natgillin/translations-raw huggingface dataset:
The weaknesses occur at each of the major stages of the building-file procedure: (a) when the delegation searches for suitable buildings; (b) when the delegation compares options and presents them to the Headquarters Building Committee; (c) when the Building Committee makes and explains its decision. 
Bristerna förekommer i varje viktigt skede av fastighetsaktförfarandet: a) När delegationen letar efter lämpliga fastigheter. b) När delegationen jämför alternativ och presenterar dem för fastighetskommittén vid huvudkontoret. c) När fastighetskommittén fattar och förklarar sitt beslut.
The building-file procedure provides a structured basis for selecting delegation buildings 30 The selection of buildings for rental or purchase is based on the EEAS building-file procedure. (a) For offices and residences, delegations have to prepare a building file before renting, buying or constructing a new building, or when renewing a rental agreement. 
Fastighetsaktförfarandet utgör en strukturerad grund för att välja ut delegationsbyggnader 30 Valet av fastigheter som ska hyras eller köpas bygger på utrikestjänstens fastighetsaktförfarande: a) I fråga om kontor och bostäder måste delegationerna upprätta en fastighetsakt innan de hyr, köper eller låter uppföra en ny fastighet, eller när de förlänger ett hyresavtal.
Delegations are required to submit such building files to the Headquarters Building Committee for examination and approval if they have a total value of 60 000 euro or more. (b) Delegations also have to submit a building file to the Building Committee before any acquisition of land. (c) When renting staff accommodation, delegations have to submit a building file if the rent exceeds the ceiling set by the EEAS for the country concerned and for the countries where no ceilings have been set. 
Delegationerna ska lägga fram fastighetsakterna för fastighetskommittén vid huvudkontoret för granskning och godkännande om de har ett totalt värde på minst 60 000 euro. b) Delegationerna måste också lägga fram en fastighetsakt för fastighetskommittén innan mark förvärvas. c) När personalbostäder hyrs måste delegationerna lägga fram en fastighetsakt om hyran överskrider det tak som utrikestjänsten har fastställt för det aktuella landet och när det gäller de länder som det inte har fastställts ett tak för.
31 In providing a structured and documented foundation for decision-making based on guidance from headquarters, the building-file procedure is an example of good practice. 
31 Fastighetsaktförfarandet är ett exempel på god praxis, då det utgör en strukturerad och dokumenterad grund för beslutsfattandet utifrån vägledning från huvudkontoret.
Building files use the objectives set out in the EEAS building policy as a basis for the selection criteria. 
I fastighetsaktförfarandena används de mål som fastställts i utrikestjänstens fastighetspolitik som utgångspunkt för urvalskriterierna.
The building file should contain a shortlist of suitable options resulting from the delegation’s research of the local property market, a discussion of whether to rent or buy, the delegation’s assessment of suitable options and its proposal to the Building Committee. 
Fastighets-akten ska innehålla en kortlista med lämpliga alternativ som framkommit efter delegationens sökande på den lokala fastighetsmarknaden, en diskussion om huruvida man ska hyra eller köpa, delegationens bedömning av lämpliga alternativ och dess förslag till fastighetskommittén.
The building-file procedure helps ensure that the selected buildings meet the needs of delegations whilst providing value for money. 
Fastighetsaktförfarandet bidrar till att de utvalda fastigheterna tillgodoser delegationernas behov och samtidigt ger valuta för pengarna.
Observations 27 Delegations have insufficient expertise to identify suitable buildings and do not receive sufficient support from headquarters 32 Our audit review of 30 building files (see Annex II) found that in most of them (26 out of 30), the delegation had explored the local market. 
Iakttagelser 27 Delegationerna har inte tillräcklig sakkunskap för att kunna identifiera lämpliga fastigheter och får inte tillräckligt stöd från huvudkontoret 32 Vid vår granskning av 30 fastighetsakter (se bilaga II) konstaterade vi att delegationen i merparten av dem (26 av 30) hade undersökt den lokala marknaden.
However, only 15 of the 30 building files included a shortlist of suitable, realistic options (see Figure 12). 
Men endast 15 av de 30 fastighetsakterna innehöll en kortlista med lämpliga och realistiska alternativ (se illustration 12).
Summary results of audit review of 30 building files 4 25 15 8 7 26 23 22 15 5 No Yes 1. 
