natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Annexes 59 Summary of Survey results Context In connection with the performance audit on public procurement of the EU institutions, it was deemed valu‐ able to include the opinions and views on the procurement processes of smaller EU bodies in order to obtain a broader picture. 
Bilagor 59 Sammanfattning av underskningens resultat Bakgrund I samband med effektivitetsrevisionen av EU-institutionernas offentliga upphandling ansgs det vrdefullt att ocks ha med synpunkter p upphandlingsfrfarandet frn mindre EU-organ fr att f en bttre uppfattning om lget.
The survey was sent to 47 such bodies, with a response rate of 85 %. 
Underskningen skickades ut till 47 sdana organ och 85 % av dem svarade.
I. Procurement policies 01 Procurement policies are relevant because they show the thinking behind EU institutions’ procurement prac‐ tices. 
I. Upphandlingspolicy 01 EU-institutionernas policyer fr upphandling r relevanta eftersom de avsljar tnkesttet bakom upphand-lingspraxis.
They are particularly relevant in terms of improving access to the procurement process and building confidence, as they increase the accountability of the tendering institutions and the trust of those interested in submitting bids. 
De r srskilt relevanta nr det gller att frbttra tillgngen till upphandlingar och att strka frtroendet, eftersom de kar de upphandlande institutionernas ansvarsskyldighet och frtroendet hos dem som r intresserade av att lmna in anbud.
02 The three main priorities listed by agencies, joint undertakings and other EU institutions were (in descending order): achieving a high price/quality ratio, ensuring impartiality and simplifying administration. 
02 De tre viktigaste prioriteringarna som byrer, gemensamma fretag och andra EU-institutioner angav var (i fallande ordning): ett bra frhllande mellan pris och kvalitet, garantier fr opartiskhet samt frenklad administration.
03 When asked whether they had a procurement policy, a majority of respondents (57 %) answered in the affirma‐ tive. 
03 Nr de tillfrgades om de hade en upphandlingspolicy svarade en majoritet ja (57 %).
However, the remaining respondents (43 %) had no policy at all. 
De resterande tillfrgade (43 %) hade emellertid ingen sdan policy.
04 With regards to public availability, 56 % of the respondents made their policies publicly available. 
04 Nr det gller allmnhetens tillgng svarade 56 % av de tillfrgade att deras policy var tillgnglig fr allmnheten.
02 When asked whether they provided documents to procurement staff offering guidance on selecting tendering methods, a majority (60 %) replied they made use of this practice. 
02 P frgan om de tillhandahller skriftlig vgledning till sina anstllda som arbetar med upphandlingar om valet av upphandlingsmetod svarade en majoritet (60 %) att s var fallet.
03 eProcurement is recognised by the Commission as a key to making procurement easier. 
03 E-upphandling ses av kommissionen som ett viktigt verktyg fr att frenkla upphandlingsfrfarandet.
It includes e‐Submission of tenders, e‐Tendering and e‐Contracting, among other things. 
Dr ingr bland annat elektronisk inlmning av anbud, elektronisk upphandling och elektroniskt upprttande av kontrakt.
However, only 35 % of respondents used any of these tools. 
S f som 35 % av de tillfrgade anvnde dock ngot av dessa verktyg.
Annexes 60 III. 
Bilagor 60 III.
Market consultation 01 It is vital to conduct market consultation prior to starting a tender process, in order to know the market and prepare a successful tendering process. 
Marknadsunderskningar 01 Det r mycket viktigt att gra en marknadsunderskning innan ett upphandlingsfrfarande pbrjas fr att f knnedom om marknaden och kunna genomfra en framgngsrik upphandling.
However, almost half of the agencies surveyed either did not conduct or rarely conducted market consultation. 
Nstan hlften av de underskta organen genomfrde emellertid sllan eller aldrig sdana underskningar.
In this regard, the use of market consultation templates is also relevant, but only three respondents made use of such templates. 
I detta sammanhang r anvndning av mallar fr marknadsunderskningar lmplig, men bara tre av de tillfrgade svarade att de anvnder sdana mallar.
02 Monitoring participation and keeping lists of suppliers can also help to make the pre‐tendering phase less burdensome. 
02 Att vervaka deltagandet och upprtta frteckningar ver leverantrer kan ocks gra frberedelserna av upphandlingen mindre betungande.
15 % of respondents said they kept lists of suppliers and over 75 % stated that they monitored average participation. 
Av de tillfrgade sa 15 % att de har frteckningar ver leverantrer och ver 75 % sa sig vervaka det genomsnittliga deltagandet.
