natgillin/translations-raw huggingface dataset:
An obstacle to this goal was the limited budget available to the EEAS for the purchase or construction of new delegation buildings (in the order of 5 million euro per year34). 
Ett hinder för detta mål var den begränsade budget som fanns tillgänglig för utrikestjänsten för förvärv eller uppförande av nya delegationsfastigheter (i storleksordningen fem miljoner euro per år34).
The audit survey found that in half of the cases where the delegation wanted to purchase offices or the residence, this had been prevented by a lack of funds. 
I revisionsenkäten konstaterades att i hälften av de fall då delegationen ville köpa kontoren eller residenset hade det förhindrats av en brist på medel.
However, in 2015, under the new provisions in the financial regulation35, the EEAS arranged terms for borrowing up to 200 million euro over 4 years to buy real estate. ... but it has not set up systems to manage owned properties effectively 65 The 2015 guidelines and procedures for buying real estate in third countries state that priority should be given to the purchase of office buildings rather than residences. 
Men 2015 gjorde utrikestjänsten i enlighet med de nya bestämmelserna i budgetförordningen35 upp om villkoren för att låna upp till 200 miljoner euro under fyra år för att köpa fastigheter. Utrikestjänsten har inte infört system som gör att den kan förvalta ägda fastigheter på ett ändamålsenligt sätt 65 I riktlinjerna och förfarandena för att köpa fastigheter i tredjeland från 2015 anges att köp av kontorsfastigheter bör prioriteras framför residens.
However, ownership offers less flexibility than renting (see paragraph 9(a)). 
Ägande erbjuder dock mindre flexibilitet än hyra (se punkt 9 a).
The reduced flexibility of ownership is less of an issue for residences than for offices, because they do not have to respond to changes in staff numbers. 
Den minskade flexibilitet som ägande ger är ett mindre problem när det gäller residens än när det gäller kontor, eftersom residensen inte berörs av förändringar i personalantalet.
Moreover, because of their smaller size, they are easier to buy, maintain (see paragraphs 15 and 24) and sell than offices. 
På grund av att de är mindre är de dessutom lättare att köpa, underhålla (se punkterna 15 och 24) och sälja än kontor.
34 2014 working document on the EEAS building policy. 35 The 2012 revisions to the financial regulation (Article 203(8)) enable the institutions to borrow money to purchase buildings. 
34 Arbetsdokument från 2014 om utrikestjänstens fastighetspolitik. 35 Ändringarna av budgetförordningen från 2012 (artikel 203.8) innebär att institutionerna får låna pengar för att köpa fastigheter.
Observations 45 66 When renting buildings, the EEAS benefits from external expertise in property management. 
Iakttagelser 45 66 När utrikestjänsten hyr fastigheter anlitar den externa experter på fastighetsförvaltning.
Whilst lack of funds is no longer a constraint to its long-term objective of increased ownership, the EEAS has limited experience in owning buildings, lacks property-management expertise and has not established effective systems for buying, maintaining and selling buildings. 
Brist på medel är inte längre ett hinder för utrikestjänstens långsiktiga mål om ökat ägande, men den har begränsade erfarenheter av att äga fastigheter, saknar sakkunskap i fastighetsförvaltning och har inte inrättat ändamålsenliga system för köp, underhåll och försäljning av fastigheter.
For example: (a) The system for deciding whether it would be better to buy or rent should be improved (see paragraph 40). (b) There is no property maintenance strategy or effective system to maintain owned property. 
Följande exempel kan ges: a) Systemet för att avgöra huruvida det är bäst att köpa eller hyra bör förbättras (se punkt 40). b) Det finns ingen strategi för fastighetsunderhåll och inga ändamålsenliga system för underhåll av ägd egendom.
This results in the deterioration of the condition of buildings (see paragraph 23). 
Det leder till att fastigheternas skick försämras (se punkt 23).
Over one third of respondents to the audit survey considered that headquarters support for building maintenance is inadequate (see Figure 13). 
Över en tredjedel av dem som svarade på revisionsenkäten ansåg att huvudkontorets stöd till fastighetsunderhållet är otillräckligt (se illustration 13).
Embassies of Member States (for example, Denmark, Germany, the Netherlands, Sweden and the United Kingdom) emphasised the importance of planning for, and investing in, the maintenance of owned buildings. 
Medlemsstaternas ambassader (till exempel Danmark, Tyskland, Nederländerna, Sverige och Storbritannien) betonade vikten av att man planerar för och investerar i underhållet av ägda fastigheter.
