natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Regrets to find from the Agency's annual accounts that the level of committed appropriations carried over to 2013 was EUR 2398742, whereas committed appropriations carried over to 2014 amounted to EUR 2221816; observes that the decrease in the accrued amount carried over in comparison to the previous year occurred because of the underestimation/overestimation of the 2013 budgetary expenses; reminds the Agency of its obligation to respect the budgetary principle of annuality;
Parlamentet noterar att en lokal med en backupserver i detta avseende har iordningställts i Översättningscentrum för Europeiska unionens organ i Luxemburg.
Transfers
Parlamentet noterar även att en kontinuitetsplan har antagits av den verkställande direktören, och att katastrofförfarandet håller på att förberedas och är planerat att testas i juni 2015.
Notes that according to the annual activity report, as well as the Court's audit findings, the level and nature of transfers in 2013 have remained within the limits of the financial rules;
Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning
Procurement and recruitment procedures
Europaparlamentet noterar att insatser för budgetövervakning under budgetåret 2013 resulterade i ett budgetgenomförande på 97,87 %, och att genomförandegraden för betalningsbemyndigandena var 88,12 %.
Encourages the Agency to make further progress in its recruitment procedures, especially for external experts, in order to guarantee transparency and equal treatment for applicants while also ensuring business continuity and preventing the loss of knowledge and experience;
Åtagandebemyndiganden och överföringar till efterföljande budgetår
Notes with concern from the Court's report that the Agency's procurement procedures would benefit from an improvement in the accuracy and documentation of information; expresses its deep concern about the Agency's staff management policy since it will have to replace half of its operational staff during the period of 2013-2015, which may cause major disruptions in the Agency's operational activities; urges the Agency to develop a coherent, transparent and objective policy in order to deal with the termination of contracts of its temporary staff;
Europaparlamentet beklagar att det med utgångspunkt i byråns årsredovisning framgår att andelen gjorda åtaganden som överfördes till 2013 uppgick till 2398742 EUR, medan den andel som överfördes till 2014 uppgick till 2221816 EUR.
Acknowledges that according to the Agency's founding regulation, its temporary employees can be recruited for a maximum 5-year period, with a possible extension of a maximum of 3 years if it takes place within the Agency's first 10 years of operation; ascertains that the Agency has used the 8-year period as a standard practice until 2013;
Parlamentet konstaterar att minskningen av det upplupna belopp som överförts jämfört med tidigare år beror på en underskattning/överskattning av 2013 års budgetutgifter.
Notes with concern that in 2013 the Agency re-employed four temporary employees, whose contracts with the Agency had ended in 2013 after the maximum 8-year period, for a further 8-year period, contrary to its founding regulation; takes note that the proposal for a revised founding regulation for the Agency, which has not yet been adopted by Parliament and Council, includes similar provisions; finds unacceptable the Agency's breach of its own laws and rules and urges the Agency to respect its recruitment procedures;
Parlamentet påminner myndigheten om dess skyldighet att respektera budgetprincipen om ettårighet.
Is deeply concerned that the Agency does not ensure objective criteria, full transparency and equal treatment in its recruitment procedures; urges the Agency to lay down comprehensive, objective and transparent guidelines about examination conditions such as the required pass mark for interviews, the objective criteria for selecting candidates placed on reserve lists and the type and number of oral and written exam questions, etc.; calls on the Agency to lay down these guarantees in the vacancy notice for each vacant post by the end of September 2015; urges the Agency, in addition, to adopt an appeal procedure for candidates who were declared illegible to apply for a job in the Agency;
Överföringar under budgetåret
Prevention and management of conflicts of interests and transparency
Europaparlamentet konstaterar att nivån på och typen av överföringar under budgetåret 2013 har hållits inom de finansiella bestämmelsernas gränser enligt den årliga verksamhetsrapporten och revisionsrättens granskningsresultat.
