Whereas the Ombudsman, who may also act on his own initiative, must have access to all the elements required for the performance of his duties; whereas to that end Community institutions and bodies are obliged to supply the Ombudsman, at his request, with any information which he requests of them and without prejudice to the Ombudsman’s obligation not to divulge such information; whereas access to classified information or documents, in particular to sensitive documents within the meaning of Article 9 of Regulation (EC) No 1049/2001 [2], should be subject to compliance with the rules on security of the Community institution or body concerned; whereas the institutions or bodies supplying classified information or documents as mentioned in the first subparagraph of Article 3(2) should inform the Ombudsman of such classification; whereas for the implementation of the rules provided for in the first subparagraph of Article 3(2), the Ombudsman should have agreed in advance with the institution or body concerned the conditions for treatment of classified information or documents and other information covered by the obligation of professional secrecy; whereas if the Ombudsman finds that the assistance requested is not forthcoming, he shall inform the European Parliament, which shall make appropriate representations;Whereas it is necessary to lay down the procedures to be followed where the Ombudsman’s enquiries reveal cases of maladministration; whereas provision should also be made for the submission of a comprehensive report by the Ombudsman to the European Parliament at the end of each annual session;
întrucât Ombudsmanul, care poate acționa și din proprie inițiativă, trebuie să poată dispune de toate elementele necesare exercitării funcțiilor sale; întrucât, în acest scop, instituțiile și organele comunitare sunt obligate să îi furnizeze Ombudsmanului, la cererea acestuia, informațiile pe care le solicită și fără a aduce atingere obligației Ombudsmanului de a nu le divulga; întrucât accesul la informații sau documente clasificate, în special la documentele sensibile, în sensul articolului 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 [2], ar trebui să respecte normele de securitate ale instituțiilor sau organelor comunitare în cauză; întrucât instituțiile și organele care furnizează informații sau documente clasificate, astfel cum se menționează la articolul 3 alineatul (2) primul paragraf, ar trebui să informeze Ombudsmanul cu privire la o astfel de clasificare; întrucât pentru aplicarea normelor prevăzute la articolul 3 alineatul (2) primul paragraf, Ombudsmanul ar trebui să ajungă în prealabil la un acord cu instituția sau organul vizat asupra condițiilor de tratare a informațiilor și documentelor clasificate și a altor informații care fac obiectul obligației de secret profesional; întrucât, în cazul în care nu i se acordă asistența dorită, Ombudsmanul informează Parlamentul European cu privire la aceasta, iar Parlamentului European îi revine sarcina de a întreprinde demersurile adecvate;întrucât este necesar să se prevadă procedurile de urmat în cazul în care rezultatele anchetelor Ombudsmanului conduc la descoperirea unor cazuri de administrare defectuoasă; întrucât ar trebui să se prevadă, de asemenea, prezentarea unui raport global al Ombudsmanului în fața Parlamentului European, la sfârșitul fiecărei sesiuni anuale;