natgillin/translations-raw huggingface dataset:
EN 9.11.2010 OfficialJournaloftheEuropeanUnion 195 CHAPTER 9 Administrative and other expenditure TABLE OF CONTENTS Introduction 9.1-9.8 Specific characteristics of the policy group Parliament Paragraph 9.3-9.5 9.6-9.8 9.9 9.10 9.11 9.12-9.27 9.13-9.16 Council 9.17 Commission 9.18-9.20 Court of Justice 9.21 Court of Auditors 9.22 European Economic and Social Committee 9.23 Committee of the Regions 9.24 European Ombudsman 9.25 European Data Protection Supervisor 9.26-9.27 Conclusions and recommendation 9.28-9.31 European Agencies and Executive Agencies 9.32-9.34 European Schools 9.35-9.37 Audit scope and approach Regularity of transactions Compliance of systems with the financial regulation Reliability of Commission management representations Observations on specific Institutions 
FI 9.11.2010 Euroopanunioninvirallinenlehti 195 Johdanto Toimintalohkon erityispiirteet Tarkastuksen sisältö ja lähestymistapa Kohta 9.1–9.8 9.3–9.5 9.6–9.8 9. LUKU Hallintomenot ja muut menot SISÄLLYS 9.9 9.10 9.11 9.12–9.27 9.13–9.16 Neuvosto 9.17 Komissio 9.18–9.20 Tuomioistuin 9.21 Tilintarkastustuomioistuin 9.22 Euroopan talous-ja sosiaalikomitea 9.23 Alueiden komitea 9.24 Euroopan oikeusasiamies 9.25 Euroopan tietosuojavaltuutettu 9.26–9.27 Päätelmät ja suositukset 9.28–9.31 Euroopan unionin virastot ja toimeenpanovirastot 9.32–9.34 Eurooppa-koulut 9.35–9.37 Toimien sääntöjenmukaisuus Valvontajärjestelmät ja varainhoitoasetus Komission johdon antamien tietojen luotettavuus Tiettyjä toimielimiä koskevat huomautukset Parlamentti
Key information on the Institutions and bodies covered, and on the spending in 2009 is provided in Table 9.1. 
Keskeiset tiedot toimielimistä ja unionin muista elimistä sekä vuoden 2009 menoista esitetään taulu­ kossa 9.1.
For Section III, Chapter 1 of all Titles and Titles 14, 24-27 and 29 Total administrative expenditure 9 129 Total operational expenditure Total payments for the year 9 129 Total commitments for the year 9 224 Source: Annual accounts 2009. 
Pääluokassa III kaikkien osastojen luku 1 sekä osastot 14, 24–27 ja 29.
9.2. Thischapteralsogivesinformationontheresultsof the Court’s audits of the Agencies of the European Union and other decentralised bodies as well as of the European Schools. 
9.2 Tässäluvussaesitetääntilintarkastustuomioistuimentar­ kastusten tulokset myös Euroopan unionin virastojen ja mui­ den hajautettujen elinten sekä Eurooppa-koulujen osalta.
Specific characteristics of the policy group 9.3. Administrativeexpendituremainlycomprisesexpen­ diture for human resources (salaries, allowances and pensions) and expenditure for buildings, equipment, energy, communications, and information technology. 
Toimintalohkon erityispiirteet 9.3 Hallintomenotliittyvätpääasiassahenkilöstöresursseihin (palkat, korvaukset ja eläkkeet) sekä kiinteistöihin, laitteisiin, energiaan, viestintään ja tietotekniikkaan.
9.4. This chapter also covers expenditure considered in the general budget as operational although its purpose and object is in most cases the functioning of the Commission’s adminis­ tration rather than policy delivery. 
9.4 Tässäluvussakäsitelläänmyösmenoja,joitayleisessä talousarviossa pidetään toimintamenoina siitä huolimatta, että ne on useimmiten tarkoitettu komission hallinnon tarpeisiin pikemmin kuin politiikkojen täytäntöönpanoon.
This expenditure includes the following titles of the general budget: Title 14 (‘taxation and customs union’), Title 24 (‘fight against fraud’), Title 25 (‘Commission’s policy coordination and legal advice’), Title 26 (‘Commission’s administration’), Title 27 (‘budget’) and Title 29 (‘statistics’). 
