natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Notes the subsequent decision by the Secretary-General on 23 March 2013 which provided that Tuesday and Wednesday afternoons of Committee weeks became reserved for meetings of committees and of trilogues exclusively; notes positively that as a result of the measures already implemented, the share of the external interpretation costs in the total Parliament budget decreased from 3,5 % in 2011 to 2,6 % in 2012; believes that the principle of sound financial management needs to apply to interpretation as well and that with a view to ensuring the best value for money for Union taxpayers, critical analysis should continually be undertaken to assess where and how efficiency can be improved and costs controlled or limited; calls on the Secretary-General to make the annual report on the application of the Code of Conduct for Multilingualism public to Members of the responsible committee;
Europaparlamentet noterar och stöder internrevisorns uppfattning om ”Granskning av ackrediterade parlamentsassistenter anställda som övriga anställda i unionen”, nämligen att kontrollmiljön och kontrollåtgärderna i generaldirektoraten för personal och för ekonomi ger rimliga försäkringar om att parlamentsassistenter rekryteras i enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna och att deras ekonomiska ersättningar belastar ledamöternas ersättning för assistentstöd på ett korrekt sätt.
Notes the Secretary-General’s reply indicating that the cost of the LUX prize was reduced, as proposed by the Committee on Budgetary Control and voted in plenary in the 2010 discharge report; notes that a series of concrete measures have been taken in order to minimise the LUX Prize expenditure, in particular cutting costs related to promotional activities at international festivals and within Parliament premises; takes note that the expenditure of LUX Prize in 2012 was EUR 434421, which represents a reduction of 24 % as compared to 2011 (EUR 573722); calls for further efficiencies to be found;
De båda generaldirektoraten uppmanas att med nödvändiga åtgärder se till att garantierna blir verkliga och otvetydiga.
Considers prizes not to be a core activity of Parliament and requests that a cost-benefit analysis be carried out before any new prize initiatives are developed;
Europaparlamentet konstaterar att det 2012 krävdes en överföring från underpunkten för lokala assistenter (punkt 4220-01) till underpunkt 4220-02 (ackrediterade assistenter) på 7,3 miljoner EUR och att underpunkt 4220-01 har minskat med totalt 14,1 miljoner EUR (14,3 %) beroende på en felberäkning av behovet av såväl lokala assistenter som av ackrediterade assistenter, trots att antalet ackrediterade assistenter 2012 bara ökade marginellt jämfört med 2011.
Notes that in light of the ever growing amount of customers and the evolution of the institution, the Bureau adopted at its meeting on 10 June 2013 a comprehensive strategy that sets out the main orientations for the catering policy at Parliament until 2019; recalls that overall catering activities increased by around 150 % from 2002 to 2011, from 1,472 million customers in 2002 compared to 3,711 million customers in 2011; notes that Parliament’s catering services continue to be marked by an operational deficit that should not be compensated exclusively by price increases; notes that price policies in Parliament should remain in line with the other institutions and that Parliament is better positioned to achieve better conditions from contractors and economies of scale in those operations, taking into account the number of customers served;
I framtiden bör en bättre bedömning göras av behovet under dessa underpunkter för att följa principerna om god ekonomisk förvaltning och kunna uppfylla de verkliga behoven.
Notes that some requests made in the annual discharge reports endorsed by Parliament’s plenary are not met; notes that the Secretary-General argues that these requests fall within the remit of the Bureau of the Parliament or the Conference of Presidents of the Parliament; insists that plenary requests made in the annual discharge reports are fully implemented;
Europaparlamentet noterar emellertid att det, för att fullt ut och konsekvent uppfylla målen för intern kontroll och för att garantera en korrekt tillämpning av arbetsordningen med relevanta tillhörande bestämmelser som antagits av parlamentets behöriga organ och av budgetförordningen, finns utrymme för att ytterligare stärka vissa förfaranden för förvaltning och kontroll, vilka medför en måttlig exponering för kvarstående risk och berör följande områden:
Parliament’s 2012 discharge
I god tid se till att ackrediterade ledamotsassistenter får information om alla uppdateringar eller ändringar av tillämpliga bestämmelser som rör dem och lägga fram en motiverad rapport eller uppdatering för deras företrädare om dessa förändringar, för att garantera insyn och se till att principerna om lika behandling och möjligheter följs.
