natgillin/translations-raw huggingface dataset:
The EEAS does not reliably record the results of its monitoring in its information systems 54 Before the creation of the EEAS, the European Commission had developed an information system for managing delegation real estate: ImmoGest. 
Utrikestjänsten registrerar inte på ett tillförlitligt sätt resultaten av övervakningen i sina informationssystem 54 Innan utrikestjänsten inrättades hade Europeiska kommissionen tagit fram ett informationssystem för förvaltning av delegationernas fastigheter: ImmoGest.
This buildings information system, in use since 2008, has the potential to provide information to feed into the planning process in line with best practice. 
Detta fastighetsinformationssystem, som används sedan 2008, har potential att tillhandahålla information som kan bidra till planeringsprocessen i enlighet med bästa praxis.
However, more than half of the respondents to the audit survey considered that ImmoGest is not useful for managing buildings (see Figure 16). 
Över hälften av dem som besvarade revisionsenkäten ansåg dock att ImmoGest inte är ändamålsenligt när det gäller att förvalta fastigheter (se illustration 16).
Opinions on ImmoGest 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0% Disagree Agree Useful for managing buildings Easy to use Complete Reliable Source: Audit survey of heads of administration in EU delegations. 
Synpunkter på ImmoGest 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50% 40 % 30 % 20 % 10 % 0% Instämmer inte Instämmer Användbart i fastighetsförvaltningen Lätt att använda Fullständigt Tillförlitligt Källa: Revisionsenkät bland chefer för administrationen vid EU-delegationer.
Observations 39 55 Each delegation is responsible for entering information on its office buildings, residence and staff accommodation in ImmoGest. 
Iakttagelser 39 55 Varje delegation ansvarar för att föra in information om sina kontorsfastigheter, residens och personalbostäder i ImmoGest.
However, around 35 % of office buildings and residences were not recorded in ImmoGest in 2014. 
Men omkring 35 % av kontorsfastigheterna och residensen registrerades inte i ImmoGest 2014.
More than half of the respondents to the audit survey considered that the system is not easy to use and more than 30 % of respondents considered that the data are not complete or reliable (see Figure 16). 
Över hälften av dem som besvarade revisionsenkäten ansåg att systemet inte är lätt att använda, och över 30 % av de svarande ansåg att uppgifterna inte är fullständiga eller tillförlitliga (se illustration 16).
56 The following findings from the audit visits to delegations reinforced the results of the survey. (a) The ImmoGest system is not user friendly. 
56 Följande iakttagelser från revisionsbesöken vid delegationerna bekräftade enkätresultaten: a) ImmoGest-systemet är inte användarvänligt.
It has bugs which have not been fixed and in Nepal, for example, the system functions slowly and is sometimes inaccessible. (b) The information is not linked to business processes and the ImmoGest system does not, for example, provide practical reminders when rental payments are due or when lease end dates are approaching. (c) Headquarters does not make effective use of the information entered by delegations. 
Det har defekter som inte har rättats till, och i Nepal, till exempel, fungerar systemet långsamt och går ibland inte att komma åt. b) Informationen är inte kopplad till affärsprocesser, och till exempel ger inte ImmoGest-systemet konkreta påminnelser om när hyror ska betalas eller när slutdatum för hyrestiden närmar sig. c) Den information som delegationerna för in använder inte huvudkontoret på ett ändamålsenligt sätt.
For example, although ImmoGest contains information on building rents, headquarters does not use this information to compile the budget. (d) Most of the information describing staff accommodation where costs are reimbursed serves no purpose. (e) Because the system is not used to perform practical functions, delegations do not regularly update data in the system. 
Till exempel använder inte huvudkontoret information om fastghetshyror när den ska upprätta budgeten, trots att ImmoGest innehåller denna information. d) Huvuddelen av den information som beskriver personalbostäder där kostnader ersätts fyller inget syfte. e) Eftersom systemet inte används till konkreta funktioner, uppdaterar inte delegationerna uppgifterna i det regelbundet.
Moreover, there are a number of mistakes in the data. 
Uppgifterna innehåller dessutom ett antal fel.
For example, some buildings are recorded in ImmoGest as owned when they are rented. 
Exempelvis har vissa hyrda fastigheter registrerats i ImmoGest som ägda.
Observations 40 57 Instead of using ImmoGest, the EEAS Infrastructure Division maintains a central Excel spreadsheet containing information on all delegation offices and residences, including information obtained through site visits. 
