natgillin/translations-raw huggingface dataset:
The Ombudsman noted that the Amsterdam Treaty explicitly introduced the concept of openness into the Treaty on European Union, bystating that “This Treaty marks a new stage in the process of creatingan ever closer union among the people of Europe, in which decisionsare taken as openly as possible and as closely as possible to the cit-izen”(Article 1 of the Treaty on European Union).With regard to this,the Ombudsman considered that, in order to bring the administrationcloser to the citizens and to guarantee a better quality of administration, a Code which contains the basic principles of good administrative behaviour for officials when dealing with the public was neces-
Oikeusasiamies huomautti, että Amsterdamin sopimuksessa lisättiin Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen yksiselitteisestiavoimuuden käsite toteamalla, että ”Tämä sopimus merkitsee uuttavaihetta kehityksessä sellaisen yhä läheisemmän Euroopan kansojenvälisen liiton luomiseksi, jossa päätökset tehdään mahdollisimmanavoimesti ja mahdollisimman lähellä kansalaisia”(Euroopan unionistatehdyn sopimuksen 1 artikla).Tämän huomioon ottaen oikeusasiamies katsoi, että on välttämätöntä laatia säännöstö hyvän hallintotavan periaatteista virkamiehille, jotka ovat yhteydessä kansalaisiin,jotta voidaan lähentää hallintoa kansalaisiin ja taata hallinnon parempi
219 sary.Such a Code is useful for both the Community officials, as itinforms them in a detailed manner of the rules they have to followwhen dealing with the public, and the citizens, as it can provide themwith information on which principles apply in the Community administration and on the standard of conduct which they are entitled toexpect in dealings with the Community administration.
PÄÄTÖKSET laatu virkamiesten ja kansalaisten välisissä suhteissa.Tällainen säännöstö on hyödyksi yhteisön virkamiehille, koska se antaa heille yksityiskohtaista tietoa määräyksistä, joita heidän on noudatettava suhteissaan yleisöön, ja kansalaisille, koska se antaa heille tietoayhteisön hallintoa koskevista periaatteista sekä siitä, millaistayhteisön toimielinten hallintotavan tasoa heillä on oikeus odottaa.
A Code of good administrative behaviour can only be efficient if it is apublicly accessible document for the citizens.Therefore it is appropriate that it is published in the form of a decision, as has been thecase for the Code of Conduct concerning public access to Commission documents, contained in the Commission decision(94/90/ECSC, EC, Euratom) of 8 February 199487.Also, in order to beunderstandable and not confusing for the public, such a Code shouldbe a unique document which contains rules exclusively on the relations of the officials with the public, and not on the relations of the officials with their institution (rights and obligations, explanation of provisions of the Staff Regulations), as in the draft Code of Conduct forstaff of the European Commission.
Hyvän hallintotavan säännöstö voi olla tehokas vain, jos se on avoimesti kansalaisten saatavilla oleva asiakirja.Siksi on tarkoituksenmukaista, että se julkaistaan päätöksen muodossa vastaavasti kuinyleisön oikeutta saada tietoa komission asiakirjoista koskevat menettelysäännöt, jotka sisältyvät komission 8.helmikuuta 1994 antamaanpäätökseen (94/90/EHTY, EY, Euratom)87.Jotta säännöstö olisi kansalaisten kannalta ymmärrettävä eikä hämmentävä, sen tulisi ollaitsenäinen asiakirja, joka sisältää vain virkamiesten ja yleisön välisiäsuhteita koskevat säännöt eikä sääntöjä, jotka koskevat virkamiestenja heidän toimielintensä välisiä suhteita (oikeuksia ja velvollisuuksia,henkilöstösääntöjen määräysten selityksiä), kuten Euroopan komission henkilöstöä koskeva säännöstöluonnos.
The Ombudsman further noted that, in its Resolutions on the Annual Report on the activities of the European Ombudsman in 1997 and199888, the European Parliament stressed the urgent need to draw upas soon as possible a Code of good administrative behaviour, and theimportance for such a Code to be, for reasons of public accessibilityand understanding, as identical as possible for all European institutions and bodies.The Parliament equally indicated that such a Codeshould be accessible to all European citizens, and be published in the Official Journal.
