natgillin/translations-raw huggingface dataset:
In this renting versus buying comparison, the EEAS should also take into account the residual value of the building, the discount rate and risk factors such as the political or economic instability of the country and the instability of staffing levels for office buildings. ο Plan major purchases, giving priority to buildings (whether offices or resi-dences) where purchasing offers best value for money. ο Develop a strategy to maintain owned property, linked with recommendations of health and safety inspections. ο Protect the buildings-maintenance budget from exchange-rate fluctuations ο Plan how to dispose of surplus owned properties before buying or renting something else. 
I denna jämförelse mellan hyra och köp bör utrikestjänsten också beakta fastighetens restvärde, diskonteringsräntan och riskfaktorer som politisk eller ekonomisk instabilitet i landet och osäkerhet när det gäller antalet anställda i kontorsfastigheter. ο Planera större köp och prioritera fastigheter (oavsett om det handlar om kontor eller residens) där köp ger bäst valuta för pengarna. ο Utarbeta en strategi för att underhålla ägda fastigheter, som knyts till rekommendationer efter arbetsmiljöinspektioner. ο Skydda budgeten för fastighetsunderhåll från fluktuationer i växelkurserna. ο Planera hur outnyttjade ägda fastigheter ska avyttras innan andra fastigheter köps eller hyrs.
Conclusions and recommendations 50 This Report was adopted by Chamber IV, headed by Mr Milan Martin CVIKL, Member of the Court of Auditors, in Luxembourg at its meeting of 16 February 2016. 
Slutsatser och rekommendationer 50 Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin Cvikl som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 16 februari 2016.
Annexes 51 Co-location with EU Member States in EU delegations Delegation EU Member States Afghanistan Lithuania Azerbaijan Spain, Croatia Belarus Austria Colombia Finland, Czech Republic East Timor France Ethiopia Luxembourg Georgia Slovakia Honduras France Iraq United Kingdom Mauritania United Kingdom Myanmar Spain Nigeria Italy, Netherlands, Greece, France, Germany, Austria, Slovakia South Sudan Denmark, France, Germany, Italy, Netherlands, Spain, United Kingdom Tanzania Finland, Germany, Netherlands, United Kingdom (co-ownership) Turkey (Gaziantep) France, Denmark, Germany Vietnam Finland Yemen Spain Source: 2015 working document on the EEAS building policy. 
Bilagor 51 Samlokalisering med EU:s medlemsstater i EU-delegationerna Delegation EU-medlemsstater Afghanistan Litauen Azerbajdzjan Spanien, Kroatien Vitryssland Österrike Colombia Finland, Tjeckien Östtimor Frankrike Etiopien Luxemburg Georgien Slovakien Honduras Frankrike Irak Storbritannien Mauretanien Storbritannien Burma/Myanmar Spanien Nigeria Italien, Nederländerna, Grekland, Frankrike, Tyskland, Österrike, Slovakien Sydsudan Danmark, Frankrike, Tyskland, Italien, Nederländerna, Spanien, Storbritannien Tanzania Finland, Tyskland, Nederländerna, Storbritannien (samägande) Turkiet (Gaziantep) Frankrike, Danmark, Tyskland Vietnam Finland Jemen Spanien Källa: Arbetsdokument från 2015 om utrikestjänstens fastighetspolitik.
Annex II 52 Details of review of 30 building files File ref Delegation Building Proposed solution involves a change of building 1. 
Bilaga II 52 Detaljuppgifter om granskningen av 30 fastighetsakter Aktreferens Delegation Fastighet Den föreslagna lösningen innebär byte av fastighet 1.
Exploration of market 2. 
Undersökning av marknaden 2.
Discussion whether to rent or buy 3. 
Diskussion om huruvida man ska hyra eller köpa 3.
Delegation’s proposed solution based on sound technical and financial analysis 5. 
Delegationens förslag till lösning baseras på en tillförlitlig teknisk och ekonomisk analys 5.
Annex III 53 Reasons why delegation buildings do not provide best value for money Causes Selection procedure Lack of suitable buildings on the local market Lack of suitable options when searching for new buildings Lack of expertise in delegations Until 2013, higher ceiling for office space Building files and decisions do not sufficiently take into consideration floor space Exemptions from ceilings are granted without being explicitly justified Effect Floor space often exceeds the ceiling. 
