natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Conclusions and recommendation
Slutsatser och rekommendationer
European Agencies and Executive Agencies
EU-byråer och EU:s genomförandeorgan
European Schools
Europaskolorna
Key information on the Institutions and bodies covered, and on the spending in 2009 is provided in Table 9.1.
Nyckelinformation om de institutioner och organ som har granskats och om hur stora utgifterna har varit finns i tabell 9.1.
Table 9.1 — Administrative expenditure of the institutions — Key information
Tabell 9.1 — Institutionernas administrativa utgifter – Nyckelinformation
Policy area
Verksamhetsområdet
Management Mode
Förvaltningsmetod
Sections I, II and IV-IX.
Avsnitten I, II och IV-IX.
For Section III, Chapter 1 of all Titles and Titles 14, 24-27 and 29
När det gäller avsnitt III: kapitel 1 i alla av­delningar och avdelningarna 14, 24- 27 och 29
Centralised direct Centralised direct Centralised direct Centralised direct Centralised direct Centralised direct Centralised direct Centralised direct Centralised direct
Direkt central Direkt central Direkt central Direkt central Direkt central Direkt central Direkt central Direkt central Direkt central
European Parliament Council Commission Court of Justice Court of Auditors Economic and Social Committee Committee of the Regions European Ombudsman European Data Protection Supervisor
Europaparlamentet Rådet Kommissionen Domstolen Revisionsrätten Ekonomiska och sociala kommittén Regionkommittén Europeiska ombudsmannen Europeiska datatillsynsmannen
Total administrative expenditure
Totala administrativa utgifter
Source: Annual accounts 2009.
Källa: Årsredovisningen för 2009.
This expenditure includes the following titles of the general budget: Title 14 (‘taxation and customs union’), Title 24 (‘fight against fraud’), Title 25 (‘Commission’s policy coordination and legal advice’), Title 26 (‘Commission’s administration’), Title 27 (‘budget’) and Title 29 (‘statistics’).
Utgifterna omfattar följande avdelningar i den allmänna budgeten: Avdelning 14 (Beskattning och tull- union), avdelning 24 (Bedrägeribekämpning), avdelning 25 (Kommissionens politiska samordning och juridiska rådgiv­ning), avdelning 26 (Kommissionens administration), avdelning 27 (Budget) och avdelning 29 (Statistik).
Some of these titles also include operational expen­diture.
Några av dessa avdel­ningar omfattar också driftsutgifter.
Title 27 includes for 2009 an amount of 200 million euro as ‘Temporary and lump-sum compensation for the new Member States’.
Avdelning 27 innehåller för 2009 ett belopp på 200 miljoner euro under rubriken ”Tillfälligt och schablonmässigt stöd till de nya medlemssta­terna”.
For the audit of Adminis­trative expenditure:
Vid revisionen av administrativa utgifter vidtogs följande revisionsåtgärder:
— a sample of 57 transactions, drawn randomly from all the administrative expenditure referred to in paragraphs 9.3 and 9.4, was tested;
— Revisionsrätten granskade ett urval av 57 transaktioner, som valts ut slumpmässigt från alla administrativa utgifter som anges i punkterna 9.3 och 9.4.
— the Court assessed the compliance of the supervisory and control systems ( 1 ) applied by each Institution with the requirements of the Financial Regulation;
— Revisionsrätten bedömde om de system för övervakning och kontroll ( 1 ) som varje institution använder uppfyller kraven i budgetförordningen.
— the Court also reviewed the management representations of four Commission’s Directorates General and Offices primarily responsible for administrative expenditure.
— Revisionsrätten granskade också de skriftliga uttalandena från fyra av kommissionens generaldirektorat och kontor som i första hand ansvarar för de administrativa utgifterna.
(a) engagement of temporary and contract agents in all Insti­tutions,
9.7 Revisionsrätten granskade även följande utvalda teman genom särskilda stickprov: a) Anställning av tillfälligt anställda och kontraktsanställda vid alla institutioner.
(b) payment of social allowances to staff in all Institutions in higher risk areas (household allowance for families without dependent children, national allowances not deducted from those of a similar nature paid by the Institutions when the spouse is deemed to receive income or benefits from outside the Institutions, national allowances deducted from those of a similar nature paid by the Institutions and not updated for more than one year),
b) Utbetalning av sociala tillägg till personal vid alla institutio­ner på områden med högre risk för fel (hushållstillägg till familjer utan underhållsberättigade barn, nationella tillägg som inte dras av från liknande tillägg från institutionerna när makan eller maken anses få inkomst eller förmåner utanför institutionerna, nationella tillägg som dras av från liknande tillägg från institutionerna och som inte har upp­daterats på mer än ett år).
