natgillin/translations-raw huggingface dataset:
24 Complete All transactions are recorded and all relevant data fields are filled in. 
24 Täydellinen Kaikki tapahtumat on kirjattu ja kaikki relevantit kentät täytetty.
Valid Data is consistent throughout the information system (records do not contradict each other) and data records reflect the situation as it could be observed on the spot. 
Paikkansa­ pitävä Tiedot ovat johdonmukaisia kaikkialla tietojärjestelmässä (kirjausten välillä ei ole ristiriitaisuuksia) ja tietueet kuvastavat tilannetta sellaisena kuin se olisi ollut todennettavissa paikan päällä.
Up to date The information is captured in due time. 
Ajantasainen Tiedot on tallennettu oikea-aikaisesti.
MISSING DATA RECORDS 49. 
PUUTTUVAT TIETUEET 49.
For this reason, lump sum payment records sometimes had to be created in CRIS to balance total amounts in CRIS and ABAC. 
Tästä syystä CRIS-järjestelmään oli joissakin tapauksissa tehtävä kertaluonteisia maksukirjauk-sia, jotta CRIS-ja ABAC-järjestelmien tiedot maksujen kokonaismääristä saatiin täsmäämään keskenään.
The Court found 118 such reconciliation records (31 records in 2009, with a total amount of 65 million euro, and 87 records in 2010, with a total amount of 175 million euro). 
Tilintarkastustuomioistuin havaitsi 118 tällaista täsmäytyskirjausta (31 kirjausta vuonna 2009 (kokonaismäärä 65 miljoonaa euroa) ja 87 kirjausta vuonna 2010 (kokonaismäärä 175 miljoonaa euroa)).
In particular, they were not attributed to a particular geographical area (see paragraph 39). 
Tietueita ei esimerkiksi ollut kohdennettu tiettyyn maantieteelliseen alueeseen (ks. kohta 39).
The direct encoding of invoice records in ABAC undermines CRIS’s ability to provide consolidated information. Special Report No 5 / 2012 – The Common External Relations Information System (CRIS) 
Laskutustietojen kirjaaminen suoraan ABAC-järjestelmään heikentää CRIS-järjestelmän mahdollisuuksia tarjota konsolidoituja tietoja. Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä (Common RELEX Information System, CRIS)
The possibilities of attaching documents to data records were not yet systematically used. 
Mahdollisuuksia liittää tietueisiin asiakirjoja ei hyödynnetty vielä systemaattisesti.
For example, one third of closed or ongoing decision records updated in 2010 had no attached document. 
Esimerkiksi kolmasosaan vuonna 2010 päivitetyistä, päätettyjä tai voimassa olevia päätöksiä koskevista tietueista ei ollut liitetty asiakirjoja.
Similarly, 14 % of closed or ongoing contract records with a signature date in 2009 or 2010 had no attached document. 
Vastaavasti 14 prosenttiin tietueista, jotka koskivat päätettyjä tai voimassa olevia, vuonna 2009 tai 2010 tehtyjä sopimuksia, ei ollut liitetty asiakirjoja.
This limits the system’s efficiency and effectiveness in terms of project management and access to documents. 
Tämä rajoittaa järjestelmän tehokkuutta ja vaikuttavuutta hankehallinnoinnin ja asiakirjojen saatavuuden kannalta.
In addition, the Court found cases where the possibility offered by CRIS of linking together records from different modules and related to the same project, enabling users to navigate through all records related to a given action (see paragraph 10) was not used. 
Tilintarkastustuomioistuin havaitsi myös tapauksia, joissa ei ollut käytetty CRIS-järjestelmän tarjoamaa mahdollisuutta liittää toisiinsa eri moduuleista peräisin olevia, samaan hankkeeseen liittyviä tietueita, mikä mahdollistaisi kaikkien tiettyyn toimeen liittyvien tietueiden läpi siirtymisen (ks. kohta 10).
For example, 9 000 out of 105 000 contract records (9 %) were not linked to any financing decision. 
Esimerkiksi 105 000 sopimustietueen joukosta 9 000:tta (9 prosenttia) ei ollut liitetty mihinkään rahoituspäätökseen.
Similarly, more than 300 out of 3 000 closed or ongoing audit records22 (10 %) were not linked to any contract or decision record23. 
