natgillin/translations-raw huggingface dataset:
VIII On the basis of the observations in this report, the Court recommends that the EEAS should: (a) include environmental factors, access for disabled people and flexibility as objectives in the building policy for office buildings; (b) ensure charges paid by EU Member States or other EU institutions or bodies hosted in delegation buildings are consistent and recover full costs; (c) strengthen the application of the building-file procedure for selecting buildings; (d) use a central source of information to verify market rates for office buildings and regularly monitor consistency of office rents with market rates; (e) improve its real-estate management information system, so that it can provide more reliable and relevant information to feed into the planning process; (f) reinforce expertise in real-estate management at headquarters to develop a more strategic approach, improve planning and strengthen support for delegations; (g) establish priorities for rentals, purchases, sales, modifications and maintenance in rolling medium-term plans, using available information on floor space and building condition in order to comply with the building policy; (h) introduce systems to manage owned buildings effectively. 
VIII Utifrån iakttagelserna i denna rapport rekommenderar vi att utrikestjänsten a) tar med miljöfaktorer, tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning och flexibilitet som mål i fastighetspolitiken när det gäller kontorsfastigheter, b) ser till att de avgifter som betalas av EU-medlemsstater eller EU-institutioner eller EU-organ som är hyresgäster i delegationsfastigheter är konsekventa och täcker alla kostnader, c) stärker tillämpningen av det fastighetsaktförfarande som används när fastigheter ska väljas ut, d) använder en central informationskälla för att kontrollera marknadspriser för kontorsfastigheter och regelbundet övervakar att kontorshyrorna följer marknadspriserna, e) förbättrar sitt informationssystem för fastighetsförvaltning så att det kan tillhandahålla tillförlitligare och relevantare information som kan användas i planeringsprocessen, f) ökar sakkunskapen om fastighetsförvaltning vid huvudkontoret så att man kan ta fram en mer strategisk metod, förbättra planeringen och öka stödet till delegationerna, g) fastställer prioriteringar för hyra, köp, försäljning, modifieringar och underhåll i löpande planer på medellång sikt och använder tillgänglig information om golvyta och fastighetsskick så att man följer fastighetspolitiken, h) inför system för att förvalta de fastigheter som den äger på ett ändamålsenligt sätt.
Introduction 08 01 The European External Action Service (EEAS) coordinates the EU’s foreign and security policy. 
Inledning 08 01 Europeiska utrikestjänsten samordnar EU:s utrikes-och säkerhetspolitik.
The EEAS has its headquarters in Brussels and is responsible for running EU delegations around the world. 
Den har sitt huvudkontor i Bryssel och ansvarar för driften av EU:s delegationer runtom i världen.
The EEAS is structurally and financially independent from the European Commission, but cooperates with it on many issues. 
Utrikestjänsten är funktionellt och ekonomiskt oberoende av Europeiska kommissionen men samarbetar med den i många frågor.
02 On its creation in January 2011, the EEAS took over responsibility for all EU delegations from the European Commission. 
02 När Europeiska utrikestjänsten inrättades i januari 2011 tog den över ansvaret för alla EU:s delegationer från Europeiska kommissionen.
As a consequence, delegation buildings that are currently occupied are largely the result of past European Commission decisions. 
De delegationsfastigheter som för närvarande används är därför till stor del ett resultat av beslut som Europeiska kommissionen fattat i det förgångna.
The EEAS provides office space for 5 300 staff in around 140 delegations. 
Utrikestjänsten tillhandahåller kontorsyta för 5 300 anställda vid omkring 140 delegationer.
The EEAS is also responsible for the residences of heads of delegation and for providing or reimbursing the costs of accommodation for 2 400 staff. 
Utrikestjänsten ansvarar också för delegationschefernas residens och för att tillhandahålla bostäder till 2 400 anställda eller ersätta dem för deras boendekostnader.
03 The effective management of EU delegation buildings contributes to achieving the EU’s objectives in foreign policy, trade and development cooperation. 
03 En ändamålsenlig förvaltning av EU-delegationernas fastigheter bidrar till uppnåendet av EU:s mål när det gäller utrikespolitik, handel och utvecklingssamarbete.
Delegation offices aim to provide a stable, visible, functional and secure working and meeting environment for staff and visitors. 
Delegationskontoren syftar till att skapa en stabil, synlig, funktionell och säker arbets-och mötesmiljö för personal och besökare.
Buildings should provide value for money, and sharing office premises with Member States or other EU institutions and bodies is actively promoted. 
Fastigheterna ska ge valuta för pengarna, och att dela kontorslokaler med medlemsstaterna eller andra EU-institutioner och EU-organ uppmuntras aktivt.