Oikeusasiamies totesi myös Euroopan parlamentin korostavan Euroopan oikeusasiamiehen toimintaa vuosikertomuksissa 1997 ja1998 koskevissa päätöslauselmissaan88sitä, että on tärkeää laatiamahdollisimman pian hyvän hallintotavan säännöstö ja että tällaisensäännöstön on julkisuuden ja ymmärrettävyyden vuoksi oltava mahdollisimman samanlainen kaikille unionin toimielimille ja laitoksille.Parlamentti totesi myös, että säännöstön olisi oltava kaikkien unioninkansalaisten saatavilla ja se tulisi julkaista Virallisessa lehdessä.
On the basis of the information supplied to the Ombudsman by the different Community institutions, bodies and decentralised agencies, itappeared that none of them had adopted a Code of good administrative behaviour as proposed by the Ombudsman.
Yhteisön eri toimielinten, laitosten ja hajautettujen erillisvirastojenoikeusasiamiehelle toimittamien tietojen perusteella voitiin todeta,että yksikään niistä ei ollut ottanut käyttöön oikeusasiamiehen ehdottamaa hyvän hallintotavan säännöstöä.
On the basis of the above considerations, the Ombudsman concluded thatduring his mandate various instances of maladministration by the different Community institutions and bodies have been found.One of the reasons forthese instances of maladministration is that no clear rules exist on the principles of good administrative behaviour which the Community officialsshould respect in their relations with the public.Therefore, in order to prevent the recurrence of similar instances of maladministration in the future,the Community institutions and bodies should adopt a Code of good administrative behaviour for their officials in their relations with the public.Such a Code can only be efficient if it is a publicly accessible document for citizens.
Oikeusasiamies teki edellä kuvatun perusteella sen johtopäätöksen, ettäyhteisön eri toimielimissä ja laitoksissa on hänen toimikautensa aikanailmennyt useita hallinnollisia epäkohtia.Yksi hallinnollisten epäkohtien syyon se, että ei ole olemassa hyvän hallintotavan periaatteita koskevia sääntöjä, joita yhteisön virkamiesten tulisi noudattaa suhteissaan yleisöön.Estääkseen vastaavien hallinnon epäkohtien ilmenemisen tulevaisuudessayhteisön toimielinten ja laitosten tulisi näin ollen hyväksyä hyvän hallintotavan säännöstö, joka koskee niiden virkamiehien suhteita yleisöön.Tällainen säännöstö voi olla tehokas vain, jos se on julkisesti kansalaistensaatavilla oleva asiakirja.Siksi se tulisi hyväksyä muodollisella päätöksellä,joka julkaistaisiin Virallisessa lehdessä.
Resolution of 16 July 1998 on the Annual Report on the activities of the European Ombudsman in1997 (C4-0270/98), OJ 1998 C 292/168.Resolution of 15 April 1999 on the Annual Report on theactivities of the European Ombudsman in 1998 (C4-138/99), OJ 1999 C 219/456.
16.heinäkuuta 1998 annettu päätöslauselma Euroopan oikeusasiamiehen toiminnasta vuosikertomuksessa 1997 (C4-0270/08), EYVL 1998 C 292/168.15.huhtikuuta 1999 annetussa päätöslauselma Euroopan oikeusasiamiehen toiminnasta vuosikertomuksessa 1999 (C4-138/99, EYVL 1999C 219/456.
DRAFT RECOMMENDATIONS
SUOSITUSLUONNOKSET
In view of the above, the European Ombudsman made, in accordance with Article 3(6) of the Statute of the Ombudsman, the following draft recommendations to the different Community institutions, bodies and decentralised agencies:
Edellä esitetyn valossa Euroopan oikeusasiamies teki oikeusasiamiehenohjesäännön 3artiklan 6 kohdan mukaisesti yhteisön eri toimielimille, laitoksille ja hajautetuille erillisvirastoille seuraavat suositusluonnokset:
The institution or body should adopt rules concerning good administrative behaviour of its officials in their relations with the public.Foradopting these rules, the institution or body might take guidance fromthe provisions contained in the annexed Code of good administrativebehaviour.
Toimielimen tai laitoksen tulisi ottaa käyttöön hyvän hallintotavansäännöt, joita virkamiesten tulee noudattaa suhteissaan yleisöön.Ohjeena sääntöjen luomisessa toimielin tai laitos voi käyttää liitteenäolevan hyvän hallintotavan säännöstön sisältämiä määräyksiä.
