natgillin/translations-raw huggingface dataset:
kehottaa kunkin viraston johtajaa täyttämään kaikilta osin velvoitteensa sisällyttää seuraavat tiedot vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle laatimaansa kertomukseen, jossa on yhteenveto sisäisen tarkastuksen kertomuksista,
Urges the Directors of each agency to fully fulfil their obligation to include in their reports summarising the Internal Audit Service (IAS) reports to the discharge authority:
sisäisen tarkastuksen tekemien tarkastusten määrä ja tyyppi,
the number and type of IAS internal audits,
kaikki esitetyt suositukset (mukaan lukien ne, jotka virasto voi mahdollisesti torjua), ja
all recommendations (including those which could possibly be refused by the agency), and
kaikki suositusten mukaisesti toteutetut toimet;
all actions taken on these recommendations,
toteaa kuitenkin, että eräät virastot ovat toimittaneet vapaaehtoisesti sisäisen tarkastuksen laatiman viraston sisäistä tarkastusta koskevan kertomuksen vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle; katsoo, että tämän olisi oltava normaali käytäntö, ja edellyttää kaikkien muiden unionin virastojen noudattavan tätä käytäntöä ja toteaa, että vastuuvapauden myöntävä viranomainen huolehtii näiden kertomusten luottamuksellisesta käsittelystä;
Notes, nevertheless, that certain agencies have provided, on a voluntary basis, their IAS internal audit reports to the discharge authority; considers that this should be the normal practice and expects that all other agencies of the Union will follow this practice while acknowledging that the discharge authority will ensure the confidentiality of these reports;
Sisäisen tarkastuksen osaston rooli
IAS's role
pitää sisäisen tarkastuksen osaston merkitystä hajautettujen virastojen sisäisenä tarkastajana elintärkeänä; painottaa erityisesti, että sisäisen tarkastuksen osasto esittää riippumattomia lausuntoja hallinnointi- ja valvontajärjestelmien laadusta sekä antaa suosituksia toimintojen toteuttamisedellytysten parantamiseksi ja virastojen varojen taloudellisen käytön edistämiseksi;
Considers the role of the IAS as internal auditor of the decentralised agencies as crucial; stresses, in particular, that the IAS issues independent opinions on the quality of management and control systems and delivers recommendations for improving the conditions of implementation of operations and for promoting sound financial management of the agencies;
kehottaa siksi virastojen johtokuntia/hallintoneuvostoja ottamaan asianmukaisesti huomioon sisäisen tarkastuksen osaston antamat suositukset voidakseen ryhtyä nopeasti tarvittaviin toimiin havaittujen puutteiden korjaamiseksi;
Calls, accordingly, on the agencies’ Management Boards to duly take into account the recommendations made by the IAS, with a view to rapidly remedying the identified failings;
panee tyytyväisenä merkille, että varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohdan mukaisesti virastot toimittavat parlamentille yhteenvedon sisäisen tarkastuksen osaston havainnoista; toistaa, että sisäisen tarkastuksen osaston laatimat kertomukset ovat sisäisiä eivätkä julkisia asiakirjoja; toteaa lisäksi, että tämä pätee myös virastoja ja muita elimiä koskeviin erillisiin vuosikertomuksiin; suhtautuu myönteisesti kaikkeen yhteistyöhön, jonka yhteydessä virastot antavat nämä kertomukset parlamentin käyttöön erikseen esitetystä perustellusta pyynnöstä; kehottaa erillisvirastoja käsittelevää toimielinten välistä työryhmää puuttumaan sisäisen tarkastuksen kertomuksia koskevassa lainsäädännössä olevaan puutteeseen ja ehdottamaan ratkaisua;
Welcomes that, in accordance with Article 86(4) of the Financial Regulation, the agencies forward a summary of the IAS findings to Parliament; reiterates that reports drafted by the IAS are internal and not public documents; notes, further, that this also applies to separate annual reports on the agencies and other bodies; welcomes any cooperation on the part of the agencies to make available those reports upon a specific and justified request by Parliament; urges the Interinstitutional Working Group on Agencies to address the flaw in the legislation concerning IAS reports on the agencies and to propose a solution;