04 Some 80 % of delegation office buildings and residences of heads of delegation are rented, the rest are owned. 
04 Cirka 80 % av delegationernas kontorsfastigheter och delegationschefernas residens hyrs, resten ägs.
EEAS expenditure on delegation buildings in 2014 amounted to 165 million euro (see Figure 1). 
Utrikestjänstens utgifter för delegationernas fastigheter uppgick till 165 miljoner euro 2014 (se illustration 1).
Introduction 09 2014 expenditure on delegation buildings 165 million euro Offices 53 million euro Residences - 11 million euro Staff accommodation 62 million euro Security costs 26 million euro — 16 % Water, gas, electricity, insurance — 3 % Cleaning and maintenance — 2 % Major repairs/fitting out — 2 % Purchase/construction of buildings — 1 % Source: EEAS. 
Inledning 09 Utgifterna för delegationernas fastigheter uppgick till 165 miljoner euro 2014 Kontor 53 miljoner euro Residens – 11 miljoner euro Personalbostäder 62 miljoner euro Säkerhetskostnader 26 miljoner euro – 16 % Vatten, gas, el, försäkring – 3 % Städning och underhåll – 2 % Större reparationer/Inredning – 2 % Förvärv/Uppförande av fastigheter – 1 % Källa: Europeiska utrikestjänsten.
Rents or reimbursements of rents 126 million euro — 76 % Figure 1 
Hyra eller ersättning för hyra 126 miljoner euro – 76 % Illustration 1
Audit scope 10 and approach Audit scope 05 The overall audit objective was to examine whether the EEAS manages delegation buildings well and the audit addressed the following sub-questions. (a) Do delegation buildings meet the needs of the EEAS and provide value for money? (b) Does the EEAS have effective procedures for selecting the right buildings? (c) Does the EEAS have effective systems for monitoring the continued suitability of buildings and planning necessary changes? 
Revisionens inriktning 10 och omfattning samt revisionsmetod Revisionens inriktning och omfattning 05 Det övergripande revisionsmålet var att granska huruvida Europeiska utrikestjänsten förvaltar delegationernas fastigheter väl. Följande delfrågor ställdes: a) Tillgodoser delegationsfastigheterna utrikestjänstens behov och ger de valuta för pengarna? b) Har utrikestjänsten ändamålsenliga förfaranden för att välja ut rätt fastigheter? c) Har utrikestjänsten ändamålsenliga system för att övervaka att fastigheterna fortsätter att vara lämpliga och planera nödvändiga förändringar?
Audit approach 06 We based the audit observations on four main sources of audit evidence (see Figure 2). (a) We sent a survey to heads of administration in 133 delegations1. 
Revisionsmetod 06 Vi grundade granskningsiakttagelserna på följande fyra huvudsakliga källor till revisionsbevis (se illustration 2): a) Vi skickade en enkät till cheferna för administrationen vid 133 delegationer1.
112 heads of administration completed the survey, representing a response rate of 84 %. (b) We reviewed a sample of 30 building files submitted to headquarters in 2013 and 20142. 
112 av dem besvarade enkäten, vilket motsvarar en svarsfrekvens på 84 %. b) Vi granskade ett urval av 30 fastighetsakter som hade lagts fram för huvudkontoret 2013 och 20142.
The decision to rent or buy a particular building, or whether or not to renew a lease, is taken on the basis of a building file submitted to headquarters by the delegation concerned. (c) We carried out visits to four delegations (Nepal, Tanzania, Turkey and United States — Washington DC) in order to examine building-management practices in delegations of different size, continent, space per person, ownership (three office buildings were rented), building condition, staff composition and experience of co-location. 
Beslutet att hyra eller köpa en viss fastighet eller förlänga ett hyresavtal fattas på grundval av en fastighetsakt som läggs fram för huvudkontoret av den berörda delegationen. c) Vi besökte fyra delegationer (Nepal, Tanzania, Turkiet och Förenta staterna – Washington DC) för att granska metoderna för fastighetsförvaltning vid delegationer av olika storlek, på olika kontinenter, med olika stor yta per person, olika besittningsform (tre kontorsfastigheter hyrdes), olika skick på fastigheterna, olika personalsammansättning och olika erfarenhet av samlokalisering.
During the visits to these delegations we also discussed building-management practices with heads of administration of the Member States’ embassies. 
Under besöken på delegationerna diskuterade vi även metoder för fastighetsförvaltning med cheferna för administrationen vid medlemsstaternas ambassader.