Notes that the scope of the discharge procedure should cover not only the budget implementation and the managerial activities of the Secretary-General and Administration for the financial year 2012, but also the decisions taken by its governing bodies, i.e. its President, Bureau and Conference of Presidents; stresses that Parliament, in a critical scrutiny of the institution’s financial management, grants discharge not to the Secretary-General, but rather, to its President;
Sörja för korrekt rapportering i god tid till ledamöterna och de ackrediterade ledamotsassistenterna om arbetstagarnas rättigheter och skyldigheter vid upphörande av anställningsavtal (uppsägning, arbetslöshet, pensionsrättigheter osv.).
Welcomes, in this respect, the quality of the exchange of views between the Secretary-General and the Committee on Budgetary Control in the presence of the Internal Auditor, on 21 January 2014 in the context of the 2012 Parliament discharge; reiterates that Parliament’s governing bodies and administration are held accountable throughout this process and that it is therefore essential for the entire decision-making procedure to take place in a completely transparent manner to ensure that citizens of the Union are provided with a true and accurate view of the way that Parliament takes its decisions and uses the resources placed at its disposal; calls, accordingly, for the agendas for meetings of, and the decisions taken by, Parliament’s decision-making bodies to be communicated without delay both to the Members and staff of Parliament as a whole and to the general public;
Förbättra interna kontroller för att övervaka hur ersättningen för assistentstöd används.
Points out that the main references, free of any political consideration, to assess the implementation of Parliament’s budget should be first and foremost the opinion of its external independent auditor and secondly the opinion provided by Parliament’s Internal Auditor and his assessment of Parliaments’ internal control system; reiterates its satisfaction with the positive opinion provided by the Court of Auditors on the reliability of Parliament’s accounts and on the legality and regularity of the transactions underlying those accounts;
Sörja för en smidigare och effektivare förvaltning av rekryteringen av nya ackrediterade parlamentsassistenter efter valet 2014 genom tidig planering och genom att tillhandahålla nödvändiga resurser, framför allt personal, och garantera fortsatt stöd till ledamöter som väljs för den nya mandatperioden genom att se till att det inte uppstår några luckor i de ackrediterade ledamotsassistenternas anställningsavtal och att de kan fortsätta att bistå med assistans.
Recalls that the Code of Conduct for Parliament’s Members with respect to financial interests and conflicts of interest, adopted by the plenary on 1 December 2011, requires Members to fully disclose any remunerated activities outside Parliament, the remuneration they receive and any other function they perform which may give rise to conflicts of interest and that the code expressly prohibits Members from accepting any sum of money or other gift in exchange for influencing Parliament decisions; notes that it lays down clear rules on accepting gifts and on former Members engaging in lobbying; asks that the administration scrutinises at least 15 % of these declarations on a regular and annual basis;
Europaparlamentet påminner än en gång om att det efter fem års tillämpning av den nya stadgan för assistenter så snart som möjligt krävs en grundlig utvärdering av stadgarna med eventuella anpassningar av bestämmelserna.
