natgillin/translations-raw huggingface dataset:
This assessment of the value of each set of archive documents has consequences regarding the choice of the place of transfer, the possible decision to dispose of the set and also the system of subsequent access.
Tästä kunkin arkistoitavan asiakirjasarjan arvioimisesta on seurauksia, jotka vaikuttavat asiakirjojen siirtopaikkaan, mahdolliseen hävittämispäätökseen ¡a myös myöhempää käyttöoikeutta koskevaan järjestelmään.
The State Archives inspect the archives of public bodies.
Valtionarkisto tutkii julkisten toimielinten arkistot.
The inspection of central government current and semi-current archives is carried out by the National Archives over the whole country.
Keskushallinnon aktiivi- ¡a passiiiviaineiston arkistojen valvonnan suorittaa koko maassa kansallisarkisto.
Permanent or temporary assignments by State archivists in the central authorities have existed since 1952.
Keskusviranomaisissa on ollut pysyviä tai tilapäisiä valtion arkistonhoitajien toimia vuodesta 1952 lähtien.
The managers of the departmental archives inspect the current and semi-current archives of the regional authorities.
Ministeriöiden arkistonhoitajat tutkivat alueellisten viranomaisten aktiivi- ¡a passiiviaineiston.
Each ministry has an official responsible for contacts with the National Archives.
Kussakin ministeriössä on viranomainen, ¡oka on vastuussa yhteydenpidosta kan sallisarkistoon.
The jurisdiction of the National Archives extends to the current archives of govern mental bodies, both on a national and local level.
Kansallisarkiston vastuu ulottuu hallituksen toimielinten nykyisiin arkistoihin sekä kansallisella että paikallisella tasolla.
Mixed supervisory committees of State archivists and government officials exist on a national and provincial level.
Valtion arkistonhoitajista ¡a valtion viranomaisista koostuvia valvovia sekakomiteoita on kansallisella ja maakunnallisella ta solla.
They carry out a right of inspection and inventory.
Niillä on tarkastus- ¡a inventointioikeus.
They supervise the review, preservation, classification, description and possible advance opening of the archives. chives.
Ne valvovat arkistojen tarkastusta, säilytystä, luokitusta, kuvausta ja mahdollista avaamista.
The supervision of current and semi-current archives produced by the central government comes under the National Archives (inspection, management assistance, classification and inventory of current and semi-current archives, drawing up schedules of disposable items, developing automation programmes, etc.) with occasional advice from the Archives Board (advice on schedules of disposable items).
Keskushallinnon luoman aktiivi- ja passiiviaineiston valvonta kuuluu kansallisarkistolle (tarkastus, hallinnollinen apu, aktiivi- ¡a passiiviaineiston luokittelu ja inventointi, hävitettävien asiakirjojen luettelojen laatiminen, automatisoitujen ohjelmien kehittäminen ¡ne.), ¡a ne saavat ajoittaista apua arkistointilautakunnalta (neuvoja hävitettävien asiakirjojen aikatauluista).
Pre-archive centres exist which are managed by certain archiveproducing authorities.
On olemassa arkistointia edeltäviä keskuksia, joita tietyt arkistoja luovat viranomaiset hoitavat.
The authorities must classify and inventory archives before they are deposited, in accordance with standards which have been determined by the National Archives.
Viranomaisten on luokiteltava ¡a inventoitava arkistot ennen niiden sijoittamista kan sallisarkiston määrittämien normien mukaisesti.
The National Archives give technical assistance to all State institutions and departments.
Kansallisarkisto antaa teknistä apua kaikille valtion laitoksille ja osastoille.
They are responsible for introducing general technical directives for the organization of semi-current archives and for determining which archives from the State, the local authorities and the public authorities are to be classified as national archival heritage.
Se on vastuussa yleisten teknisten ohjeiden antamisesta passiiviaineiston organisoimiseksi ¡a sen määrittelemiseksi, mitkä valtion, paikallisviranomaisten ¡a julkisten viranomaisten arkistot on luokiteltava kansalliseksi arkistolliseksi perinnöksi.
