natgillin/translations-raw huggingface dataset:
That the exchange of inventories of collections of international interest should be encouraged.
Man bör uppmuntra ett utbyte av förteckningar för samlingar som har interna tionellt intresse.
That the Community should encourage the creation of an archival telematic network.
Gemenskapen bör uppmuntra skapandet av ett elektroniskt arkivnät.
That minimum provisions for the services to be given to readers and researchers should be recommended to the National Archives.
Vissa minimikrav bör rekommenderas för de tjänster som arkivmyndigheterna skall ge till läsarna och forskarna.
That all reading room personnel should receive training orientated towards receiving readers.
— Gruppen anser att en undersökning bör göras med syfte att utforma praktiska förslag för tillträdesvillkor i medlemsstaterna.
The implementation of the above recommendations would necessarily involve additional expense, which should be taken into account at the time of budget allocations for both regional and national archives.
I de olika medlemsstaternas lagstiftning sätts vissa gränser för den fria till gången till administrativa dokument, antingen genom en allmän främre tidsgräns för tillgänglighet eller genom särskilda gränser som gäller för olika slag av arkiv.
• The group expresses the hope that these recommendations will serve as a basis for assessing the allocation of more sizeable budgets to allow their implementation. tion.
Det senare gäller särskilt Nederländerna, där fristen ¡nom kort sätts ned till tjugo år. Trettioårsgränsen bör därför betraktas som en maximigräns, som ett tak och inte som ett golv.
• The group considers that it would be useful to carry out studies with a view to formulating practical recommendations with regard to access on the level of the Member States.
Sålunda föreskrivs det i flera medlemsstaters lagstiftning att medborgarna har rätt att ta del av administrativa dokument från det ögonblick då de kommer till.
Those spheres which would lend themselves easily to harmonization would be chosen in accordance with four criteria: urgency, the existence of an agreement in principle already ratified by archival practice, correlation with the concerns previously expressed by the ICA, respect for the principle of subsidiarity.
A andra sidan finns det vissa slags dokument för vilka den allmänna lagstiftningen inte gäller, antingen därför att det för dem gäller särskilda bestämmelser om skydd av privatlivet eller hänsyn till statens säkerhet, eller därför att det finns särskilda bestämmelser inom arkivlagstiftningen om dem.
With regard to practical access, the following priority areas could be opted for: archival description standards, exchanges of copies of archives, making national computer systems and models compatible.
Särskilda undantag från de allmänna reglerna finns i flera medlemsstater, men dessa regleras inte alltid i särskild lagstiftning. Inte heller har alla med lemsstater klara och tydliga bestämmelser för hur en hemligstämpling beslutas och upphävs.
NATIONAL LEGISLATION AN D ACCESS TO ARCH IVES
4.1 PROBLEMET MED ARKIVMATERIALS TILLGÄNGLIGHET
The legislation of the various Member States places certain limits on free access to administrative documents, by imposing either a general period of delay or specific periods for various categories of archives.
Alla medlemsstater har lagar och bestämmelser (allmänna eller särskilda) i vilka vill koren för allmänhetens tillgång till arkivmaterial regleras (se bilaga 1 ).
In spite of the diversity of archival legislation within the various Member States, they have adopted a general period of delay before access to the archives of 30 years, even less. This is the case in particular in the Netherlands, which has adopted a narrower period of 20 years.
Det är viktigt att rätten att ta del av dokument är klart reglerad i lag, i synnerhet av följande skäl: a) En lagstiftningsgrund är nödvändig för att säkra bevarandet av dokument som är värda att arkiveras och som härrör från olika ansvariga myndigheter, och alltså för hindra att de förstörs.
The period of 30 years should thus be considered to be the maximum, namely a ceiling rather than a threshold.
b) Medborgarens rätt att ta del av arkivdokument av administrativt ursprung bör vara garanterad i lag.
Thus the legislation of several Member States explicitly provides that the citizen has free access to administrative documents from the time of their creation.
c) De senaste årtiondenas rättsutveckling i fråga om skydd av data gör det nödvändigt att i lag beskriva de offentliga arkivens uppgifter som del av den offentliga ad ministrationen.
However, on the other hand, some categories of archives elude general legislation regarding access, either because they form the object of special stipulations regarding the protection of privacy or State security or because they are covered by legislative provisions which are separate from those of archival legislation.