Iakttagelser 40 57 I stället för att använda ImmoGest har utrikestjänstens infrastrukturavdelning ett centralt kalkylblad i Excel med information om alla delegationskontor och residens, inklusive information som inhämtats vid besök på plats.
However, some of the information in the spreadsheet is also incomplete or inaccurate. For example: (a) The condition of unoccupied buildings is not recorded. (b) There are no data on the condition of 53 residences (38 %). (c) The office space of some office buildings is inaccurate. For example, office space in the office building in Nepal was recorded in the spreadsheet as 1 225 m2, but the delegation confirmed it was 947 m2. (d) The condition of some office buildings and residences is not consistent with the assessment. 
Men en del information i kalkylbladet är också ofullständig eller oriktig. Till exempel a) registreras inte skicket på fastigheter som står tomma, b) finns det inga uppgifter om i vilket skick 53 residens befinner sig (38 %). c) är kontorsytan i vissa kontorsfastigheter felaktig; exempelvis hade kontorsytan i kontorsfastigheten i Nepal registrerats som 1 225 kvadratmeter i kal-kylbladet, men delegationen bekräftade att den var 947 kvadratmeter, d) överensstämmer inte vissa fastigheters och residens skick med bedömning-en; i arbetsmiljörapporten, till exempel, fick kontorsfastigheten i Nepal 4 av 5 poäng, men i klakylbladet registrerades 3 av 5 poäng; skicket på residenset i Washington DC fick 5 av 5 poäng, trots att det är i behov av stora renoveringar.
58 The EEAS Infrastructure Division maintains a separate inventory of owned properties. 
58 Infrastrukturavdelningen vid utrikestjänsten för en separat förteckning över ägda fastigheter.
Some of the information in this inventory is also inaccurate or incomplete. 
En del av informationen i förteckningen är också oriktig eller ofullständig.
For example, in 2014, the residence owned in Zimbabwe was recorded as offices, the former residence in Tanzania was not included and the inventory did not indicate which buildings were still in use. 
År 2014, till exempel, registrerades det ägda residenset i Zimbabwe som kontor, fanns det tidigare residenset i Tanzania inte med och angavs inte i förteckningen vilka fastigheter som fortfarande var i bruk.
59 EEAS headquarters does not, therefore, have reliable basic information on all office buildings and residences, although such information is essential to feed into the planning process by identifying where changes are necessary. 
59 Utrikestjänstens huvudkontor har därför inte tillförlitlig grundläggande information om alla kontorsfastigheter och residens, trots att sådan information är av väsentlig betydelse i planeringsprocessen för att man ska kunna identifiera var ändringar är nödvändiga.
At the end of 2015, the EEAS was taking steps to make ImmoGest more relevant and user friendly. 
I slutet av 2015 höll utrikestjänsten på att vidta åtgärder för att göra ImmoGest relevantare och användarvänligare.
Observations 41 Planning makes insufficient use of available information and is short term Available relevant information is not used to create plans 60 The lack of reliable basic information on delegation buildings and the weaknesses in central monitoring systems (see paragraphs 50 to 59) are obstacles to effective planning by headquarters. 
Iakttagelser 41 Vid planeringen utnyttjar man inte tillgänglig information tillräckligt, och planeringen är dessutom kortsiktig Tillgänglig relevant information används inte till att upprätta planer 60 Avsaknaden av tillförlitlig grundläggande information om delegationsfastigheter och bristerna i de centrala övervakningssystemen (se punkterna 50–59) gör att huvudkontoret inte kan planera på ett ändamålsenligt sätt.
Moreover, headquarters does not make effective use of available information to draw up plans for maintaining or changing buildings. 
Huvudkontoret använder dessutom inte den information som finns tillgänglig på ett ändamålsenligt sätt till att upprätta planer för underhåll eller byte av fastigheter.
For example: (a) Headquarters does not prioritise, budget for or integrate into maintenance plans the recommendations from on-site assessments which delegations do not have the resources to implement29. 
Följande exempel kan ges: a) Huvudkontoret prioriterar inte, budgeterar inte för och för inte in i underhållsplaner de rekommendationer efter bedömningar på plats som delegationerna inte har resurser att genomföra29.
Delegations implement some recommendations from assessments regarding their buildings to address short-falls30, but not others. 
Delegationerna genomför vissa av de rekommendationer som lämnas efter bedömningar av deras fastigheter för att åtgärda brister30 men inte andra.
Respondents to the audit survey explained that delegations do not implement many recommendations from assessments because of the lack of human and financial resources, and local constraints. 