Participation 01 From the outset, participation did not pose a particular problem to respondents, but they sought to improve it nevertheless. 
Deltagande 01 Deltagande har aldrig varit ngot srskilt problem fr de tillfrgade, men de har trots detta strvat efter att ka det.
They identified the following problems with participation: poor competition, complex legislation and the fact that local markets are often too small. 
De identifierade fljande problem i samband med deltagande: liten konkurrens, komplex lagstiftning och det faktum att lokala marknader ofta r fr sm.
02 In order to counter the detrimental impact of these problems on participation, respondents provide ethi‐ cal guidance to their staff, aim to make their administrative processes less complex and standardise their requirements. 
02 Fr att motverka den negativa effekten av dessa problem p deltagandet sger sig de tillfrgade utarbeta etiska riktlinjer fr sin personal, strva efter att frenkla sina administrativa frfaranden och standardisera sina krav.
V. Transparency 01 Transparency is key to achieving impartiality — one of the procurement priorities. 
V. ppenhet 01 ppenhet r grundlggande fr opartiskhet, som r en av prioriteringarna vad gller upphandlingar.
02 Disclosure of subsidiaries and parent companies could help to make the process more transparent, and 94 % of the respondents agreed that this should be mandatory. 
02 Att tillhandahlla information om dotter-och moderbolag skulle kunna ge bttre insyn i frfarandet. Av de tillfrgade ansg 94 % att detta br bli obligatoriskt.
03 Almost half of the respondents (47 %) still do not publish their procurement policies. 
03 Nrmare hlften av de tillfrgade (47 %) offentliggr nnu inte sin upphandlingspolicy.
Replies of the European 61 Parliament 38 A legal basis clarifying the regime for a preliminary market consultation has only been introduced by the modifica‐ tions of the Financial Regulation (FR) and Rules of Applications (RAP) and entered into force on 1st January 2016. 
Svar frn 61 Europaparlamentet 38 En rttslig grund fr att klargra bestmmelserna fr en preliminr marknadsunderskning infrdes frst genom ndringarna av budgetfrordningen och tillmpningsfreskrifterna och trdde i kraft den 1 januari 2016.
Since the involvement of potentially interested economic operators in drafting the tender documents raised several questions concerning equal treatment, non‐discrimination and transparency, the EP was very prudent in using this possibility also with regard to Article 107 FR. 
Eftersom involveringen av potentiellt berrda ekonomiska aktrer i utarbetandet av upphandlingsdokumenten aktualiserade flera frgor om likabehandling, icke-diskriminering och transparens, var parlamentet mycket frsiktigt med att anvnda sig av denna mjlighet, ven med avseende p artikel 107 i budgetfrordningen.
39 Parliament is adapting the Vademecum on public procurement and has adapted trainings, emphasizing the use of preliminary market research, yet informing about risks and stressing procedures to avoid risks. 
39 Parlamentet hller p att anpassa sina anvisningar om offentlig upphandling och har anpassat utbildningar genom att betona anvndningen av preliminra marknadsunderskningar och samtidigt informera om riskerna samt betona frfaranden fr att undvika dessa risker.
42 The choice of a single lot facilitates the organisation of the services before and during the Parliamentary ses‐ sion, which is peculiarly intense given that the bulk of services are concentrated on 4 days per month. 
42 Valet att tillmpa ett enda kontrakt underlttar organiseringen av tjnsterna fre och under parlamentets samman-trdesperioder, som r srskilt intensiva med tanke p att huvuddelen av tjnsterna r koncentrerade till fyra dagar per mnad.
This in turn allowed for the introduction of a productivity plan of 1% per year. 
Detta mjliggjorde i sin tur infrandet av en produktivitetsplan p 1 % per r.
This means that there will be a yearly reduction of the prices by 1%, starting from the second year. 
Detta innebr att priserna kommer att snkas med 1 % per r frn och med det andra ret.
Moreover, given the large number of tenders received (6), the single lot has not reduced the competition. 
Med tanke p det stora antal anbud som lmnades (6) har tillvgagngssttet med ett enda kontrakt inte minskat konkurrensen.
Parliament notes the emphasis of the revised rules on the use of lots and will take it into account in revised guid‐ ance, but as also point n° 43 of the Observations shows, a decision on any division always depends on the circum‐ stances of the case in view of the nature of the deliverable, taking into account a fair balance between access for SME’s on the one hand, and cost‐efficiency on the other hand. 