The delegation office building in Tanzania, for example, which is owned together with Germany, the Netherlands and the United Kingdom, is maintained in good condition. (c) The lack of a mechanism for managing fluctuations in exchange rates may prevent delegations from carrying out planned works projects36. 
Delegationens kontorsfastighet i Tanzania, till exempel, som ägs tillsammans med Tyskland, Nederländerna och Storbritannien, hålls i gott skick. c) Det faktum att det inte finns en mekanism för att hantera fluktuationer i växelkurser kan hindra delegationer från att genomföra planerade fastig-hetsprojekt36.
The embassy of the Netherlands explained, in contrast, how their exchange rate for the year is fixed centrally in order to protect operations such as planned maintenance work from exchange-rate fluctuations. 
Nederländernas ambassad förklarade, å andra sidan, hur deras växelkurs för året fastställs centralt i syfte att skydda åtgärder, till exempel planerat underhållsarbete, från fluktuationer i växelkurserna.
Any exchange-rate gain or loss is borne by their headquarters. (d) There are disincentives and obstacles to the disposal of surplus property, resulting in the retention of buildings which are no longer used (see paragraphs 25 and 60(c)). 
Eventuella väx-elkursvinster eller växelkursförluster tar deras huvudkontor ansvar för. d) Det finns negativa incitament och hinder för försäljning av fastigheter som man inte behöver, vilket gör att man behåller fastigheter som inte längre används (se punkterna 25 och 60 c).
For example, the funds received from the sale of owned properties are not available to the EEAS Infrastructure Division to purchase a replacement building. 
Till exempel kan infrastrukturavdelningen vid utrikestjänsten inte använda de medel som erhålls från försäljningen av ägda fastigheter till att köpa en ersättningsfastighet.
Furthermore, the EEAS does not own certain premises but was merely given the right of usage by national authorities. (e) The EEAS guidance on charging tenants for co-location does not cover owned properties. 
Utrikestjänsten äger dessutom inte vissa lokaler utan har endast fått nyttjanderätt av de nationella myndigheterna. e) Utrikestjänstens vägledning om avgifter för samlokaliserade hyresgäster omfattar inte ägda fastigheter.
Consequently, some charges do not recover full costs because they do not reflect the rental value of the building (see paragraph 27(b)). 
En del avgifter täcker därför inte alla kostnader, eftersom de inte återspeglar fastighetens hyresvärde (se punkt 27 b).
36 Note from EEAS headquarters to heads of delegation, 20 January 2015: Budget 2015 — Impact of the falling value of the euro for expenditure in delegations. 
36 Meddelande från utrikestjänstens huvudkontor till delegationscheferna, 20 januari 2015: Budget 2015 – Impact of the falling value of the euro for expenditure in Delegations (budgeten för 2015 – effekterna av eurons sjunkande värde på delegationernas utgifter).
Conclusions and 46 recommendations 67 To contribute effectively to achieving the EU’s objectives in foreign policy, trade and development cooperation, the buildings provided by the EEAS have to meet the needs of delegations. 
Slutsatser och 46 rekommendationer 67 För att de fastigheter som utrikestjänsten tillhandahåller ska bidra på ett ändamålsenligt sätt till uppfyllandet av EU:s mål när det gäller utrikespolitik, handel och utvecklingssamarbete, måste de tillgodose delegationernas behov.
They should also provide good value for money. 
De ska också ge god valuta för pengarna.
The following paragraphs set out the main conclusions of the Court’s audit, followed by relevant recommendations. 
I punkterna nedan redovisar vi de viktigaste slutsatserna av vår revision och lämnar därefter ett antal rekommendationer.
The implementation of the recommendations should begin immediately and should be completed by the end of 2017. 
Genomförandet av rekommendationerna bör inledas omedelbart och vara avslutat före utgången av 2017.
68 Delegation buildings, whether they are office buildings, residences of heads of delegation or staff accommodation, generally meet the needs of delegations, although the building policy omits some objectives for office buildings (see paragraphs 8 to 19). 
68 Delegationernas fastigheter, oavsett om det är kontorsfastigheter, delegationschefernas residens eller personalbostäder, tillgodoser i regel delegationernas behov, även om vissa mål för kontorsfastigheter inte finns med i fastighetspolitiken (se punkterna 8–19).
However, buildings do not provide best value for money because: (a) space in most office buildings, and some residences, exceeds the ceilings in the building policy (see paragraphs 20 to 22); (b) the EEAS keeps owned buildings which it no longer uses (see paragraphs 23 to 25); (c) where delegations share their office premises with EU Member States or EU institutions or bodies, some charges to hosted organisations do not recover full costs (see paragraphs 26 and 27). 