De som svarade på revisionsenkäten förklarade att det är många rekommendationer efter bedömningar som delegationerna inte genomför på grund av brist på personal och ekonomiska resurser och lokala begränsningar.
One respondent summed up the difficulties as follows: ‘Lack of human resources, lack of budget and general local conditions and procurement issues substantially undermine scheduled implemen-tation.’ 
En svarande sammanfattade svårigheterna på följande vis: ”Personalbrist, brist på budgetmedel och allmänna lokala förhållanden och upphandlingsproblem undergräver i väsentlig grad det planerade genomförandet.”
The delegation in Nepal did not have the resources to rectify certain issues repeatedly highlighted in reports by the regional security officer. (b) Although headquarters has information on buildings in poor condition or with too much or too little space, it does not fully use it to prioritise where changes are the most needed, and to plan the related maintenance works, co-location or moves. 
Delegationen i Nepal hade inte resurser att rätta till vissa problem som vid upprepade tillfällen framhävdes i rapporter från den regionalt säkerhetsansvarige. b) Trots att huvudkontoret har information om fastigheter i dåligt skick eller med för stor eller för liten yta, använder det inte den fullt ut till att prioritera de största behoven av förändringar och planera det underhåll, den samlokalisering eller de flyttningar som de medför.
This results, for example, in the deterioration of the condition of office buildings, especially those acquired before 2000 (see Figure 4 and paragraph 23). 
Det resulterar exempelvis i att kontorsfastigheternas skick försämras, särskilt när det gäller dem som förvärvats före år 2000 (se illustration 4 och punkt 23).
The audit survey showed that 42 % of respondents realised that their office space per person exceeded the recommended maximum. 
Revisionsenkäten visade att 42 % av de svarande var medvetna om att deras kontorsyta per person överskred den rekommenderade maximala ytan.
However, 47 % of these were taking no action to reduce office space and align it with the ceiling. 
Men 47 % av dem agerade inte för att minska den och anpassa den till taket.
In Turkey, even though office space per person exceeded the recommended maximum, there was insufficient space due to the unpractical floor layout (see Box 5). 
Trots att kontorsytan per person i Turkiet överskred den rekommenderade maximala ytan, fanns det inte tillräckligt med utrymme på grund av att våningsplanen hade utformats så opraktiskt (se ruta 5).
29 For example, headquarters did not prioritise or estimate the cost of recommendations following the health and safety inspection to Nepal of November 2012. 
29 Till exempel prioriterade eller uppskattade inte huvudkontoret kostnaderna för rekommendationerna efter arbetsmiljöinspektionen i Nepal i november 2012.
Headquarters did not follow up in any way the recommendations regarding the residence (which the delegation did not implement). 
Huvudkontoret följde överhuvud taget inte upp rekommendationerna avseende residenset (som delegationen inte genom-förde).
30 For example, the 2012 evaluation of the delegation in Tanzania found that the office premises were too small and had reached their capacity. 
30 Till exempel konstaterade man i utvärderingen av delegationen i Tanzania från 2012 att kontorslokalerna var för små och hade nått ka-pacitetstaket.
The delegation subsequently rented part of the fourth floor from the Netherlands embassy from April 2013. 
Delegationen hyrde därefter, från april 2013, delar av den fjärde våningen av Nederländernas ambassad.
Observations 42 (c) Headquarters does not plan how to dispose of owned buildings no longer occupied by delegations. 
Iakttagelser 42 c) Huvudkontoret planerar inte hur det ska avyttra fastigheter som man äger men som delegationerna inte längre använder.
There are no plans for most of the 20 % of owned buildings which are not used by delegations (see paragraph 25). 
För de flesta av de 20 % ägda fastigheter som inte används av delegationerna finns det inga planer (se punkt 25).
As an example of good practice, when German embassies move to a new building, they are required to plan how to dispose of the former building, if owned, before buying or renting something else. (d) Headquarters does not plan the review of contributions paid by co-locating organisations. 
Ett exempel på god praxis är att när tyska ambassader flyttar till en ny fastighet måste de planera hur de ska avyttra den gamla fastigheten, om den ägs, innan de köper eller hyr något annat. d) Huvudkontoret planerar inte att se över de bidrag som betalas av samlokaliserade organisationer.
In 2013 the EEAS required delegations to charge for common areas (see paragraph 27(c)). 
År 2013 krävde utrikestjänsten att delegationerna skulle ta betalt för gemensamma utrymmen (se punkt 27 c).
