natgillin/translations-raw huggingface dataset:
The delay for the interim payment was not explained.Ecotourism hadto pay for the delay and stated that the Commission’s “regret”is notenough.As regards the final payment the complainant pointed outthat five months passed between the visit to Ecotourism and the payment, and the Commission provided no explanation for this delay.Inboth cases the delays had caused severe financial damage to Ecotourism which will take several years to overcome.
Välivaiheen maksun viivästymistä ei selitetty.Ecotourismin oli maksettava viivästymisestä, ja se ilmoitti, että komission “pahoittelu”ei riit-tänyt.Loppumaksusta kantelija toi esiin sen, että Ecotourismiintehdyn käynnin ja maksun välillä oli viisi kuukautta eikä komissioantanut mitään selitystä tälle viivästykselle.Kummassakin tapauksessa viivästymiset olivat aiheuttaneet Ecotourismille vakavia taloudellisia vahinkoja, joista selviäminen kestää useita vuosia.
The Commission acted unreasonably by replacing the original budgetwith the financial report in the interim report thereby investing it withthe authority of a contractual agreement without informing Ecotourism.
Oli kohtuutonta, että komissio korvasi alkuperäisen budjetin välivaiheen kertomukseen kuuluneella taloudellisella kertomuksella ja käsitteli sitä ikään kuin hyväksyttyä sopimusta ilmoittamatta asiasta Ecotourismille.
The Commission did not comment on its refusal to pay the cost of atranslation which it required from Ecotourism.Nor did it justify itsrefusal to pay for a manual produced by Ecotourism.The refusal wasbased on the fact that Ecotourism did not provide time sheets, whichthe Commission did not specify at any time.However, proof of the timespent on the manual could easily be provided, but the Commissionnever asked for this.Moreover, proof of all expenditure was submittedto the Commission.Ecotourism provided all the extra information thatthe Commission requested.
Komissio ei kommentoinut kieltäytymistään käännöskustannustenmaksamisesta, vaikka se vaati Ecotourismia käännättämään tekstin.Komissio ei myöskään perustellut kieltäytymistään Ecotourismin tuottaman käsikirjan maksamisesta.Kieltäytyminen johtui siitä, että Ecotourism ei toimittanut ajankäyttölomakkeita, mutta komissio eimissään vaiheessa kertonut sitä.Todisteet käsikirjaan kulutetustaajasta olisi helposti voitu toimittaa, mutta komissio ei koskaan pyytänyt niitä.Komissiolle toimitettiin myös todisteet kaikista menoista.Ecotourism toimitti kaikki komission pyytämät lisätiedot.
After the submission of the interim report the Commission did notcomment on the report, except for a phone call from the project manager who commended the report.This indicated that movementsbetween budget lines were acceptable to the Commission.Movements between budget lines comparable to the ones in theinterim report took place throughout the project.
Välivaiheen kertomuksen toimittamisen jälkeen komissio ei kommentoinut sitä muuten kuin siten, että projektipäällikkö soitti ja kommentoikertomusta.Tämä osoitti, että komissio hyväksyi budjettikohtienväliset siirrot.Koko hankkeen ajan oli tehty vastaavanlaisia budjettikohtien välisiä siirtoja kuin välivaiheen kertomuksessa esitetyt.
The Commission had every chance to inform Ecotourism if anychanges to their procedures were needed.Further, the question oftime sheets was not discussed at the meeting in February 1996.Nodocumentation can prove this.The only thing discussed was the issueof time records for sub-contractors and for partners making in-kindcontributions.Ecotourism kept time sheets for all in-kind contributionsand the sub-contractors provided invoices with details on the timespent, backed up by reports of the performed work.
Komissio olisi voinut milloin tahansa ilmoittaa Ecotourismille, jos senolisi pitänyt tehdä muutoksia menettelyihinsä.Ajankäyttölomakkeitakoskevasta kysymyksestä ei myöskään keskusteltu helmikuussa 1996järjestetyssä tapaamisessa.Mitkään asiakirjat eivät osoita sitä.Alihankkijoilta ja luontoissuorituksia tarjoavilta kumppaneilta vaadittavat ajankäyttölomakkeet olivat ainoa keskustelun aihe.Ecotourismtäytti ajankäyttölomakkeet kaikista luontoissuorituksista ja alihankkijattoimittivat laskut, joissa oli eritelty käytetty aika.Lisäperusteina olivatraportit suoritetusta työstä.
