natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Work instructions must be clear and easy to understand.
Kuvio 6
They should explain the relevance of an activity, the environmental risk associated with it, specific training for staff responsible for carrying it out, and how it is to be supervised.
Asiakirjojen hallintaprosessi ympäristöjärjestelmässä
It may be useful to illustrate it with pictures, pictograms or other ways of ensuring all employees can readily understand the instructions.
Ympäristöjärjestelmää koskevan asiakirjan laadinta
Managing documents
Asiakirjan hallinta
The organisation has to set up, implement and maintain a procedure to manage documents drafted for the environmental management system.
Asiakirjan jakaminen henkilöstölle
Specific attention should be paid to records (see 2.2.5.4).
Vanhan version poistaminen
This will require a procedure to:
Asiakirjan hyväksyminen
Figure 6
Asiakirjan tarkistus ja tarvittavat muutokset
Process to manage documents within an environmental management system
Järjestelmän avulla on varmistettava, että asiakirjojen eri versiot ovat jatkuvasti saatavilla ja että asiakirjat säilyvät luettavina ja helposti tunnistettavina.
Control it
Järjestelmään voidaan sisällyttää ulkoisista lähteistä tulevia asiakirjoja, koska ne ovat usein tärkeä apu varmistettaessa, että ympäristöjärjestelmä toimii moitteettomasti.
Eliminate the old version
Tällaisia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi paikallis- ja muiden viranomaisten toimittamat tiedot, laitteiden käyttöoppaat ja työterveys- ja työturvallisuuslehtiset.
Distribute it among the staff
Toiminnan ohjaus
Approve it
Toiminnan ohjauksessa määritetään ja suunnitellaan toiminnot, jotka liittyvät ympäristöpolitiikan, -päämäärien ja -tavoitteiden mukaisiin merkittäviin ympäristönäkökohtiin (ks. kuvio 7).
Create an EMS document
Se saattaa kattaa myös muita toimintoja, kuten laitehuollon, toimintojen käynnistys- ja pysäytystilanteet, toimipaikassa työskentelevien urakoitsijoiden ohjauksen sekä toimittajien tai myyjien tarjoamat palvelut.
Review it and modify it if necessary
Organisaatiossa on oltava menettelyt määriteltyjen riskien käsittelemiseksi, tavoitteiden asettamiseksi ja ympäristönsuojelun tason mittaamiseksi (mieluiten selkeiden ympäristöindikaattorien avulla).
The system should ensure that different versions of documents remain available, and that documents remain legible and readily identifiable.
Menettelyissä on määriteltävä tavanomaiset olosuhteet.
Documents from external sources can be included, as they are often essential to ensuring the environmental management system works correctly.
Tavanomaisesta poikkeavat olosuhteet ja hätätilanteet on määriteltävä ja kuvailtava.
Such documents could include information from local authorities and public administrations, equipment user manuals, health and safety sheets, etc.
Toiminnanohjausmenettelyt on dokumentoitava hyvin, ja niistä on tehtävä sisäisiä auditointeja.
Operational control
Kuvio 7
Operational control involves identifying and planning operations that are associated with the significant environmental aspects consistent with the policy, objectives and targets (see figure 7).
Ohjauksen päämäärät ja tavoitteet
It might also cover activities such as equipment maintenance, start-up and shutdown, management of onsite contractors, and services provided by suppliers or vendors.
Ympäristönäkökohdat
There need to be procedures to address identified risks, to set targets and to measure environmental performance (preferably through clear environmental indicators).
Valmius ja toiminta hätätilanteissa
The procedures must define normal conditions.
Organisaation on luotava ja toteutettava menettelyt mahdollisten hätä- ja onnettomuustilanteiden tunnistamiseen, ja yläpidettävä tällaisia menettelyjä.
Abnormal conditions and emergencies must be defined and described.
Näin voidaan
Operational control procedures should be well documented and submitted to internal audits.
välttää onnettomuuksien riski
Figure 7
kuvata organisaation toiminta onnettomuustilanteissa
Set up operating criteria
ehkäistä tai lieventää niihin liittyviä haitallisia ympäristövaikutuksia.
Control objectives and targets
Valmiussuunnitelma on keskeisen tärkeä teollisuudessa ja organisaatioissa, joiden toimintoihin sisältyy mahdollisia riskejä.
Emergency preparedness and response
Organisaation on määräajoin katselmoitava hätävalmiutensa (tarvittava koulutus mukaan luettuna) ja toimintasuunnitelmansa.