Vastaavasti 3 000:sta päätettyjä tai käynnissä olevia tarkastuksia koskevista tietueis-ta22 yli 300:aa (10 prosenttia) ei ollut liitetty mihinkään sopimus-tai pää-töstietueeseen23.
This undermines CRIS’s efficiency as a project management tool. 
Tilanne heikentää CRIS-järjestelmän tehoa hankehallinnoinnin välineenä.
As a member of the OECD’s Development Assistance Committee (DAC), the Commission regularly reports to the OECD about its external assistance activities. 
OECD:n kehitysapukomitean (DAC) jäsenenä komissio raportoi OECD:lle säännöllisesti unionin ulkopuolelle suunnattavan tuen toimistaan.
This involves classifying the activities concerned according to a standard categorisation (DAC sector codes). 
Tässä yhteydessä asianomaiset toimet luokitellaan standardimuotoisen luokittelun avulla (DAC-toimialakoodit).
In CRIS, contract and project records can be associated to a DAC sector code. 
Sopimus-ja hanketietueet voidaan liittää CRIS-järjestelmässä DAC-toimialakoodeihin.
While nearly all contract records were linked to such a code, only 30 % of project records actually were. 
Lähes kaikki sopimustietueet oli liitetty asianomaisiin koodeihin, mutta ainoastaan 30 prosenttia hanketietueista oli tosiasiassa liitetty niihin.
This situation makes it impossible to use CRIS data for the production of reliable statistics according to the OECD’s DAC codification (see Box 4). 
Tilanteen seurauksena CRIS-järjestelmän tietojen avulla on mahdotonta tuottaa luotettavia tilastotietoja OECD:n DAC-koodien pohjalta (ks. laatikko 4).
22 These concern audits of external operations that are generally carried out by external audit firms contracted by the Commission. 
22 Tietueet liittyvät ulkoisten toimien tarkastuksiin, joista vastaavat yleensä komission palkkaamat ulkopuoliset tilintarkastusyritykset.
23 In its annual report concerning the financial year 2004, the Court had already noted: ‘information relating to all audits, even those contracted by implementing organisations, should be recorded in CRIS and linked to the corresponding project management information’. 
23 Tilintarkastustuomioistuin oli pannut merkille seuraavaa jo vuoden 2004 vuosikertomuksessaan: ”kaikkiin – myös täytäntöönpanosta vastaavien elinten teettämiin – tarkastuksiin liittyvät tiedot olisi tallennettava CRIS-järjestelmään ja kytkettävä vastaaviin hankkeiden hallintotietoihin”.
A similar recommendation was also made in the Court’s annual report concerning the financial year 2005. 
Vastaavanlainen suositus esitettiin myös tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksessa varainhoitovuodelta 2005.
25 BOX 4 PROJECTS CANNOT BE LISTED BY DAC SECTOR CODE As only 30 % of CRIS project records refer to a DAC sector code, a search for all project records related to ‘water resources protection’, for example, would render a list of the projects concerned that would most likely be incomplete and could not be relied upon. Special Report No 5 / 2012 – The Common External Relations Information System (CRIS) 
25 LAATIKKO 4 HANKKEITA EI VOIDA LUETTELOIDA DAC-TOIMIALAKOODIEN AVULLA Ainoastaan 30 prosentissa CRIS-järjestelmän hanketietueista viitataan DAC-toimialakoodiin, joten esimerkiksi kaikkiin vesivarojen suojelua koskeviin hankkeisiin kohdistuva haku tuottaa hankeluettelon, joka on mitä todennäköisimmin puutteellinen ja epäluotettava. Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä (Common RELEX Information System, CRIS)
INVALID DATA RECORDS 53. The Court did not find in CRIS any case of duplicate financial records, that is of transactions which would have been recorded more than once. 
Tilintarkastustuomioistuin ei havainnut CRIS-järjestelmässä ainoatakaan tapausta, joissa taloudellisia tapahtumia koskevat tietueet olisivat olleet päällekkäisiä, eli tapahtumat olisi kirjattu useammin kuin yhden kerran.
However, the Court found records which were not backed by an actual financial transaction or operational event. 