As regards the alleged lack of continuity, the complainant put forwardthat it had been involved in other projects with the Commissionwithout having to face this problem.For example DG1 of the Commission provides guidelines at the beginning of the project and ithas adopted procedures including a financial control before approvingany change in the project.Since DG1 found it necessary to adoptsuch a procedure, the complainant wondered why the Tourism Unitdid not.
Jatkuvuuden puutteen osalta kantelija totesi osallistuneensa muihinkomission kanssa toteutettuihin hankkeisiin, eikä tätä ongelmaa ollutaiemmin ilmennyt.Esimerkiksi komission pääosasto 1 antaa hankkeen alussa ohjeet ja toteuttaa tietyt menettelyt mukaan luettuna
THE DECISION1Delay in the interim payment
Välivaiheen maksun viivästyminen
The complainant claimed that the interim payment was delayed byfour months, although the importance of a prompt interim paymenthad been underlined by Ecotourism at the beginning of the project.The Commission regretted the delay in the interim payment andexplained that it arose partly from the fact that Ecotourism changed itsname and bank account number.
Kantelija valitti, että välivaiheen maksu oli neljä kuukautta myöhässä,vaikka Ecotourism oli korostanut välivaiheen maksun nopean saamisen merkitystä hankkeen alussa.Komissio pahoitteli välivaiheenmaksun viivästymistä ja selvitti sen johtuvan osin siitä, että Ecotourism vaihtoi nimensä ja pankkitilin numeronsa.
Principles of good administrative behaviour require outstanding payments to be made within a reasonable time.According to Article 4a ofthe Declaration of the financial contribution (hereafter referred to asthe Declaration), the interim payment shall be paid after receipt andapproval of the interim report.Article 4c of the Declaration states thatit takes up to 60 days for the payment to reach the bank account afterapproval by the Commission.
Hyvän hallintotavan periaatteet vaativat jäljellä olevien maksujen maksamista kohtuullisessa ajassa.Rahoitusosuutta koskevan selvityksen4 a artiklan mukaan välivaiheen maksu maksetaan sen jälkeen, kunvälivaiheen kertomus on saatu ja hyväksytty.Selvityksen 4 a artiklassa todetaan, että komission hyväksynnän jälkeen maksu saapuupankkitilille 60 vuorokauden kuluessa.
The Commission received the interim report on 5 August 1996 andpayment was issued on 4 December 1996.This is a period of fourmonths, including part of the 60 days calculated for the arrival of thepayment after approval.This means the Commission took approximately two months to approve the report and to undertake thechanges of the name and bank account number of the complainant.This period is not obviously excessive, even taking into account thefact that the complainant had requested prompt payment.Thereappears therefore to be no maladministration in relation to this aspectof the case.
Komissio sai välivaiheen kertomuksen 5.elokuuta 1996 ja maksu suoritettiin 4.joulukuuta 1996.Aikaväli on neljä kuukautta, ja siihensisältyy 60 vuorokauden jakso kertomuksen hyväksymisestä maksunsaapumiseen.Tämä tarkoittaa, että komissiolta kului noin kaksi kuukautta kertomuksen hyväksymiseen sekä kantelijan nimen ja pankkitilin numeron aiheuttamien muutosten tekemiseen.Aikaa ei voidapitää ylettömän pitkänä, vaikka otettaisiin huomioon se, että kantelijaoli pyytänyt nopeaa maksua.Tapauksen tässä näkökohdassa ei sitenilmennyt hallinnollista epäkohtaa.
Delay in the final payment and lack of clarity
Loppumaksun viivästyminen ja selkeiden ohjeiden puute
The complainant claimed that the final payment arrived five monthsafter the control visit took place.The complainant also claimed thatthere was a lack of clarity by the Commission as to which accountingsystem it used and which documents Ecotourism had to supply. The Commission stated that the delay was due to the complainant notsubmitting the relevant documentation, that Ecotourism had beenkept fully informed of the situation and that normal methods wereused in proceeding with the project.
