natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Recommendation 1 – The institutions69 should update and formalise their building strategies and regularly update planning documents The institutions should define their main decision-making principles in building strategies, which should be approved by management and reflect the latest evolution in the institutions’ mandate, policies and objectives. 
Rekommendation 1 – Institutionerna69 bör uppdatera och formalisera sina fastighetsstrategier samt regelbundet uppdatera planeringsdokument Institutionerna bör fastställa sina viktigaste principer för beslutsprocessen i fastighetsstrategierna, som bör godkännas av ledningen och återspegla den senaste utvecklingen vad gäller institutionernas mandat, policy och mål.
The institutions should complement their building strategies by medium-term planning, which - are regularly updated based on the evolution in the needs and in available office accommodation, and - include the analysis of various development options (“scenario planning”). 
Institutionerna bör komplettera sina fastighetsstrategier med en planering på medellång sikt, som – regelbundet uppdateras på grundval av aktuella behov och tillgängliga kontorslokaler, och – innehåller en analys av olika utvecklingsalternativ (”planering för olika scenarier”).
Timeframe for implementation: by the end of 2020. 
Tidsplan för genomförande: före slutet av 2020.
94 The institutions started introducing New Ways of Working (NWoW). 
94 Institutionerna har börjat införa konceptet för nya arbetssätt – New Ways of Working.
Some aspects, such as teleworking and, in some occasions, collaborative working space have already been implemented. 
Vissa aspekter har redan genomförts, exempelvis distansarbete och i några fall samarbetsytor.
However, results of surveys and evaluations of implemented projects were not available at the time of the audit (see paragraphs 23 to 27). 
När revisionen gjordes fanns det dock inga resultat av enkäter och utvärderingar av genomförda projekt (se punkterna 23–27).
Recommendation 2 – The institutions should evaluate the New Ways of Working projects The institutions should (i) evaluate the results of implemented NWoW projects and (ii) integrate their results into strategic reflections on the development of their building strategies and Human Resources policies. 
Rekommendation 2 – Institutionerna bör utvärdera projekt som inbegriper konceptet för nya arbetssätt – New Ways of Working Institutionerna bör i) utvärdera resultaten av genomförda projekt som inbegriper konceptet för nya arbetssätt – New Ways of Working – och ii) införliva dessa resultat i strategiska reflektioner över utvecklingen av deras fastighetsstrategier och personalpolitik.
Timeframe for implementation: (i) by the end of 2019 and (ii) by the end of 2020. 
Tidsram för genomförande: i) före slutet av 2019 och ii) före slutet av 2020.
95 The host countries offered to the institutions preferential conditions for purchasing or renting office accommodation. 
95 Värdländerna erbjöd institutionerna förmånliga villkor för att köpa eller hyra kontorslokaler.
They also support the institutions in their major construction projects (see paragraphs 31 to 35). 
De bistår även institutionerna med stöd i deras stora byggprojekt (se punkterna 31–35).
44 69 The Parliament, the Council, the Commission, the Court of Justice and the ECB. 
44 69 Europaparlamentet, rådet, kommissionen, domstolen och ECB.
45 96 Overall, the decisions on obtaining office accommodation were well founded (see paragraphs 36 and 37). 
45 96 Generellt sett var beslut om att förvärva kontorslokaler välgrundade (se punkterna 36–37).
97 For financing of large construction projects under our review, the institutions used complex mechanisms. 
97 För att finansiera de stora byggprojekten i vår granskning använde institutionerna komplexa mekanismer.
As a result, they are not directly in control of the financial aspects of the projects. 
Till följd av detta kontrollerar de inte direkt de finansiella aspekterna av projekten.
The use of unused appropriations from other budget lines to make anticipated payments is a common practice when financing construction projects, however it affects budgetary transparency (see paragraphs 38 to 42). 
Användningen av outnyttjade anslag från andra budgetposter för att göra kalkylerade betalningar är en vanlig praxis vid finansiering av byggprojekt, något som emellertid inverkar på insynen i budgeten (se punkterna 38–42).
Recommendation 3 – The institutions should increase budgetary transparency of the financing mechanisms for construction projects. For the financing of construction projects, the institutions should aim for more budgetary transparency and less complexity. 
Rekommendation 3 – Institutionerna bör öka insynen i budgeten för finansieringsmekanismer till byggprojekt För att finansiera byggprojekt bör institutionerna sträva efter större insyn i budgeten och mindre komplexitet.