Tällaisiin me­ noihin kuuluvat seuraavat yleisen talousarvion osastot: 14 – Verotus ja tulliliitto, 24 – Petostentorjunta, 25 – Komission politiikkojen koordinointi ja oikeudellinen tuki, 26 – Komis­ sion hallinto, 27 – Talousarvio ja 29 – Tilastotiedot.
Some of these titles also include operational expen­ diture. 
Joihinkin näistä osastoista sisältyy myös toimintamenoja.
Title 27 includes for 2009 an amount of 200 million euro as ‘Temporary and lump-sum compensation for the new Member States’. 
Varainhoitovuonna 2009 osasto 27 sisälsi 200 miljoonan euron määrän ”Tilapäiset ja kertaluonteiset korvaukset uusille jäsenvaltioille”.
EN 9.11.2010 OfficialJournaloftheEuropeanUnion 197 T H E C O U R T ’ S O B S E R VA T I O N S 9.5. Themainrisksintheadministrativeandotherexpen­ diture policy group are non-compliance with the provisions on procurement, the implementation of contracts, recruitment procedures and the calculation of salaries and allowances. 
FI 9.11.2010 Euroopanunioninvirallinenlehti 197 TIL IN TARKAST U STU OMI OISTU IME N HU OMAU TU KSE T 9.5 Hallintomenojenjamuidenmenojentoimintalohkoryh­ mään kohdistuva suurin riski on, että hankintaa, sopimusten täytäntöönpanoa, palvelukseenottomenettelyjä sekä palkkojen ja korvausten laskentaa koskevia säännöksiä ei noudateta.
Audit scope and approach 9.6. TheCourt’soverallauditapproachandmethodologyis described in Part 2 of Annex 1.1. For the audit of Adminis­ trative expenditure: — a sample of 57 transactions, drawn randomly from all the administrative expenditure referred to in paragraphs 9.3 and 9.4, was tested; — the Court assessed the compliance of the supervisory and control systems (1) applied by each Institution with the requirements of the Financial Regulation; — the Court also reviewed the management representations of four Commission’s Directorates General and Offices primarily responsible for administrative expenditure. 
Hallintomenoja koskevan tarkastustyön yhtey­ dessä on aiheellista ottaa huomioon seuraavat seikat: — Tarkastuksessa testattiin 57 tapahtuman otos, joka poimit­ tiin satunnaisotannalla kaikkien kohdissa 9.3 ja 9.4 tarkoi­ tettujen hallintomenojen joukosta. — Tilintarkastustuomioistuin arvioi, vastasiko kunkin toimielimen soveltama valvontajärjestelmä (1) varainhoitoasetuk­ sessa asetettuja vaatimuksia. — Lisäksi tilintarkastustuomioistuin kävi läpi niiden neljän komission pääosaston ja yksikön johdon antamat tiedot, jotka ensisijaisesti vastaavat hallintomenoista.
In addition, the Court performed an in-depth assessment of supervisory and control systems in the Court of Justice, the European Ombudsman and the European Data Protection Supervisor. 
Lisäksi tilintarkastustuomioistuin teki perusteellisen arvion tuomioistuimen, Euroopan oikeus­ asiamiehen ja Euroopan tietosuojavaltuutetun valvontajärjestelmistä.
This assessment included the examination of an additional sample of transactions of payments relating to human resources and to other adminis­ trative expenditure. 
Tätä arviota varten tarkastettiin maksutapahtumista poimittu täy­ dentävä otos, joka liittyi henkilöstöresursseihin ja muihin hallinto­ menoihin.
TheCourtofAuditorsisauditedbyanindependent external audit firm (2) which issued an audit report on the financial statements for the financial year from 1 January 2009 to 31 December 2009 and an assurance report concerning the regularity of the use of the Court's resources, and the control procedures in place for the financial year from 1 January 2009 to 31 December 2009 (see paragraph 9.22). 
Se on antanut tarkastuskerto­ muksen tilintarkastustuomioistuimen tilinpäätöksestä 1. tammikuuta ja 31. joulukuuta 2009 väliseltä ajalta sekä varmennusraportin, joka koskee tilintarkastustuomioistuimen resurssien käytön sääntöjenmukaisuutta sekä 1. tammikuuta 2009 – 31. joulukuuta 2009 sovellettuja valvontamenettelyjä (ks. kohta 9.22).
REGULARITY OF TRANSACTIONS 9.9. Theresultsoftransactiontestingaresummarisedin Annex 9.1. On the basis of the sample of 57 transactions, the audit found the payments as a whole to be free from material error. 
