natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Even when passed on to the National Archives, computerized data encounter a new problem, that of legibility and interpretation of the material.
Siinäkin vaiheessa, kun tietokonetiedostot siirretään kansallisarkistoon, edessä on uusi ongelma eli aineiston luettavuus ¡a tulkinta.
The main difference from paper preservation of information is that digital storage of data does not allow the latter to be read or interpreted without the aid of software or hardware.
Suurin ero paperilla säilytettävään tietoon on siinä, että tietojen digitaalinen tallentaminen ei anna mahdollisuutta lukea tai tulkita niitä ilman ohjelmistojen tai laitteiden apua.
Finally, here again there is a particularly acute problem regarding the protection of personal data, as mentioned in Chapter 4.
Lopuksi myös tässä on kyse erittäin akuutista henkilökohtaisen tiedon säilyttämisestä, kuten 4. luvussa mainittiin.
More than in the past, archivists should be involved in the reflection necessary in this respect.
On olemassa todellinen vaara siitä, että joudumme todistamaan sitä, että tietotekniikka tarjoaa helpon tavan henkilökohtaisten tietojen
See, amongst others, Management of electronic records — issues and guidelines, New York, 1990 (report of the Advisory Committee on the coordination of United Nations information systems (ACCIS)); and the work of Margaret Hedström, 'Understanding electronic incunabula: a framework for the research on electronic records' (in The American Archivist, Volume 54, 1991, pp. 336-337).
(") Katso muun muassa Management of electronic records - issues and guidelines [Sähköisten tiedostojen hallinto — kysymyksiä ¡a suuntaviivoja], New York, 1 990 (Yhdistyneiden Kansakuntien tietojärjestelmien yhteensovittamista käsittelevän neuvoa-antavan komitean (ACCIS) kertomus); ¡a Margaret Hedstromin teos "Understanding electronic incunabula: a framework for the research on electronic records" [Elektronisten alkeiden ymmärtäminen: elektronisten tiedostojen tutkimisen kehys] (julkaisussa The American Archivist, nide 54, 1991, s. 336—337).
MARKING OUT THE SPHERES TO BE RESEARCHED
TUTKITTAVIEN AIHEIDEN VALINTA
In assessing the new problems posed by computerized archives, we have sought to clarify the choice of spheres to be researched within the Community in this connection.
Arvioidessamme uusia tietokonearkistojen aiheuttamia ongelmia olemme pyrkineet selkeyttämään yhteisössä tässä yhteydessä tutkittavien aihealueiden valintaa.
It is appropriate to distinguish two aspects of the problems raised by the preservation and consultation of computerized archives: an intellectual aspect and a physical aspect.
On aiheellista erottaa toisistaan kaksi tietokonearkistojen säilyttämisen ja käytön aiheuttamia ongelmia koskevaa näkökohtaa: intellektuaalinen näkökohta ja fyysinen näkökohta.
This relates to the actions to be carried out and the measures to be taken in particular in order to:
Tämä liittyy toimiin, jotka on suoritettava, ja toimenpiteisiin, joihin on ryhdyttävä erityisesti, jotta
• ensure protection of the computerized archives (avoid their destruction, ensure that they are placed in the National Archives, guarantee their correct identification, etc.);
— huolehdittaisiin tietokonearkistojen suojelusta (vältettäisiin niiden tuhoutuminen, varmistettaisiin, että ne sijoitetaan kansallisarkistoon, taattaisiin niiden oikea tunnistaminen ¡ne.)
• ensure availability of the computerized archives (their access conditions etc.)
— huolehdittaisiin tietokonearkistojen saamisesta käyttöön (niiden käyttöoikeutta koskevista ehdoista ¡ne.)
In this respect, although the objectives to be attained can be generally understood, significant divergences can be noted from one Member State to another concern ing the methods of working used.
Vaikka saavutettavina olevat tavoitteet voidaan yleisesti ymmärtää, tässä suhteessa voidaan todeta merkittäviä eroja eri jäsenvaltioissa käytettyjen työskentelymenetelmien osalta.