This could for instance be done by adequately disclosing the advance payments on building projects in the appropriate budget lines during the budgetary procedure. 
Detta kan till exempel ske genom att förhandsbetalningar för byggprojekt redovisas under rätt budgetposter vid budgetförfarandet.
Timeframe for implementation: for projects starting after the end of 2019. 
Tidsplan för genomförande: för projekt som inleds efter slutet av 2019.
98 Institutions have different ways to manage their major construction projects. 
98 Institutionerna förvaltar sina stora byggprojekt på olika sätt.
Some delegated construction to the state, while others decided to manage the project internally with some external support. 
Vissa delegerade byggarbetet till staten, medan andra ledde projekten internt med visst externt stöd.
Most of the recent construction projects we analysed were affected by delays, mostly caused by unforeseen circumstances, which led to project changes. 
De flesta nyligen genomförda byggprojekt som vi analyserade påverkades av förseningar som oftast berodde på oförutsedda omständigheter som ledde till att projekten ändrades.
Other elements contributed to delays, for example in case of the Europa building project of the Council it was weaknesses in national authorities’ operational and administrative project management. 
Även andra orsaker bidrog till förseningar, till exempel i fallet med rådets Europabyggnadsprojekt där brister i de nationella myndigheternas operativa och administrativa projektledning låg bakom förseningen.
At the beginning of the KAD II project the Parliament lacked necessary internal resources and expertise to manage such projects. 
I början av KAD II-projektet saknade Europaparlamentet de interna resurser och den interna expertis som krävdes för att leda sådana projekt.
In two projects, the delays led to additional costs (see paragraphs 44 to 54). 
I två projekt gav förseningarna upphov till merkostnader (se punkterna 44–54).
Recommendation 4 – The institutions should set up adequate management procedures for large construction and renovation projects The institutions should set up adequate management procedures for large construction and renovation projects based on assessments of risks, which would ensure sufficient administrative and operational follow-up of the project and ensure that the financial costs linked to delays are minimalised. 
Rekommendation 4 – Institutionerna bör inrätta lämpliga förvaltningsförfaranden för stora bygg-och renoveringsprojekt Institutionerna bör inrätta lämpliga förvaltningsförfaranden för stora bygg-och renoveringsprojekt, och utgå från riskbedömningar, vilket skulle garantera tillräcklig administrativ och operativ uppföljning av projektet och minimera de finansiella kostnader som förseningar medför.
Timeframe for implementation: by the end of 2019. 
Tidsplan för genomförande: före slutet av 2019.
99 The institutions monitor each aspect of the building portfolio, such as facilities management, space allocation, energy consumption, financial, legal and accounting aspects, using a variety of IT systems and tools, but they do not regularly monitor indicators to assess the efficiency of their building portfolio for management purposes. 
99 Institutionerna övervakar varje aspekt av fastighetsbeståndet, såsom lokalförvaltning, fördelning av utrymmet, energiförbrukning, ekonomi-, rätts-och redovisningsaspekter, genom olika it-system och it-verktyg, men de övervakar inte regelbundet indikatorer för att bedöma hur effektivt deras fastighetsbestånd förvaltas.
We found a good practice for monitoring and reporting in the ECB (see paragraphs 56 to 62). 
Vi kunde konstatera att ECB hade en god praxis för övervakning och rapportering (se punkterna 56–62).
100 Although the institutions with their buildings in Brussels and Luxembourg adopted common Inter-institutional Measuring Code, due to differences in the detailed area categories adopted by each institutions, the collection of data for institutional comparison is difficult. 
100 Även om de institutioner som har sina fastigheter i Bryssel och Luxemburg har antagit gemensamma interinstitutionella mätningsföreskrifter är det svårt att samla in uppgifter för att jämföra institutionerna på grund av skillnader i hur utförligt definierade utrymmeskategorier varje institution har antagit.
Differences in the IT systems used by the institutions and the two Commission’s offices (OIB and OIL) for space management also affect comparability of data. 
Även skillnader mellan de it-system som används av institutionerna och kommissionens båda kontor (OIB och OIL) för lokalförvaltning påverkar uppgifternas jämförbarhet.
The annual reporting to the budgetary authorities on buildings does not allow for comparison namely because the institutions use different space categories (see paragraphs 63 to 69). 
Den årliga fastighetsrapporteringen till budgetmyndigheterna gör det inte heller möjligt att jämföra, eftersom institutionerna använder olika utrymmeskategorier (se punkterna 63–69).
