natgillin/translations-raw huggingface dataset:
The signed transcript, including any annex, forms part of the Ombudsman’s file on the case.
Allekirjoitettu transkriptio mahdollisine liitteineen on osa tapausta koskevaa oikeusasiamiehen arkistoa.
It was subsequently clarified that point 6 also implies that the complainantreceives a copy of the signed transcript and has the opportunity to makeobservations.
Jälkeenpäin selvennettiin kohdan 6 merkitsevän myös sitä, että kantelijasaa kopion allekirjoitetusta transkriptiosta ja voi esittää huomautuksia.
Inspection of documents
Asiakirjojen tarkastus
During 1999, the Ombudsman’s powers to inspect files and documentsrelating to an inquiry were invoked on several occasions.
Oikeusasiamiehen oikeutta tarkastaa tutkimukseen liittyviä arkistoja jaasiakirjoja sovellettiin useissa yhteyksissä vuonna 1999.
In correspondence between the Commission and the Ombudsman it wasmade clear that the right to inspect includes the possibility to read the documents, to make notes, and to take photocopies.
Komission ja oikeusasiamiehen välisessä kirjeenvaihdossa selvitettiin, ettätarkastamisoikeus sisältää mahdollisuuden lukea asiakirjat, tehdä muistiinpanoja ja ottaa valokopioita.
The Ombudsman’s instructions to his staff concerning inspection of documents include the following points:
Oikeusasiamiehen henkilöstölleen antamat ohjeet asiakirjojen tarkastamisesta sisältävät seuraavat kohdat:
The legal officer is not to sign any form of undertaking or any acknowledgement other than a simple list of the documents inspected orcopied.If the services of the institution concerned make such a proposal, the legal officer transmits a copy of it to the Ombudsman.
Lakimiehen ei tule allekirjoittaa mitään sitoumusta tai vahvistustalukuun ottamatta tarkastettujen tai kopioitujen asiakirjojen yksinkertaista luetteloa.Jos kyseisen toimielimen tai laitoksen yksiköt tekevätsenkaltaisen ehdotuksen, lakimies lähettää ehdotuksen kopionoikeusasiamiehelle.
If the services of the institution concerned seek to prevent or imposeunreasonable conditions on the inspection of any documents the legalofficer is to inform them that this is considered as a refusal.
Jos kyseisen toimielimen tai laitoksen yksiköt pyrkivät estämäänminkä tahansa asiakirjojen tarkastuksen tai asettamaan kohtuuttomiaehtoja tarkastukselle, lakimiehen tulee ilmoittaa niille, että tämä katsotaan kieltäytymiseksi.
If inspection of any document is refused the legal officer asks the services of the institution or body concerned to state the duly substantiated ground of secrecy on which the refusal is based.
Jos minkä tahansa asiakirjojen tarkastus kielletään, lakimies pyytääkyseistä toimielintä tai laitosta esittämään aiheellisella tavalla perustellut salassapitosyyt, joihin kielto perustuu.
The first point was added following a case in which the Commission services proposed that the Ombudsman’s staff should sign an undertaking toindemnify the Commission in respect of any damage caused to a thirdparty by release of information contained in the document.
Jos toimielin ei korjaa epäkohtaa eikä kantelija peruuta kantelua, oikeusasiamies jatkaa tutkimustaan.Jos tutkimuksessa ei ilmene hallinnollistaepäkohtaa, kantelijalle sekä kyseiselle toimielimelle tai laitokselle ilmoitetaan asiasta ja käsittely lopetetaan.
If the Ombudsman’s inquiries reveal an instance of maladministration, ifpossible he seeks a friendly solution to eliminate it and satisfy the complainant.
Jos oikeusasiamiehen tutkimukset paljastavat hallinnollisen epäkohdan,hän pyrkii mahdollisuuksien mukaan sovintoratkaisuun poistaakseen epäkohdan ja täyttääkseen kantelijan vaatimukset.
If a friendly solution is not possible, or if the search for a friendly solution isunsuccessful, the Ombudsman either closes the file with a critical remarkto the institution or body concerned, or makes a formal finding of maladministration with draft recommendations.
