natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Member States are encouraged to inform the Commission of any measures taken to give effect to this Recommendation.
Medlemsstaterna uppmanas att underrätta kommissionen om vilka åtgärder som vidtagits för att ge verkan åt denna rekommendation.
Questions and guidelines on the description of internal compliance programmes and for subsequent assessment
Frågor och riktlinjer avseende beskrivningen av det interna efterlevnadsprogrammet och den påföljande bedömningen
Core areas
Kärnområden
Key questions
Viktiga frågor
Best practice recommendations
Rekommendationer om bästa praxis
Relevant certification criterion
Relevanta certifieringskriterier
Organisational, human and technical resources allocated to the management of transfers and exports
Organisatoriska, mänskliga och tekniska resurser som avsatts för att hantera överföringar och export
What percentage of the undertaking’s business (annual turnover) depends on exports and transfers of licensable items?
Hur stor procentandel av företagets årsomsättning kommer från export och överföringar som kräver tillstånd?
How many exports and transfers of such items take place within a year?
Hur många sådana exporter och överföringar görs under ett år?
What functions within the company (e.g. purchasing, engineering, project management, shipping) are involved in the export and transfer process and how are those responsibilities organised?
Vilka funktioner i företaget (t.ex. inköp, konstruktion, projekthantering, spedition) är inblandade i export- och överföringsprocessen och hur är ansvaret fördelat?
Has the undertaking an electronic system to manage exports and transfers?
Har företaget ett elektroniskt system för hantering av export och överföringar?
What are its main features?
Vilka är huvuddragen i det?
The purpose of these questions is to obtain additional information on the undertaking’s internal organisation, which is relevant for assessing the impact of export/transfer activities on the undertaking and on the related operational procedures
Syftet med dessa frågor är att få kompletterande information om företagets interna organisation, vilket är relevant för att bedöma vilken inverkan export/överföringar har på företaget och berörda driftsrutiner.
How many people are either employed solely to deal with the management of exports and transfers or have responsibility for it with other tasks?
Hur många är anställda enbart för att arbeta med export och överföringar eller har ansvaret för hanteringen genom andra arbetsuppgifter?
There should always be at least 2 people in case of holiday, illness etc.
Det bör alltid finnas minst två personer i händelse av semester, sjukdom osv.
Does the undertaking internally circulate its written commitment of compliance with export/transfer control regulations and of adherence to any relevant end-use and export restrictions?
Har företaget internt informerat om sitt skriftliga åtagande att följa regelverket om export- och överföringskontroll och att iaktta alla restriktioner om slutanvändning och export?
Does the undertaking internally circulate its written commitment to provide on request end-use/end-user information?
Har företaget internt informerat om sitt skriftliga åtagande att på begäran lämna information om slutanvändning/slutanvändare?
Both written commitments should be included in the compliance manuals available to export/transfer control staff and should also be known to all employees concerned by export/transfer controls (e.g.: sales department …).
Bägge de skriftliga åtagandena bör ingå i den handbok om efterlevnad av bestämmelserna som den personal som arbetar med export- och överföringskontroll ska ha tillgång till, och all personal som berörs av export- och överföringskontroll (t.ex. på försäljningsavdelningen) bör också känna till dem.
9(2)(d) and 9(2)(e)
Artikel 9.2 d och 9.2 e
Has the undertaking so far complied with export/transfer control regulations?
Har företaget hittills följt regelverket om export- och överföringskontroll?
The undertaking should have a sound track record of compliance with export/transfer control regulations.
Företaget bör kunna visa på goda resultat när det gäller efterlevnad av regelverket om export- och överföringskontroll.
Are compliance manuals being provided and kept up-to-date for export/transfer control staff?
Finns det handböcker om efterlevnad av bestämmelserna för den personal som arbetar med export- och överföringskontroll och uppdateras de regelbundet?
Compliance manuals for the use and guidance of export/transfer control staff should be available, at least in electronic version (for instance, on the undertaking’s intranet).
Det bör finnas handböcker för den personal som arbetar med export- och överföringskontroll, åtminstone i elektroniskt format (t.ex. på företagets intranät).
Those manuals should contain the operating and organisational procedures to be followed by export/transfer control staff.
