natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Calls on all relevant budgetary actors to respect their duties, within the budgetary procedure, to provide adequate justification for their requests concerning the Agencies’ budgets (i.e. initial budget request, increases, decreases) and in the future, to take greater care in deciding on increases in an Agency’s budget in the light of the time needed to carry out the new activities; is of the opinion that the Agencies’ budgets should be based on their actual real needs; calls therefore on the Commission and all relevant parties involved in the budgetary procedure to implement as soon as possible the Court of Auditors’ recommendation for a zero-based budgeting approach for Agencies when drawing up Agencies’ budgets, meaning that the budget of each Agency is drawn up without reference to historical amounts and is determined by the stand-alone needs of each Agency;
Europaparlamentet uppmanar alla berörda budgetaktörer att respektera sina plikter i samband med budgetförfarandet, att ge tillräckligt utförliga motiveringar till sina önskemål rörande byråernas budgetar (dvs. ursprunglig begäran om budgetmedel, ökningar, minskningar) och att i framtiden vara försiktigare när man beslutar att öka byråernas budgetar, med tanke på den tid det tar att komma igång med nya verksamheter. Byråernas budgetar bör baseras på deras aktuella verkliga behov. Parlamentet uppmanar därför kommissionen och alla berörda parter i budgetförfarandet att så snart som möjligt genomföra revisionsrättens rekommendation om nollbasbudgetering för byråerna när deras budgetar utarbetas, vilket innebär att budgeten för varje byrå upprättas utan hänvisning till historiska belopp och bestäms mot bakgrund av behoven hos varje enskild byrå.
Urges the Agencies to minimise the number of late payments by implementing corrective measures; is mainly concerned that payment delays increase the risk of having to pay interest and charges for late payments for which no appropriations are envisaged in the budget;
Europaparlamentet uppmanar enträget byråerna att minimera antalet sena betalningar genom att införa korrigerande åtgärder. Parlamentet är framför allt oroligt för att försenade betalningar ökar risken för att man ska bli tvungen att betala ränta och förseningsavgifter, för vilka det inte finns några anslag i budgeten.
Calls also on the Agencies to accurately and completely report on exceptions in line with the Internal Control Standard N. 16;
Europaparlamentet uppmanar byråerna att också korrekt och i rätt tid rapportera om avvikelser, i linje med den interna kontrollstandarden N. 16.
Weaknesses in procurement procedures
Brister i upphandlingsförfarandena
Notes the weaknesses in procurement procedures; calls on the Agencies to increase the efficiency of their internal control system to avoid or detect persistent errors threatening the legality and regularity of the Agencies’ transactions;
Europaparlamentet noterar bristerna i upphandlingsförfarandena. Byråerna uppmanas att förbättra effektiviteten i sina interna kontrollsystem så att man kan undvika eller upptäcka efterhängsna fel som hotar lagligheten och korrektheten i byråernas transaktioner.
Urges the Agencies, accordingly, to strengthen their procurement procedures and, in particular, their procurement authorisation at the financing decision and work-programme level; notes, for example, that EMSA’s lack of underlying data to support the financing decision on planned operational procurement may put at risk the validity of the Agency’s decision;
Europaparlamentet uppmanar följaktligen byråerna att skärpa sina upphandlingsförfaranden, särskilt sin upphandlingsauktorisation på den nivå där beslut om finansiering och arbetsprogram fattas. Till exempel noterar parlamentet att det beslut som Emsa fattade om finansieringen av de upphandlingar som planeras för verksamheten eventuellt kan vara ogiltigt på grund av att underliggande stödjande uppgifter saknades.
Calls also on the Agencies to include in their Annual Work Programmes (AWP) clear information on the global budgetary envelope reserved for procurements and the indicative number and types of contracts envisaged; is concerned that often the Agencies’ AWP do not explicitly disclose all information referred to in the Financial Regulation and its implementing rules; notes that this weakness is mainly found in EMSA and ERA;
Europaparlamentet uppmanar också byråerna att i sina årliga arbetsprogram ta med tydlig information om hur stort totalbelopp i budgeten som avdelats för upphandlingar och en uppskattning av hur många och vilka typer av kontrakt som man ämnar teckna. Parlamentet är oroat över att byråernas årliga arbetsprogram sällan explicit innehåller all den information som nämns i budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser. Denna svaghet gäller framför allt Emsa och ERA.
