natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Following expiry of the time limit imposed in the decision on suspension, the competent authority should verify whether the certified recipient undertaking is in compliance with the criteria set out in Article 9(2) of Directive 2009/43/EC and with the conditions attached to the certificate.
În urma expirării termenului-limită impus prin decizia de suspendare, autoritatea competentă ar trebui să verifice dacă întreprinderea destinatară autorizată respectă criteriile stabilite la articolul 9 alineatul (2) din Directiva 2009/43/CE și cu condițiile atașate eliberării certificatului.
Within a time period not exceeding 1 month after completion of the verification, a new decision from the competent authority should be notified in writing to the certified recipient undertaking stating any of the following:
Într-un interval de timp de cel mult o lună de la încheierea verificării, o nouă decizie a autorității competente ar trebui notificată în scris întreprinderii destinatare autorizate, în care să se indice oricare dintre următoarele elemente:
that the suspension of certificate is lifted and the date on which it takes effect;
că a fost ridicată suspendarea certificatului și data la care acest lucru intră în vigoare;
the suspension is maintained until a certain date, following which another verification will be carried out;
că se menține suspendarea până la o anumită dată, după care se va efectua o nouă verificare;
the certificate is revoked.
că certificatul este retras.
EXCHANGE OF INFORMATION RELATING TO CERTIFICATION
SCHIMBUL DE INFORMAȚII PRIVIND AUTORIZAREA
Where a certificate has been granted, suspended, revoked or suspension of a certificate has been lifted, the competent authority should immediately notify in writing the certified recipient undertaking and the Commission.
Atunci când un certificat a fost eliberat, suspendat, retras sau suspendarea acestuia a fost ridicată, autoritatea competentă ar trebui să notifice imediat acest lucru în scris întreprinderii destinatare autorizate și Comisiei.
FOLLOW-UP
ACȚIUNI ULTERIOARE
The Member States are invited to give effect to this Recommendation by 30 June 2012 at the latest.
Statele membre sunt invitate să pună în aplicare prezenta recomandare până cel târziu la 30 iunie 2012.
Member States are encouraged to inform the Commission of any measures taken to give effect to this Recommendation.
Statele membre sunt încurajate să informeze Comisia cu privire la orice măsuri au întreprins pentru a transpune în practică prezenta recomandare.
ADDRESSEES
DESTINATARI
Questions and guidelines on the description of internal compliance programmes and for subsequent assessment
Întrebări și orientări privind descrierea programelor interne de asigurare a conformității și evaluarea ulterioară
Core areas
Domenii principale
Key questions
Întrebări-cheie
Best practice recommendations
Recomandări: cele mai bune practici
Relevant certification criterion
Criteriul relevant de autorizare
Organisational, human and technical resources allocated to the management of transfers and exports
Resursele organizaționale, umane și tehnice alocate pentru gestionarea transferurilor și a exporturilor
What percentage of the undertaking’s business (annual turnover) depends on exports and transfers of licensable items?
Ce procent din activitatea economică a întreprinderii (ca cifră de afaceri anuală) depinde de exporturile și transferurile de articole care trebuie să primească o licență?
How many exports and transfers of such items take place within a year?
Câte exporturi și transferuri de astfel de articole au loc în decursul unui an?
What functions within the company (e.g. purchasing, engineering, project management, shipping) are involved in the export and transfer process and how are those responsibilities organised?
Ce activități din cadrul întreprinderii (de ex. achiziții, inginerie, gestionarea proiectelor, livrări) au legătură cu procesul de export și de transfer și cum sunt organizate aceste responsabilități?
Has the undertaking an electronic system to manage exports and transfers?
Dispune întreprinderea de un sistem electronic de gestionare a exporturilor și a transferurilor?
What are its main features?
Care sunt principalele caracteristici ale acestui sistem?
The purpose of these questions is to obtain additional information on the undertaking’s internal organisation, which is relevant for assessing the impact of export/transfer activities on the undertaking and on the related operational procedures
Scopul acestor întrebări este de a obține informații suplimentare privind organizarea internă a întreprinderii, care sunt relevante pentru a evalua impactul activităților de export/transfer asupra întreprinderii și asupra procedurile operaționale conexe
How many people are either employed solely to deal with the management of exports and transfers or have responsibility for it with other tasks?
