natgillin/translations-raw huggingface dataset:
The internal Auditor has already produced in 2004 two audits related to this issue. b) Apart from the vade-mecum concerning the imprest account, there are many other written rules that address the question of the specific control procedures of expenditure, such as the Missions Guide which describes in great detail this type of control procedures concerning any expenditure deriving from missions by officials. 
Internrevisorn har redan genomfört två revisioner under 2004 som berör denna. b) Bortsett från instruktionshäftet om förskottskontot finns det många andra skriftliga instruktioner som tar upp frågan om specifika förfaranden för utgiftskontroller, till exempel handledningen för tjänsteresor, som i detalj beskriver denna typ av kontrollförfaranden med avseende på utgifter på grund av tjänstemäns tjänsteresor.
The same applies to the written procedures on invoicing between the Committees on the expenditure managed by their joint services (of both the CoR and the European Economic and Social Committee), the written procedures for recruitment of new officials, etc. The performance indicators set up in 2003 for each budget heading, and the instructions to elaborate them, allow for a better follow-up of the way expenditure is carried out. 
Samma sak gäller de skriftliga förfarandena för fakturering mellan kommittéerna av utgifter som administreras av samfunktionerna (för ReK och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén), de skriftliga anvisningarna för rekrytering av nya tjänstemän osv. De resultatindikatorer som fastställdes 2003 för varje budgetpost och tillhörande instruktioner bäddar för förbättrad uppföljning av hur utgifterna sköts.
During 2003 the Committee of the Regions established (written) financial circuits which reflect the principles of the new Financial Regulation, thus separating the functions of initiating and ex ante verifying agents. 
Under 2003 utarbetade Regionkommittén (skriftliga) finansiella flödesscheman som återspeglar principerna i den nya budgetförordningen. Där separeras funktionerna utanordnande och förhandskontroll.
To ensure the compliance with the new Financial Regulation, written checklists were published for the execution of expenditure by the joint services of both Committees. 
För att säkerställa att den nya budgetförordningen respekteras publicerades checklistor för kommittéernas samfunktioners hantering av utgifter.
The CoR envisages to complete before the end of the year the minimum control standards adapted to the specificities of its expenditure. 
ReK avser att före årets slut färdigställa miniminormer för kontrollåtgärder som är anpassade till kommitténs specifika utgiftsstruktur.
C 293/290 EN Official Journal of the European Union 30.11.2004 THE COURTS OBSERVATIONS 9.49. The follow-up of the entitlements of officials and other staff to the various allowances and benefits provided in the Staff Regulations was insufficient. 
C 293/290 SV Europeiska unionens officiella tidning 30.11.2004 REVISIONSRÄTTENS IAKTTAGELSER 9.49 Uppföljningen av tjänstemäns och annan personals rätt till de olika bidragen och förmånerna i tjänsteföreskrifterna var otillräcklig.
The data requested annually by the administration from the staff should have been checked more carefully. 
De uppgifter som administrationen årligen krävde in av personalen borde ha kontrollerats noggrannare.
The payment of allowances, as well as transfers to countries other than the country of employment of amounts exceeding the expatriation allowance, should have been suspended when members of the staff had not returned within a reasonable time the information forms they had to fill in. 9.49. 
Betalningen av bidrag och överföringar till annat land än anställningslandet av belopp som överstiger utlandstillägget borde ha dragits in när medlemmar ur personalen inte inom rimlig tid hade lämnat in de informationsblanketter de var tvungna att fylla i.
Each official fills this form even if his/her family situation is unchanged. 
9.49 REGIONKOMMITTÉNS SVAR Varje tjänsteman fyller i formuläret även om hans eller hennes familjesituation är oförändrad.
A reminder is sent to every official that did not respond and if the information is still not sent to the personnel unit on a reasonable time deadline the person in charge verifies every case and especially those who might not have the right to receive such allowances; after which the person in charge asks the official again for the requested forms to be filled. 
En påminnelse skickas till alla som inte svarat, och om uppgifterna fortfarande inte skickas till personalenheten inom rimlig tid undersöker den ansvarige tjänstemannen varje enskilt fall, särskilt beträffande personer som eventuellt inte har rätt till bidrag. Därefter ombeds tjänstemannen en gång till att fylla i de begärda formulären.
Nevertheless, like in the case indicated by the Court of Auditors, some officials have failed to update the required information. 
Det är ändå fallet, som i det exempel som revisionsrätten tagit upp, att vissa tjänstemän har underlåtit att aktualisera de begärda uppgifterna.