Takes note that the implementing measures for the Code of Conduct for Members were adopted by the Bureau on 15 April 2013; notes with satisfaction that implementing measures in respect of Article 5(3), to ensure transparency with regard to Members’ travel, accommodation and subsistence expenses paid by third parties, in force since 1 July 2013, stipulate that all reimbursement of travel, accommodation or subsistence expenses covered by third parties for Members’ attendance at events organised by third parties shall be declared; notes, furthermore, that if no such reimbursement is made, but only the cost of a meal, entrance ticket or similar below the value of EUR 150 is paid, no declaration needs to be made;
Granskning av ramen för intern kontroll
Calls for all annexes to written parliamentary questions (Rule 117 of Parliament’s Rules of Procedure) to be posted, together with the questions concerned, on Parliament’s website;
Europaparlamentet påpekar att den ursprungliga översynen av ramen för intern kontroll 2003 och 2004 resulterade i 14 revisionsrapporter som omfattade samtliga avdelningar och de centrala enheterna och innehöll 452 överenskomna åtgärder i syfte att förbättra de övergripande nivåerna när det gäller
Believes that Parliament is the only European public institution that pays an allowance intended to meet the costs of office administration into private and personal bank accounts without requiring any receipts to be kept or the auditing of the expenditure; suspects that Members would be deeply critical of any other body that similarly failed to supervise the use of public money; calls on the Secretary-General to propose light touch arrangements to ensure that the General Expenditure Allowance is used for the purpose intended and cannot provide a supplementary private income for Members;
uppfyllandet av institutionens miniminormer för intern kontroll,
Requests an evaluation of the daily subsistence allowance for Members concerning its amount and use; requests that the Bureau revise this implementing measure accordingly to ensure that this allowance is used in as cost-efficient a manner as possible;
uppnåendet av institutionens främsta kontrollmål (efterlevnad av tillämpliga lagar och andra bestämmelser eller politiska riktlinjer, tillförlitlig information och rapportering från ledningen och sparsamhet, ändamålsenlighet och effektivitet i verksamheten).
The President’s political activities
Kvarstående ”oavslutade åtgärder”
Calls for detailed information on how the President, as a politically neutral figure, has kept his duties in office separate from his preparations to head the Socialists and Democrats’ list in the European elections, in particular with regard to the staff in his cabinet and in Parliament’s information offices and to travel expenses; is of the opinion that in connection with many of those activities, no distinction has been made between the two roles; calls for clear segregation of office holders’ functions, following the Commission’s approach, so that Union taxpayers do not have to pay for the election campaigns of European list leaders;
Europaparlamentet noterar att det vid utgången av 2012, efter flera uppföljningsrevisioner, fortfarande fanns 15 oavslutade åtgärder av de 452 åtgärderna inom intern kontroll som man ursprungligen kommit överens om.
Working places of Parliament
Parlamentet noterar internrevisorns slutsats att det för två generaldirektorat (ekonomi samt infrastruktur och logistik) fanns tecken på förbättrade förfaranden för offentliga upphandlingar.
Notes that Protocol 6, annexed to the Treaties, on the location of the seats of the institutions, decided by common agreement of the governments of the Member States, imposes on Parliament its three working places; notes the call expressed in its resolution of 17 April 2013 on the 2011 discharge [13] for ‘the Secretary-General and the Bureau to provide Members with up-to-date figures and information on the financial and environmental impact of the multiple seat arrangement’ that followed its resolution of 6 February 2013 on the guidelines for the 2014 budget procedure [14] and its resolution of 20 November 2013 on the location of the seats of the European Union’s Institutions [15];
Europaparlamentet noterar internrevisionens nya övergripande förfarande och övervakningsförfarande för att följa upp överenskomna åtgärder från sina rapporter i vilka varje uppföljningsuppdrag är övergripande, samtidigt som det omfattar alla oavslutade åtgärder som ska genomföras.
Recalls that significant historical reasons motivated the seat of the Parliament to be established and that the question of determination of the seat of an Union institution is the exclusive competence of the Member States; notes in this respect that any decision to change the seat arrangement of Parliament would require a change of the Treaties, a decision which would have to be taken unanimously by the Member States;
Parlamentet noterar dessutom att uppdragen nu genomförs två gånger om året i enlighet med parlamentets resolution av den 10 maj 2011 om ansvarsfrihet för 2009.
Notes that the expenditure arising from the geographic dispersion of Parliament constitutes an important identified area of potential savings; welcomes the Secretary-General’s report [16] of August 2013 regarding the financial impact of the geographic dispersion of the European Parliament; underlines that the report factored in the calculations the following parameters:
Europaparlamentet noterar att internrevisorn ansåg att 73 åtgärder fortfarande behövde genomföras vid utgången av 2012, bland annat två kritiska åtgärder, 35 åtgärder med väsentlig risk och 36 åtgärder med måttlig risk.
the 2014 draft budget was used as the baseline;
Parlamentet noterar med tillfredsställelse att 80 åtgärder genomfördes fullt ut och därmed avslutades under 2012, bland annat två kritiska åtgärder.
