natgillin/translations-raw huggingface dataset:
The complaint concerned Ecotourism Ltd’s project “Heritage trails:ruralregeneration through sustainable tourism in regions of Bulgaria and Slovenia”, funded by the Tourism Unit of the Commission, DG XXIII.Thecomplainant claimed that Ecotourism had a very good relationship with theproject manager throughout the project, which was a great success.However, the Commission mishandled the financial aspects of the projectcausing Ecotourism serious financial loss.
Klagomålet vidarebefordrades till kommissionen.I sitt yttrande godtogkommissionen att tvisten mellan kommissionen och klaganden gällde denekonomiska sidan av projektet och inte den tekniska.Men den omständigheten att de tekniska delarna av projektet hade genomförts i överenssstämmelse med vad som överenskommits fritog inte klaganden från atträtta sig efter de ekonomiska villkoren.
The complainant alleged in particular the following:
Som svar på de olika anklagelsepunkterna framhöll kommissionen i sammmanfattning följande.
Unnecessary delay by the Commission as regards both the interimand final payments (four and ten months delay respectively) and lackof clarity by the Commission as to which accounting system it usedand which documents Ecotourism had to supply;
Vad beträffar den interimistiska utbetalningen mottogs interimsrappporten den 5 augusti 1996 och utbetalningen gjordes den 4 december1996.Dröjsmålet berodde delvis på att Ecotourism hade ändrat sittnamn och numret på sitt bankkonto.Kommissionen beklagade dockdet dröjsmål som uppstått.
Lack of continuity in the project management.According to the complainant, Ecotourism had a very good relationship with the projectmanager throughout the project and it was clear that the project hadbeen a great success.However, when the financial controller tookover the situation changed and they continuously raised issues whichhad been discussed and agreed earlier with the project manager;
Vad beträffar den slutliga betalningen uppgav kommissionen att detdröjsmål som uppstod inte kunde ha undvikits.Ecotourism överlämnade sin slutrapport och ekonomiska redovisning den 16 juni 1997och kompletterande upplysningar lämnades in i augusti 1997.Efter engenomgång av detta material under hösten 1997 beslöt kommisssionen att göra ett kontrollbesök hos Ecotourism för att bringa klarheti situationen.Detta besök ägde rum i november 1997 och följdes avatt kommissionen begärde ytterligare upplysningar från Ecotourism,vilka skickades till kommissionen i december 1997.Därefter följde enbrevväxling beträffande den slutliga betalningen.Styrekonomen godkände den slutliga betalningen den 20 mars 1998 och denna utbetalning gjordes den 1 april 1998.
The Commission made a large reduction in the final payment byreplacing, without mentioning it to Ecotourism, the budget with thefinancial report which Ecotourism presented in the interim report.Furthermore, the Commission recommended a series of changes tothe final financial report, some increases and some decreases.Ecotourism made all the changes.The Commission then added up allthe reductions in the budget and ignored all the increases, thusarriving at a reduced budget.
Nedskärningen av den slutliga betalningen berodde på att detkrävdes att alla kostnader måste godkännas som berättigade tillersättning.Det belopp som anges i bestämmelserna om ekonomiskabidrag utgör maximibelopp.Den faktiska utbetalningens storlek ärberoende av verifikationerna på de faktiska kostnaderna, och enskildaposter får inte överstiga motsvarande budgetrubriker i den fastställdabudgeten.Kommissionen betonade att detta innebär att om en faktiskkostnad är lägre än den som anges i budgeten måste bidraget reduceras i motsvarande mån.
By making the interim payment in July 1996 the Commissionaccepted without comment the interim report, including the financialreport.The financial report contained movements between individualbudget headings and Ecotourism then continued the project on thisbasis.If there was nothing wrong with the interim report, then there isnothing wrong with the final report which is in line with the interimreport.
Kommissionens sätt att hantera Ecotourism-projektet var detsammasom när det gäller alla verksamheter inom turistområdet som gesbidrag, nämligen att kräva verifikationer för de kostnader för vilka ersättning krävs,
The Commission refused to pay for work performed by Ecotourism,i.e.a manual produced by Ecotourism in agreement with the Commission and translation of a document into German at the Commission’s request.
• inte medge ersättning för kostnader utöver vad som anges i budgetrubrikerna i den godkända budgeten.