We also visited the Ministry of Foreign Affairs in the Netherlands to obtain further information on their innovative policies and procedures for managing embassy buildings. (d) We reviewed documentation relating to policies, procedures and tools, carried out interviews at headquarters and analysed quantitative information relating to delegation buildings. 
Vi besökte även utrikesministeriet i Nederländerna för att få ytterligare information om deras innovativa åtgärder och förfaranden för att förvalta ambassadfastigheter. d) Vi gick igenom dokumentation om åtgärder, förfaranden och verktyg, gjorde intervjuer vid huvudkontoret och analyserade kvantitativ information om delegationsfastigheter.
1 The survey was sent to all delegations except those located inside the EU (e.g. Delegation of the European Union to the OECD and Unesco in Paris) and those depending on another delegation. 
1 Enkäten skickades till alla delegationer utom till dem som är belägna inom EU (till exempel Europeiska unionens delegation vid OECD och Unesco i Paris) och dem som är beroende av en annan delegation.
2 The sample of 30 building files was selected using monetary unit sampling from the 148 building files submitted between January 2013 and September 2014. 
2 Urvalet av 30 fastighetsakter gjordes från de 148 fastighetsakter som lades fram mellan januari 2013 och september 2014 och baserades på beloppsenheter (MUS).
Audit scope and approach 11 Sources of audit evidence Review of 30 building files Audit visits to four delegations: Nepal, Tanzania, Turkey and United States Review of statistics and procedures Audit observations Audit survey Source: European Court of Auditors. Figure 2 
Revisionens inriktning och omfattning samt revisionsmetod 11 Källor till revisionsbevis Granskning av 30 fastighetsakter Revisionsbesök vid fyra delegationer: Nepal, Tanzania, Turkiet och Förenta staterna Granskning av statistik och förfaranden Granskningsiakttagelser Revisionsenkät Källa: Europeiska revisionsrätten. Illustration 2
Observations 12 Section I — Buildings generally meet the needs of Delegations but in some cases do not provide best value for money because of excess space, unused properties and charges to tenants which do not recover full costs 07 The audit examined whether buildings meet the needs of delegations and provide value for money. 
Iakttagelser 12 Avsnitt I – Fastigheterna tillgodoser i regel delegationernas behov men ger i vissa fall inte bästa valuta för pengarna på grund av överskottsutrymme, outnyttjade fastigheter och hyresgästavgifter som inte täcker alla kostnader 07 Vi granskade huruvida fastigheterna tillgodoser delegationernas behov och ger valuta för pengarna.
Buildings generally meet the needs of delegations Office buildings 08 The EEAS building policy has the following objectives for delegation offices: stability, visibility, functionality, security and best value for money. 
Fastigheterna tillgodoser i regel delegationernas behov Kontorsfastigheter 08 Utrikestjänstens fastighetspolitik har följande mål för delegationskontoren: stabilitet, synlighet, funktionalitet, säkerhet och bästa valuta för pengarna.
The audit survey of heads of administration in delegations confirmed the relevance of all these objectives, shown in bold type in Figure 3. 
Den revisionsenkät som cheferna för administrationen vid delegationerna besvarade bekräftade betydelsen av alla dessa mål, såsom visas med fetstil i illustration 3.
Importance of objectives for delegation offices Accessibility for disabled — 6 % Environmental impact — 7 % Flexibility — 9 % Value for money — 12 % Visibility — 12 % Source: Audit survey of heads of administration in EU delegations. Security — 22 % Functionality — 18 % Stability — 14 % Figure 3 
Olika måls betydelse för delegationskontoren Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning - 6 % Miljöpåverkan - 7 % Flexibilitet - 9 % Valuta för pengarna - 12 % Säkerhet - 22 % Funktionalitet - 18 % Synlighet - 12 % Stabilitet - 14 % Källa: Revisionsenkät bland chefer för administrationen vid EU-delegationer. Illustration 3
Observations 13 09 Respondents gave the highest weighting to security and functionality, but also recognised the importance of other factors which are not currently objectives of the building policy. (a) Flexibility. The 2014 working document on the EEAS building policy stated that renting has the advantage of flexibility if needs change. 
Iakttagelser 13 09 De svarande tillmätte säkerhet och funktionalitet störst betydelse men ansåg även att andra faktorer som för närvarande inte ingår som mål för fastighetspolitiken är viktiga, nämligen följande: a) Flexibilitet: i arbetsdokumentet från 2014 om utrikestjänstens fastighetspolitik angavs att fördelen med att hyra är att det medger flexibilitet om behoven ändras.
Building needs may change, for example, as a result of an increase or decrease in staff numbers. Moreover, staff numbers can be outside the direct control of the EEAS, as it provides office space for European Commission staff and for other organisations. (b) Environmental impact. 