(c) procurement contracts in all Institutions except the European Ombudsman and the European Data Protection Supervisor,
c) Upphandlingskontrakt vid alla institutioner förutom Euro­peiska ombudsmannen och Europiska datatillsynsmannen.
(d) procurement contracts awarded following a negotiated procedure due to urgency in all Institutions except the European Ombudsman and the European Data Protection Supervisor.
d) Upphandlingskontrakt som tilldelats efter ett förhandlat för­farande av brådskande skäl vid alla institutioner förutom Europeiska ombudsmannen och Europiska datatillsynsman­nen.
( 1 ) Exante and expost controls, internal audit function, exception reporting and internal control standards.
( 1 ) Förhands- och efterhandskontroller, internrevisionsfunktionen, rap­portering av avvikelser och normer för internkontroll.
In addition, the Court performed an in-depth assessment of supervisory and control systems in the Court of Justice, the European Ombudsman and the European Data Protection Supervisor.
Revisions­ rätten gjorde dessutom en fördjupad bedömning av systemen för övervakning och kontroll vid domstolen, Europeiska ombudsman­nen och Europeiska datatillsynsmannen.
This assessment included the examination of an additional sample of transactions of payments relating to human resources and to other adminis­trative expenditure.
Bedömningen omfattade en granskning av ett ytterligare urval av betalningstransaktioner avseende personalresurser och andra administrativa utgifter.
REPLY OF THE COMMISSION
KOMMISSIONENS SVAR
The Commission welcomes the Court of Auditors' positive assessment that the administrative expenditure was free from material error.
Kommissionen välkomnar revisionsrättens bedömning att betalning­arna inte innehöll några väsentliga fel.
On the basis of the sample of 57 transactions, the audit found the payments as a whole to be free from material error.
På grundval av ett urval av 57 transaktioner visade revisionen att betalningarna som helhet inte innehöll några väsentliga fel.
COMPLIANCE OF SYSTEMS WITH THE FINANCIAL REGULATION
HUR VÄL SYSTEMEN FÖLJER BUDGETFÖRORD­NINGEN
The Court’s audit of the compliance of the systems designed to ensure the regularity of transactions with the provisions of the Financial Regulation (see paragraph 9.6) found no material weakness.
Vid revisionsrättens granskning av hur de system som syftar till att garantera transaktionernas korrekthet följer bestämmelserna i budgetförordningen (se punkt 9.6) upptäck­tes inga väsentliga brister.
RELIABILITY OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS
RTILLFÖRLITLIGHETEN I SKRIFTLIGA UTTALANDEN
OBSERVATIONS ON SPECIFIC INSTITUTIONS
SÄRSKILDA IAKTTAGELSER
These findings do not call into question the assessments set out in paragraphs 9.9 and 9.10 as they are not material to administrative expenditure as a whole but are significant in the context of the individual Institution concerned.
Dessa iakttagelser påverkar inte de bedömningar som presenteras i punkterna 9.9 och 9.10 eftersom de inte är väsentliga för de administra­tiva utgifterna som helhet men de är betydande när det gäller varje berörd institution.
Engagement of temporary and contractual agents
Anställning av tillfälligt anställda och kontraktsanställda
As regards the documents to be provided as proof of fulfilment of military obligations, Parliament wishes to state the following:
9.13 Granskningen av förfarandena för att anställa övriga anställda vid institutionerna (tillfälligt anställda och kon- traktsanställda) visade att i fem fall av tjugo hade man inte lämnat in handlingar som styrker att reglerna för militära eller andra skyldigheter har fullgjorts.
Parliament acknowledges that, in the light of the gradual abolition of military service in the Member States, fulfilment of such obligations was not the subject of systematic checks in connection with the recruitment of temporary and contract staff until the start of the second half of 2008.
Parlamentet erkänner att det progressiva avskaffandet av obligatorisk värnplikt i de olika medlemsstaterna lett till att man i samband med rekryteringen av tillfälligt anställda och kontraktsanställda inte syste­matiskt kontrollerade att denna skyldighet hade uppfyllts förrän i början av det andra halvåret 2008.
However, since then DG Personnel has asked applicants to provide proof of fulfilment of their military obligations.