kehottaa painokkaasti tilintarkastustuomioistuinta sisällyttämään virastoja koskeviin vuosikertomuksiinsa maininnan sisäisen tarkastuksen suorittamien tarkastusten perusteella annetuista johtopäätöksistä ja arvioinnin siitä, kuinka virastot ovat panneet sisäisen tarkastuksen suositukset täytäntöön;
Strongly encourages the Court of Auditors to include a reference in its annual reports on the agencies to the conclusions of the IAS audits and an assessment of the implementation by the agencies of the IAS recommendations;
haluaa myös korostaa sisäisen tarkastuksen osaston merkitystä virastojen toimintaa koskevien tarkastusten toteuttamisessa; pitää kuitenkin valitettavana, että vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle ei välttämättä toimiteta tietoja näiden tarkastusten tuloksista, mikä johtuu 27 kohdassa mainitusta puutteesta lainsäädännössä;
Would also like to stress the IAS's important role in carrying out audits on the agencies’ performance; regrets, however, that the discharge authority is not necessarily informed about the findings of these audits as a result of the flaw in the agencies’ legislation mentioned in paragraph 27;
kehottaa virastoja perustamaan sisäisen tarkastuksen toiminnon, joka tukee virastojen johtajia ja antaa heille neuvoja sisäisen valvonnan hallinnoimisen osalta sekä toteuttaa riskinarviointeja ja sisäisiä tarkastuksia;
Urges agencies to set up an Internal Audit function to provide support and advice to agencies’ Directors on the management of the internal control, and to perform risk assessments and internal audits;
suhtautuu myönteisesti myös yhteisön kalastuksenvalvontaviraston ja Euroopan meriturvallisuusviraston aloitteeseen perustaa yhteinen sisäisen tarkastuksen yksikkö; katsoo, että tällainen jaettu palvelu muodostaa parhaan käytännön, jota myös muiden erillisvirastojen olisi noudatettava;
Welcomes also the initiative of the Community Fisheries Control Agency and the European Maritime Safety Agency of having established a shared IAC; considers this shared service a best practice to be followed by other agencies;
pitää myönteisenä ja rohkaisemisen arvoisena myös sisäisen tarkastuksen osaston puheenjohtajuutta virastojen Audinet-verkostossa, joka kokoontuu 2–3 kertaa vuodessa tarkoituksenaan koordinoida sisäisten tarkastusyksikköjen työtä sekä vaihtaa kokemuksia tarkastusten lähtökohdista, menettelyistä ja parhaista käytännöistä;
Welcomes and encourages, in addition, the IAS activity of chairing the Audinet network for agencies, which meets two/three times per year, with the aim of coordinating the IACs work, and exchanging experiences on audit approach, methodology and best practice;
onnittelee Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskusta (CEDEFOP) siitä, että se on ensimmäinen erillisvirasto, joka suostui vapaaehtoisesti eettisten periaatteiden kokeiluluonteiseen tarkastukseen vuonna 2009; rohkaisee Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskusta jakamaan tämän aloitteen muiden virastojen kanssa;
Congratulates the European Centre for the Development of Vocational Training (CEDEFOP) for being the first agency that voluntarily undertook a pilot audit on the ethical framework in 2009; encourages CEDEFOP to share this initiative with other agencies;
TARKASTUSLAUSUMA JA VUOTUINEN TOIMINTAKERTOMUS
STATEMENT OF ASSURANCE AND ANNUAL ACTIVITY REPORT
rohkaisee virastoja julkistamaan johtajansa tarkastuslausuman verkkosivustoillaan ja liittämään ne vuotuisiin toimintakertomuksiinsa ja vakuuttamaan, että niiden vuotuisissa toimintakertomuksissa annetut tiedot antavat oikean ja riittävän kuvan tuloista ja menoista, jollei tiettyihin aloihin liittyvissä varaumissa toisin mainita;
