natgillin/translations-raw huggingface dataset:
As a result of the inventory, some categories were iden-tifi ed in most institutions and bodies and therefore found suitable for a more systematic supervision.
Luettelon perusteella havaittiin useimmissa toimielimissä ja elimissä tiettyjä samoja tietoryhmiä, jotka soveltuivat siksi järjestelmällisempään valvontaan.
To allow for the most efficient use of the human resources available, the EDPS prioritised the work on ex post prior checking cases, setting the following priority categories: 1. medical files (both stricto sensu and containing health-related data);2. staff appraisal (including also future staff (recruit-ment));3. disciplinary procedures;4. social services;5. e-monitoring.
Käytettävissä olevien inhimillisten voimavarojen käytön tehostamiseksi Euroopan tietosuojavaltuutettu asetti jälkikäteistarkastukset tärkeysjärjestykseen seuraaviin ensisijaisiin tietoryhmiin:
A workflow system is in place to make sure that all recommendations in a particular case are followed up and, where applicable, that all enforcement decisions are complied with (see paragraph 2.3.7.) ese prioritisation criteria apply only to ex post cases, as proper prior checking cases must be dealt with before the processing operation is implemented, following the plans of the institution or body.
On laadittu ennakkotarkastuskäsikirja sen takaamiseksi, että, kuten muillakin aloilla, kaikki asianosaiset toimivat samojen periaatteiden mukaisesti ja että Euroopan tietosuojavaltuutetun lausunnot perustuvat kaikkien merkittävien tietojen perinpohjaiseen analyysiin.
Distinction of ex post cases and proper prior checking cases e regulation came into force on 1 February 2001.
1.Potilastiedot (niin suppeassa merkityksessä kuin myös laajemmin terveyttä koskevat tiedot)
Opinions on prior checking cases issued in 2006
Ennakkotarkastuksista vuonna 2006 annetut lausunnot
12 prior checking cases5 prior checking cases
Euroopan komissio Euroopan keskuspankki
Court of Justice Investment Bank Parliament
Yhteisöjen tuomioistuin Euroopan investointipankki Euroopan parlamentti
In addition to these 57 prior checking cases on which an opinion has been issued, the EDPS has also dealt with nine cases which were found not to be subject to prior checking: five notifications came from the Commission, one from the Economic and Social Committee (ECSC) and Committee of the Regions (CoR) (which share some infrastructures), one from the EUMC and two from the Parliament — all of them on various matters such as, for example, the Internal Auditing Service (IAS), e-voting or internal audit service (Commission), user account management, standards for the use of IT systems and services (EUMC) and streamline (Parliament).
Kyseisten 57 ennakkotarkastuksen, joista annettiin lausunto, lisäksi Euroopan tietosuojavaltuutettu käsitteli yhdeksän asiaa, joista ei ollut aiheellista suorittaa ennakkotarkastusta: viisi ilmoitusta saatiin komissiolta, yksi Euroopan talous- ja sosiaalikomitealta (ETSK) ja alueiden komitealta (joilla on yhteistä infrastruktuuria), yksi Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskukselta ja kaksi Euroopan parlamentilta; ne käsittelivät erilaisia aiheita, kuten esimerkiksi sisäistä tarkastusta, sähköistä äänestämistä tai sisäisen tarkastuksen yksikköä (komissio), käyttäjätilinhoitoa, IT-järjestelmien ja palvelujen käytön normeja (Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskus) sekä järkeistystä (parlamentti).
See also paragraph 2.3.6.
Ks. myös 2.3.6 kohta.
Analysis by institution/body
Toimielin- ja elinkohtainen analyysi
Court of Auditors Committee of Regions Economic and Social
Tilintarkastustuomioistuin Alueiden komitea Euroopan talous- ja sosiaalikomitea
(3 opinions)3 prior checking cases3 prior checking cases2 prior checking cases1 prior checking case1 prior checking case
Useimmat toimielimet ja elimet tekivät ilmoituksen käsittelyistä, joihin liittyy todennäköisesti erityisiä vaaroja.
Most institutions and bodies have notified processing operations likely to present specific risks. e EDPS has fixed a deadline, spring 2007, to complete all noti-
Euroopan tietosuojavaltuutettu asetti takarajaksi kevään 2007, mihin mennessä oli tehtävä kaikki ilmoitukset jälkikäteen tehtävistä ennakkotarkastuksista.