The complaint was forwarded to the Commission.In its opinion, the Commission accepted that the disputes between the complainant and the Commission concerned the financial aspects of the project and not thetechnical aspects.Nevertheless, the fact that the technical aspects hadbeen carried out in line with the agreement did not exempt the complainantfrom complying with the financial conditions.
Den slutliga utbetalningen utgick från den ekonomiska redovisningsom lämnats av Ecotourism i interimsrapporten.Kommissionen fannatt den ekonomiska redovisningen, uppdelad i enskilda rubriker,utgjorde en noggrant genomarbetad omvärdering av projektets behov.Eftersom det totala beloppet inte kunde ökas när beloppen undervissa rubriker ökade måste beloppen under vissa andra minskas.
As regards the interim payment, the interim report was received on 5August 1996 and payment was issued on 4 December 1996.Thedelay arose partly from the fact that Ecotourism changed its name andbank account number.However, the Commission regretted the delaywhich occurred.
Påståendet att kommissionen vägrade att betala för utfört arbete varogrundat.Kommissionen hade bara underkänt kostnader som deninte ansåg berättigade till ersättning.När det gällde utfört arbetekrävde kommissionen tidsrapporter som verifikation på det utfördaarbetet.Vad beträffar den manual som Ecotourism hade utarbetat fick Ecotourism 27 500 ecu i betalning, den summa som företaget hadelämnat faktura på.De överskjutande 2 500 ecu som Ecotourismgjorde anspråk på kunde inte godtas eftersom det inte fanns någraverifikationer på att kostnaderna faktiskt hade förelegat.
As concerns the final payment, the Commission stated that the delaywhich occurred could not have been avoided.Ecotourism submittedits final report and statement of accounts on 16 June 1997 and additional information was forwarded in August 1997.Following an examination of this material in Autumn 1997, the Commission decided toperform a control visit to Ecotourism in order to clarify the situation.The control visit took place in November 1997 and was followed by the Commission requesting additional information from Ecotourism,which was sent to the Commission in December 1997.Thereafter, aseries of correspondence followed in relation to the finalisation of thepayment.The financial controller approved the final payment on 20March 1998 and the final payment was made on 1 April 1998.
Att interimsrapporten hade godtagits utan kommentar innebar inte attslutrapporten automatiskt skulle godtas.Interimsrapporten visarendast hur projektet fortskrider.Ett godtagande av interimsrapporteninnebar inte ett godkännande av kostnaderna eftersom slutbetalningen alltid måste vara beroende av att de nödvändiga verifikationerna på alla utgifter man begär ersättning för kan uppvisas.
The reduction in the final payment was due to the requirement that allcosts had to be accepted as eligible.The amount specified in the Declaration of the financial contribution is a maximum.The actual payment depends on proof of real costs incurred and individual itemsmust not exceed the corresponding budget headings established inthe agreed budget.The Commission stressed that this means that if areal cost incurred is lower than that indicated in the budget, the subvention must be reduced proportionately.
Det fanns ingen otydlighet vad gäller redovisningssystemet.Att enstor del av klagandens projekt bokfördes som kostnader “in natura”krävde särskild uppmärksamhet när det gällde att få verifikationer.Tidsrapporter och lönelistor är normala och rimliga krav när det gällerpersonalkostnader.Klaganden hade hållits fullt informerad om situationen och Ecotourism hade vid ett möte i Bryssel i februari 1996 upplysts om att det krävdes av uppdragstagare som utförde tjänster “innatura”att de upprättade tidsrapporter.
•To disallow expenditure in excess of the budget headings whichconstitute the approved budget.
I sina kommentarer vidhöll klaganden sitt klagomål och uppgav att de viktigaste punkterna var dröjsmålet med betalningarna och avsaknaden avmotivering till att kommissionen hade hållit inne med finansieringen.Hanbetonade särskilt följande.
The final payment was based on the financial report submitted by Ecotourism in the interim report.The Commission found that thefinancial report, broken down into individual headings, represented acarefully prepared reassessment of the project needs.Since the totalamount could not be increased, when some headings increased,others had to be reduced.
Dröjsmålet med den interimistiska utbetalningen fick inte någon för-klaring.Ecotourism måste betala för detta dröjsmål och hävdade attkommissionens “beklagande”inte var nog.Vad beträffar den slutligautbetalningen påpekade klaganden att det hade gått fem månadermellan besöket hos Ecotourism och själva utbetalningen, och attkommissionen inte gav någon förklaring till detta dröjsmål.I bådafallen hade Ecotourism tillfogats ett allvarligt ekonomiskt avbräck somdet kommer att ta flera år att reparera.