Tilintarkastustuomioistuin havaitsi kuitenkin tietueita, joiden taustalla ei ollut todellista taloudellista tai toimintaan liittyvää tapahtumaa.
These records, commonly called ‘dummy’ records by CRIS users, were sometimes created to cope with technical limitations of the system. 
Näitä CRIS-järjestelmän käyttäjien yleisesti ”tekaistuiksi” kutsumia tietueita luotiin joissakin tapauksissa järjestelmän teknisistä rajoitteista aiheutuvien ongelmien ratkaisemiseksi.
In particular, 100 out of 15 000 contract records closed in CRIS in 2009 and 2010 turned out to be ‘dummy’ contract records. 
Esimerkiksi CRIS-järjestelmässä vuosina 2009 ja 2010 päätetyistä 15 000 sopimustietueesta 100 osoittautui ”tekaistuiksi” sopimustietueiksi.
The presence of such records can cause bias in consolidated data and is also likely to confuse users, causing errors and inefficiencies. 
Tällaisten tietueiden olemassaolo saattaa vinouttaa konsolidoituja tietoja ja todennäköisesti myös hämmentää käyttäjiä, mikä aiheuttaa virheitä ja tehottomuutta.
The Court found CRIS records containing inconsistent data values. 
Tilintarkastustuomioistuin havaitsi CRIS-järjestelmässä tietueita, joihin liittyi epäjohdonmukaisia arvoja.
For example: ο 2 % of 6 000 audit records had a provisional status although they showed a final report reception date in the past; ο 7 % of 2 300 closed contract records with a signature date in 2009 or 2010 had a signature date later than the implementation start date; ο 1% of 5 000 decision records had an ongoing status although they showed a closing date that had already passed. 
Esimerkiksi: ο 6 000:sta tarkastuksia koskevasta tietueesta 2 prosenttia oli merkitty väliaikaisiksi, vaikka niihin liittyvä loppukertomus oli merkitty vastaanotetuksi aiempana ajankohtana ο vuonna 2009 tai 2010 tehtyjä päätettyjä sopimuksia koskevista 2 300 tietueesta 7 prosentissa sopimus oli merkitty allekirjoitetuksi vasta hankkeiden täytäntöönpanon käynnistymispäivämäärän jälkeen ο 5 000 päätöskirjauksesta yhdessä prosentissa sopimus oli merkitty voimassaolevaksi, vaikka kirjauksesta kävi ilmi, että päätösajankohta oli jo ohitettu.
Such inconsistencies often indicate the presence of incorrect data records or administrative errors24. 
Tällaiset epäjohdonmukaisuudet ovat usein merkki virheellisistä kirjauksista tai hallinnollisista virheistä24.
The Court found records that showed differences between CRIS and the ABAC Datawarehouse, a central system of the Commission used to provide consolidated financial and accounting information to management. 
Tilintarkastustuomioistuin havaitsi tietueita, joissa oli eroja CRIS-järjestelmän ja ABAC-järjestelmän tietovaraston (Datawarehouse) välillä; tietovarasto on keskitetty järjestelmä, jonka avulla komissio tarjoaa johdolle konsolidoituja taloudellisia ja kirjanpitotietoja.
24 In its annual report for the financial year 2008, the Court noted: ‘During the transaction testing it was noted that the information kept in CRIS is not always fully accurate. 
24 Tilintarkastustuomioistuin pani merkille seuraavaa varainhoitovuoden 2008 vuosikertomuksessaan: ”Tapahtumatarkastuksessa havaittiin, että CRIS-järjestelmän tiedot eivät ole aina täysin oikeita.
Errors of codification of both payment and commitment data were detected (for example, in the case of projects and/or contracts where the CRIS country code is wrongly entered). 
Sekä maksu-että maksusitoumustietojen koonnissa havaittiin virheitä (esimerkiksi sellaisia hankkeita ja/tai sopimuksia, joiden yhteydessä CRIS-järjestelmään on syötetty virheellinen maakoodi).
Other errors could affect the reliability of the Commission’s financial statements (for example, concerning bank guarantee expiry dates and project/contract management modes)’. 
Tarkastuksessa havaittiin myös virheitä, jotka voivat vaikuttaa komission tilinpäätöksen luotettavuuteen (virheet liittyvät esimerkiksi pankkitakuiden päättymisajankohtiin ja hankkeiden/sopimusten hallinnointimuotoihin)”.