Begränsningarna i lagstiftningen om skydd av data bör kompenseras med särskilda regler som tar vederbörlig hänsyn till medborgarnas skäl och rätt att utnyttja arkiv, samtidigt som berörda privatpersoners skyddsvärda intressen inte skadas.
Exceptional dispensations regarding access are granted in several Member States, but they are not always governed by specific legal provisions.
d) Lagstiftningen om hemligstämpling av vissa dokument gör inte bara att man inte kan ta del av dem i arkiven utan också att de inte kan överföras till arkiven.
In the same way, the process of classification and declassification of certain confidential documents could clearly be established through national legislation.
I lag stiftningen om arkiv bör det skapas en balans mellan rätten att ta del av dokument och respekten för den enskilde och för andra skäl till hemligstämpling.
With regard to exceptions to access, each Member State must at least endeavour to draw up a list, as detailed as possible, summarizing the types of document which will only be accessible after the general period prescribed by the law.
Till och med definitionen av begreppet "arkiv" varierar emellertid från en medlemsstat till en annan, vilket försvårar jämförelser.
This will avoid, in so far as possible, any arbitrariness which may prejudice the rights of the citizen and the ease of research.
Som arkivalier definieras i Spanien, Frankrike och Grekland samtliga dokument som har producerats inom eller inkommit till en förvaltningsgren, en institution eller ett organ av något slag.
In addition to this work on the openness of each Member State, useful work of alignment could be undertaken within the Community by collecting together the lists of exceptions and possibly adapting them in common within an archival agreement, which would also take into account the problem of copyright, as it exists in the sphere of archives.
I dessa medlemsländer gäller frågan om tillgång till arkiv alltså inte bara sådana dokument som faktiskt förvaras i arkivsamlingar utan också sådana som fortfarande finns hos upphovsmyndigheten. I de övriga länderna gäller rätten att ta del av arkivdokument enbart sådana som faktiskt finns i arkivsamlingar.
Such action would serve to clarify the problem of access periods and to reconcile jointly the right to information and the necessity of protecting certain information for periods as long as 30 years.
I fyra av de tolv medlemsländerna (Spanien, Italien, Luxemburg och Nederländerna) är alla dokument som förvaras inom de nationella arkiven i princip fritt till-
All the Member States possess laws and regulations (general or specific) which lay down the conditions of public access to archives (see Annex 1).
Denna trettioårs­frist bygger på erfarenhet och syftar till att skapa en fungerande jämvikt mellan å ena sidan rätten att ta del av dokument och å andra sidan bestämmelserna om skydd av individen, statens säkerhet och en effektiv förvaltning (även om de båda senare skälen ofta har förlorat en stor del av sin tyngd).
The relevance of applying a firm legal basis to the access to archives rests notably on the following considerations:
Det rör sig inte om någon absolut tidsgräns, utan den kan förkortas eller förlängas)18).
(a) a legal basis is necessary in order to ensure the preservation of documents deemed to be archives, originating from diverse responsible authorities, thus preventing their possible destruction;
I Belgien tycks det inte finnas någon nyare allmän lagstiftning om villkoren för ar­kivmaterials tillgänglighet, bara interna förordningar och särskild lagstiftning för vissa typer av dokument.
(c) the development of the law relating to the protection of data, during the course of recent decades, has required that the functions of public archives be legally described as part of the public administration.
Fem av gemenskapens medlemsländer har under de senaste femton åren antagit la­gar av samma slag som den amerikanska "Freedom of Information Act" (Danmark 1985, Grekland 1986, Frankrike 1979, Italien 1990, Nederländerna 1978 och 1991).
The restrictions of the law relating to the protection of data must be offset by special regulations in order to be able to take due account of the reasons and rights of the citizen to use archives, without prejudicing the interests, which merit protection, of the person concerned;
I den spanska grundlagens artikel 105 B garanteras rätten att ta del av ad­ministrativa dokument, men det har aldrig antagits några tillämpningsbestämmelser till den.
(d) Legal provisions relating to the confidentiality of documents are not only a barrier to their consultation in the archives, but are an obstacle to consultation from the moment of their transmission.
I dessa lagar hänvisas inte till sådana dokument som redan har överlämnats till arkivmyndigheter.
