natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Observes that the total amount of committed appropriations carried over to 2015 decreased in comparison to previous years and amounted to EUR 5663960 (6,72 % of total appropriations); takes note from the Court’s report that the carry-overs were at EUR 1900000 (27 %) for Title II (administrative expenditure), representing a decrease of 14 % compared to the previous year; acknowledges that those carry-overs mainly related to modifications of the Office’s headquarters opened in 2011;
Åtaganden och överföringar till efterföljande budgetår
Notes with concern from the Court’s report that the cancellation rate of the committed appropriations carried forward from 2013 was high at 22 %, representing an increase of 13 % compared to the previous year; acknowledges that these cancellations mainly related to delays in IT projects provided by external suppliers in the area of document and asset management as well as in the exchange of police data; acknowledges furthermore that these delays did not affect operational business delivery as existing IT solutions continued to be in use for the relevant systems; notes that, despite the delivery delay caused by external contractors, the actual nominal increase of unused carry-overs was EUR 0,9 million at the end of 2014;
Europaparlamentet noterar att det totala beloppet för åtagandebemyndiganden som fördes över till 2015 uppgick till 5663960 EUR (6,72 % av de totala anslagen).
Calls on the Office in future to keep the level of committed appropriations carried over as low as possible, in order to comply more effectively with its duties of transparency and accountability;
Parlamentet konstaterar utifrån revisionsrättens rapport att överföringarna uppgick till 1900000 EUR (27 %) för avdelning II (administrativa utgifter), vilket är en minskning på 14 % jämfört med föregående år.
Procurement and recruitment procedures
Parlamentet konstaterar att överföringarna främst gällde ändringar av byråns huvudkontor som öppnades 2011.
Ascertains that in 2014 the Office completed its organisation-wide review of the overall procurement process, with a view to refining the current internal organisational set-up; takes note that, as a result of the review, the Office established a ‘Procurement’ business area under the direct responsibility of the Deputy Director in charge of the Governance Department, leading to a centralised approach of key procurement stages as well as to the respective quality controls;
Europaparlamentet noterar bekymrat utifrån revisionsrättens rapport att andelen förfallna åtaganden som fördes över från 2013 var så stor som 22 %, vilket är en ökning på 13 % jämfört med föregående år.
Acknowledges from the Office that the tender criteria for its ongoing procurement procedures are published on its website, together with an annual overview of the completed contracts; takes note that the Office is to publish the procurement overview for the financial year 2015 by the end of June 2016 as required by the Financial Regulation;
Parlamentet konstaterar att de förfallna åtagandena främst berodde på att externa leverantörers it-projekt blev försenade på området för dokumenthantering och tillgångsförvaltning och utbyte av polisuppgifter.
Asks the Office to apply strictly the measures pertaining to discretion and exclusion in public procurement, with proper background checks being carried out in every instance, and to apply the exclusion criteria so as to debar companies in the event of any conflict of interest, this being essential to protect the financial interests of the Union;
Parlamentet konstaterar vidare att förseningarna inte inverkade på byråns operativa verksamhet eftersom man kunde fortsätta att använda de befintliga it-lösningarna för de berörda systemen.
Prevention and management of conflicts of interest and transparency
Parlamentet noterar att den faktiska nominella ökningen av anslag som överförts men inte utnyttjats uppgick till 0,9 miljoner EUR vid utgången av 2014, trots den leveransförsening som de externa leverantörerna orsakade.
Ascertains that the curricula vitae (CVs) and declarations on the independent discharge of duties and responsibilities of the Office’s Director and Deputy Directors were published on the website of the Office; observes that the Management Board of the Office took note of the discharge authority’s recommendations on the publication of CVs and declarations of interest of its Management Board members; calls on the Office and the members of its Management Board to make those documents available on its website as soon as they have been submitted to the Office;
Europaparlamentet uppmanar byrån att i framtiden se till att andelen gjorda åtaganden som överförs är så låg som möjligt, i syfte att mer effektivt leva upp till sina skyldigheter i fråga om transparens och ansvarsskyldighet.