underlying calculations have been updated where more recent data have become available (for example, statistics on missions);
Parlamentet uppmanar alla sina berörda generaldirektorat att fortsätta sina ansträngningar att förbättra sina förfaranden för förvaltning respektive kontroll.
the method for assessing depreciation costs has been adapted to reflect the proposition that Brussels would be the single place of work which decreased such costs;
Parlamentet uppmanar internrevisorn att fastställa striktare tidsplaner för genomförandet av åtgärderna.
costs resulting from the Strasbourg and Luxembourg sites have been declared separately;
Parlamentet uppmanar internrevisorn att informera budgetkontrollutskottet om alla oavslutade åtgärder inom ramen för den ursprungliga översynen av ramen för intern kontroll.
new estimations have been made to show any additional recurrent expenditure as a result of there being a single place of work, as well as, one-off investments and costs related to the merging of the places of work;
Parlamentet upprepar sin uppmaning till avdelningscheferna och den centrala ledningen att genomföra de ”oavslutade åtgärderna” före utgången av den nuvarande valperioden.
Points out that the report expresses a theoretical net saving when consolidating the three places of work into one, in Brussels, at estimated EUR 88,9 million per year which represents roughly 5 % of Parliament’s budget in 2014, 1,03 % of the total administrative budget of the Union, and 0,06 % of the overall budget of the Union; takes note of the estimated net effect per Union citizen per year of EUR 0,18 if the three places of work of the Parliament were to be consolidated into one;
Europaparlamentet noterar slutsatserna från tjänsten för internrevision att 2012 års uppföljningsförfarande på det hela taget visade tecken på förbättringar, då 80 av de 153 oavslutade åtgärderna godkändes som avslutade och antalet kritiska åtgärder med hög risk minskade (från åtta till tre).
Points out that the report indicates that a possible merger of Luxembourg into Brussels would result in additional expenditure of EUR 14 million per year; stresses the reported different qualitative and quantitative level of support provided by the host states to the Parliament; notes that those potential costs have not been translated into the equation on potential savings with regard to assuming Brussels as a single seat;
Parlamentet ser emellertid med oro på det relativt höga antalet oavslutade åtgärder, 73 stycken, som fördes över till 2013.
Emphasises the fact that 10703 tonnes of CO2 emissions per year would be saved if Strasbourg (10235) and Luxembourg (468) were no longer used as places of work; regrets the fact that this environmental impact of the geographic dispersion of Parliament in terms of carbon emissions accounts for 11,16 % of Parliament’s total carbon footprint in 2011;
Parlamentet inser att parlamentets riskprofil för oavslutade åtgärder vid årets slut visade en högre andel åtgärder inom kategorin med måttlig risk än i början av 2012, vilket tyder på att enheterna gjorde framsteg, även inom områden där åtgärderna ännu inte var avslutade.
Is looking forward to the publication of the Court of Auditors study to provide a comprehensive analysis of the potential savings for the Union budget if Parliament had only one working place, as requested in its resolution of 20 November 2013 on the location of the seats of the European Union’s Institutions and asks that this analysis includes budgetary aspects and ancillary costs such as savings made through the reduced loss of working time and greater efficiency; asks not only to look into the travel costs for Parliament staff (including interim staff, external experts and temporary agents) but also to the increased travel costs for Commission and Council staff due to the multiple location sites;
Generalsekreterarens uppföljning av 2011 års ansvarsfrihetsresolution
Management of Parliament’s administration: strengthening operational efficiency
Europaparlamentet noterar de skriftliga svar till 2011 års ansvarsfrihetsresolution som överlämnades till budgetkontrollutskottet den 25 oktober 2013 och därmed mottogs före inledningen av ansvarsfrihetsförfarandet 2012.