Any action in this sphere must be subject:
Kaikkiin tällä alalla suoritettaviin toimiin on sovellettava
• to a prior examination of the impact of information technology, particularly on present practices with regard to the creation of archives;
— ennalta tapahtuvaa tietotekniikan vaikutuksen tutkimusta erityisesti arkistojen luontiin liittyviin nykyisiin käytäntöihin;
• to reflection on basic archival principles, such as the principle of source.
— arkistollisten perusperiaatteiden kuten esimerkiksi lähteitä koskevan periaatteen harkintaa.
From their creation, computerized archives pose new questions for those who will later be responsible for their preservation and access.
Tietokonearkistot aiheuttavat luomisestaan lähtien uusia kysymyksiä niille, jotka ovat myöhemmin vastuussa niiden säilyttämisestä ¡a käyttöoikeudesta.
These questions sometimes challenge well-established archival principles, such as the principle of source.
Nämä kysymykset aiheuttavat toisinaan haasteen vakiintuneille arkistoperiaatteille kuten lähdeperiaatteelle.
Firstly, what is the relationship between the social function of an institution, the new technology, the organizational structure and the information and statistics, and what is its impact on the formation of archives?
Ensiksikin mikä on laitoksen yhteiskunnallisen tehtävän, uuden teknologian, organi satorisen rakenteen sekä tiedon ¡a tilastojen välinen suhde ¡a mikä on sen vaikutus arkistojen luomiseen?
It can be noted, however, that the integration of computers into vast networks linking various organizations is at present meeting the obstacle of a lack of standardization in these new automation applications.
Tältä osin se, missä määrin viranomaisten tietokonetekniikan käyttö vaikuttaa arkistojen luomiseen, on tärkeä näkökohta. (24)
(i) firstly, the place of work is becoming more mobile.
— ensiksikin työpaikasta on tulossa liikkuvampi.
The growing automation of offices leads amongst other things to decentralized data storage;
Toimistojen lisääntyvä automatisointi johtaa muun muassa hajautettuun tietojen säilyttämiseen;
(ii) secondly, whilst the large producers of archives traditionally apply the principle of division of labour, the new technologies involve other principles with regard to efficiency: within the same organization, the information systems are held more often in common between various departments and services.
— toiseksi vaikka arkistojen suuret luojat perinteisesti soveltavat työnjaon periaatetta, uusiin teknologioihin liittyy muita tehokkuuteen liittyviä periaatteita: saman yhteisön piirissä tietojärjestelmät ovat usein eri virastojen ja yksiköiden yhteiset.
These two factors (increased mobility and pooling of information within the same organization or between different organizations) make the author and origin of a document less identifiable.
Näiden kahden seikan vuoksi (lisääntynyt liikkuvuus ja tietojen kokoaminen saman yhteisön piirissä tai eri yhteisöjen välillä) asiakirjan tekijää tai alkuperää on vai keampi yksilöidä.
This is not to mention the corollary problem of dating the document.
Tämän lisäksi on rinnakkainen ongelma asiakirjan päiväämisestä.
On the other hand, does a clear line of demarcation exist in the case of some computerized archives between archives and documentation, and, if so, where is this drawn?24 When the computerized archives are databases, the frontier between archives and documentation becomes indistinct: these documents are less static or more able to be manipulated.
Toisaalta vallitseeko joidenkin tietoarkistojen kohdalla selkeä raja arkistojen ja do kumentaation välillä, ja jos vallitsee, niin mihin se vedetään?!25) Kun tietokonearkis tot ovat tiedostoina, arkistojen ¡a dokumentaation välinen raja muodostuu epäselväksi: nämä dokumentit ovat vähemmän pysyviä, ¡a niitä voidaan helpommin manipuloida. puloida.
Finally, what minimum criteria should be imposed upon the computerized archives at the time they are created, with regard to their identification?
Lopuksi on kysyttävä, mitä vähimmäisperusteita tietokonearkistoilta olisi niitä luotaessa vaadittava niiden tunnistamisen osalta?