Basing the final calculation on the revised budget did not involve abreach of rules and did not disadvantage Ecotourism.In fact, it led toless reduction in the project expenditure than if the original budgetwould have been used for the calculation.Therefore, the complainant’s allegation that the Commission replaced the budget with afinancial report by Ecotourism in order to justify large reductions in thefinal payment were unfounded.
Kommissionen handlade på ett oskäligt sätt när den ersatte denursprungliga budgeten med den ekonomiska redovisningen i den interimistiska rapporten och därigenom tilldelade den rollen av en avtalsenlig överenskommelse utan att informera Ecotourism.
The allegation that the Commission refused to pay for work performedwas unfounded.It had only disallowed costs which it had found ineli-gible.In case of performed work, the Commission requested timesheets as proof of performed work.As regards the manual producedby Ecotourism, Ecotourism was paid the sum ECU 27 500, for whichit presented an invoice.The balance of ECU 2 500 claimed by Ecotourism could not be accepted in the absence of proof that thecosts had actually been incurred.
Kommissionen kommenterade inte sin vägran att betala kostnadernaför den översättning som den begärt av Ecotourism.Inte heller angavden skäl för sin vägran att betala för en manual som Ecotourism hadeutarbetat.Denna vägran var grundad på att Ecotourism inte lämnatarbetstidsrapporter, något som kommissionen inte vid något tillfällehade begärt.Verifikationer på den tid som hade lagts ner på manualen kunde dock med lätthet företes, men kommissionen begärdealdrig detta.Vidare hade verifikationer på alla kostnader lämnats tillkommissionen.Ecotourism hade lämnat alla ytterligare upplysningarsom kommissionen hade begärt.
The fact that the interim report was accepted without comment did notmean that the final report was automatically accepted.The interimreport only shows how the project is progressing.Approving theinterim report did not imply approval of the expenditure incurred as thefinal payment must always be subject to producing the necessaryproofs of all expenditure claimed.
Sedan den interimistiska rapporten hade inlämnats kom ingen kommmentar från kommissionen utom ett telefonsamtal från projektledaren,som uttryckte sin stora uppskattning av den.Detta visade att kommmissionen godtog överföringar mellan bugetposter.Sådana överföringar som de i den interimistiska rapporten ägde rum under hela projekttiden.
There was no lack of clarity as regards the accounting system.Thefact that a large part of the complainant’s project was accounted for by“in-kind”costs required particular vigilance in the matter of seekingproofs.Time sheets and pay slips are normal and reasonable requirements for personnel costs.The complainant had been kept fullyinformed of the situation and the need for contractors providing “in-kind”contributions to keep time sheets was communicated to Ecotourism at a meeting in Brussels in February 1996.
Kommissionen hade haft alla möjligheter att informera Ecotourism omdet hade krävts några ändringar i företagets sätt att förfara.Vidarehade frågan om arbetstidsrapporter inte diskuterats vid sammanträdet i februari 1996.Ingen dokumentation ger belägg för detta.Detenda som diskuterades var frågan om tidsrapporter för underleverantörer och för partner som gjorde tjänster mot ersättning “in natura”.Ecotourism förde tidsredovisningar för alla bidrag “in natura”ochunderleverantörerna lämnade detaljerade fakturor med uppgifter omden tid som använts med stöd i rapporter om det utförda arbetet.
There was no lack of continuity in the project management.It isnormal practice that the project manager responsible for the technicalaspects of the project does not deal with the financial questions.Theproject manager was available for further technical queries up to theend of 1997.
Vad beträffar den påstådda bristen på kontinuitet framhöll klagandenatt han hade medverkat i andra projekt tillsammans med kommisssionen utan att dessa problem hade uppstått.Kommissionens GD I tillexempel redovisar sina riktlinjer vid projektets början, och där har manfastställt förfaranden inklusive ekonomisk kontroll innan någonändring av projektet godkänns.Eftersom G D I fann det vara nödvändigt att fastställa ett sådant förfarande undrade klaganden varför inteenheten för turism gjorde det.
The delay for the interim payment was not explained.Ecotourism hadto pay for the delay and stated that the Commission’s “regret”is notenough.As regards the final payment the complainant pointed outthat five months passed between the visit to Ecotourism and the payment, and the Commission provided no explanation for this delay.Inboth cases the delays had caused severe financial damage to Ecotourism which will take several years to overcome.