Legal provisions relating to archives should therefore establish an appropriate balance between the right of access and the right to privacy and to confidentiality for other reasons.
Bestämmelserna i dessa lagar skiljer sig för övrigt kraftigt åt från en medlemsstat till en annan i fråga om hur man kan ta del av de administrativa dokumenten och vilka dokument som skall vara tillgängliga.
In Spain, France and Greece all documents produced or received by a department, an institution or any organization whatsoever, are equally defined as archives.
I alla europeiska länder innehåller lagstiftning och regelverk bestämmelser om be­gränsning av rätten att ta del av vissa typer av dokument.
In these Member States, access to the archives relates not only to documents which are effectively preserved in the archives, but also those which are preserved by the archiveproducing department.
Syftet är att skydda pri­vatpersoners, gruppers, företags och statens berättigade intressen.
THE BASIC PRINCIPLES OF ACCESS TO ARCHIVES
Man kan dock dela upp dem i tre huvudgrupper.
In all the Community Member States, the right of the public to have access to the information contained in archival documents is recognized by law.
I de olika tyska delstaternas lagstiftning kan man se denna tendens till att man överallt antar denna tret­tioårsfrist.
In four of the 12 Member States (Spain, Italy, Luxembourg, the Netherlands), all the documents preserved in the National Archives can, in principle, be consulted freely, with exceptions which will be studied later (see point 4.4).
I "Thüringische Archivgesetz" är detta trettioåriga skydd emellertid avskaffat för alla doku­ment från den gamla Tyska demokratiska republiken som inte gäller privatpersoner (artikel 17.2).
This has the logical implication that only documents which are able to be inspected are placed in the National Archives.
För delstaten Schleswig­Holstein är en tioårsgräns det normala.
In seven other Member States (Germany, Denmark, France, Greece, Ireland, Portugal, the United Kingdom), documents can be consulted at the end of a period
Enligt BArchG (Bundesarchivgesetz) och lagarna om delstaternas arkiv kan trettioårsfristen förlängas med maximalt ytterligare trettio år om det allmänna intresset så kräver.
of 30 years from their creation, with exceptions which will be studied later.
I samtliga medlemsländer skyddas den enskildes privatliv genom bestämmelser som förbjuder att dokument med upplysningar om dem offentliggörs alltför tidigt.
This period of 30 years results from experience and from the desire to establish a suitable balance between the right of access to the archives on the one hand, and the rights designed to protect human personality, the interests of State security and efficient administration, on the other hand (even though these two latter arguments have frequently lost much of their value).
Dessa finns antingen i de allmänna lagarna om skydd av privatlivet, eller i de särskilda be­stämmelserna om arkiv eller om förvaltningsdokument. Tyvärr definieras begreppet "privatliv" ("privacy") aldrig exakt, varför begränsningarna av rätten att ta del av dokument varierar kraftigt('9).
In Belgium, no recent general legislation seems to exist stipulating the conditions of access to archives, but internal regulations and specific legislation for certain categories of documents do exist.
Dokument från domstolar och notarius publicus: tillgängliga hundra år efter tillkom­sten.
FREEDOM OF ACCESS TO ADMINISTRATIVE DOCUMENTS
Dokument med uppgifter av privat karaktär om enskilda: tillgängliga 80 år efter dokumentets datum.
Five Member States of the Community have adopted, in the course of the last 15 years, laws of the Freedom of Information Act type (Denmark, 1985; Greece, 1986; France, 1979; Italy, 1990; the Netherlands, 1978 and 1991).
Dokument "rörande fysiska personer": tillgängliga trettio år efter den berörda per­sonens död eller, om dödsdatum inte är känt, 110 år efter tillkomsten)20).
The Spanish constitution guarantees, in Article 105B, the right of access to administrative documents, but no implementing decree has even been adopted.
Dokument "om vilka det finns skäl att anta att de kan skada tredje parts rättmätiga intressen": ingen fastställd tidsgräns.
These laws do not make reference to archives already placed in the National Archives.
Dokument som omfattas av förbundslagstiftningens bestämmelser om hemligstämp­ling (bl.a. social­ och skattelagstiftning): arkiven är stängda i 80 år.
On the other hand, the methods of access which they define for administrative documents are very different from one Member State to another, as well as the definition of documents which may be consulted.