Expresses its deep disappointment that the Agency has still not adopted a clear, comprehensive and objective policy for the prevention and management of conflicts of interests, despite the discharge authority's recommendations and the Court's special recommendations for consecutive years;
Upphandlings- och rekryteringsförfaranden
Acknowledges from the Agency that it has set out to adopt its revised policy on the prevention and management of conflicts of interests as well as to publish the CVs and declarations of interests of the members of the Management Board during 2015; calls on the Agency to inform the discharge authority once the new policy is adopted and the CVs and declarations of interests are made publicly available;
Europaparlamentet uppmuntrar byrån att ytterligare förbättra sina rekryteringsförfaranden, särskilt för externa experter, i syfte att garantera insyn och likabehandling för sökande och säkerställa kontinuitet i verksamheten och förhindra att kunskaper och erfarenheter går förlorade.
Internal audit
Med utgångspunkt i revisionsrättens rapport noterar Europaparlamentet bekymrat att byråns upphandlingsförfaranden skulle kunna förbättras vad gäller exakthet och dokumentation.
Takes note that according to the Agency's Decision 81/2013/EC of 20 March 2013 amending the internal control standard of the internal audit function, the Internal Audit Capability was suppressed and the Commission Internal Audit Service (IAS) became the provider of the internal audit function; notes that in the same decision, the Agency set up an internal control coordinator (ICC) function; regrets that the recruitment procedure for the ICC post was lengthy and that as of January 2014, the selected candidate had not yet started working at the Agency; acknowledges that the position was filled eventually in 2014;
Parlamentet är djupt bekymrat över byråns personalförvaltningspolitik eftersom den kommer att bli tvungen att ersätta hälften av sin operativa personal under perioden 2013–2015, vilket kan leda till stora störningar i byråns operativa verksamhet.
Acknowledges that the IAS has carried out a follow-up audit on three previous audit engagements in November 2013;
Parlamentet uppmanar med eftertryck byrån att ta fram en samstämd, transparent och objektiv politik för att hantera uppsägningen av kontrakt för dess tillfälligt anställda personal.
Ascertains from the Agency that, as identified by the IAS, the following audits had recommendations pending completion at 31 December 2013:
Europaparlamentet konstaterar att enligt byråns inrättandeförordning kan byråns tillfälliga personal anställas för högst fem år, med möjlighet till förlängning med högst tre år om anställningen sker inom loppet av byråns tio första verksamhetsår.
‘Human Resources Management (2009)’ — one ‘Very Important’ recommendation,
Parlamentet bekräftar att åttaårsperioden har varit det allmänt gällande förfarandet på byrån fram till 2013.
‘Planning and Budgeting (2010)’ — three ‘Important’ recommendations,
Europaparlamentet noterar bekymrat att byrån 2013 återanställde fyra tillfälligt anställda, vilkas kontrakt med byrån hade löpt ut 2013 efter den maximala åttaårsperioden, för ytterligare en åttaårsperiod.
‘Expert management in interoperability (2011)’ — two ‘Important’ recommendations,
Detta strider mot byråns inrättandeförordning.
‘Building Block of Assurance (2012)’ — two ‘Very Important’ recommendations, four ‘Important’ recommendations and one ‘Desirable’ recommendation;
Parlamentet noterar att förslaget till en reviderad inrättandeförordning för byrån, som ännu inte har antagits av parlamentet och rådet, innehåller liknande bestämmelser.
Acknowledges from the Agency that apart from one ‘Very Important’ recommendation from the Audit on Human Resources Management within the Agency, all the other recommendations were closed in 2014; urges the Agency to take the necessary measures to close the remaining recommendation;
Parlamentet anser att det är oacceptabelt att byrån bryter mot sina egna bestämmelser och regler, och uppmanar eftertryckligen byrån att följa sina rekryteringsförfaranden.
Notes with concern that the Court indicates in its annual audit report for 2012 that the Agency does not comply with its Internal Control Standard regarding business continuity and that no approved IT Business Continuity and Disaster Recovery plans exist; acknowledges that the Agency has decided to implement adequate measures in order to ensure the continuity of the IT services and systems that are horizontal to its business; calls on the Agency to inform the discharge authority on the actions implemented;
Europaparlamentet är djupt bekymrat över att byrån inte ser till att det föreligger objektiva kriterier, full transparens och likabehandling i dess rekryteringsförfaranden.