In the future systematic controls will be carried out concerning the follow-up of the special conditions of every official — more particularly in the field of transfers to third countries of amounts exceeding the expatriation allowance — and the suspension of every allowance or transfer until the official concerned provides the requested documents. 
I framtiden kommer systematiska kontroller att göras när det gäller uppföljningen av varje tjänstemans särskilda villkor – mer specifikt på området för överföring till tredje land av belopp överstigande utlandstillägget – och alla bidrag eller överföringar blockeras tills den berörda tjänstemannen lämnar in de begärda dokumenten.
The necessary changes will be introduced as of September this year to improve the follow-up of the above-mentioned entitlements. 
De förändringar som krävs kommer att genomföras från och med september i år, för att förbättra uppföljningen av ovannämnda förmåner.
9.51. THE COMMITTEE OF THE REGIONS’ REPLY Due to delays in the presentation of supporting documents for the participation of three alternates in a commission meeting the corresponding payment order could not be assigned to the 2002 budget. 
9.51 REGIONKOMMITTÉNS SVAR På grund av för sent inlämnade styrkande handlingar avseende tre supp-leanters deltagande i ett utskottssammanträde gick det inte att föra upp motsvarande betalningsorder i 2002 års budget.
Since the payments from the imprest account were finally accepted in 2003, these were charged to the 2003 budget. 
Eftersom utbetalningarna från förskottskontot slutligen godkändes år 2003 debiterades de 2003 års budget.
In the future the CoR will treat these allowances as reportable expenditure. 
I framtiden kommer ReK att behandla dessa ersättningar som överförbara utgifter.
THE COMMITTEE OF THE REGIONS’ REPLY The verifying officer of the CoR’s own services at that time was alone, and had too much work which resulted in some delays in the presentation of verified dossiers to the authorising officer. A second verifying officer could only be recruited at the end of the year, thus allowing the speeding-up of the ex-ante financial verification of the imprest account payments before signature by the authorising officer. 
9.52 REGIONKOMMITTÉNS SVAR Kontrollören vid ReK:s kärnadministration arbetade ensam i detta skede och var överbelastad, vilket ledde till vissa förseningar med att lägga fram kontrollerade ärenden för utanordnaren. En andra kontrollör kunde rekryteras först i slutet av året. Det blev därmed möjligt att påskynda den finansiella förhandskontrollen av utbetalningarna från förskottskontot före utanordnarens underskrift.
30.11.2004 EN Official Journal of the European Union C 293/291 THE COURTS OBSERVATIONS Annual activity reports and declarations of the authorising officers by delegation 9.53. The annual activity report required by Article 60(7) of the Financial Regulation was presented at the beginning of June 2004. 
30.11.2004 SV Europeiska unionens officiella tidning C 293/291 REVISIONSRÄTTENS IAKTTAGELSER Årliga verksamhetsrapporter och förklaringar från de delegerade utanordnarna 9.53 Den årliga verksamhetsrapport som krävs i artikel 60.7 i budgetförordningen lades fram i början av juni 2004.
This report includes a declaration as to the procedures ensuring the legality and regularity of the transactions underlying the accounts. 
Denna rapport innehåller en förklaring om att förfarandena garanterar att de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna är lagliga och korrekta.
The report informs on certain problems which the verifying staff faced in 2003 and on measures to be taken in 2004 in order to better comply with the requirements of the Financial Regulation. 
I rapporten belyses vissa problem som kontrollpersonalen stötte på 2003 och åtgärder som skall vidtas 2004 för att kraven i budgetförordningen närmare skall efterlevas.
Commission Supervisory systems and controls for administrative expenditure (4) 9.54. Unlike the other Institutions, the Commission did not wait for the entry into force of a new Financial Regulation before setting up new supervisory systems and controls. 
Kommissionen Övervakningssystem för och kontroller av administrativa utgifter (4) 9.54 Till skillnad från de andra institutionerna väntade inte kommissionen på att budgetförordningen skulle träda i kraft innan man införde nya övervakningssystem och kontroller.
These systems, established within the framework of the Commission’s reform, already responded to a large extent to the main requirements of the new Financial Regulation. 
Dessa system, som upprättades inom ramen för kommissionens reform, svarade redan till stor del mot de viktigaste kraven i budgetförordningen.
This explains why the conformity of the systems operating in 2003 with the requirements of the Financial Regulation is higher at the Commission than in the other Institutions. 