In order to ensure that they can be easily understood by citizens, therules should deal only with the relations of the officials with the public.If the institution or body also intends to adopt rules concerning therelations of officials with the institution, it could do so in a separate,publicly available, document.
Säännöissä tulisi käsitellä ainoastaan virkamiesten suhteita yleisöön,jotta varmistetaan, että kansalaisten on helppo ymmärtää ne.Jos toimielin tai laitos aikoo ottaa käyttöön myös sääntöjä, jotka koskevat virkamiesten suhteita toimielimeen tai laitokseen, se tulisi tehdä erillisessä, julkisesti saatavilla olevassa asiakirjassa.
In order to be efficient and accessible to the citizens, the rules shouldbe adopted in the form of a decision and be published in the Official Journal.
Jotta säännöt ovat tehokkaat ja kansalaisten saatavilla, ne tulisihyväksyä päätöksen muodossa ja julkaista Virallisessa lehdessä.
The institutions, bodies and decentralised agencies were informed of thesedraft recommendations and were requested, in accordance with Article 3(6) of the Statute of the Ombudsman, to send a detailed opinion withinthree months.In the present case, the opinion had to be sent by no laterthan 31 December 1999.
Toimielimille, laitoksille ja hajautetuille erillisvirastoille tiedotettiin näistäsuositusluonnoksista ja niitä pyydettiin oikeusasiamiehen ohjesäännön 3artiklan 6 kohdan mukaisesti lähettämään yksityiskohtainen lausuntokolmen kuukauden kuluessa.Käsiteltävänä olevaa asiaa koskeva lausuntooli lähetettävä viimeistään 31.joulukuuta 1999.
UNDUE DELAY AND FAILURE TO REPLY TO APPLICANTS IN A DESIGN COMPETITION
KOHTUUTON VIIVÄSTYMINEN JA HAKIJOILLE VASTAAMISEN LAIMINLYÖNTI SUUNNITTELUKILPAILUSSA
Draft recommendation in the joined complaints 507/98/OV (Confidential), 515/98/OV, 576/98/OV and818/98/OV against the European Parliament
Suositusluonnos yhdistetyistä kanteluista 507/98/OV (luottamuksellinen), 515/98/OV, 576/98/OV ja818/98/OV Euroopan parlamenttia vastaan
In May and July 1998 X made a complaint (507/98/OV) to the European Ombudsman concerning an alleged failure of information by the European Parliament with regard to the design competition (ref.96/S 195-116670) forworks in the Espace Léopold of the European Parliament in Brussels. In May 1998 (515/98/OV), June 1998 (576/98/OV) and April 1998(818/98/OV) respectively, other persons have lodged similar complaints.The Ombudsman therefore decided to join the four complaints for the purpose of his inquiry.
X kanteli (507/98/OV) toukokuussa ja heinäkuussa 1998 Euroopan oikeusasiamiehelle väittäen, että Euroopan parlamentti oli laiminlyönyt tiedottamisen Euroopan parlamentin Brysselissä sijaitsevan Léopold-rakennus-kompleksin töiden suunnittelukilpailusta (viite 96/S 195-116670).Toukokuussa 1998 (515/98/OV), kesäkuussa 1998 (576/98/OV) ja huhtikuussa 1998 (818/98/OV) toisetkin henkilöt ovat tehneet vastaavia kante-luita.Oikeusasiamies päätti siksi yhdistää neljä kantelua tutkimustaanvarten.
According to the complainants, the relevant facts were as follows:The fourcomplainants had sent an application for the design competition (ref.96/S195-116670) for the VIP entrance to the D1 building and the refurbishing ofthe entrance between D3 and D1 of the Espace Léopold of the European Parliament in Brussels.This competition was published in the Official Journal S.195/39 of 8 October 1996.After a first evaluation of all the applications, the Selection Board of the design competition selected 15 architects/designers (amongst which the complainants) who were requested tosubmit their projects before the deadline of 15 January 1997.However,after that date the complainants received no further information with regardto the outcome of their applications.In three of the four cases, the complainants wrote different letters to the Parliament, explaining that they hadcarried out a considerable amount of work and incurred expenses for theirapplications, but received no reply.For instance, the complainant in case507/98/OV wrote to the Parliament on 16 March, 8 September and 18November 1997, explicitly asking for information on the outcome of hisapplication, but received no reply.