Klaganden hävdade att den interimistiska utbetalningen hade försenats med fyra månader trots att Ecotourism redan vid projektetsbörjan hade betonat vikten av att den interimistiska utbetalningengjordes skyndsamt.Kommissionen beklagade dröjsmålet med deninterimistiska utbetalningen och förklarade att det delvis berodde påatt Ecotourism hade bytt namn och bankkontonummer.
The Commission acted unreasonably by replacing the original budgetwith the financial report in the interim report thereby investing it withthe authority of a contractual agreement without informing Ecotourism.
Enligt principerna för god förvaltningssed skall utestående betalningarbetalas inom rimlig tid.Enligt artikel 4a i förklaringen om finansiellabidrag (nedan kallad förklaringen) skall den interimistiska utbetalningen göras efter mottagandet och godkännandet av den interimistiska rapporten.I artikel 4c i förklaringen sägs att det tar upp till 60dagar för utbetalningen att nå bankkontot efter kommissionens godkännande.
The Commission did not comment on its refusal to pay the cost of atranslation which it required from Ecotourism.Nor did it justify itsrefusal to pay for a manual produced by Ecotourism.The refusal wasbased on the fact that Ecotourism did not provide time sheets, whichthe Commission did not specify at any time.However, proof of the timespent on the manual could easily be provided, but the Commissionnever asked for this.Moreover, proof of all expenditure was submittedto the Commission.Ecotourism provided all the extra information thatthe Commission requested.
Kommissionen fick interimsrapporten den 5 augusti 1996 och betalningen utanordnades den 4 december 1996.Detta utgör en period påfyra månader, inräknat de högst 60 dagar efter godkännandet somberäknats för utbetalningen att komma fram.Det innebär att det togkommissionen ungefär två månader att godkänna rapporten ochändra klagandens namn och bankkontonummer.Denna tid är inteuppenbart orimlig, inte ens om hänsyn tas till att klaganden hadebegärt skyndsam utbetalning.Det förefaller därför inte ha förekommitnågot administrativt missförhållande när det gäller denna aspekt avärendet.
After the submission of the interim report the Commission did notcomment on the report, except for a phone call from the project manager who commended the report.This indicated that movementsbetween budget lines were acceptable to the Commission.Movements between budget lines comparable to the ones in theinterim report took place throughout the project.
Klaganden hävdade att den slutliga betalningen kom fem månaderefter det att kontrollbesöket hade ägt rum.Han hävdade också attkommissionen uttryckt sig otydligt beträffande vilket redovisningsssystem den tillämpade och vilka handlingar som Ecotourism skulleförse den med.Kommissionen uppgav att dröjsmålet berodde på attklaganden inte hade lämnat in relevanta handlingar, att situationenfullständigt hade klargjorts för Ecotourism och att normala förfarandenhade tillämpats vid handläggningen av projektet.
The Commission had every chance to inform Ecotourism if anychanges to their procedures were needed.Further, the question oftime sheets was not discussed at the meeting in February 1996.Nodocumentation can prove this.The only thing discussed was the issueof time records for sub-contractors and for partners making in-kindcontributions.Ecotourism kept time sheets for all in-kind contributionsand the sub-contractors provided invoices with details on the timespent, backed up by reports of the performed work.
Enligt artikel 4a i förklaringen skall den slutliga utbetalningen utanordnas efter det att de handlingar som nämns i artikel 8c i förklaringeninkommit och godkänts, dvs den slutliga rapporten och räkenskaperna, där alla enskildheter i fråga om inkomster och utgifter skallvara redovisade.Vidare sägs det i artikel 4c i förklaringen att det tarupp till 60 dagar för utbetalningen att nå bankkontot efter kommissionens godkännande.
As regards the alleged lack of continuity, the complainant put forwardthat it had been involved in other projects with the Commissionwithout having to face this problem.For example DG1 of the Commission provides guidelines at the beginning of the project and ithas adopted procedures including a financial control before approvingany change in the project.Since DG1 found it necessary to adoptsuch a procedure, the complainant wondered why the Tourism Unitdid not.
