natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Purchasing was excluded without exploring financing options and tax advantages, even though ownership of the building could have improved the delegation’s presence and the additional space could have been used for co-location with another embassy. 
Ett köp uteslöts utan att finansieringsalternativ och skattefördelar hade undersökts, trots att delegationens närvaro kunde ha förbättrats och extrautrymmet ha använts till samlokalisering med en annan ambassad om man hade ägt fastigheten.
In some building files, delegations do not present options in a comparable way 41 A good practice found in some building files was the comparison of shortlisted options against the selection criteria in the form of a table. 
I vissa fastighetsakter presenterar inte delegationerna alternativen på ett jämförbart sätt 41 Ett exempel på god praxis som vi fann i vissa fastighetsakter var en jämförelse mellan alternativ på en kortlista och urvalskriterier i form av en tabell.
By way of illustration, Figure 15 is a composite table based on those found in the building files for the Rwanda, Guatemala and Laos offices. 
Som en illustration av detta innehåller illustration 15 en sammansatt tabell som bygger på de tabeller som vi fann i fastighetsakterna för kontoren i Rwanda, Guatemala och Laos.
The allocation of points and the comments are for illustrative purposes only. 
Fördelningen av poäng och kommentarerna tjänar endast som illustration.
A table such as this makes it easy to compare the different options in order to arrive at a balanced overall assessment. 
En tabell av detta slag gör det lätt att jämföra de olika alternativen så att man kan göra en välavvägd övergripande bedömning.
The table could also be extended, for example, to include the one-off costs associated with moving buildings (e.g. fitting-out and security works), running costs or revenue from co-location. 
Tabellen kan också utvidgas så att den exempelvis även innehåller engångskostnader i samband med en flyttning (till exempel inredningsarbeten och säkerhetsinstallationer), löpande kostnader eller inkomster från samlokalisering.
Observations 33 Illustrative good practice example of a table comparing options Building Quality criteria Price criteria Size criteria Safety and security (max 50) Functionality (max 30) Location and image (max 20) Total quality points (max 100) Total annual rental euro Price per m2 euro m2 total m2 per person (for offices) Option 1 Some concerns Modern building Good image 60 25 000 16.67 1 500 38 20 24 16 Option 2 Excellent New building In diplomatic area 84 22 000 15.71 1 400 35 38 28 18 Can be adapted Some concerns Outside diplomatic Option 3 25 14 area 49 20 000 12.5 1 600 40 10 Source: European Court of Auditors based on building files for offices in Rwanda, Guatemala and Laos. 
Iakttagelser 33 Ett illustrativt exempel på god praxis i form av en tabell med jämförelse av alternativ Fastighet Kvalitetskriterier Priskriterier Storlekskriterier Säkerhet och trygghet (max 50) Funktionalitet (max 30) Lokalisering och image (max 20) Kvalitets-poäng totalt (max 100) Årshyra totalt euro Pris per m2 i euro m2 totalt m2 per person (kontor) Vissa betänk-Modern fastighet Bra image Alternativ 1 ligheter 24 16 60 25 000 16,67 1 500 38 20 Alternativ 2 Utmärkt Ny fastighet I diplomatområdet 84 22 000 15,71 1 400 35 38 28 18 Kan anpassas Vissa betänk-Alternativ 3 25 ligheter 14 Utanför diplomatområdet 49 20 000 12,5 1 600 40 10 Källa: Europeiska revisionsrätten på grundval av fastighetsakter för kontor i Rwanda, Guatemala och Laos.
42 This approach contrasted with other building files which examined the options in a less readily comparable way, for example, by randomly presenting particular advantages and disadvantages. 
42 Detta tillvägagångssätt stod i kontrast till andra granskade fastighetsakter i vilka alternativen undersöktes på ett sätt som gjorde att de inte gick att jämföra lika lätt, till exempel genom slumpartad redogörelse för specifika fördelar och nackdelar.
Delegations sometimes omit key information from building files such as cost per m2, or space per person for office buildings, or non-compliance with the space ceiling. 
Delegationerna utelämnar ibland väsentlig information i fastighetsakterna, såsom kostnad per kvadratmeter eller yta per person för kontorsfastigheter eller överskridande av taken för lokalernas yta.
In 8 of the 30 building files examined, the solution proposed to the Building Committee was not based on a sound analysis by the delegation (see Figure 12). 
I åtta av de 30 granskade fastighetsakterna byggde inte den lösning som föreslogs för fastighetskommittén på att delegationen hade gjort en tillförlitlig analys (se illustration 12).