Dessa handböcker bör ange vilka operativa och organisatoriska rutiner som ska följas av den personal som arbetar med export- och överföringskontroll.
Export/transfer control staff should be expeditiously informed of the amendments to the manual applying to their tasks as well as of their entry into force.
Den personal som arbetar med export- och överföringskontroll bör omedelbart informeras om ändringar av handboken som rör deras uppgifter och få veta när ändringarna träder i kraft.
Chain of responsibility
Ansvarskedja
Please describe the chain of responsibility for exports and transfers within your undertaking.
Beskriv ansvarskedjan för export och överföringar inom företaget.
The responsibility for export/transfer control compliance should be set down in writing.
Ansvaret för att bestämmelserna om export och överföring följs bör anges skriftligt.
The written support describing the chain of responsibility (such as records or organisation charts) should be kept up-to-date.
Dokumentationen som beskriver ansvarskedjan (t.ex. register eller organisationsplaner) bör hållas aktuell.
The description should provide detail on delegations of responsibility and the adopted routines in situations when the senior executive referred to in Article 9(2)(c) of Directive 2009/43/EC is absent.
Beskrivningen bör ge detaljerad information om ansvarsdelegering och de rutiner som gäller när den chefstjänsteman som avses i artikel 9.2 c i direktiv 2009/43/EG är frånvarande.
Is such a description always accessible to the competent authority?
Har den behöriga myndigheten alltid tillgång till denna beskrivning?
Knowledge of the chain of responsibility should always be easily accessible to the competent authority not only at the application phase but also for subsequent compliance monitoring and compliance visits.
Den behöriga myndigheten bör enkelt kunna få tillgång till information om ansvarskedjan, inte bara i samband med ansökan utan också för senare kontroll av efterlevnaden och kontrollbesök.
In which part of your undertaking is the export/transfer management situated?
I vilken del av företaget handläggs överföring och export?
Whether export/transfer control management is organised in each shipping unit, in the head office or as a separate export control department should depend on the size and the structure of the undertaking.
Företagets storlek och struktur bör avgöra om export- och överföringskontroll handläggs på varje speditionsavdelning, på huvudkontoret eller på en separat avdelning för exportkontroll.
How do export/transfer control staff interact with other functions inside the undertaking?
Hur samverkar personalen som arbetar med export- och överföringskontroll med andra funktioner i företaget?
Export/transfer control staff should be protected as much as possible from conflicts of interest.
De som arbetar med export- och överföringskontroll bör i möjligaste mån inte vara föremål för intressekonflikter.
They should be empowered to stop a transaction.
De bör ha befogenhet att stoppa en transaktion.
How is the relationship between the export/transfer control staff and the senior executive organised, for example, the possibility of information exchange?
Vilket förhållande råder mellan personalen som arbetar med export- och överföringskontroll och chefstjänstemannen, t.ex. när det gäller utbyte av information?
Export control staff should be allowed to report directly to the senior executive if they require authority to stop a transaction.
Exportkontrollpersonalen bör kunna rapportera direkt till chefstjänstemannen om de behöver befogenhet att stoppa en transaktion.
Please indicate the other responsibilities of the senior executive who has been appointed personally responsible for transfers and exports
Ange vilket övrigt ansvar den chefstjänsteman har som utsetts till personligt ansvarig för överföring och export.
The senior executive should be part of the top management.
Chefstjänstemannen bör ingå i ledningsgruppen.
His/her position should not present a conflict of interest (e.g.: he/she should not also be head of sales …)
Hans eller hennes ställning bör inte innebära en intressekonflikt (t.ex. bör vederbörande inte vara försäljningschef).
9(2)(c) and (f)
Artikel 9.2 c och f
Internal audits
Internrevision
Random inspection
Slumpmässiga inspektioner
How frequently are random inspections carried out?
Hur ofta genomförs slumpmässiga inspektioner?
The ICP and the daily operating procedures should be subject to (unexpected) random checks.
Rutinerna för internkontroll och de dagliga arbetsrutinerna bör underställas (oväntade) slumpmässiga kontroller.
internal audits
Internrevision
How frequent are internal audits?
Hur ofta görs internrevisioner?
Ideally, once a year and, at least, every 3 years.
Helst en gång per år, men åtminstone vart tredje år.