Sammanfattning av resultaten av granskningen av 30 fastighetsakter 4 25 15 8 7 26 23 22 15 5 Nej Ja 1.
Exploration of the local market 2. 
Undersökning av den lokala marknaden 2.
Discussion of whether to rent or buy 3. 
Diskussion om huruvida man ska hyra eller köpa 3.
Shortlist of more than one suitable, realistic option 4. 
Kortlista med mer än ett lämpligt, realistiskt alternativ 4.
Delegation's proposed solution based on sound technical and financial analysis 5. 
Delegationens förslag till lösning baseras på en tillförlitlig teknisk och finansiell analys 5.
Convincing reason for HQ Building Committee's decision Source: European Court of Auditors based on review of 30 building files. Number of building files Figure 12 
Övertygande skäl till beslutet av huvudkontorets fastighetskommitté Källa: Europeiska revisionsrätten utifrån en granskning av 30 fastighetsakter. Antal fastighetsakter Illustration 12
Observations 28 33 In the audit survey, almost half of heads of administration considered that their delegation does not have sufficient staff and expertise to manage its buildings. 
Iakttagelser 28 33 I revisionsenkäten ansåg nästan hälften av cheferna för administrationen att deras delegation inte har tillräckligt med personal och sakkunskap för att kunna förvalta sina fastigheter.
Heads of administration are not building-management specialists and do not receive specific training in this area. 
Cheferna för administrationen är inte specialister på fastighetsförvaltning och får ingen särskild utbildning på området.
In order to manage building projects (e.g. moving to a new office building or carrying out works), they may therefore require approval to bring in the necessary expertise (e.g. to analyse the market, carry out a rent-versus-buy analysis, negotiate with landlords or design and monitor building works). 
För att kunna hantera fastighetsprojekt (till exempel en flyttning till en ny kontorsfastighet eller genomförande av byggarbeten) kan de därför begära att få anlita nödvändig expertis (till exempel för att analysera marknaden, analysera alternativen hyra eller köpa, förhandla med hyresvärdar eller utforma och övervaka byggarbeten).
For example, in Washington DC the delegation hires a broker locally to research the market and to negotiate with landlords on its behalf. 
Till exempel i Washington DC anlitar delegationen en mäklare lokalt som undersöker marknaden och förhandlar med hyresvärdar för dess räkning.
In countries where such expertise cannot be bought in, delegations require more involvement and support from headquarters. 
I länder där sådan expertis inte kan köpas in behöver delegationerna ökat engagemang och stöd från huvudkontoret.
34 The audit survey showed that 85 % of heads of administration were satisfied with the support they receive from headquarters when renewing office rentals. 
34 Revisionsenkäten visade att 85 % av cheferna för administrationen var nöjda med det stöd som de får från huvudkontoret när kontorshyresavtal förlängs.
The level of satisfaction was lower for the support received when choosing new offices (76 %) (see Figure 13). 
Graden av tillfredsställelse var lägre när det gällde det stöd man fick när man valde nya kontor (76 %) (se illustration 13).
Support to delegations for building-management activities 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0% Inadequate HQ support Adequate HQ support Renewing office rental Choosing new offices Maintenance and renovation Source: Audit survey of heads of administration in EU delegations. 
Fastighetsförvaltningsstöd till delegationerna 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0% Otillräckligt stöd från huvudkontoret Lämpligt stöd från huvudkontoret Förlängning av kontorshyra Val av nya kontor Underhåll och renovering Källa: Revisionsenkät bland chefer för administrationen vid EU-delegationer.
Observations 29 35 A number of responses to the audit survey highlighted the need for more intensive support from headquarters, particularly where there is a lack of suitable buildings on the local market22. 
Iakttagelser 29 35 Ett antal svar på revisionsenkäten uppmärksammade behovet av ökat stöd från huvudkontoret, särskilt när det råder brist på lämpliga fastigheter på den lokala marknaden22.
Some delegations visited, for example Nepal (see Box 2), also highlighted the need for on-site visits, particularly when searching for new premises. 
En del av de delegationer som vi besökte, till exempel Nepal (se ruta 2), pekade också på behovet av besök på plats, särskilt när man letar efter nya lokaler.
In 2014 the Headquarters Infrastructure Division visited 36 delegations to provide on-site support. 
År 2014 besökte infrastrukturavdelningen vid huvudkontoret 36 delegationer för att ge stöd på plats.