Câți angajați au sarcina exclusivă de a se ocupa de gestionarea exporturilor și a transferurilor și câți au și alte sarcini în plus?
There should always be at least 2 people in case of holiday, illness etc.
Ar trebui să fie întotdeauna cel puțin două persoane prezente, pentru a fi acoperite perioadele de concedii, cazurile de boală etc.
Does the undertaking internally circulate its written commitment of compliance with export/transfer control regulations and of adherence to any relevant end-use and export restrictions?
Întreprinderea își diseminează pe plan intern angajamentul scris de asigurare a conformității cu reglementările în materie de control al exporturilor/transferurilor și de asumare a oricăror restricții privind utilizarea finală și exportul?
Does the undertaking internally circulate its written commitment to provide on request end-use/end-user information?
Întreprinderea își diseminează pe plan intern angajamentul scris de a furniza la cerere informații privind utilizarea finală/utilizatorii finali?
Both written commitments should be included in the compliance manuals available to export/transfer control staff and should also be known to all employees concerned by export/transfer controls (e.g.: sales department …).
Ambele angajamente scrise ar trebui incluse în manualele de asigurare a conformității disponibile pentru personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor și ar trebui cunoscute de către toți angajații cu responsabilități în materie de control al exporturilor/transferurilor (de ex. departamentul de vânzări …)
9(2)(d) and 9(2)(e)
Articolul 9 alineatul (2) literele (d) și (e)
Has the undertaking so far complied with export/transfer control regulations?
A respectat întreprinderea până în prezent reglementările în materie de control al exporturilor/transferurilor?
The undertaking should have a sound track record of compliance with export/transfer control regulations.
Întreprinderea ar trebui să aibă o bună performanță din punct de vedere al conformității cu reglementările în materie de control al exporturilor/transferurilor.
Are compliance manuals being provided and kept up-to-date for export/transfer control staff?
Se pun la dispoziția personalului responsabil de controlul exporturilor/transferurilor manuale de conformitate și sunt acestea actualizate constant?
Compliance manuals for the use and guidance of export/transfer control staff should be available, at least in electronic version (for instance, on the undertaking’s intranet).
Manualele de conformitate destinate a fi utilizate și a oferi orientări personalului responsabil de controlul exporturilor/transferurilor ar trebui să fie accesibile/puse la dispoziție, cel puțin în versiune electronică (de exemplu, pe site-ul intranet al întreprinderii).
Those manuals should contain the operating and organisational procedures to be followed by export/transfer control staff.
Aceste manuale ar trebui să conțină procedurile operaționale și organizaționale care trebuie urmate de personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor.
Export/transfer control staff should be expeditiously informed of the amendments to the manual applying to their tasks as well as of their entry into force.
Personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor ar trebui informat prompt cu privire la acele modificări aduse manualului care sunt relevante pentru sarcinile acestuia, precum și cu privire la intrarea acestora în vigoare.
Chain of responsibility
Ierarhia în materie de răspundere
Please describe the chain of responsibility for exports and transfers within your undertaking.
Vă rugăm să descrieți ierarhia în materie de răspundere în ceea ce privește activitatea de exporturi și transferuri în cadrul întreprinderii dumneavoastră.
The responsibility for export/transfer control compliance should be set down in writing.
Responsabilitatea pentru asigurarea conformității controlului exporturilor/transferurilor ar trebui stabilită în scris.
The written support describing the chain of responsibility (such as records or organisation charts) should be kept up-to-date.
Documentele scrise care descriu ierarhia în materie de răspundere (de exemplu registre sau organigrame) ar trebui actualizate.
The description should provide detail on delegations of responsibility and the adopted routines in situations when the senior executive referred to in Article 9(2)(c) of Directive 2009/43/EC is absent.
Descrierea ar trebui să furnizeze informații detaliate privind delegarea responsabilităților și procedurile de rutină adoptate în cazul în care membrul organului executiv de conducere menționat la articolul 9 alineatul (2) litera (c) din Directiva 2009/43/CE este absent.
Is such a description always accessible to the competent authority?