PÄÄTÖKSET tehtia/suunnittelijaa (joiden joukossa kantelijat olivat), joita pyydettiin toimittamaan hankkeensa määräaikaan 15.tammikuuta 1997 mennessä.Kyseisen päivän jälkeen kantelijat eivät kuitenkaan saaneet mitään lisätietoja hakemustensa tuloksista.Kolme neljästä kantelijasta kirjoitti lukuisiakirjeitä parlamentille ja selvitti, että he olivat tehneet huomattavan paljontöitä ja hakemusten laatimisesta oli syntynyt menoja mutta he eivät olleetsaaneet mitään vastausta hakemuksiinsa.Esimerkiksi tapauksen507/98/OV kantelija kirjoitti parlamentille 16.maaliskuuta, 8.syyskuuta ja18.marraskuuta 1997 ja pyysi nimenomaan tietoa hakemuksensa menestymisestä mutta ei saanut lainkaan vastausta.
The Ombudsman was later also informed by two of the complainants thatit was only on 17 June 1998, i.e.17 months after the application deadline,that the Director General of the Parliament’s Administration informed thecomplainants of the Selection Board’s final decision not to chose any of the6 projects (selected from the 15 applications by the Advising Committee)for the designation of a laureate.
Kaksi kantelijaa ilmoitti oikeusasiamiehelle myöhemmin myös, että vasta17.kesäkuuta 1998 eli 17 kuukautta hakuajan jälkeen parlamentin hallinnosta vastaava pääosasto tiedotti kantelijoille valintalautakunnan lopullisesta päätöksestä olla valitsematta mitään 6 hankkeesta (jotka neuvoaantava komitea oli valinnut 15 hakijan joukosta) palkinnon saajaksi.
Therefore, the complainants wrote to the Ombudsman alleging that 1)since 15 January 1997 (deadline for the applications) they had not receivedany information on the outcome of their applications, and that 2) the Parliament failed to reply to their letters inquiring about the results of theirapplications.
Siksi kantelijat kirjoittivat oikeusasiamiehelle ja väittivät, että 1) he eivätolleet saaneet hakemusten viimeisen jättöpäivän (15.tammikuuta 1997)jälkeen mitään tietoa hakemustensa tuloksista ja että 2) parlamentti ei vastannut heidän kirjeisiinsä, joissa kysyttiin hakemusten tuloksista.
In its opinion, the Parliament observed that the opinion of the Selection Board was delivered on 29 May 1998 and that the candidates were notifiedof this decision by personal letter.The Parliament annexed copies of thoseletters.
Parlamentti huomautti lausunnossaan, että valintalautakunnan lausunto oliannettu 29.toukokuuta 1998 ja että hakijoille oli ilmoitettu tästä päätöksestä henkilökohtaisella kirjeellä.Kirjeiden kopiot olivat parlamentin lausunnon liitteenä.
The Parliament explained that the delay in notifying the candidates of theresults of the competition was due to the length of time taken by the Selection Board to reach its decision, which in its turn was the result of theparliamentary workload of its members.The Parliament also pointed outthat the administration’s invariable reply to telephone calls from candidateswas that, since the Selection Board had not yet completed its deliberations,the results of the competition could not yet be disclosed.
Parlamentti selvitti, että kilpailun tuloksista ilmoittaminen hakijoille viivästyi,koska valintalautakunnan päätöksen tekeminen kesti kauan, mikä puolestaan johtui sen jäsenten suuresta työmäärästä parlamentissa.Parlamenttihuomautti myös hallinnon aina vastanneen kaikkiin puheluihin, että kilpailun tuloksia ei voitu paljastaa, koska valintalautakunnan käsittely olivielä kesken.
The alleged failure to notify the complainants in due time aboutthe outcome of their applications
Kantelijoiden hakemusten tulosten ilmoittaminen kohtuullisessaajassa
The complainants alleged that since 15 January 1997 (deadline forthe applications) they had not received any information about the outcome of their applications.The Parliament observed that the delay innotifying the candidates of the results of the competition was due tothe length of time taken by the Selection Board to reach its decision,which in its turn was the result of the parliamentary workload of itsmembers.