Jos sovintoratkaisu ei ole mahdollinen, tai jos siihen ei päästä, oikeusasiamies joko lopettaa asian käsittelyn ja antaa toimielimelle tai laitokselle kriittisen huomautuksen tai toteaa havainneensa hallinnollisen epäkohdan jaesittää suositusluonnoksia epäkohdan korjaamiseksi.
A critical remark is considered appropriate for cases where the instance ofmaladministration appears to have no general implications and no followup action by the Ombudsman seems necessary.
Kriittistä huomautusta pidetään aiheellisena tapauksissa, joissa hallinnollisella epäkohdalla ei näytä olevan laajempia vaikutuksia ja joissa oikeusasiamiehen suorittama seuranta ei vaikuta tarpeelliselta.
In cases where followup action by the Ombudsman does appear necessary (that is, more serious cases of maladministration, or cases that havegeneral implications), the Ombudsman makes a decision with draft recommendations to the institution or body concerned.In accordance with Article3 (6) of the Statute of the Ombudsman, the institution or body must send adetailed opinion within three months.The detailed opinion could consist ofacceptance of the Ombudsman’s decision and a description of the measures taken to implement the recommendations.
Tapauksissa, joissa oikeusasiamiehen seuranta on tarpeen (toisin sanoenvakavammat hallinnolliset epäkohdat tai tapaukset, joilla on yleisiä vaikutuksia), oikeusasiamies esittää kyseiselle toimielimelle tai laitokselle suositusluonnoksia sisältävän päätöksen.Oikeusasiamiehen ohjesäännön 3artiklan 6 kohdan mukaisesti toimielimen tai laitoksen on tällöin annettavayksityiskohtainen lausunto asiasta kolmen kuukauden kuluessa.Yksityiskohtaisessa lausunnossaan toimielin voi hyväksyä oikeusasiamiehen päätöksen sekä kuvata, millaisiin toimenpiteisiin se on ryhtynytsuositusten täytäntöönpanemiseksi.
If a Community institution or body fails to respond satisfactorily to a draftrecommendation, Article 3 (7) provides for the Ombudsman to send areport to the European Parliament and to the institution or body concerned.The report may contain recommendations.
Jos yhteisön toimielin tai laitos ei reagoi tyydyttävästi suositusluonnokseen, 3 artiklan 7 kohdassa määrätään, että oikeusasiamies lähettää kertomuksen Euroopan parlamentille ja kyseiselle toimielimelle tai laitokselle.Kertomus voi sisältää suosituksia.
In 1999 the Ombudsman began 206 inquiries,201 in relation to complaintsand 5 own-initiatives.(For further details, see Appendix A,Statistics p.289)
Vuonna 1999 oikeusasiamies käynnisti 206 tutkimusta,201 niistä kantelunjohdosta ja 5 omasta aloitteestaan.(Tarkemmin liitteessä A, Tilastotietoja)
In one case, a draft recommendation was followed by a special report tothe European Parliament.The case concerned was the owninitiative inquiry (1004/97/(PD)GG)into the secrecy which forms part of the recruitment procedures of the Commission.
Yhdessä tapauksessa suositusluonnosta seurasi Euroopan parlamentilleannettu erityiskertomus.Kyseessä oli omasta aloitteesta suoritettu tutkimus (1004/97/(PD)GG), komission palvelukseenottomenettelyihin liittyvästä salailusta.
The report, which is published in the Official Journal6and on the Ombudsman’s website in all languages includes the following recommendation:
Kertomus julkaistiin Euroopan yhteisöjenvirallisessa lehdessä6ja oikeusasiamiehen verkkosivuilla kaikilla kielillä.Se sisältää seuraavan suosituksen:
In its future recruitment competitions, and at the latest from1 July 2000 onwards, the Commission should give candidates access to their own marked examination scripts uponrequest.
Tulevissa palvelukseenottokilpailuissaan ja viimeistään 1.heinäkuuta 2000 lähtien komission olisi pyynnöstä annettava hakijoille oikeus tutustua omiin korjattuihin koepapereihinsa.