Parlamentet noterar den vikt som lggs vid anvndningen av uppdelade kontrakt i de reviderade bestmmelserna och kommer att ta hnsyn till detta i sina reviderade riktlinjer, men ssom framgr av punkt 43 i iakttagelserna beror ett beslut om en uppdelning av ett kontrakt alltid p frhllandena i fallet i frga och p tjnstens natur, samtidigt som hnsyn tas till en rttvis balans mellan  ena sidan de sm och medelstora fretagens mjligheter att delta och  andra sidan kostnadseffektiviteten.
43 These purchases for comparatively small amounts were made in exceptional circumstances when certain services had moved to a new building in which works were still ongoing and represent one‐off purchases to satisfy specific needs. 
43 Dessa inkp till jmfrelsevis sm belopp gjordes under exceptionella omstndigheter nr vissa tjnster hade flyttat till en ny byggnad dr arbetet fortfarande pgick, och det handlade om engngsinkp fr att tillfredsstlla specifika behov.
Moreover, the limit of EUR 60.000 was respected. 
Dessutom iakttogs grnsvrdet p 60 000 euro.
The institution's future needs in this area will be covered by a framework contract, to be awarded under a competitive procedure which is still ongoing. 
Institutionens framtida behov p detta omrde kommer att omfattas av ett ramkontrakt som ska tilldelas genom ett konkurrensutsatt frfarande som fortfarande pgr.
50 As indicated in point n° 34 of the Observations, the prospection for inter alia this building was published in the OJ. 
50 Ssom anges i punkt 34 i iakttagelserna offentliggjordes underskningen fr bland annat denna byggnad i EUT.
From a legal point of view, the contractual setup whereby this ‘turn key’ project was offered complies with the applicable provisions (Article 121 of the RAP and its predecessor, applicable then). 
Ur rttslig synvinkel verensstmmer den kontraktsmssiga utformningen av anbudet fr detta nyckelfrdiga projekt med tillmpliga bestmmelser (artikel 121 i tillmpningsfreskrifterna och de tillmpningsfreskrifter som gllde vid denna tidpunkt).
It is noted that within the parameters set by the institution and in view of the particularities of the market, the prospection was as wide as possible and within the legal limits, rightly with a view to increase participation, which is a key parameter in the audit scope (point n° 8, sub b of the Observations). 
Det noteras att inom ramen fr de parametrar som faststllts av institutionen och med tanke p de specifika frhllandena p marknaden, var underskningen s omfattande som mjligt och inom de lagstadgade grnserna, i syfte att ka deltagandet, vilket r en viktig parameter nr det gller revisionens omfattning (punkt 8 b i iakttagelserna).
51 Parliament’s services have issued guidance on negotiations. 
51 Parlamentets tjnster har utarbetat riktlinjer fr frhandlingar.
However, when conducting negotiations, the Parlia‐ ment must also take into consideration the principle of proportionality, and respect the balance between the resources used and the value of the contract. 
Nr parlamentet frhandlar mste det emellertid ocks ta hnsyn till proportionalitetsprincipen och respektera balansen mellan de resurser som anvnds och kontraktets vrde.
Pursuing negotiations might be time and resources consuming, espe‐ cially in case of low and very low value contracts. 
Frhandlingar kan vara tids-och resurskrvande, srskilt om det rr sig om kontrakt till lga och mycket lga vrden.
Replies of the European Parliament 62 73 Parliament has already established internal recommendations and DGs have prepared internal policies to use elec‐ tronic means for the communications with the tenderers for all contracts below Directive threshold. 
Svar frn Europaparlamentet 62 73 Parlamentet har redan utfrdat interna rekommendationer och generaldirektoraten har utarbetat interna strategier fr anvndningen av elektroniska medel fr kommunikationen med anbudsgivarna fr alla kontrakt under direktivets trskelvrde.
88 Public procurement by the EU institutions falls under the activities of the European Union and petitions in this field are admissible under the rules. 
88 EU-institutionernas offentliga upphandlingar omfattas av Europeiska unionens verksamhet och framstllningar inom detta omrde r tilltna enligt bestmmelserna.
Depending on the content of the petition, the Committee on Petitions may recommend to the petitioner to lodge a complaint with the European Ombudsman. 
Beroende p framstllningens innehll kan utskottet fr framstllningar rekommendera framstllaren att lmna in ett klagoml till Europeiska ombudsmannen.
In such cases, the petition is usually declared admissible, but the petitioner himself needs to lodge a complaint with the Ombudsman; the Ombudsman does not carry out investigations for the Committee on Petitions. 