Den slutliga rapporten lämnades in i juni 1997.Efter diverse utbyte avinformation mellan kommissionen och klaganden under sommarenoch hösten 1997 gjordes den 10 november 1997 ett kontrollbesök hos Ecotourism för granskning av handlingar.Den sista dokumentationenrörande räkenskaperna tycks ha lämnats in av klaganden i början av
The complainant claimed that the interim payment was delayed byfour months, although the importance of a prompt interim paymenthad been underlined by Ecotourism at the beginning of the project.The Commission regretted the delay in the interim payment andexplained that it arose partly from the fact that Ecotourism changed itsname and bank account number.
BESLUT december 1997.Utbetalningen godkändes av kommissionens styrekonom den 20 mars 1998 och betalningen utanordnades den 1 april1998.Det gick alltså ungefär fem och en halv månad mellan inlämnandet av den slutliga rapporten och tillhandahållandet av de sistaupplysningar som kommissionen hade begärt.Därefter dröjde detytterligare ungefär tre och en halv månad innan kommissionen godkände utbetalningen.
Principles of good administrative behaviour require outstanding payments to be made within a reasonable time.According to Article 4a ofthe Declaration of the financial contribution (hereafter referred to asthe Declaration), the interim payment shall be paid after receipt andapproval of the interim report.Article 4c of the Declaration states thatit takes up to 60 days for the payment to reach the bank account afterapproval by the Commission.
Vad beträffar perioden på fem och en halv månad fick ombudsmannen inga uppgifter som tydde på att kommissionen dragit ut påtiden alltför mycket eller i onödan.Det föreföll som om klaganden varöverraskad både av den mängd upplysningar om ekonomin som hanmåste lämna och av de faktiska reglerna för vilka kostnader somberättigar till ersättning.Klaganden hade dock fått besked om vilkaekonomiska förutsättningar som gällde för projektet och det finnssålunda inget belägg för något administrativt missförhållande frånkommissionens sida.Ombudsmannen har emellertid nedan gjort enytterligare kommentar beträffande denna fråga.
The Commission received the interim report on 5 August 1996 andpayment was issued on 4 December 1996.This is a period of fourmonths, including part of the 60 days calculated for the arrival of thepayment after approval.This means the Commission took approximately two months to approve the report and to undertake thechanges of the name and bank account number of the complainant.This period is not obviously excessive, even taking into account thefact that the complainant had requested prompt payment.Thereappears therefore to be no maladministration in relation to this aspectof the case.
Vad beträffar perioden på tre och en halv månad lämnade kommisssionen ingen närmare beskrivning av sitt förfarande vid godkännandetav utbetalningen.Enheten för turism vid GD XXIII uppgav emellertid ibrev till klaganden följande.
The complainant claimed that the final payment arrived five monthsafter the control visit took place.The complainant also claimed thatthere was a lack of clarity by the Commission as to which accountingsystem it used and which documents Ecotourism had to supply.
“(...) får jag hänvisa Er till mitt brev till Er av den 16 februari1998 (...).Som framgår av detta brev väntar nu den slutligautbetalningen på 71 647 ecu på godkännande av kommisssionens generaldirektorat för ekonomistyrning.”(Brev avden 4 mars 1998)
According to Article 4a of the Declaration, the final payment shall bepaid after receipt and approval of the documents mentioned in Article8c of the Declaration, i.e.the final report and an account statementwhich must set out all details of income and expenditure.Further,Article 4c of the Declaration states that it takes up to 60 days for thepayment to reach the bank account after approval by the Commission.
Av dessa brev kunde klaganden inte utläsa någon förklaring till varförkommissionen behövde ytterligare tre och en halv månad för att godkänna betalningen efter en tid av fem och en halv månad under vilkenden försökt få fram ytterligare upplysningar i olika avseenden rörandeklagandens slutrapport.Brevet innehöll bara mycket vaga formuleringar som inte gav klaganden några tydliga upplysningar om närutbetalningen hade godkänts och från vilket datum de 60 dagar somnämns i artikel 4c i förklaringen skulle börja räknas.Förklaringen ärdessutom tvetydig när den i artikel 4c hänvisar till kommissionensgodkännande, eftersom det inte är klart huruvida detta godkännandeavser GD XXIII eller generaldirektoratet för ekonomistyrning, GD XX,eller båda.
The final report was submitted in June 1997.After various exchangesof information between the Commission and the complainant insummer and Autumn 1997 a control visit to Ecotourism took place inorder to inspect documents on 10 November 1997.The last documentation in relation to the account statement appears to have beensubmitted by the complainant in the beginning of December 1997.The
Principerna för god förvaltningssed kräver att betalningar utförs inomrimlig tid och att klar och begriplig information på begäran ges om