They are not always recorded files but often remain at the stage of potential connection between databases: such documents are only a collection of cross-references to other databases.
Ne eivät suinkaan aina ole kirjattuja tiedostoja, vaan ne ovat usein vain mahdollisia tietokantojen välisiä yhteyksiä: tällaiset asiakirjat ovat vain kokoelma ristiviittauksia muihin tietokantoihin.
In this case, the work of the archivist is complicated by the fact that he must not only save the databases but also the software and programmes which relate to them; he must also be aware of the possible applications and the procedures of making databases compatible.
Tässä ta pauksessa arkistonhoitajan työtä mutkistaa se, että hänen on tallennettava paitsi tietokannat myös niihin liittyvät ohjelmat; hänen on oltava myös selvillä mahdollisista sovelluksista ¡a menetelmistä, joilla tietokannat saadaan yhteentoimiviksi.
All these factors must form part of the analytical descriptions at the time of making inventories of computerized archives.
Kaikki nämä seikat on sisällytettävä analyyttiseen kuvaukseen tietokonearkistojen arkistoluetteloita laadittaessa.
These are in fact data on data (meta-data) which must be mentioned to the user of computer archives.
Nämä ovat itse asiassa tietoja koskevia tietoja (metatietoja), jotka on ilmoitettava tietokonearkistojen käyttäjälle.
But it is at the time of their creation that the preservation of such data must be anticipated.
Näiden tietojen säilyttäminen on kuitenkin ennakoitava niitä luotaessa.
As can be seen, establishing the sources of computerized archives poses a major problem for archivists.
Kuten voidaan havaita, tietokonearkistojen lähteiden selvittäminen muodostaa arkistonhoitajille suuren ongelman.
Dictionaries of computer techniques are at the present time in preparation (IRDS — information resources dictionary standard).
Parhaillaan laaditaan sanakirjoja tietokonetekniikasta (IRDS eli tiedon voimavarojen sanakirjastandardi, information resources dictionary standard).
These will play an essential role in the future use of information systems.
Näillä on merkittävä tehtävä tietojärjestelmien tulevassa käytössä.
Under the aegis of the Community, the Member States and their experts could join forces in order to study the best methods of incorporating archival requirements into these dictionaries (particularly the maintenance of the principle of source).
Yhteisön piirissä jäsenvaltiot ¡a niiden asiantuntijat voisivat yhdistää toimen sa tutkiakseen parhaita menetelmiä arkistollisten vaatimusten sisällyttämiseksi näihin sanakirjoihin (erityisesti lähdeperiaatteen säilyttämiseksi).
See the 1990 ACCIS report, op. cit., pp. 21-24.
(") Katso vuoden 1990 ACCIS:n kertomus, mts. 21—24.
On the other hand, with regard to access to computerized archives, in most of the Member States specific laws have been passed since the end of the 1970s which limit the computerization of data concerning people's private lives and which provide for control over the use of these facts.25
Toisaalta tietokonearkistojen käyttöoikeuden osalta useimmissa jäsenvaltioissa on vuoden 1 970 lopun jälkeen annettu lakeja, jotka rajoittavat ihmisten yksityiselämää koskevia tietokonetiedostoja ja joissa säännellään näiden tietojen käytön valvontaa^20) taa^20)
These laws relate in particular to: population registers, electoral registers, company registers, statistical information, credit risk registers (financial, banking, solvency information), road traffic registers, etc.
Nämä lait koskevat erityisesti seuraavia seikkoja: väestörekisterit, äänestäjärekisterit, yhtiörekisterit, tilastotiedot, luottoriskirekisterit (rahoitukselliset, pankkitoimintaan ja vakavaraisuuteen liittyvät tiedot), tieliikennerekisterit jne.
The preservation of computerized archives, which are under the jurisdiction of the National Archives, is more threatened than that of traditional archives by legislation relating to accessibility and by the practices of the authorities.
Tietokonearkistojen säilyttämistä, ¡oka kuuluu kansallisarkiston vastuulle, uhkaa perinteisiä arkistoja enemmän arkistojen käyttöä koskeva lainsäädäntö ¡a viranomaisten käytännöt.