Tarkastuksen yhteydessä testattiin 57 tapahtu­ masta koostuva otos, jonka perusteella havaittiin, että maksu­ jen virhetaso ei kaiken kaikkiaan ole olennainen.
COMPLIANCE OF SYSTEMS WITH THE FINANCIAL REGULATION 9.10. 
VALVONTAJÄRJESTELMÄT JA VARAINHOITO­ ASETUS 9.10 Yhteenvetojärjestelmätarkastustentuloksistaonesi­ tetty liitteessä 9.2.
The Court’s audit of the compliance of the systems designed to ensure the regularity of transactions with the provisions of the Financial Regulation (see paragraph 9.6) found no material weakness. 
Tilintarkastustuomioistuin tarkasti, vastaavatko tapahtumien sääntöjenmukaisuuden varmistamiseen tar­ koitetut järjestelmät varainhoitoasetuksen säännöksiä (ks. koh­ dat 9.6 ja 9.7).
Thespecificobservationsthatfollowandwhichare presented by Institution or body of the European Union are based on the Court’s audit (a) of the supervisory and control systems applied by each Institution and (b) on the selected topics (see paragraphs 9.6 and 9.7). 
Ne perustuvat tilintarkastustuomioistuimen toimittamaan tarkastukseen, joka koski a) toimielimen soveltamia valvontajärjestelmiä ja b) tiet­ tyjä valittuja aihealueita (ks. kohdat 9.6 ja 9.7).
These findings do not call into question the assessments set out in paragraphs 9.9 and 9.10 as they are not material to administrative expenditure as a whole but are significant in the context of the individual Institution concerned. 
Tarkastus­ havainnot eivät aseta kyseenalaisiksi kohdissa 9.9 ja 9.10 esi­ tettyjä arvioita: havainnot eivät ole olennaisia koko hallintome­ nojen alan näkökulmasta, mutta ovat merkittäviä yksittäisen toimielimen kannalta. _____________ (2) PricewaterhouseCoopers, Société à responsabilité limitée, Réviseur 9.9 KOMISSION VASTAUKSET Komissio on tyytyväinen tilintarkastustuomioistuimen myönteiseen arvioon, jonka mukaan hallintomenoihin ei liittynyt olennaisia vir­ heitä. d'Entreprises.
EN 9.11.2010 OfficialJournaloftheEuropeanUnion 199 T H E C O U R T ’ S O B S E R VA T I O N S Parliament Engagement of temporary and contractual agents 9.13. The examination of the procedures for the engagement of other agents of the Institutions (temporary and contract staff) established that, in five cases out of 20, documents evidencing compliance with the rules related to the fulfilment of military or other obligations had not been provided. 
FI 9.11.2010 Euroopanunioninvirallinenlehti 199 TIL IN TARKAST U STU OMI OISTU IME N HU OMAU TU KSE T Parlamentti Väliaikaisten ja sopimussuhteisten toimihenkilöiden palvelukseen­ otto 9.13 Tilintarkastustuomioistuin tutki toimielinten muun henkilöstön (väliaikainen ja sopimussuhteinen henkilöstö) rek­ rytointimenettelyjä. Se totesi, että 20 tapauksesta viidessä asi­ anomaisille yksiköille ei ollut toimitettu todentavia asiakirjoja, joilla varmistetaan asepalvelusta tai muita velvoitteita koskevien vaatimusten täyttyminen.
THE REPLY OF THE EUROPEAN PARLIAMENT As regards the documents to be provided as proof of fulfilment of military obligations, Parliament wishes to state the following: Parliament acknowledges that, in the light of the gradual abolition of military service in the Member States, fulfilment of such obligations was not the subject of systematic checks in connection with the recruitment of temporary and contract staff until the start of the second half of 2008. 
9.13 EUROOPAN PARLAMENTIN VASTAUKSET Asevelvollisuuden täyttämisen varmistamiseksi toimitettavista asiakir­ joista Euroopan parlamentti haluaa täsmentää seuraavaa: On totta, että koska asevelvollisuus on vähitellen poistunut monista jäsenvaltioista, sen täyttämistä ei ennen vuoden 2008 puoliväliä varmistettu järjestelmällisesti, kun väliaikaisia ja sopimussuhteisia toimihenkilöitä otettiin palvelukseen.
However, since then DG Personnel has asked applicants to provide proof of fulfilment of their military obligations. 
Vuoden 2008 puolivälistä alkaen henkilöstöasioiden pääosasto on kuitenkin pyytänyt hakijoita toimittamaan todistuksen asevelvollisuu­ den täyttämisestä.