Kantelija väitti, että loppumaksu saapui viisi kuukautta tarkastuskäynnin jälkeen.Kantelija väitti myös, ettei komissio ollut kertonut tarpeeksi selkeästi, mitä kirjanpitojärjestelmää se käyttää ja mitä asiakirjoja Ecotourismin tulisi sille toimittaa.Komissio ilmoitti viivästymisenjohtuneen siitä, että kantelija ei ollut toimittanut asianmukaisia asia-kirjoja.Komissio totesi myös, että Ecotourismille oli koko ajan tiedotettu tilanteesta ja että hanketta käsiteltäessä oli käytetty tavanomaisia menetelmiä.
According to Article 4a of the Declaration, the final payment shall bepaid after receipt and approval of the documents mentioned in Article8c of the Declaration, i.e.the final report and an account statementwhich must set out all details of income and expenditure.Further,Article 4c of the Declaration states that it takes up to 60 days for thepayment to reach the bank account after approval by the Commission.
Rahoitusosuutta koskevan selvityksen 4 a artiklan mukaan loppumaksu on maksettava sen jälkeen, kun komissio on saanut ja hyväksynyt selvityksen 8 c artiklassa mainitut asiakirjat eli loppukertomuksen ja kustannusselvityksen, joissa on esitettäväyksityiskohtaisesti kaikki tulot ja menot.Lisäksi selvityksen 4 c artiklassa todetaan, että maksu on pankkitilillä viimeistään 60 vuorokauttasen jälkeen, kun komissio on antanut hyväksyntänsä.
The final report was submitted in June 1997.After various exchangesof information between the Commission and the complainant insummer and Autumn 1997 a control visit to Ecotourism took place inorder to inspect documents on 10 November 1997.The last documentation in relation to the account statement appears to have beensubmitted by the complainant in the beginning of December 1997.The
Loppukertomus toimitettiin kesäkuussa 1997.Komission ja kantelijankesällä ja syksyllä 1997 käymän laajan tiedonvaihdon jälkeen Ecotourismiin tehtiin tarkastuskäynti asiakirjojen tarkastamiseksi 10.
185 payment was approved by the Commission’s financial controller on 20March 1998 and payment was issued on 1 April 1998.Therefore,there was a period of approximately five and a half months betweensubmission of the final report and provision of the last informationrequested by the Commission.There was then a further period ofapproximately three and a half months for the approval of the paymentby the Commission.
PÄÄTÖKSET marraskuuta 1997.Kantelija näyttää toimittaneen viimeiset kustannusselvitykseen liittyvät asiakirjat vuoden 1997 joulukuun alussa.Komission varainhoidon valvoja hyväksyi maksun 20.maaliskuuta1998, ja maksu suoritettiin 1.huhtikuuta 1998.Loppukertomuksen javiimeisten komission vaatimien tietojen toimituksen välinen aika olisiten noin viisi ja puoli kuukautta.Sen jälkeen kesti vielä noin kolme japuoli kuukautta, ennen kuin komissio hyväksyi maksun.
As regards the five and a half month period, no evidence was suppliedto the Ombudsman of any excessive or avoidable delay by the Commission. It appeared that the complainant was surprised both atthe amount of financial information which had to be supplied and atthe substantive rules governing allowable costs.However, the complainant had received notice of the financial requirements applicableto the project and there is therefore, no evidence of maladministrationby the Commission.However, the Ombudsman made a further remarkin relation to this point below.
Oikeusasiamiehelle ei toimitettu mitään todisteita komission huomattavasta tai vältettävissä olevasta viivästyksestä mainitun viiden japuolen kuukauden jakson osalta.Ilmeni, että kantelija oli yllättynytsekä toimitettavien taloutta koskevien tietojen määrästä että sallittujakustannuksia koskevista olennaisista säännöistä.Kantelija oli kuitenkin saanut ilmoituksen hankkeen taloutta koskevista vaatimuksista,joten kyseessä ei ollut komission hallinnollinen epäkohta.Oikeusasiamies esitti tästä asiasta kuitenkin jäljempänä olevan lisähuomautuksen.