The EEAS has also recognised that hosted organisations should contribute to the administrative burden. 
Utrikestjänsten har även slagit fast att organisationer som den hyser ska bidra till de administrativa kostnaderna.
However, the EEAS has not planned which existing agreements to review as a priority. 
Men den har inte planerat vilka befintliga arrangemang som ska prioriteras vid översynen.
Managing office space in the delegation in Turkey The surface area of the delegation offices in Turkey was 5 500 m2 for 150 staff, which is equivalent to 37 m2 per person. 
Förvaltning av kontorsytan vid delegationen i Turkiet Delegationskontoren i Turkiet hade en yta på 5 500 kvadratmeter för 150 anställda, vilket motsvarar 37 kvadratmeter per person.
Although this exceeds the ceiling of 35 m2 per person, the October 2008 evaluation report found that the unpractical floor layout of the building resulted in insufficient office space for staff. 
Trots att det är över taket på 35 kvadratmeter per person konstaterade man i utvärderingsrapporten från oktober 2008 att den opraktiska utformningen av våningsplanen i fastigheten ledde till att det inte fanns tillräckligt med kontorsyta för personalen.
In 2015, the project to rearrange office space within the current building and to increase office sharing has released some space and reduced the space per person to 34 m2. 
Under 2015 genomfördes ett projekt för att disponera om kontorsytan i den befintliga fastigheten och öka andelen delade kontor som frigjorde visst utrymme och minskade ytan per person till 34 kvadratmeter.
Planning focuses on addressing short-term needs 61 The EEAS Infrastructure Division produces planning documents which incorporate elements of sound practice. 
Planeringen är inriktad på att tillgodose kortsiktiga behov 61 Infrastrukturavdelningen vid utrikestjänsten utarbetar planeringsdokument som införlivar exempel på god praxis.
However, these planning documents focus on short-term needs (around 2 years) and building projects currently being prepared or explored. 
Planeringsdokumenten är dock inriktade på behov på kort sikt (cirka två år) och fastighetsprojekt som för tillfället utarbetas eller undersöks.
For example: (a) The 2014 and 2015 annual working documents on the EEAS building policy, which describe projects under preparation and exploration, show no planned changes in office space after 2015. 
Följande exempel kan ges: a) De årliga arbetsdokumenten från 2014 och 2015 om utrikestjänstens fastighetspolitik, som beskriver projekt som håller på att utarbetas och undersökas, innehåller inga planerade förändringar av kontorsytan efter 2015.
They state that changes in surface areas and locations will follow political decisions and the availability of resources. 
I dem hävdar man att förändringar när det gäller yta och lokalisering kommer att styras av politiska beslut och tillgängliga resurser.
Observations 43 31 The EEAS 2014 report on co-location recognises that medium-term plans should include this information. 
Iakttagelser 43 31 I utrikestjänstens rapport om samlokalisering från 2014 konstateras att planerna på medellång sikt bör innehålla denna information.
32 Since the creation of the EEAS, EU delegations have consisted of two types of staff: 1 900 EEAS staff and 3 400 European Commission staff. 
32 Sedan utrikestjänsten inrättades består EU-delegationerna av två typer av personal: 1 900 anställda vid Europeiska utrikestjänsten och 3 400 anställda vid Europeiska kommissionen.
In order to take account of the European Commission’s plans regarding the number of its staff working in delegations, the EEAS consults with the Commission on decisions regarding resource allocations in delegations through the ‘EUDEL mechanism’. 
För att ta hänsyn till Europeiska kommissionens planer på hur många av dess anställda som ska arbeta vid delegationerna samråder utrikestjänsten med kommissionen om beslut avseende resurstilldelning vid delegationerna genom ”Eudel-mekanismen”.
33 A ‘regionalisation approach’, currently under consideration at DG International Cooperation and Development, may result in the medium term in the need to obtain additional space in delegations playing a role as regional centres, and to reduce staffing levels in other delegations. (b) A 2014 note to heads of delegation on the development of the building policy for 2015 and 2016 identified building projects planned for the next 2 years and asked heads of delegation to keep an eye on opportunities to purchase in case the EEAS ends the year with a budgetary surplus which needs to be committed quickly. (c) There is a medium-term plan which identifies purchases, works and rent renewals for the 2014 to 2020 period. 