Moreover, although building files often show the cost of the proposed solution after negotiations, they compare this with the cost of alternative buildings before negotiations. Figure 15 
I fastighetsakterna anger man dessutom ofta kostnaden för den föreslagna lösningen efter det att förhandlingar har genomförts, men man jämför den med kostnaden för alternativa fastigheter innan förhandlingar har inletts. Illustration 15
Observations 34 Guidance on preparing building files does not take into account space rented to other organisations and income generated by co-location 43 The 2014 report on co-location26 explains that the EEAS does not have the necessary manpower to develop common standards and produce reference documents for co-location. 
Iakttagelser 34 Riktlinjerna för hur fastighetsakter ska upprättas beaktar inte utrymme som hyrs ut till andra organisationer och inkomster från samlokalisering 43 I rapporten om samlokalisering från 201426 förklaras att utrikestjänsten inte har den personal som krävs för att kunna ta fram gemensamma bestämmelser och upprätta referensdokument om samlokalisering.
Consequently, guidance on preparing building files (see paragraph 31) does not explain how office space rented to Member States’ embassies and other EU institutions and bodies should be taken into account in the calculation of space per person. 
Riktlinjerna för hur fastighetsakter ska upprättas (se punkt 31) förklarar därför inte hur en kontorsyta som hyrs ut till medlemsstaternas ambassader och andra EU-institutioner och EU-organ ska beaktas i beräkningen av yta per person.
Guidance also omits to explain how the associated income should be taken into account in calculating the cost per m2. 
De förklarar inte heller hur den aktuella inkomsten ska beaktas i beräkningen av kostnaden per kvadratmeter.
Some Headquarters Building Committee opinions are not timely or convincing 44 In the final stage of the building-file procedure, the Headquarters Building Committee examines the delegation’s proposal and issues its opinion. 
En del utlåtanden av huvudkontorets fastighetskommitté avges inte i tid eller är inte övertygande 44 I det sista skedet av fastighetsaktförfarandet granskar fastighetskommittén vid huvudkontoret delegationens förslag och avger ett utlåtande.
The Building Committee’s approval is necessary before a contract can be signed27. 
Fastighetskommittén måste ge sitt godkännande innan ett avtal kan ingås27.
However: (a) lengthy procedures prevent the signature of some contracts; (b) some decisions do not convincingly demonstrate that the selected solution is in line with market rates; (c) some decisions do not sufficiently take floor space into consideration. 
Men a) utdragna förfaranden gör att vissa avtal inte kan ingås, b) vissa beslut visar inte på ett övertygande sätt att den lösning som har valts motsvarar marknadspriserna, c) vissa beslut beaktar inte golvyta tillräckligt.
Lengthy procedures prevent the signing of some contracts 45 The Building Committee adopts opinions on the building files it examines. 
Utdragna förfaranden gör att vissa avtal inte kan ingås 45 Fastighetskommittén avger utlåtanden över de fastighetsakter som den granskar.
Some comments in building files explain that, rather than wait for lengthy EEAS procedures, landlords would rent out buildings to other tenants. 
I vissa kommentarer i fastighetsakterna förklaras att hyresvärdar hellre hyr ut fastigheter till andra hyresgäster än väntar på att utrikestjänstens utdragna förfaranden ska avslutas.
This point of view was echoed by comments in the audit survey. One respondent wrote: ‘The time from having identified a building until the approval from headquarters is far too long and landlords rent to other organisations in the meantime.’ 
Den ståndpunkten upprepades i kommentarerna till revisionsenkäten. En svarande skrev följande: ”Den tid som förflyter från det att en fastighet har identifierats till det att huvudkontoret ger sitt godkännande är alldeles för lång.
As a consequence, the approval of a building file does not necessarily lead to the signing of a contract. 
Att en fastighetsakt godkänns leder därför inte med nödvändighet till att ett avtal ingås.
For example, although the building files for the residences in Israel and Sri Lanka were approved, contracts were not subsequently signed (see Annex II). 
Till exempel godkändes visserligen fastighetsakterna för residensen i Israel och Sri Lanka, men avtalen ingicks inte sedan (se bilaga II).
26 Report on co-location, 2014, 11 July 2014, EEAS. 
26 Rapport om samlokalisering, 2014, 11 juli 2014, Europeiska utrikestjänsten.
27 For any building project likely to have significant implications for the budget of the EU (for example, acquisition of land and acquisition of buildings exceeding 3 million euro or any new building related contract with an annual charge over 750 000 euro) the approval of the budgetary authority (the European Parliament and the Council) is also required (financial regulation, Article 203(7)). 