Kantelijat väittivät, että he eivät olleet saaneet mitään tietoja hakemustensa tuloksista 15.tammikuuta 1997 (hakemusten viimeinen jättöpäivä) jälkeen.Parlamentti huomautti, että kilpailun tuloksista ilmoittaminen hakijoille viivästyi, koska valintalautakunnan päätöksentekeminen kesti kauan, mikä puolestaan johtui sen jäsenten suurestatyömäärästä parlamentissa.
The Ombudsman notes that Article 3.7 of the competition rules provides that the Selection Board will meet in the first term of 1997 to proceed to the examination of the applications, after a preliminary analysis by the Advising Committee.Article 3.9 of the same rules providesthat the results of the competition will be rendered public in the dayswhich follow the decision of the Selection Board.
Oikeusasiamies toteaa, että kilpailun sääntöjen 3.7 artiklassa määrätään, että valintalautakunta kokoontuu vuoden 1997 ensimmäiselläistuntokaudella ja ryhtyy tutkimaan hakemuksia neuvoa-antavankomitean alustavan analyysin jälkeen.Samojen sääntöjen 3.9 artiklassa määrätään, että kilpailun tulokset esitellään yleisölle valintalautakunnan päätöstä seuraavina päivinä.
The Ombudsman notes that, in the present case, the final decision ofthe Selection Board to retain none of the 15 projects for designating alaureate was taken on 29 May 1998.This decision was subsequentlynotified to the complainants on 17 June 1998 and 4 August 1998.From the decision of the Selection Board it appeared that, on 26March 1997 already, the Advising Committee considered that 9(amongst which 2 of the complainants) of the 15 projects could not beretained.It further appeared that, on 17 April 1997, the Selection Board considered that none of the projects finally merited to beretained.This conclusion was confirmed after a second evaluation bythe Selection Board on 3 February 1998.
Oikeusasiamies toteaa, että käsiteltävänä olevassa asiassa valintalautakunnan lopullinen päätös olla antamatta palkintoa yhdellekään15:stä hankkeesta tehtiin 29.toukokuuta 1998.Päätöksestä ilmoitettiin sen jälkeen kantelijoille 17.kesäkuuta 1998 ja 4.elokuuta 1998.Valintalautakunnan päätöksestä kävi ilmi, että neuvoaantava komiteaoli jo 26.maaliskuuta 1997 katsonut, että yhdeksää (joiden joukossakahden kantelijan hankkeet) hanketta 15:stä hankkeesta ei voitupuoltaa.Lisäksi kävi ilmi, että 17.huhtikuuta 1997 valintalautakuntakatsoi, ettei mitään hankkeista loppujen lopuksi puolleta.Tämä johtopäätös vahvistettiin valintalautakunnan toisessa arvioinnissa 3.helmi-kuuta 1998.
According to principles of good administration, applicants should benotified in due time about the decisions of the administration whichaffect their interests.In the present case, it appeared that the complainants had been notified of the decision of the Selection Board only17 or 19 months after the deadline for the applications.The Ombudsman considered that this was an unreasonably long period,especially when considering that already on 17 April 1997, i.e.onlythree months after the deadline for the applications, the Selection
Hyvän hallintotavan periaatteiden mukaan hakijoille on ilmoitettavakohtuullisessa ajassa hallinnon päätöksistä, jotka vaikuttavat heidänetuihinsa.Käsiteltävänä olevassa asiassa kävi ilmi, että kantelijoille oliilmoitettu valintalautakunnan päätöksestä vasta 17 tai 19 kuukauttahakemusten viimeisen jättöpäivän jälkeen.Oikeusasiamies katsoi,että tämä on kohtuuttoman pitkä aika, varsinkin kun otetaan huomioon, että valintalautakunta oli jo 17.huhtikuuta 1997 eli jo kolmekuukautta hakemusten viimeisen jättöpäivän jälkeen tehnyt sen johtopäätöksen, että yhtäkään 15:stä hankkeesta ei voida puoltaa.