Encourages the agencies to publish their Director's statement of assurance on their websites and include them in an annex to their Annual Activity Reports confirming that the information contained in their Annual Activity Reports presents a true and fair view, except as otherwise specified in reservations related to defined areas, of revenue and expenditure;
korostaa virastojen johtajien velvollisuutta ilmoittaa mahdollisista varaumista tarkastuslausumassaan silloin, kun tilintarkastustuomioistuin tai komission sisäisen tarkastuksen osasto on pannut merkille merkittäviä ongelmia (eli on antanut tarkastuksessa todettuja taustalla olevia puutteita koskevia tai olennaisuusrajan ylittämiseen liittyviä kriittisiä suosituksia);
Underlines the obligation of the agencies’ Directors to declare reservations in their statements of assurance whenever major issues have been outlined by the Court of Auditors or by the IAS of the Commission i.e. critical audit recommendations for underlying weaknesses and where the materiality threshold is exceeded;
Vuotuiset toimintakertomukset
Annual Activity Reports
rohkaisee virastoja tekemään vuotuisen toimintakertomuksensa rakenteesta vakiomuotoisen komission pääosastojen käyttämän formaatin mukaisesti ja sisällyttämällä siihen suoritetut tehtävät, hallinnon haasteet, sisäisen tarkastuksen havainnot sekä henkilöresursseja koskevat parannukset asianomaisen varainhoitovuoden aikana; onnittelee tässä yhteydessä Euroopan ympäristökeskusta siitä, että se on jo kehittänyt omaa vuotuista toimintakertomustaan edellä esitetyn rakenteen mukaisesti, ja katsoo, että myös muiden virastojen olisi noudatettava tätä hyvää käytäntöä;
Encourages the agencies to standardise the structure of their Annual Activity Reports in accordance with the format used by the Commission's Directorates-General (DGs) and, accordingly, by including the activities accomplished, the management challenges, the internal audit findings and the human resources improvements concerning the financial year in question; in this regard congratulates the European Environment Agency (EEA) for having already developed its own Annual Activity Report in accordance with the above mentioned structure and considers this best practice to be followed by the other agencies;
onnittelee lisäksi tautien ehkäisyn ja valvonnan eurooppalaista keskusta ja uudelleen Euroopan ympäristökeskusta siitä, että ne ovat käyttäneet vuotuisissa toimintakertomuksissaan helposti luettavia taulukoita ja kaavioita keskeisiä tuloksia koskevissa yhteenvedoissaan; katsoo, että tämä muodostaa erittäin tervetulleen käytännön, jota myös muiden erillisvirastojen olisi noudatettava;
Congratulates, in addition, the European Centre for Disease Prevention and Control and, again, the EEA for having used in their Annual Activity Reports easy-to-read tables/graphics summarising the key performance achievements; considers this as a very welcomed practice which should be followed by other agencies;
rohkaisee tilintarkastustuomioistuinta sisällyttämään yleisarvioinnin kustakin vuotuisesta toimintakertomuksesta virastoista laatimiinsa erityisvuosikertomuksiin, kuten se tekee jo nyt komissiota koskevassa vuosikertomuksessaan, jossa se tarkastelee komission eri pääosastojen laatimia vuotuisia toimintakertomuksia;
Encourages the Court of Auditors to include a global evaluation of each Annual Activity Report in its specific annual reports on the agencies as it is already the case in its annual report on the Commission, when the Court of Auditors examines the Annual Activity Reports of the different Commission DGs;
Virastojen johtokunnat/hallintoneuvostot
The agencies’ Management Boards
toteaa, että tiettyjen virastojen johtokuntien/hallintoneuvostojen suuri koko ja niiden jäsenten suuri vaihtuvuus voi johtaa päätöksentekoelimen tehottomuuteen; kehottaa tästä syystä erillisvirastoja käsittelevää toimielinten välistä työryhmää puuttumaan tähän ongelmaan; ehdottaa lisäksi, että harkittaisiin mahdollisuutta yhdistää toisiinsa liittyvillä aloilla toimivien erillisvirastojen johtokuntia/hallintoneuvostoja, jotta voidaan vähentää kokouksiin käytettyä aikaa;
