontroll vid en behandling i syfte att ta vederbörlig hänsyn till funktionshindrad personal vid nödsituationer och, att ge den särskilda parkeringsmöjligheter.
All priorchecking cases have led to recommendations.
Alla ärenden med förhandskontroll har lett till rekommendationer.
As explained above (in paragraphs 2.3.4 and 2.3.5), most recommendations concern information relating to data subjects, data conservation periods, purpose limitation and the rights of access and rectification.
Såsom förklarats ovan (i avsnitten 2.3.4 och 2.3.5) gäller de flesta rekommendationerna information om registrerade, lagringstider för uppgifter, begränsning av ändamålet samt rätten till tillgång och rättelse.
Institutions and bodies are willing to follow these recommendations and, to date, there has been no need for executive decisions. e time for implementing those measures varies from case to case.
Institutionerna och organen är villiga att följa dessa rekommendationer och det har hittills inte behövts några verkställande beslut. Den tid som krävts för att genomföra åtgärderna har varierat från fall till fall.
During 2005, six cases have been closed as all recommendations have been implemented (9).
Under 2005 har sex ärenden slutförts sedan alla rekommendationer genomförts (9).
In one case (10
I ett ärende (10) avvaktar man med en åtgärd.
As to the follow-up of consultations on the need to prior check in an ex post case, if the answer has been positive and the matter is a priority theme (seven cases in 2005), the receipt of the notification is monitored and, if needed, a reminder is sent.
När det gäller uppföljningen av rådgivning som pekat på behov av förhandskontroll i efterhand och ärendet ingår i ett prioriterat tema (sju ärenden 2005),
) Council of the European Union: 2004/319.
) Europeiska unionens råd: 2004/319.
European Parliament: 2004/13 and 2004/126.
Europaparlamentet: 2004/13 och 2004/126.
European Commission:
Rådet (miljö): 2004/95 och
European Commission — 2004/196.
Europeiska kommissionen: 2004/196.
Support for newly appointed DPOs and a timetable of bilateral revisions of the notification process with all DPOs, with a view to accomplishing the above objectives, should be developed.
Paraplysystem behöver å andra sidan inte förhandskontrolleras, även om de innehåller delsystem som omfattas av artikel 27.
A policy paper with an update on the practices and conclusions of prior checking will be an important tool in that context.
I dessa fall har meddelandet om det allmänna systemet använts som bakgrunds- och sammanhangsinformation för kontroll av delsystemet.
As mentioned above, for some cases, although filed in 2004, the EDPS took his decision in 2005.
Om alla uppgifter fylls i på meddelandeformulären, och det finns uttömmande dokument som underlag, bör det till skillnad från hittills snarare vara ett undantag än en regel att kompletterande information begärs.
In accordance with Articles 32(2), 33 and 46(a) of the regulation, any natural person may lodge a complaint to the EDPS, with no conditions of nationality or place of residence (11).
följs mottagandet av meddelandet upp och vid behov skickas en påminnelse.
Complaints are only admissible if they emanate from a natural person and concern the breach of the regulation by an EU institution or body when processing personal data in the exercise of activities all or part of which fall within the scope of Community law.
Om ärendet inte ingår bland de prioriterade frågorna, utgörs uppföljningen av en begäran om ett meddelande vid lämplig tidpunkt.
As we will see below, a number of complaints filed to the EDPS were declared inadmissible by reason of the EDPS not being competent.
I ärenden med äkta förhandskontroll begärs ett meddelande omedelbart.
One complaint received in 2004 (2004-111) concerned the disclosure of personal data of persons involved in a competition case. e Commission can decide about the (non-)confidentiality of some personal data collected in competition cases. e complainant challenged the decision made concerning her.
I övriga ärenden har det inte ansetts att särskilda risker enligt artikel 27 inte förelåg, men att vissa aspekter ändå måste ändras.