1 prior checking case1 prior checking case1 prior checking case
1 ennakkotarkastus1 ennakkotarkastus1 ennakkotarkastus
67 89 10 ose 57 cases represent an increase of 67.6 % of work in prior checking compared with 2005. is workload will increase with no doubt in 2007 (see below).
Kyseiset 57 tarkastusta merkitsevät ennakkotarkastustyöskentelyn lisääntymistä 67,6 prosentilla vuoteen 2005 nähden. Työtaakka kasvaa epäilemättä vuonna 2007 (ks. jäljempänä).
Out of the 57 prior checking cases (54 opinions), only five were proper prior checking cases, i.e. the institutions concerned (Court of Auditors for one of them, Commission for three and Parliament for the f i fifth) followed the procedure involved for prior check-
57 ennakkotarkastuksesta (54 lausuntoa) vain viisi oli varsinaisia ennakkotarkastuksia, eli kyseiset toimieli-
Agencies deserve a specific comment.
Virastoista on esitettävä erillinen huomio.
In 2005, only one agency (OHIM) notified some cases. e EDPS had assumed that many other agencies would notify processing operations in the near future, but this has not been the case.
Vuonna 2005 vain yksi virasto (OHIM) teki joitakin ilmoituksia käsittelystä. Euroopan tietosuojavaltuutettu oletti, että monet muut virastot ilmoittaisivat käsittelyistä lähiaikoina, mutta näin ei ole tapahtunut.
Only two other agencies sent noti-fi fications on processing operations, the EUMC and the Translation Centre, the latter with two notifi ca-tions on the evaluation area and one regarding sick leave. e EDPS is really expecting more notifications from agencies as some of them, newly established, have already announced their own inventory and notifi ca-tions to come, such as EMEA (11) and EMCDDA (12).
Vain kaksi muuta virastoa, Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskus ja käännöskeskus, tekivät ilmoituksia käsittelyistä; jälkimmäinen teki kaksi arviointia koskevaa ilmoitusta ja yhden ilmoituksen, joka koski sairauslomaa.
Some other agencies have started to notify processing operations; the related opinions will be issued in 2007 (see below ‘Notifications for prior checking received before 1 January 2007 and pending’).
Euroopan tietosuojavaltuutettu odottaa todellakin, että virastot tekisivät lisää ilmoituksia, sillä jotkut vasta perustetut virastot, kuten EMEA(11) ja EMCDDA(12), ovat jo ilmoittaneet omista tulevista luetteloistaan ja ilmoituksistaan.
ing before implementing the processing operation. Two of those five prior checking cases were related to evaluation, one to emonitoring and two to other themes such as the sharing of a database online among European delegations in China or the independence of financial actors. e remaining 52 cases were ex post prior checking cases.
) Euroopan tietosuojavaltuutettu vastaanotti 57 ilmoitusta, mutta käytännön syistä ja siksi, että jotkut tapaukset liittyivät yhteen, 6 ilmoitusta (2 EKP:n, 2 neuvoston ja 2 parlamentin ilmoitusta) käsiteltiin yhdessä.
(5) e EDPS received 57 notifications but for practical reasons and due to the fact that some cases were linked to same purposes, six notifications (two of the ECB, two of the Council and two of the Parliament) were treated jointly. is is why 57 notifications were received and 54 opinions were issued.(6) Translation Centre for the Bodies of the European Union.(7) European Personnel Selection Office (which relies on the DPO of the
Tästä syystä 57 ilmoitusta saatiin, mutta 54 lausuntoa annettiin.)Euroopan unionin elinten käännöskeskus.) Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimisto (komission tietosuojavastaava on toimivaltainen).
) European Medicines Agency.) European Monitoring Centre for Drugs and Drug Addiction.
(11)Euroopan lääkevirasto.(12)Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus.
Commission).(8) European Monitoring Centre on Racism and Xenophobia.(9) Office for Harmonisation in the Internal Market.(10) European Anti-Fraud Office. ce.
(8)Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskus.(9)Sisämarkkinoilla toimiva yhdenmukaistamisvirasto.(10)Euroopan petostentorjuntavirasto.