The instances of non-compliance highlighted by the Court concern temporary and contract staff recruited by Parliament for the first time prior to the introduction of these systematic checks. 9.14. 
Tilintarkastustuomioistuimen mainitsemissa esimerkkitapauksissa, joissa sääntöjä ei ole noudatettu, on kyse väliaikaisista ja sopimus­ suhteisista toimihenkilöistä, jotka on otettu palvelukseen ennen järjes­ telmällisen valvonnan käyttöönottoa.
THE REPLY OF THE EUROPEAN PARLIAMENT As stipulated in Article 67(2) and Article 68 of the Staff Regu­ lations, it is for the recipients of allowances to notify the Adminis­ tration of any change in their circumstances. 
9.14 EUROOPAN PARLAMENTIN VASTAUKSET Kuten henkilöstösääntöjen 67 artiklan 2 kohdassa ja 68 artiklassa määrätään, etuisuuden saajan on ilmoitettava kaikista tilanteensa muutoksista.
This arrangement, based on ‘spontaneous declarations’, may give rise to delays in updating individual entitlements. 
Tämä omaehtoiseen ilmoitukseen perustuva järjestelmä saattaa johtaa viiveisiin henkilökohtaisten oikeuksien päivittämisessä.
With a view to forestalling this risk, Parliament has always taken regular steps to verify the circumstances of its staff. 
Epäkohdan korjaamiseksi parlamentti on aina säännöllisesti tarkas­ tanut palveluksessaan olevan henkilöstön tilanteen.
As from 2010, that verification has been computerised through the introduction of the ‘electronic data sheet’. 
Vuodesta 2010 alkaen tarkastaminen on automatisoitu, ja siihen käytetään sähköistä lomaketta.
This ‘proactive’ procedure will make it possible to verify staff members’ personal and administrative data at least once a year. 
Uusi ”ennakoiva” menettely mahdollistaa henkilöstön hal­ linnollisten ja henkilötietojen tarkastamisen vähintään kerran vuo­ dessa.
Each staff member is required to verify his or her circumstances on a given date and to forward notification of any change, along with the requisite supporting documents, to the department concerned. 
Asianomaista pyydetään tarkistamaan tilanteensa tiettynä päi­ vänä ja ilmoittamaan mahdollisista muutoksista, joista on toimitet­ tava todentavat asiakirjat asiasta vastaavalle yksikölle.
The audit found that, in 16 cases out of 30, information available to the Parliament’s services, in order to ensure that allowances provided for by the Staff Regulations are paid to staff in compliance with relevant community regu­ lations and national legislation, was not up-to-date. 
Henkilöstölle suoritettavat sosiaalietuisuudet 9.14 Tarkastuksessa ilmeni, että 30 tapauksesta 16:ssa ei ollut päivitetty parlamentin yksiköiden käytettävissä olevia tie­ toja, joilla varmistetaan, että henkilöstösääntöjen mukaiset etui­ suudet suoritetaan henkilöstölle yhteisön säännöksiä ja jäsen­ valtioiden lainsäädäntöä noudattaen.
Staff should be requested to deliver at appropriate intervals documents confirming their personal situation. 
Henkilöstön jäseniltä olisi edellytettävä, että he toimittavat henkilökohtaisen tilanteensa vahvistavat asiakirjat toimielimelle sopiviksi katsotuin väliajoin.
In addition, the Parliament should implement a system for the timely monitoring and control of these documents. 
Lisäksi parlamentin olisi otettava käyttöön järjestelmä, jolla se seuraa asiakirjojen tilannetta ja tarkastaa ne oikea-aikaisesti.
The specific rules on the use of these appropriations (3) require that each political group estab­ lishes its own internal financial rules and implements an internal control system. 
Näiden mää­ rärahojen käytöstä annetuissa erityisissä säännöissä(3) vaa­ ditaan, että jokainen poliittinen ryhmä laatii varainhoidosta omat sisäiset sääntönsä ja ottaa käyttöön sisäisen valvonnan järjestelmän.
The internal audit function is not mentioned. 
Sisäisen tarkastuksen toimintoa ei mainita.
Only the rules of one out of seven political groups provide for the appointment of an internal auditor. 
Seitse­ män poliittisen ryhmän joukossa on vain yksi ryhmä, jonka säännöissä määrätään sisäisen tarkastajan nimittämisestä.