Fastigheterna ger dock inte bästa valuta för pengarna eftersom a) ytan i merparten av kontorsfastigheterna och i vissa residens överskrider de tak som fastställts i fastighetspolitiken (se punkterna 20–22), b) utrikestjänsten behåller ägda fastigheter som den inte längre använder (se punkterna 23–25), c) vissa avgifter som hyresgästerna, i de fall då delegationerna delar sina kontorslokaler med EU-medlemsstater eller EU-institutioner eller EU-organ, ska betala inte täcker alla kostnader (se punkterna 26 och 27).
Recommendation 1 — Complete objectives for office buildings The EEAS should include environmental factors, access for disabled people and flexibility as objectives in the building policy for office buildings. 
Rekommendation 1 – Komplettera målen för kontorsfastigheter Utrikestjänsten bör ta med miljöfaktorer, tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning och flexibilitet som mål i fastighetspolitiken för kontorsfastigheter.
Recommendation 2 — Ensure charges to co-located organisations recover full costs The EEAS should ensure charges paid by EU Member States or other EU institutions or bodies hosted in delegation office buildings are consistent and recover full costs. 
Rekommendation 2 – Se till att de avgifter som samlokaliserade organisationer ska betala täcker alla kostnader Utrikestjänsten bör se till att de avgifter som betalas av EU-medlemsstater eller EU-institutioner eller EU-organ som är hyresgäster i delegationernas kontorsfastigheter är konsekventa och täcker alla kostnader.
For example, it should charge all tenants for use of common areas and for administrative support. 
Till exempel bör utrikestjänsten se till att alla hyresgäster betalar för användningen av gemensamma utrymmen och för administrativt stöd.
Where the offices are owned, it should include a charge to reflect the rental value of the building. 
I de fall då utrikestjänsten äger kontoren bör en avgift ingå som återspeglar fastighetens hyresvärde.
The method for calculating these charges should also be applied to buildings owned by the EEAS, but no longer occupied by a delegation and rented to other organisations. 
Metoden för att beräkna dessa avgifter bör även tillämpas på fastigheter som ägs av utrikestjänsten men som inte längre används av en delegation utan hyrs ut till andra organisationer.
Conclusions and recommendations 47 69 The suitability of delegation buildings depends on the way they were selected. 
Slutsatser och rekommendationer 47 69 Delegationsfastigheternas lämplighet beror på hur de väljs ut.
It also depends on the systems used by the EEAS to ensure that buildings continue to meet needs and to take corrective action where necessary. 
Den beror också på de system som utrikestjänsten använder för att se till att fastigheterna fortsätter att tillgodose behoven och för att vidta korrigerande åtgärder om det är nödvändigt.
Annex III summarises the weaknesses in the systems for selecting buildings, monitoring their suitability and planning future changes. 
I bilaga III sammanfattas bristerna i systemen för att välja ut fastigheter, övervaka deras lämplighet och planera framtida förändringar.
70 Before renting (or renewing a rental agreement) or buying, the delegation concerned submits a building file to headquarters for examination and approval. 
70 Innan en fastighet hyrs (eller ett hyresavtal förlängs) eller köps lägger den berörda delegationen fram en fastighetsakt för högkvarteret för granskning och godkännande.
This is an example of good practice (see paragraphs 30 and 31). 
Det är ett exempel på god praxis (se punkterna 30 och 31).
However, there is a risk that the EEAS may not select the right buildings because there are some weaknesses when the building-file procedure is applied in practice. (a) Delegations have insufficient expertise to identify suitable solutions (see paragraphs 32 to 35). (b) There are weaknesses in the technical and financial analysis carried out by delegations to compare options (see paragraphs 36 to 43). (c) Final decisions made by the Headquarters Building Committee are sometimes not timely or convincing (see paragraphs 44 to 47). 
Det finns dock risk för att utrikestjänsten inte väljer ut rätt fastigheter eftersom det förekommer vissa brister när fastighetsaktförfarandet tillämpas i praktiken, närmare bestämt följande: a) Delegationerna har inte tillräcklig sakkunskap för att kunna identifiera lämpliga lösningar (se punkterna 32–35). b) Det finns brister i den tekniska och ekonomiska analys som delegationerna gör för att jämföra alternativ (se punkterna 36–43). c) En del slutgiltiga beslut av huvudkontorets fastighetskommitté fattas inte i tid eller är inte övertygande (se punkterna 44–47).
