natgillin/translations-raw huggingface dataset:
185 payment was approved by the Commission’s financial controller on 20March 1998 and payment was issued on 1 April 1998.Therefore,there was a period of approximately five and a half months betweensubmission of the final report and provision of the last informationrequested by the Commission.There was then a further period ofapproximately three and a half months for the approval of the paymentby the Commission.
185 orsakerna till förseningar.Kommissionens svar på klagandens upprepade förfrågningar innehöll inte en adekvat förklaring om varförkommissionen behövde ytterligare tre och en halv månad på sig föratt utställa en betalning, detta efter en period av fem och en halvmånad under vilken den hade försökt finna ytterligare upplysningarom olika aspekter av den klagandes slutrapport.Det framgår inte klarthuruvida det godkännande av betalningen som anges i förklaringenom finansiellt bidrag avser godkännande av GD XXIII eller av generaldirektören för ekonomistyrning, generaldirektorat XX.Vidare förefaller det som om kommissionen inte skulle ha informerat den klagande då det slutgiltiga godkännandet av de finansiella aspekterna avprojektet gjordes och då den tillåtna tidsperioden på 60 dagar, inomvilka betalningen skulle nå klagandens bankkonto, började löpa.
As regards the five and a half month period, no evidence was suppliedto the Ombudsman of any excessive or avoidable delay by the Commission. It appeared that the complainant was surprised both atthe amount of financial information which had to be supplied and atthe substantive rules governing allowable costs.However, the complainant had received notice of the financial requirements applicableto the project and there is therefore, no evidence of maladministrationby the Commission.However, the Ombudsman made a further remarkin relation to this point below.
Klaganden hävdade att det förelåg en bristande kontinuitet i kommisssionens handläggning av projektet.Enligt klaganden hade Ecotourismhaft goda relationer med projektledaren och gjort överenskommelsermed honom angående de ekonomiska angelägenheterna.Situationenförändrades dock när styrekonomen kopplades in, eftersom denneinte var medveten om vad som hade överenskommits mellan Ecotourism och projektledaren.
As regards the three and half month period, the Commission did notdescribe in detail its procedures for approval of payment.However, the DG XXIII Tourism Unit stated the following in letters to the complainant:
Kommissionen uppgav att det var ett normalt förfarande att projektledaren, som var ansvarig för den tekniska sidan av projektet, intebefattade sig med de ekonomiska frågorna.
“The arrangements for payment of this amount (71 647ECU) are now in progress.”(Letter of 27 March 1998)
Påståendet att budgeten ersatts med den ekonomiska rapporten
Principles of good administration require that payments should bemade within a reasonable time and that clear and understandableinformation should be provided, on request, about the causes of anydelay.In response to repeated inquiries from the complainant, the Commission did not adequately explain why it needed a further threeand a half months to issue payment, following a period of five and a
Klaganden påstod att kommissionen utan att informera Ecotourismhade ersatt budgeten med Ecotourisms interimistiska ekonomiskarapport och därigenom nedbringat den slutliga utbetalningen.Enligtkommissionen ersattes budgeten med den ekonomiska rapporten pågrund av att denna, uppdelad på enskilda rubriker, befanns utgöra ennoggrant genomarbetad omprövning av projektets behov.Dessutombröt denna åtgärd inte mot någon regel eller var till nackdel för Ecotourism, eftersom den ledde till en mindre nedskärning av projektets utgifter än vad som skulle varit fallet om den ursprungliga budgeten hade legat till grund för beräkningen.
The Ombudsman was not aware of any rule or principle which wouldallow the Commission unilaterally to replace an agreed budget.However, since the Commission explained that the result of its actionwas to Ecotourism’s advantage, the Commission did not act unreasonably towards the complainant.There appeared therefore to be nomaladministration in relation to this aspect of the complaint.
Ombudsmannen kände inte till någon regel eller princip som gavkommissionen rätt att ensidigt ersätta en fastställd budget.Meneftersom kommissionen förklarade att resultatet av dess åtgärd hadevarit till Ecotourisms fördel var kommissionens åtgärd gentemot klaganden inte orimlig.Det föreföll sålunda inte föreligga något administrativt missförhållande när det gäller denna aspekt av ärendet.