As regards the three and half month period, the Commission did notdescribe in detail its procedures for approval of payment.However, the DG XXIII Tourism Unit stated the following in letters to the complainant:
Mitä tulee kolmen ja puolen kuukauden ajanjaksoon, komissio eikuvaillut yksityiskohtaisesti maksun hyväksymiseen liittyviä menette-lyjään.Pääosasto XXIII:n matkailuyksikkö totesi kuitenkin kantelijallelähettämässään kirjeessä seuraavaa:
“I can inform you that the final payment for an amount of 71647 ECU has been prepared and you will be informed afterits approval by the Financial Control of the Commission.”(Letter of 16 February 1998)
“Voin ilmoittaa teille, että 71 647 ecun suuruinen loppumaksu on valmis maksettavaksi ja teille ilmoitetaan, kunkomission varainhoidon valvoja on hyväksynyt sen.”(16.helmikuuta 1998 päivätty kirje)
“(…)I must refer you to my letter of 16 February 1998(…)Asindicated in this letter the final payment for an amount of 71647 ECU is now awaiting approval by the Commission’s Financial Control.”(Letter of 4 March 1998)
“(…)Viittaan 16.helmikuuta 1998 päivättyyn kirjee-seeni(…).Kuten kirjeessä on todettu, 71 647 ecun suuruinen loppumaksu on nyt komission varainhoidon valvojanhyväksyttävänä.”(4.maaliskuuta 1998 päivätty kirje)
“The arrangements for payment of this amount (71 647ECU) are now in progress.”(Letter of 27 March 1998)
“Tämän summan (71 647 ecua) maksujärjestelyt on nytaloitettu.”(27.maaliskuuta 1998 päivätty kirje)
These letters contained no explanation visible to the complainant asto why the Commission needed a further three and a half months toapprove payment following a five and half months period in which ithad sought further information on various aspects of the complainant’s final report.The letters contained only very vague wordingsnot clearly informing the complainant of when the payment wasapproved and when the 60 days, mentioned in Article 4c of the Declaration, would begin to run.The Declaration is also ambiguouswhen referring to the approval by the Commission in Article 4c of the Declaration, since it is not clear whether this refers to DG XXIII, or tothe Directorate General for Financial Control, DG XX, or to both.
Näissä kirjeissä ei selitetty kantelijalle mitenkään sitä, miksi komissiotarvitsi vielä kolme ja puoli kuukautta lisää maksun hyväksymiseensen jälkeen, kun se oli pyytänyt lisätietoja taloudellisista näkökohdistakantelijan loppukertomuksessa.Kirjeissä oli käytetty vain hyvin epämääräisiä sanamuotoja eikä niissä kerrottu kantelijalle selvästi, milloinmaksu hyväksyttäisiin ja milloin rahoitusosuutta koskevan selvityksen4 c artiklassa mainittu 60 vuorokauden ajanjakso alkaisi.Rahoitusosuutta koskeva selvitys on myös siinä suhteessa kaksiselitteinen, että sen 4 c artiklassa viitataan komission hyväksyntään muttaei kerrota, tarkoitetaanko pääosastoa XXIII, varainhoidon valvonnanpääosastoa XX vai kumpaakin.
Principles of good administration require that payments should bemade within a reasonable time and that clear and understandableinformation should be provided, on request, about the causes of anydelay.In response to repeated inquiries from the complainant, the Commission did not adequately explain why it needed a further threeand a half months to issue payment, following a period of five and a
Hyvän hallintotavan periaatteet edellyttävät, että maksut olisi suoritettava kohtuullisen ajan kuluessa ja että mahdollisen viivästyksen syistäolisi pyynnöstä annettava selkeää ja ymmärrettävää tietoa.Vastauksessaan kantelijan esittämiin lukuisiin tiedusteluihin komissioei riittävästi selvittänyt, miksi se tarvitsi maksun suorittamiseen vieläkolme ja puoli kuukautta, kun se ensin oli viiden ja puolen kuukauden
DECISIONS half months during which it had sought further information on variousaspects of the complainant’s final report.Nor was it clear whether theapproval of the payment referred to in the Declaration of the financialcontribution means approval by DG XXIII, or by the Directorate General for Financial Control, DG XX.Moreover, the Commission didnot appear to have informed the complainant when the final approvalof the financial aspects of the project was given and when the 60 daysperiod allowed for the payment to reach the complainant’s bankaccount began to run.