Dokument med upplysningar om enskildas privatliv: tillgängliga efter beslut från den nationella arkivmyndigheten.
All national European legislation and regulations contain provisions for restricting access to certain categories of documents, in order to protect certain rights and legitimate interests of persons, authorities, enterprises and the State.
Dokument "innehållande personliga upplysningar av polisiär, rättslig eller medicinsk karaktär eller varje annan information som kan påverka enskildas säkerhet eller he­der, deras privatlivs eller familjelivs helgd eller deras anseende": friges 25 år efter den berördes död eller, om dödsdatum inte är känt, 50 år efter dokumentets datum.
They can, however, be grouped under three principal headings.
(") I kapitel 5, som handlar om elektroniska arkiv, behandlas lagstiftningen om databaser som innehåller personuppgifter.
However, the 'Thüringische Archivgesetz' removes this 30year protection period for GDR documents which do not concern persons (Article 1 7, paragraph 2). With regard to Schleswig-Holstein, the protection period of 10 years constitutes the normal period.
°) I de flesta delstaternas lagstiftning om arkiv finns utöver trettioårsgränsen, som är huvudregel, bestäm­ melser om kortare tidsrymder: tio år efter personens död eller nittio år efter födelsen.
Unfortunately, the idea of 'privacy' has never been precisely defined, so that restrictions on the availability of documents vary markedly from one Member State to another. '8
Dokument från folkbokföring och från notarius publicus, rättsdokument: 100 år efter dokumentets datum.
Documents originating from the courts and from solicitors are made available 100 years after their creation.
Medicinska dokument om enskilda: 150 år efter den berördes födelse.
• Documents 'relating to physical persons': can be made available 30 years after the death of those concerned, or (if the date of death is not known) 110 years afterbirth.19
Dokument "som skulle kunna vara skadliga eller farliga för levande personer om de gjordes offentliga" eller som innehåller uppgifter om personers privata liv, kan leda till stämning för förtal eller innehåller upplysningar som myndigheten erhållit under tysthetslöfte: behörig tjänsteman ("certifying officer") vid upphovsmyndigheten beslutar om tidpunkt för frisläppande med godkännande av ansvarig tjänsteman ("consenting officer") vid premiärministerns kansli. Premiärministern kan bemyndiga undantag.
• Documents 'of which there are reasons to suppose that they may be damaging to the legitimate interests of third parties': period not specified.
"Handlingar om enskildas rent privata förhållanden": 70 år efter dokumentets da tum.
• Documents which fall within the scope of Federal legal provisions relating to confidentiality (particularly social and taxation laws): the archives are closed for 80 years.
Brottmålshandlingar: 70 år efter tidpunkten för målet.
Documents relating to the private lives of persons can be made available after advice from the National Archives.
Handlingar "av sådant slag att de kan skada enskildas eller familjers heder": tid punkt för frisläppande bestäms av Statsarkivets direktör.
• Documents 'containing personal information of a police, legal or medical nature or other information which could affect the safety of persons, their honour, the privacy of their private and family lives or their personal image': can be made available 25 years after the death of those concerned, or (if the date of death is not known) 50 years after the date of the documents.
Handlingar vilkas fria tillgänglighet skulle kunna skada enskildas privatliv: tillgänglighet begränsad av särskilda villkor som bestäms av den förvaltningsgren hand lingen kommer från, efter utlåtande från arkivarien.
• Solicitors' documents: 100 years after the date of the documents.
Andra folkbokföringsdokument (födelsebevis): överlämnas till arkiv efter 100 år.
In so far as legislation on databases which contain personal information is concerned, we refer to Chapter 5, which relates to computer archives (machine-readable data).
') Gränsen är för närvarande femtio år men kommer att sänkas till tjugo år från och med 1995.
• Documents of civil status, solicitors' documents, judicial documents: 100 years after the date of the documents.
Handlingar med personliga upplysningar av rättslig, polisiär eller medicinsk karaktär: överförs inte till arkiv.
• Police documents containing information relating to the private lives of persons: 60 years after the date of the documents.
Medlemsländernas lagstiftning om privatlivets skydd skiljer sig åt på väsentliga punkter, vilket har konsekvenser för arkivariernas arbete.
• Tax documents containing information on the wealth or private lives of persons: 60 years after the date of the documents.