Movements between budget lines
Överföringar mellan budgetposter
The complainant claimed that the Commission’s approval of theinterim report indicated that movements between individual headingsin the budget were accepted since the financial report submitted withthe interim report contained such movements.The Commissionstated that the interim report only shows how the project is progressing and that its approval did not automatically mean that the finalreport would also be accepted.Rather, the final payment alwaysdepends on the supply of necessary proof of expenditure claimed.
Klaganden hävdade att kommissionens godkännande av den interimistiska rapporten visade att överföringar mellan enskilda rubriker ibudgeten var godtagbara eftersom den ekonomiska rapport som lämnades in tillsammans med den interimistiska rapporten innehöllsådana överföringar.Kommissionen uppgav att den interimistiskarapporten endast visar hur projektet fortskrider och att godkännandetav den inte automatiskt innebär att även slutrapporten kommer attgodkännas.Tvärtom är den slutliga utbetalningen alltid beroende avatt tillräckliga verifikationer kan företes för de utgifter för vilka ersättning yrkas.
According to Article 3a of the Declaration, Annex 2 which set out thedetails of project income and expenditure, was an integral part of the Declaration. According to Article 10 of the Declaration, amendmentsmust be made in writing and approved by the Commission.This meantthat movements between individual headings cannot take placewithout an amendment to the Declaration.The Commission’s approvalof the interim report could not therefore change the requirements setout in the Declaration.There appeared therefore to be no maladministration in relation to this aspect of the case.
Enligt artikel 3a i förklaringen var bilaga 2, där enskildheterna rörandeprojektinkomster och -utgifter anges, en integrerad del av förkla-ringen.Enligt artikel 10 i förklaringen måste ändringar göras skriftligenoch godkännas av kommissionen.Detta innebär att överföringarmellan enskilda rubriker inte kan göras utan ett skriftligt ändringstilllägg till förklaringen.Kommissionens godkännande av den interimistiska rapporten kunde sålunda inte ändra på de krav som ställts iförklaringen.Det föreföll sålunda inte föreligga något administrativtmissförhållande när det gäller denna aspekt av ärendet.
The reduction in the final payment
Nedskärningen av den slutliga utbetalningen
The complainant alleged that the Commission made a large reductionin the final payment without justification.Ecotourism supplied all theinformation the Commission asked for and it had proof of all its expen-diture.As regards the question of time sheets, the complainant statedthat Ecotourism could supply proof of the time spent, but it claimedthat the Commission never asked for this.
Klaganden påstod att kommissionen företog en stor nedskärning avden slutliga utbetalningen utan att detta var motiverat.Ecotourismställde all den information som kommissionen begärde till förfogandeoch den hade verifikationer på alla sina utgifter.Vad beträffar fråganom arbetstidsrapporter uppgav klaganden att Ecotourism kundelämna verifikationer på den tid som lagts ner men hävdade att kommmissionen aldrig hade begärt detta.
The Commission explained the reduction by the fact that some expenditures were not eligible.If no proof of real costs is provided, theamount could not be paid.As regards the question about time sheets,the Commission stressed that time sheets are normal and reasonablerequirements in the case of claims for personnel costs.Furthermore,the Commission did not accept that individual items of cost couldexceed the corresponding budget heading.
Kommissionen förklarade nedskärningen med att vissa utgifter inteberättigade till ersättning.Om inte verifikation på den verkliga kostnaden kan lämnas kan beloppet inte betalas ut.Vad beträffar inlämnande av arbetstidsrapporter betonade kommissionen att detta är ettnormalt och rimligt krav när det gäller anspråk för personalkostnader.Vidare kunde inte kommissionen godta att enskilda kostnadspunktertilläts överskrida motsvarande budgetrubrik.
The Ombudsman noted that this part of the case relates to what kindof proof of expenditure the beneficiary should supply and what kind ofproof was in fact provided by Ecotourism.The Declaration did not givea detailed explanation of what documents the beneficiary has tosupply, but merely stated that “all details of income and expenditure”should be submitted.This very wide expression appeared to meanthat Ecotourism must supply any document which it may reasonablybe expected to provide in the context of the project.The Ombudsmanmade a further remark in relation to this point below.
