Whereas the Ombudsman, who may also act on his own initiative, must have access to all the elements required for the performance of his duties; whereas to that end Community institutions and bodies are obliged to supply the Ombudsman, at his request, with any information which he requests of them and without prejudice to the Ombudsman's obligation not to divulge such information; whereas access to classified information or documents, in particular to sensitive documents within the meaning of Article 9 of Regulation (EC) No 1049/200136, should be subject to compliance with the rules on security of the Community institution or body concerned; whereas the institutions or bodies supplying classified information or documents as mentioned in the first subparagraph of Article 3(2) should inform the Ombudsman of such classification; whereas for the implementation of the rules provided for in the first subparagraph of Article 3(2), the Ombudsman should have agreed in advance with the institution or body concerned the conditions for treatment of classified information or documents and other information covered by the obligation of professional secrecy; whereas if the Ombudsman finds that the assistance requested is not forthcoming, he shall inform the European Parliament, which shall make appropriate representations;
Európsky parlament, so zreteľom na zmluvy o založení Európskych spoločenstiev, najmä na čl. 195 ods. 4 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva, a čl. 107d ods. 4 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu, so zreteľom na stanovisko Komisie, so zreteľom na schválenie Rady, keďže je potrebné prijať predpisy a všeobecné podmienky upravujúce výkon funkcie ombudsmana v súlade s ustanoveniami zmlúv o založení Európskych spoločenstiev; keďže je potrebné stanoviť podmienky, za ktorých je možné ombudsmanovi predložiť sťažnosť, a upraviť vzťah medzi výkonom jeho funkcie a súdnym a správnym konaním; keďže ombudsman, ktorý môže konať tiež z vlastného podnetu, musí mať k dispozícii všetky prostriedky potrebné na výkon svojej funkcie; keďže v tomto zmysle sú inštitúcie a orgány Spoločenstva povinné poskytnúť ombudsmanovi na jeho žiadosť informácie, o ktoré ich požiadal, a bez toho, aby tým bola dotknutá ombudsmanova povinnosť mlčanlivosti ohľadne takýchto informácií; keďže prístup k tajným informáciám či dokumentom, najmä k citlivým dokumentom v zmysle článku 9 nariadenia (ES) 1049/200136, by mal podliehať pravidlám príslušnej inštitúcie alebo orgánu Spoločenstva o bezpečnosti; keďže inštitúcie alebo orgány poskytujúce utajované informácie alebo dokumenty, ako sa uvádza v článku 3 ods. 2 prvom pododseku, by mali informovať ombudsmana o tomto utajení; keďže v súvislosti s vykonávaním pravidiel uvedených v článku 3 ods. 2 prvom pododseku, sa mal ombudsman s príslušnou inštitúciou alebo orgánom vopred dohodnúť na podmienkach prístupu k utajovaným informáciám a k iným informáciám, na ktoré sa vzťahuje povinnosť služobného tajomstva; keďže v prípade, keď sa ombudsman domnieva, že nedostáva požadovanú pomoc, informuje o tom Európsky parlament, ktorý prijme vhodné opatrenia; keďže je potrebné stanoviť postupy pre prípad, keď ombudsman svojím vyšetrovaním odhalí prípady nesprávneho úradného postupu; keďže je tiež potrebné prijať ustanovenia o predkladaní podrobnej správy ombudsmana Európskemu parlamentu na konci každého zasadania; keďže ombudsman a jeho spolupracovníci sú povinní zachovávať mlčanlivosť o informáciách, s ktorými sa oboznámili pri plnení svojich úloh; keďže ombudsman je zároveň povinný informovať príslušné orgány o skutočnostiach, o ktorých sa domnieva, že môžu mať trestnoprávnu povahu, a o ktorých sa dozvedel v rámci svojho vyšetrovania; keďže je potrebné prijať ustanovenia, ktoré umožnia spoluprácu ombudsmana s obdobnými orgánmi v niektorých členských štátoch v súlade s platnými vnútroštátnymi predpismi;