natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Each SIRENE Bureau shall build an internal structure which guarantees the continuity of management, staff and technical infrastructure.
För att den bilaterala kommunikationen mellan Sirenekontorens personal ska bli så effektiv som möjligt ska ett språk som behärskas av båda parter användas.
Pursuant to common Article 11 of the SIS II legal instruments, relevant national rules of professional secrecy or other equivalent obligations of confidentiality shall apply to all SIRENE staff.
De tekniska specifikationerna för informationsutbytet mellan Sirenekontor fastställs i handlingen Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontoren (DEBS).
This obligation shall also apply after staff members leave office or employment.
Dessa instruktioner ska följas.
In order to fulfil the requirement to provide supplementary information, the SIRENE staff shall have direct or indirect access to all relevant national information and expert advice.
Sirenekontoren ska använda ett krypterat virtuellt nätverk som är förbehållet SIS II-uppgifter och utbyte av tilläggsinformation mellan Sirenekontoren enligt vad som avses i artiklarna 4.1 c och 8.1 i SIS II-rättsakterna.
In order to achieve the utmost efficiency in bilateral communication between SIRENE Bureaux, a language familiar to both parties shall be used.
Endast om denna kanal inte är tillgänglig får ett annat lämpligt kommunikationssätt användas, förutsatt att det är tillräckligt säkert.
The technical specifications concerning the exchange of information between SIRENE Bureaux are laid down in the document: “Data exchange between SIRENE Bureaux (DEBS)”.
Möjligheten att välja kommunikationssätt innebär att det ska fastställas från fall till fall beroende på de tekniska möjligheterna och de säkerhets- och kvalitetskrav som kommunikationen ska uppfylla.
These instructions shall be respected.
Skriftliga meddelanden delas in i två kategorier: fritext och standardformulär.
SIRENE Bureaux shall use an encrypted virtual network exclusively dedicated to SIS II data and the exchange of supplementary information between SIRENE Bureaux, as referred to in common Articles 4(1)(c) and 8(1) of the SIS II legal instruments.
I tillägg 3 beskrivs de formulär som utbyts mellan Sirenekontoren samt riktlinjer för det förväntade innehållet i fälten och om de är obligatoriska eller ej.
Only if this channel is not available, another adequately secured and appropriate means of communication may be used.
Inom nätverket ska det finnas fyra olika brevlådor för fritextmeddelanden och Sireneformulär.
The ability to choose the channel means that it shall be determined on a case-by-case basis, according to technical possibilities and the security and quality requirements that the communications have to meet.
Brevlåda
Written messages shall be divided into two categories: free text and standard forms.
E-postadress
Appendix 3 describes the forms exchanged between SIRENE Bureaux and set out guidance on the expected content of the fields, including whether they are mandatory or not.
Syfte
There shall be four different mailboxes within the above-mentioned network for free text messages and SIRENE forms.
Operativt
Mailbox
Används för utbyte av formulär och bilagor mellan Sirenekontoren
Mailbox Address
Tekniskt
Purpose
Används för utbyte av e-postmeddelanden mellan Sirenekontorens tekniska stödpersonal
Operational
Sirenekontorets chef
Used for the exchange of forms and attachments between SIRENE Bureaux
Används för utbyte av e-postmeddelanden mellan Sirenekontorens chefer
Technical
E-postadress
Used for e-mail exchange between the technical support staff of the SIRENE Bureaux
Används för utbyte av fritextmeddelanden mellan Sirenekontoren
Head of SIRENE
För testningsändamål finns det en andra domän [17] (testxx.sirenemail2.eu) inom vilken alla e-postadresser i tabellen ovan kan kopieras för testning utan att orsaka problem i det faktiska meddelandeutbytet och arbetsflödesmiljön.
Used for e-mail exchange with the Heads of the SIRENE Bureaux
De detaljerade regler för Sirene-brevlådorna och överföringen av Sireneformulär som beskrivs i dokumentet ”Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontor” ska gälla.
E-mail
Sirenes arbetsflödessystem (se avsnitt 1.12) ska övervaka den operativa brevlådan, e-postbrevlådan (”oper” och ”message”) i syfte att ta hand om inkommande formulär, relaterade e-postmeddelanden och bilagor.
Used for free text message exchange between SIRENE Bureaux
Brådskande meddelanden ska endast skickas till den operativa brevlådan.
For testing purposes a second domain exists [17] (testxx.sirenemail2.eu) within which any of the mailboxes in the table above may be replicated for test purposes without interfering the live message exchange and workflow environment.