Detta förklarar varför de system som är i bruk 2003 hos kommissionen stämmer bättre överens med kraven i budgetförordningen än systemen hos de andra institutionerna.
The 24 Internal Control Standards adopted by the Commission in 2000 have been subsequently made more concrete and split into 74 ‘baseline requirements’. 
9.55 De 24 normerna för intern kontroll som antogs av kommissionen 2000 har senare konkretiserats och delats upp i 74 baskrav.
An annex to the activity reports of Directors and Directors-General indicates how many ‘baseline requirements’ have been implemented by each Commission department. 
I en bilaga till direktörernas och generaldirektörernas verksamhetsrapporter nämns hur många baskrav som har genomförts av varje avdelning inom kommissionen.
Concerning administrative expenditure the Court finds that at the end of 2003, most of the ‘baseline requirements’ relative to control activities, audit and evaluation had been implemented. 
I fråga om administrativa utgifter anser revisionsrätten att de flesta av de baskrav som gäller kontrollverksamhet, granskning och utvärdering hade genomförts i slutet av 2003.
9.56. The Court has examined the supervisory systems and controls giving delegated and sub-delegated authorising officers the assurance that the requirements of legality and regularity are complied with when implementing expenditure. 
9.56 Revisionsrätten har granskat de övervakningssystem och kontroller som ger delegerade och vidaredelegerade utanordnare säkerhet om att kraven på laglighet och korrekthet efterlevs när det gäller utgifter.
The operation of systems concerning staff remuneration, information technology, infrastructure and management of services in Brussels, publications, Commission’s Delegations and interpreting services has been appraised. 
Det har gjorts en bedömning av hur systemen för personallöner, informationsteknik, infrastruktur och tjänsteförvaltning i Bryssel, publikationer, kommissionens delegationer och tolk-ningstjänster fungerar.
(4) The Commission departments responsible for most of the administrative expenditure are the following: Directorate-General ‘Personnel and Administration’, Directorate-General for Translation, Directorate-General for Interpretation, Directorate-General ‘Press and Communication’, Directorate-General for External Relations, Office for Infrastructures and Logistics — Luxembourg, Office for Infrastructures and Logistics — Brussels, Office for the Administration and Settlement of Individual Entitlements, European Personnel Selection Office, Publications Office. 
(4) Följande avdelningar inom kommissionen är ansvariga för den största delen av de administrativa utgifterna: Generaldirektoratet ”för personal och administration”, generaldirektoratet för översättning, generaldirektoratet för tolkning, generaldirektoratet ”för press och kommunikation”, generaldirektoratet för yttre förbindelser, Infrastruktur-och logistikbyrån – Luxemburg, Infrastruktur-och logistikbyrån – Bryssel, Byrån för löneadministration och individuella ersättningar, Europeiska rekryteringsbyrån, publikationsbyrån.
C 293/292 EN Official Journal of the European Union 30.11.2004 THE COURTS OBSERVATIONS 9.57. With the exception of staff expenditure, the authorising officers decided, in accordance with Internal Control Standard No 17, that ex post verifications of operations should be carried out. 
C 293/292 SV Europeiska unionens officiella tidning 30.11.2004 REVISIONSRÄTTENS IAKTTAGELSER 9.57 Med undantag för personalutgifter beslutade utanordnarna i enlighet med internkontrollnorm 17 att det skulle göras efterhandskontroller av transaktioner.
However, no evidence was found that ex post verifications had been carried out with respect to expenditure relative to the Commission’s Delegations and to publications. 
Man fann dock inget bevis på att det hade gjorts efterhandskontroller av utgifter för kommissionens delegationer och för publikationer.
In the other fields of expenditure ex post controls were carried out, but they were not based on the examination of transactions selected through a risk analysis. 
Inom de andra utgiftsområdena gjordes det efterhandskontroller, men de var inte grundade på granskning av transaktioner som valts ut genom riskanalys.
REPLY OF THE COMMISSION The Annual Activity report of DG RELEX draws attention to the absence of an effective system of ex post control related to the delegations’ expenditure. 
9.57 KOMMISSIONENS SVAR I årsrapporten från GD Yttre förbindelser uppmärksammas avsaknaden av ett effektivt system för efterhandskontroll av delegationernas utgifter.
In the light of this, an action plan has been drawn up which envisages the implementation of an ex post control system before the end of 2004. 
Därför har en handlingsplan utformats för införande av ett sådant kontrollsystem före slutet av 2004.