As an example of good practice, when German embassies are seeking new premises, once the head of administration has identified possible locations, staff from headquarters arrive on site to check their suitability and to help with negotiations. 
Ett exempel på god praxis är att när tyska ambassader letar efter nya lokaler och då chefen för administrationen har identifierat potentiella lokaler kommer personal från huvudkontoret till platsen och kontrollerar lokalernas lämplighet och hjälper till med förhandlingarna.
22 This was identified by respondents to the survey as one of the main obstacles when it comes to finding better premises. 
22 Deltagarna i enkäten identifierade detta som ett av de största hindren för att hitta bättre lokaler.
Need for headquarters support to find an office building in Nepal In Nepal, because of a lack of space in the main building, since 2007 a third of staff have been working in converted garages. 
Högkvarterets stöd behövdes för att hitta en kontorsfastighet i Nepal I Nepal har en tredjedel av personalen sedan 2007 arbetat i ombyggda garage på grund av utrymmesbrist i huvudbyggnaden.
Since 2009, another third have been working in second-hand prefabricated cabins installed in the garden, presenting a poor image of the delegation (see Figure 14). 
Sedan 2009 har en annan tredjedel arbetat i begagnade prefabricerade paviljonger som satts upp i trädgården, vilket ger en ofördelaktig bild av delegationen (se illustration 14).
The June 2011 evaluation of the delegation to Nepal recommended that a move to more appropriate and modern offices should be planned by the time the lease came to an end in 2014. 
I en utvärdering från juni 2011 av delegationen i Nepal rekommenderades att en flyttning till ändamålsenligare och modernare kontor skulle planeras till tidpunkten för då hyresavtalet löpte ut 2014.
The delegation did not have the time and expertise necessary to produce a high-quality building file. 
Delegationen hade varken den tid eller sakkunskap som krävdes för att upprätta en fastighetsakt av hög kvalitet.
It considered that a visit from a team of property-management experts from headquarters (e.g. a negotiator, an architect and a security officer) could help to search for new premises, negotiate the best arrangements and identify and compare suitable solutions. 
Den ansåg att ett besök av en grupp experter på fastighetsförvaltning från högkvarteret (till exempel en förhandlare, en arkitekt och en säkerhetsansvarig) skulle kunna vara till hjälp i letandet efter nya lokaler, förhandlingarna om de bästa villkoren och identifieringen och jämförelsen av lämpliga lösningar.
However, headquarters was unable to carry out such a visit, despite written requests from the delegation in 2011 and 2012. 
Men huvudkontoret kunde inte göra ett sådant besök, trots att delegationen begärde det skriftligen 2011 och 2012.
Headquarters did write to the delegation to encourage it to develop its proposal to purchase land from the French embassy and to construct offices and a residence, but then rejected the proposal due to lack of funds. 
Huvudkontoret skrev till delegationen och uppmuntrade den att utveckla sitt förslag att köpa mark av den franska ambassaden och att låta uppföra kontor och ett residens men förkastade sedan förslaget på grund av brist på medel.
The delegation was unable to identify a suitable alternative and so submitted a building file to renew the existing lease until 2024 which was approved by headquarters in November 2013. 
Delegationen kunde inte få fram ett lämpligt alternativ och lade därför fram en fastighetsakt om förlängning av det befintliga hyresavtalet till 2024 som huvudkontoret godkände i november 2013.
Observations 30 Pre-fabricated cabins used as offices in Nepal Source: European Court of Auditors. 
Iakttagelser 30 Prefabricerade paviljonger som används som kontor i Nepal Källa: Europeiska revisionsrätten.
There are some weaknesses in the way delegations present options to headquarters 36 The building policy requires delegations to present to headquarters, through building files, the results of their research into the local property market. 
Det förekommer vissa brister i hur delegationerna presenterar alternativ för huvudkontoret 36 Enligt fastighetspolitiken ska delegationerna presentera resultatet av sina undersökningar av den lokala fastighetsmarknaden för huvudkontoret i fastighetsakter.
This should include a discussion of whether to rent or buy, their assessment of suitable options and their proposal to the Building Committee. 
Akten ska innefatta en diskussion om huruvida man ska hyra eller köpa, delegationernas bedömning av lämpliga alternativ och deras förslag till fastighetskommittén.