On 7 December 1999, the President of the Commission informed the Ombudsman that:
Komission puheenjohtaja ilmoitti oikeusasiamiehelle 7.joulukuuta 1999seuraavaa:
“The Commission welcomes the recommendations youmade in this report and will propose the necessary legaland organisational arrangements to give candidates accessto their own marked examination papers, upon request,from 1 July 2000 onwards.”
“Komissio suhtautuu myönteisesti kertomuksessa esittämiinne suosituksiin ja tulee ehdottamaan tarvittavia oikeudellisia ja organisatorisia järjestelyjä, jotta ehdokkailla olisipyynnöstä mahdollisuus saada nähtäväkseen omat koepaperinsa 1.heinäkuuta 2000 alkaen.”
CASES WHERE NO MALADMINISTRATION WAS FOUND
EI HALLINNOLLISTA EPÄKOHTAA
TRANSPARENCY IN THE PROCEEDINGS OF A COMPETITION ORGANISED BY A POLITICAL GROUP OF THE EUROPEAN PARLIAMENT
MENETTELYN AVOIMUUS EUROOPAN PARLAMENTIN POLIITTISEN RYHMÄN JÄRJESTÄMÄSSÄ KILPAILUSSA
Decision on complaint 1163/97/JMA against the European Parliament
Päätös kanteluun 1163/97/JMA Euroopan parlamenttia vastaan
In December 1997, Mrs M.made a complaint to the Ombudsman concerning a number of irregularities in open competition A 1/97 (Spanishadministrators) organised by the Socialist Group of the European Parliament. Her allegations referred to the composition of the competition’s Selection Board, and the transparency of its proceedings.
M.kanteli joulukuussa 1997 oikeusasiamiehelle Euroopan parlamentinsosialistiryhmän järjestämässä avoimessa kilpailussa A 1/97 (espanjankieliset toimihenkilöt) ilmenneistä useista sääntöjenvastaisuuksista.Hänenväitteensä koskivat kilpailun valintalautakunnan kokoonpanoa ja senmenettelyn avoimuutta.
The complainant participated in that open competition in 1997.Accordingto her, even though she reached the last stage in the selection procedure,and was interviewed by the Selection Board, her name was not finallyincluded in the competition’s reserve list.
Kantelija osallistui kyseiseen avoimeen kilpailuun vuonna 1997.Hänenmukaansa siitä huolimatta että hän oli päässyt valintamenettelyn viimeiselle kierrokselle ja että valintalautakunta oli haastatellut häntä, hänennimeään ei ollut merkitty kilpailun varallaololuetteloon.
Mrs M.wrote to the secretariat of the Selection Board requesting to haveaccess to her written tests.The Selection Board replied that since its workwas confidential, as set out in the Staff Regulations and recognised by thecase-law of the Court of Justice, it could not give access to her written test.The letter added that, although she had obtained high marks in the writtentests (83 points out of 100), in view of the interviews carried out by the Selection Board, her name could not be included in the reserve list.
M.kirjoitti valintalautakunnan sihteeristölle ja pyysi saada kirjallisetkokeensa nähtäväkseen.Valintalautakunta vastasi, että koska sen työ onhenkilöstösääntöjen ja Euroopan yhteisöjen tuomioistuinten oikeuskäytännön perusteella luottamuksellista, se ei voi antaa kantelijalle nähtäväksitämän kirjallisia kokeita.Kirjeessä todettiin lisäksi, että vaikka kantelija olisaanut kirjallisissa kokeissa hyvät pisteet (83 pistettä 100:sta), valintalautakunnan suorittamien haastattelujen perusteella häntä ei voitu merkitävarallaololuetteloon.
Following another request by the complainant, the Selection Boardinformed her in November 1997 that three candidates had been included inthe reserve list for this competition, two of which had been selected to fillthe available posts.The letter only referred to the names of these candi-dates.The reply did not mention the candidates’results, because of theconfidential nature of the deliberations of the Selection Board.This decisionwas confirmed by the President of the political group responsible for theorganisation of the competition.