Annual Report 2006
Tietoryhmäkohtainen analyysi
Analysis by category e number of prior checking cases dealt with, by category of priority, is as follows: egory have already been received from the Parliament and the Court of Justice but the EDPS opinions will be issued in 2007. Other notifications are of course expected.
Seuraavassa ovat käsiteltyjen ennakkotarkastusten määrät tietoryhmittäin ja tärkeysjärjestyksessä:
Category one (medical fi les)14 prior checking cases Category two (staff appraisal)23 prior checking cases
Ryhmä 1 (potilastiedot)14 ennakkotarkastusta Ryhmä 2 (henkilöstön arviointi)23 ennakkotarkastusta Ryhmä 3 (kurinpitomenettelyt)4 ennakkotarkastusta
4 prior checking cases
Ryhmän 4 (sosiaalipalvelut) osalta on vain kaksi asiaa, jotka koskevat neuvostoa ja komissiota.
Category three (disciplinary procedures)
Nämä kaksi ilmoitusta olivat erittäin hyvin laaditut ja dokumentoidut.
Category four (social services)2 prior checking cases Category five (e-monitoring)5 prior checking cases Other areas9 prior checking cases e fifth category (e-monitoring) has been a major aspect of the EDPS work in 2006.
Tämän tietoryhmän ilmoituksia on jo saatu parlamentilta ja yhteisöjen tuomioistuimelta, mutta Euroopan tietosuojavaltuutettu antaa niistä lausuntonsa vuonna 2007. On luonnollisesti odotettavissa, että ilmoituksia tulee lisää.
A paper is about to be published, after a complex survey among institutions and bodies and a special seminar devoted to the matter.
2 ennakkotarkastusta5 ennakkotarkastusta9 ennakkotarkastusta
Meanwhile, only proper prior checks were carried out.
Tällä välin on tehty ainoastaan varsinaisia ennakkotarkastuksia.
Already five files were notified by the institutions (Commission (2), ECB, EIB and Council).
Toimielimet (komissio (2), EKP, EIP ja neuvosto) ovat jo tehneet viisi tätä koskevaa ilmoitusta.
And many others are already scheduled for 2007.
Vuodelle 2007 on jo tiedossa monia muitakin ilmoituksia.
Category one includes the medical file itself and its different contents (11 prior checking cases) and all procedures linked to allowances or sickness schemes (three prior checking cases). is priority is nearly stable in percentage (26.5 % of cases in 2005, 24.6 % of cases in 2006) but the number of cases has increased significantly, showing that the institutions and bodies are aware of the need of a prior check.
Ryhmä 1 sisältää itse potilastiedot eri sisältöineen (11 ennakkotarkastusta) ja kaikki menettelyt, jotka liittyvät eri korvauksiin tai sairasvakuutusjärjestelmiin (kolme ennakkotarkastusta). Tämä ryhmä on prosentuaalisesti lähes vakaa (26,5 prosenttia tarkastuksista vuonna 2005, 24,6 prosenttia vuonna 2006), mutta tarkastusten määrä on kasvanut merkittävästi, mikä osoittaa, että toimielimet ja elimet ovat tietoisia ennakkotarkastusten tarpeesta.
Regarding the notifications of ex post cases which do not belong to those priority categories, they could be divided in two groups.
Jälkikäteisilmoitukset, jotka eivät kuulu näihin ensisijaisiin tietoryhmiin, voitaisiin jakaa kahteen ryhmään.
Work of the EDPS and the institutions and bodies e major category theme remains the second one, relating to the evaluation of staff (23 files out of the 57), even if the percentage is decreasing (56 % of cases in 2005, 40.4 % in 2006). e appraisal concerns all staff members of the European Community, including officials, temporary agents and contractual agents, including recruitment procedures.
Suurin tietoryhmä on yhä ryhmä 2, joka liittyy henkilöstön arviointiin (23 asiaa 57:stä), vaikkakin sen prosentuaalinen osuus on vähenemässä (56 prosenttia tarkastuksista vuonna 2005, 40,4 prosenttia vuonna 2006).
Not only selection and evaluation procedures have been notified, but also certification and attestation procedures.