The organisation has to draw up, implement and maintain procedures to identify potential emergencies and potential accidents to:
Sen on tarvittaessa päivitettävä ne varsinkin hätä- tai onnettomuustilanteiden jälkeen.
Avoid the risk of an accident;
Menettelyt on myös testattava säännöllisin väliajoin.
Describe how the organisation responds to accidents;
Kuvio 8
Prevent or mitigate associated adverse environmental impacts.
Testaus, koulutus ja katselmus
The emergency plan is essential in industry and in organisations involved in potentially risky activities.
Ympäristö-vaikutuksen arviointi
It should revise them if necessary, particularly after emergencies or accidents.
Valmius-suunnitelmat
Procedures should also be tested periodically.
Ehkäisevät toimenpiteet
Figure 8
Arviointi
Emergency plans Periodic revision
Tarkkailu ja mittaukset
Environmental impact evaluation
Jotta tarkkailun ja mittausten tuloksista saataisiin lisäarvoa, organisaation on luotava ja toteutettava menettelyt, joilla tarkkaillaan ja mitataan säännöllisesti ilmapäästöjä, jätteitä, vettä, melua ja muita merkittäviä parametreja, ja ylläpidettävä tällaisia menettelyjä.
Identification of potential accidents and emergencies
Keskeisistä ympäristönsuojelun tason indikaattoreista raportoiminen on pakollista (ks. 2.3.2).
Emergency plans
Tarkkailua koskevat lakisääteiset vaatimukset on otettava huomioon, ja tarkkailukriteerien, kuten tarkastustiheyden ja menetelmien on täytettävä kyseiset vaatimukset.
Preventive measures
Näitä asioita koskevilla tiedoilla voidaan varmistaa
Testing, training and reviewing
lakisääteisten vaatimusten ja määräysten noudattaminen
Checking
ympäristönsuojelun tason oikea arviointi
Monitoring and measurement
täydellinen ja avoin EMAS-selonteko.
The organisation needs to draw up, implement and maintain a procedure to monitor and measure significant parameters such as air emissions, waste, water and noise regularly to gain added value from the findings.
Organisaation tarpeista riippuen voidaan mitata ja tarkkailla myös muita tekijöitä, kuten
Reporting on core performance indicators is an obligation (see 2.3.2).
merkittäviä ympäristönäkökohtia
Legal requirements on monitoring have to be taken into account, and monitoring criteria such as the frequency of inspections and the methodology must comply with them.
ympäristöpolitiikkaa ja -päämääriä
Information on these is useful to ensure:
työntekijöiden ympäristötietoisuuden tasoa jne.
Compliance with legal requirements and regulations;
Mittausvälineet on kalibroitava säännöllisin väliajoin lainsäädännön noudattamiseksi ja oikeiden tulosten saamiseksi.
Accurate evaluation of environmental performance;
Lainsäädännön noudattamisen arviointi
A complete and transparent EMAS statement.
Lainsäädännön noudattaminen on keskeinen EMAS-asetuksen vaatimus, eikä organisaatio voi rekisteröityä ilman sitä.
Depending on the organisation's needs, other factors can also be measured and monitored:
Organisaation onkin luotava menettely, jolla lainsäädännön noudattaminen tarkistetaan ja arvioidaan säännöllisesti.
Significant environmental aspects;
Paras tapa on laatia luettelo kaikista asiaankuuluvista säädöksistä ja erityisvaatimuksista ja verrata luetteloa organisaation omiin olosuhteisiin (ks. taulukko 6).
Environmental policy and objectives;
Suurempien ja monimutkaisempien organisaatioiden on ehkä käytettävä tietokantoja tai pyydettävä ulkopuolista apua.
Level of awareness among employees, etc.
Jos todentaja havaitsee tilanteita, joissa lainsäädäntöä tai sopimusvelvoitteita ei ole noudatettu (jäljempänä ’laiminlyöntejä’) ja joita ei ole korjattu, hän ei voi vahvistaa ympäristöselontekoa eikä allekirjoittaa lopullista ilmoitusta (liite VII).
Measuring equipment must be calibrated on a regular basis to comply with legislation and to obtain accurate results.
Taulukko 6
Evaluation of legal compliance
Esimerkki yksinkertaisesta lainsäädännön noudattamisen arvioinnista
Legal compliance is a key requirement of the EMAS regulation and an organisation cannot register without it, so it has to have a procedure to review and evaluate this regularly.