33 Ett ”regionalt tillvägagångs-sätt”, som för närvarande övervägs vid GD Internationellt samarbete och utveckling, kan på medellång sikt leda till att man behöver skaffa ytterligare utrymme vid delegationer som fungerar som regionala centrum och minska antalet anställda vid andra delegationer. b) I ett meddelande från 2014 till delegationscheferna om utvecklingen av fastighetspolicyn 2015 och 2016 identifierades fastighetsprojekt som planerades för de kommande två åren och ombads delegationscheferna att hålla ett öga på möjligheterna att köpa fastigheter i händelse av att utrikestjänsten skulle avsluta året med ett budgetöverskott som man snabbt måste ingå åtaganden för. c) Det finns en plan på medellång sikt som identifierar köp, arbeten och förlängningar av hyresavtal under perioden 2014–2020.
However, it only shows planned building purchases and construction projects which address pressing needs. 
Men den innehåller endast planerade köp av fastigheter och byggprojekt som tillgodoser akuta behov.
The EEAS does not sufficiently establish priorities for changing premises, closing delegations, merging delegations, opening new delegations or changing the size of delegations until 202031. 
Utrikestjänsten fastställer inte i tillräcklig utsträckning prioriteringar när det gäller att byta lokaler, stänga delegationer, slå samman delegationer, öppna nya delegationer eller ändra delegationers storlek fram till 202031.
This is partly because the EEAS does not make sufficient use of available information (see paragraph 60), but also because the European Commission only provided the EEAS with its delegation staffing proposals32 for the next 2 years.33 62 Because the EEAS planning process is reactive and focuses on projects that address current needs, there is a risk that major projects are not built into plans until they become urgent. 
Det beror delvis på att utrikestjänsten inte använder tillgänglig information tillräckligt (se punkt 60) men också på att Europeiska kommissionen lämnade ett förslag om delegationernas personal till utrikestjänsten32 som endast avsåg de två följande åren33. 62 Eftersom utrikestjänstens planeringsprocess är reaktiv och inriktad på projekt som tillgodoser aktuella behov, finns det risk för att viktiga projekt inte tas med i planerna förrän de blir akuta.
A medium-term plan (around 7 years) for delegation buildings would reflect best practice in other Member States and would enable the EEAS Infrastructure Division to play a more strategic role. 
En plan på medellång sikt (cirka sju år) för delegationsfastigheter skulle återspegla bästa praxis i andra medlemsstater och göra att infrastrukturavdelningen vid utrikestjänsten kan spela en mer strategisk roll.
Unforeseen political developments may result in a change in the level of the EU presence in certain countries and necessitate a reactive approach to planning certain building projects. 
Oförutsedda politiska händelser kan leda till att EU:s grad av närvaro i vissa länder ändras och göra det nödvändigt med ett reaktivt tillvägagångssätt när vissa fastighetsprojekt ska planeras.
Nevertheless, the existence of a medium-term plan would enable the EEAS Infrastructure Division clearly to show strategic policymakers the impact of these unforeseen changes in terms of adjustments to the plan. 
Trots det skulle utrikestjänstens infrastrukturavdelning med hjälp av en plan på medellång sikt tydligt kunna visa strategiska beslutsfattare effekterna av dessa oförutsedda förändringar i form av anpassningar av planen.
Observations 44 Planning systems for owned properties are particularly weak The EEAS has a long-term objective of purchasing more delegation office premises and arranged terms for borrowing up to 200 million euro ... 63 Currently less than 20 % of delegation office buildings and residences are owned. 
Iakttagelser 44 Planeringssystemen för ägda fastigheter är särskilt bristfälliga Utrikestjänsten har som långsiktigt mål att köpa fler delegationskontorsfastigheter och har gjort upp om villkoren för att låna upp till 200 miljoner euro 63 För närvarande äger utrikestjänsten mindre än 20 % av delegationernas kontorsfastigheter och residens.
However, the 2014 and 2015 working documents on the EEAS building policy stated that it would often be more economical to purchase rather than to rent buildings. 
I arbetsdokumenten från 2014 och 2015 om utrikestjänstens fastighetspolitik uppgavs det dock att det ofta skulle vara mer ekonomiskt att köpa än att hyra fastigheter.
Over 80 % of respondents to the audit survey considered that purchasing delegation buildings is better value for money than renting. 
Över 80 % av dem som svarade på revisionsenkäten ansåg att man får bättre valuta för pengarna om man köper delegationsfastigheterna än om man hyr dem.
64 It is the long-term objective of the EEAS to purchase more delegation office premises. 
64 Utrikestjänstens långsiktiga mål är att köpa fler delegationskontorsfastigheter.