Fear of computer ization has created a strong current of political and bureaucratic opinion which leads to disastrous decisions if the situation is regarded from the point of view of research.
Tietokoneistamista kohtaan tunnettu pelko on luonut voimakkaan po liittisen ¡a byrokraattisen mielipiteen, ¡oka ¡ohtaa tuhoisiin päätöksiin, ¡os tilannetta tarkastellaan tutkimuksen kannalta.
Archivists have a role to play in the protection of this new form of collective memory.
Arkistonhoitajilla on omat tehtävänsä tämän uuden kollektiivisen muistimuodon suojelemisessa.
Without a specific law relating to the placing (in archives) and availability of banks of computer data, the legislation relating to personal data will apply.
Ilman erityislakia, ¡oka koskee tietojen sijoittamista (arkistoihin) ja tietokoneissa olevien tietopankkien käyttöoikeutta, sovelletaan henkilökohtaisia tietoja koskevaa lainsäädäntöä.
Thus this could lead to the destruction of information which, from an archival point of view, would merit preservation (see Annex 5).26
Näin se voi ¡ohtaa sellaisten tietojen tuhoamiseen, jotka arkistollisesta näkökulmasta olisi syytä säilyttää (katso liite 5). (27)
In what way could computer archives be made available to researchers?
Millä tavoin tietokonearkistot voitaisiin saattaa tutkijoiden käytettäviksi?
And, firstly, in what form?
Ja ensiksikin missä muodossa?
Could they be made available in a reading room in the form of a copy of a disk or other such?
Olisiko ne mahdollista asettaa käytettäviksi lukusalissa levykkeellä tai muussa vastaavassa muodossa olevana kopiona?
In any case, it is possible to take steps (through the locking of personal areas) to protect privacy: the National Archives could give confidentiality guarantees when they collect recent primary databases.
Joka tapauksessa on mahdollista ryhtyä toimenpiteisiin yksityisyyden suojaamiseksi (lukitsemalla henkilö kohtaista tietoa koskevat alueet): kansallisarkistot voisivat taata luottamuksellisuuden
Finally, a strictly practical question: it is more difficult to guarantee free access to computerized archives in view of the financial resources required. What will be the consequences of this for research?
Ranskassa CNIL (Kansallinen tietokoneistamisen ja vapautuksen komitea) on vastuussa tietotekniikan sovellusten valvomisesta henkilökohtaisten tietojen käsittelyssä; se on päättänyt, että poikkeuksena arkistoja koskevan lain säännöksistä nämä tiedot eivät enää ole ne luoneen hallinnonalan käytössä, kun ne on siirretty kansallisarkistoon.
In Germany (Bundesarchiv) and in Denmark alone, legislation on archives takes a direct position on the transmission of computerized archives to the National Archives.
Vain Saksassa (Bundesarchiv) ¡a Tanskassa arkistoja koskevaan lainsäädäntöön sisältyy selkeä kanta tietokonearkistojen siirtämisestä kansallisarkistoon.
In Denmark, the law on computerized registers stipulates that those records which contain information on individuals must be destroyed as soon as they have no further administrative use, unless there is special dispensation.
Tanskassa tietokonepohjaisia rekistereitä koskevassa laissa säädetään, että henkilöitä koskevia tietoja sisältävät tiedostot on tuhottava heti, kun niille ei enää ole hallinnollista käyttöä, ellei ole myönnetty erityistä erivapautta.
But the new archive law provides for obligatory transfer to the National Archives of key registers from administrative archives, and facilitates the procedures of dispensation in order to obtain the pres ervation of other computerized registers of general significance.
Uudessa arkistolaissa sen sijaan säädetään velvollisuudesta siirtää kansallisarkistoon hallinnollisten arkistojen tärkeimmät rekisterit, ¡a siinä helpotetaan erivapausmenettelyä muiden yleisesti merkitsevien tietokonepohjaisten rekistereiden säilyttämiseksi.
Access to computerized data is subject to prior agreement by the Registertilsyn (body supervising computerized public registers).