Bilaga III 53 Skäl till att delegationsfastigheterna inte ger bästa valuta för pengarna Huvudorsaker Urvalsförfarande Brist på lämpliga fastigheter på den lokala marknaden Lämpliga alternativ saknas när man söker efter nya fastigheter Brist på sakkunskap vid delegationerna Effekter Golvytan överskrider ofta taket Högre tak för kontorsyta fram till 2013 Fastighetsakter och fastighetsbeslut tar inte tillräcklig hänsyn till golvyta Undantag från tak beviljas utan tydlig motivering Informationen om golvyta ofullständig och otillförlitlig All tillgänglig information om outnyttjad golvyta användes inte i planeringen av korrigerande åtgärder (samlokalisering, flyttning etc.)
Information on floor space incomplete and unreliable All available information on excessive floor space not used to plan corrective actions (co-location, moves...) No medium-term staffing plans for delegations Monitoring suitability Planning necessary changes Selection procedure The system for deciding where it is better to buy or rent is weak Some surface areas not excluded from calculation as provided for Inaccurate identification of office buildings where too much or too little space No checks on exemptions from ceilings (Are they still justified?) 
Inga medelfristiga bemanningsplaner för delegationerna Planering av nödvändiga förändringar Urvalsförfarande Systemet för att besluta om det är bäst att köpa eller hyra är bristfälligt Förteckningen över ägda fastigheter är ofullständig och otillförlitlig Ingen strategi för fastighetsunderhåll Underhållsplaner på medellång sikt saknas Fluktuationer i växelkurser hindrar planerade byggprojekt Inget incitament/krav att sälja olämpliga fastigheter Inga avyttringsplaner för merparten av de ägda fastigheter som inte längre används Viss golvyta inte undantagen i beräkningen, såsom föreskrivs i bestämmelserna Oriktig identifiering av kontorsfastigheter med för liten eller för stor yta Inga kontroller av undantag från tak (Är de fortfarande motiverade?)
Condition of unoccupied buildings not monitored Lack of monitoring of condition of residences Inventory of owned properties incomplete and unreliable No property maintenance strategy Lack of medium-term maintenance plans Fluctuations in exchange rates prevent planned works projects No incentive/requirement to sell unsuitable buildings No disposal plans for most of the owned buildings no longer used Some buildings are acquired under special conditions which make their disposal difficult 20% of owned buildings not used by EEAS Monitoring suitability Planning necessary changes Selection procedure No guidance on how to take into account space rented to other organisations and income generated by co-location No guidance on how to calculate financial contribution if delegation owns the building No plans on which existing agreements have to be revised as a priority No guidance on how to calculate contribution to administrative costs Some organisations hosted in Delegation buildings do not pay their fair share of the costs Lack of monitoring of agreements with co-located organisations Monitoring suitability Planning necessary changes Source: European Court of Auditors. Annex III 
Övervakning av lämpligheten Skicket på fastigheter som inte utnyttjas bedöms inte Residensens skick övervakas inte Övervakning av lämpligheten Utrikestjänsten använder inte 20 % av de fastigheter som den äger Vissa fastigheter förvärvas under särskilda villkor, vilket gör det svårt att avyttra dem Planering av nödvändiga förändringar Urvalsförfarande Inga riktlinjer för hur lokaler som hyrs ut till andra organisationer och inkomster från samlokalisering ska beaktas Inga riktlinjer för hur ekonomiska bidrag ska beräknas när delegationen äger fastigheten Inga planer utifrån vilka befintliga avtal ska ses över som en prioritering Inga riktlinjer för hur bidrag till administrativa kostnader ska beräknas Vissa organisationer som är hyresgäster i delegationsfastigheterna betalar inte sin rättmätiga del av kostnaderna Avtal med samlokaliserade organisationer övervakas inte Källa: Europeiska revisionsrätten. Övervakning av lämpligheten Planering av nödvändiga förändringar Bilaga III
Reply of 54 the EEAS Executive summary I The EEAS agrees that there are some shortcomings in its management of infrastructure in EU delegations, and work is in hand in a number of areas to address these. 
Europeiska utrikestjänstens 54 svar Sammanfattning I Utrikestjänsten håller med om att det finns vissa brister i dess förvaltning av infrastrukturen i EU:s delegationer, och arbete pågår inom ett antal områden för att dessa brister ska åtgärdas.
Yet the complexity and political sensitivity of managing 180 office buildings and 140 official residences in 138 countries throughout the world, each with its own specific legal system and property market, has to be underlined. 
Samtidigt måste det påpekas att det är en komplex och politiskt känslig uppgift att hantera 180 kontorsfastigheter och 140 officiella residens i 138 länder över hela världen, vart och ett med sitt eget specifika rättssystem och sin egen fastighetsmarknad.