Sovellettava ympäristölainsäädäntö
This is best done by making a list of all relevant legislation and specific requirements, then comparing this to the organisation's specific circumstances (see table 6).
Erityisvaatimus
Larger, more complex organisations may need to use databases or seek external assistance.
Organisaation tilanne
If the verifier finds instances of non-compliance that have not been corrected, they are not allowed to validate an environmental statement or to sign the final declaration (Annex VII).
Tulos
Table 6
Jätelainsäädäntö
Example of simple legal compliance evaluation
Lupa tuottaa jätettä
Applicable environmental legislation
Jätehuolto
Specific requirement
Lupa vanhentunut
Status of the organisation
Jätehuolto hallinnassa
Result
Hankitaan päivitetty lupa
Waste law
Ilmapäästölainsäädäntö
Permit for waste production
Päästörajat (typpioksidit, rikkioksidit, hiukkaset jne.)
Waste management
Lupa kattiloihin
Outdated permit
Raja-arvojen alapuolella
Waste management under control
Lupa päivitetty
Get an updated permit
Melulainsäädäntö
Air emissions law
Alueella noudatettava meluraja
Emission limits (NOx, SOx, particles, etc.)
Sallitun tason alapuolella
Permit for boilers
Jäteveden käsittelyä koskeva lainsäädäntö
Under the limits
Erityiskäsittely (fosforin ja typen poistaminen)
Permit updated
Jätevesien raja-arvot
Noise law
Lupa päästää jätevettä vesistöön
Noise limit in the area
Ei vielä käytössä
Under the level permitted
Raja-arvoja ei noudateta täysin
Water treatment law
Lupaa ei päivitetty
Specific treatment (elimination of P and N)
Tilanne korjataan
Effluent limits
Kasvihuonekaasuja koskevat lait
Permit for emission to watercourse
Osoitetut kasvihuonekaasujen raja-arvot
Not in place yet
Joitakin päästölupia voidaan myydä
Not in full compliance
Poikkeamat sekä korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet
Correct the situation
Menettelyyn on sisällyttävä keinoja, joilla voidaan
GHG laws
tunnistaa ja korjata poikkeama
Limits of GHG allocated
tutkia poikkeaman syy ja vaikutukset
Under the limit
arvioida poikkeaman uusiutumisen estämistoimenpiteiden tarve
It's possible to sell some emission allowances
tallentaa suoritettujen korjaavien toimenpiteiden tulokset
Non-conformity, corrective and preventive actions
arvioida poikkeamia ehkäisevien toimenpiteiden tarve
The organisation has to set up, implement and maintain a procedure for dealing with cases and potential cases of non-conformity, with EMAS requirements.
toteuttaa asiaankuuluvat ehkäisevät toimenpiteet poikkeamien välttämiseksi ja
The procedure must include ways of:
katselmoida korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden tehokkuus.
Identifying and correcting the case;
Poikkeama tarkoittaa, ettei menettelyissä ja teknisissä ohjeissa määritettyjä perusvaatimuksia täytetä.
Investigating the cause and effects of the case;
Poikkeamia saattaa syntyä inhimillisen virheen tai toteutuksessa tapahtuneen virheen vuoksi.
Evaluating the need for action to avoid recurrence;
Muutokset poikkeaman korjaamiseksi ja sen uusiutumisen estämiseksi on tehtävä mahdollisimman pikaisesti.
Recording the results of corrective action taken;
Poikkeamia voidaan havaita seuraavissa yhteyksissä:
Evaluating the need for measures to prevent cases of non-conformity;
toiminnan ohjaus
Implementing appropriate preventive action to avoid such cases; and
sisäinen tai ulkoinen auditointi
Reviewing the effectiveness of corrective and preventive action.
johdon katselmus tai
Non-conformity means any kind of non-fulfilment with the basic requirements specified in procedures and technical instructions.
päivittäinen toiminta.
Non-conformities may be the result of human or implementation error.
Korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet
Changes to correct and avoid recurrence must be made as soon as possible.
EMAS-järjestelmästä vastaavan johdon edustajan on saatava tieto poikkeamista, jotta hän voi tehdä päätöksiä mahdollisista korjaavista toimenpiteistä.
Non-conformities may be detected through:
Jos mahdollisia poikkeamia havaitaan, tästä on ilmoitettava EMAS-järjestelmästä vastaavalle johdon edustajalle, jotta hän voi tehdä päätöksiä mahdollisista ehkäisevistä toimenpiteistä.