The alleged failure to reply to the complainants’letters
Kantelijoiden kirjeisiin vastaaminen
The complainants in cases 507/98/OV, 576/98/OV and 818/98/OV alleged that the Parliament had failed to reply to their letters in whichthey asked for information on the outcome of their applications.Thecom-plainant in case 507/98/OV for instance wrote to the Parliamenton 16 March, 8 September and 18 November 1997, but received noreply.The Parliament merely observed that the administration’s replyto telephone calls from candidates was that the results of the competition could not yet be disclosed.
Kantelujen 507/98/OV, 576/98/OV ja 817/98/OV esittäjät väittivät, ettäparlamentti ei ollut vastannut heidän kirjeisiinsä, joissa he pyysivättietoa hakemustensa tuloksista.Esimerkiksi kantelun 507/98/OV esittäjä kirjoitti parlamentille 16.maaliskuuta, 8.syyskuuta ja 18.marras-kuuta 1997 mutta ei saanut vastausta.Parlamentti ainoastaan huomautti hallinnon vastanneen hakijoiden puheluihin, että kilpailuntulosta ei vielä ollut julkaistu.
Principles of good administrative behaviour require that letters fromcitizens to the Parliament administration receive a reply within areason-able time limit.In the present case it appeared that the Parliament failed to reply to the various letters from the complainants.The Parliament did not give the Ombudsman valid reason why it couldnot provide the complainants with a reply, possibly a holding reply.This failure to reply therefore constituted an instance of maladminis-tration.The Ombudsman therefore made the draft recommendationbelow.
Hyvän hallintotavan periaatteet edellyttävät, että kansalaisten parlamentin hallinnolle lähettämiin kirjeisiin vastataan kohtuullisessaajassa.Käsiteltävässä asiassa kävi ilmi, että parlamentti ei ollut vastannut kantelijan useisiin kirjeisiin.Parlamentti ei esittänyt oikeusasiamiehelle hyväksyttävää syytä siihen, miksi se ei voinut antaa kantelijoille vastausta, mahdollisesti vastausta, jossa pyydettäisiinodottamaan.Vastauksen laiminlyönti oli siten hallinnollinen epäkohta.Oikeusasiamies esitti siksi seuraavan suositusluonnoksen.
According to principles of good administration, applicants should be notified in due time about the decisions of the administration which affect theirinterests.In the present case, it appeared that the complainants had beennotified of the decision of the Selection Board only 17 or 19 months afterthe deadline for the applications.The Ombudsman considered that this wasan unreasonably long period, especially when considering that already on17 April 1997, i.e.only three months after the deadline for the applications,the Selection Board had already come to the conclusion that none of the15 projects could be retained.
Hyvän hallintotavan periaatteiden mukaan hakijoille olisi ilmoitettava kohtuullisessa ajassa hallinnon päätöksistä, jotka vaikuttavat heidän etuihinsa.Käsiteltävässä asiassa kävi ilmi, että kantelijoille oli ilmoitettu valintalautakunnan päätöksestä vasta 17 tai 19kuukautta hakemusten viimeisen jättöpäivän jälkeen.Oikeusasiamies katsoi tämän olevan kohtuuttoman pitkäerityisesti ottaen huomioon, että valintalautakunta oli jo 17.huhtikuuta 1997eli vain kolme kuukautta hakemusten viimeisen jättöpäivän jälkeen tehnytsen johtopäätöksen, että yhtäkään 15:stä hankkeesta ei voitu tukea.
The Parliament did not provide the Ombudsman with a reasonable explanation for this delay, but merely referred to the workload of the Members ofthe Selection Board.More particularly the Parliament failed to explain to the Ombudsman why, after its meeting of 17 April 1997 where it concluded thatnone of the 15 projects could be retained, the Selection Board needed
Parlamentti ei antanut oikeusasiamiehelle asianmukaista selitystä viivästymiselle vaan viittasi pelkästään valintalautakunnan jäsenten työmäärään.Parlamentti ei myöskään selvittänyt oikeusasiamiehelle, miksi se tarvitsivielä 13 kuukautta vain vahvistaakseen johtopäätöksen, jonka se oli tehnytkokouksessaan 17.huhtikuuta 1997.Johtopäätöksen mukaan yhtäkään15:stä hankkeesta ei voida puoltaa.Parlamentti viivästytti siten tarpeettomasti ja perusteettomasti hakemusten tulosten ilmoittamista hakijoille.Tämä viivästyminen oli hallinnollinen epäkohta.