Personalantalet kan dessutom ligga utanför utrikestjänstens direkta kontroll, eftersom den tillhandahåller kontorslokaler för personal vid Europeiska kommissionen och för andra organisationer. b) Miljöpåverkan: trots att utrikestjänsten har föresatt sig att bli en miljövänlig arbetsplats både vid huvudkontoret och delegationerna3, avspeglas inte den ambitionen i fastighetspolitiken.
For example, it has not yet committed itself to adopting EMAS (the eco-management and audit scheme)4. 
Till exempel har den ännu inte åtagit sig att införa och tillämpa Emas (EU:s miljölednings-och miljörevisionsordning)4.
Actively promoting EMAS could provide an opportunity for delegations to lead by example and to demonstrate that it can also be useful for small organisations5. 
Att aktivt främja Emas skulle ge delegationerna möjlighet att föregå med gott exempel och visa att ordningen också kan vara till nytta för små organisatio-ner5.
Nevertheless, the Washington DC and Tanzania delegations provided examples of good practice (see Box 1). 
Delegationerna i Washington DC och Tanzania var dock exempel på god praxis (se ruta 1).
3 EEAS 2013 discharge — answers by the EEAS to the written questions. 
3 Beviljande av ansvarsfrihet för utrikestjänsten 2013 – utrikestjänstens svar på de skriftliga frågorna.
4 Court of Auditors Special Report No 14/2014, ‘How do the EU institutions and bodies calculate, reduce and offset their greenhouse gas emissions?’ (http://eca.europa.eu). 
4 Revisionsrättens särskilda rapport nr 14/2014 Hur beräknar, minskar och kompenserar EU:s institutioner och organ sina växthusgasutsläpp? (http://eca.europa.eu).
5 The European Commission has published an ‘EMAS toolkit for small organisations’ and promotes a standardised methodology called ‘EMAS easy’. 
5 Europeiska kommissionen har offentliggjort en Emas-verktygslåda för små organisationer och rekommenderar en standardiserad metod kallad Emas Easy.
Improving environmental impact in Washington DC and Tanzania In 2012, the Washington DC delegation joined other diplomatic missions in Washington DC in a pledge to pursue policies aimed at improving environmental quality. 
Minskad miljöpåverkan i Washington DC och Tanzania År 2012 gjorde delegationen i Washington DC tillsammans med andra beskickningar i Washington DC en utfästelse om att vidta åtgärder för att förbättra miljökvaliteten.
The delegation had already led the way in obtaining the Leadership in Energy and Environmental Design (LEED) gold award for its new office premises leased in Washington DC, an example that the landlord of the building subsequently followed by obtaining LEED gold certification for the remainder of the building in 2013. 
Delegationen hade redan visat vägen när den hade fått betyget guld inom miljöcertifieringssystemet LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) för de nya kontorslokaler som den hyrde i Washington DC, ett exempel som hyresvärden i fastigheten senare följde genom att uppnå betyget guld för återstoden av fastigheten 2013.
In Tanzania, the EEAS owns part of an office building together with Germany, the Netherlands and the United Kingdom. 
I Tanzania äger utrikestjänsten en del av en kontorsfastighet tillsammans med Tyskland, Nederländerna och Storbritannien.
The building is managed by a Joint Management Committee, which produces an annual management report. 
Fastigheten förvaltas av en gemensam förvaltningskommitté som upprättar en årlig förvalt-ningsrapport.
The annual management report contains an analysis comparing monthly consumption of electricity, diesel and water for the previous 3 years in order to identify areas for possible future savings. (c) Accessibility for disabled people. Sometimes local requirements have to be met. 
Den årliga förvaltningsrapporten innehåller en jämförande analys av månadsförbrukningen av el, diesel och vatten de tre senaste åren för att man ska kunna identifiera områden för eventuella framtida besparingar. c) Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: ibland måste lokala krav uppfyllas.
This was the case for office renovations in Turkey and Washington DC. 
Detta var fallet när det gällde kontorsrenoveringar i Turkiet och Washington DC.
Moreover, health and safety inspections by the EEAS (see paragraph 49(b)) check the accessibility of premises for disabled people. 
Vid arbetsmiljöinspektioner som utförs av utrikestjänsten (se punkt 49 b) kontrolleras också hur tillgängliga lokaler är för personer med funktionsnedsättning.
Observations 14 10 The Headquarters Infrastructure Division monitors the health and safety, security and general status of each Delegation office building6. 