The functional independence of political groups does not justify that regulatory provisions on the internal audit function are not applied as regards the use of funds by political groups. 
Poliit­ tisten ryhmien toiminnallinen itsenäisyys ei ole riittävä peruste sille, ettei poliittisten ryhmien varainkäyttöön sovelleta sisäisen tarkastuksen toimintoa koskevia säännöksiä.
They allow political groups to carry-over to the succeeding financial years unused appropriations of a given year, without having to justify this decision(4). 
Säännösten mukaan poliittiset ryhmät voivat siirtää varainhoitovuoden käyttämättä jääneet varat seuraaville varainhoitovuosille perustelematta pää­ töstään (4).
These specific provisions, which introduced an exception to the budgetary principle of annuality, do not find a legal basis in the Financial Regulation. Council Procurement 9.17. 
Tällaisille erityisille säännöksille, joissa mahdollis­ tetaan poikkeaminen talousarvion vuotuisuuden periaatteesta, ei ole oikeusperustaa varainhoitoasetuksessa.
Intwooutofsixprocurementproceduresaudited,the rules set in the Financial Regulation for the publication of the outcome of the procedure in contract award notices were not respected. 9.15. 
Neuvosto Hankinnat 9.17 Varainhoitoasetuksensääntöjä,jotkaliittyväthankinta­ menettelyn tuloksen julkaisemiseen hankintasopimusten teke­ mistä koskevissa ilmoituksissa, ei noudatettu kahdessa kuudesta tarkastetusta hankintamenettelystä.
THE REPLY OF THE EUROPEAN PARLIAMENT Parliament notes the Court’s finding and, in response, intends to discuss the possibility of: — incorporating into the rules governing the use of Item 4 0 0 0 appropriations the requirement that the financial rules adopted by the groups should include a provision laying down the remit and duties of an internal auditor, as provided for in Article 85 of the Financial Regulation, — allowing the groups either to appoint an internal auditor (if their size permits) or to confer those duties on an external auditor, on the understanding that he or she is not the external auditor responsible for examining the group’s accounts. 
9.15 EUROOPAN PARLAMENTIN VASTAUKSET Euroopan parlamentti panee merkille tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen ja aikoo pohtia, olisiko syytä — asettaa alamomentin 4 0 0 0 määrärahojen käyttöä koskevissa sisäisissä säännöissä poliittisille ryhmille velvoite määrätä hyväk­ symissään varainhoitosäännöissä järjestelystä, jolla katetaan sisäi­ sen tarkastajan toiminta-alue ja tehtävät, kuten varainhoitoase­ tuksen 85 artiklassa säädetään, — määrätä poliittisten ryhmien mahdollisuudesta joko käyttää si­ säistä tarkastajaa (jos se on ryhmän koon huomioon ottaen mah­ dollista) tai uskoa nämä tehtävät ulkopuoliselle tarkastajalle, joka ei kuitenkaan voi olla sama henkilö, joka tarkastaa ryhmän tilit.
THE REPLY OF THE EUROPEAN PARLIAMENT A distinction should be drawn between the budgetary operations conducted by the authorising officer by delegation — who commits and pays appropriations from budget Item 4 0 0 0 in full compliance with the Financial Regulation, and in particular the principle of annuality — and the management of the resources of each political group, which is governed by specific rules adopted by the Bureau on 30 June 2003. 
9.16 EUROOPAN PARLAMENTIN VASTAUKSET Valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän suorittamat talousarvio­ toimet – alamomentin 4 0 0 0 määrärahoja koskevien sitoumusten tekeminen ja vahvistaminen varainhoitoasetusta ja eritoten talous­ arvion vuotuisuuden periaatetta noudattaen – olisi erotettava kunkin poliittisen ryhmän varojen hoidosta, jossa noudatetaan puhemiehistön 30. kesäkuuta 2003 vahvistamia erityissääntöjä.
Those rules take account of the constraints imposed by the specific nature of the political groups’ role and make explicit provision for the carryover procedure referred to by the Court. 9.17. 
Mainituilla sään­ nöillä on pyritty varmistamaan, että poliittisten ryhmien tehtävien erityisluonteen asettamat vaatimukset otetaan huomioon, ja niissä on nimenomaisesti määrätty tilintarkastustuomioistuimen mainitse­ masta siirtomenettelystä.
REPLY OF THE COUNCIL In conformity with Article 149.1 of the Implementing Rules, the General Secretariat of the Council informs systematically and without delay all candidates participating in a tender procedure of the outcome of the procedure as soon as the contracting authority has decided on the award of the contract. 