Sedan detta datum har emellertid GD Personal krävt att kandida­terna lämnar in bevis på att de militära skyldigheterna uppfyllts.
The Recruitment and Staff Transfers Unit has a database which gives details of the military obligations to be met in each Member State and systematically verifies that those obligations have been fulfilled when concluding contracts with other servants.
Enheten för rekrytering och förflyttning av personal förfogar över en databas över militära skyldigheter i olika länder och kontrollerar systematiskt att dessa skyldigheter uppfyllts i samband med upprät­tandet av anställningskontrakt.
The instances of noncompliance highlighted by the Court concern temporary and contract staff recruited by Parliament for the first time prior to the introduction of these systematic checks.
De exempel på regelbrott som revisionsrätten påtalar avser tillfälligt anställda eller kontraktsanställda som rekryterades av parlamentet för första gången innan dessa systematiska kontroller infördes.
Payment of social allowances to staff members
Utbetalning av sociala tillägg till anställda
As stipulated in Article 67(2) and Article 68 of the Staff Regu­lations, it is for the recipients of allowances to notify the Adminis­tration of any change in their circumstances.
I enlighet med artiklarna 67.2 och 68 i tjänsteföreskrifterna är ersättningsberättigade tjänstemän skyldiga att meddela ändringar i sin situation.
This arrangement, based on ‘spontaneous declarations’, may give rise to delays in updating individual entitlements.
Detta system med ”spontan redovisning” kan ge upphov till eventuella fördröjningar i uppdateringen av de individuella rättig­heterna.
This situation leads to the risk of making incorrect or undue payments if the circumstances of the individual have changed.
Detta medför en risk för att oriktiga eller otillbörliga betalningar görs om den enskilda personens förhållanden har ändrats.
Staff should be requested to deliver at appropriate intervals documents confirming their personal situation.
De an­ställda bör med jämna mellanrum ombedjas att lämna in hand­lingar som styrker deras personliga situation.
In addition, the Parliament should implement a system for the timely monitoring and control of these documents.
Dessutom bör parlamentet införa ett system för övervakning och kontroll av dessa handlingar vid lämplig tidpunkt.
With a view to forestalling this risk, Parliament has always taken regular steps to verify the circumstances of its staff.
För att motverka denna risk har parlamentet alltid genomfört regel­bundna kontroller av de anställdas situation.
As from 2010, that verification has been computerised through the introduction of the ‘electronic data sheet’.
Sedan 2010 är denna kontroll automatiserad och görs med hjälp av ett elektroniskt formu­lär.
This ‘proactive’ procedure will make it possible to verify staff members’ personal and administrative data at least once a year.
Detta proaktiva förfarande bör göra det möjligt att minst en gång om året kontrollera de anställdas personliga och administrativa uppgifter.
Each staff member is required to verify his or her circumstances on a given date and to forward notification of any change, along with the requisite supporting documents, to the department concerned.
Syftet är att få den berörda anställda att kontrollera sin situation en bestämd dag och meddela alla eventuella ändringar till­sammans med nödvändiga styrkande handlingar till den berörda enheten.
Sums unduly paid to officials and other servants who fail to notify the Administration of changes in their circumstances are recovered.
De belopp som felaktigt utbetalats till en tjänsteman som inte med­delat ändringar i sin situation återkrävs.
Organisation and functioning of political groups
Hur de politiska grupperna är organiserade och fungerar
Parliament notes the Court’s finding and, in response, intends to discuss the possibility of:
Parlamentet noterar revisionsrättens kommentarer och kommer följ­aktligen att diskutera möjligheten
— incorporating into the rules governing the use of Item 4 0 0 0 appropriations the requirement that the financial rules adopted by the groups should include a provision laying down the remit and duties of an internal auditor, as provided for in Article 85 of the Financial Regulation,
— att i bestämmelserna om utnyttjandet av anslagen under budget­post 4 0 0 0 fastställa en skyldighet att i de finansiella be­stämmelserna (antagna av grupperna) införa en bestämmelse som skulle kunna täcka en internrevisors verksamhetsområde och upp­gifter, i den mening som avses i artikel 85 i budgetförordningen,
The specific rules on the use of these appropriations ( 3 ) require that each political group estab­lishes its own internal financial rules and implements an internal control system.
Enligt de särskilda bestämmelserna om hur dessa anslag ska användas ( 3 ) ska varje politisk grupp fastställa sina egna interna finansiella bestämmelser och införa ett system för internkon- troll.
The internal audit function is not mentioned.