Calls on the Agencies to ensure accurate and timely reporting to disclose the exceptions in their Annual Activity Reports (AAR) in a comprehensive manner, detailed checklists and routings slips would allow the Agencies to clearly spell out each staff role’s duties and ensure adequate follow up of potential irregularities;
Europaparlamentet uppmanar byråerna att se till att deras rapportering sker på korrekt sätt och i rätt tid så att avvikelserna kan redovisas i sin helhet i de årliga verksamhetsrapporterna. Via detaljerade checklistor och flödesscheman skulle byråerna tydligt kunna visa varje anställds roll och uppgifter och garantera en adekvat uppföljning av eventuella oegentligheter.
Urges, in addition, the Agencies to ensure that negotiated procedure, which should be used under strictly defined conditions, is duly reported in a timely manner to the Administrative Board in order that it is fully informed about the extent of these procedures;
Dessutom uppmanar Europaparlamentet byråerna att se till att förfarandet för förhandlad upphandling, som får utnyttjas på vissa strikt definierade villkor, rapporteras korrekt och i rätt tid till styrelsen så att den är fullt informerad om omfattningen av dessa förfaranden.
Calls on the Agencies, in addition, to develop and report on ex-post controls to ensure an adequate follow-up of the potential irregularities; supports in this respect the initiatives which develop a central and coordinated capacity at internal directorate level of each Agency in order to reduce the risk of inefficient use of resources and uncoordinated monitoring of contracts;
Europaparlamentet uppmanar byråerna att dessutom utveckla och rapportera om efterhandskontroller för att garantera en adekvat uppföljning av potentiella oegentligheter. I detta sammanhang stöder parlamentet initiativ som utvecklar en central och samordnad förmåga på intern direktoratsnivå hos varje byrå för att minska risken för ineffektiv användning av medel och ej samordnad övervakning av kontrakt.
Welcomes EFSA’s initiative to draft a practical procurement manual detailing roles and responsibilities for each step of the process which is to be regularly up-dated; considers this initiative to be a practice to be followed by the other Agencies;
Europaparlamentet välkomnar Efsas initiativ att utarbeta en praktisk upphandlingsmanual som tydliggör roller och ansvar i varje steg av processen, och som ska uppdateras regelbundet. Detta är ett exempel på initiativ som andra byråer bör följa.
Welcomes the fact that the Court of Auditors has been able to obtain reasonable assurances that the annual accounts of all Agencies in the Area of Freedom, Security and Justice for the financial year 2010 are in all material respects reliable and that the underlying transactions are legal and regular; notes that discharge in respect of the implementation of the budget of those Agencies should continue to be based on their performance throughout the year;
Europaparlamentet välkomnar att revisionsrätten kunnat få tillräckliga garantier för att årsredovisningarna för alla byråer inom området med frihet, säkerhet och rättvisa för budgetåret 2010 i allt väsentligt är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Parlamentet konstaterar att ansvarsfriheten för genomförandet av dessa byråers budgetar bör fortsätta att baseras på deras prestationer under hela året.
COMMON CHALLENGES ON PERFORMANCE
GEMENSAMMA PRESTATIONSUTMANINGAR
Multiannual Programme (MP)
Det fleråriga programmet
Urges the Agencies to draw up multiannual strategic programmes and guidelines, tailored to the specificities of their activities; considers it important that such multiannual activity planning (objectives and means to reach them) is linked with multiannual resource planning (budget and staff in particular) and that it is clearly translated into the AWP; calls also on the Agencies to consult the Parliament in this respect;
Europaparlamentet uppmanar byråerna att upprätta fleråriga strategiska program och riktlinjer som är skräddarsydda till deras respektive verksamhet. Det är viktigt att sådan flerårig verksamhetsplanering (mål och åtgärder för att nå målen) kopplas till den fleråriga resursplaneringen (särskilt budget och personal) och att planerna omsätts i det årliga arbetsprogrammet. Byråerna uppmanas att rådfråga parlamentet i denna fråga.
Encourages the Agencies to establish a multiannual IT strategy plan to support their operational activities;
Europaparlamentet uppmuntrar byråerna att upprätta fleråriga IT-strategiplaner som stöd för sin verksamhet.