However: (a) delegations do not produce building files for all new contracts; (b) building files are unnecessarily detailed when delegations have no intention of moving; (c) building files rarely discuss the possibility of buying and do not compare it with the cost of renting; (d) in some building files, delegations do not present options in a comparable way; (e) guidance on preparing building files does not take into account space rented to other organisations and income generated by co-location. Figure 14 
Men a) delegationerna upprättar inte fastighetsakter för alla nya avtal, b) fastighetsakterna är onödigt detaljerade när delegationerna inte avser att flytta, c) i fastighetsakterna diskuteras sällan möjligheten att köpa och jämförs inte den med kostnaden för att hyra, d) i vissa fastighetsakter presenterar inte delegationerna alternativen på ett jämförbart sätt, e) riktlinjerna för hur fastighetsakter ska upprättas beaktar inte utrymme som hyrs ut till andra organisationer och inkomster från samlokalisering. Illustration 14
Observations 31 Delegations do not produce building files for all new contracts 37 Delegations sometimes sign a building contract without producing and submitting a building file to the Building Committee, as required. For example, there was no building file for the 230 000 euro contract for Venezuela offices signed in 2013 or the 240 000 euro contract for the residence in Nepal signed in 2011. 
Iakttagelser 31 Delegationerna upprättar inte fastighetsakter för alla nya avtal 37 Delegationerna undertecknar ibland ett fastighetsavtal utan att ha upprättat en fastighetsakt och lagt fram den för fastighetskommittén på det sätt som krävs. Till exempel fanns det ingen fastighetsakt för det avtal på 230 000 euro för kontoren i Venezuela som ingicks 2013 eller avtalet på 240 000 euro för residenset i Nepal som ingicks 2011.
Building files are unnecessarily detailed when delegations have no intention of moving 38 Stability is an objective of the building policy, so there is good reason for preferring to continue with the lease for an existing building if it meets the delegation’s needs and provides value for money. 
Fastighetsakterna är onödigt detaljerade när delegationerna inte avser att flytta 38 Stabilitet är ett mål för fastighetspolitiken, så det finns goda skäl att välja att fortsätta hyra en befintlig fastighet om den tillgodoser delegationens behov och ger valuta för pengarna.
In any case, the standard lease agreement has a clause enabling the delegation to terminate the contract with 3 months’ notice at any time. 
Standardhyresavtal innehåller dessutom en klausul som gör att delegationen när som helst kan säga upp avtalet med tre månaders varsel.
39 However, there is currently no difference between the guidance for preparing building files which aim to continue an existing lease and the guidance for preparing building files which aim to select — when a move is needed — the best building among a number of options. 
39 För närvarande är det dock ingen skillnad mellan riktlinjerna för att upprätta fastighetsakter som syftar till förlängning av ett hyresavtal och riktlinjerna för att upprätta fastighetsakter som, när man måste flytta, syftar till val av den bästa fastigheten bland flera alternativ.
In the first case, a comparison with alternative options is artificial and less meaningful than demonstrating that the building still meets the delegation’s needs in accordance with the building policy and in line with market rates (see Box 3). 
I det första fallet är jämförelsen med alternativ konstlad och inte lika meningsfull som att visa att fastigheten fortfarande tillgodoser delegationens behov i enlighet med fastighetspolitiken och motsvarar marknadspriserna (se ruta 3).
In the second case, delegations may require more support from headquarters to carry out a more comprehensive assessment, including a comparison of suitable and realistic shortlisted options. 
I det andra fallet behöver delegationerna eventuellt mer stöd från huvudkontoret för att kunna göra en bredare bedömning, till exempel en jämförelse mellan lämpliga och realistiska alternativ som satts upp på en kortlista.
23 For German embassies, for example, there is an assumption that embassies will remain where they are, unless there is a particularly compelling reason to move. 
23 När det gäller Tysklands ambassader, till exempel, utgår man från att de vill stanna kvar där de befinner sig om det inte finns särskilt tvingande skäl att flytta.
When delegations intend to stay put, examining alternatives can be artificial and of limited value The objective of the 2013 building file for Rwanda offices (see Annex II) was to justify continuing the existing rental agreement. 
Att delegationerna ska undersöka alternativ när de avser att stanna kvar kan bli konstlat och ha begränsat värde Syftet med fastighetsakten från 2013 för kontoren i Rwanda (se bilaga II) var att motivera förlängning av det befintliga hyresavtalet.