177 ajan etsinyt lisätietoja erilaisista kantelijan loppuraporttiin liittyneistäseikoista.Ei myöskään ole selvää, merkitseekö lopullisessa rahoitusosuutta koskeneessa ilmoituksessa tarkoitettu maksun hyväksyminen PO XXIII:n hyväksyntää vai varainhoidon valvonnasta vastaavan PO XX:n hyväksyntää.Komissio ei myöskään ole ilmeisestiilmoittanut kantelijalle sitä, milloin hankkeen taloudelliset näkökohdatlopullisesti hyväksyttiin ja milloin se 60 vuorokauden aika, jonkakuluessa maksun oli määrä saapua kantelijan pankkitilille, alkoi kulua.
Alleged lack of continuity
Jatkuvuuden puute
The complainant claimed that there was lack of continuity in the Commission’s dealings with the project.According to the complainant,Ecotourism had a good relationship with the project manager andmade agreements with him about financial matters.However, the situation changed when the financial controller became involved sincehe was not aware of what had been agreed between Ecotourism andthe project manager.
Kantelija valitti, että komission toiminnassa hankkeen suhteen ei ollutjatkuvuutta.Kantelijan mukaan Ecotourismilla oli hyvä suhde projektipäällikköön, jonka kanssa se teki sopimuksia talousasioista.Tilannekuitenkin muuttui, kun varainhoidon valvoja tuli mukaan, koska hän eiollut tietoinen Ecotourismin ja projektipäällikön välisistä sopimuksista.
The Commission stated that it was normal practice that the projectmanager responsible for the technical aspects of the project did notdeal with the financial questions.
Komission mukaan oli normaalin käytännön mukaista, että hankkeenteknisistä näkökohdista vastuussa oleva projektipäällikkö ei käsitellyttaloudellisia kysymyksiä.
The Ombudsman already addressed a critical remark to the Commission in paragraph 2.6 above concerning its failure to provideadequate information to the complainant about responsibility withinthe Commission for dealing with the financial aspects of the project.The Ombudsman was not aware, however, of any rule or principlewhich requires that the technical and financial aspects of a projectshould be dealt with by the same person or unit.As regards thealleged agreements between the project manager and Ecotourism,Article 10 of the Declaration provided that changes to the Declarationhave to be agreed in writing.There appeared therefore to be no maladministration in relation to this aspect of the case.
Oikeusasiamies esitti komissiolle jo edellä olevassa kohdassa 2.6kriittisen huomautuksen siitä, että komissio ei ollut toimittanut kantelijalle riittäviä tietoja komission hankkeen taloudellisia näkökohtia koskevasta vastuunjaosta.Oikeusasiamies ei kuitenkaan ollut tietoinensäännöstä tai periaatteesta, joka vaatisi, että hankkeen teknisiä jataloudellisia näkökohtia käsittelee sama henkilö tai yksikkö.Projektipäällikön ja Ecotourismin välisen väitetyn sopimuksen osaltatodettakoon, että rahoitusosuutta koskevan selvityksen 10 artiklanmukaan selvitykseen tehtävistä muutoksista on sovittava kirjallisesti.Tapauksen tässä näkökohdassa ei siten ilmennyt hallinnollista epäkohtaa.
The alleged replacement of the budget with the financial report
Budjetin korvaaminen taloudellisella kertomuksella
The complainant alleged that, without informing Ecotourism, the Commission replaced the budget with the Ecotourism’s interim financial report, thereby reducing the final payment.According to the Commission, it replaced the budget with the financial report becauseit found that the financial report, broken down into individual headings,represented a carefully prepared reassessment of the project needs.Moreover, its action did not breach any rule and did not disadvantage Ecotourism, since it led to less reduction in the project expenditurethan if the original budget had been used for the calculation.