Notes that the large size of certain agencies’ Governing Boards and the high turnover of their members could lead to an ineffective decision-making body; calls, accordingly, on the Interinstitutional Working Group on Agencies to address this issue; suggests also that consideration be given to the possibility of merging Governing Boards for agencies working in related fields to reduce amount spent on meetings;
pyytää lisäksi virastojen johtajia ryhtymään toimiin vahvistaakseen virastojensa johtokunnan/hallintoneuvoston asemaa nostamalla strategiset kysymykset ja painopisteet niiden keskusteluiden esityslistalle hyvissä ajoin ennen strategisten päätösten tekemistä;
Invites, in addition, the agencies’ Directors to take steps to strengthen their Governing Board's role by bringing strategic issues/priorities on the discussion in due time for strategic decisions to be taken;
kehottaa virastojen johtokuntia/hallintoneuvostoja varmistamaan, että tehtävien suunnittelu ja resurssien (sekä taloudellisten resurssien että henkilöresurssien) käytön suunnittelu vastaavat mahdollisimman hyvin toisiaan, ottamalla käyttöön toimintoperusteisen budjetoinnin ja toimintojohtamisen;
Calls on the agencies’ Management Boards to achieve maximum convergence between the planning of tasks and of resources (both financial and human) through the improvement of their activity-based budgeting and management (ABB/ABM);
on tyytyväinen Euroopan kemikaaliviraston toiseen menestyksekkääseen toimintavuoteen, sillä vuonna 2007 viraston talousarviohallinnosta vastasi komission yritys- ja teollisuustoiminnan pääosasto; tähdentää erityisesti, että viraston perustaminen sujui hyvin ja melko nopeasti ja ansio tästä lankeaa pääosin kumppanipääosaston tarjoamalle tehokkaalle tuelle, kokemustenvaihdolle muiden vastaavien virastojen kanssa sekä isäntämaan voimakkaalle tuelle; katsoo siksi, että komissio voisi noudattaa tätä parasta käytäntöä uusien virastojen perustamisen yhteydessä;
Expresses its satisfaction with the second successful year of operation of the European Chemicals Agency (ECHA), the Commission (DG Enterprise and Industry) having been responsible for the budgetary management of the ECHA in 2007; emphasises, in particular, that the smooth and fairly rapid establishment of the ECHA is mainly as a result of the effective support provided by its partner DG, exchanges of experience with other similar agencies and the provision of strong support by the host country; considers, accordingly, that this best practice could be followed by the Commission when ’new-comer’ agencies open;
panee merkille erillisvirastoja käsittelevän toimielinten välisen työryhmän havainnon, että noin 30 prosenttia virastojen resursseista käytetään hallintoon; kehottaa komissiota tarjoamaan suhteellisen pienille ja erityisesti vasta perustetuille virastoille entistä ponnekkaammin kaiken niiden tarvitseman hallinnollisen tuen ja varmistamaan, että kaikki virastot toimivat tehokkaasti;
Notes that the Interinstitutional Working Group on Agencies found that about 30 % of the agencies’ resources are used for administration; calls on the Commission to increase its efforts to provide all necessary administrative assistance to the relatively small agencies, in particular those that were established recently and to make sure that all agencies work efficiently;
muistuttaa jälleen, että vuosien 2006, 2007 ja 2008 vastuuvapauden myöntämisestä antamissaan päätöslauselmissa parlamentti kehotti virastoja harkitsemaan virastojen yhteisen kurinpitolautakunnan perustamista; panee merkille, että tämän hankkeen toteuttamisessa on edelleen ongelmia erityisesti siksi, että lautakunnan jäseniksi on vaikeaa löytää henkilöitä, jotka olisivat edenneet urallaan riittävän pitkälle; kehottaa virastoverkoston koordinaattorina toimivaa virastoa kuitenkin perustamaan sellaisten toimihenkilöiden verkoston, jotka kuuluvat kurinpitolautakunnan jäseniltä edellytettävään palkkaluokkaan;
