Intervention mechanisms Ľ fragmentation of programmes between Directorates-Generals resulting in a dilution of responsibilities, duplication of functions and increased need for co-ordination Structure, procedures and methods Ľ inefficient procedures and administrative practices contributing to administrative delays1 and reducing the overall system efficiency Đ but in particular insufficient scientific monitoring of indirect RTD actions IT systems Internal control system simplification of organisational structure (Ňmerger of FP-activities in one entityÓ) and setting-up of centralised support functions Đ partly done in FP6 Reporting streamlining procedures (aiming at halving of time-to-contract) and strengthening the role of the co-ordinator 1 time-to-contract (i.e. from reception of proposal to signing of contract) averaging 8 to 9 months, and 12 months from publication of the call for proposal concentration of Community funding on projects with highest likelihood of success based on mandatory mid-term evaluation by external experts CLU000034EN02-04PP-FP5.ppt COCOBU, 19.04.2004 8 Ľ significant organisational problems in starting phase and difficulties in recruiting staff with required profiles Observations and recommendations 
Tukitoimijrjestelmt Ľ Euroopan parlamentin ja neuvoston pts tehtiin myhn, soveltamista koskevan asetuksen ja vakiosopimusten hyvksyminen viivstyivt ja yhteisn rahoitusosuuden mrittmist koskevat snnt ovat monimutkaisia Rakenne, menettelyt ja menetelmt Ľ ehdotuksia, sopimuksia ja hankkeiden hallinnointia koskevat oikeudelliset vaatimukset tarpeettoman monimutkaisia (esim. erilaisten vakiosopimusten suuri mr ja sopimuksen allekirjoittaminen kaikkien osallistujien kesken) Tietotekniikkajrjestelmt Ľ lopullisten edunsaajien ilmoittamien kulujen todenmukaisuuden ja tsmllisyyden valvonta oli riittmtnt ja seuraamuksia ei aiheutunut Sisisen valvonnan jrjestelm ulkoisen tarkastajan antama tarkastustodistus pakolliseksi tilinptksen yhteydess ja nkyvien ja varoittavien seuraamusten ottaminen kyttn (ehkisemn osallistujien menojen ilmoittaminen liian suurina) Đ aloitettu kuudennessa puiteohjelmassa Raportointi CLU000034FI02-04PP-FP5.ppt COCOBU, 19.4.2004 7 yhteisen vastuun vahvistamista ja kulukorvausjrjestelmn huomattavaa yksinkertaistamista seitsemnness puiteohjelmassa suositellaan Havainnot ja suositukset Tukitoimijrjestelmt Ľ Ľ kynnistysvaiheessa esiintyi huomattavia organisatorisia ongelmia ja tehtviin oli vaikea palkata soveltuvaa henkilst Rakenne, menettelyt ja menetelmt tehottomat menettelyt ja hallinnolliset kytnnt aiheuttivat hallinnollisia viivstyksi1 ja heikensivt jrjestelmn yleist tehokkuutta Đ erityisesti epsuorien TTK-toimien tieteellinen seuranta oli tehotonta Tietotekniikkajrjestelmt Sisisen valvonnan jrjestelm hallintorakenteen yksinkertaistaminen (Óviidett puiteohjelmaa koskevien toimien sulauttaminen yhteen yksikknÓ) ja keskitettyjen tukitoimintojen luominen Đ toteutettu osittain kuudennessa puiteohjelmassa Raportointi menettelyjen tehostaminen (tavoitteena ehdotusten vastaanottamisesta sopimuksen allekirjoittamiseen kuluvan ajan puolittuminen) ja koordinaattorin roolin vahvistaminen 1 Ehdotuksen jttmisest sopimuksen allekirjoittamiseen kului keskimrin 8Đ9 kuukautta ja ehdotuspyynnn julkaisemisesta 12 kuukautta yhteisn rahoituksen keskittminen hankkeisiin, joilla ulkopuolisten asiantuntijoiden snnllisten vliarviointien perusteella on parhaat menestymismahdollisuudet CLU000034FI02-04PP-FP5.ppt COCOBU, 19.4.2004 8 Ľ ohjelmien jakaminen osiin posastojen kesken johtaa vastuun hajautumiseen ja toimenkuvien pllekkisyyteen ja lis koordinoinnin tarvetta Havainnot ja suositukset