27 När det gäller fastighetsprojekt som kan få betydande konsekvenser på EU:s budget (till exempel förvärv av mark och förvärv av fastigheter vars kostnad uppgår till mer än 3 miljoner euro eller nya fastighetsavtal med årliga kostnader på över 750 000 euro) krävs också budgetmyndighetens (rådet och Europaparlamentet) godkännande (artikel 203.7 i budgetförordningen).
A building acquisition project financed through a loan is also subject to prior approval by the budgetary authority (financial regulation, Article 203(8)). 
Projekt för fastighetsförvärv som finansieras genom ett lån ska också godkännas på förhand av budgetmyndigheten (artikel 203.8 i budgetförordningen).
Observations 35 Some decisions do not convincingly demonstrate that the selected solution is in line with market rates 46 Of the 30 building files examined, seven did not contain a convincing reason for the Building Committee’s decision (see Figure 12). 
Iakttagelser 35 Vissa beslut visar inte på ett övertygande sätt att den lösning som har valts motsvarar marknadspriserna 46 Av de 30 fastighetsakter som vi granskade saknade sju övertygande skäl till fas-tighetskommitténs beslut (se illustration 12).
In four of these cases, this was because they did not demonstrate that the selected solution was in line with market rates. 
I fyra av fallen berodde det på att de inte visade att den valda lösningen motsvarade marknadspriserna.
The Building Committee did not compare the cost per m2 of the solution proposed by the delegation with an independent source of market rates in any of the 30 building files examined during the audit. 
Fastighetskommittén jämförde inte kostnaden per kvadratmeter i den lösning som delegationen hade föreslagit med marknadspriser enligt en oberoende källa i någon av de 30 fastighetsakter som vi granskade vid revisionen.
This meant that in those cases where the delegation had not demonstrated that its proposed solution was in line with market rates, the Building Committee did not address this weakness. 
Det innebar att fastighetskommittén i de fall då delegationen inte hade visat att den lösning som den hade föreslagit motsvarade marknadspriserna inte åtgärdade denna brist.
This was the case for the offices in Togo, the residences in Mauritania and Sri Lanka and accommodation in Kenya (see Annex II). 
Detta var fallet när det gällde kontoren i Togo, residensen i Mauretanien och Sri Lanka och personalbostäderna i Kenya (se bilaga II).
Some decisions do not sufficiently take floor space into consideration 47 In three of the seven building files which did not contain a convincing reason for the Building Committee’s decision, this was because they did not give sufficient consideration to the amount of office space per person and the recommended ceilings in the building policy (see Annex II). (a) In 2013, the Building Committee approved the proposed solution in the building file of the Jordan delegation for renting offices of 43 m2 per person (23 % higher than the recommended ceiling). 
Vissa beslut beaktar inte golvyta tillräckligt 47 I tre av de sju fastighetsakter som inte innehöll övertygande skäl till fastighets-kommitténs beslut berodde detta på att de inte tog tillräcklig hänsyn till kontorsyta per person och de rekommenderade taken i fastighetspolitiken (se bilaga II): a) År 2013 godkände fastighetskommittén den lösning som föreslogs i fastighetsakten från delegationen i Jordanien och som gick ut på att man skulle hyra kontor på 43 kvadratmeter per person (23 % över det rekommenderade taket).
An alternative solution was rejected because it was considered too small, even though it was 35 m2 per person, exactly in line with the ceiling, and was over 20 % cheaper (a difference of 110 000 euro per annum) than the proposed solution. (b) In 2014, the Building Committee approved the proposed solution in the building file of the Washington DC delegation for expanding office space. 
En alternativ lösning förkastades eftersom man ansåg att kontoren skulle bli för små, trots att förslaget var 35 kvadratmeter per person, det vill säga exakt det tak som rekommenderas, och mer än 20 % billigare än den föreslagna lösningen (en skillnad på 110 000 euro per år). b) År 2014 godkände fastighetskommittén den föreslagna lösningen i fastighetsakten från delegationen i Washington DC när det gällde att öka kontors-ytan.
Headquarters calculated the space per person as 40 m2 (14 % higher than the ceiling). 
Huvudkontoret beräknade ytan per person till 40 kvadratmeter (14 % över taket).
However, it arrived at this figure by adding 20 staff, for which there was no clear basis. 