Recalls once more that Parliament, in its 2006, 2007 and 2008 discharge resolutions, called on the agencies to consider setting up an inter-agency disciplinary board; notes that this project remains difficult to take forward, owing, in particular, to problems in finding staff with the appropriate career grade to be members of the board; nonetheless, calls on the agency responsible for coordinating the network of agencies to establish a network of staff at the grade required to be a member of the disciplinary board;
pitää myönteisenä Eurojustin aloitetta sisällyttää vuoden 2010 suunnitelmiinsa keskeisiä tulosindikaattoreita ja pitää sitä muille virastoille suositeltavana parhaana käytäntönä; rohkaisee lisäksi virastoja liittämään keskeiset tulosindikaattorinsa tosiasiallisesti tavoitteisiinsa, talousarvioonsa ja vuotuiseen työohjelmaansa; katsoo, että tämän käytännön avulla sidosryhmät voivat arvioida virastojen suorituskykyä paremmin; kannustaa muita virastoja sisällyttämään vuotuisiin työohjelmiinsa keskeiset tulosindikaattorit;
Considers Eurojust's initiative to include Key Performance Indicators (KPIs) in its 2010 plans as a best practice for the other agencies; encourages, in addition, the agencies to effectively link KPIs to their objectives, budget and annual work programme; considers, in fact, that this practice will allow stakeholders to better evaluate agencies’ performance; encourages other agencies to include KPIs in their annual work programmes;
panee merkille, että tuloksia ja vaikuttavuutta ei mitata yhdenmukaisesti; kehottaa erillisvirastoja käsittelevää toimielinten välistä työryhmää puuttumaan tähän ongelmaan;
Notes that performance and effectiveness are not measured in a standardised way; calls on the Interinstitutional Working Group on Agencies to address this issue;
ottaa huomioon, että virastoissa, joissa keskeiset tulosindikaattorit sisällytetään vuotuisiin työohjelmiin, tulosindikaattorit perustuvat lähinnä menettelyä ja prosesseja koskeviin näkökohtiin eivätkä itse toiminnan tuloksiin; kannustaa virastoja laatimaan keskeiset tulosindikaattorit tulosten perusteella ja kehottaa erillisvirastoja käsittelevää toimielinten välistä työryhmää puuttumaan tähän ongelmaan;
Notes that agencies that do include KPIs are mainly based on the procedural and process aspects of performance, not on actual results; encourages the agencies to formulate result-oriented KPIs and calls on the Interinstitutional Working Group on Agencies to address this issue;
kehottaa kutakin virastoa laatimaan monivuotisen työohjelman sitä alaa koskevan unionin monivuotisen strategian mukaisesti, jolla virasto toimii; korostaa monivuotisen työohjelman merkitystä siltä kannalta, että se antaa virastolle mahdollisuuden järjestää toimintansa paremmin, toteuttaa paremman riskinarvioinnin toiminnastaan ja järjestää tehokkaalla tavalla strategiansa ja tavoitteensa toteuttamisen;
Urges each agency to establish a multiannual work programme, in accordance with the multiannual Union strategy in the sector it deals with; stresses the importance of the multiannual work programme in enabling an agency to better organise its activities, provide an enhanced risk-assessment of its activities, make effective organisational arrangements to implement its strategy and achieve its goals;
kehottaa virastoja vahvistamaan talousarvionsa ja vuotuisen työohjelmansa välistä yhteyttä; huomauttaa tilintarkastustuomioistuimen todenneen usein, etteivät talousarvion laatimismenettelyt olleet riittävän kurinalaiset, mistä aiheutui lukuisia määrärahasiirtoja, jotka koskivat suurinta osaa budjettikohdista;