101 The surface indicators we calculated show that the use of office space is comparable between institutions (see paragraphs 72 to 79). 
101 De indikatorer för yta som vi räknade på visar dock att institutionerna utnyttjar kontorsutrymmet på liknande sätt (se punkterna 72–79).
We found that the rents the institutions negotiated were generally below market levels (see paragraphs 80 to 82). 
Vi konstaterade att de hyror som institutionerna hade förhandlat fram i allmänhet var lägre än marknadsnivåerna (se punkterna 80–82).
We also found that the annual rents per person vary significantly per building (see paragraphs 83 to 86). 
Vi konstaterade även att årshyran per person varierade avsevärt för varje byggnad (se punkterna 83–86).
The total cost per square meter of two recently constructed flagship buildings is higher than the cost of a standard office building (see paragraphs 87 to 89). 46 
Den totala kostnaden per kvadratmeter för två nyligen uppförda flaggskeppsbyggnader är högre än kostnaden för en standardkontorsbyggnad (se punkterna 87–89). 46
Recommendation 5 – The institutions should improve consistency of data and monitoring of the buildings portfolio The institutions should: (a) develop indicators to monitor the efficiency of their buildings portfolio for their internal management purposes and for that use the potential of their IT tools; (b) adopt a common methodology for the calculation and presentation of surface area and cost indicators, and share such data on a regular basis in interinstitutional fora; (c) agree on a common methodology and presentation of the data in the annual reporting to the budgetary authorities in order to ensure comparability of information. 
Rekommendation 5 – Institutionerna bör göra uppgifterna om och övervakningen av fastighetsbestånden mer enhetliga Institutionerna bör a) utarbeta indikatorer för att övervaka hur effektivt deras fastighetsbestånd är för interna förvaltningsändamål och använda potentialen i sina it-verktyg för detta, b) anta en gemensam metod för att beräkna och redogöra för indikatorer för yta och kostnader, och regelbundet utbyta dessa uppgifter mellan institutionerna, c) komma överens om en gemensam metod och redogörelse av uppgifter i den årliga fastighetsrapporteringen till budgetmyndigheterna för att säkerställa att uppgifterna kan jämföras.
This Report was adopted by Chamber V, headed by Mr Lazaros S. LAZAROU, Member of the Court of Auditors, in Luxembourg at its meeting of 5 December 2018. 
Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning V, med ledamoten Lazaros S. Lazarou som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 5 december 2018.
For the Court of Auditors Klaus-Heiner LEHNE President 47 
För revisionsrätten Klaus-Heiner Lehne ordförande 47
1 Annexes Annex I — Calculation methodology for surface and cost indicators 01 In our questionnaire, we asked the institutions to provide us with data on surface and costs illustrating the situation as at the end of 2016. 
Bilagor Bilaga I – Beräkningsmetod för indikatorer för yta och kostnader 01 I vårt frågeformulär bad vi institutionerna att ange uppgifter om yta och kostnader som visade situationen i slutet av 2016.
We based our calculations on the data provided. 
Vi baserade våra beräkningar på dessa uppgifter.
Surface indicators 02 The data on surface provided by the institutions was not directly comparable, mainly due to discrepancies in interpretation of terminology (net office area, gross office area). 
Indikatorer för yta 02 De uppgifter om yta som tillhandahölls av institutionerna var inte direkt jämförbara, främst på grund av skillnader i tolkning av terminologin (nettokontorsyta, bruttokontorsyta).
We therefore established our own definitions, which are close to those used by most institutions. 
Vi fastställde därför våra egna definitioner, som liknar dem som de flesta institutioner använder.
We requested additional data where necessary and adjusted the original data accordingly. 
Vi efterfrågade ytterligare uppgifter vid behov och justerade de ursprungliga uppgifterna därefter.
As no institutions except the ECB keep detailed historical data on surface, we could not analyse changes in the building portfolios over time. 
Eftersom ingen institution förutom ECB förde register över historiska uppgifter om yta, kunde vi inte analysera förändringar av fastighetsbestånden över tid.
For the same reason, the additional data requested was not available at the end of 2016, but refers to the date of extraction from the systems in 2017. 
Av samma anledning var de ytterligare uppgifter som vi efterfrågade inte tillgängliga i slutet av 2016, utan de utgör ett utdrag från systemen 2017.
As the various space subcategories did not change significantly in size over time, we consider this data sufficient for our analysis. 
Eftersom de olika underkategorierna för yta inte förändrades avsevärt i storlek över tid ansåg vi att dessa uppgifter räckte för vår analys.