Tietokonearkistojen käyttöoikeus edellyttää Registertilsynin (tietokonepohjaisia yleisiä rekistereitä valvovan toimielimen) etukäteen antamaa suostumusta.
When computerized data is transferred to the archives, this agreement is also required for all use, even when the applicant is the department having produced the data.
Kun tietokoneessa olevaa tietoa siirretään arkistoihin, tämä sopimus vaaditaan myös kaikkeen käyttöön siinäkin tapauksessa, että hakijana on tiedot luonut laitos.
Physical control of computerized archives is understood to mean all the actions to be taken and arrangements to be made in order to provide, and maintain, the data and the data media in their correct physical state, in order to resolve problems connected with reading computerized archives.
Tietokonearkistojen fyysisen hallinnan katsotaan tarkoittavan kaikkia toimenpiteitä a järjestelyjä, joihin on ryhdyttävä tietojen ja tietovälineiden tarjoamiseksi ¡a säiyttämiseksi niiden oikeassa fyysisessä muodossa tietokonepohjaisten arkistojen lukemiseen liittyvien ongelmien ratkaisemiseksi.
The National Archives must take into account a collection of measures designed to maintain the computerized archives' media in a good state of repair.27It is a question of guaranteeing durable physical preservation and the legibility of computerized archives in spite of the rapid technical development of the sector.
Kansallisarkiston on otettava huomioon joukko toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on säilyttää tietokonepohjaisten arkistojen välineet hyvässä kunnossa.)28) Kyse on tietokonearkistojen kestävän fyysisen säilytyksen ¡a luettavuuden takaamisesta alan nopeasta teknisestä kehityksestä huolimatta.
Interest in Community action is considerable because:
Kiinnostus yhteisön toimiin on merkittävää, koska
• innovations with regard to information technology are important for everyone, particularly for archivists;
— tietotekniikkaa koskevat innovaatiot ovat tärkeitä kaikille ¡a erityisesti arkiston hoitajille
• research themes in this area are very concrete;
— tämän alan tutkimusteemat ovat hyvin konkreettisia
• there is less conflict of interests (particularly cultural conflict), given that the innovations are imposed from outside;
— ristiriitoja (erityisesti kulttuurisia ristiriitoja) on vähemmän edellyttäen, että innovaatiot tulevat ulkopuolelta
• significant financial interests are at stake.
— kysymyksessä ovat merkittävät taloudelliset edut.
A group of experts appointed by the Member States could research the most appropriate infrastructure for correct management of computerized archives, par ticularly with regard to storage and access and could recommend standards in this field.28
Joukko jäsenvaltioiden nimittämiä asiantuntijoita voisi tutkia aiheellisinta infrastruktuuria tietokonearkistojen oikeaksi hallinnoimiseksi erityisesti varastoinnin ja käyttö oikeuden osalta ¡a suositella tämän alan standardeja.)29)
In France, computer databases from the departments of the central State administration are pres erved and reformatted.
) Ranskassa valtion keskushallinnon laitosten tietokoneissa olevat tietokannat säilytetään ¡a formatoidaan uudestaan.
In Germany, files are preserved in the archives in ASCII format in the form of regularly copied computer disks.
Saksassa arkistot säilytetään arkistoissa ASCII-muodossa säännöllisesti kopioiduilla tietokonelevykkeillä.
In Denmark, in order to allow a preservation of data which is as independent as possible from contemporary techniques, computerized registers are transferred in the form of sequential files in ASCII format, with paper documentation of the connections between the data.
Tanskassa, jotta tiedot voitaisiin säilyttää mahdollisimman itsenäisinä nykyisestä tekniikasta, tietokonepohjaiset rekisterit siirretään peräkkäisiksi ASCII-muotoisiksi tiedostoiksi, ¡a tietojen vä liset yhteydet dokumentoidaan paperille.
In most of the Member States, it is the National Archives which decide the preservation standards of computerized documents (Belgium, Denmark, the United Kingdom).