The Public Record Office (PRO), in Kew, London, coordinates and supervises the review and preservation of archives which come under its jurisdiction.
Kansallisarkisto (PRO) Kewissä, Lontoossa, yhteensovittaa ¡a valvoo vastuullaan ole vien arkistojen tarkastamista ja säilyttämistä.
Permanent assignments of State archivists to the authorities are envisaged.
Suunnitteilla on pysyviä valtion arkistonhoitajien toimia eri viranomaisten yhteyteen.
Each ministry has an official responsible for contact with the PRO.
Kussakin ministeriössä on viranomainen, ¡oka on vastuussa yhteydenpidosta PRO:n kanssa.
The PRO has organized a vast centre for review and semi-current deposit in Hayes (Middlesex) where, however, the maintenance of the archives comes under the responsibility of the archiveproducing departments.
PRO on organisoinut laajan keskuksen asiakirjojen tarkastamiseksi ¡a lyhytaikaiseksi säilyttämiseksi Hayesissa (Middlesex), ¡ossa arkistojen ylläpito kuuluu kuitenkin arkistoja luoville osastoille.
In Edinburgh, the personnel of the Scottish Record Office (SRO) supervises the management of archives produced by the departments of the Scottish Office.
Edinburghissa Skotlannin kansallisarkisto (SRO) valvoo Skotlannin viraston osastojen luomien arkistojen hoitamista.
THEMES FOR COORDINATION AND COOPERATION
YHTEENSOVITTAMISTA JA YHTEISTYÖTÄ KOSKEVAT AIHEET
RECORDS MANAGEMENT: APPRAISAL AND DISPOSAL
ASIAKIRJAHALLINTO: SEULONTA JA HÄVITTÄMINEN
Although the problem has become immediate as a result of the huge increase in the mass of documentation produced by the public authorities, there is not at the present time an absolute or even a dominant method of appraisal and disposal of documents and records.
Vaikka ongelmasta onkin tullut välitön julkisten viranomaisten tuottaman asiakirjojen määrän valtavan lisääntymisen seurauksena, nykyisin ei ole ole massa ehdotonta tai edes vallitsevaa menetelmää asiakirjojen seulomiseksi ja hävittämiseksi.
This is a dilemma, since while it is not possible to preserve everything, the destruction of a docu­ment can represent an irreparable loss for the future.
Tämä on ongelma, koska vaikka ei ole mahdollista säilyttää kaikkea, asiakirjan tuhoaminen voi merkitä korvaamatonta menetystä tu levaisuuden kannalta.
However, regulations and practices exist in the Member States which at least confront the prob­lem, in spite of their seeming inadequacy in the face of a situation which is becoming more and more complex.
Jäsenvaltioissa on kuitenkin olemassa sääntelyä ¡a käytäntöjä, joilla ainakin kohdataan ongelma, joskin ne vaikuttavat riittämättömiltä yhä mutkistuvassa tilanteessa.
A comparison of these regulations and practices could prove to be extremely useful in improving the methodology of selection by means of reciprocal contributions and ensuring continuous improvement based on a range of national experience.
Näiden sääntelyjen ¡a käytäntöjen vertailun pitäisi osoittautua erittäin hyödylliseksi parannettaessa valinta menetelmää vastavuoroisen avun avulla ¡a huolehtimalla useisiin kansallisiin kokemuksiin perustuvista jatkuvista parannuksista.
Appraisal and disposal has to be very arbitrary, taking into account the different interests which are at stake.
Seulonnan ¡a hävittämisen on pakko olla hyvin sattumanvaraista, kun ote taan huomioon kyseessä olevat eri edut.
Since the authorities, for their part, are concerned with immediate and administrative matters, archivists are called upon to play the role of intermediary between the archiveproducing authorities on the one hand and the world of research and the general public on the other.