Internrevisonsfunktionen nämns inte.
Only the rules of one out of seven political groups provide for the appointment of an internal auditor.
Det är endast be­stämmelserna för en av sju politiska grupper som fastställer att en internrevisor ska utses.
The functional independence of political groups does not justify that regulatory provisions on the internal audit function are not applied as regards the use of funds by political groups.
De politiska gruppernas organisato­riska oberoende rättfärdigar inte att lagbestämmelserna om internrevisionsfunktionen inte tillämpas när det gäller politiska gruppers användning av medel.
— allowing the groups either to appoint an internal auditor (if their size permits) or to confer those duties on an external auditor, on the understanding that he or she is not the external auditor responsible for examining the group’s accounts.
— att införa en möjlighet för grupperna att antingen utnyttja en internrevisor (om deras storlek så tillåter) eller överlåta dessa uppgifter åt en extern revisor, under förutsättning av denna inte är den externa revisor som getts i uppgift att granska gruppernas räkenskaper.
They allow political groups to carryover to the succeeding financial years unused appropriations of a given year, without having to justify this decision ( 4 ).
Enligt dem får politiska grupper föra över outnyttjade anslag från ett visst år till de påföljande budgetåren utan att motivera detta beslut ( 4 ).
These specific provisions, which introduced an exception to the budgetary principle of annuality, do not find a legal basis in the Financial Regulation.
Dessa särskilda regler, som har infört ett undantag till principen om ettårighet, har ingen rättslig grund i budgetförordningen.
A distinction should be drawn between the budgetary operations conducted by the authorising officer by delegation — who commits and pays appropriations from budget Item 4 0 0 0 in full compliance with the Financial Regulation, and in particular the principle of annuality — and the management of the resources of each political group, which is governed by specific rules adopted by the Bureau on 30 June 2003.
Det finns skäl att göra en åtskillnad mellan å ena sidan budget­operationer som utförs av den delegerade utanordnaren – som gör åtaganden och betalar ut medel från budgetpost 4 0 0 0 i full överensstämmelse med budgetförordningen, särskilt tillämpningen av principen om ettårighet – och å andra sidan de enskilda politiska gruppernas resursförvaltning som omfattas av de särskilda bestäm­melser som fastställdes av presidiet den 30 juni 2003.
Those rules take account of the constraints imposed by the specific nature of the political groups’ role and make explicit provision for the carryover procedure referred to by the Court.
Dessa be­stämmelser har utarbetats för att beakta kraven relaterade till de politiska gruppernas särdrag och i dessa fastställs uttryckligen det förfarande för överföring av anslag som revisionsrätten nämner.
REPLY OF THE COUNCIL
RÅDETS SVAR
In conformity with Article 149.1 of the Implementing Rules, the General Secretariat of the Council informs systematically and without delay all candidates participating in a tender procedure of the outcome of the procedure as soon as the contracting authority has decided on the award of the contract.
I enlighet med artikel 149.1 i genomförandebestämmelserna under­rättar rådets generalsekretariat systematiskt och utan dröjsmål alla anbudssökande som deltar i ett upphandlingsförfarande om resultatet av förfarandet så snart den upphandlande myndigheten har fattat beslut om tilldelningen av ett kontrakt.
In addition, the award notice mentioned in Article 118.4 of the Implementing Rules is sent by the central procurement department for publication by the Publications Office as soon as the contract is signed by the authorising officer.
Därutöver sänds det meddelande om tilldelning som avses i artikel 118.4 i genomförandebestämmelserna från den centrala upp­handlingsavdelningen till Publikationsbyrån för offentliggörande så snart kontraktet har undertecknats av utanordnaren.
Unfortunately, in the two cases identified by the Court, the latter informed the central procurement department too late and the delay mentioned in Article 118.4 of the IR was not respected.
I de två fall som revisionsrätten tar upp informerade utanordnaren tyvärr den centrala upphandlingsavdelningen alltför sent och tidsfristen i artikel 118.4 i genomförandebestämmelserna försummades.
( 3 ) Rules adopted by the Bureau of the European Parliament on 30 June 2003, as amended by decisions of 22 March 2006 and
( 3 ) Bestämmelserna antogs av Europaparlamentets presidium den 30 juni 2003 och ändrades genom besluten av den 22 mars
( 4 ) At the end of the financial year 2008, appropriations carried over by political groups amounted to 22 million euro, i.e. 42,5 % of the annual appropriations for 2008.