Notes that in 2014 the Office published a new code of conduct, with guidelines on the management and prevention of conflicts of interest and ‘revolving doors’;
Upphandlings- och rekryteringsförfaranden
Calls on those Union institutions and agencies which have introduced codes of conduct, including Parliament, to step up their implementation measures, such as checks of declarations of financial interests;
Europaparlamentet konstaterar att byrån under 2014 slutförde den organisationsövergripande översynen av sina upphandlingsförfaranden, med målet att förbättra den interna organisationen.
Calls on the Office to pay special attention to the protection of whistle-blowers in the context of the soon-to-be-adopted Directive of the European Parliament and of the Council on the protection of undisclosed know-how and business information (trade secrets) against their unlawful acquisition, use and disclosure;
Parlamentet noterar att byrån till följd av översynen inrättade ett verksamhetsområde för upphandling under direkt ledning av den biträdande direktören med ansvar för avdelningen för verksamhetsstyrning, vilket ledde till utformningen av en central strategi för viktiga faser i upphandlingsförfarandet och för de respektive kvalitetskontrollerna.
Encourages the Office further to raise awareness of the conflict-of-interest policy among its staff, alongside ongoing awareness-raising activities and the inclusion of integrity and transparency as an obligatory item to be discussed during recruitment procedures and performance reviews;
Europaparlamentet erfar från byrån att anbudskriterierna för dess pågående upphandlingsförfaranden offentliggörs på dess webbplats tillsammans med en årlig översikt av avslutade kontrakt.
Calls for an overall improvement in the prevention of, and the fight against, corruption through a holistic approach, commencing with better public access to documents and more stringent rules on conflicts of interest, the introduction or strengthening of transparency registers and the provision of sufficient resources for law enforcement measures, and also through improved cooperation among Member States and with relevant third countries;
Parlamentet noterar att byrån ska offentliggöra översikten över anbudsförfarandena för budgetåret 2015 före utgången av 2016 i enlighet med budgetförordningen.
Welcomes the provisions established by the Management Board of the Office on internal investigations and reminds the Office that it must adopt internal binding rules on whistle-blowers, according to Article 22c of the Staff Regulations, which came into force on 1 January 2014;
Europaparlamentet uppmanar byrån att strikt tillämpa de åtgärder som rör skönsmässiga bedömningar och uteslutning i offentliga upphandlingar, med lämpliga bakgrundskontroller som ska utföras i varje enskilt fall, och att tillämpa uteslutningskriterier för att utestänga företag om det föreligger någon intressekonflikt, vilket är ytterst viktigt för att skydda unionens ekonomiska intressen.
Internal controls
Förebyggande och hantering av intressekonflikter samt transparens
Takes note of the fact that the duties and responsibilities of the Internal Audit Capability (IAC) in the Office are performed by its Internal Audit Function (IAF); notes that in accordance with the audit planning endorsed by the Management Board of the Office, the IAF released a consultancy review in relation to the operational performance of the Office, resulting in five strategic themes which will be taken into account in its corporate planning and will provide key input into the Office's next multiannual strategy which will be finalised in 2016;
Europaparlamentet konstaterar att byråns direktörs och biträdande direktörers meritförteckningar och förklaringar om att de kommer att utöva sina arbetsuppgifter och ansvar på ett oberoende sätt har offentliggjorts på byråns webbplats.
Acknowledges that the IAF supported an audit of the Office’s Forensic Laboratory regarding the examination of euro currency banknotes, which is a key step to apply for a formal accreditation of the Office’s Forensic Laboratory in this area;
Parlamentet konstaterar att byråns styrelse tog del av den ansvarsfrihetsbeviljande myndighetens rekommendationer om offentliggörandet av styrelseledamöternas meritförteckningar och intresseförklaringar.
Internal audit
Parlamentet uppmanar byrån och styrelseledamöterna att göra dessa handlingar tillgängliga på byråns webbplats så snart de har lämnats in till byrån.