Siinä, missä viranomaisia kiinnostavat nykyiset ¡a hallinnolliset seikat, arkistonhoitajien puoleen käännytään, jotta he toimisivat välittäjinä toisaalta arkistoja luovien viranomaisten ¡a toi saalta tutkimusyhteisön ¡a suuren yleisön välillä.
In the end it is a question of encouraging continuity between the creators, the managers and the preservers of archives, by organizing direct collaboration between them within an officially affirmed and established organizational structure.
Lopuksi kysymys on jatkuvuuden kannustamisesta arkistojen luojien, hoitajien ja säilyttäjien välillä järjestämällä suoraa yhteistyötä niiden välillä virallisesti vahvistetun ja luodun organisaatiorakenteen piirissä.
The National Archives must be able to participate actively and as quickly as possible in the inspection of disposal, by government departments, of those archives which they no longer need in their operation.
Kansallisarkiston on voitava osallistua aktiivisesti ja mahdollisimman nopeasti silloin, kun virastot tai ministeriöt tarkastavat hävittämistä varten arkistoja, joita ne eivät toimintansa kannalta enää tarvitse.
It is also necessary to shorten the distance between current archives and historical archives by establishing, if neces­sary, pre-archive repositories within which selection could be carried out as wished, by combining the knowledge which government departments have of their files and the preoccupations of the archivists who inherit them.
On myös välttämätöntä lyhentää aktiiviaineiston ja historiallisten arkistojen välimatkaa luomalla tarvittaessa arkistointia edeltäviä arkistotiloja, ¡oissa seulonta voidaan suorittaa halutulla tavalla yhdistämällä se tieto, ¡oka valtion laitoksilla on omista asiakirjoistaan, ¡a asiakirjat perivien arkistonhoitajien tarpeet.
With regard to both organizational questions and selection criteria, a pooling of information and experience should allow for the creation of a model on a national and possibly European level which could serve as a reference for appraisal and disposal of documents and records.
Sekä organisatoristen kysymysten että valintaperusteiden osalta tietojen ¡a kokemusten yhdistämisen avulla pitäisi voida olla mahdollista luoda kansallisen tason ¡a mahdollisesti Euroopan tason malli, ¡oka voisi toimia viitteenä asiakirjoja seulottaessa ¡a hävitettäessä.
THE PROBLEM
ONGELMA
From the beginning of the 20 th century, the problem of the quantity of documents produced by government departments has been of concern to nearly all European countries.
Aina 1900-luvun alusta lähtien hallituksen laitosten luomien asiakirjojen määrää koskeva ongelma on aiheuttanut huolta lähes kaikissa Euroopan maissa.
Since that time the problem has continued to grow: the written document remains one of the main methods used for transmitting and confirming information between citizens and those who govern them.
Tuon jälkeen ongelma on yhä kasvanut: kirjalliset asiakirjat ovat edelleen yksi tärkeimpiä menetelmiä tietojen välittämiseksi ¡a vahvistamiseksi kansalaisten ¡a heitä hallitsevien välillä.
In spite of the progress made in information technology, the development of audiovisual equipment and the increased use of new media, nearly all official documents are still written in black on white.
Huolimatta tietotekniikan edistymisestä, audiovisuaalisten laitteiden kehittymisestä ja uusien tiedotusvälineiden lisääntyneestä käytöstä lähes kaikki viralliset asiakirjat laaditaan yhä paperille.
In fact, the speed of production of written administrative archives is increasing daily in accordance with the multiplication of State departments, in spite of the boom in new technology.
Kirjallisten hallinnollisten arkistojen luomisnopeus kasvaa kin päivittäin huolimatta uudesta tekniikasta valtion osastojen moninkertaistuessa.
Moreover, the problem of appraisal and disposal also relates to archives preserved on the new media.
Lisäksi seulontaa ja hävittämistä koskeva ongelma liittyy myös uusien välineiden avulla säilytettäviin arkistoihin.
Alongside the growth in the mass of documents produced, the archive services are faced with a growth in their 'customers': the era during which only historians were interested in the information preserved in the archives is in the past.