Men den kom fram till denna siffra genom att öka antalet anställda med 20, vilket det inte fanns någon tydlig grund för.
This increase had not occurred at the time of the audit visit in May 2015. 
Denna ökning hade inte skett vid tidpunkten för revisionsbesöket i maj 2015.
It also excluded the ground-floor press room from the calculation, although there was no reason for this in the building policy28. 
Den tog dessutom inte med pressrummet på bottenvåningen i beräkningen, trots att det inte fanns något skäl att inte göra det enligt fastighetspolitiken28.
The space per person was in fact 56 m2, i.e. 60 % higher than the ceiling. 
Ytan per person var i själva verket 56 kvadratmeter, det vill säga 60 % över taket.
The Washington DC delegation considered that the building policy does not give sufficient recognition to the increased coordination role of the EEAS in certain countries, such as the United States. 
Delegationen i Washington DC ansåg att fastighetspolitiken inte tillräckligt beaktar den utvidgade samordningsroll som utrikestjänsten har i vissa länder, till exempel Förenta staterna.
However, neither the delegation nor the Building Committee mentioned that an exemption from the ceiling was necessary. 
Varken delegationen eller fastighetskommittén nämnde dock att ett undantag från taket var nödvändigt.
28 It also excluded an additional conference room from the calculation, which was provided for in the building policy (see paragraph 20). 
28 Ett extra konferensrum ingick inte heller i beräkningen, vilket var i överensstämmelse med fastighetspolitiken (se punkt 20).
Observations 36 (c) The selection criteria in the 2014 building file for a new residence in Sri Lanka specified a building with a minimum size of 600 m2. 
Iakttagelser 36 c) I urvalskriterierna i fastighetsakten från 2014 för ett nytt residens i Sri Lanka specificerades fastighetens storlek till minst 600 kvadratmeter.
This was inconsistent with the building policy in which 600 m2 is the maximum, not the minimum, size. 
Detta var oförenligt med fastighetspolitiken som anger att 600 kvadratmeter är den maximala och inte den minsta ytan.
The solution proposed by the delegation, and approved by the Building Committee, was a building of 930 m2. 
Den lösning som delegationen föreslog och som fastighetskommittén godkände var en fastighet på 930 kvadratmeter.
Headquarters did not mention that this exceeded the ceiling of 600 m2 by 55 % and that an exemption was necessary. 
Huvudkontoret nämnde inte att detta innebar att taket på 600 kvadratmeter överskreds med 55 % och att ett undantag var nödvändigt.
Section III — Information on the suitability of buildings is not reliable and is not used for planning, which is too short term and particularly weak for owned properties 48 The suitability of delegation buildings depends not only on their initial selection, but also on the way the EEAS ensures they continue to meet needs and provide value for money. 
Avsnitt III – Informationen om fastigheters lämplighet är inte tillförlitlig och används inte i planeringen, som är för kortsiktig och särskilt otillfredsställande när det gäller ägda fastigheter 48 Delegationsfastigheternas lämplighet beror inte bara på hur de har valts ut från början utan också på hur utrikestjänsten ser till att de fortsätter att tillgodose behoven och ge valuta för pengarna.
The audit therefore examined whether the EEAS monitors the suitability of buildings once they have been selected, and plans necessary changes and maintenance to ensure they continue to meet needs and provide value for money. 
Vi granskade därför huruvida utrikestjänsten övervakar fastigheternas lämplighet efter det att de har valts ut och planerar förändringar och underhåll som krävs för att se till att de fortsätter att tillgodose behoven och ge valuta för pengarna.
Central monitoring systems do not provide reliable basic information on the suitability of all delegation buildings Site visits assess whether buildings meet the needs of delegations, but do not identify all shortfalls 49 Headquarters assesses delegation buildings through the following mechanisms to ensure they continue to meet the needs of delegations. (a) The Delegation Support and Evaluation Service carries out evaluations of delegations on average every 4 years, which include an assessment of offices and residences. (b) On behalf of the EEAS, an external contractor carried out health and safety inspections of nearly all offices and residences of delegations between 2010 and 2015. (c) The regional security officer carries out security assessments of the delegation’s buildings at least once a year. 