26 Special Report No 5 / 2012 – The Common External Relations Information System (CRIS) 
26 Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä (Common RELEX Information System, CRIS)
For example, the Commission’s standard is to record invoices within 5 days of their reception. 
Komission käytäntönä on kirjata esimerkiksi laskut viiden päivän kuluessa niiden vastaanottamisesta.
However, in 2010, only half of the invoices were recorded in CRIS within this time limit, and 13 % of invoices were still not recorded one month after their reception. 
Vuonna 2010 kuitenkin ainoastaan puolet laskuista kirjattiin CRIS-järjestelmään tämän määräajan puitteissa, ja 13 prosenttia laskuista oli kirjaamatta vielä kuukauden kuluttua niiden vastaanottamisesta.
Similarly, in 2010, an average of 6 weeks passed between the reception of an audit report by the Commission and its attachment to the corresponding CRIS audit record. 
Vastaavasti vuonna 2010 tarkastuskertomuksen vastaanottamisesta kului komissiossa keskimäärin kuusi viikkoa siihen, kun kertomus liitettiin vastaavaan CRIS-järjestelmän tarkastustietueeseen.
Commission Decision C(2006) 3602 on the security of its information systems25 states that each director-general must appoint at least one local information security officer, responsible for ensuring that IT service providers and system suppliers introduce adequate security measures. 
Tietojärjestelmien suojaamista koskevassa komission päätöksessä K(2006) 360225 todetaan, että jokaisen pääjohtajan on nimettävä vähintään yksi paikallinen tietoturvavastaava, jonka tehtävänä on varmistaa, että tietotekniikkapalveluiden tarjoajat ja järjestelmätoimittajat asettavat käyttöön asianmukaiset turvatoimet.
It also states that directorates-general may delegate all or part of the implementation and management of their security plans to horizontal departments such as the Directorate-General for Informatics. 
Päätöksessä todetaan myös, että pääosastot voivat siirtää turvasuunnitelmien täytäntöönpanon ja hallinnoinnin osittain tai kokonaan horisontaalisille osastoille (esimerkiksi tietotekniikan pääosastolle).
However, in such cases, the directorates-general must ensure that the department in question applies the necessary security measures. 
Tällaisissa tapauksissa pääosastojen on kuitenkin varmistettava, että asianomainen osasto soveltaa tarvittavia turvatoimia.
In order to record the terms of the delegation, a service level agreement must be drawn up between the parties defining in particular measures for monitoring implementation. 
Tehtävien siirtoa koskevien edellytysten määrittämistä silmällä pitäen osapuolten välillä on laadittava palvelutasosopimus, jossa määritetään esimerkiksi täytäntöönpanon seurantaan sovellettavat toimenpiteet.
Moreover, the Financial Regulation states that the institution’s accounting officer is responsible for validating information systems laid down to supply or justify accounting information26. 
Varainhoitoasetuksessa säädetään lisäksi, että toimielimen tilinpitäjän vastuulla on sellaisten tietojärjestelmien hyväksyminen, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja26.
The implementing rules of the Financial Regulation specify that the accounting officer must give his agreement before such systems are modified27. 
Varainhoitoasetuksen soveltamissäännöissä tarkennetaan, että järjestelmiin tehtäviin muutoksiin on saatava lupa tilinpitäjältä27.
The Court found that procedures and responsibilities for the allocation, maintenance and removal of CRIS user access rights were documented. 
Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että CRIS-järjestelmän käyttöoikeuksien myöntämiseen, säilyttämiseen ja poistamiseen sovellettavat menettelyt ja vastuualueet oli dokumentoitu.
However, at a more general level, responsibilities for the management of CRIS were not clearly established. 
CRIS-järjestelmän hallinnoinnin vastuualueita ei kuitenkaan määritetty selkeästi yleisemmällä tasolla.
25 See footnote 2. 
25 Ks. alaviite 2.
26 The Financial Regulation states in Article 61: ‘Each institution shall appoint an accounting officer who shall be responsible in each institution for: ... laying down and validating the accounting systems and where appropriate validating systems laid down by the authorising officer to supply or justify accounting information ...’. 