The delegated authorising officer has decided to focus on second-level ex ante checks prior to introducing ex post control in 2004. 
Den delegerade utanordnaren beslöt att prioritera kontroller i förväg på den andra nivån innan ett system med kontroller i efterhand infördes 2004.
Regarding other administrative expenditure, DG ADMIN and the Office for infrastructures and logistics in Brussels (OIB) decided, when early in 2003 the ex post controls were started, to select the transactions by uniform sampling so as to avoid prior biases and prejudices. 
När det gäller övriga administrativa utgifter beslöt GD Personal och administration och Infrastruktur-och logistikbyrån i Bryssel när kontrollerna i efterhand inleddes i början av 2003 att välja ut transaktionerna genom ett enhetligt urval för att undvika en upprepning av tidigare systematiska fel och brister.
They intend to include risk factors after 24 months of operation, i.e. as from 2005. 
De avser att ta med riskfaktorer efter 24 månaders drift, dvs. från och med 2005.
The DG for Interpretation (SCIC) also used uniform sampling in 2003 for freelance interpreter payments. 
GD Tolkning använde också ett enhetligt urval under 2003 för att kontrollera sina utbetalningar till frilanstolkar.
However, from 2004 the sampling is based on monetary sampling units (MUS). 
Från och med 2004 bygger dock urvalet på den statistiska urvalsmetoden MUS (monetary unit sampling).
The intention for later in 2004 is to supplement this with targeted sampling based on risk factors. 
Avsikten är att senare under 2004 komplettera detta med ett riktat urval som bygger på riskanalys.
As regards staff expenditure, the reply to paragraph 9.58 gives the necessary details. 
Beträffande personalutgifter hänvisas till svaret på punkt 9.58.
9.58. REPLY OF THE COMMISSION As the Court states, the existing discrepancies between the two systems were identified and corrected before the new system – NAP – entered into production, on the basis of verified data on staff, through a component-wise comparison of the old and new salary slips. 
9.58 KOMMISSIONENS SVAR Som revisionsrätten framhåller spårades och rättades de befintliga skillnaderna mellan de två systemen innan det nya systemet (NAP) togs i drift, på grundval av verifierade uppgifter om personalen genom en jämförelse mellan de gamla och nya lönebeskeden led för led.
Unlike the previous salary system – VAP –, NAP draws its data directly from the personnel management system SYSPER, i.e. by IT interface, and no longer requires double data entry, which previously was at the same time an opportunity for control and a source of errors. 
Till skillnad från det tidigare lönesystemet (VAP) hämtar NAP sina uppgifter direkt från personaladministrationssystemet Sysper, dvs. genom ett IT-gränssnitt, varför uppgifter inte längre måste matas in två gånger, något som tidigare var både en möjlighet till kontroll och en felkälla.
The verification workflows had to be adapted, which was done before the end of 2003. 
Kontrollrutinerna måste anpassas, vilket skedde före slutet av 2003.
Some ex post checking was already carried out on data for the Luxembourg population in 2003. 
Några kontroller i efterhand genomfördes redan 2003 av uppgifter om populationen i Luxemburg.
The Brussels population will be checked in late 2004, when a global ex post control programme will become operational. 
Populationen i Bryssel kommer att kontrolleras i slutet av 2004 när ett globalt program för efterhandskontroller tas i drift.
Both the comparisons made in the context of the migration to the NAP and the checks made in Luxembourg have shown that the number of errors is very small in relation to the vast amounts of data concerned, and that errors are not systematic. 
Både jämförelserna i samband med övergången till NAP och kontrollerna i Luxemburg har visat att antalet fel är litet i förhållande till de enorma datamängderna och att felen inte är systematiska.
9.58. Concerning the system dealing with the staff remunerations, discrepancies between the database containing the staff personal data and the computer system used for the monthly calculation of the remuneration were identified and corrected before a new system was set up in October 2003. 
9.58 När det gäller systemet för hantering av personalens löner konstaterades skillnader mellan databasen med personalens personuppgifter och datasystemet som användes för den månatliga beräkningen av lönerna, och de rättades till innan ett nytt system infördes i oktober 2003.
However, a systematic verification of new data introduced into individual files existing in the database was not made until shortly before the end of 2003. 
Det gjordes dock ingen systematisk kontroll av nya uppgifter som förts in i befintliga enskilda filer i databasen förrän strax före slutet av 2003.