Kantelijan toisen pyynnön jälkeen valintalautakunta ilmoitti hänelle marraskuussa 1997, että kilpailun varallaololuetteloon oli merkitty kolme hakijaa,joista kaksi oli valittu avoinna olleisiin toimiin.Kirjeessä mainittiin vainnäiden hakijoiden nimet.Vastauksessa ei kerrottu hakijoiden tuloksista,koska valintalautakunnan työskentely on luottamuksellista.Päätöksen vahvisti kilpailun järjestämisestä vastaavan poliittisen ryhmän puheenjohtaja.
The complainant therefore lodged a complaint with the European Ombudsman, putting forward the following claims:
Kantelija kanteli siksi Euroopan oikeusasiamiehelle esittäen seuraavat väitteet:
Article 8.1.5:no representative of the Staff Committee was presentduring the oral tests;the Selection Board included more than twomembers of the same nationality/language of the competition
8.1.5 artikla:Suullisten kokeiden aikana läsnä ei ollut yhtään henkilöstökomitean edustajaa.Valintalautakunnassa oli enemmän kuinkaksi saman maan/kielen edustajaa kuin kilpailun kieli oli (espanja).Valintalautakunnan päätöksen oli allekirjoittanut sen jäsen, jolla ei oleäänioikeutta.
Article 8.1.6:the number of candidates included in the reserve list wasless than three times the number of vacant post.
8.1.6 artikla:Varallaololuetteloon merkittyjen hakijoiden määrä oli pienempi kuin kolme kertaa avoimien toimien määrä.
Failure to provide information and lack of transparency:
Puutteellinen tiedotus ja avoimuuden puute:
According to the complainant, she did not receive appropriate explanations as regards the evaluation criteria followed by the Selection Board for the assessment of the tests.In relation to this aspect, thecomplainant indicated that it had taken the President of the Socialist Group a long time (2 months) to reply to her requests, and moreoverthat her letter to the member of the Selection Board representing the Staff Committee had remained unanswered.
Kantelijan mukaan hän ei saanut asianmukaista selitystä sille, mitäarviointiperusteita valintalautakunta käytti kokeiden arvostelussa.Tähän näkökohtaan liittyen kantelija totesi, että sosialistiryhmänpuheenjohtajalta oli kestänyt kauan (kaksi kuukautta) vastata hänenkysymyksiinsä.Lisäksi kantelijan henkilöstökomiteaa edustavallevalintalautakunnan jäsenelle osoittamaan kirjeeseen ei ollut vastattu.
The complainant also alleged that the fact that some candidatesincluded in the reserve list had had working relations with certainmembers of the Selection Board, raised doubts as to the impartialityof its decision.
Lisäksi jotkut varallaololuetteloon merkityt hakijat olivat aiemmin olleettyösuhteessa tiettyihin valintalautakunnan jäseniin.Kantelijan väitteenmukaan myös se antoi aiheen epäillä valintalautakunnan päätöksenpuolueettomuutta.
THE INQUIRYThe Parliament’s opinion
TUTKIMUSParlamentin lausunto
The complainant was forwarded to the European Parliament.In its opinion,it referred to the comments which had been put forward by the Socialist Group.
Kantelu välitettiin Euroopan parlamentille.Parlamentti viittasi lausunnossaan sosialistiryhmän toimittamiin huomautuksiin.
As for the absence of a Staff Committee representative in the Selection Board, the opinion pointed out that, in order to constitute the Selection Board, its President had only to verify whether the minimumnumber of members were present so as to form a quorum.Moreover,no candidate had raised any objection concerning this matter prior tothe beginning of the tests.
Toteamuksesta, jonka mukaan valintalautakunnassa ei ollut henkilöstökomitean edustajaa, lausunnossa painotettiin, että valintalautakuntaa muodostettaessa puheenjohtajan on vain varmistettava, ettäläsnä on päätösvaltaisuuteen riittävä määrä jäseniä.Yksikään hakijaei myöskään ollut esittänyt tässä asiassa vastalausetta ennenkokeiden alkamista.
The Socialist Group explained that only two full members of the Selection Board had the same nationality:a representative of the Spanish delegation and the Group’s secretary general.The latter wasa member of the Selection Board on the basis of his institutional rolein the Group.There was a second representative of the Spanish delegation who was however merely an observer, without the right tovote.