I detta bekräftas de allmänna principer om skydd av privatlivet som återfinns såväl i Europarådets konvention nr 108 som i flera na tionella regelverk.
Documents 'which if made available to the public would be damaging or danger ous for living persons', or which contain information on the private lives of persons, or which are likely to provoke defamation proceedings, or which contain information obtained by the authority under the promise of confidentiality: availability period laid down by the certifying officer of the producing department with the approval of the consenting officer in the Department of the Taoiseach; the Taoiseach may authorize exceptions for the consultation of these documents.
En av dessa principer - "(personuppgifter) bör bevaras i en form som gör det möjligt att identifiera personen enbart under den tid som krävs för att uppfylla de avsedda målen" - strider mot arkivbestämmelserna om den tolkas allt för snävt. Det är viktigt att bevarandet för arkivändamål införs som ett av de tillåtna undantagen till denna princip i förslaget, där det föreskrivs att "medlemsstaterna bör ge tillräckliga garantier för uppgifter av personlig karaktär som bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål".
• Documents relating to the 'purely private lives of persons': 70 years after the date of the documents.
Det måste undvikas att den all männa lagstiftningen till privatlivets skydd förbjuder att uppgifter av personlig ka raktär bevaras för arkivändamål, utom kanske i väl preciserade undantagsfall.
• Documents of criminal proceedings: 70 years after the date of the proceedings.
Den na fråga bör dryftas vidare med arkivarierna.
Documents of a nature to undermine the honour of individuals or of families: availability period laid down by the Director of the State Archives.
4.4.2 Skydd av statens intressen och den allmänna säkerheten
• Documents to which free access would constitute prejudice to the privacy of persons: their availability is restricted by specific conditions, laid down by the archiveproducing department on the advice of the archivist.
Begränsningar av handlingars tillgänglighet i syfte att skydda statens intressen och den allmänna säkerheten är i allmänhet ganska vagt formulerade.
• Documents of civil status (birth certificates): the period for placing of these archives in the repositories of the National Archives is 100 years.
Några medlemsländer (bl.a. Frankrike) ger emellertid en mer precis och detaljerad definition.
This period, currently 50 years, will be lowered to 20 years at the beginning of 1995.
Handlingar "rörande statens säkerhet och det nationella försvaret, statens och and ra offentligrättsliga subjekts grundläggande finansiella och ekonomiska intressen,
Documents containing judicial, police or clinical records of individuals are not to be communicated.
upprätthållandet av den allmänna ordningen och säkerheten och efterforskning och bestraffning av brott": inga fastställda tidsgränser.
Documents containing 'information obtained under the promise of confidentiality', documents containing 'information concerning persons, the divulgence of which would be prejudicial or dangerous to living persons or their immediate descendants': availability period laid down by the Lord Chancellor upon a proposal from the Keeper of Public Records in England, and in Scotland by the archiveproducing department, after consultation with the Keeper of the Records of Scotland (in practice, from 50 to 100 years, according to the documents).
Handlingar "som rör statens säkerhet, rikets försvar och skyddet av statens och of fentliga företags politiska och ekonomiska intressen": tidsgränsen bestäms av den förvaltning varifrån handlingarna härrör i samråd med det mottagande arkivet.
The Commission has proposed a draft directive of which the amended version is at the discussion stage by a Council working party.
Sådana dokument hemligstämplas normalt och kan lämnas ut sedan detta beslut upphävts.
This draft sums up the general principles of protection of privacy already mentioned in the Council of Europe Convention No 108, as well as in several national laws.
Handlingar "vilkas offentliggörande för allmänheten kan skada nationella intressen": tidsgräns fastslås av direktören för den nationella arkivmyndigheten efter yttrande från Högsta arkivrådet.
One of these principles, that personal data 'should only be preserved in a form allowing identification of the persons concerned for a duration which does not exceed that necessary for carrying out the objectives sought', clashes with archival rules if it is interpreted too strictly.
Det finns inga fastställda tidsgränser för handlingar som omfattas av lagen om statshemligheter och motsvarande (Ley de Secretos Oficiales) och inte heller för sådana där "en spridning av innehållet skulle kunna innebära risker för statens säkerhet och försvar eller för efterforskningen av brott" (artikel 57.1 a i lagen om Spaniens historiska arv, Ley de Patrimonio Histórico Español).