Annual Work Programme (AWP)
Det årliga arbetsprogrammet
Considers that the Agencies’ internal process supporting the establishment of their AWP has a high impact on the reliability of information that the Agency provides to its stakeholders and to the discharge authority; urges the Agencies, therefore, to provide consistency in their planning, adequate procedures and guidelines, and sufficient documentation supporting the AWP in order to provide information on all activities to be carried out and on the resources planned per activity;
Europaparlamentet anser att de interna rutiner hos byråerna som stöder upprättandet av deras årliga arbetsprogram har stor betydelse för tillförlitligheten hos den information som byråerna lämnar till sina intressenter och till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten. Därför uppmanas byråerna se till att planeringsarbetet sker på ett konsekvent sätt och att det finns adekvata förfaranden och riktlinjer samt tillräcklig dokumentation som underlag för det årliga arbetsprogrammet, så att man kan ge information om alla aktiviteter som ska genomföras och vilka resurser som planeras per aktivitet.
Regards it as absolutely essential that the committees responsible for the Agencies should scrutinise the Agencies’ AWP as closely as possible and ensure that they reflect current circumstances and political priorities;
Europaparlamentet anser att det är absolut nödvändigt att de parlamentsutskott som har ansvar för byråer ytterst noggrant granskar byråernas årliga arbetsprogram och ser till att dessa anpassas till det aktuella läget och de politiska prioriteringarna.
Expects, in that respect, the Agencies to work more closely with the Commission when drafting their AWP;
Europaparlamentet förväntar sig i detta avseende ett intensivare samarbete mellan byråerna och kommissionen i samband med utarbetandet av de årliga arbetsprogrammen.
Calls for close cooperation between the Agencies as a means of ensuring an efficient coordination of their AWP;
Europaparlamentet efterlyser ett nära samarbete mellan byråerna för att garantera en effektiv samordning av de årliga arbetsprogrammen.
Urges in particular that the Agencies take action in order to ensure that their AWP is appropriately complete and contains all the information required (i.e. information on all activities carried out by the Agency and on the resources planned per activities) and additionally include detailed information and estimates for the appropriations carried over to the next year;
Europaparlamentet uppmanar särskilt byråerna att vidta åtgärder så att deras årliga arbetsprogram blir riktigt fullständiga och innehåller all information som krävs (dvs. information om alla aktiviteter som genomförs och vilka resurser som planeras per aktivitet) och dessutom innehåller detaljerad information och uppskattningar avseende anslag som kommer att föras över till påföljande år.
Encourages, in this respect, the Agencies to base their AWP on a template in order to ease comparison; calls, in this regard, on the Commission to draw up a guideline for this template;
I detta sammanhang uppmanar Europaparlamentet byråerna att basera sina årliga arbetsprogram på en mall för att underlätta jämförelser. Kommissionen uppmanas i detta sammanhang att utarbeta riktlinjer för en sådan mall.
Is concerned that the assignment of responsibility for the preparation and adoption of the AWP is not stated in the founding Decision of certain Agencies (e.g. in Eurojust); considers that this may lead to confusion and lack of ownership for the preparation and adoption of the AWP; awaits the Commission’s proposal for a change of legal basis;
Europaparlamentet finner det betänkligt att fördelningen av ansvaret för förberedelse och antagande av det årliga arbetsprogrammet inte är fastställt i inrättandebeslutet för vissa byråer (t.ex. Eurojust). Detta kan leda till oklarheter och bristande ansvarstagande för förberedelse och antagande av det årliga arbetsprogrammet.