Urges the agencies to improve the link between their budget and their annual work programme; acknowledges, in fact, that often the Court of Auditors reported insufficiently rigorous procedures for drawing up the budget which led to a considerable number of budgetary transfers affecting most of the budget lines;
pitää myönteisenä Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen ja Euroopan kemikaaliviraston aikomusta esittää Ganttin kaavio keskeisille operatiivisille toiminnoille; muistuttaa virastoja, että näiden kaavioiden avulla voidaan esittää lyhyesti kunkin toimihenkilön hankkeen parissa käyttämä aika ja suosia menettelytapaa, jossa keskitytään tulosten saavuttamiseen;
Welcomes the intention of CEDEFOP and the ECHA to make available Gantt charts for key operational activities; reminds the agencies that these charts outline, in a concise way, the amount of time spent by each staff member on a project and encourage an approach geared towards achieving results;
kehottaa virastoja parantamaan asiakaskeskeisyyttään sekä menettelyjään palautteen antamiseksi ja käyttämään tässä yhteydessä laajasti hyväkseen arviointiensa tuloksia; onnittelee erityisesti Euroopan kemikaalivirastoa siitä, että se kartoitti sidosryhmiensä näkemykset vuonna 2009 ja lisäsi teollisuudelle suunnattuja tukitoimintojaan (kuten päärekisteröijille tarjottu puhelinneuvontapalvelu, työpajat, verkoston kokoukset ja julkiset kuulemiset);
Invites the agencies to enhance their customer focus and feedback procedures and to make full use of the results of their evaluations in this regard; congratulates, in particular, the ECHA for having conducted a stakeholder survey in 2009 and for increased assistance activities for industry (as, for example, offering a phone advice service for lead-registrants, workshops, network meetings, and public consultations);
pitää myönteisenä Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön aloitetta toteuttaa toinen jälkiarviointi sen vuosien 2005–2008 työohjelmasta; pitää tätä myös muille virastoille arvokkaana keinona ottaa vastaan niihin kohdistuvat haasteet;
Welcomes Eurofund's initiative to carry out a second ex-post assessment exercise of its 2005-2008 work programme; considers this a valuable exercise also for the other agencies as a tool to tackle the agencies’ challenges;
pitää lisäksi äärimmäisen tärkeänä, että virastot kehittävät tulosseurantajärjestelmiään edelleen varmistaakseen, että niiden toiminnan tuloksia seurataan, ja kannustaa virastoja viittamaan niihin vuotuisissa toimintasuunnitelmissaan;
Finds it of the utmost importance, in addition, that the agencies further develop their performance monitoring system to ensure that the results of their performance are monitored and encourages agencies to refer to them in their yearly activities plan;
rohkaisee lisäksi virastoja raportoimaan johdonmukaisesti keskeisistä tulosindikaattoreista;
Encourages, in addition, the agencies to provide consistent reporting on KPIs;
Tilintarkastustuomioistuimen kertomukseen liitetty taulukko
Table annexed to the Court of Auditors’ report
on ilahtunut siitä, että Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskus, Euroopan unionin elinten käännöskeskus ja Euroopan elintarviketurvallisuusviranomainen esittivät tilintarkastustuomioistuimen vuoden 2009 erityisvuosikertomukseen liitetyssä taulukossa vertailun vuosina 2009 ja 2008 toteutetuista toimista, jotta vastuuvapauden myöntävällä viranomaisella on mahdollisuus arvioida paremmin niiden toimintaa eri vuosina;
Congratulates the EMCDDA, the Translation Centre for the Bodies of the European Union (CDT) and the European Food Safety Authority (EFSA) for having set out, in a table annexed to the Court of Auditors’ 2009 specific annual reports, a comparison of the operations that were carried out during 2008 and 2009 so as to enable the discharge authority to assess more effectively their performance from one year to the next;
VIRASTOJA KOSKEVAA POHDINTAA: YHTEINEN LÄHESTYMISTAPA
REFLECTION ON THE AGENCIES: A COMMON APPROACH