Ombudsmannen konstaterade att det i denna del av ärendet handlade om vilket slag av verifikationer på utgifter som mottagaren avbidrag skulle förete och vilket slags verifikationer som faktiskt hadelämnats av Ecotourism.I förklaringen lämnas inga närmare anvisningar om vilka handlingar som mottagaren skall förete, utan det sägsbara att “alla enskildheter rörande inkomster och utgifter”skall
The Ombudsman noted that the dispute arose mainly from the factthat Ecotourism did not supply the Commission with time sheets.Thesubmission of time sheets appears to be a reasonable requirement forjustification of claims for personnel costs.The complainant claimedthat Ecotourism could supply alternative proof of the time spent onproduction of a manual, for which the Commission did not accept part
Ombudsmannen konstaterade att tvisten huvudsakligen hade sinorsak i att Ecotourism inte hade lämnat in några arbetstidsrapportertill kommissionen.Inlämnande av arbetstidsrapporter förefaller varaett rimligt krav när det gäller att styrka krav på ersättning för perso-nalkostnader.Klaganden hävdade att Ecotourism skulle kunna företealternativa verifikationer på den tid som lagts ner på utarbetandet aven manual, för vilken kommissionen inte godtog en del av kostna-derna.Kommissionen borde ha varit beredd att granska dessa verifikationer för att fastställa om de var jämförbara med arbetstidsrapp-porter.Det fanns emellertid inga belägg för att Ecotourism verkligenhade lämnat in sina påstådda verifikationer till kommissionen.Detföreföll sålunda inte föreligga något administrativt missförhållande närdet gäller denna aspekt av ärendet.
DECISIONS of the costs.The Commission should have been prepared to evaluatethese proofs in order to establish whether they are comparable to timesheets.However, there was no evidence that Ecotourism actually submitted its claimed proofs to the Commission.There appeared therefore to be no maladministration in relation to this aspect of the case.
BESLUT melser om finansiellt bidrag som användes för detta projekt tycks lämnaföga nyttig vägledning till mottagarna när det gäller vad som i praktiken förväntas av dem.Det vore därför önskvärt att kommissionen övervägdehuruvida enheten för turism kan utarbeta lättbegripliga skriftliga riktlinjer förmottagarna av bidrag, så att eventuella problem och missförstånd kan undvikas i framtiden.
On the basis of the European Ombudsman’s inquiries into this complaint,it appeared necessary to make the following critical remark:
Klaganden arbetade från februari 1995 till februari 1997 i Ryssland somprojektledare vid ett konsultföretag som hade fått ett kontrakt med kommmissionen inom ramen för Tacis-programmet78.
Principles of good administration require that payments should bemade within a reasonable time and that clear and understandableinformation should be provided, on request, about the causes of anydelay.In response to repeated inquiries from the complainant, the Commission did not adequately explain why it needed a further threeand a half months to issue payment, following a period of five and ahalf months during which it had sought further information on variousaspects of the complainant’s final report.Nor is it clear whether theapproval of the payment referred to in the Declaration of the financialcontribution means approval by DG XXIII, or by the Directorate General for Financial Control, DG XX.Moreover, the Commissiondoes not appear to have informed the complainant when the finalapproval of the financial aspects of the project was given and whenthe 60 days period allowed for the payment to reach the complainant’sbank account began to run.
År 1996 medgav de ryska myndigheterna att klaganden inte skulle betalanågon skatt på sina inkomster under 1995.År 1997 krävde de dock att hanskulle betala skatt på sina inkomster under 1996.Detta skattekrav grundade de på den omständigheten att det protokoll som den 2 augusti 1991undertecknades av kommissionen och regeringen i före detta Sovjetunionen och enligt vilket skatter inte skall finansieras med Europeiska gemenskapens medel, aldrig hade ratificerats av före detta Sovjetunionen eller av Ryssland.
Given that this aspect of the case concerns procedures relating to specificevents in the past, it was not appropriate to pursue a friendly settlement ofthe matter.The Ombudsman therefore closed the case.
Klaganden hävdar att kommissionen felaktigt uppgett att protokollet var till-förlitligt.Han hävdade också att kommissionen underlåtit att besvara hansbrev i frågan och att den lämnat både honom själv och andra Tacis-kon-sulter i sticket.
It should be obvious to any beneficiary of a Community subvention that the Commission’s responsibility for the correct execution of the Communitybudget requires it to adhere strictly to the conditions of eligibility of expenditure which are applicable to the subvention.Beneficiaries can thereforereasonably be expected to read these conditions and seek clarification ifnecessary.The Ombudsman noted, however, that the Declaration of thefinancial contribution used for this project appears to provide little usefulguidance to beneficiaries as to what in practice will be expected of them.The Commission may therefore wish to consider whether the Tourism Unitcould provide easily understandable written guidelines for beneficiaries ofsubventions, in order to help avoid possible problems and misunderstandings in the future.