Tuotettujen asiakirjojen määrän lisääntymisen ohella arkistolaitoksilla on edessään "asiakkaiden" kasvu: aikakausi, ¡olioin vain historioitsijat olivat kiinnostuneita arkistoissa säilytetyistä tiedoista, kuuluu menneisyyteen.
Today, the archives' customers are not limited to individual researchers but have broadened to include every citizen.
Nykyisin arkistojen asiakkaat eivät rajoitu yksittäisiin tutkijoihin, vaan joukko on laajentunut käsittämään ¡okaisen kansalaisen.
The documents which are researched by the users often have very diverse origins and are, as a consequence, widely dispersed.
Käyttäjien tutkimat asiakirjat ovat usein alkuperältään hyvin erilaisia ¡a tämän vuoksi hyvin hajallaan.
They also show a wide diversity of viewpoint: for present research and still more for that of the future, there are no insignificant documents, hence no more harmless destruction.
Niiden ilmentämät näkökulmat ovat myös hyvin moninaiset: nykyisten tutkijoiden ¡a vieläkin enemmän tulevaisuuden kannalta ei ole olemassa merkityksettömiä asiakirjoja eikä tämän vuoksi harmitonta tuhoamista.
The resulting problem, which is of concern to archivists throughout the world — can be summed up as follows:
Tästä aiheutuva ongelma, ¡oka huolestuttaa arkistonhoita_BAR_ia koko maailmassa, voidaan tiivistää seuraavasti: raavasti:
(a) the mass of documents — a potential source of information — is multiplying daily;
— asiakirjojen suuri määrä — tietojen mahdollinen lähde — monikertaistuu päivittäin; täin;
(b) the needs of the users (departments, researchers) are constantly expanding; (c) it is impossible to preserve everything; (d) it is impossible to sort the archives document by document.
— on mahdotonta järjestää arkistoja asiakirja kerrallaan.
REVIEW METHODS
TARKASTELUMENETELMÄT
In spite of the difficulties caused by the contingencies of everyday life, which have no time for certain theoretical archival ideas, it is imperative to try at least to retain control of the archives produced by the authorities in the course of their activities.
Huolimatta jokapäiväisen elämän edellytysten aiheuttamista vaikeuksista, jotka eivät jätä tilaa tietyille teoreettisille arkistoja koskeville ajatuksille, on välttämätöntä aina kin yrittää säilyttää viranomaisten luomien arkistojen valvonta niiden toiminta-aikana. na.
Known methods, (review, statistical sampling, representative sampling, random sampling, etc.) seem to be unfortunately inadequate to the need.
Tiedossa olevat menetelmät (seulonta, tilastollinen otanta, edustusotanta, satunnaisotanta jne.) näyttävät valitettavasti riittämättömiltä tähän tarpeeseen.
They do, how ever, attempt to follow the development of need in order to protect as much information as possible for researchers of the future.
Niiden avulla pyritään kuitenkin seuraamaan tarpeiden kehittymistä, jotta suojeltaisiin mahdollisimman paljon tietoja tuleville tutkijoille.
RECOMMENDATIONS FOR COORDINATION
YHTEENSOVITTAMISSUOSITUKSET
There is no standard method for the selection of various types of archival documents.
Erityyppisten arkistoasiakirjojen valitsemiseksi ei ole mitään vakiomenetelmää.
With regard to appraisal and disposal there are differences in methods and procedures from one Member State to another, in addition to differences in responsibilities of archiveproducing departments.
Seulonnan ¡a hävittämisen osalta menetelmät ¡a menettelyt vaihtelevat eri jäsenvaltioissa, minkä lisäksi arkistoja luovien virastojen velvollisuuksissa on eroja.
The differences in methods con cern the circuitous routes for disposal requests, the definition of authority with regard to review schedules, the degree of authority which archivists hold in these operations, their degree of responsibility, the role of the various departments (archive-producing departments, pre-archives, historical archives) (see Annex 3).