I sdana fall frklaras framstllningen vanligtvis tilltlig, men framstllaren mste sjlv lmna in ett klagoml till ombudsmannen. Ombudsmannen utfr inte ngra utredningar fr utskottet fr framstllningar.
Rather than discouraging, the information in this section aims at informing the citizen on follow‐up and appropriate accessible remedies in individual cases in the absence of a review mechanism which requires a legal basis. 
Syftet med informationen i detta avsnitt r inte att vara avskrckande, utan att informera medborgarna om uppfljning och lmpliga tillgngliga mjligheter att verklaga i enskilda fall, i avsaknad av en versynsmekanism som krver en rttslig grund.
Recommendation 1 Parliament takes note of this Recommendation. 
Rekommendation 1 Parlamentet noterar denna rekommendation.
Its existing contract management and reporting tool WebContracts provides already for the possibility of collecting data, compulsory in negotiated procedures. 
Parlamentets nuvarande verktyg fr kontraktfrvaltning och rapportering, WebContracts, gr det redan nu mjligt att samla in uppgifter, vilket r obligatoriskt i frhandlade frfaranden.
A further develop‐ ment in retrieving metadata will however also need to be assessed in the light of cost‐effectiveness seen the limited resources available. 
En ytterligare utveckling med avseende p insamling av metadata kommer emellertid ocks att behva bedmas utifrn kostnadseffektiviteten med tanke p de begrnsade resurser som r tillgngliga.
Recommendation 3 See the reply to points n° 38 and n° 39 of the Observations. 
Rekommendation 3 Se svaret p punkterna 38 och 39 i iakttagelserna.
Parliament is adapting the Vademecum on public pro‐ curement and has adapted trainings, emphasizing the use of preliminary market research, yet informing about risks and stressing procedures to avoid risks. 
Parlamentet hller p att anpassa sin handbok om offentlig upphandling och har anpassat utbildningar genom att betona anvndningen av preliminra marknadsunderskningar och samtidigt informera om riskerna samt betona frfaranden fr att undvika risker.
Recommendation 4 Parliament notes the emphasis of the revised rules on the use of lots and will take it into account in revised guid‐ ance, but any division always depends on the circumstances of the case in view of the nature of the deliverable, taking into account a fair balance between access for SME’s on the one hand, and cost‐efficiency on the other hand. 
Rekommendation 4 Parlamentet noterar den vikt som lggs vid anvndningen av uppdelade kontrakt i de reviderade bestmmelserna och kommer att ta hnsyn till detta i de reviderade riktlinjerna, men en uppdelning av ett kontrakt beror alltid p frhllandena i fallet i frga och p tjnstens natur, samtidigt som hnsyn tas till rttvis balans mellan  ena sidan de sm och medelstora fretagens mjligheter att delta och  andra sidan kostnadseffektiviteten.
Recommendation 5 Parliament takes note of this Recommendation and will look in a first stage on the improvement of the infor‐ mation on its Website in the framework of a revamping in preparation, and the introduction and roll‐out of an e‐tendering‐system. 
Rekommendation 5 Parlamentet noterar denna rekommendation och kommer som ett frsta steg att se till att frbttra informationen p sin webbplats inom ramen fr de frbttringar som hller p att gras samt infrandet och genomfrandet av ett elektroniskt system fr inlmning av anbud.
Replies of the European Parliament 63 Recommendation 7 Parliament takes note of this Recommendation. 
Svar frn Europaparlamentet 63 Rekommendation 7 Parlamentet noterar denna rekommendation.
Recommendation 9 Parliament takes note of this Recommendation and will focus on existing structures of cooperation between its services and, as mentioned in the Observations as to JRC), ex‐post verifications. 
Rekommendation 9 Parlamentet noterar denna rekommendation och kommer att fokusera p nuvarande samarbetsstrukturer mellan sina tjnster och, ssom nmndes i iakttagelserna angende det gemensamma forskningscentrumet (JRC), genom efterhandkontroller.
Further measures will be assessed under the requirements of cost‐efficiency and effectiveness as foreseen in the FR. 
Ytterligare tgrder kommer att bedmas enligt kraven p kostnadseffektivitet och ndamlsenlighet i enlighet med budgetfrordningen.
Replies of the Council 64 The Council welcomes the report of the Court. 
Svar frn Europeiska 64 unionens rd Rdet vlkomnar revisionsrttens rapport.
The Council will study the Report with great care and do its best to put the recommendations addressed to it into practice. 
Rdet kommer att studera rapporten mycket noga och gra sitt bsta fr att brja tillmpa de rekommendationer som behandlas i rapporten.
It looks forward to receiving the final observations of the Court in due course. 
