natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Much wasted effort could be spared by seeking active collaboration between the Member States, based on the principle of subsidiarity.
Det finns en utbredd fruktan för att informationstekniken blir ett lätt redskap för spridning av personuppgifter och alltså kan bli en fara för privatlivet.
The objective is to achieve a general model for the management of computerized archives, which implies a certain level of harmonization, the setting of specific preservation standards, control of access, the choice of appropriate infrastructure and, if necessary, a defined regulation regarding consultation of the databases.
Denna fruktan har lett till att man i vissa fall har föreslagit att databaser skulle förstöras, trots att de ur arkivariesynpunkt förtjänar att bevaras med nödvändiga försiktighetsmått. Arkivarierna bör i högre grad än hittills dras in i diskussionerna i den frågan.
There are grounds for promoting a programme of concerted research on a Community level, avoiding wasting energy and means.
Issues and Guidelines, New York 1 990 (rapport från den rådgivande kommittén för samordningen av Förenta nationernas informationssystem, ACCIS), och Margret Hedstroms "Understanding electronic incunabula: a framework for the research on electronic records" (i The American Archivist, volym 54, 1991), s. 336-337.
programme should also be concerned with the physical control of computerized archives, an area in which results should be obtained very easily.
Det är praktiskt att skilja mellan två sidor av frågorna kring bevarandet av elektroniska arkiv och sökning i dessa: en logisk och en fysisk.
The authorities preserve in memory data which is both a working tool and the result of their operations.
Härmed avses samtliga beslut och åtgärder som syftar till
Thus computer-retained data has been created, amended, exchanged and stored differently from that retained by traditional methods.
— att säkra bevarandet av elektroniska data (undvika att de förstörs, se till att de överlämnas till arkivtjänsterna, garantera att de identifieras riktigt osv.),
The organizations concerned, which already carry out access to current data with difficulty, somewhat neglect other interests such as the cultural and historical interest of computerized data.
— att se till att de elektroniska arkiven är tillgängliga och fastställa villkoren för till gången till dem.
In the short term, the problem is the preservation of information which is no longer current on an administrative level but still necessary with regard to legal responsibilities.
Även om man är överens om målsättningarna i stort kan man på detta område se betydande skillnader från en medlemsstat till en annan i fråga om arbetsmetoderna.
In the longer term the protection of a cultural and historical source is at stake.
Alla åtgärder på detta område kräver följande:
In the worst hypothesis, this situation could lead to what might be termed a loss of memory by the archiveproducing institutions.
— En granskning på förhand av informationsteknikens inverkan bland annat på nuvarande praxis i fråga om arkivbildning.
Could the last quarter of the 20th century be the worst documented period in history?
— En prövning av själva principerna för arkivväsendet, till exempel proveniens principen.
Even when passed on to the National Archives, computerized data encounter a new problem, that of legibility and interpretation of the material.
Elektroniska arkiv medför redan från början en rad nya frågor för dem som vill medverka till att de bevaras och är tillgängliga.
The main difference from paper preservation of information is that digital storage of data does not allow the latter to be read or interpreted without the aid of software or hardware.
Dessa frågor kan i vissa fall rubba etablerade principer inom arkivväsendet, till exempel proveniensprincipen.
Finally, here again there is a particularly acute problem regarding the protection of personal data, as mentioned in Chapter 4.
Vad är för det första förhållandet mellan en institutions sociala funktion, tekniska nyheter, organisationsstruktur och information och statistik, och vilken inverkan har dessa faktorer på arkivbildandet?
There is a real fear of witnessing information technology becoming an easy way of divulging personal data, thus representing a threat to privacy.
Arkivproducenterna utnyttjar i allt högre grad möjligheten att utbyta information på elektronisk väg, både mellan avdelningar och tjänster inom samma organ och mellan olika myndigheter.
This fear has led to the recommendation in some cases of destruction of the databases in question, although they would merit preservation from an archival point of view given the required precautions.
Man bör dock lägga märke till att en integrering av datorer i vidsträckta nät som förbinder olika organisationer idag förhindras av den bristande standardiseringen av de nya tillämpningarna.