Menetelmien erot koskevat hävityspyyntöjen kiertoreittejä, sen viranomaisen määrittelyä, ¡olla on oikeus tarkistaa säilytysaikataulut, sitä toimivaltaa, ¡oka arkistonhoitajilla on näissä menettelyissä, heidän vastuunsa määrää ja eri osastojen asemaa (arkistoja luovat virastot, väliarkistot, historialliset arkistot) (katso liite 3).
Moreover, the development of research and the expansion in consultation needs do not make things easier: the archivist of today is obliged to anticipate the preoccupations of the researchers of tomorrow, using yesterday's requests and remaining attentive to the research tendencies of today.
Lisäksi tutkimuksen kehittyminen ja asiakirjoihin perehtymistarpeiden laajeneminen eivät suinkaan helpota asioita: tämän päivän arkistonhoitajan on pakko ennakoida huomisen tutkijoiden kiinnostukset käyttämällä eilisiä pyyntöjä ja seuraamalla tä män päivän tutkimussuuntauksia.
In any event, it is imperative that appraisal and disposal should be organized through collaboration between the National Archives and the archiveproducing departments.
Joka tapauksessa on välttämätöntä, että seulonta ¡a hävittäminen järjestetään yh teistyössä kansallisarkiston ¡a arkistoja luovien virastojen kanssa.
The usefulness of this collaboration is based on two observations: the archiveproducing departments unquestionably recognize the administrative and legal significance of the documents which they produced or receive; they are also in a position to explain the relationships between their files and those of other departments; on the other hand, archivists, as a result of their training, their experience and the contacts which they have with the users of archives, are qualified to single out those documents which contain information which is of use to research in general.
Tämän yhteistyön hyödyllisyys perustuu kahteen havaintoon: arkistoja luovat virastot ovat kiistatta selvillä luomiensa tai vastaanottamiensa asiakirjojen hallinnollisesta tai oikeudellisesta merkityksestä; ne pystyvät asemansa perusteella myös selittämään asiakirjojensa ¡a muiden osastojen asiakirjojen välisen suhteen; toisaalta arkistonhoitajat ovat koulutuksensa, kokemuksensa ¡a muiden arkistojen kanssa olevien yhteyksiensä perusteella päteviä erittelemään ne asiakirjat, jotka sisältävät yleensä tutkimuksen kan nalta käyttökelpoista tietoa.
In future, in nearly all the Member States, no destruction of archives produced by the public authorities will take place without authorization from the National Archives.
Tulevaisuudessa lähes missään jäsenvaltiossa julkisten viranomaisten luomien arkistojen hävittäminen ei tapahdu ilman kansallisarkiston lupaa.
Ideally, the National Archives must be able to supervise and inspect the review of archives before the disposal of those which the government no longer needs in its daily operations.
Ihanteellista olisi, että kansallisarkiston olisi valvottava ja tutkittava arkistojen seulonta ennen niiden arkistojen hävittämistä, joita hallinto ei enää tarvitse päivittäisessä työssään.
Firstly there is good reason for developing the criteria of appraisal and disposal at national level, including guidance schedules, taking into account the work in progress by national groups which are specialized in this area.
Ensiksikin on perusteltua kehittää seulonta- ¡a hävittämisperusteet kansallisella ta solla mukaan lukien ohjeelliset säilytysaikataulut ottaen huomioon tämän alan eri koistuneiden kansallisten ryhmien työn edistyminen.
A European working party, composed of experts in the field, would then be more capable of preparing a manual for the management of public sector archives, which would be valuable for the government departments of the Member States.
Alan asiantuntijoista koostuva eurooppalainen työryhmä voisi sen jälkeen paremmin laatia julkisen alan arkistojen hallinnoimiseksi käsikirjan, ¡oka olisi arvokas jäsenvaltioiden hallitusten osastoille.
Similarly, personnel from the archiveproducing departments and from the National Archives would have to be closely associated during review operations, regardless of the importance of the government department in question.