När de normala kommunikationskanalerna inte är tillgängliga och det är nödvändigt att till exempel skicka standardformulär via fax ska det förfarande som anges i dokumentet ”Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontor” tillämpas.
The detailed rules on SIRENE mailboxes and transmission of SIRENE forms described in DEBS shall apply.
I adressboken för Sirenekontoren insamlas och redovisas kontaktuppgifter för de olika kontoren samt de uppgifter som är nödvändiga för att dessa ska kunna kommunicera och samarbeta med varandra.
The SIRENE workflow system (see Section 1.12) shall monitor the operational and e-mail mailboxes (“oper” and “message”) to detect incoming forms, related emails and attachments.
Kommissionen ska uppdatera adressboken för Sirenekontoren.
Urgent messages shall only be sent to the operational mailbox.
Den uppdaterade adressboken ska utfärdas av kommissionen minst två gånger om året.
Where normal communication channels are not available and it is necessary to send standard forms by fax, for example, the procedure described in DEBS shall apply.
Varje Sirenekontor ska se till att
The contact details of the SIRENE Bureaux and relevant information for mutual communication and cooperation are collected and provided in the SIRENE Address Book (SAB).
Varje Sirenekontor ska se till att
The Commission will update the SAB.
personalen på Sirenekontoret känner till och använder adressboken, och att
The updated SAB shall be issued by the Commission at least twice per year.
alla uppdateringar av informationen i adressboken utan dröjsmål förmedlas till kommissionen.
Each SIRENE Bureau shall ensure that:
En effektiv förvaltning av Sirenekontorens arbetsbörda uppnås bäst genom att varje Sirenekontor har ett datoriserat förvaltningssystem (arbetsflödessystem) som möjliggör en hög grad av automatisering av det dagliga arbetsflödet.
information from the SAB is not disclosed to third parties;
Sirenekontoret bör ha en reservdator och ett reservdatabassystem för sitt arbetsflöde på en annan plats som kan användas i allvarliga nödsituationer vid Sirenekontoret.
the SAB is known and used by the SIRENE staff;
Detta ska omfatta tillräcklig reservkraft och kommunikationsutrustning.
any update of the information listed in the SAB is provided without delay to the Commission;
Sirenearbetsflödet ska backas upp av lämpligt it-stöd för att säkerställa hög tillgänglighet.
The effective management of the SIRENE Bureaux' workload can be best achieved through each SIRENE Bureau having a computerised management system (workflow system), which allows a great deal of automation in the management of the daily workflow.
Sirenekontoret ska snarast möjligt svara på de framställningar om registreringar och förfaranden vid träffar som de andra medlemsstaterna gör via sina Sirenekontor.
The SIRENE Bureau may have a back-up computer and database system for its workflow at a secondary site in case of a serious emergency at the SIRENE Bureau.
Svaret måste under alla omständigheter ges inom tolv timmar.
This should include sufficient back-up power and communication supply.
Svaret måste hur som helst ges inom tolv timmar.
Appropriate IT support should be provided for SIRENE workflow to ensure its high availability.
Se även avsnitt 1.13.1 om påpekande i Sireneformulär om brådska.
The reason for urgency shall be explained in the appropriate fields of the SIRENE forms.
Därför bör Sirenekontoren ha den nationella behörighet som är nödvändig för att genomföra denna uppgift.
Telephone communication or notification may also be used where an urgent response is required.
Därför ska det finnas en lämplig form av nationell granskning av datakvalitet som bland annat omfattar genomgång av antalet registreringar/träffar och uppgifternas innehåll.
Where the circumstances of a hit on an alert dictate, such as a case of genuine urgency or significant importance, the SIRENE Bureau of the Member State that matched the alert shall, where appropriate, inform the SIRENE Bureau of the issuing Member State of the hit by telephone after sending a G form.
För att Sirenekontoret ska kunna fullgöra sin uppgift som samordnare av kontrollen av uppgifternas kvalitet bör det ha tillgång till nödvändigt IT-stöd och för ändamålet avpassade rättigheter i systemet.
The transliteration and transcription definitions and rules are set out in Appendix 1.
Det bör i samarbete med de nationella Sirenekontoren fastställas nationella normer för utbildningen av användare när det gäller principerna och praxis rörande uppgiftskvalitet.
They shall be respected in the communication between SIRENE Bureaux (see also Section 2.10 on entering proper names).