Annual Activity Report (AAR)
Parlamentet inväntar kommissionens förslag om ändring av den rättsliga grunden. Den årliga verksamhetsrapporten
Urges the Agencies to standardise the structure of their AARs in accordance with the format used by the Commission’s Directorates-General (DGs) and, accordingly, to provide detailed and complete information on: the implementation of their AWP, budget and staff policy plan, indicators for the budgetary management such as year-end spending (i.e. the budget commitments made by the Agency in the final three months of the year), management and internal control systems, internal/external audit findings, the follow-up to the audit recommendations, the discharge recommendation, and the statement of assurance of the Executive Director; calls also on the Agencies to provide in their AARs information resulting from the Financial Statements and from the report on budgetary and financial management foreseen in the context of the discharge procedure, provided the time constraints of the preparation of the Union annual consolidated accounts are respected;
Europaparlamentet uppmanar enträget byråerna att standardisera den årliga verksamhetsrapportens struktur i enlighet med det format som används av kommissionens generaldirektorat, och att i enlighet därmed lämna detaljerad och komplett information om följande: genomförandet av det årliga arbetsprogrammet, budgeten, personalplaneringen, indikatorer för budgetförvaltningen, t.ex. utgifter vid slutet av året (dvs. budgetåtaganden som byrån ingått under årets tre sista månader), förvaltningen och interna kontrollsystem, interna/externa revisioner, uppföljning av rekommendationer efter granskningar eller i samband med ansvarsfrihetsrekommendationen samt den verkställande direktörens förklaring. Byråerna uppmanas också att i sina årliga verksamhetsrapporter ta med information från räkenskaperna och från den rapport över budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen som ska lämnas inom ramen för ansvarsfrihetsförfarandet, under förutsättning att tidsramarna för förberedelsen av unionens årliga konsoliderade räkenskaper respekteras.
Requires that the structure of the AAR of each Agency includes a number of common elements based on best practice across the Agencies, with a view to easing comparison; in this respect, urges the Commission to develop an indicative template in cooperation with the Agencies;
Europaparlamentet kräver att den årliga verksamhetsrapportens struktur hos varje byrå ska innehålla ett antal gemensamma element som baserar sig på bästa praxis bland byråerna, med syftet att underlätta jämförelser. Kommissionen uppmanas i detta sammanhang att utveckla en vägledande mall i samarbete med byråerna.
Calls also on the Directors of the Agencies to transmit their AARs of the year n and the assessment of the Management Boards to the Court of Auditors, Parliament, Council and the Commission by 1 July of the year n+1;
Europaparlamentet uppmanar också byråernas direktörer att sända in sina årliga verksamhetsrapporter för år n samt styrelsens utvärdering för år n + 1 till revisionsrätten, parlamentet, rådet och kommissionen senast den 1 juli år n + 1.
Welcomes that in its AAR for 2010, EU-OSHA detailed data comparing one year to another so as to enable the discharge authority to assess more effectively the Agency’s performance; considers this a practice to be followed by the other Agencies;
Europaparlamentet välkomnar att EU–OSHA i sin årliga verksamhetsrapport lämnade detaljerade uppgifter med jämförelse mellan olika år, så att den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten effektivare skulle kunna bedöma byråns prestationer. Detta är en praxis som övriga byråer borde ta efter.
Calls also on the Agencies to make further efforts in order to ensure that their AAR effectively mirrors their AWP; stresses that this is a crucial element to evaluate properly the Agencies’ activities and outcomes against the contribution of the Union, and therefore to determine their performance; commends in this respect the AARs and AWPs in particular of ECHA, EMSA and Europol; notes, however, that some Agencies (e.g. EMCDDA and GSA) showed a deficiency in this respect and their planning resources for activities (ABB) were not aligned with the organisational structure of their Agency to enable the monitoring of the budget execution;
Europaparlamentet uppmanar byråerna att anstränga sig mer för att se till att deras årliga verksamhetsrapporter verkligen återspeglar deras årliga arbetsprogram. Detta är ett avgörande element för att det ska vara möjligt att korrekt utvärdera byråernas verksamheter och resultat mot bakgrund av bidragen från EU, och därmed kunna fastställa deras prestationer. I detta sammanhang vill parlamentet särskilt berömma de årliga verksamhetsrapporterna och arbetsprogrammen från Echa, Emsa och Europol. Dock kan man konstatera att vissa byråer (t.ex. EMCCDA och GSA) visade brister i detta avseende, och att deras planerade resurser för verksamheten (ABB) saknade koppling till respektive byrås organisationsstruktur vilket innebar att budgetens genomförande inte kunde följas.
Welcomes the initiative of Cedefop to make Gantt charts available for key operational activities in its AAR for 2010; reminds the Agencies that these charts outline, in a concise way, the amount of time spent by each staff member on a project and encourage an approach geared towards achieving results; encourages the Agencies to make a Gantt diagram part of the programming for each of their operational activities;
Europaparlamentet välkomnar Cedefops initiativ att tillhandahålla Ganttscheman för de viktigaste operativa verksamheterna i sin årliga verksamhetsrapport för 2010. Parlamentet påminner byråerna om att dessa scheman på ett koncist sätt visar hur mycket tid som varje anställd lägger ned på ett projekt och uppmuntrar ett förhållningssätt som är inriktat på resultat.