More than in the past, archivists should be involved in the reflection necessary in this respect.
Datoriseringen av arkivproducenterna har med andra ord följder för deras organisatoriska uppbyggnad:
In assessing the new problems posed by computerized archives, we have sought to clarify the choice of spheres to be researched within the Community in this connection.
— För det andra medför den nya tekniken andra effektivitetsprinciper än de former av arbetsdelning som de stora arkivproducenterna tidigare alltid har tillämpat.
It is appropriate to distinguish two aspects of the problems raised by the preservation and consultation of computerized archives: an intellectual aspect and a physical aspect.
Dessa båda faktorer (ökad rörlighet och gemensamt utnyttjande av data inom en organisation eller mellan olika organisationer) gör att det blir svårare att fastställa ett dokuments ursprung och författare, och därmed också mer problematiskt att datera det.
This relates to the actions to be carried out and the measures to be taken in particular in order to:
När de elektroniska data utgör en databas blir gränsen mellan dokumentation och arkiv flytande: sådana är mindre statiska och lättare att manipulera.
• ensure protection of the computerized archives (avoid their destruction, ensure that they are placed in the National Archives, guarantee their correct identification, etc.);
Slutligen är frågan vilka minimikrav som måste ställas redan när de elektroniska data skapas, för att de skall kunna identifieras. Dessa data är inte alltid registrera de datafiler utan kan i många fall betecknas som latenta relationer mellan databaser.
• ensure availability of the computerized archives (their access conditions etc.)
I sådana fall är de kanske bara en samling hänvisningar till andra data i basen.
In this respect, although the objectives to be attained can be generally understood, significant divergences can be noted from one Member State to another concern ing the methods of working used.
I sådana fall kompliceras arkivariens arbete av att han inte bara måste bevara databasen utan också det program det är skapat i och dessutom känna till olika an vändningsmöjligheter och metoderna för att göra databaser kompatibla.
Any action in this sphere must be subject:
Alla dessa element måste ingå i den analytiska beskrivningen vid katalogiseringen av dessa data.
• to a prior examination of the impact of information technology, particularly on present practices with regard to the creation of archives;
Det är faktiskt data om data (metadata), som användaren av arkivet sedan måste ha tillgång till.
• to reflection on basic archival principles, such as the principle of source.
Man bör vara uppmärksam på hur dessa data skall bevaras redan i det ögonblick då de skapas.
From their creation, computerized archives pose new questions for those who will later be responsible for their preservation and access.
Det är alltså en vansklig uppgift för arkivarierna att fastslå elektroniska datas pro venans. Informationstekniska tesaurusar är under utarbetande [IRDS, Information re sources dictionary standard).
Firstly, what is the relationship between the social function of an institution, the new technology, the organizational structure and the information and statistics, and what is its impact on the formation of archives?
Dessa kommer att bli väsentliga i det framtida utnyttjandet av informationssystem.
In this respect the extent to which the use of computer techniques by the authorities influences the formation of archives constitutes an important aspect.23
Medlemsstaterna och deras experter bör samarbeta i gemenskapsregi för att undersöka hur man bäst kan få in arkivistikens krav (bland annat fasthållandet vid provenansprincipen) i dessa ordböcker.
The archiveproducing organizations are currently making more and more use of the possibilities of exchanging information by electronic transmission, either between the departments and services of the same organization or between different organizations.
Mer än andra media ställer de elektroniska data arkivarien inför uppgiften att engagera sig aktivt i upprättandet av de historiska arkiven.
It can be noted, however, that the integration of computers into vast networks linking various organizations is at present meeting the obstacle of a lack of standardization in these new automation applications.
Mer än någonsin måste arkivarien träda in redan när dokumenten skapas, i synnerhet som arkivproducenterna i allmänhet ägnar föga uppmärksamhet åt dessa datas livscykel.
In other words, computerization of the archiveproducing organizations is affecting their (i.e. the organizations') organizational structure:
När ett nytt datorsystem installeras ägnar man inte tillräcklig uppmärksamhet åt hur gamla data skall skötas i framtiden, hur de slutligen skall arkiveras och hur filerna skall bevaras.