Reaffirms, yet again, that this resolution remains principally focussed on the budget implementation and discharge for the financial year 2012 and that its main goal is to ensure that taxpayers’ public money is used in the best possible way while highlighting where more efficient gains may be achievable; calls on Parliament’s responsible bodies to continue improving, at all possible levels, efficiency in Parliament’s daily work while always aiming to deliver an enhanced service to the citizens of the Union; expects that the Secretary-General will focus more on efficiency and effectiveness of expenditure in his next annual report to the Committee on Budgetary Control;
Parlamentet välkomnar generalsekreterarens efterföljande presentation av svaren och uppföljningen av parlamentets administration den 25 november 2013 på de olika frågorna och önskemålen i parlamentets ansvarsfrihetsresolution för 2011 samt den diskussion med ledamöterna som följde.
Is of the opinion that during the 2009-2014 legislative term, in a difficult economic and financial context, often random and temporary, although significant, savings were achieved; believes that Parliament’s administration should identify additional efficiency measures that carry systematic and definitive structural savings, firstly by reducing Parliament’s budget and secondly by allowing for the redeployment of resources to Parliament’s new areas of intervention, notably to reinforce the scrutiny dimension over the Commission’s implementation of the Union’s policies;
Europaparlamentet välkomnar att parlamentets tolknings- och översättningstjänster har genomgått viktiga förändringar sedan 2011.
Calls on Parliament’s administration to consider increasing the use of the available technologies such as teleconferences and teleworking in order to reduce the administrative and travelling costs; requests that a concrete proposal for the enlarged use of both technologies is made available; estimates that significant extra savings, without compromising the quality of actions, may be achieved and that, apart from financial gains, the use of videoconferencing and teleworking could also contribute to a more efficient use of time and a more environmentally friendly Parliament;
Parlamentet medger att man under hela den här processen skulle kunna öka effektiviteten avsevärt och därmed minska kostnaderna, utan att kvaliteten och utbudet för ledamöterna försämras.
Calls on the administration to apply further smart cost-cutting measures to enable savings to be made without impairing the effectiveness, efficiency, and quality of parliamentary activities;
Parlamentet noterar att översättningen på begäran av de fullständiga förhandlingsreferaten från sammanträdena och av skriftliga frågor inom ramen för politiken för en resurseffektiv fullständig flerspråkighet har medfört att kostnaderna för externa översättningstjänster permanent har minskat med 11 miljoner EUR.
Directorate-General Presidency
Europaparlamentet påminner om att det i presidiets andra beslut av den 12 mars 2012 om resurseffektiv fullständig flerspråkighet fastställdes att delegationer som begärde undantag för resor under utskottsveckor endast skulle erbjudas en begränsad språkregim med tolkning till högst ett språk.
Notes that DG PRES has been reorganised, resulting in the creation of a new DG EPRS (Parliamentary Research Service) and that Parliament’s security services have been internalised, resulting in the creation of DG Security; expresses satisfaction that the internalisation of security is projected to produce savings of more than EUR 11 million over the period 2013-2016; notes, however, that five members of the President’s Cabinet are earmarked for posts as directors-general or directors in Parliament’s administration; criticises this political hijacking of management positions and the undermining of the Staff Regulations; points out that the Union criticises political patronage around the world, and calls for that principle to be observed with regard to Parliament’s administration, too; would like to be informed by the Secretary-General on an annual basis on the exact amount saved, which might be a good example leading to the internalisation of other services now provided by third parties;
Parlamentet noterar att denna åtgärd medförde att antalet uppdrag som genomfördes under veckor som var avsatta för extern parlamentarisk verksamhet ökade från 36 % av alla uppdrag 2011 till 46 % 2012, medan antalet tolkuppdragsdagar minskade med 23 % mellan 2011 och 2012.
Notes that a Director-General’s post has been filled but that six months after the appointment, the staff member selected has still not taken up the post; calls for that Director-General’s post to be abolished;
Europaparlamentet noterar att det i generalsekreterarens efterföljande beslut av den 23 mars 2013 fastställs att tisdags- och torsdagseftermiddagar under utskottsveckor uteslutande reserveras för utskottssammanträden och trepartsmöten.
Directorate-General for External Policies
Parlamentet konstaterar med tillfredsställelse att som ett resultat av dessa redan genomförda åtgärder minskade kostnaderna för extern tolkning från 3,5 % av parlamentets totala budget 2011 till 2,6 % 2012.