Este o astfel de descriere întotdeauna disponibilă spre consultare de către autoritatea competentă?
Knowledge of the chain of responsibility should always be easily accessible to the competent authority not only at the application phase but also for subsequent compliance monitoring and compliance visits.
Informațiile privind ierarhia în materie de răspundere ar trebui să fie întotdeauna ușor de consultat de către autoritatea competentă nu numai în faza de solicitare a eliberării certificatului, ci și în vederea vizitelor ulterioare de conformitate și de monitorizare a conformității.
In which part of your undertaking is the export/transfer management situated?
În ce parte din întreprinderea dumneavoastră este organizată gestionarea exporturilor/transferurilor?
Whether export/transfer control management is organised in each shipping unit, in the head office or as a separate export control department should depend on the size and the structure of the undertaking.
Organizarea gestionării controlului exporturilor/transferurilor - în fiecare unitate de expediere, la sediul central sau ca un departament separat de control al exporturilor – ar trebui să se facă în funcție de mărimea și structura întreprinderii.
How do export/transfer control staff interact with other functions inside the undertaking?
Cum interacționează personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor cu alți membri ai personalului cu alte funcții din cadrul întreprinderii?
Export/transfer control staff should be protected as much as possible from conflicts of interest.
Personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor ar trebui să fie protejat cât mai mult posibil de conflictele de interese.
They should be empowered to stop a transaction.
Persoanele respective ar trebui să aibă dreptul să oprească o tranzacție.
How is the relationship between the export/transfer control staff and the senior executive organised, for example, the possibility of information exchange?
Cum este organizată relația dintre personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor și membrul organului executiv de conducere, de exemplu este prevăzută posibilitatea schimbului de informații?
Export control staff should be allowed to report directly to the senior executive if they require authority to stop a transaction.
Personalul responsabil de controlul exporturilor ar trebui să aibă posibilitatea să raporteze direct membrului organului executiv de conducere dacă trebuie să obțină autorizația să oprească o tranzacție.
Please indicate the other responsibilities of the senior executive who has been appointed personally responsible for transfers and exports
Vă rugăm să indicați celelalte responsabilități ale membrului organului executiv de conducere care a fost numit personal responsabil de transferuri și exporturi
The senior executive should be part of the top management.
Membrul organului executiv de conducere ar trebui să facă parte din organul de conducere al întreprinderii.
His/her position should not present a conflict of interest (e.g.: he/she should not also be head of sales …)
Funcția sa nu ar trebui să facă obiectul unui conflict de interese (de ex. persoana respectivă nu ar trebui să fie în același timp și directorul departamentului de vânzări …)
9(2)(c) and (f)
Articolul 9 alineatul (2) literele (c) și (f)
Internal audits
Audituri interne
Random inspection
Inspecții aleatorii
How frequently are random inspections carried out?
Cât de des se efectuează inspecții aleatorii?
The ICP and the daily operating procedures should be subject to (unexpected) random checks.
Programul de conformitate internă (PCI) și procedurile operaționale zilnice ar trebui să facă obiectul unor verificări aleatorii (inopinate).
internal audits
Audituri interne
How frequent are internal audits?
Cât de des se efectuează audituri interne?
Ideally, once a year and, at least, every 3 years.
În mod ideal o dată pe an și cel puțin o dată la fiecare trei ani.
What percentage of exports/transfers is subject to checks?
Ce procentaj din exporturi/transferuri fac obiectul verificărilor?
Depending on the number of exports/transfers, at least 1 % and an expected maximum of 20 %.
În funcție de numărul de exporturi/transferuri, cel puțin 1 % și cel mult 20 %, conform estimărilor.
The ratio can vary each time an audit is undertaken.
Procentul poate varia de fiecare dată când se efectuează un audit.
Who carries out these checks?
Cine efectuează aceste verificări?
Possible answers should be one of the following:
Răspunsul posibil ar trebui să fie unul din următoarele:
someone senior in the chain of responsibility for export/transfer controls,
un înalt funcționar din ierarhia în materie de răspundere pentru controlul exporturilor/transferurilor;
the quality manager,
directorul de calitate;
the finance manager or accountant,
directorul financiar sau contabilul;
anyone else of a middle management or higher position who is one step or more away from the day to day work of the export/transfer team.
orice alt funcționar care face parte din cadrele intermediare de conducere sau are o poziție ierarhică superioară care ocupă un post aflat cel puțin cu o treaptă peste nivelul de încadrare al echipei responsabile de exporturi/transferuri.