Performance
Parlamentet uppmanar med eftertryck byrån att utarbeta heltäckande, objektiva och transparenta riktlinjer för provkrav, såsom det antal poäng som minst krävs för intervjuer, de objektiva kriterierna för urval av sökande som står med på reservlistor samt typen av och antalet muntliga och skriftliga prov etc. Parlamentet uppmanar byrån att ange dessa garantier i meddelandet om ledig tjänst för varje ledig tjänst senast i slutet av september 2015.
Acknowledges from the Agency that the availability of information on the impact of its activities on Union citizens and on the railway business sector is provided through various participations and presentations in European railway exhibitions and fairs, as well as through the organisation of workshops, presentations and other events in Member States; notes furthermore that the information is communicated on the Agency's website through the publication of documents such as annual reports or newsletters;
Dessutom uppmanar parlamentet eftertryckligen byrån att anta ett överklagandeförfarande för sökande som har fått besked att de inte har rätt att söka en tjänst vid byrån.
Two locations
Förebyggande och hantering av intressekonflikter samt transparens
Deplores the fact that the use of two locations (Lille and Valenciennes) to carry out its activities exposes the Agency to additional costs; acknowledges the efforts made by the Agency to minimise the negative impact of the decision on its seat;
Europaparlamentet är djupt besviket över att byrån ännu inte har antagit en tydlig, heltäckande och objektiv strategi för förebyggande och hantering av intressekonflikter, trots den ansvarsfrihetsbeviljande myndighetens och revisionsrättens särskilda rekommendationer under flera år i rad.
Calls for a single location for the Agency, in a place easily accessible by public transport in order to save scarce resources and increase its efficiency;
Europaparlamentet konstaterar utifrån uppgifter från byrån att denna har föresatt sig att anta sin reviderade strategi för förebyggande och hantering av intressekonflikter samt att offentliggöra styrelseledamöternas meritförteckningar och intresseförklaringar under 2015.
Other comments
Parlamentet uppmanar byrån att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten så snart den nya strategin har antagits och meritförteckningarna och intresseförklaringarna har offentliggjorts.
Considers that if the Agency is to receive new powers as a result of the extension of its tasks as a certifying agency for railway material, part of the funding for the Agency should come from fees and charges levied on the railway industry which must, in all circumstances, be appropriate to the level of expenses incurred by the Agency and must not represent a disproportionate cost for the railway industry;
Internrevision
Refers, for other observations of a cross-cutting nature accompanying its decision on discharge, to its resolution of 29 April 2015 [1] on the performance, financial management and control of the agencies.
Europaparlamentet noterar att internrevisionsfunktionen lades ned och att kommissionens tjänst för internrevision (IAS) tog över internrevisionsarbetet i enlighet med byråns beslut 81/2013 av den 20 mars 2013 om ändring av internrevisionens normer för intern kontroll.
Texts adopted of that date, P8_TA(2015)0130 (see page 431 of this Official Journal).
Parlamentet noterar att byrån i samma beslut inrättade en tjänst som samordnare av internkontrollen.
with observations forming an integral part of the decision on discharge in respect of the implementation of the budget of the European Securities and Markets Authority for the financial year 2013
med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten för budgetåret 2013
having regard to its decision on discharge in respect of the implementation of the budget of the European Securities and Markets Authority for the financial year 2013,
med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten för budgetåret 2013,
having regard to the report of the Committee on Budgetary Control and the opinion of the Committee on Economic and Monetary Affairs (A8-0087/2015),
med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för ekonomi och valutafrågor (A8-0087/2015), och av följande skäl:
A. whereas, according to its financial statements, the final budget of the European Securities and Markets Authority (‘the Authority’) for the financial year 2013 was EUR 28188749, representing an increase of 39,01 % compared to 2012, due to the additional tasks entrusted to the Authority;
A. Enligt redovisningen för Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten (nedan kallad myndigheten) för budgetåret 2012 uppgick dess slutliga budget för 2013 till 28188749 EUR, vilket innebär en ökning med 39,01 % jämfört med 2012 och beror på de ytterligare uppgifter som ålagts myndigheten.