Arviointi koskee kaikkia Euroopan yhteisön henkilöstön jäseniä, virkamiehet, väliaikaiset toimihenkilöt ja sopimussuhteiset toimihenkilöt mukaan lukien, sekä palvelukseenottomenettelyjä.
It should be added that those 23 files include the three major noti- f i fications of EPSO (respectively relating to recruitment of officials, of temporary agents and contractual agents) which deal with the recruitment system set up for all the EU institutions.
Valinta- ja arviointimenettelyjen lisäksi on tehty ilmoituksia myös hyväksymis- ja todistusmenettelyistä.
Regarding the third category (disciplinary procedures), e two charts in Annex E illustrate the work of the EDPS and of the institutions and bodies. ey detail the number of working days of the EDPS, the number of extension days required by the EDPS and the number of suspension days (time needed to receive information from the institutions and bodies).
Lisättäköön, että edellä mainittuihin 23 asiaan sisältyy kolme huomattavaa ilmoitusta EPSOsta (jotka koskevat virkamiesten, väliaikaisten toimihenkilöiden ja sopimussuhteisten toimihenkilöiden palvelukseenottoa), jotka koskevat kaikkia EU:n toimielimiä varten perustettua palvelukseenottojärjestelmää.
14 only four files were sent, by the ECB (13
Euroopan tietosuojavaltuutetun sekä toimielinten ja elinten työskentely
) and the Council. e ‘major institutions’ have all ful- f i filled their obligation regarding this category, except the EESC and the CoR. Some agencies such as OHIM and EMCDDA have announced the sending of those notifications. cations.
Kolmannen tietoryhmän (kurinpitomenettelyt) osalta saatiin vain neljä ilmoitusta, jotka koskivat EKP:tä(13), yhteisöjen tuomioistuinta (14) sekä neuvostoa.
Number of working days of the EDPS per prior check: this represents an increase of only 4.4 %, or 2.5 days more of work than in 2005 (55.5 days in 2005 and 57.9 in 2006). is remains a satisfactory figure considering the increasing complexity of the notifications sent to the EDPS.
Euroo- pan talous- ja sosiaalikomiteaa ja alueiden komiteaa lukuun ottamatta suurimmat toimielimet ovat kaikki täyttäneet tätä tietoryhmää koskevat velvoitteensa.
Regarding the fourth category (social services), there are only two files, concerning the Council and the Commission. ose two notifications were very well developed and documented. Notifications on this cat-
Liitteessä E olevassa kahdessa kaaviossa selvitetään Euroopan tietosuojavaltuutetun sekä toimielinten ja elinten työskentelyä.
Number of extension days for the EDPS: this represents an increase of 62.6 % but in absolute terms only two days more than in 2005 (3.3 days in 2005 and 5.4 days in 2006). It is due mainly to the complexity of
Niistä käyvät ilmi Euroopan tietosuojavaltuutetun työpäivät, määräajan pidentäminen ja määräajan keskeyttäminen (tietojen saamiseksi toimielimiltä ja elimiltä).
13) European Central Bank.14) European Court of Justice.
)Euroopan keskuspankki.)Euroopan yhteisöjen tuomioistuin.
Annual Report 2006
Vuosikertomus 2006 sen osalta 39,3 prosentilla ja jälkimmäisen osalta 45,2 prosentilla).
(‘incompetence’, notification of the Court of Auditors, opinion already issued on 18 January 2007).
Euroopan tietosuojavaltuutettu odottaa saavansa vuonna 2007 paljon ilmoituksia, kun toimielimet ja elimet pyrkivät noudattamaan ”kevään 2007” takarajaa.
three specific files: the file on internal investigations of OLAF, the file on the Early Warning System of the Commission (with important changes during the period during which the EDPS was preparing his opinion) and the file on recruitment of contractual agents by EPSO (with a major new database being set up too during EDPS’ work).
2 ennakkotarkastusta1 ennakkotarkastus1 ennakkotarkastus
In the two first cases, a special meeting with the controller and the DPO was needed.
Euroopan yhteisöjen tuomioistuin1 ennakkotarkastus
OLAF Parliament European Commission European Central Bank EESC and COREuropean Investment Bank Court of Auditors CPVO (15)European Court of Justice EFSA (16)
Euroopan tietosuojavaltuutetun on valitettavasti painotettava, että kolmen asian käsittely keskeytettiin erittäin pitkiksi ajoiksi: 236, 258 ja 276 päiväksi.