Iakttagelser 14 10 Infrastrukturavdelningen vid huvudkontoret övervakar arbetsmiljön och säkerheten i samt det allmänna skicket på varje delegations kontorsfastighet6.
The average condition of office buildings in 2014 was satisfactory (rated 3.7 out of 5) but there were deficiencies in some delegations7 (see Figure 4). 
Kontorsfastigheternas skick klassades 2014 som tillfredsställande (3,7 av 5 poäng), men det fanns brister vid vissa delegationer7 (se illustration 4).
6 The assessment of the condition of an office building combines three criteria rated from 0 (unusable) to 5 (excellent): health and safety (including structure, technical equipment, etc.), security and general status (functionality/ image/location). 
6 Bedömningen av en kontors-fastighets skick kombinerar tre kriterier som betygsätts på en skala från 0 (oanvändbar) till 5 (utmärkt) poäng: arbetsmiljö (inbegripet struktur, teknisk utrustning etc.), säkerhet och allmän status (funktionalitet/ image/lokalisering).
7 The four delegations assessed as being in the worst condition in 2014 were India, Egypt, Senegal and Sri Lanka. 
7 De fyra delegationer som bedömdes vara i sämst skick 2014 var Indien, Egypten, Senegal och Sri Lanka.
Condition of delegation office buildings (5 = excellent) 5.0 4.5 4.0 3.5 3.0 2.5 2.0 1.5 1.0 0.5 0 Source: European Court of Auditors based on EEAS data. 
Skick på delegationernas kontorsfastigheter (5 = utmärkt) 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0 Källa: Revisionsrätten utifrån uppgifter från utrikestjänsten.
Observations 15 11 The assessment by headquarters was supported by the findings of our survey. 
Iakttagelser 15 11 Den bedömning som huvudkontoret hade gjort bekräftades av resultaten av vår enkät.
Most respondents considered that delegation offices meet their needs in terms of location, facilitation of working relationships with partners, working conditions, image, security and space (see Figure 5). 
Merparten av de svarande ansåg att delegationskontoren tillgodoser deras behov när det gäller lokalisering, främjande av samarbete med partner, arbetsför-hållanden, image och yta (se illustration 5).
Over 90 % considered that the location is suitable. 
Över 90 % ansåg att lokaliseringen är lämplig.
However, a quarter of respondents considered that security, image and working conditions are not appropriate. 
Men en fjärdedel av de svarande ansåg att säkerheten, imagen och arbetsförhållandena inte är tillfredställande.
A third of respondents considered that delegation offices do not provide enough space. 
En tredjedel av de svarande ansåg att delegationskontoren inte är tillräckligt stora.
Suitability of delegation office buildings 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0% Unsatisfactory Satisfactory Location Facilitates relations Working conditions Image Security Enough space Source: Audit survey of heads of administration in EU delegations. Respondents Figure 5 
Lämpligheten hos delegationernas kontorsfastigheter 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0% Otillfredsställande Tillfredsställande Lokalisering Underlättar kontakter Arbetsför-hållanden Image Säkerhet Tillräckligt med utrymme Källa: Revisionsenkät bland chefer för administrationen vid EU-delegationer. Svarande Illustration 5
Observations 16 Residences 12 The residence of the head of delegation is provided by the EEAS. 
Iakttagelser 16 Residens 12 Delegationschefens residens tillhandahålls av utrikestjänsten.
It has a double function: it is the private home as well as the venue for official receptions. 
Residenset har en dubbel funktion: dels är det ett privat hem, dels en plats för officiella mottag-ningar.
The building policy states that it should have a representative image, should not be excessively ostentatious and should provide best value for money. 
Normalt sett ska residenset inte bytas när delegationschefen byts ut. Enligt fastighetspolitiken ska det vara representativt, inte vara pråligt och ge bästa valuta för pengarna.
The location of the residence and the steps taken to ensure its safety should take into account the security situation in the host country. 
När det gäller residensets lokalisering och de åtgärder som vidtas för att garantera att den är säker ska säkerhetsläget i värdlandet beaktas.
13 Most respondents to our survey considered that residences of heads of delegation meet needs in terms of security, location, image, facilitation of relationships with partners, condition and space (see Figure 6). 
13 Merparten av dem som besvarade vår enkät ansåg att delegationschefernas residens tillgodoser behoven när det gäller säkerhet, lokalisering, image, främjande av samarbete med partner, skick och yta (se illustration 6).
However, a quarter of respondents considered that the head of delegation’s residence does not provide enough space and that the condition of the residence is not satisfactory. 
En fjärdedel av de svarande ansåg dock att delegationschefens residens inte är tillräckligt stort och att dess skick inte är tillfredsställande.