Notes from the Court's report that regarding six comments made in the Court's 2011 report and marked as ‘Ongoing’ or ‘Outstanding’ in the Court's 2012 report, corrective actions were taken and two are now marked in the Court's report as ‘Completed’, three as ‘On-going’ and one as ‘Not Applicable’; notes, furthermore, that for the seven comments made in the Court's 2012 report, corrective actions were taken and two comments are now marked as ‘Completed’, three as ‘Ongoing’ and two as ‘Not Applicable’;
Parlamentet noterar vidare att för de sju kommentarer som gjordes i revisionsrättens rapport för 2012 har korrigerande åtgärder vidtagits, och två kommentarer är nu markerade som ”har genomförts”, tre som ”pågår” och två som ”ej tillämpliga”.
Acknowledges from the Authority that:
Europaparlamentet konstaterar följande från myndigheten:
it has integrated its staff and budget planning with its annual work planning in order to take into account the priorities across the entire organisation, as well as to relocate staff to different tasks where possible;
Den har integrerat sin personal- och budgetplanering i sin årliga arbetsplanering i syfte att beakta prioriteringarna i hela organisationen och att omplacera personal till olika uppgifter där så är möjligt.
its recruitment procedures were modified in order to include more controls, such as ex ante checks, clearer templates and revised mechanisms of evaluation of candidates, and that according to the Court's report, the corrective action regarding the Court's recommendation on this matter has been completed;
Dess rekryteringsförfaranden justerades så att de omfattar flera kontroller, såsom förhandskontroller, tydligare mallar och reviderade utvärderingsmekanismer för kandidater.
its communication on its work and activities addressed to Union citizens is made by publishing and disseminating information through a certain number of channels including, but not limited to, its public website and different types of documents on topics;
Enligt revisionsrättens rapport har den korrigerande åtgärden till följd av revisionsrättens rekommendation nu genomförts.
Budget and financial management
Dess kommunikation till unionsmedborgarna om sitt arbete och sin verksamhet sker genom offentliggörande och spridande av information genom ett antal kanaler, bland annat dess offentliga webbplats och olika typer av dokument om olika ämnen.
Notes that budget monitoring efforts during the financial year 2013 resulted in a budget implementation rate of 93,18 % and that the payment appropriations execution rate was 72,54 %;
Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning
Takes note that, in order to ensure that corrective actions related to the budget implementation were taken in due time, the Authority used a variety of methods, such as monthly reporting to the Executive Director and quarterly reporting to the Management Board; notes that this has leaded to a higher budget implementation rate in comparison to the previous year;
Europaparlamentet noterar att insatser för uppföljning av budgeten under budgetåret 2013 resulterade i ett genomförande av budgeten på 93,18 %, och att genomförandegraden av betalningsbemyndigandena var 72,54 %.
Commitments and carry-overs
Europaparlamentet noterar att myndigheten, för att säkerställa att korrigerande åtgärder avseende budgetgenomförandet genomfördes i tid, använde sig av en rad metoder, såsom månadsrapportering till den verkställande direktören och kvartalsrapportering till förvaltningsstyrelsen.
Acknowledges that the commitments were made in a more timely manner as the overall level of committed appropriations increased from the previous year; notes with concern that the level of committed appropriations carried over remains high for Title III at 58 %, showing an increase of 6 %;
Parlamentet noterar att detta har lett till en högre budgetgenomförandenivå än under det föregående året.
Takes note that the high level of carry-overs results mainly from IT services contracted at year end, services received in 2013 but not paid before year end, as well as from delays in IT procurements and from the multiannual nature of related IT projects; calls on the Authority to inform the discharge authority on the steps taken in order to reduce the level of carry-overs to the lowest possible amount;
Åtaganden och överföringar till efterföljande budgetår
Transfers
Europaparlamentet konstaterar att åtagandena gjordes mer punktligt då den övergripande nivån på åtagandebemyndiganden ökade jämfört med det föregående året.