What percentage of exports/transfers is subject to checks?
Hur stor procentandel av exporten och överföringarna kontrolleras?
Depending on the number of exports/transfers, at least 1 % and an expected maximum of 20 %.
Minst 1 % och upp till 20 %, beroende på antalet exporter och överföringar.
The ratio can vary each time an audit is undertaken.
Andelen kan variera för varje revision som görs.
Who carries out these checks?
Vem genomför dessa kontroller?
Possible answers should be one of the following:
Kan vara någon av följande:
someone senior in the chain of responsibility for export/transfer controls,
En erfaren tjänsteman i ansvarskedjan för export- och överföringskontrollen.
the quality manager,
Den kvalitetsansvarige.
the finance manager or accountant,
Den ekonomiansvarige eller revisorn.
anyone else of a middle management or higher position who is one step or more away from the day to day work of the export/transfer team.
En chef på minst mellannivå som inte är direkt involverad i export- och överföringspersonalens dagliga arbete.
What questions do these audits cover?
Vilka frågor omfattar dessa revisioner?
Audits should provide answers to the following questions:
Revisionerna bör besvara följande frågor:
Are the export limitations put in place abided by?
Följs de rådande exportrestriktionerna?
Are procedures in place and updated to ensure that all export and transfer regulations are complied with?
Finns det uppdaterade förfaranden för att säkerställa att regelverket för export och överföringar följs?
Is regular awareness training undertaken?
Genomförs det regelbundet utbildning för att öka personalens medvetenhet?
Are records readily available?
Är registren lättillgängliga?
Are the records comprehensive?
Är registren fullständiga?
Do the records cover all the relevant aspects of import, export and transfer, and products remaining within the Member State?
Omfattar registren alla relevanta aspekter av import, export och överföring samt de produkter som blir kvar i medlemsstaten?
Is information available on the life of relevant products from source to destination?
Finns det information tillgänglig om relevanta produkters livscykel från källa till destination?
planning, effectiveness and follow-up of the audits
Planering, effektivitet och uppföljning av revisioner
How do you ensure you audit a representative range of shipments?
Hur säkerställer företaget att revisionen omfattar ett representativt urval sändningar?
At least one shipment per customer or destination should be audited or at least one shipment for each project.
Revisionen bör omfatta minst en sändning per kund eller destination eller minst en sändning per projekt.
Does the undertaking establish a programme of internal audit?
Har företaget ett program för internrevision?
A programme of internal audit should be established ensuring that a representative range of shipments are to be audited.
Det bör inrättas ett program för internrevision som säkerställer att ett representativt urval sändningar granskas.
Is the non-compliance disclosed by internal audits systematically corrected?
Åtgärdar man systematiskt de fall av bristande efterlevnad som upptäckts genom internrevisioner?
Is a trail of such actions kept?
Är dessa åtgärder spårbara?
The undertaking should clearly record any suspected occurrence of non-compliance identified by the internal audit, the measures recommended to correct such an occurrence and an assessment of the effectiveness of those corrective measures on compliance.
Företaget bör tydligt registrera alla förekomster av misstänkt bristande efterlevnad som upptäckts genom internrevisioner, de korrigerande åtgärder som rekommenderats och en bedömning av de korrigerande åtgärdernas effekt på efterlevnaden.
General awareness-raising
Åtgärder för att öka medvetenheten
Operating and organisational procedures
Operativa och organisatoriska rutiner
How are the undertaking’s internal processes designed to raise general awareness and minimise risks related to export/transfer controls?
Vilka interna rutiner har företaget för att öka medvetenheten och minska riskerna i samband med export- och överföringskontrollen?