Notes that in May 2014 the Management Board of the Office endorsed the strategic audit plan for the 2014-2016 period prepared by the Commission’s Internal Audit Service (IAS); takes note that the IAS carried out an assurance audit on recruitment in September 2014, which confirmed the robustness of the Office’s recruitment process; acknowledges that the IAS audit report highlighted that the Office’s recruitment and selection procedures were sound and effective and that it found management reporting to be appropriate and timely; ascertains that the IAS identified three recommendations marked as ‘Important’; acknowledges that the Office drafted an action plan in order to mitigate the identified issues, which was subsequently accepted by the IAS;
Europaparlamentet konstaterar att byrån under 2014 offentliggjorde en ny uppförandekod med riktlinjer om förebyggande och hantering av intressekonflikter och ”svängdörrsmetoder”.
Acknowledges that the Office reviewed its financial regulation [1] to bring it in line with the provisions contained in Commission Delegated Regulation (EU) No 1271/2013 [2]; acknowledges furthermore that the Office applies the implementing rules of the Commission and should continue its efforts to ensure efficient and compliant budget implementation, especially concerning carry-overs in relation to administrative expenditure;
Europaparlamentet uppmanar byrån att särskilt uppmärksamma skyddet av visselblåsare inom ramen för Europaparlamentets och rådets direktiv som snart ska antas om att skydda know-how och företagsinformation (företagshemligheter) som inte har röjts från att olagligen anskaffas, utnyttjas och röjas.
Notes that the Office made publicly available its Consolidated Annual Activity Report on its website;
Europaparlamentet uppmanar byrån vidare att öka uppmärksamheten om policyer som rör intressekonflikter bland sin personal, parallellt med den pågående upplysningsverksamheten, och att inkludera integritet och transparens som en obligatorisk fråga som ska diskuteras under rekryteringsförfaranden och resultatöversyner.
Refers, for other observations of a cross-cutting nature accompanying its decision on discharge, to its resolution of 28 April 2016 [3] on the performance, financial management and control of the agencies.
Europaparlamentet efterlyser en övergripande förbättring av arbetet med att förebygga och bekämpa korruption.
Commission Delegated Regulation (EU) No 1271/2013 of 30 September 2013 on the framework financial regulation for the bodies referred to in Article 208 of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council (OJ L 328, 7.12.2013, p.
För att åstadkomma detta bör man anta ett helhetsgrepp som inleds med att man förbättrar allmänhetens tillgång till handlingar och inför mer strikta bestämmelser vad gäller intressekonflikter, upprättande eller stärkande av öppenhetsregister och tillhandahållande av tillräckliga resurser för brottsbekämpande åtgärder, och även genom ett bättre samarbete mellan medlemsstaterna och med relevanta tredjeländer.
42).
Europaparlamentet välkomnar de bestämmelser som fastställdes av byråns styrelse om interna utredningar, och påminner byrån om att den måste anta interna bindande regler för visselblåsare, enligt artikel 22c i tjänsteföreskrifterna, som trädde i kraft den 1 januari 2014.
Resolution (EU) 2016/1574 of the European Parliament
Europaparlamentets resolution (EU) 2016/1574
with observations forming an integral part of the decision on discharge in respect of the implementation of the budget of the European Union Agency for Fundamental Rights for the financial year 2014
med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter för budgetåret 2014
having regard to its decision on discharge in respect of the implementation of the budget of the European Union Agency for Fundamental Rights for the financial year 2014,
med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter för budgetåret 2014,
A. whereas, according to its financial statements, the final budget of the European Union Agency for Fundamental Rights (‘the Agency’) for the financial year 2014 was EUR 21229000, representing a decrease of 0,56 % compared to 2013; whereas 99 % of the budget of the Agency derives from the Union budget;
A. Enligt redovisningen för Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter (nedan kallad byrån) för budgetåret 2014 uppgick den slutliga budgeten till 21229000 EUR, vilket utgör en minskning med 0,56 % jämfört med 2013.
B. whereas the Court of Auditors (‘the Court’), in its report on the annual accounts of the Agency for the financial year 2014 (‘the Court's report’), has stated that it has obtained reasonable assurances that the Agency’s annual accounts for the financial year 2014 are reliable and that the underlying transactions are legal and regular;
Byråns budget kommer till 99 % från unionens budget.