03 For the purposes of our analysis, we established that the office surface includes individual and shared offices and collaborative space. 
03 För vår analys fastställde vi att kontorsytan inbegriper enskilda och gemensamma kontor samt samarbetsutrymmen.
Offices used for other purposes, such as meetings or storage, are excluded. 
Kontor som användes för andra ändamål, såsom möten eller förvaring, är inte medtagna.
Vacant offices and offices kept as buffer space are included in the office surface1. 
Lediga kontor och kontor som fungerade som buffertutrymmen ingår i kontorsytan1.
04 The number of staff refers to the staff using the office space, including external consultants working on site. 
04 Antalet anställda avser den personal som använder kontorsutrymmet, inklusive externa rådgivare som arbetar på plats.
05 We retained only buildings with at least 20 % office space. 
05 Vi räknade endast med byggnader med minst 20 % kontorsyta.
We excluded from the analysis buildings that are not typical office buildings, such as warehouses, training centres and childcare facilities. 
I analysen tog vi inte med byggnader som inte är typiska kontorsbyggnader, såsom lagerlokaler, utbildningscentrum och barnomsorgsinrättningar.
For the analysis of the area efficiency ratios, we also Buffer space is space set aside in order to allow a certain degree of flexibility. 
I kommissionens fall Buffertutrymme är utrymme som reserveras för att tillåta viss flexibilitet.
It is used for moves; renovations; unforeseen minor staff increases, etc. 
Det används vid omflyttningar, renoveringar, oförutsedda mindre personalökningar osv. 1 1
In the case of the Commission, we excluded office space occupied by executive agencies and other bodies (e.g. EEAS, EACEA). 
uteslöt vi kontorslokaler som nyttjas av genomförandeorgan och andra organ (t.ex. utrikestjänsten och Eacea).
06 In the case of Parliament, we excluded buildings in Strasbourg from our analysis, as they are not permanently occupied and most staff assigned to those buildings have another office in one of the other seats of the Parliament2. 
06 I Europaparlamentets fall uteslöt vi byggnader i Strasbourg från vår analys, eftersom de inte nyttjas permanent och större delen av den personal som utnyttjar dessa byggnader har ett annat kontor i någon av de andra städer där Europaparlamentet har ett säte2.
07 We calculated the indicators by dividing the office surface by the number of staff working in the building. 
07 Vi beräknade indikatorerna genom att dividera kontorsytan med det antal anställda som arbetar i byggnaden.
The weighted average ratios were calculated by dividing the total3 office surface by the total number of staff working in the buildings. 
Det viktade genomsnittet beräknades genom att vi dividerade den totala3 kontorsytan med antalet anställda som arbetar i byggnaderna.
Cost indicators Comparison with market rent 08 We based our analysis on publicly available market reports by real estate agents (e.g. Jones Lang LaSalle (JLL) and BNP Paribas Real Estate). 
Indikatorer för kostnad Jämförelse med marknadshyran 08 Vi baserade vår analys på offentliga marknadsrapporter från fastighetsmäklare (t.ex. Jones Lang LaSalle (JLL) och BNP Paribas Real Estate).
The market reports mostly contain analyses of prime rent. 
Marknadsrapporterna innehåller främst analyser av högsta hyra.
JLL defines 4 the prime office rent as: o the top open market rent that could be expected for a notional office unit of the highest quality and specification in the best location in a market, as at the survey date (normally at the end of each quarter). 
JLL definierar4 högsta kontorshyra enligt följande: o Den högsta hyra på öppna marknaden som kan förväntas för en teoretisk kontorsenhet av högsta kvalitet och specifikation med det bästa geografiska marknadsläget, enligt status på undersökningsdatumet (normalt sett i slutet av varje kvartal).
09 In order to take into account the fact that the buildings rented by the institutions are not always of the highest standard, we extended our analysis by comparing the rent with the average annual office rent applicable to the location. 
09 För att ta hänsyn till att de byggnader som hyrs av institutionerna inte alltid håller högsta standard utökade vi vår analys genom att jämföra hyran med den genomsnittliga årliga kontorshyra som tillämpas på samma plats.
According to JLL5,the weighted average rent repres ents : In July 2014, the Court produced an analysis of potential savings to the EU budget if the European Parliament centralised its operations in Brussels (www.eca.europa.eu). 
I Luxemburgs fall I juli 2014 gjorde revisionsrätten en analys av hur mycket man skulle kunna spara in i EU:s budget om Europaparlamentet centraliserade sin verksamhet till Bryssel (www.eca.europa.eu).