30.11.2004 EN Official Journal of the European Union C 293/293 THE COURTS OBSERVATIONS 9.59. The Court noted weaknesses in the supervisory systems and controls set up by the Publications Office. 
30.11.2004 SV Europeiska unionens officiella tidning C 293/293 REVISIONSRÄTTENS IAKTTAGELSER 9.59 Revisionsrätten fann brister i övervakningssystem och kontroller som införts av publikationsbyrån.
In particular, precisely defined responsibilities were not formally allocated to the staff charged with initiating and verifying financial operations, no action was undertaken to tackle the specific risk, identified by the Publications Office, that errors in invoices would not be detected, and documentation of procedures was not complete. 9.60. 
De största bristerna var att personal som inledde och kontrollerade finansiella transaktioner inte formellt hade tilldelats tydligt definierade ansvarsområden, att inga åtgärder hade vidtagits för att hantera den särskilda risk som publikationsbyrån påtalade och som består i att fel i fakturor inte upptäcks, och att dokumentationen av förfaranden inte var fullständig.
The reporting obligation laid down in the Commission’s charter for authorising officers by sub-delegation was not implemented at the Publications Office. 
9.60 Kravet på rapportering som fastställs i kommissionens stadgar för vidaredelegerade utanordnare uppfylldes inte vid publikationsbyrån.
9.59. REPLY OF THE COMMISSION The Commission shares the Court’s views on the definition of responsibilities: a system of regular (monthly) updates was set up in November 2003. 
9.59 KOMMISSIONENS SVAR När det gäller ansvarsfördelningen instämmer kommissionen i revisionsrättens uppfattning. Ett system för regelbunden (månatlig) uppdatering infördes från och med november 2003.
As regards documentation of procedures, the Office drew up a list of the key procedures to be documented at the end of 2003. 
Vad dokumentationen av förfarandena beträffar upprättade byrån i slutet av 2003 en lista över de primära förfaranden som skall dokumenteras.
This documentation has been completed in 2004. 
Dokumentationen fullbordades under 2004.
Secondary procedures will be documented by the end of June 2005. 9.60. 
De sekundära förfarandena kommer att vara dokumenterade i slutet av första halvåret 2005.
REPLY OF THE COMMISSION Though the procedure has not been formalised, the Management Committee has been receiving regular (quarterly) operating reports for a number of years. 
9.60 KOMMISSIONENS SVAR Även om förfarandet inte är formaliserat, är det sedan flera år rutin att lämna en regelbunden driftsrapport (var tredje månad) till styrelsen.
Monthly budget statements are made at central level, and the subdelegated authorising officers report on programmes, operations and results, inter alia for the purposes of drafting the Office’s AAR and annual management report. 
En månatlig budgetrapport lämnas på central nivå, och en rapport om program, åtgärder och resultat lämnas av de vidaredelegerade utanordnarna som underlag för bl.a. den årliga aktivitetsrapporten och byråns årliga för-valtningsrapport.
The Office will introduce the report, as provided for in the Charter for authorising officers by subdelegation. 
Byrån kommer att införa rapporten i enlighet med stadgarna för vidaredelegerade utanordnare.
REPLY OF THE COMMISSION It should be noted that after the introduction of a shorter payment delay in the new Financial Regulation, the contractual delays in the existing contracts concluded before 31 December 2002 under the previous Financial Regulations, were not changed. 
9.61 KOMMISSIONENSSVAR Det bör påpekas att avtalade betalningstider efter det att kortare betalningstider infördes genom den nya budgetförordningen, inte ändrades i de avtal som ingåtts före den 31 december 2002 enligt tidigare budgetförordningar.
The major part of the contracts used by the Informatics Directorate and the Office for infrastructures and logistics in Brussels (OIB) during 2003 had been signed before that date, and hence had a payment delay of 60 days. 
Merparten av de avtal som Direktoratet för IT-frågor och Infrastruktur-och logistikbyrån i Bryssel omfattades av under 2003 hade undertecknats innan dess och hade alltså betalningstider på 60 dagar.
On this basis, the number of payments carried out after the contractual delay was actually 10,8 % for the Informatics Directorate, around 18 % for OIB and 3 % for the DG for Interpretation (payments other than payments to freelance interpreters). 
Med det i åtanke var alltså andelen betalningar som skedde efter avtalad tid i själva verket 10,8 % för Direktoratet för IT-frågor, omkring 18 % för Infrastruktur-och logistikbyrån och 3 % för GD Tolkning (andra betalningar än till frilanstolkar).