Notes with concern that the level of transfers is very high at 18 % of the budget, amounting to EUR 5100000; regrets that this figure shows an increase, when compared with 2012, which indicates continued shortcomings in budgetary planning; calls on the Authority to inform the discharge authority of the actions taken to remedy those deficiencies;
Parlamentet konstaterar med oro att andelen anslag för vilka åtaganden ingåtts som fördes över till följande budgetår förblev hög för avdelning III och uppgick till 58 %, vilket är en ökning på 6 %.
Procurement and recruitment procedures
Europaparlamentet noterar att den höga nivån på överföringar till efterföljande år beror framför allt på IT-tjänster som var beställda vid årsskiftet, tjänster som erhållits under 2013 men som inte betalats före årets slut samt förseningar i IT-upphandlingar och den fleråriga karaktären hos sådana IT-projekt.
Ascertains from the Authority that procurement procedures were centralised for all procurements above EUR 15000 in order to improve their timeliness, quality control and compliance; takes note that monthly reporting on the status of the procurement plan to the Executive Director was initiated in 2013;
Myndigheten uppmanas att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtas för att minska nivån på överföringarna till minsta möjliga belopp.
Notes from the Authority that it has further strengthened its ethics guidelines by developing a conflicts of interests policy for non-staff which takes into account the Commission guidelines on the Prevention and Management of Conflicts of Interest in EU Decentralised Agencies, and is applicable to members of the Board of Supervisors and of the Management Board;
Europaparlamentet noterar med oro att nivån på 18 % för överföringar under budgetåret är mycket hög och uppgår till 5100000 EUR.
Takes note that the Authority's policy on conflicts of interests contains a provision regarding the publication of the declarations of interests of members of the Board of Supervisors and the Management Board; observes that the CVs and declarations of interests of the members of the Board of Supervisors and the Management Board, as well as the declarations of interests of the Executive Director and senior management, are not publicly available; calls on the Authority to remedy this deficiency as a matter of urgency and to make those documents easily accessible through its website;
Parlamentet beklagar att denna siffra uppvisar en ökning jämfört med 2012, vilket visar på fortsatta brister i budgetplaneringen.
Internal audit
Parlamentet uppmanar myndigheten att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtas för att rätta till dessa brister.
Acknowledges from the Authority that in 2013 the Commission's Internal Audit Service (IAS) carried out a limited review of its implementation of Internal Control Standards (ICS), following the results of the risk assessment performed in 2012 and the Authority's Strategic Audit Plan 2013-2015;
Upphandlings- och rekryteringsförfaranden
Notes that in its 2013 review of the ICS, the IAS issued 14 recommendations in the different areas, one of which was marked as ‘Very Important’, and concluded that most of the 15 reviewed ICS had been fully or largely implemented; takes note that further to the follow-up visit performed by the IAS in June 2014, half of the recommendations had been implemented, including the one marked as ‘Very Important’;
Europaparlamentet noterar myndighetens uppgifter om att upphandlingsförfarandena centraliserades för alla upphandlingar över 15000 EUR för att förbättra deras punktlighet, kvalitetskontroll och regelefterlevnad.
Other comments
Parlamentet noterar att månadsrapporteringen till den verkställande direktören om läget för upphandlingsplanen inleddes 2013.
Regrets that late payments constituted 27 % of all payments for goods and services received, resulting in paid interest which amounted to EUR 3834, as well as payments being late on average by 32 days; calls on the Authority to provide the discharge authority with detailed information on the steps taken in order to tackle this issue and to improve timeliness of payment processes;
Förebyggande och hantering av intressekonflikter samt transparens
Notes that the Authority's current financing arrangements are inflexible, create unnecessary administrative burdens and might jeopardise its independence; urges the Authority to cooperate with the Commission in order to revise its current financing structure;
Europaparlamentet noterar från myndigheten att den har förbättrat sina etiska riktlinjer ytterligare genom att utveckla en policy för intressekonflikter för icke anställda som bygger på kommissionens riktlinjer om förebyggande och hantering av intressekonflikter i EU:s decentraliserade byråer och som gäller för ledamöter av tillsynsstyrelsen och förvaltningsstyrelsen.