5 prior checking cases4 prior checking cases3 prior checking cases3 prior checking cases2 prior checking cases2 prior checking cases1 prior checking case1 prior checking case1 prior checking case1 prior checking case1 prior checking case1 prior checking case1 prior checking case
1 ennakkotarkastus1 ennakkotarkastus1 ennakkotarkastus1 ennakkotarkastus
Translation Centre (CdT)
Käännöskeskus (CdT)
Analysis by institution and body
Toimielin- ja elinkohtainen analyysi
In fact, the EDPS unfortunately has to underline that three files were suspended for the very long periods of 236, 258 and 276 days respectively.
Toimielinten ja elinten olisi pyrittävä lyhentämään tietojen lähettämiseen tarvittavaa aikaa.
e EDPS welcomes that four agencies (CdT, ETF, EFSA and CPVO) have started to send their notifi ca-tions and encourages the other agencies and bodies to do the same. e specific case of OLAF is underlined below.
Euroopan tietosuojavaltuutettu on tyytyväinen siihen, että neljä virastoa (CdT, ETF, EFSA ja CPVO) ovat alkaneet lähettää ilmoituksia, ja kannustaa muita virastoja ja elimiä tekemään samoin.
Even if some circumstances may explain that kind of delay, the EDPS regrets these figures. Institutions and bodies should make an effort to reduce the time needed to send the information.
Toimielinten keskiarvo: kaaviot osoittavat, että monet toimielimet ja elimet ovat lisänneet keskeytyspäiviensä määrää hyvin huomattavasti; toiset vähemmän, kuten neuvosto.
In any case, the EDPS once again reminds the institutions and bodies of their obligation to cooperate with the EDPS and to provide him with the requested information, according to Article 30 of the regulation.
Tietosuojavaltuutettu haluaa mainita erikseen, että komission ja tilintarkastustuomioistuimen keskeytyspäivien lukumäärä on pienentynyt (edelli-
Category three (disciplinary procedures)
Tietoryhmäkohtainen analyysi
Category four (social services)2 prior checking cases Category five (e-monitoring)6 prior checking cases Other area6 prior checking
Seuraavassa ovat ilmoitettujen ennakkotarkastusten määrät tietoryhmittäin ja tärkeysjärjestyksessä: ennakkotarkastusten lähtökohtana (ks. 2.7 kohta).
Average by institutions: the charts show that many institutions and bodies have increased their number of suspension days very significantly; some others in a lesser manner, such as the Council. e EDPS would like to mention that the Commission and the Court of Auditors have decreased their numbers of suspension days (respectively – 39.3 % and – 45.2 %).
Tämä ala koskee monia toimielimiä ja elimiä, ja sitä koskevia lausuntoja on annettu kuusi; ne jakaantuvat toimielimittäin seuraavasti: komissio, EKP (kaksi), EIP (kaksi) ja neuvosto. Myös Euroopan talous- ja sosiaalikomitea sekä alueiden komitea ilmoittivat tämän alan käsittelyistä.
Hopefully, the other institutions and bodies will follow this direction.
EKP ja EIP ilmoittivat muista tähän ryhmään kuuluvista käsittelytoimista.
Notifications for prior checking received before 1 January 2007 and pending
Jälkikäteistarkastuksia koskevat tärkeimmät kysymykset
In category one, there has been a continuing process of notifications.
Ryhmän 1 osalta annettujen ilmoitusten määrä on kasvanut jatkuvasti.
Among them, the EDPS received (from three institutions), the notification of medical f i les stricto sensu, that is, files held by medical services.
Näistä tietosuojavaltuutettu sai (kolmelta toimielimeltä) ilmoituksen potilastiedoista suppeassa merkityksessä, toisin sanoen terveydenhoitoyksiköiltä peräisin olevista tiedoista.
is is expected to continue in 2007, as many procedures involve medical files. e EDPS welcomes that
Tämän kehityssuunnan oletetaan jatkuvan vuonna 2007, koska potilastiedot liittyvät moniin käsittelyihin.