Operating and organisational procedures should be set down in writing and provide instructions and guidelines on the following:
Operativa och organisatoriska rutiner bör vara skriftliga och ge anvisningar och riktlinjer om följande:
the overall export/transfer process from reception of an order, assessment of applicability of export/transfer regulations, compliance with relevant export/transfer regulations and shipment or transmission (a final compliance check must be carried out before shipment or transmission),
Hela export- och överföringsprocessen, från ordermottagning och bedömning av om regelverket om export och överföring är tillämpligt och efterlevs, till sändning eller överföring (t.ex. måste en slutkontroll av efterlevnaden göras före överföring).
the monitoring of compliance with the terms and conditions of the licence,
Kontroll av att tillståndsvillkoren är uppfyllda.
the interaction with external parties, and in certain cases, with other interested departments within the undertaking, such as the legal and sales department,
Samverkan med externa parter och i vissa fall med andra berörda avdelningar inom företaget, t.ex. rätts- eller försäljningsavdelningen.
the coordination of all employees involved in or somehow concerned by export/transfer controls (e.g.: sales staff should be instructed to inform export/transfer control staff of any doubts, and should be informed that the processing of an order can only take place once it has been cleared by the export/transfer control staff),
Samordning av all personal som är involverad i eller på något sätt berörs av export- och överföringskontrollen (personalen på försäljningsavdelningen bör t.ex. instrueras om att vid minsta tvivel informera personalen som arbetar med export- och överföringskontroll, och den bör informeras om att en order inte kan genomföras förrän personalen som arbetar med export- och överföringskontroll har gett klartecken).
the coordination and possible exchange of information with the competent authorities (e.g.: possible reporting of suspect transaction orders, possible existence of a voluntary disclosure policy …).
Samordning och eventuellt informationsutbyte med de behöriga myndigheterna (t.ex. eventuell rapportering av misstänkta transaktionsorder och eventuell frivillig offentlighetspolicy).
Operating and organisational procedures: pre-licensing phase [1]
Operativa och organisatoriska rutiner: fasen med förhandstillstånd [1]
Embargoes
Embargon
How does the undertaking take into account embargoes?
På vilket sätt tar företaget hänsyn till embargon?
In cases where a shipment is planned to be sent to an embargoed destination, rules should be in place to verify the relevant embargo regulations.
Om en sändning planeras till en destination som är under embargo bör det finnas regler för kontroll av de tillämpliga embargobestämmelserna.
Such verification should at least encompass:
Dessa kontroller bör omfatta minst följande:
the supply bans enacted by the embargo regulation,
Förbud mot leverans som utfärdats genom embargoreglerna.
the classification of products to be shipped against the embargo’s list of products,
Jämförelse mellan de produkter som ska skickas och embargolistan över produkter.
the additional licensing requirements for certain services, such as technical assistance.
Kompletterande tillståndskrav för vissa tjänster, t.ex. tekniskt bistånd.
Sanctions lists
Sanktionsförteckningar
How does the undertaking take into account sanctions lists?
På vilket sätt tar företaget hänsyn till sanktionsförteckningar?
The names and identities of the legal and natural persons to be supplied should be checked against the relevant sanctions lists.
Namn och identitet för de juridiska och fysiska personer som ska ha leveranserna bör kontrolleras mot den berörda sanktionsförteckningen.
When searching for an identity on the sanctions list, what level (or percentage) of certainty that a match has been found is required to consider it a match (‘hit’)?
Hur hög grad (eller procentsats) av säkerhet krävs för att man ska anse att man har fått en träff när man söker efter en identitet på sanktionsförteckningen?
What procedures are followed when a match for a name has been found?
Vilka rutiner följs när man har fått träff på ett namn?
Procedural instructions should have been set down in writing which detail how likely matches and ‘hits’ are to be addressed (for example, when a match has been found, it must be reported to the competent authority).
Det ska finnas skriftliga anvisningar för hur man ska gå till väga, med detaljerad information om hur sannolika träffar ska hanteras (t.ex. att man måste rapportera till den behöriga myndigheten att man har fått träff på ett namn).
Control of listed products (products subject to licensing because of their inclusion in an export/transfer control list)
Kontroll av förtecknade produkter (produkter som är tillståndspliktiga eftersom de finns på en förteckning över produkter som omfattas av export- och överföringskontroll)
Questions on internal processes ensuring that a listed product is not exported or transferred without a license:
Frågor om interna rutiner för att säkerställa att en förtecknad produkt inte exporteras eller överförs utan tillstånd:
Is there an electronic data processing system in place to record the classification of products received or manufactured by the undertaking?
Finns det ett elektroniskt databehandlingssystem för att registrera klassificering av produkter som mottagits eller tillverkats av företaget?
The classification of products should be recorded in an electronic data processing system (only if in existence already).