(i) firstly, the place of work is becoming more mobile.
uppgifter om enskildas privatliv och om kontroll av utnyttjandet av sådana uppgifter)20
(ii) secondly, whilst the large producers of archives traditionally apply the principle of division of labour, the new technologies involve other principles with regard to efficiency: within the same organization, the information systems are held more often in common between various departments and services.
Sådana lagar finns bland annat för befolkningsregister, vallängder, föreningsregister, statistiska uppgifter, kreditupplysningsregister (finans-, bank- och soliditetsuppgifter), register för motorfordon osv.
These two factors (increased mobility and pooling of information within the same organization or between different organizations) make the author and origin of a document less identifiable.
Betydligt mer än de traditionella hotas de elektroniska arkiv som är underställda arkivmyndigheterna av lagstiftningen om tillgänglighet och av myndigheternas praxis.
This is not to mention the corollary problem of dating the document.
Arkivarierna har en roll att spela i arbetet för att bevara denna nya form av kollektivt minne.
On the other hand, does a clear line of demarcation exist in the case of some computerized archives between archives and documentation, and, if so, where is this drawn?24 When the computerized archives are databases, the frontier between archives and documentation becomes indistinct: these documents are less static or more able to be manipulated.
I brist på särskild lagstiftning om hur elektroniska databaser skall placeras i arkiv och på vilka villkor de skall vara tillgängliga är det lagarna om skydd av personliga uppgifter som gäller. Dessa kan dock leda till att uppgifter som ur arkivariesynpunkt borde bevaras blir förstörda (se bilaga 5)(27).
Finally, what minimum criteria should be imposed upon the computerized archives at the time they are created, with regard to their identification?
Hur kan man ställa elektroniska data till forskarnas förfogande? Och framför allt, i vilken form?
They are not always recorded files but often remain at the stage of potential connection between databases: such documents are only a collection of cross-references to other databases.
Kan de göras tillgängliga i läsesalar i form av kopior på magnetband eller liknande?
In this case, the work of the archivist is complicated by the fact that he must not only save the databases but also the software and programmes which relate to them; he must also be aware of the possible applications and the procedures of making databases compatible.
Det är hur som helst möjligt att vidta åtgärder för att skydda privat livet (genom att spärra de fält genom vilka personen kan identifieras). Arkivmyndigheterna i varje land kan ge garantier om sådan behandling när de övertar baser med samtida förstahandsdata.
All these factors must form part of the analytical descriptions at the time of making inventories of computerized archives.
Med tanke på mediets särskilda egenskaper måste man också ta hänsyn till skyddet av upphovsmannarätten.
These are in fact data on data (meta-data) which must be mentioned to the user of computer archives.
Det är ännu bara i undantagsfall som nationella arkivmyndigheter låter allmänheten få tillgång till elektroniska baser.
But it is at the time of their creation that the preservation of such data must be anticipated.
De bör se till att de görs lättare tillgängliga.
As can be seen, establishing the sources of computerized archives poses a major problem for archivists.
Slutligen ett rent ekonomiskt problem: det är svårare att ge gratis tillgång till elektroniska data med tanke på de stora omkostnaderna.
Under the aegis of the Community, the Member States and their experts could join forces in order to study the best methods of incorporating archival requirements into these dictionaries (particularly the maintenance of the principle of source).
Den har beslutat atl sådana uppgifter, trots bestämmelserna i arkivlagen, inte längre står till upphovsmyndighetens förfogande när de väl har över lämnats till arkivmyndigheten.
Computerized archives, more than other media, make it imperative for the archivist to become involved in the formation of historical archives.
') Det är bara i Tyskland (för Bundesarchiv) och i Danmark som arkivlagstiftningen direkt tar ställning till hur elektroniska arkiv skall överlämnas till arkivmyndigheterna.
More than ever, archivists must become involved at the time when documents are produced.
I Danmark säger registerlagen att register som innehåller upplysningar om enskilda skall förstöras när de inte längre har något förvaltningsmässigt ändamål, med vissa särskilda undantag.
Especially since those producing the archives pay little attention in general to the life cycle of the data. At the time of installing a new computer system, little consideration is given to the future management of the data, permanent preservation and file maintenance.