Rdet ser fram emot att s smningom ta del av revisionsrttens slutliga synpunkter.
The Council has changed its internal rules on public procurement twice within the last year. 
Rdet har ndrat sina interna regler fr offentlig upphandling tv gnger under det senaste ret.
The first change led to a simplified procedure and strengthening the legality internally. 
Den frsta ndringen medfrde ett frenklat frfarande och strkt laglighet internt.
The second change was made to ensure that the internal rules are compatible with the new Financial Regulation. 
Den andra ndringen gjordes fr att se till att de interna bestmmelserna r frenliga med den nya budgetfrordningen.
When the internal rules need to be changed next time, the Council expects that the Report of the Court will be able to be taken into account, for instance in relation to market consultations. 
Nr de interna reglerna behver ndras nsta gng, rknar rdet med att revisionsrttens rapport kommer att kunna beaktas, till exempel nr det gller marknadsunderskningar.
Work on this will already begin. 
Arbetet med detta kommer att inledas redan nu.
In the meantime, it is expected, for instance, to draw up guidelines on market consultation before starting with formal procurement procedures. 
Under tiden frvntas till exempel riktlinjer fr marknadsunderskningar utarbetas, innan arbetet med de formella upphandlingsfrfarandena inleds.
This should be done both with a view to preparing the procurement and informing economic operators of their procurement plans. 
Detta br gras bde fr att frbereda upphandlingen och fr att informera de ekonomiska aktrerna om upphandlingsplanerna.
It notes however that among the institutions it seems to have a well functioning website according to the Report. 
Det noterar emellertid att det enligt rapporten tycks ha en vlfungerande webbplats jmfrt med andra institutioner.
The Council also intends to reflect on how it can collect and analyse data on the initial number of requests to par‐ ticipate and offers received which were taken into account for the final award decision. 
Rdet tnker ocks diskutera hur det kan samla in och analysera uppgifter om det inledande antal mottagna anbudsanskningar och anbud som tagits i beaktande infr det slutliga tilldelningsbeslutet.
The issue of division into lots is constantly examined within the Council’s procedures and where possible this is also done. 
Inbrdes granskningar br ocks diskuteras. Frgan om uppdelning behandlas stndigt i rdets frfaranden och grs ocks nr det r mjligt.
One on‐going procedure (on IT) has 17 lots. 
Ett pgende frfarande (om it) har 17 delar.
The Council has noted the Report’s comments on the use of restricted procedures. 
Rdet har noterat rapportens ppekanden om anvndningen av selektiva frfaranden.
It considers that more open pro‐ cedures will be undertaken with the new Financial Regulation which provides for a publication of all procurement documents at the same time. 
Det anser att ppnare frfaranden kommer att genomfras i och med den nya budgetfrordningen, som freskriver offentliggrande av alla upphandlingsdokument samtidigt.
As regards the length of framework contracts in connection with its buildings, the Council has taken note of the Court’s comments. 
Nr det gller ramavtalens lngd i samband med rdets byggnader, har rdet noterat revisionsrttens synpunkter.
This issue has been argued extensively by the General Secretariat. 
Generalsekretariatet har lmnat utfrliga motiveringar i denna frga.
The Financial Regulation accepts that contracts can be concluded for a longer period than four years in duly justified cases. 
Enligt budgetfrordningen fr kontrakt ings fr en lngre period n fyra r i vederbrligen motiverade fall.
The Council maintains that for reasons of sound financial management and in cases which are duly justified in particular by the object of the Framework Contract, sometimes a longer period than 4 years may be justified. 
Rdet vidhller att en lngre period n fyra r ibland kan vara motiverad, med hnsyn till principerna om sund ekonomisk frvaltning och i fall som r vederbrligen motiverade med hnsyn till fremlet fr ramavtalet.
In relation to contracts regarding buildings, this has often been the case. 
Nr det gller byggnader har detta ofta varit fallet.
The Council will keep the matter under review. 
Rdet kommer att flja upp frgan.
In so far as the Recommendations addressed inter alia to the Council, the following comments can be made. 
Nr det gller rekommendationerna till bland annat rdet, kan fljande synpunkter lmnas.
Recommendation 1 (monitoring of procurement activities). 
Rekommendation 1 (vervakning av upphandlingsverksamheten).
The Council will reflect on how to organ‐ ise this in practice. 
Rdet kommer att diskutera hur detta ska organiseras praktiskt.
Recommendation 3 (market consultations). The Recommendation is accepted. 
Rekommendation 3 (marknadsunderskningar). Rekommendationen godtas.