Medlemsstaterna får begära att Sirenekontorens personal ska delta i utbildning av alla myndigheter som lägger in registreringar, med tonvikt på uppgiftskvalitet och maximering av användningen av SIS II.
Pursuant to Article 7(2) of the SIS II legal instruments, SIRENE Bureaux shall coordinate the verification of the quality of the information entered in the SIS II.
Varje medlemsstat ska fastställa villkoren för lagring av uppgifter.
SIRENE Bureaux should have the necessary national competence to perform this role.
Den registrerande medlemsstatens Sirenekontor ska lagra alla uppgifter om sina egna registreringar och hålla dem tillgängliga för de övriga medlemsstaterna, inklusive en hänvisning till det beslut som gav upphov till registreringen.
Therefore, an adequate form of national data quality audit should be provided for, including a review of the rate of alerts/hits and of data content.
Alla Sirenekontorens arkiv ska organiseras på ett sådant sätt att man snabbt kan få tillgång till relevanta uppgifter så att mycket korta tidsfrister för överföringen av uppgifter kan hållas.
In order to allow each SIRENE Bureau to perform its role of data quality verification coordinator, the necessary IT support and appropriate rights within the systems should be available.
I enlighet med artikel 12.4 i SIS II-rättsakterna ska sådana personuppgifter som registrerats hos Sirenekontoret till följd av informationsutbyten endast lagras under så lång tid som behövs för att uppnå det syfte för vilket de tillhandahölls.
National standards for training users on data quality principles and practice should be established in cooperation with the national SIRENE Bureau.
I princip ska dessa uppgifter raderas så snart registreringen i fråga har raderats ur SIS II, och under alla omständigheter senast ett år efter detta.
Member States may call upon the staff of the SIRENE Bureaux to be involved in the training of all authorities entering alerts, stressing data quality and maximisation of the use of SIS II.
Uppgifter om en särskild registrering som en medlemsstat har lagt in eller om en registrering i samband med vilken en åtgärd har vidtagits på dess territorium får emellertid lagras under längre tid om det finns stöd för detta i nationell lagstiftning.
Each Member State shall establish conditions for storing information.
Tilläggsinformation som översänts av andra medlemsstater ska lagras i enlighet med nationell lagstiftning om skydd av uppgifter och privatlivet i det mottagande landet.
The SIRENE Bureau of the issuing Member State shall keep all information on its own alerts available to the other Member States, including a reference to the decision giving rise to the alert.
Likaledes tillämpliga är artikel 12 i SIS II-rättsakterna, Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG [18] och rådets rambeslut 2008/977/RIF [19].
The archives of each SIRENE Bureau shall allow swift access to the relevant information to meet the very short deadlines for transmitting information.
Uppgifter om missbruk av identitet ska raderas så snart registreringen i fråga har raderats.
In accordance with Article 12(4) of the SIS II legal instruments personal data, held in files by the SIRENE Bureau as a result of exchanging information, shall be kept only for such time as may be required to achieve the purposes for which they were supplied.
Tillgången till arkiven ska registreras, kontrolleras och begränsas till särskilt utvald personal.
As a rule, this information shall be deleted immediately after the related alert has been deleted from SIS II, and in any event at the latest one year thereafter.
Personal med lång erfarenhet kan ta egna initiativ och därmed fungera mer effektivt.
However, data relating to a particular alert which a Member State has entered or to an alert in connection with which action has been taken on its territory may be stored for longer in accordance with national law.
Det är därför önskvärt med en låg personalomsättning.
Supplementary information sent by other Member States shall be stored according to national data protection laws in the recipient Member State.
Detta förutsätter att ledningen odelat stöder decentraliserade strukturer i arbetsorganisationen.
Common Article 12 of the SIS II legal instruments, Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council [18] and Council Framework Decision 2008/977/JHA [19] also apply.
Medlemsstaterna ska vidta lämpliga åtgärder för att undvika att personalförändringar leder till kompetens- och erfarenhetsförluster.
Information on misused identity shall be deleted after the deletion of the relevant alert.
Sirenekontorens chefer ska mötas minst två gånger om året för att utvärdera hur samarbetet mellan deras kontor har fungerat, diskutera nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att hantera eventuella problem och vid behov förtydliga sina förfaranden.
Access to archives shall be recorded, controlled and restricted to designated staff.
Sirenekontorens chefsmöten anordnas av den medlemsstat som innehar ordförandeskapet i Europeiska unionens råd.