Useimmissa jäsenvaltioissa kansallisarkistot päättävät tietokoneissa olevien asiakirjojen säilytysstandardeista (Belgia, Tanska, Yhdistynyt kuningaskunta).
Elsewhere, de cisions are taken in agreement with the departments having produced the data.
Muualla päätökset tehdään yhteistyössä tiedot luoneiden laitosten kanssa.
Open systems, i.e. those whose databases and software can function without problems on hardware from different manufacturers, still have limited applications.
) Avoimilla järjestelmillä eli niillä, joiden tietokannat ¡a ohjelmistot toimivat ongelmitta eri valmistajien laitteissa, on vielä rajoitettuja sovelluksia.
In this area, an ISO pattern has existed since 1979 which allows for the creation of open communication systems, named OSI (open systems interconnection), built on seven levels.
Tällä alalla on vuodesta 1979 lähtien ollut olemassa ISO:n malli, ¡onka avulla voidaan luoda avoimia viestintäjärjestelmiä, nimeltään OSI (open systems interconnection, avoimien järjestelmien yhteenliittäminen), ¡oka perustuu seitsemään tasoon.
This model has been adopted as the national standard in the USA.
Tämä malli on otettu käytöön kansallisena standardina USA:ssa.
COLLABORATION PROJECTS
YHTEISTYÖHANKKEET
The information revolution already involves, to a greater or lesser degree, all the Member States of the Community.
Tietovallankumous koskee ¡o suuremmassa tai vähäisemmässä määrin kaikkia yhteisön jäsenvaltioita.
Hence all the Member States are confronted with the difficulties raised above.
Tästä syystä kaikilla jäsenvaltioilla ovat edessään edellä mainitut vaikeudet.
Are they going to handle them separately?
Aikovatko ne käsitellä ne erikseen?
If the answer is yes, there is a real risk of wasting much energy in the search for solutions which perhaps already exist elsewhere in the Community, whether it is a question of new working methods, standards, or of making sophisticated and expensive equipment available to the National Archives.
Jos vastaus on myönteinen, vaarana on, että tuhlataan todella paljon energiaa sellaisten ratkaisujen etsimiseksi, joita jo saattaa olla muualla yhteisössä, onpa kysymys uusista työmenetelmistä, standardeista tai edistyneiden ¡a kalliiden laitteiden saattamisesta kansallisarkiston käyttöön.
Thus several arguments can be put forward in favour of a Community approach to the problem:
Tämän vuoksi voidaan esittää useita argumentteja, jotka suosivat yhteisön lä hestymistapaa tähän ongelmaan:
(a) this approach would make it easier to tackle problems than by one State in isolation, for example with regard to certain forms of research;
— tämän lähestymistavan avulla olisi helpompi ratkaista ongelmia kuin yhden valtion erilliset mahdollisuudet esimerkiksi tiettyjen tutkimusmuotojen osalta
(b) a common approach has more weight in order to obtain from industry the application of technological standards, for example with regard to storage techniques or linguistic questions;
— yhteisellä lähestymistavalla on enemmän painoa teknisten standardien sovellusten saamiseksi teollisuudelta esimerkiksi tallennustekniikkojen tai kielellisten kysymysten osalta
(c) an analysis by 12 is more efficient than 12 analyses;
— 1 2:n suorittama analyysi on tehokkaampi kuin 1 2 erillistä analyysiä
(d) this approach allows a better guarantee of the quality of the solutions found.
— tämän lähestymistavan avulla voidaan paremmin taata löydettävien ratkaisujen laatu.
It is appropriate, nevertheless, to examine the basis upon which a common approach to the management of computerized archives would have the best chance of success.
Kaikesta huolimatta on aiheellista tutkia sitä perustaa, jolta yhteisellä tietokonearkistojen hallintoon suuntautuvalla lähestymistavalla olisi parhaimmat onnistumismahdollisuudet.
This collaboration should not forget that policy for the management of computerized archives is settled by each Member State.
Tässä yhteistyössä ei pitäisi unohtaa, että kukin jäsenvaltio ratkaisee tietokonearkistojen hallintoa koskevat periaatteet.