Recommendation 3 — Strengthen the application of the procedure for selecting buildings The EEAS should strengthen the application of the building-file procedure for selecting buildings. ο Produce a building file for all new contracts. ο Introduce a streamlined building file for rent renewals. 
Rekommendation 3 – Stärka tillämpningen av förfarandet för att välja ut fastigheter Utrikestjänsten bör stärka tillämpningen av det fastighetsaktförfarande som används när fastigheter ska väljas ut: ο Upprätta fastighetsakter för alla nya kontrakt. ο Införa en förenklad fastighetsakt för förlängningar av hyresavtal.
Such building files could be limited to demonstrating that the proposed solution continues to meet needs in accordance with the building policy and remains in line with market rates. ο Compare options in the form of a table to arrive at a sound and balanced overall technical and financial assessment which demonstrates that the selected solution is in line with market rates and gives sufficient consideration to floor space. ο Produce guidance on how to take into account space rented to other organisations and income generated by co-location. ο Take decisions promptly to minimise the risk that buildings may no longer be available. 
Sådana fastighetsakter skulle kunna begränsas till att visa att den föreslagna lösningen fortsätter att tillgodose behoven i enlighet med fastighetspolitiken och att motsvara marknadspriserna. ο Jämföra alternativ med hjälp av en tabell och göra en tillförlitlig och avvägd övergripande teknisk och ekonomisk bedömning som visar att den valda lösningen motsvarar marknadspriserna och tar tillräcklig hänsyn till golvyta. ο Ta fram riktlinjer för hur man ska beakta utrymme som hyrs ut till andra organisationer och inkomster från samlokalisering. ο Fatta snabba beslut för att på så vis minimera risken för att fastigheter eventuellt inte längre är tillgängliga.
Conclusions and recommendations 48 71 Once the EEAS has selected buildings, it regularly assesses whether they continue to meet the needs of delegations through site visits, but does not identify all shortfalls (see paragraphs 49 and 50). 
Slutsatser och rekommendationer 48 71 När utrikestjänsten har valt ut fastigheter bedömer den regelbundet huruvida de fortsätter att tillgodose delegationernas behov genom besök på plats men den identifierar inte alla brister (se punkterna 49 och 50).
The EEAS does not monitor the space per person in office buildings against the criteria of the building policy (see paragraphs 51 and 52); nor does it monitor that rents of office buildings and residences remain in line with market rates or that charges to co-located organisations recover full costs (see paragraph 53). 
Utrikestjänsten jämför inte ytan per person i kontorsfastigheter mot kriterierna i fastighetspolitiken (se punkterna 51 och 52) och kontrollerar inte heller att hyrorna för kontorsfastigheter och residens fortsätter att motsvara marknadspriserna eller att de avgifter som samlokaliserade organisationer betalar täcker alla kostnader (se punkt 53).
Recommendation 4 — Verify market rates EEAS headquarters should use an independent source of information to verify market rates for office buildings and residences, and regularly monitor the consistency of rents with market rates. 
Rekommendation 4 – Kontrollera marknadspriserna Utrikestjänstens huvudkontor bör använda en oberoende informationskälla för att kontrollera marknadspriserna för kontorsfastigheter och regelbundet övervaka att kontorshyrorna följer marknadspriserna.
This monitoring could trigger the renegotiation of a lease or the search for a new building for rent or purchase. 
Övervakningen skulle kunna leda till att man omförhandlar ett hyresavtal eller börjar leta efter en ny fastighet att hyra eller köpa.
Recommendation 5 — Improve the real-estate management information system The EEAS should improve its real-estate management information system, so that it has more reliable and relevant information to feed into the planning process. 
Rekommendation 5 – Förbättra informationssystemet för fastighetsförvaltning Utrikestjänsten bör förbättra sitt informationssystem för fastighetsförvaltning så att det kan tillhandahålla tillförlitligare och relevantare information som kan bidra till planeringsprocessen.
This information should focus on office buildings, residences, staff accommodation provided by the delegation and owned buildings no longer occupied by delegations. 
Informationen bör vara inriktad på kontorsfastigheter, residens, personalbostäder som delegationen tillhandahåller och ägda fastigheter som delegationerna inte längre använder.
Information on office space per person should be refined by separately identifying office space rented to other organisations, conference rooms necessary to meet the needs of the presidency function and space used by trainees and seconded national experts. 