A high level of experienced staff leads to a workforce able to function on their own initiative and thereby able to handle cases efficiently.
I fall där standardförfarandena inte är tillräckliga kan Sirenes kontaktperson hantera akter som är komplexa, problematiska eller känsliga och som kan kräva viss kvalitetsgranskning och/eller långsiktigare kontakter med ett annat Sirenekontor för att lösa frågan.
Therefore a low turnover of personnel is desirable, which requires the unambiguous support of management to create a devolved working environment.
Sirene-kontaktpersonen är inte avsedd för brådskande fall när de mottagningstjänster som är tillgängliga dygnet runt sju dagar i veckan året runt i princip ska användas.
Member States are encouraged to take appropriate measures to avoid loss of qualification and experience caused by staff turnover.
Sirene-kontaktpersonen kan formulera förslag för att förbättra kvaliteten och ange alternativ för att lösa problem på längre sikt.
The Heads of SIRENE Bureaux should meet at least twice a year to assess the quality of the cooperation between their services, to discuss necessary technical or organisational measures in the event of any difficulties and to clarify procedures where required.
Generellt kan Sirene-kontaktpersonerna endast kontaktas av en annan Sirene-kontaktperson under kontorstid.
The meeting of the Heads of SIRENE Bureaux is organised by the Member State holding the Presidency of the Council of the European Union.
En årlig utvärdering ska göras inom ramen för den årliga statistiska avrapportering som sker enligt tillägg 5 och ska använda följande indikatorer:
In cases where standard procedures may be insufficient, the SIRENE Contact Person (SIRCoP) may deal with files on which progress is complex, problematic or sensitive and a degree of quality assurance and/or longer term contact with another SIRENE Bureau may be required in order to resolve the issue.
Antal insatser från Sirenes kontaktperson per medlemsstat.
The SIRCoP is not intended for urgent cases where the 24/7 front desk services shall in principle be used.
Skäl till kontakt.
The SIRCoP may formulate proposals to enhance quality and describe options to resolve such issues in the longer term.
Resultat av ingripanden på grundval av tillgängliga uppgifter under rapporteringsperioden:
As a general rule SIRCoP are contactable by another SIRCoP only during office hours.
Sirenekontorets personal måste ha språkkunskaper som täcker så många språk som möjligt och tjänstgörande personal ska kunna kommunicera med samtliga Sirenekontor.
An annual assessment shall be carried out within the framework of the annual statistical reporting as it is set out in Appendix 5 based upon the following indicators:
De ska ha goda kunskaper om
number of SIRCoP interventions per Member State;
nationella, europeiska och internationella rättsliga frågor,
reason for contact;
det egna landets nationella brottsbekämpande myndigheter, och
result of the interventions based on information available during the reporting period.
de nationella och europeiska rättssystemen och invandringsreglerna.
SIRENE Bureau staff shall have linguistic skills covering as wide a range of languages as possible and on-duty staff shall be able to communicate with all SIRENE Bureaux.
De ska ha befogenhet att oberoende handlägga alla inkommande ärenden.
They shall have the necessary knowledge on:
Operatörer som tjänstgör utanför kontorstid ska ha samma kompetens, kunskaper och befogenheter.
national, European and international legal aspects,
De ska dessutom ha möjlighet att vända sig till jourhavande experter.
their national law enforcement authorities, and
Juridiskt sakkunniga bör finnas tillgängliga vid Sirenekontoret för handläggning av såväl rutinärenden som undantagsfall.
national and European judiciary and immigration administration systems.
Denna sakkunskap kan, beroende på typen av fall, tillhandahållas av all slags personal som har den nödvändiga bakgrunden eller av sakkunniga från rättsliga myndigheter.
They need to have the authority to deal independently with any incoming case.
Nationell nivå
Operators on duty outside office hours shall have the same competence, knowledge and authority and it should be possible for them to refer to experts available on-call.
På nationell nivå ska tillräcklig utbildning säkerställa att personalen uppfyller kraven i denna handbok.
Legal expertise to cover both normal and exceptional cases should be available in the SIRENE Bureau.
Personal vid de myndigheter som har tillgång till SIS II ska, innan de tillåts behandla uppgifter som lagras i SIS II, särskilt utbildas på lämpligt sätt i uppgiftssäkerhets- och uppgiftsskyddsregler, och de ska informeras om alla relevanta brott och påföljder.
Depending on the case, this may be provided by any personnel with the necessary legal background or experts from judicial authorities.