Klaganden framhöll också att medlen för Tacis-stödet tilldelas av Europaparlamentet för särskilda ändamål och redan är beskattade.Att tilllåta beskattning av dessa medel finansierar indirekt den ryska regeringspolitiken, som Europaparlamentet inte har någon kontroll över.
The complainant worked in Russia from February 1995 to February 1997as project manager for a firm of consultants which had won a contract withthe Commission under the Tacis78programme.
189 bistånd”(undertecknat tillsammans med Ryssland i juli 1997) undantar personer som arbetar inom ramen för Taciskontrakt från rysk inkomstskatt.Kommissionen uppgav också att varken protokollet eller de allmännabestämmelserna, trots dess intensiva ansträngningar, hade ratificerats avduman eller genom ett presidentdekret.
According to the contract between the Commission and the firm, expatriatestaff from Member States were to be exempt from income tax in Russia.The complainant accepted the post of project manager on this basis.
Enligt kommissionen hade man i praktiken, fram till det aktuella ärendet,lyckats uppnå pragmatiska lösningar genom att kommissionens Moskvadelegation utfärdade intyg om skattebefrielse.“Även om rättslägetkan ha varit osäkert och fortfarande är långt ifrån tillfredsställande har mani allmänhet löst problemet genom att förete sådana intyg för respektiveskattemyndighet tillsammans med en vägran att betala”.
In 1996, the Russian authorities agreed that the complainant should notpay tax on his 1995 earnings.However, in 1997 they required him to paytax on his 1996 earnings.They based the tax demand on the fact that the Protocol signed by the Commission and the government of the former USSR on 2 August 1991, which provides that taxes are not to be financedout of European Community funds, was never ratified by the former USSRor by Russia.
Vad gäller klagandens personliga förlust framhöll kommissionen att dessstandardkontrakt för Tacis upplyser om de skatteförmåner som anges i protokollet, men att det också varnar för att kommissionen inte ikläder signågot ekonomiskt ansvar “för den händelse att myndigheterna skulle vägraatt tillämpa ovanstående undantag och förmåner till den kontraktslutandesfördel”.Kontraktet ålägger kommissionen att “göra sitt yttersta för att biståden kontraktslutande i kontakterna med de behöriga myndigheterna”.
The complainant claims that the Commission wrongly advised that the Protocol could be relied on.He also claimed that the Commission failed toanswer his correspondence on this matter and abandoned both himselfand other Tacis consultants in Russia.
Kommissionen hävdade att den hade informerat dem som slöt Taciskontrakt om protokollets och de allmänna bestämmelsernas status vidmöten under 1996/97.Vid två av dessa möten hade klaganden varit personligen närvarande.
The complainant claimed compensation for his financial losses as a resultof the Commission’s negligence:i.e.25.000 US Dollars taxes paid for 1996and a similar amount which he risked having to pay retrospectively for1995.
Kommissionen hävdade också att den hade gett klaganden allt det stödhan rimligen kunde begära.I synnerhet när det under senare delen av 1997stod klart att den ryska skatteförvaltningen hade skärpt sin praxis hade“delegationens chef omedelbart och upprepade gånger gripit in på den klagandes vägnar men tyvärr utan nämnvärt resultat”.Kopior av fyra brev frånkommissionen till de ryska myndigheterna (daterade i november 1997) varbifogade kommissionens yttrande.
The complainant also pointed out that Tacis aid money is allocated by the European Parliament for specific purposes and is already the product oftaxation.To permit taxation of this money indirectly funds the policies of the Russian government, over which the European Parliament has no control.
I april 1998, när de ryska skattemyndigheterna framställde sitt slutligabetalningskrav, diskuterade delegationen situationen med klaganden.Föratt inte undergräva kommissionens fortsatta ansträngningar att nå en övergripande lösning genom att sända fel signaler till de ryska skattemyndigheterna tillråddes klaganden med bestämdhet att på nytt åberopa protokollet och vägra att betala.
In its opinion, the Commission confirmed that the 1991 Protocol and the“General Rules applicable to the Technical Assistance of the European Communities” (signed with Russia in July 1997), exempt individualsworking on Tacis contracts from Russian income tax.The Commission alsostated that, despite its intensive efforts, neither the Protocol nor the General Rules have been ratified by the Duma or by presidential decree.