Evaluation of the Agencies
Byråerna uppmuntras att låta Ganttscheman ingå i programplaneringen för var och en av de operativa verksamheterna. Utvärdering av byråerna
Calls on the Agencies to make and present a bi-annual overall evaluation of their activities, performance and effectiveness, to be commissioned by the Commission, Parliament and/or the Court of Auditors, and to make the report available on their website; the Agencies must then be called to prepare a roadmap with a follow-up action plan based upon the conclusions of those evaluations, and report on progress annually;
Europaparlamentet uppmanar byråerna att vartannat år genomföra och presentera en övergripande utvärdering av sin verksamhet och sina prestationer och sin effektivitet, som kommissionen, parlamentet och/eller revisionsrätten ska beställa, och att offentliggöra denna rapport på sin webbplats. Byråerna ska sedan få i uppdrag att utarbeta en färdplan med en plan för uppföljningsåtgärder, baserad på resultaten av dessa utvärderingar, och att årligen rapportera om de framsteg som gjorts.
Report on Article 96
Rapporten enligt artikel 96
Recalls that in accordance to Article 96 paragraph 2 of the framework Financial Regulation, the Agencies are requested to provide the discharge authority with a report on the measures taken based upon the observations and recommendations made by the discharge authority in its previous discharge reports;
Europaparlamentet påminner om att enligt artikel 96.2 i rambudgetförordningen ska byråerna ge den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten en rapport över de åtgärder som vidtagits, baserad på revisionsrättens iakttagelser och rekommendationer i den föregående granskningsrapporten.
Regrets that the information provided by the Agencies in the reports on Article 96 come from the Agencies themselves and that, as a consequence, the accuracy of their statements cannot be fully certified and taken as granted; calls therefore on the Interinstitutional Working Group on Agencies to consider including a provision on the creation and implementation of a verification mechanism regarding the information provided by the Agencies in the report on Article 96, in order to enable the discharge authority to be confident of the validity of the information received and to allow for a thorough follow-up of the observation and recommendations made by Parliament in its previous discharge resolutions;
Europaparlamentet beklagar att den information som byråerna lämnar i den rapport som avses i artikel 96 kommer från byråerna själva, och att uppgifternas korrekthet därmed inte helt och fullt kan verifieras eller tas för given. Den interinstitutionella arbetsgruppen för byråer uppmanas därför överväga att införa en bestämmelse om upprättande och tillämpning av en verifikationsmekanism för den information som byråerna lämnar i den rapport som avses i artikel 96, så att den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten ska kunna vara säker på att den information som tas emot är korrekt, och så att en ordentlig uppföljning kan ske av de kommentarerna och rekommendationer som parlamentet har gjort i sina tidigare ansvarsfrihetsresolutioner.
Table annexed to the Court of Auditors’ annual reports
Tabellen som bifogats revisionsrättens årsrapport
Welcomes the fact that the Agencies set out, in a table annexed to the Court of Auditors’ 2010 specific annual reports, a comparison of the operations that were carried out during 2009 and 2010, enabling the discharge authority to assess more effectively their performance from one year to the next; notes that this has been required by the discharge authority since the 2008 Agencies’ discharge procedure;
Europaparlamentet välkomnar att byråerna, i den tabell som medföljde som bilaga till revisionsrättens särskilda årsrapport 2010, hade gjort en jämförelse mellan de verksamheter som genomförts under 2009 och 2010 så att den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten effektivare kunde bedöma deras prestationer från ett år till ett annat. Detta har varit ett krav från den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten sedan ansvarsfrihetsförfarandet för byråerna 2008.
Role of coordinator of the network of Agencies
Rollen som samordnare för byrånätverket
Commends the ECHA on its effective work as coordinator of the network of Agencies during the 2010 discharge procedure; considers this be a practice that should also be followed by the growing Joint Undertakings;
Europaparlamentet berömmer Echa för dess effektiva arbete som samordnare för byrånätverket under ansvarsfrihetsförfarandet för 2010. Denna praxis borde följas av de allt fler gemensamma företagen.
COMMON CHALLENGES ON TRANSPARENCY
GEMENSAMMA TRANSPARENSUTMANINGAR
Agencies’ website
Byråernas webbplats