Kantelija väitti, että komissio korvasi hankkeen budjetin Ecotourismintoimittamalla välivaiheen taloudellisella kertomuksella ilmoittamattatästä Ecotourismille, mikä pienensi loppumaksua.Omien sanojensamukaan komissio korvasi budjetin taloudellisella kertomuksella siksi,että sen mielestä jälkimmäinen eriteltynä yksittäisten nimikkeidenmukaan oli huolellisesti valmisteltu uusi arvio hankkeen tarpeista.Komission toimenpide ei myöskään ollut sääntöjen vastainen eikäsiitä aiheutunut Ecotourismille haittaa, koska sen ansiosta hankkeenmenoja pienennettiin vähemmän kuin jos laskennassa olisi käytettyalkuperäistä budjettia.
The Ombudsman was not aware of any rule or principle which wouldallow the Commission unilaterally to replace an agreed budget.However, since the Commission explained that the result of its actionwas to Ecotourism’s advantage, the Commission did not act unreasonably towards the complainant.There appeared therefore to be nomaladministration in relation to this aspect of the complaint.
Oikeusasiamies ei ollut tietoinen säännöstä tai periaatteesta, jonkamukaan komissio voisi yksipuolisesti korvata sovitun budjetin toisella.Koska komissio kuitenkin selvitti, että sen toiminnan tulos oli Ecotourismin kannalta edullinen, komissio ei toiminut kohtuuttomastikantelijaa kohtaan.Tapauksen tässä näkökohdassa ei siten ilmennythallinnollista epäkohtaa.
Movements between budget lines
Budjettikohtien väliset siirrot
The complainant claimed that the Commission’s approval of theinterim report indicated that movements between individual headingsin the budget were accepted since the financial report submitted withthe interim report contained such movements.The Commissionstated that the interim report only shows how the project is progressing and that its approval did not automatically mean that the finalreport would also be accepted.Rather, the final payment alwaysdepends on the supply of necessary proof of expenditure claimed.
Kantelija väitti, että hyväksyessään välivaiheen kertomuksenkomissio hyväksyi myös budjetin yksittäisten nimikkeiden välisetsiirrot, koska vastaavat siirrot oli tehty välivaiheen kertomuksenmukana toimitetussa taloudellisessa kertomuksessa.Komissio totesi,että välivaiheen kertomus osoittaa vain, miten hanke edistyy, ja ettävälivaiheen kertomuksen hyväksyminen ei automaattisesti tarkoitaloppukertomuksen hyväksymistä.Sen sijaan loppumaksu edellyttääaina vaadittavien menotositteiden toimittamista.
According to Article 3a of the Declaration, Annex 2 which set out thedetails of project income and expenditure, was an integral part of the Declaration. According to Article 10 of the Declaration, amendmentsmust be made in writing and approved by the Commission.This meantthat movements between individual headings cannot take placewithout an amendment to the Declaration.The Commission’s approvalof the interim report could not therefore change the requirements setout in the Declaration.There appeared therefore to be no maladministration in relation to this aspect of the case.
Rahoitusosuutta koskevan selvityksen 3 a artiklan mukaan liite 2,jossa määritellään yksityiskohtaisesti hankkeen tulot ja menot, on selvityksen oleellinen osa.Selvityksen 10 artiklan mukaan muutokset ontehtävä kirjallisina ja komission on hyväksyttävä ne.Tämä tarkoittaa,että yksittäisten nimikkeiden välisiä siirtoja ei saa tehdä muuttamattarahoitusosuutta koskevaa selvitystä.Komission välivaiheen kertomuksen hyväksyminen ei näin ollen voinut muuttaa selvityksessä esitettyjä vaatimuksia.Tapauksen tässä näkökohdassa ei siten ilmennythallinnollista epäkohtaa.
The reduction in the final payment
Loppumaksun pienentäminen