Vad gäller den påstådda underlåtenheten att besvara brev och sättet attlämna honom och andra Tacis-konsulter i sticket påpekade klaganden attkommissionen inte förrän nu hade gjort honom uppmärksam på brevenfrån delegationens chef till de ryska myndigheterna.
According to the Commission, until the present case, pragmatic solutionshad been found in practice through the issuing by the Commission’s Moscow delegation of certificates attesting exemption from tax.“Althoughthe legal situation may have been precarious and still is far from satisfac-
Klaganden medger i kommentarerna att han inte har någon kontraktsenligrätt till ersättning.Han hävdar emellertid att komissionen är skyldig att visaomsorg med tanke på närheten mellan parterna.I kommentarerna görsgällande att kommissionen hela tiden har visat ointresse genom att under-
DECISIONS tory, the presentation of these certificates to the respective tax officestogether with a refusal to pay has generally solved the problem.”
BESLUT låta att göra fortsatt stöd till Ryssland beroende av att protokollet ratificerades och genom att inte på ett korrekt sätt förklara protokollets status förkontraktsinnehavare och konsulter inom ramen för Tacis.
As regards the complainant’s personal loss, the Commission pointed outthat its standard Tacis contract informs contractors about the tax privilegesprovided for in the Protocol but also warns them that it does not acceptfinancial responsibility “in the event that the authorities should refuse toapply in favour of the contractor the abovementioned exemptions and priv-ileges”.The contract requires the Commission to “exert its best efforts tosupport the contractor in dealing with the competent authorities.”
Klaganden hävdar vidare att hans förluster hade kunnat förutses och attkommissionen är ansvarig för dem.Den handlingsplan som kommissionenföreslog, nämligen att med åberopande av protokollet vägra att betalaskatt, var felaktig eftersom det så länge protokollet inte var ratificerat intefanns någon rättslig grund för att bestrida de ryska skattekraven.De intygom undantag som kommissionen utfärdade gav en felaktig bild av situationen både för konsulterna och de ryska skattemyndigheterna.
The Commission claimed that it informed Tacis contractors about the statusof the Protocol and General Rules at briefing meetings in 1996/7, two ofwhich the complainant personally attended.
I kommentarerna upprepades också påståendet att kommissionen hadevarit försumlig mot de europeiska skattebetalarna eftersom de medel somanvisats till stödprogram beskattas av ryssarna och används för ändamålsom Europaparlamentet inte har någon kontroll över.
The Commission also claimed that it provided the complainant with everyassistance which he could reasonably expect.In particular, when it becameclear late in 1997 that the Russian tax administration had tightened its practices, “the Head of Delegation immediately and repeatedly intervened onthe complainant’s behalf, but unfortunately without any tangible result.”Copies of four letters from the Commission to the Russian authorities(dated in November 1997) were annexed to the Commission’s opinion.
Klaganden arbetade i Ryssland åt ett företag som hade ett kontraktmed kommissionen om tekniskt bistånd inom ramen för Tacis-pro-grammet.Standardkontraktet mellan kommissionen och företagetinnehöll följande bestämmelse (artikel 5.4 i bilaga F):
The Delegation discussed the situation with the complainant in April 1998when the Russian tax authorities made their final demand for payment.Inorder not to undermine the Commission’s continuing efforts to reach anoverall solution by sending the wrong signal to the Russian tax authorities,the complainant was strongly advised to invoke the Protocol again andrefuse payment.
“Fysiska och juridiska personer, även sådana som är stationerade utomlands, från medlemsstater i Europeiskagemenskapen och som fullgör kontrakt om tekniskt samarbete som finansieras av EG skall vara undantagna frånföretags- och inkomstskatt i NIS [Newly-Independent States].”
As regards the claim of failure to answer correspondence and abandonment of himself and other Tacis consultants, the complainant pointed outthat the Commission had not previously made him aware of the letters fromits Head of Delegation to the Russian authorities.
Klaganden mottog och betalade ett krav från de ryska skattemyndigheterna på inkomstskatt för sina inkomster.Han hävdar att kommisssionen felaktigt angett att protokollet var tillförlitligt.Han har ocksåhävdat att kommissionen underlåtit att besvara hans brev i ärendetoch att den lämnat både honom själv och andra Tacis-konsulter i Ryssland i sticket.