Sosialistiryhmä selvitti, että vain kaksi valintalautakunnan jäsenistäedusti samaa kansallisuutta, Espanjan valtuuskunnan edustaja jaryhmän pääsihteeri.Viimeksi mainittu oli valintalautakunnan jäsenhänen asemansa nojalla.Toinen heistä toimi pelkästään tarkkailijanaeikä hänellä ollut äänioikeutta.Näin ollen Espanjan valtuuskuntaaedusti vain yksi ääni.
Concerning the number of candidates included in the reserve list, theopinion pointed out that it only included the candidates who, in theopinion of the Selection Board, met the selection criteria.
Varallaololuetteloon merkittyjen hakijoiden määrästä lausunnossatodettiin, että luetteloon merkitään vain hakijat, joiden valintalautakunta katsoo täyttävän valintaperusteet.
The opinion contested the allegation of partiality of the Selection Board based on the existence of working relations between some ofits members and some candidates who were included in the reservelist.The Socialist Group explained that similar relations existed also inrelation to other candidates who had not been chosen.Furthermoresince the competition had been organised by the political group onlya previous working relation with that group would have been relevant.
Lausunnossa kiistettiin valintalautakunnan puolueellisuutta koskevaväite, joka perustui joidenkin sen jäsenten ja varallaololuetteloon merkittyjen hakijoiden välisiin työsuhteisiin.Sosialistiryhmä selvitti, ettävastaavia suhteita oli myös muilla hakijoilla, joita ei ollut valittu.Koskakilpailun järjesti poliittinen ryhmä, vain aiempi työsuhde ryhmään olisiollut olennaista.
The Socialist Group explained that the delay in the reply by the Presidentof its group was due to her frequent travelling.As regards the lack of replyfrom the representative of the Staff Committee, it was noted that, in hiscapacity as a member of the Selection Board, he could not make statements on behalf of the Board in reply to the complainant’s claim.
27 tannut, koska hän ei valintalautakunnan jäsenen ominaisuudessa voinutantaa lautakunnan puolesta lausuntoja vastauksena kantelijan väitteeseen.
The complainant’s observations The complainant stressed the allegations already made in her complaint.
Kantelijan huomautukset Kantelija painotti jo kantelussaan esittämiään väitteitä.
She referred to each one of the aspects regarding the violation of theinternal rules of the Socialist Group, which she considered as the basis forher claim:
Hän viittasi kuhunkin sosialistiryhmän sisäisten sääntöjen rikkomista koskevaan näkökohtaan, joiden hän katsoi muodostavan väitteensä perustan:
Firstly, concerning the absence of a representative of the Staff committee, the complainant considered that the presence of a staff committee representative is a guarantee.His absence is therefore a violation of the procedure established both in the Staff Regulations as wellas the internal rules of the Socialist Group.She also pointed out thatshe had not contested the Selection Board’s composition before thebeginning of the test because she presumed that their members actedin good faith.
Henkilöstökomitean edustajan poissaolon osalta kantelija katsoi, ettäpäätösvaltaisuus on laadullinen eikä määrällinen velvoite.Hänennäkemyksensä mukaan henkilöstökomitean edustajan läsnäolo ontakuu.Edustajan poissaolo rikkoo näin ollen henkilöstösäännöissä jasosialistiryhmän sisäisissä säännöissä määriteltyä menettelyä.Hänkorosti myös sitä, että hän ei ollut kyseenalaistanut valintalautakunnan kokoonpanoa ennen kokeen alkamista, koska hän olettijäsenten toimivan vilpittömästi.
The complainant also rejected the Parliament’s explanation for thepresence of a third Spanish national in the Selection Board.Althoughthe Parliament had indicated that this person only acted on a consultative role, the complainant considered that this role should had prevented him from signing the final decision by the Selection Board.
Kantelija ei myöskään hyväksynyt parlamentin selitystä kolmannen Espanjan kansalaisen läsnäolosta valintalautakunnassa.Vaikka parlamentti oli todennut, että tällä henkilöllä oli vain neuvoaantava rooli,kantelijan mielestä kyseisen roolin olisi pitänyt estää häntä allekirjoittamasta valintalautakunnan lopullista päätöstä.
The complainant restated her claims as regards the allegedly lownumber of candidates included in the reserve list.