26 Varainhoitoasetuksen 61 artiklassa säädetään, että ”kukin toimielin nimeää tilinpitäjän, jolla on seuraavat tehtävät: (...) kirjanpitojärjestelmien määritteleminen ja hyväksyminen sekä tarvittaessa sellaisten tulojen ja menojen hyväksyjän määrittelemien järjestelmien hyväksyminen, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja (...)”.
27 The Implementing Rules of the Financial Regulation state in Article 57 that ‘where financial management systems set up by the authorising officer provide data for the institution’s accounts or are used to substantiate data in those accounts, the accounting officer must give his agreement to the introduction or modification of such systems’. Special Report No 5 / 2012 – The Common External Relations Information System (CRIS) 
27 Varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen 57 artiklassa säädetään, että ”tilinpitäjältä on saatava lupa ottaa käyttöön ja muuttaa sellaisia tulojen ja menojen hyväksyjän laatimia taloushallintojärjestelmiä, joista toimitetaan tietoja toimielimen kirjanpitoon tai joita käytetään sen sisältämien tietojen perustelemiseen”. Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä (Common RELEX Information System, CRIS)
There was no signed service level agreement between EuropeAid, the CRIS system owner and the Directorate-General for Informatics, to which EuropeAid delegated responsibilities, in particular for securing the servers hosting CRIS’s software and data. 
EuropeAidin, CRIS-järjestelmävastaavan ja tietotekniikan pääosaston välillä ei ollut tehty palvelutasosopimusta; EuropeAid siirsi tietotekniikan pääosastolle esimerkiksi CRIS-järjestelmän ohjelmistot ja tiedot sisältävien palvelimien turvaamista koskevat vastuualueet.
Without such a document, the respective responsibilities of the directors-general concerned are not clear. 
Ilman palvelutasosopimusta asianomaisten pääjohtajien vastuualueiden määrittely ei tapahdu selkeästi.
In July 2008, the Commission’s accounting officer validated CRIS as a local system for supplying and justifying accounting information in relation to operations financed by the EU general budget28. 
Komission tilinpitäjä validoi heinäkuussa 2008 CRIS-järjestelmän paikalliseksi järjestelmäksi, jonka avulla tuotetaan ja perustellaan EU:n yleisestä talousarviosta rahoitettaviin toimiin liittyviä kirjanpitotietoja28.
However, although significant modifications had been made to CRIS in 2010, CRIS did not appear in the list of changes notified to the Commission’s accounting officer for that year, contrary to what is provided by the implementing rules of the Financial Regulation (see paragraph 59). 
CRIS-järjestelmään tehtiin vuonna 2010 merkittäviä muutoksia, mutta CRIS-järjestelmää ei kuitenkaan mainittu komission tilinpitäjälle asianomaisen vuoden osalta laaditussa muutoskohteita koskevassa luottelossa, vaikka varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen mukaan niin olisi pitänyt tehdä (ks. kohta 59).
The Commission’s internal control standards require that information technology systems used by a directorate-general must be protected against threats to their confidentiality and integrity29. 
Komission sisäisen valvonnan standardeissa edellytetään, että pääosastojen käytössä olevat tietojärjestelmät suojataan niiden luottamuksellisuuteen ja eheyteen kohdistuvilta uhilta29.
The Court found two issues that raise concern regarding CRIS’s ability to maintain data confidentiality (see paragraph 65) and integrity (see paragraph 67). 
Tilintarkastustuomioistuin havaitsi kaksi ongelmaa, jotka herättävät kysymyksen siitä, kyetäänkö tietojen luottamuksellisuus (ks. kohta 65) ja eheys (ks. kohta 67) säilyttämään CRIS-järjestelmän avulla.
In the case of CRIS, access to the system is automatically granted to Commission statutory and external users in the Development and Cooperation DG — EuropeAid, the Enlargement DG, the Humanitarian Aid and Civil Protection DG (ECHO) and the Service for Foreign Policy Instruments, as well as to Commission staff in EU delegations. 