Given the acute, well-known budget constraints and the commitment on staff cuts, this huge portfolio is managed by a HQ team of only 13 staff backed by local administrative support at the level of delegations. 
På grund av de akuta och välkända budgetrestriktionerna och åtagandet att skära ned på personal förvaltas denna enorma portfölj av endast 13 anställda vid huvudkontoret, som backas upp av lokalt administrativt stöd inom delegationerna.
Unfortunately, it has not been possible to accompany the significant expansion of the delegation network over recent years with a commensurate increase in the number of staff devoted to this task, which has been a management challenge. 
Tyvärr har det inte varit möjligt att låta delegationernas avsevärda expansion under de senaste åren åtföljas av en motsvarande ökning av antalet anställda som ägnar sig åt denna uppgift, vilket har inneburit en utmaning för förvaltningen.
We also agree that the existing tool for real-estate inventory management is in need of replacement. 
Vi håller också med om att det befintliga verktyget för fastighetsförvaltning behöver bytas ut.
A new system will be fully implemented at the end of 2016. 
Ett nytt system kommer att tillämpas fullt ut i slutet av 2016.
This will allow the EEAS to develop a more effective system for advance planning and programming of expenditure. 
Detta gör att utrikestjänsten kommer att kunna ta fram ett ändamålsenligare system för förhandsplanering och utgiftsplanering.
III Regarding the space in delegations’ buildings, it should be noted that in 2013 the guidelines for maximum office space per person were reduced from 42 m2 to 35 m2 as a general rule, with the possibility of additional space for specific needs such as meeting rooms for meetings with Member States. 
III När det gäller utrymmet i delegationsfastigheterna bör det noteras att 2013 golvytan i riktlinjerna för maximal kontorsyta per person minskades från 42 kvadratmeter till 35 kvadratmeter som en allmän regel, men att möjlighet finns till extra utrymme för speciella behov, exempelvis när det gäller mötesrum för möten med medlemsstaterna.
These new guidelines apply for all new acquisitions, but it will take some time for the average to come down towards the new target. 
Dessa nya riktlinjer tillämpas vid alla nyförvärv, men det kommer att ta lite tid innan genomsnittsytan är nere på den nya nivån.
In cases where delegations have spare capacity, we actively seek possibilities for co-location with Member State embassies or other EU bodies. 
I de fall där delegationerna har ledig kapacitet försöker vi åstadkomma samlokalisering med medlemsstaternas ambassader eller andra EU-organ.
It is also true that some residences for EU heads of delegation exceed our normal ceiling of 600 m2, even if the overall average size is 461 m2 of useable space. 
Det stämmer också att residensen för några av delegationscheferna överskrider vårt normala tak på 600 kvadratmeter, även om den genomsnittliga storleken totalt sett är 461 kvadratmeter användbar golvyta.
In five of these cases, the residences are owned by the EU, but in the others we will ask the delegations to explore alternatives when the present lease contracts expire. 
I fem av dessa fall ägs residensen av EU, men i övriga fall kommer vi att be delegationerna att undersöka alternativ när de nuvarande hyresavtalen löper ut.
Regarding the owned buildings, there are indeed a number of properties that are owned by the EEAS that are no longer used, either because of the security environment or other local conditions. 
När det gäller ägda fastigheter stämmer det att det finns ett antal fastigheter som ägs av utrikestjänsten som inte längre används, antingen på grund av säkerheten på platsen eller på grund av andra lokala förhållanden.
The relevant delegations have been asked to sell these properties, but this can be a lengthy and politically sensitive process for several reasons explained in the reply of the EEAS. 
De berörda delegationerna har ombetts att sälja dessa fastigheter, men detta kan innebära ett utdraget och politiskt känsligt förfarande av flera skäl som förklaras i utrikestjänstens svar.
Reply of the EEAS 55 Observations 09 (b) Environmental impact The EEAS encourages and supports eco-friendly projects primarily for owner-occupied premises. 
Europeiska utrikestjänstens svar 55 Iakttagelser 09 b) Miljöpåverkan Utrikestjänsten uppmuntrar och stödjer miljövänliga projekt främst när det gäller lokaler som ägs.
In case of rented premises the necessary investment must be amortised within the expected, normally short, duration of the lease contract. 
När det gäller hyrda lokaler måste de investeringar som behöver göras skrivas av under den, normalt korta, period som hyresavtalet förväntas gälla.
For example, in 2014 the EEAS approved the installation of solar panels on the newly owned office building in Cape Verde. 
Exempelvis godkände utrikestjänsten 2014 installation av solpaneler på den nyförvärvade kontorsfastigheten i Kap Verde.