Enligt den nya arkivlagen skall emellertid vissa "nyckelregister" från de administrativa arkiven obligatoriskt överlämnas till Rigsarkivet, och det är lät tare att få tillstånd att bevara andra dataregister av allmänt intresse.
See the 1990 ACCIS report, op. cit., pp. 21-24.
Tillgång till elektroniska data kräver Registertilsynets godkännande.
The accent is placed here on the growing use of such communication methods in the decision-making process, which does not however give rise to the storage of the data.
När sådana data har överlämnats till arkiv måste den som vill ha till gång till dem också få tillstånd från Registertilsynet, också den myndighet som de ursprungligen kom mer från.
These laws relate in particular to: population registers, electoral registers, company registers, statistical information, credit risk registers (financial, banking, solvency information), road traffic registers, etc.
Med fysisk kontroll avses alla beslut och åtgärder som syftar till att säkra att data och datamedierna är i gott fysiskt skick och fortsätter att vara det på lång sikt, och till att lösa problemen med datauppgifternas läsbarhet.
The preservation of computerized archives, which are under the jurisdiction of the National Archives, is more threatened than that of traditional archives by legislation relating to accessibility and by the practices of the authorities.
De nationella arkivmyndigheterna bör överväga vilka åtgärder som krävs för att hålla datamedierna i gott skick(28).
Without a specific law relating to the placing (in archives) and availability of banks of computer data, the legislation relating to personal data will apply.
Det gäller att garantera att data bevaras fysiskt på lång sikt och är läsbara trots den snabba tekniska utvecklingen på området.
Thus this could lead to the destruction of information which, from an archival point of view, would merit preservation (see Annex 5).26
Av flera skäl skulle en gemenskapsåtgärd ha stor betydelse:
Could they be made available in a reading room in the form of a copy of a disk or other such?
— De frågor som behöver undersökas är mycket konkreta.
In any case, it is possible to take steps (through the locking of personal areas) to protect privacy: the National Archives could give confidentiality guarantees when they collect recent primary databases.
— Eftersom nyheterna kommer utifrån finns det färre intressekonflikter (till exempel kulturella konflikter).
The protection of copyright should also be taken into consideration in view of the specific nature of the medium.
— Stora ekonomiska intressen står på spel.
Public inspection of computerized archives is still only exceptionally organized by the National Archives. The latter must ensure promotion of the use of their computerized archives.
En grupp experter utsedda av medlemsländerna borde försöka komma fram till den mest ändamålsenliga infrastrukturen för en god hantering av elektroniska data, i synnerhet vad gäller lagring och tillgång, och rekommendera standarder på området)29). det)29).
Finally, a strictly practical question: it is more difficult to guarantee free access to computerized archives in view of the financial resources required.
Arkivariens önskan om att fortsatt kunna identifiera ett dokument efter dess provenans delas teoretiskt sett av alla för vilka elektroniska dokuments värde för bevisändamål och andra juridiska hänsyn är viktigt.
What will be the consequences of this for research?
De nu gällande standarderna (ODA/ODIF) är otillräckliga.
In France, the CNIL (National Committee of Computerization and Liberty), is responsible for controlling the application of information technology to the handling of personal data; it has decided that this information, as an exception from the provisions of the law relating to archives, is no longer available to the administration which produced it once it has been transferred to the National Archives.
I Frankrike bevaras och omformateras databaserna från statens centrala förvaltningsmyndigheter. I Tyskland arkiveras filerna i ASCII-format på magnetband som regelbundet kopieras om.
In Denmark, the law on computerized registers stipulates that those records which contain information on individuals must be destroyed as soon as they have no further administrative use, unless there is special dispensation.
I Danmark överförs dataregistren i form av sekventiella filer i ASCII-format tillsammans med dokumentation på papper om relationerna mellan data, detta för att uppgifterna i så hög grad om möjligt skall kunna bevaras oberoende av förhandenvarande teknik.
But the new archive law provides for obligatory transfer to the National Archives of key registers from administrative archives, and facilitates the procedures of dispensation in order to obtain the pres ervation of other computerized registers of general significance.