Europeisk nivå
National level
I syfte att förbättra samarbetet mellan Sirenekontoren ska det minst en gång om året anordnas gemensam utbildning då personalen från de olika Sirenekontoren kan träffas för att utbyta erfarenheter om nationella arbetsmetoder och skapa en enhetlig och jämn kunskapsnivå.
At the national level, sufficient training shall ensure that staff meet the required standards laid down in this Manual.
Detta kommer att göra personalen mer medveten om hur viktigt deras arbete är och om att medlemsstaternas gemensamma säkerhet kräver att de agerar solidariskt.
Before being authorised to process data stored in the SIS II, staff shall in particular receive appropriate training about data security and data protection rules and shall be informed of any relevant criminal offences and penalties.
Utbildningen ska utformas enligt Sirenes utbildningshandbok.
European level
Enligt artikel 3 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1077/2011 [20] ska Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (nedan kallad byrån) utföra uppgifter avseende utbildning i den tekniska användningen av SIS II, särskilt för Sirenepersonal.
Common training courses shall be organised at least once a year, to enhance cooperation between SIRENE Bureaux by allowing staff to meet colleagues from other SIRENE Bureaux, share information on national working methods and create a consistent and equivalent level of knowledge.
Sirenekontoren ska i möjligaste mån även organisera personalutbyten med andra Sirenekontor minst en gång om året.
It will furthermore make staff aware of the importance of their work and the need for mutual solidarity in view of the common security of Member States.
Avsikten med dessa utbyten är att förbättra personalens kunskaper om arbetsmetoderna, att visa hur andra Sirenekontor är organiserade och att knyta personliga kontakter mellan kollegor i olika medlemsstater.
The delivery of training should be in compliance with the SIRENE Trainers Manual.
De nedan beskrivna förfarandena är tillämpliga på alla typer av registreringar.
Article 3 of Regulation (EU) No 1077/2011 of the European Parliament and of the Council [20] sets out that the European Agency for the operational management of large-scale IT systems in the area of freedom, security and justice (the Agency) shall perform tasks relating to training on the technical use of SIS II, in particular for SIRENE staff.1.17.5.
De förfaranden som gäller för respektive kategori av registrering återfinns i de relevanta delarna av denna handbok.
As far as possible, SIRENE Bureaux should also foresee setting up staff exchanges with other SIRENE Bureaux at least once a year.
registrerande medlemsstat
These exchanges are intended to help improve staff knowledge of working methods, to show how other SIRENE Bureaux are organised and to establish personal contacts with colleagues in other Member States.
den medlemsstat som lade in registreringen i SIS II.
The procedures described below are applicable to all categories of alerts.
verkställande medlemsstat
The procedures specific to each category of alert can be found in the relevant parts of this Manual.
den medlemsstat som verkställer eventuella åtgärder efter en träff.
“Issuing Member State”
tillhandahållande Sirenekontor
Member State which entered the alert in SIS II;
Sirenekontoret i den medlemsstat som innehar fingeravtrycken eller fotografierna när det gäller en person som är föremål för en annan medlemsstats registrering.
“Executing Member State”
Träff
Member State which takes the required actions following a hit;
en träff i SIS II föreligger om
“Providing SIRENE Bureau”
en användare gör en sökning,
SIRENE Bureau of a Member State which has fingerprints or pictures of the person for whom an alert was entered by another Member State.
sökningen visar en utländsk registrering i SIS II,
“Hit”
uppgifterna om registreringen i SIS II motsvarar de angivna uppgifterna, och
a hit occurs in SIS II when:
Endast en registrering per medlemsstat får göras i SIS II om en enskild person eller ett enskilt föremål.
further actions are requested as a result of the hit.
Det bör därför upprättas både förfaranden som gör det möjligt att upptäcka om det finns flera registreringar och en prioriteringsmekanism för inläggningen av dessa i SIS II.
“Flag”
Detta kräver
a suspension of validity at the national level that may be added to alerts for arrest, alerts on missing persons and alerts for checks, where a Member State considers that to give effect to an alert is incompatible with its national law, its international obligations or essential national interests.
kontroller innan en registrering görs för att upptäcka om samma person eller föremål inte redan är registrerad i SIS II, och
When the alert is flagged, the requested action on the basis of the alert shall not be taken on the territory of this Member State.
samråd med de andra medlemsstaterna om inläggning av en registrering leder till att det finns flera registreringar som sinsemellan är oförenliga.