Likewise, the 2016 renovation project of our offices in Mexico will include eco-friendly features. 
Likaså kommer renoveringen av våra kontor i Mexiko under 2016 att omfatta miljövänliga inslag.
In view of the workload it entails the EMAS system has not yet been adopted. 
Med tanke på den arbetsbörda som detta medför har Emas ännu inte införts.
However, efforts will be made to enhance awareness of the environmental impact of the buildings of delegations. 
Vi kommer emellertid att arbeta för att öka medvetenheten om miljöpåverkan från delegationsfastigheterna.
09 (c) Accessibility for disabled people The EEAS recognises that only a small number of EU delegations are fully accessible to disabled people. 
09 c) Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning Utrikestjänsten medger att endast några få av EU:s delegationer är fullt tillgängliga för personer med funktionsnedsättning.
According to a health and safety survey in September 2014, only seven delegations were fully compliant, and a further 16 delegations could be made accessible to people with reduced mobility with relatively minor adaptations. 
En undersökning om hälsa och säkerhet som genomfördes i september 2014 visade på att endast 7 delegationer helt uppfyllde kraven och att ytterligare 16 delegationer skulle kunna göras tillgängliga för personer med nedsatt rörlighet om relativt små anpassningar gjordes.
In addition, where technically and financially possible and where required by local legislation, adaptations of offices to improve the accessibility for disabled people are systematically considered. 
Om det är tekniskt och ekonomiskt möjligt och om så krävs enligt den lokala lagstiftningen övervägs dessutom systematiskt hur anpassningar av kontor kan göras för att förbättra tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning.
Finally, access for those with disabilities will be systematically assessed for new buildings. 
När det gäller nya fastigheter kommer tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning att bedömas systematiskt.
10 The India and Egypt delegations moved in 2014/2015 and the Sri Lanka delegation moved in January 2016. 
10 I Indien och Egypten flyttades delegationerna under 2014/2015 och i Sri Lanka flyttades delegationen i januari 2016.
Possible alternatives have already been analysed for Senegal but it has not yet been possible to identify an appropriate one. 
För Senegal har olika möjligheter redan undersökts, men man har hittills inte kunnat finna något lämpligt alternativ.
11 The survey provides interesting qualitative insights into the views of respondents on the working environment in delegation offices. 
11 Enkäten ger intressanta kvalitativa insikter om de svarandes synpunkter på arbetsmiljön vid delegationskontoren.
However, the results may reflect the differing circumstances of each respondent. 
Resultaten kan emellertid återspegla skillnaderna i de omständigheter som råder för respektive svarande.
14 As general remarks: — the delegation’s guide states that ‘local building’ tradition may mean that this 600 m2 limit cannot always be respected; — the EEAS allows some flexibility on the calculation method for surface areas of buildings, taking account of local practice; — having less space than most embassy residences is a positive point, moreover this difference can be explained for historical reasons. 
14 Allmänna synpunkter: — I handboken för delegationerna anges det att den lokala byggnadstraditionen kan innebära att denna gräns på 600 kvadratmeter inte alltid kan efterlevas. — Utrikestjänsten tillåter viss flexibilitet när det gäller den metod som används för att beräkna fastigheters yta, där hänsyn tas till lokal praxis. — Att ytan är mindre än merparten av ambassadörsresidensen är något positivt. Dessutom kan denna skillnad förklaras av historiska skäl.
Reply of the EEAS 56 20 (1) The EEAS has allowed some flexibility on how to calculate the surface area of the buildings rented or owned by the EEAS in the light of local practice. 
Europeiska utrikestjänstens svar 56 20 1. Utrikestjänsten tillåter viss flexibilitet när det gäller hur man beräknar ytan hos fastigheter som hyrs eller ägs av utrikestjänsten med tanke på lokal praxis.
This can therefore lead to difficulties in interpreting aggregate figures. 
Det kan därför vara svårt att tolka samlade uppgifter.
(2) Delegations have been instructed to give due consideration to the amount of office space per staff member. 
2. Delegationerna har blivit tillsagda att ta vederbörlig hänsyn till kontorsytan per anställd.
Any deviation from the buildings policy has to be justified. 
Eventuella avvikelser från fastighetspolitiken måste motiveras.
It will take some time for the average to come down towards the new capacity. 
Det kommer att ta lite tid innan genomsnittsytan är nere på den nya nivån.
In case of excess space, co-location with Member State embassies or other EU bodies is actively pursued. 
När det gäller överskottsutrymme eftersträvas samlokalisering med medlemsstaternas ambassader eller andra EU-organ.