Produktklassificeringen bör registreras i ett elektroniskt databehandlingssystem (endast om ett sådant finns).
Changes in the control lists should be immediately reported in the system.
Ändringar i kontrollförteckningarna bör omedelbart registreras i systemet.
How are all products subject to licensing requirements classified and recorded, and who is responsible for this?
Hur klassificeras och registreras alla tillståndspliktiga produkter och vem ansvarar för detta?
What processes are in place to ensure that the classification of products is kept up to date, and how is it documented?
Vilka rutiner finns det för att säkerställa att produktklassificeringen uppdateras, och hur dokumenteras det?
The export/transfer control staff should be responsible for recording and classifying products, if necessary, in consultation with technical experts.
Den personal som arbetar med export- och överföringskontroll bör ansvara för registrering och klassificering av produkter, vid behov i samråd med teknisk expertis.
How is the end-use by and the reliability of the recipient assessed?
Hur bedöms mottagarens slutanvändning och tillförlitlighet?
The export/transfer control staff should be responsible for verifying the reliability of the recipients, with special attention given to the end-use and risk of diversion.
Den personal som arbetar med export- och överföringskontroll bör ansvara för kontrollen av mottagarnas tillförlitlighet, särskilt med tanke på slutanvändningen och risken för avledning.
If export/transfer control staff are informed that the recipient has breached export/transfer control regulations, they should inform the competent authority.
Om personal som arbetar med export- och överföringskontroll får information om att mottagaren har brutit mot regelverket om export- och överföringskontroll bör de informera den behöriga myndigheten.
A verification of the recipient’s good faith is especially important in cases where the customer is new or where the customer’s identity is unclear or when there are doubts about the declared end-use (e.g.: order in unusual quantities, special and unusual transit routes requested by the recipient …).
En kontroll av mottagarens tillförlitlighet är särskilt viktig när det gäller en ny kund, om kundens identitet är oklar eller om det råder tvivel om den deklarerade slutanvändningen (t.ex. order på ovanliga mängder eller om mottagaren begär särskilda och ovanliga transitvägar).
Intangible transfer of technology
Immateriell överföring av teknik
How does the undertaking ensure compliance with intangible transfer of technology (ITT) requirements (e.g., e-mail and access to the intranet from abroad)?
Hur säkerställer företaget efterlevnad av kraven för immateriell överföring av teknik (t.ex. e-post och tillgång till intranätet från utlandet)?
The undertaking should have issued clear and written instructions in relation to ITT over e-mail, fax, intranet or Internet.
Företaget bör ha utfärdat tydliga skriftliga anvisningar för immateriell överföring av teknik via e-post, fax, intranätet eller Internet.
The provision or transfer of technology should not occur until, an assessment has been made of its licensability, and if licensable, a licence is in place to permit the transfer.
Teknik bör inte tillhandahållas eller överföras förrän det har gjorts en bedömning av om det krävs tillstånd, och om det i sådana fall finns ett överföringstillstånd.
How does the undertaking ensure compliance with technical assistance requirements?
Hur säkerställer företaget att kraven för tekniskt bistånd följs?
A compliance procedure regarding technical assistance should be in place:
Det bör finnas rutiner för tekniskt bistånd när det gäller
for foreign visitors/employees,
utländska besökare/utländsk personal,
for employees (e.g. technicians) abroad,
personal utomlands (t.ex. tekniker),
for conferences, seminars with foreign participants or when organised abroad.
konferenser eller seminarier med utländska deltagare eller organiserade utomlands.
Operating and organisational procedures: licensing phase
Operativa och organisatoriska rutiner: tillståndsfasen
How does the undertaking ensure that it makes full and complete licence applications?
Hur säkerställer företaget att dess ansökningar om tillstånd är fullständiga?
The undertaking should be equipped to fully comply with the licence application process and procedures in force in the Member State where it is established.
Företaget bör ha kapacitet att följa rutinerna för ansökan om tillstånd och de förfaranden som är i kraft i den medlemsstat där företaget är etablerat.
Operating and organisational procedures: post licensing phase
Operativa och organisatoriska rutiner: fasen efter att tillstånd beviljats
What internal procedures ensure compliance with the conditions of the license?
Vilka interna rutiner säkerställer att tillståndsvillkoren är uppfyllda?