I de flesta medlemsstaterna är det arkivmyndigheterna som beslutar om standarder för hur datadokument skall bevaras (Belgien, Danmark, Storbritannien). I andra länder fattas besluten efter samråd med upphovsmyndigheten.
Access to computerized data is subject to prior agreement by the Registertilsyn (body supervising computerized public registers).
Öppna system, dvs. sådana där program och baser fungerar utan problem på maskiner av olika fabrikat, används ännu bara i begränsad omfattning.
When computerized data is transferred to the archives, this agreement is also required for all use, even when the applicant is the department having produced the data.
Sedan 1979 har det dock funnits en ISO-modell som har gjort det möjligt att skapa öppna kommunikationssystem, så kallade OSI (Open Systems Interconnection) som bygger på sju nivåer.
The National Archives must take into account a collection of measures designed to maintain the computerized archives' media in a good state of repair.27It is a question of guaranteeing durable physical preservation and the legibility of computerized archives in spite of the rapid technical development of the sector.
Om så sker blir risken stor att mycken energi kastas bort på sökandet efter lösningar som redan finns på andra håll i gemenskapen, och det gäller såväl nya arbetsmetoder och standarder som anskaffning av avancerad och dyr utrustning.
Interest in Community action is considerable because:
Det finns alltså flera argument som talar för att man bör gå sam man för att lösa problemet:
• innovations with regard to information technology are important for everyone, particularly for archivists;
— Man finner bättre lösningar än en stat kan göra ensam, till exempel vid vissa slag av forskning.
• research themes in this area are very concrete;
— En gemensam hänvändelse får större vikt när det gäller att få industrin att använda tekniska standarder, till exempel för lagringsmetoder och språkliga frågor.
• there is less conflict of interests (particularly cultural conflict), given that the innovations are imposed from outside;
— En analys utförd av tolv parter är effektivare än tolv analyser.
• significant financial interests are at stake.
— Man kan på detta sätt få bättre garantier för lösningens kvalitet.
A group of experts appointed by the Member States could research the most appropriate infrastructure for correct management of computerized archives, par ticularly with regard to storage and access and could recommend standards in this field.28
Icke desto mindre bör man undersöka på vilka områden en samlad insats i fråga om elektroniska arkiv har möjligheter att lyckas. Ett samarbete får inte undanskymma det faktum att varje medlemsstat beslutar om sin egen politik.
Archivists' concern regarding the ability to continue to identify a document in accordance with its source is in theory a concern which is shared by all those for whom the probationary and legal value of computerized documents is important.
En gemensam forskning bör hur som helst börja med att man samlar den kunskap och expertis som finns inom gemenskapen utifrån de senaste rapporterna om situationen, som Report of the working meeting on research issues on electronic records (Washington 1 991, s. 8) och Hedstroms artikel Understanding electronic incunabula (s. 336 ff.).
The standards in force at the present time (ODA/ODIF) remain insufficient.
Bara en noggrann komparativ granskning kan leda fram till lösningar.
The National Archives must ensure that as soon as a document is created, the administration sets its duration of preservation.
Målet är att komma fram till en allmän modell för behandlingen av elektroniska ar kiv, men detta förutsätter följande:
They must also contribute to setting selection priorities for computerized archives.
— Att principerna för arkivuppbyggnad harmoniseras på europeisk nivå.
In most of the Member States, it is the National Archives which decide the preservation standards of computerized documents (Belgium, Denmark, the United Kingdom).
— Att det fastställs standarder för hur elektroniska dokument skall bevaras fysiskt och logiskt.
Elsewhere, de cisions are taken in agreement with the departments having produced the data.
— Att man finner ersättningslösningar som ger möjlighet till långsiktig förvaring av och tillgång till elektroniska data.
Open systems, i.e. those whose databases and software can function without problems on hardware from different manufacturers, still have limited applications.
— Och eventuellt att man skapar regler till exempel för sökning på databaser som innehåller personuppgifter.
The information revolution already involves, to a greater or lesser degree, all the Member States of the Community.
5.4 FORSLAG TILL METOD FOR FRAMTAGNING AV GEMENSAMMA PRINCIPER FÖR BEHANDLING AV ELEKTRONISKA DATA