Budget and financial management
B. Revisionsrätten har i sin rapport om årsredovisningen för Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter för budgetåret 2014 förklarat att man har uppnått en rimlig säkerhet om att byråns räkenskaper för budgetåret 2014 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.
Notes that budget monitoring efforts during the financial year 2014 resulted in a budget implementation rate of 100 %, which is the same as the previous year, and that the payment appropriations execution rate was 69,45 %, representing a decrease of 0,82 % compared to the previous year; acknowledges that the high overall level of committed appropriations indicated that commitments were made in a timely manner;
Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning
Commitments and carry-overs
Europaparlamentet noterar att budgetövervakningsinsatser under budgetåret 2014 resulterade i ett genomförande av budgeten på 100 %, dvs. samma som föregående år, och att genomförandegraden för betalningsbemyndigandena var 69,45 %, vilket motsvarar en minskning med 0,82 % jämfört med föregående år.
Notes that the level of committed appropriations carried over to 2015 was at 25 % for Title II (administrative expenditure) and at 75 % for Title III (operating expenditure); acknowledges from the Court that the carry-overs under Title II mainly relate to the planned purchase of IT goods and services for which payments were due in 2015; acknowledges, furthermore, that the carry-overs under Title III mainly reflect the multiannual nature of the Agency’s operational projects where payments are made according to planned schedules;
Parlamentet konstaterar att den höga totala andelen anslag för vilka åtaganden hade ingåtts visar att åtagandena hade ingåtts i tid.
Notes that the implementation rate of appropriations carried forward from 2013 to 2014 was at 97,68 % in 2014, with only 147430 EUR having been cancelled, representing 2,32 % out of the total amount; notes, furthermore, that this low level of cancellations is well below the Agency’s target;
Åtaganden och överföringar till efterföljande budgetår
Transfers
Europaparlamentet noterar att 25 % av åtagandebemyndigandena i avdelning II (administrativa utgifter) och 75 % i avdelning III (driftsutgifter) fördes över till 2015.
Notes that three budgetary transfers, made between budgetary titles and above 10 % of the approved budged, were approved by the Agency’s Management Board in 2014; notes that these transfers amounted to EUR 947932 and mainly related to the reallocation of the surplus under administrative expenditure, to operational projects or within operational expenditure;
Parlamentet konstaterar utifrån revisionsrättens uppgifter att de belopp som fördes över inom avdelning II främst avsåg det planerade inköpet av it-varor och it-tjänster för vilka betalningar skulle göras först 2015.
Procurement and recruitment procedures
Parlamentet noterar också att överföringarna inom avdelning III främst beror på att byråns operativa projekt är fleråriga och att betalningarna då görs i enlighet med en tidsplan.
Notes from the Agency that, in order to improve the quality of tenders, all procurement procedures were subject to a supervisory review before the launch of calls for tender; takes note of the fact that, further to these reviews, corrective actions, such as modifications to the tender specifications, were taken where necessary;
Europaparlamentet konstaterar att genomförandegraden för de anslag som fördes över från 2013 till 2014 var 97,68 % 2014.
Observes that the Agency introduced a new appraisal system as of 2014 as a result of the changes to the Staff Regulations introduced by Regulation (EU, Euratom) No 1023/2013 of the European Parliament and of the Council [1]; notes in particular that the Agency’s appraisal reports now include an overall assessment on whether the jobholder’s performance has been satisfactory; ascertains that training sessions were provided to staff on how to set specific, measurable, achievable, relevant and time-bound (SMART) objectives, robust performance indicators and how to write clear assessments;
De förfallna anslagen uppgick till endast 147430 EUR, vilket utgör 2,32 % av totalbeloppet.
Welcomes the fact that the Agency participates in the Commission’s procurement procedures whenever possible; notes furthermore that the Agency launched shared procurement procedures with the European Union Agency for Network and Information Security (ENISA) for the development of intranet applications and with the European Institute for Gender Equality (EIGE) for the collection of data supporting the implementation of operational projects;
Parlamentet konstaterar att denna låga nivå på de förfallna anslagen ligger ordentligt under byråns mål.