Either total for all buildings in the portfolio of one institution or total for all institutions combined. 
Antingen totalt sett för alla byggnader i en institutions fastighetsbestånd eller totalt sett för alla institutioner sammantaget.
Source: JLL Office Market Report Luxembourg Q4 2015. 
Källa: JLL kontorsmarknadsrapport, Luxembourg, fjärde kvartalet 2015.
o the mean value of all known face rent6 achieved on leasing transactions completed within a market during the survey period weighted with the floor space. It excludes any unrepresentative deals. 
Enligt JLL5 avser den viktade genomsnittliga hyran följande: o Medelvärdet av alla kända fastställda hyror6 vid hyrestransaktioner som genomförts inom en marknad under undersökningsperioden, viktat med golvytan.
10 Rent included in the market reports is based on the ‘face rent’. 
10 Den hyra som anges i marknadsrapporterna bygger på den hyra som fastställs i respektive avtal.
This rent does not take into account incentives provided by the property owner, such as a rent-free period or the contribution by the property owner to additional costs (e.g. refurbishment or additional technical improvements linked to security). 
I denna hyra tas ingen hänsyn till eventuella förmåner som tillhandahålls av fastighetsägaren, såsom hyresfria perioder eller bidrag från fastighetsägaren för merkostnader (t.ex. ombyggnad eller ytterligare tekniska säkerhetsförbättringar).
Therefore, in order to use a comparable basis as far as possible, we compared the market rent reported for contract signature period with the rent for office space stipulated in the contract. 
För att ha ett så jämförbart underlag som möjligt jämförde vi därför den marknadshyra som rapporterats för avtalsperioden med den hyra för kontorslokaler som fastställdes i respektive avtal.
It should be noted that most of the rental contracts signed by the institutions include provision for indexation, which is normal market practice. 
Det bör noteras att de flesta hyresavtal som ingåtts av institutionerna innehåller bestämmelser för indexering, vilket är normal marknadspraxis.
11 For rented buildings, the institutions use different legal arrangements: — standard rental; — usufruct7; — long-term leasehold (“emphyteusis”8) without the option to buy. 
11 För hyresfastigheter använder institutionerna olika rättsliga arrangemang: − Konventionellt hyresavtal. − Nyttjanderätt7. − Långtidshyreskontrakt (tomträtt8) utan köpoption.
12 The party using a building in accordance with a usufruct or emphyteusis contract is required to pay the taxes, such as registration tax, VAT, property tax and other regional taxes linked to the property. 
12 Den part som nyttjar en byggnad i enlighet med ett avtal om nyttjanderätt eller tomträtt är skyldig att betala relevanta skatter, exempelvis registreringsavgift, moms, fastighetsskatt och övriga regionala skatter för fastigheten.
Usufruct - Right to use a building. 
Rätt att nyttja en byggnad.
The user (usufructuary) has more rights than under a rental contract but also more obligations when it comes to repair works. 
Den person som har nyttjanderätt har större rättigheter än vid ett hyresavtal, men också större skyldigheter avseende reparationsarbeten.
Most taxes are the responsibility of the user, not the owner. 
De flesta skatter betalas av den som nyttjar byggnaden, inte av den som äger den.
The usufruct payment (redevance) is generally lower than the cost of leasing the same building. 
Att betala för nyttjanderätt är i allmänhet billigare än att hyra samma byggnad.
Emphyteusis - The right to use land or a building in exchange for rent, for a fixed amount of time (under Belgian law, minimum 27 and maximum 99 years). 
Rätt att nyttja en tomt eller en byggnad i utbyte mot en hyra under en fastställd tidsperiod (enligt belgisk lag minst 27 år och högst 99 år).
It can be complemented with a purchase option which, when exercised, gives full ownership. 
Rätten kan kompletteras med en köpoption, som, om den utnyttjas, ger full äganderätt.
Usufruct and emphyteusis are contractual arrangements used in Belgium and Luxembourg but not in Germany. 
Nyttjanderätt och tomträtt är avtalsarrangemang som används i Belgien och Luxemburg, men inte i Tyskland.
Annual rent per person 14 For the purposes of the comparison, we did not analyse the rental contracts in detail to take into account the price differences based on category of space9. 
Årshyra per person 14 För att kunna göra jämförelser analyserade vi inte hyresavtalen i detalj för att ta hänsyn till prisskillnader baserat på utrymmeskategorier9.