( 4 ) Vid utgången av budgetåret 2008 uppgick de anslag som hade förts över till påföljande år av politiska grupper till 22 miljoner euro, det vill säga 42,5 % av de årliga anslagen för 2008.
It should be noted that the in the two cases cited by the European Court of Auditors (both with a very limited number of candidates), the latter have no grounds for complaint since they were informed individually immediately of the award decision.
Det bör noteras att i de två fall som Europeiska revisionsrätten tar upp (båda med ett mycket begränsat antal anbudssökande) har an­budssökandena ingen grund för klagomål eftersom de var och en omedelbart informerades om beslutet om tilldelning.
The Office for Administration and Payments of Individual Entitlements (PMO) has already taken action to catch up delays in the control of national social allowances and will follow up the detected cases.
Byrån för löneadministration och utbetalning av individuella ersätt­ningar har redan vidtagit åtgärder för att komma till rätta med förseningarna i kontrollerna av familjetillägg från nationella myndig­heter och kommer att följa upp de fall som revisionsrätten upptäckt.
Between mid October 2009 and end of April 2010, 348 files out of 598 files have been opened and already 243 files have been closed.
Under perioden från mitten av oktober 2009 till slutet av april 2010 öppnades 348 personaldossierer (av sammanlagt 598 stycken): 243 av dem har redan färdigbehandlats.
Controls will continue further.
Kontrollerna kommer att fortsätta.
It is foreseen to build in the new system the possibility to update automatically national allowances, but it will not be possible to put this module into operation before the beginning of 2011.
Kommissionen planerar att bygga in en automatisk uppdatering av familjetillägg från nationella myndigheter i det nya it-systemet, men denna modul kommer inte att kunna vara operativ före början av 2011.
However, from that moment onwards, allowances will be corrected retroactively and recovered according to article 85 of the Staff regulations.
Från och med den tidpunkten kommer sociala tillägg dock att vara föremål för retroaktiv korrigering och återkrav enligt artikel 85 i tjänsteföreskrifterna.
The Commission (DG RELEX) takes note of this observation and will address this problem with the provision of timely and adequate information to officials and with regular checks.
Kommissionen (generaldirektoratet för yttre förbindelser) noterar revi­sionsrättens iakttagelse och kommer att försöka lösa problemet genom att ge anställda lämplig information och regelbundet företa kontroller.
There are checks on the personal situation of staff when new staff arrives to take up their posts.
Kontroll av anställdas personliga situation sker när anställningen påbörjas.
Regular checks on staff who have served for some time may also be undertaken as a part of controls operated by the units responsible for the management of rights and obligations of staff in Delegations.
Regelbundna kontroller av personal som redan varit i tjänst under en tid kan utföras som en del av de kontroller som sköts av de avdelningar som har hand om delegationsanställdas rättigheter och skyldigheter.
This situation leads to the risk of making incorrect or undue payments.
Detta medför en risk för oriktiga eller otill­börliga betalningar.
Staff should be requested to deliver at appropriate intervals to the Commission’s services documents proving their personal situation.
De anställda bör med jämna mellanrum ombedjas att visa upp handlingar som styrker deras personliga situation till kommissionens avdelningar.
In addition, DG RELEX should implement a system for the timely monitoring and control of these documents.
Dessutom bör gene­raldirektoratet för yttre förbindelser införa ett system för över­vakning och kontroll av dessa handlingar vid lämplig tidpunkt.
In particular, the forthcoming creation of the European External Action Service (EEAS) will require the circulation of information and the adoption where necessary of standard documents for the new service.
Det förestående inrättandet av Europeiska utrikestjänsten kommer att göra det nödvändigt att sprida information och där så krävs anta standarddokument för den nya avdelningen.
The adaptation of the EC Staff Regulations will provide the opportunity to remind staff that, among other matters, where their personal circumstances change they have to inform the EEAS's services and they have to provide the documents proving their situation.
Anpassningen av tjäns­teföreskrifterna kommer bl.a. att ge tillfälle att underrätta anställda om att de när deras personliga förhållanden ändras är skyldiga att underrätta utrikestjänsten om detta och visa upp handlingar som styrker deras personliga situation.
Concerning the five cases identified the Commission will duly follow- up these cases and if there is a financial impact, the necessary corrective measures shall be taken.
Kommissionen kommer att följa upp de fem fall som avses i revi­sionsrättens rapport och vidta de erforderliga korrigeringsåtgärderna om fallen haft några negativa konsekvenser för budgeten.