9.17 NEUVOSTON VASTAUS Neuvoston pääsihteeristö tiedottaa varainhoitoasetuksen soveltamis­ sääntöjen 149 artiklan 1 kohdan mukaisesti järjestelmällisesti ja viipymättä kaikille tarjouskilpailumenettelyyn osallistuneille ehdok­ kaille menettelyn tuloksista heti, kun hankintaviranomainen on tehnyt tarjouskilpailun ratkaisua koskevan päätöksen.
In addition, the award notice mentioned in Article 118.4 of the Implementing Rules is sent by the central procurement department for publication by the Publications Office as soon as the contract is signed by the authorising officer. 
Lisäksi hankintojen koordinointiyksikkö lähettää soveltamissääntöjen 118 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun ratkaisuilmoituksen julkaisutoi­ mistoon julkaistavaksi heti, kun tulojen ja menojen hyväksyjä on allekirjoittanut sopimuksen.
Unfortunately, in the two cases identified by the Court, the latter informed the central procurement department too late and the delay mentioned in Article 118.4 of the IR was not respected. _____________ (3) Rules adopted by the Bureau of the European Parliament on 30 June 2003, as amended by decisions of 22 March 2006 and 11 July 2007. 
Valitettavasti edellä mainituissa kahdessa tilintarkastustuomioistuimen mainitsemassa tapauksessa tulojen ja menojen hyväksyjä oli ilmoittanut asiasta julkisista hankinnoista vas­ taavalle keskusyksikölle liian myöhään eikä soveltamissääntöjen 118 artiklan 4 kohdassa tarkoitettua määräaikaa ollut noudatettu. _____________ (3) Euroopan parlamentin puhemiehistön 30 päivänä kesäkuuta 2003 hyväksymät säännöt, sellaisina kuin ne ovat muutettuina 22 päivänä maaliskuuta 2006 ja 11 päivänä heinäkuuta 2007 teh­ dyillä päätöksillä.
(4) At the end of the financial year 2008, appropriations carried over by political groups amounted to 22 million euro, i.e. 42,5 % of the annual appropriations for 2008. 
(4) Vuoden 2008 lopussa poliittiset ryhmät siirsivät seuraavalle vuo­ delle 22 miljoonaa euroa eli 42,5 prosenttia varainhoitovuoden 2008 määrärahoista.
In four other cases, the amounts deducted did not reflect the latest applicable value of benefits paid by national authorities. 
Neljässä muussa tapauksessa vähennetyt määrät eivät vastanneet jäsenvaltioiden viranomaisten maksamien etuisuuk­ sien viimeisintä voimassa olevaa arvoa.
The IT systems used to manage these payments should be further developed to ensure that the amounts of allowances paid by national authorities are updated automatically. 9.19. 
Tietoteknisiä järjestel­ miä, joilla näitä maksuja hallinnoidaan, pitäisi kehittää edelleen, jotta voidaan taata jäsenvaltioiden viranomaisten maksamien määrien automaattinen päivittyminen.
The audit found that, in five cases out of 15, information available to the services of the General Directorate for External Relations (DG RELEX) in order to ensure that allowances provided for by the Staff Regulations are paid to staff serving in Delegations in compliance with relevant community regulations, was not up-to-date. This situation leads to the risk of making incorrect or undue payments. 
9.19 Tarkastuksessatodettiin,että15tapauksestaviidessä ulkosuhteiden pääosaston yksiköiden käytettävissä olevat tie­ dot, joilla varmistetaan, että henkilöstösääntöjen mukaiset etui­ suudet suoritetaan lähetystöjen henkilöstölle yhteisön sääntöjen mukaisesti, eivät olleet ajan tasalla. Tämän vuoksi on olemassa riski, että toimielin suorittaa virheellisiä tai aiheettomia mak­ suja.
Staff should be requested to deliver at appropriate intervals to the Commission’s services documents proving their personal situation. 
Henkilöstön jäseniltä olisi edellytettävä, että he toimittavat henkilökohtaisen tilanteensa vahvistavat asiakirjat komission yksiköille sopiviksi katsotuin väliajoin.
In addition, DG RELEX should implement a system for the timely monitoring and control of these documents. 
Lisäksi ulkosuhteiden pääosaston olisi otettava käyttöön järjestelmä, jolla se seuraa asiakirjojen tilannetta ja tarkastaa ne oikea-aikaisesti.