However, co-location cannot always be implemented from one day to the next. 
Samlokalisering kan emellertid inte alltid genomföras från den ena dagen till den andra.
(3) In case of reduction in staff, it is not always possible or cost-effective to move immediately to a smaller building. 
3. Om en minskning av personalen sker, är det inte alltid möjligt eller kostnadseffektivt att omedelbart flytta till en mindre fastighet.
The cost of the move and the cost of the securing of the new buildings may be higher than the saving expected from the reduction of space. 
Kostnaden för flytten och för att säkra de nya fastigheterna kan vara högre än de besparingar som de mindre ytorna förväntas leda till.
(4) In some case, it is not possible to rent part of a floor only. 
4. I vissa fall är det inte möjligt att hyra bara en del av en våning.
(5) It is not cost-effective to terminate an existing lease contract of an office with excess space while the rent at current market prices for smaller offices would be the same or higher. 
5. Det är inte kostnadseffektivt att säga upp ett befintligt hyresavtal för ett kontor som har överskottsutrymme om marknadshyran för mindre kontor är densamma eller högre.
(6) In some cases, the number or the size of meeting rooms/conference rooms required for the fulfilment of the role and responsibilities of EU delegations under the Lisbon Treaty are increasing significantly the ratio of space per person. 
I vissa fall ökar ytan per person markant till följd av det antal mötesrum/konferensrum – eller storleken på dessa – som krävs för att EU:s delegationer ska kunna fullgöra sina uppgifter och plikter enligt Lissabonfördraget.
This is for example the case for: — United States (Washington) — 5 458m2 of usable floor space, 89 staff, 55 m2/staff member (co-location deducted); — United States (New York) — 4 217m2 of usable floor space, 57 staff, 74m2/staff member; — Switzerland (Geneva — delegation to UN) — 2 500m2 of usable floor space, 25 staff, 100 m2/staff member. 
Så är fallet i exempelvis — Förenta staterna (Washington): 5 458 kvadratmeter användbar golvyta; 89 anställda; 55 kvadratmeter/an-ställd (samlokalisering ej inräknad), — Förenta staterna (New York): 4 217 kvadratmeter användbar golvyta; 57 anställda; 74 kvadratmeter/anställd, — Schweiz (delegationen till FN i Genève): 2 500 kvadratmeter användbar golvyta; 25 anställda; 100 kvadratmeter/anställd.
21 Although mathematically correct, the figure of price for excess square metres in footnote 16 may vary depending on where the reductions in space occur, as these prices differ significantly between countries. 
21 Även om siffran för priset på överskottskvadratmeterna i fotnot 16 är matematiskt korrekt, kan denna siffra variera beroende på var minskningen av ytan görs eftersom dessa priser tydligt skiljer sig åt mellan olika länder.
In addition, investments (security and infrastructure works) made in office buildings need to be offset against the potential aforementioned savings. 
Dessutom måste investeringar (säkerhets-och infrastrukturarbeten) som gjorts i kontorsfastigheter avräknas mot de potentiella besparingar som nämns ovan.
22 It is true that some residences exceed our ceiling of 600 m2. 
22 Det stämmer att vissa residens överskrider vårt tak på 600 kvadratmeter.
At the beginning of 2016, 26 residences (18 %) exceeded the ceiling of 600m2. 
I början av 2016 överskred 26 residens (18 %) taket på 600 kvadratmeter.
In five of these cases, the residences are owned by the EU. 
I fem av dessa fall ägs residensen av EU.
The other delegations will be asked to explore alternatives when the present lease contract expires. 
Övriga delegationer kommer att uppmanas att undersöka vilka alternativ som finns när de nuvarande hyresavtalen löper ut.
Reply of the EEAS 57 25 There are indeed a number of properties that are owned by the EEAS that are no longer used, either because of the security environment or other local conditions. 
Europeiska utrikestjänstens svar 57 25 Det stämmer att det finns ett antal fastigheter som ägs av utrikestjänsten som inte längre används, antingen på grund av säkerheten på platsen eller på grund av andra lokala förhållanden.
The relevant delegations have been asked to sell these properties, but this can be a lengthy and politically sensitive process. 
De berörda delegationerna har ombetts att sälja dessa fastigheter, men detta kan innebära ett utdraget och politiskt känsligt förfarande.
More specifically on: — The Gambia: The EU had to leave the offices end of 2003 after 18 years of occupation, due to the presence of asbestos. 
Närmare information om följande länder: — Gambia: EU tvingades lämna sina kontor i slutet av 2003, efter att ha nyttjat dessa i 18 år, på grund av förekomsten av asbest.