Informationen om kontorsyta per person bör göras mer detaljerad genom separat identifiering av kontorsyta som hyrs ut till andra organisationer, konferensrum som är nödvändiga för att tillgodose ordförandeskapsfunktionens behov och yta som används av praktikanter och utstationerade nationella experter.
72 The lack of reliable basic information on delegation buildings is an obstacle to effective planning of necessary changes by headquarters. 
72 Bristen på tillförlitlig grundläggande information om delegationsfastigheter gör att huvudkontoret inte kan planera nödvändiga förändringar på ett ändamålsenligt sätt.
Moreover: (a) headquarters does not make effective use of the information which is available to draw up plans for taking corrective action (see paragraph 60); (b) planning focuses on addressing short-term needs (see paragraphs 61 and 62); (c) Although the EEAS has a long-term objective of purchasing more delegation office premises and arranged terms for borrowing up to 200 million euro it has not set up systems to manage its owned properties effectively (see paragraphs 63 to 66). 
Dessutom förhåller det sig på följande sätt: a) Huvudkontoret använder inte den tillgängliga informationen på ett ändamålsenligt sätt till att upprätta planer för korrigerande åtgärder (se punkt 60). b) Planeringen är inriktad på att tillgodose kortsiktiga behov (se punkterna 61 och 62). c) Trots att utrikestjänsten har som långsiktigt mål att köpa fler delegationskontorsfastigheter och har gjort upp om villkoren för att låna upp till 200 miljoner euro, har den inte infört system som gör att den kan förvalta de fastigheter som den äger på ett ändamålsenligt sätt (se punkterna 63–66).
Conclusions and recommendations 49 Recommendation 6 — Reinforce real-estate management expertise The EEAS should reinforce expertise in real-estate management at headquarters (e.g. through training or recruiting staff with appropriate skills) in order to develop a more strategic approach, improve planning, strengthen support for delegations and realise significant savings from improved management of space. 
Slutsatser och rekommendationer 49 Rekommendation 6 – Öka sakkunskapen om fastighetsförvaltning Utrikestjänsten bör öka sin sakkunskap om fastighetsförvaltning vid huvudkontoret (till exempel genom utbildning eller rekrytering av personal med lämplig kompetens) i syfte att utveckla ett mer strategiskt tillvägagångssätt, förbättra planeringen, öka stödet till delegationerna och göra betydande besparingar genom bättre lokalförvaltning.
Recommendation 7 — Establish medium-term plans The EEAS should establish rolling medium-term plans for its delegation buildings, covering around 7 years. 
Rekommendation 7 – Upprätta planer på medellång sikt Utrikestjänsten bör upprätta löpande planer på medellång sikt för sina delegationsfastigheter som omfattar cirka sju år.
These plans should include priorities for rentals, purchases, sales, modifications and maintenance. 
Planerna bör innehålla prioriteringar när det gäller hyra, köp, försäljningar, modifieringar och underhåll.
They should use available information on floor space and building condition in order to plan, for the medium term, how to comply with the criteria in the building policy. 
Tillgänglig information om golvyta och fastigheters skick bör användas så att man kan planera på medellång sikt hur man ska uppfylla kriterierna i fastighetspolitiken.
For example, they should plan to align office space more closely with the number of staff, and use surplus space for co-location where appropriate. 
Till exempel bör planerna innebära att kontorsytan anpassas bättre till antalet anställda och att överskottsutrymme utnyttjas till samlokalisering när så är lämpligt.
Recommendation 8 — Identify where purchasing offers better value for money and manage owned buildings effectively The EEAS should enhance systems to identify where purchasing offers better value for money and to manage owned buildings effectively. ο Apply a tool (e.g. for use in rent-or-buy assessments in building files) and only purchase buildings where this offers better value for money than renting. 
Rekommendation 8 – Identifiera när köp ger bättre valuta för pengarna och förvalta ägda fastigheter på ett ändamålsenligt sätt Utrikestjänsten bör förbättra systemen för att identifiera när köp ger bättre valuta för pengarna och för att förvalta ägda fastigheter på ett ändamålsenligt sätt: ο Tillämpa ett verktyg (som till exempel kan användas i bedömningar i fastighetsakter av huruvida man ska köpa eller hyra) och endast köpa fastigheter när det ger bättre valuta för pengarna än att hyra.
The EEAS should estimate costs and revenue for the whole life cycle of the building, including financing and maintenance costs. 
Utrikestjänsten bör beräkna kostnaderna och inkomsterna för en fastighets hela livscykel, inbegripet finansierings-och underhållskostnader.