Kantelija toisti väitteensä, jonka mukaan varallaololuetteloon merkittyjen hakijoiden määrä oli liian pieni.
As regards the lack of transparency, she stressed that the extensive interpretation given in the Parliament’s opinion to the principle of confidentialityof the deliberations of the Selection Board led to a lack of transparency andinformation.In her view, the confidentiality of the Board’s deliberationswould not be affected by the release of the selection criteria used for herfinal marks, as she had requested.The complainant supported her point ofview with extracts from a recent judgement of the Court of Justice in case254/95 (European Parliament v.Innamorati)7
Avoimuuden puutteeseen liittyen kantelija korosti sitä, että parlamentin lausunnossa esitetty laaja tulkinta valintalautakunnan työskentelyn luottamuksellisuudesta johti avoimuuden ja tiedon puutteeseen.Kantelijan näkemyksen mukaan hänen lopullisten arvosanojensa antamisessa käytettyjenvalintaperusteiden paljastaminen hänen pyynnöstään ei vaikuttaisi lautakunnan työskentelyn luottamuksellisuuteen.Kantelija esitti näkemyksensätueksi näytteitä ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen jokin aikaasitten antamasta tuomiosta asiassa 254/95 (Euroopanparlamentti vastaan Innamorati)7.
The complainant rejected the Socialist Group’s explanation about the delayin replying to her requests due to the travelling of its President.She referredto the rules applied by the services of the European Ombudsman, whichestablish that the complainant should receive an answer from any EU institution in a reasonable delay.
Kantelija ei hyväksynyt sosialistiryhmän selvitystä hänen pyyntöönsä esitetyn vastauksen viivästymiselle ryhmän puheenjohtajan matkustamisenvuoksi.Hän viittasi Euroopan oikeusasiamiehen toimiston soveltamiinsääntöihin, joiden nojalla kantelijan on saatava vastaus kohtuullisessaajassa.
Case C-254/95P, European Parliament v Angelo Innamorati, ECR [1996] I-3423.
Asia C-254/95 P, Euroopan parlamentti vastaan Angelo Innamorati, kok.1996, s.I-3423.
After several requests for an extension of the deadline, the Ombudsmanreceived the comments made by the Socialist Group of the European Parliament on 15 June 1999.In this letter the group indicated that it couldnot accept the suggestion made by the complainant.It pointed out that thereserve list had already been established on the basis of the candidatesthat were considered suitable for the post, and at that time the complainantwas not among the names chosen.It added that any modification of thereserve list would be discriminatory towards the other non-selected candidates.
Oikeusasiamies sai Euroopan parlamentin sosialistiryhmän 15.kesäkuuta1999 laatimat huomautukset sen jälkeen, kun ryhmä ensin oli pyytänytmonta kertaa määräajan siirtoa.Ryhmä totesi kirjeessään, että se ei voinuthyväksyä kantelijan ehdotusta.Ryhmä korosti, että varallaololuettelo oli jolaadittu niistä hakijoista, joiden katsottiin olevan sopivia toimiin, ja että kantelija ei tuolloin ollut valittujen henkilöiden joukossa.Se lisäsi, että varallaololuettelon muuttaminen syrjisi muita valitsematta jääneitä hakijoita.
Scope of the European Ombudsman’s powers
Euroopan oikeusasiamiehen toimivallan laajuus
Since the case was primarily addressed against a political group ofthe European Parliament, the Ombudsman deemed it necessary,before considering the merits of the case, to make a few considerations regarding the scope of his powers.
Koska tapaus koski ensisijaisesti Euroopan parlamentin poliittistaryhmää, oikeusasiamies katsoi, että ennen tapauksen asiasisällönkäsittelyä on välttämätöntä tarkastella oikeusasiamiehen toimivallanlaajuutta.
The facts of the case related to the decisions taken by a Selection Board of a competition organised by a political group of the European Parliament for the selection of several temporary agents to beemployed by that group.
Tapaus liittyi Euroopan parlamentin poliittisen ryhmän järjestämän kilpailun valintalautakunnan tekemään päätökseen.Kilpailulla valittiinryhmälle useita määräaikaisia toimihenkilöitä.