What questions do these audits cover?
Ce aspecte vizează aceste audituri?
Audits should provide answers to the following questions:
Auditurile ar trebui să ofere răspunsuri la următoarele întrebări:
Are the export limitations put in place abided by?
Sunt respectate restricțiile impuse exporturilor?
Are procedures in place and updated to ensure that all export and transfer regulations are complied with?
Au fost stabilite proceduri și sunt acestea actualizate pentru a garanta faptul că se respectă toate reglementările privind exporturile și transferurile?
Is regular awareness training undertaken?
Se organizează periodic cursuri de formare pentru sensibilizarea personalului?
Are records readily available?
Sunt registrele disponibile spre consultare?
Are the records comprehensive?
Conțin registrele informații complete?
Do the records cover all the relevant aspects of import, export and transfer, and products remaining within the Member State?
Acoperă registrele toate aspectele importante ale importului, exportului și transferului, precum și date privind produsele care rămân pe teritoriul statului membru?
Is information available on the life of relevant products from source to destination?
Există informații disponibile privind ciclul de viață al produselor relevante, de la origine la destinație?
planning, effectiveness and follow-up of the audits
Planificarea auditurilor, eficacitatea acestora și acțiuni ulterioare
How do you ensure you audit a representative range of shipments?
Cum vă asigurați că auditați un eșantion reprezentativ de transporturi?
At least one shipment per customer or destination should be audited or at least one shipment for each project.
Ar trebui să facă obiectul auditului cel puțin un transport pentru fiecare client sau destinație sau cel puțin un transport pentru fiecare proiect.
Does the undertaking establish a programme of internal audit?
Întreprinderea are un program de audit intern?
A programme of internal audit should be established ensuring that a representative range of shipments are to be audited.
Ar trebui să existe un program de audit intern care să garanteze faptul că face obiectul auditului un eșantion reprezentativ de transporturi.
Is the non-compliance disclosed by internal audits systematically corrected?
Sunt cazurile de neconformitate evidențiate de auditurile interne corectate în mod sistematic?
Is a trail of such actions kept?
Se ține o evidență a acestor acțiuni?
The undertaking should clearly record any suspected occurrence of non-compliance identified by the internal audit, the measures recommended to correct such an occurrence and an assessment of the effectiveness of those corrective measures on compliance.
Întreprinderea ar trebui să consemneze în registre orice caz de neconformitate constatată în urma auditului intern, măsurile recomandate pentru corectarea situației și o evaluare a eficacității acestor măsuri corective asupra conformității.
General awareness-raising
Sensibilizare generală
Operating and organisational procedures
Proceduri operaționale și organizaționale
How are the undertaking’s internal processes designed to raise general awareness and minimise risks related to export/transfer controls?
Sunt procedurile interne ale întreprinderii concepute astfel încât să sporească gradul de sensibilizare a personalului și să reducă riscurile asociate controlului exporturilor/transferurilor?
Operating and organisational procedures should be set down in writing and provide instructions and guidelines on the following:
Procedurile operaționale și organizaționale ar trebui stabilite în scris și ar trebui să ofere instrucțiuni și orientări privind:
the overall export/transfer process from reception of an order, assessment of applicability of export/transfer regulations, compliance with relevant export/transfer regulations and shipment or transmission (a final compliance check must be carried out before shipment or transmission),
ansamblul procesului de export/transfer de la primirea unei comenzi la evaluarea aplicabilității reglementărilor privind exporturile/transferurile, la conformitatea cu reglementările relevante în domeniu și la expedierea sau transmiterea produsului (înainte de expediere sau transmitere trebuie să se efectueze o verificare finală a conformității);
the monitoring of compliance with the terms and conditions of the licence,
monitorizarea conformității cu termenii și condițiile licenței;
the interaction with external parties, and in certain cases, with other interested departments within the undertaking, such as the legal and sales department,
interacțiunea cu părțile terțe și, în anumite cazuri, cu alte departamente interesate din cadrul întreprinderii, de exemplu cu departamentul juridic și de vânzări;
the coordination of all employees involved in or somehow concerned by export/transfer controls (e.g.: sales staff should be instructed to inform export/transfer control staff of any doubts, and should be informed that the processing of an order can only take place once it has been cleared by the export/transfer control staff),
coordonarea tuturor angajaților implicați în controlul exporturilor/transferurilor sau vizați în vreun fel de acesta (de exemplu: personalului de vânzări ar trebui să i se dea instrucțiuni să informeze personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor cu privire la orice dubii ar avea și ar trebui să cunoască faptul că nu se poate da curs unei comenzi decât după ce aceasta a fost validată de personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor);
the coordination and possible exchange of information with the competent authorities (e.g.: possible reporting of suspect transaction orders, possible existence of a voluntary disclosure policy …).