De centrala övervakningssystemen ger inte tillförlitlig grundläggande information om alla delegationsfastigheters lämplighet Vid besök på plats bedömer man om fastigheterna tillgodoser delegationernas behov, men alla brister identifieras inte 49 Huvudkontoret bedömer delegationsfastigheter genom följande mekanismer som ska se till att de fortsätter att tillgodose delegationernas behov: a) Avdelningen för stöd till och utvärdering av delegationer gör utvärderingar av delegationerna i genomsnitt vart fjärde år, där även en bedömning av kontor och residens ingår. b) För utrikestjänstens räkning gjorde en extern uppdragstagare arbetsmiljöinspektioner av nästan alla delegationernas kontor och residens mellan 2010 och 2015. c) Den regionala säkerhetsansvarige gör säkerhetsbedömningar av delegationernas fastigheter minst en gång om året.
Observations 37 50 These assessments of buildings recommend corrective action (for example, setting up security systems, carrying out works or moving premises) to remedy the shortfalls identified. 
Iakttagelser 37 50 Efter dessa bedömningar av fastigheter rekommenderas korrigerande åtgärder (till exempel installation av säkerhetssystem, genomförande av byggarbeten eller byte av lokaler) så att de konstaterade bristerna åtgärdas.
However, these assessments do not identify all shortfalls. 
Men vid bedömningarna identifieras inte alla brister.
For example, the November 2013 report of the regional security officer in Nepal did not address the fundamental issue of how to provide the same level of security for garages and prefabricated cabins as for the main building (see Box 2). 
Rapporten från den regionala säkerhetsansvarige i Nepal från november 2013, till exempel, tog inte upp den grundläggande frågan hur man skulle sörja för samma säkerhetsnivå i garage och prefabricerade paviljonger som i huvudbyggnaden (se ruta 2).
The monitoring of space per person in office buildings does not take account of all relevant factors 51 The EEAS building policy recommends that delegation offices should have a maximum size of 35 m2 per person (see paragraph 20). 
Övervakningen av yta per person i kontorsfastigheter omfattar inte alla relevanta faktorer 51 I utrikestjänstens fastighetspolitik rekommenderas att delegationskontoren ska ha en maximal yta på 35 kvadratmeter per person (se punkt 20).
The building policy provides for certain areas to be excluded from the calculation. 
Den anger också att vissa utrymmen ska undantas från beräkningen.
However, headquarters cannot accurately identify all office buildings for which there is too much or too little space, because it does not separately identify the following surface areas when monitoring the space per person: (a) office space rented to another organisation; (b) an additional conference room when necessary to meet the needs of the presidency function under the Lisbon Treaty; (c) space used by temporary trainees and seconded national experts, when a delegation employs such staff regularly. 
Huvudkontoret kan dock inte exakt identifiera alla kontorsfastigheter som har för stor eller för liten yta, eftersom det inte identifierar följande ytor separat när den övervakar ytan per person: a) Kontorsyta som hyrs ut till en annan organisation. b) Ett extra konferensrum när det krävs för att man ska kunna tillgodose de behov som ordförandeskapsfunktionen enligt Lissabonfördraget medför. c) Utrymme som används av tillfälliga praktikanter och utstationerade nationella experter, när en delegation anställer sådan personal regelbundet.
52 The monitoring system does not keep track of the buildings for which exemptions concerning the surface area ceilings have been granted. 
52 Övervakningssystemet håller inte reda på för vilka fastigheter undantag från taken för ytstorlek har beviljats.
It does not therefore monitor whether such exemptions are still justified. 
Därför övervakar man inte huruvida sådana undantag fortsätter att vara motiverade.
Observations 38 The EEAS does not monitor whether rents of office buildings and residences remain in line with market rates 53 Headquarters has the necessary information to calculate the cost per m2 for each office building and residence. 
Iakttagelser 38 Utrikestjänsten övervakar inte huruvida hyrorna för kontorsfastigheter och residens fortsätter att motsvara marknadspriserna 53 Huvudkontoret har den information som behövs för att kunna beräkna kostnaden per kvadratmeter för varje kontorsfastighet och residens.
However, it does not regularly compare these costs per m2 with market rates to identify significant differences. 
Det jämför dock inte regelbundet dessa kostnader per kvadratmeter med marknadspriserna för att identifiera betydande skillnader.
Such an exercise was carried out for staff accommodation in 2014: it found significant differences between some rental ceilings and market prices. 
En sådan jämförelse gjordes med avseende på personalbostäder 2014, där stora skillnader konstaterades mellan vissa hyrestak och marknadspriserna.
Similarly, headquarters does not monitor charges to co-located organisations to ensure they recover full costs. 
På samma sätt övervakar inte huvudkontoret de avgifter som samlokaliserade organisationer betalar för att se till att de täcker kostnaderna.