This was clear from a mission report from headquarters annexed to the building file instructing the delegation to negotiate an extension to the lease agreement for the office buildings quickly after exploring the market as required for the purposes of a report to the Building Committee. 
Det framgick av en uppdragsrapport från huvudkontoret som bifogades fastighetsakten och som gav delegationen i uppdrag att snabbt förhandla om en förlängning av hyresavtalet för kontorsfastigheterna efter att ha undersökt marknaden på det vis som krävs för att en rapport ska kunna överlämnas till fastighetskommittén.
Therefore, although the building file included an analysis of a shortlist of suitable, realistic options, this had limited value because there was no intention of moving. 
Trots att fastighetsakten innehöll en analys av en kortlista med lämpliga och realistiska alternativ hade den därför begränsat värde eftersom man inte avsåg att flytta.
Observations 32 Building files rarely discuss the possibility of buying and do not compare it with the cost of renting 40 Of the 30 building files examined, only five discussed the possibility of buying (see Figure 12), and in all cases buying was rejected. 
Iakttagelser 32 I fastighetsakterna diskuteras sällan möjligheten att köpa och jämförs inte den med kostnaden för att hyra 40 I endast fem av de 30 fastighetsakter som vi granskade diskuterades möjligheten att köpa (se illustration 12), och i samtliga fall förkastades den tanken.
None of the building files examined presented a comparison of renting with buying that included a comparison of the estimated future costs. 
Ingen av de granskade fastighetsakterna innehöll en jämförelse mellan att hyra och köpa som också inbegrep en jämförelse av de uppskattade framtida kostnaderna.
In March 2015, headquarters informed heads of delegation that, in future, the Headquarters Infrastructure Division will carry out the calculations to compare buying with renting24. 
I mars 2015 informerade huvudkontoret delegationscheferna att infrastrukturavdelningen vid huvudkontoret i framtiden skulle göra beräkningarna för att jämföra köp och hyra24.
However, the method used is not disclosed in the EEAS building policy. 
Men vilken metod som används förklaras inte i utrikestjänstens fastighetspolitik.
The previous building policy explained how to calculate the financial return on an investment as a basis for comparing purchasing with renting over a suggested period of 20 years25. 
Den tidigare fastighetspolitiken förklarade hur den ekonomiska avkastningen på en investering skulle beräknas som utgångspunkt för en jämförelse mellan att köpa och att hyra över en föreslagen period på 20 år25.
In practice, rent-or-buy discussions do not demonstrate that the proposed solution represents better value for money (see Box 4). 
I praktiken visar inte diskussionerna om huruvida man ska hyra eller köpa att den föreslagna lösningen ger bäst valuta för pengarna (se ruta 4).
24 Note from managing director administration and finance to heads of delegation of 30 March 2015. 
24 Meddelande från den verkställande direktören för administration och finans till delegationscheferna av den 30 mars 2015.
25 The residual value of purchased property is an important factor in this calculation and one which is difficult to estimate accurately. 
25 Restvärdet på förvärvad egendom är en faktor som är viktig i denna beräkning och som är svår att uppskatta korrekt.
For example, the value of the residence in Washington DC purchased in 1971 for the equivalent of 2.4 million euro has trebled whilst the value of the office building in Argentina, purchased in 1992 for the equivalent of 1.5 million euro is estimated at 1.6 million euro. 
Till exempel har värdet på det residens i Washington DC som köptes 1971 för motsvarande 2,4 miljoner euro tredubblats, medan värdet på kontorsfastigheten i Argentina, som köptes 1992 för motsvarande 1,5 miljoner euro, uppskattas till 1,6 miljoner euro.
Delegations do not show that purchasing is better value for money than renting In 2010-2011, when the delegation in Nepal was proposing to purchase a plot of land from the French embassy and to construct offices and a residence, it was not required by headquarters to demonstrate that purchasing and construction represented better value for money than renting. 
Delegationerna visar inte att köpa ger bättre valuta för pengarna än att hyra Under 2010 och 2011, när delegationen i Nepal föreslog att den skulle köpa en bit mark av den franska ambassaden och låta uppföra kontor och ett residens, krävde inte huvudkontoret att delegationen skulle visa att förvärv och uppförande gav bättre valuta för pengarna än att hyra.
The same occurred in Washington DC, when the delegation had the opportunity to purchase the office building in 2010. 
Samma sak skedde i Washington DC när delegationen hade möjlighet att köpa kontorsfastigheten 2010.