Prevention and management of conflicts of interests and transparency
Överföringar
Acknowledges that the Agency revised and adopted its harmonised rules for prevention of conflicts of interest concerning its Management Board and Scientific Committee at the end of 2014; notes, moreover, that the Agency developed and adopted guidelines for the prevention of conflicts of interest for its staff;
Europaparlamentet uppmärksammar att tre budgetöverföringar som gjordes mellan budgetrubriker och som översteg 10 % av den godkända budgeten, hade godkänts av byråns styrelse 2014.
Notes from the Agency that it published the declarations of interest as well as the curricula vitae (CVs) of the members of its Management Board and Scientific Committee as well as of its management team;
Parlamentet konstaterar att dessa överföringar uppgick till 947932 EUR och hänförde sig i första hand till omfördelning av överskott inom administrativa utgifter till operativa projekt eller till driftsutgifter.
Notes that the Agency applies the Commission’s whistle-blowing guidelines as per the Decision of its Executive Board [2]; notes furthermore that its staff members are obliged to report facts pointing to possible illegal activity, including fraud or corruption, or to a serious failure to comply with their professional obligations; ascertains that the Agency raised awareness on this policy internally; acknowledges that the Agency will continue to apply the Commission’s whistle-blowing guidelines until the Commission adopts a new policy on whistle-blowing, foreseen for 2016;
Upphandlings- och rekryteringsförfaranden
Notes with concern that the European Ombudsman concluded in complaint 178/2013/LP that the Agency committed maladministration; calls on the Agency to inform the discharge authority about a follow-up on the rulings handed down by the Civil Service Tribunal in 2015;
Europaparlamentet konstaterar på basis av uppgifter från byrån att man för att förbättra anbudens kvalitet hade sett till att alla upphandlingsförfaranden genomgick en tillsynsgranskning innan upphandlingsförfarandet inleddes.
Encourages the Agency further to raise awareness of the conflict-of-interest policy among its staff, alongside ongoing awareness-raising activities and the inclusion of integrity and transparency as an obligatory item to be discussed during recruitment procedures and performance reviews;
Parlamentet noterar att dessa granskningar vid behov åtföljdes av korrigerande åtgärder, såsom ändringar av anbudsspecifikationerna.
Calls on the Agency to pay special attention to the protection of whistle-blowers in the context of the soon-to-be-adopted Directive of the European Parliament and of the Council on the protection of undisclosed know-how and business information (trade secrets) against their unlawful acquisition, use and disclosure;
Europaparlamentet noterar att byrån tog i bruk ett nytt bedömningssystem 2014 som ett resultat av de ändringar av tjänsteföreskrifterna som infördes genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 1023/2013 [1].
Calls on those Union institutions and agencies which have introduced codes of conduct, including Parliament, to step up their implementation measures, such as checks of declarations of financial interests;
Parlamentet noterar särskilt att byråns bedömningsrapporter nu inkluderar en övergripande bedömning av huruvida den anställdes prestationer varit tillfredsställande.
Internal audit
Parlamentet konstaterar att utbildning ordnades för personalen i hur specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna mål (SMART-mål) liksom stabila resultatindikatorer ska fastställas samt hur tydliga bedömningar ska utformas.
Notes that no new audits were made by the Commission’s Internal Audit Service (IAS) during 2014; notes furthermore that the Agency followed up on the two audits conducted in 2013 on human resources and contract management; ascertains that the Agency submitted action plans to address the IAS’ recommendations, which were assessed favourably by the IAS; acknowledges from the Agency that in 2015 the IAS performed a follow-up audit which ended in a positive outcome with no open recommendations marked as ‘Very important’; notes that all recommendations issued by the IAS before December 2013 were closed;
Europaparlamentet välkomnar att byrån när så är möjligt deltar i kommissionens upphandlingsförfaranden.
Other comments
Parlamentet konstaterar dessutom att byrån tog i bruk gemensamma upphandlingsförfaranden med Europeiska unionens byrå för nät- och informationssäkerhet (Enisa) för utveckling av intranet-tillämpningar och med Europeiska jämställdhetsinstitutet (EIGE) för insamling av uppgifter för att stödja genomförandet av operativa projekt.