(15) Community Plant Variety Offi ce.(16) European Food Safety Authority.(17) European Training Foundation.(18) Related to call for tenders (Commission) and five notifications from OLAF about the administrative, financial, judicial and disciplinary followup e year 2007 will be a time during which the EDPS expects a lot of notifications, as the institutions and bodies will tend to comply with the deadline of ‘spring 2007’.
Tietosuojavaltuutettu on tyytyväinen siihen, että tämän alan ilmoituksia saadaan komissiolta(19) alkuvuonna 2007.
By the end of 2006, 26 prior checking cases were already in process.
Kuten edellä on jo huomautettu, palkkatoimiston(20) tulisi seurata perässä (ks. 2.4.2 kohta).
Of these, one notification was sent in 2005 and 25 notifications in 2006 (nine in December), and 11 were notified in January 2007.
Toimielimissä ja elimissä käsitellään potilastietoja ja muita terveyteen liittyviä tietoja.
Two of these have been considered as not subject to prior checking.
Näin ollen sairauslomat ja sairausvakuutuskorvaukset kuuluvat ennakkotarkastusten piiriin.
One is a true prior checking case and about monitoring cases.
Tietoryhmä 2 (henkilöstön arviointi) on edelleen suurin ryhmä – kahdeksan asiaa 26:sta (30,8 prosenttia).
Annual Report 2006 notifications in this area are being received from the
Ryhmä 5 (sähköinen valvonta) on yhä erityisen tärkeä.
Medical data and other health-related data are processed by the institutions and bodies.
Vuosikertomus 2006 tukset koskivat neuvostoa, EKP:tä (yksi tarkastus kutakin alaa kohden) sekä yhteisöjen tuomioistuinta.
Any data relating to direct or indirect knowledge of the state of health of an individual fall under this category. erefore, sick leaves and sickness insurance claims are subject to prior checking.
Suositukset liittyivät tietojen säilyttämiseen, joka on yhä merkittävä kysymys (rajoitetun säilyttämisajan periaate vs. seuraamusten määräytymisen periaate), tietoihin tutustumista, niiden oikaisua ja saantia koskeviin oikeuksiin sekä erityisten tietoryhmien käsittelyyn.
e second category theme (staff appraisal) still represents the majority of cases — eight out of 26 files (30.8 %).
Sosiaalipalvelut: Koska sosiaalipalvelutiedot voivat sisältää virkamiehen terveyteen liittyviä yksityiskohtaisia tietoja, niiden käsittely on Euroopan tietosuojavaltuutetun ennakkotarkastuksen alaista.
Major cases have been notified within this area (EPSO cases, see above) which concern all institutions and bodies, but the EDPS would like to underline that some institutions have not notified their own procedures about the use of the reserve lists of EPSO.
Lisäksi sosiaalipalveluyksikön suorittaman tietojenkäsittelyn tarkoituksena voi olla rekisteröityihin liittyvien henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointi.
Regarding the third category (disciplinary procedures), the EDPS is expecting notifications from the institutions, especially from agencies and the two committees.
Erityinen suositus koski tarvetta julkaista yleisesti kilpailujen ehdot ja etenkin suullisen kokeen arvioinnin alueita ja niiden yksityiskohtaisia arvosteluja sekä hakijoiden oikeutta tutustua niihin.
As already mentioned above, 11 prior checking cases directly linked to the medical file itself and their different aspects have been supervised by the EDPS. e Council sent the medical file itself for prior checking. e EDPS made numerous recommendations, notably on the quality of data, on data retention and information to be given to the data subject.
Sopimussuhteisten toimihenkilöiden palvelukseenoton osalta tietosuojavaltuutetun suosituksiin sisältyi muun muassa sen painottaminen, että oikeutta tutustua tuloksiin ei tule rajoittaa eikä palvelukseen ottavien toimielinten käyttämien kilpailun läpäisseiden hakijoiden luetteloiden sisältämiä ansioihin perustuvia ryhmittelyjä tule poistaa.
With all of the prior checking cases (Council, ECB and EIB), and also the pending ones on the same subject (Parliament, EESC and COR), the EPDS has a good overview.
Tietosuojavaltuutetun antoi myös suosituksia sähköisessä muodossa säilytettyjen tietojen säilyttämisajasta.