CRIS-järjestelmän tapauksessa käyttöoikeudet annetaan automaattisesti komissiossa työskenteleville henkilöstösääntöjen piiriin kuuluville ja ulkopuolisille käyttäjille kehitys-ja yhteistyöpääosasto EuropeAidissa, laajentumisasioiden pääosastossa, humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosastossa (ECHO), ulkopolitiikan välineiden hallinnossa sekä unionin edustustoissa.
Access is also granted on request to temporary external users from these same departments, and to staff from other departments and from the European Court of Auditors. 
Järjestelmän käyttöoikeudet annetaan pyynnöstä myös mainituissa osastoissa väliaikaisesti työskenteleville ulkopuolisille käyttäjille sekä muiden osastojen ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen henkilöstölle.
In some cases, users from outside the institutions are also allowed to access the system. 
Joissakin tapauksissa järjestelmän käyttöoikeudet annetaan myös toimielinten ulkopuolisille käyttäjille.
28 At the time of the Court’s audit, CRIS had not yet been validated for accounting information related to operations financed by EDFs. 
28 Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen toimittamisajankohtana CRIS-järjestelmää ei ollut vielä validoitu EKR:ista rahoitettaviin toimiin liittyviä kirjanpitotietoja varten.
29 ICS No 12. 
29 Sisäisen valvonnan standardi nro 12.
30 See footnote 2. 
30 Ks. alaviite 2.
28 Special Report No 5 / 2012 – The Common External Relations Information System (CRIS) 
28 Erityiskertomus nro 5 / 2012 – Yhtenäinen hallintotietojärjestelmä (Common RELEX Information System, CRIS)
However, CRIS does not include a standard mechanism to limit users’ access rights to certain categories of data. 
CRIS-järjestelmään ei kuitenkaan sisälly vakituista mekanismia, jonka avulla käyttöoikeuksia rajoitettaisiin tietyntyyppisten tietojen osalta.
In two specific cases, ad hoc technical mechanisms had to be developed so that sensitive documents were not accessible to all users31. 
Kahdessa erityistapauksessa oli laadittava tekniset mekanismit, jotta kaikilla käyttäjillä ei olisi pääsyoikeuksia arkaluontoisiin asiakirjoihin31.
Apart from these two exceptions, all CRIS users automatically have access to all CRIS data. 
Näitä kahta poikkeustapausta lukuun ottamatta kaikilla CRIS-järjestelmän käyttäjillä on automaattisesti käyttöoikeudet kaikkiin järjestelmän tietoihin.
This situation puts into question the confidentiality of CRIS data, particularly in the case of the few external users of the system. 
Tilanteen seurauksena CRIS-järjestelmän tietojen luottamuksellisuus on kyseenalainen, varsinkin kun otetaan huomioon, että järjestelmällä on myös joitakin ulkopuolisia käyttäjiä.
To ensure data integrity, measures must be taken to guarantee that the information system and processed information can be altered only by deliberate and legitimate action32. 
Tietojen eheyden varmistamista silmällä pitäen on toteutettava toimenpiteitä, joiden tavoitteena on varmistaa, että tietojärjestelmää ja käsiteltäviä tietoja voidaan muuttaa ainoastaan tietoisin ja oikeutetuin toimin32.
Among other functions, CRIS includes mechanisms to enable financial agents to validate transactions in the system33. 
CRIS-järjestelmän toimintoihin sisältyy esimerkiksi mekanismeja, joiden avulla taloushallintohenkilöstö voi validoida tapahtumia järjestelmässä33.
The Court found records of financial validations made by an authorised user that had been modified by another person. INCOMPLETE SYSTEM DOCUMENTATION 68. 
Tilintarkastustuomioistuin havaitsi valtuutetun käyttäjän tekemiä taloustapahtumien validointeja, joihin toinen käyttäjä oli tehnyt muutoksia.
System documentation is an important tool for IT developers and system users to ensure data security and, in particular, integrity. 
Järjestelmän dokumentointi on tärkeä väline, jonka avulla tietotekniikan suunnittelijat ja järjestelmän käyttäjät pyrkivät varmistamaan tietoturvan ja varsinkin tietojen eheyden.
It enables them to understand how the system treats data and how data and codes should be interpreted. 
Dokumentaation avulla he saavat käsityksen siitä, kuinka järjestelmä käsittelee tietoja ja kuinka tietoja sekä koodeja olisi tulkittava.