Arkistoja luovien virastojen ¡a kansallisarkiston henkilöstön olisi samoin toimittava läheisessä yhteistyössä tarkastuksen kuluessa riippumatta kyseisen viraston merkityksestä. tyksestä.
Moreover, the adoption of appropriate measures moving in this direction — taking into account the specific requirements of each Member State — would gradually release qualified archive personnel from very onerous tasks.
Lisäksi aiheellisten toimenpiteiden suorittaminen tähän suuntaan siirtymiseksi — ottaen huomioon kunkin jäsenvaltion erityisvaatimukset — vapauttaisi asteittain pätevää arkistohenkilökuntaa tästä hyvin työläästä tehtävästä.
It would be an advantage to have a large part of the work already carried out before the arrival of the archives at the repository, by specially trained personnel from the archiveproducing department under the supervision of personnel from the National Archives. chives.
Erittäin suuri etu olisi siitä, että suuren osan työstä olisivat ¡o tehneet arkistoja luovien virastojen koulutetut
Regular placing in medium-term repositories would allow continuity in archival work and would disencumber the authorities and the historical archive repositories.
henkilöt kansallisarkiston henkilöstön valvonnassa ennen arkistojen saapumista arkistotiloihin. kistotiloihin.
In this same connection, in order to simplify repetitive procedures and obtain a better use of time — thus allowing the possibility of more intensive work on the problem of selection of archives — two other projects could be envisaged:
Tässä samassa yhteydessä voitaisiin ajatella kahta muuta hanketta toistuvien menettelyjen yksinkertaistamiseksi ja ajan käyttämiseksi paremmin, mikä antaisi mahdollisuuden keskittää enemmän työtä arkistojen valintaan:
(i) computerization of all the national archives and familiarization of personnel with data processing on a daily basis (the programmes becoming more and more accessible to those not specialized in computers);
— kaikkien kansallisten arkistojen saattaminen tietokonemuotoon ¡a henkilöstön perehdyttäminen päivittäiseen tietojenkäsittelyyn (ohjelmien tullessa yhä helpommiksi käyttää niille, joilla ei ole erityistietoja tietokoneista);
(ii) the development (by a group of archivists and computer experts) of pro grammes specially designed for the management of archival sorting, adapted to archival principles.
— (arkistonhoitajien ¡a tietokoneasiantuntijoiden ryhmän toimesta tapahtuva) sellaisten ohjelmien kehittäminen, jotka on erityisesti tarkoitettu arkistojen järjestämisen hallintoon ja sopeutettu arkistointiperiaatteisiin.
There is no doubt that use of the Member States' experience of review procedures will be critical in order to avoid the loss of important archives.
Ei ole epäilystäkään siitä, etteikö jäsenvaltioiden kokemus tarkastelumenettelyistä olisi ehdottoman välttämätöntä, jotta tärkeitä arkistoja ei menetettäisi.
This experience, assisted by a systematic use of data processing, will be a decisive factor regarding the optimum use of the information produced and preserved in the form of archives.
Tämä kokemus järjestelmällisen tietojenkäsittelyn avustuksella on ratkaiseva tekijä, kun ajatellaan luodun ¡a arkistomuodossa säilytetyn tiedon mahdollisimman hyödyllistä käyttöä. töä.
By taking advantage of the advice of experts knowing the practices of the various Member States with regard to records management, it should be possible to attempt a model of 'progressive review schedules', limiting this at first to a certain number of types of collection which exist in most Member States (which do not necessitate a long archival-legal analysis).
Käyttämällä hyväksi niiden asiantuntijoiden neuvoja, jotka tuntevat eri jäsenvaltioiden asiakirjahallintoa koskevat käytännöt, pitäisi olla mahdollista pyrkiä luomaan etenevien tarkastusaikataulujen malli, ¡oka rajoittuisi aluksi tiettyihin kokoelmatyyppeihin, ¡oita on useimmissa jäsenvaltioissa (jotka eivät edellytä aikaa vievää arkis-tollis-oikeudellista analyysiä).