coordonarea și posibilul schimb de informații cu autoritățile competente (de ex. eventuala semnalare a ordinelor de tranzacționare suspecte, eventuala existență a unei politici voluntare de divulgare de informații …)
Operating and organisational procedures: pre-licensing phase [1]
Proceduri operaționale și organizaționale: etapa preliminară acordării de licențe [1]
Embargoes
Embargouri
How does the undertaking take into account embargoes?
Cum ține întreprinderea seama de eventualele embargouri?
In cases where a shipment is planned to be sent to an embargoed destination, rules should be in place to verify the relevant embargo regulations.
În cazurile în care se planifică trimiterea unui transport către o destinație aflată sub embargou, ar trebui să existe reguli pe baza cărora să se verifice reglementările aplicabile în materie de embargou.
Such verification should at least encompass:
O astfel de verificare ar trebui să vizeze cel puțin:
the supply bans enacted by the embargo regulation,
interdicțiile de furnizare instituite de reglementările privind embargoul;
the classification of products to be shipped against the embargo’s list of products,
clasificarea produselor care urmează să fie expediate în raport cu lista de produse care fac obiectul embargoului;
the additional licensing requirements for certain services, such as technical assistance.
cerințele suplimentare în materie de acordare de licențe pentru anumite servicii, cum ar fi asistența tehnică.
Sanctions lists
Listele de sancțiuni
How does the undertaking take into account sanctions lists?
Cum ține întreprinderea seama de listele de sancțiuni?
The names and identities of the legal and natural persons to be supplied should be checked against the relevant sanctions lists.
Numele și identitatea persoanelor juridice și fizice cărora le sunt destinate produsele ar trebui verificate în raport cu listele relevante de sancțiuni.
When searching for an identity on the sanctions list, what level (or percentage) of certainty that a match has been found is required to consider it a match (‘hit’)?
Atunci când se face o verificare a unei identități în lista de sancțiuni, care este nivelul (sau procentul) de siguranță necesar pentru a considera că informațiile găsite indică o concordanță de 100 %?
What procedures are followed when a match for a name has been found?
Ce proceduri se aplică atunci când este identificată în lista o corespondență pentru un nume?
Procedural instructions should have been set down in writing which detail how likely matches and ‘hits’ are to be addressed (for example, when a match has been found, it must be reported to the competent authority).
Este necesar ca instrucțiunile procedurale să consemneze în scris, în detaliu, cum trebuie gestionate corespondențele și concordanțele de 100 % (de exemplu, atunci când se identifică o corespondență, aceasta trebuie semnalată autorității competente).
Control of listed products (products subject to licensing because of their inclusion in an export/transfer control list)
Controlul produsele incluse în liste (produse care fac obiectul obligației de acordare de licență ca urmare a faptului că fac parte dintr-o listă de control al exporturilor/transferurilor)
Questions on internal processes ensuring that a listed product is not exported or transferred without a license:
Întrebări privind procedurile interne pentru a garanta faptul că un produs inclus pe o listă nu este exportat sau transferat fără licență:
Is there an electronic data processing system in place to record the classification of products received or manufactured by the undertaking?
Există un sistem electronic de prelucrare a datelor destinat înregistrării clasificării produselor primite sau fabricate de întreprindere?