Operational control;
Sekä korjaavia että ehkäiseviä toimenpiteitä koskevat tiedot on tallennettava.
Internal/external audit;
Toimenpiteiden vuoksi joudutaan ehkä muuttamaan ympäristöjärjestelmän dokumentointia.
Management review; or
Tallenteiden hallinta
As part of daily activity.
Organisaation on luotava järjestelmä ylläpitääkseen tallenteita, joilla se osoittaa täyttävänsä ympäristöjärjestelmänsä vaatimukset.
Corrective and preventive actions
Organisaation on luotava ja toteutettava menettely tallenteidensa hallintaa varten ja ylläpidettävä tällaista menettelyä.
The EMAS management representative has to be informed about non-conformities so they can make decisions about taking corrective action, if appropriate.
Menettelyn on katettava muun muassa tallenteiden tunnistaminen, säilyttäminen, suojaaminen, esille saanti, pysyvyys ja hävittäminen.
Where potential non-conformities have been identified, the EMAS management representative has to be informed, so they can make decisions about taking preventive action, if appropriate.
Tallenteiden täytyy olla tunnistettavissa, luettavia, jäljitettävissä ja päivitettyjä, ja niiden tulee myös säilyä tällaisina.
Both corrective and preventive action should be recorded.
Esimerkkejä tallenteista:
It may be necessary to change the environmental management system documentation as a result.
sähkön, veden ja raaka-aineiden kulutus
Control of records
syntynyt jäte (vaarallinen ja vaaraton jäte)
The organisation must set up a system to maintain records to show that it complies with the requirements of its environmental management system.
kasvihuonekaasupäästöt
The organisation must set up, implement and maintain a procedure for managing its records.
häiriötilanteet, onnettomuudet ja valitukset
This should cover issues such as identification, storage, protection, retrieval, retention and disposal of records.
lakisääteiset vaatimukset
Records have to be and remain identifiable, legible, updated and traceable.
auditointiselvitykset ja johdon katselmukset
Examples of records:
tarkastusraportit
electricity, water and raw materials consumption;
merkittävät ympäristönäkökohdat
waste generated (hazardous and non-hazardous waste);
poikkeamat sekä korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet
greenhouse gases (GHG) emissions;
viestintä ja koulutus
incidents, accidents and complaints;
henkilöstön tekemät aloitteet
legal requirements;
koulutus ja seminaarit.
audit reports and management reviews;
Sisäinen auditointi
inspection reports;
EMAS-asetuksen liitteessä III kiinnitetään erityistä huomiota sisäiseen auditointiin.
significant environmental aspects;
”’Sisäisellä ympäristöauditoinnilla’ tarkoitetaan järjestelmällistä, dokumentoitua, säännöllistä ja puolueetonta arviointia organisaation, ympäristöjärjestelmän ja ympäristönsuojeluprosessien ympäristönsuojelun tasosta.”
non-conformities, corrective and preventive actions;
Organisaation on luotava johtamisjärjestelmän osaksi sisäisen auditoinnin menettely.
communication and training;
Menettelyn on katettava vastuut ja vaatimukset auditointien suunnittelua ja suorittamista sekä tulosten raportointia ja tallenteiden ylläpitoa varten, sekä auditointien kriteerien, laajuuden, suoritustaajuuden ja menetelmien määrittäminen.
suggestions from staff; and
Sisäisen auditoinnin tavoitteena on
training and seminars.
määrittää, täyttääkö ympäristöjärjestelmä EMAS-asetuksen vaatimukset;
Internal audit
määrittää, onko ympäristöjärjestelmä toteutettu ja onko sitä pidetty yllä asianmukaisesti;
EMAS pays particular attention to the internal audit in Annex III.
taata, että organisaation johto saa tiedot, joita se tarvitsee tarkastellakseen organisaation ympäristönsuojelun tasoa;
‘“Internal environmental audit” means a systematic, documented, periodic and objective evaluation of the environmental performance of an organisation, management system and processes designed to protect the environment.’
määrittää ympäristöjärjestelmän tehokkuus.
The organisation has to set up an internal audit procedure as part of the management system.
Auditointi on suoritettava objektiivisesti puolueettoman henkilöstön toimesta.
This must cover responsibilities and requirements for planning and conducting audits, reporting results and keeping records, the determination of audit criteria, scope, frequency and methods.
Sisäinen auditoija voi olla koulutettu henkilöstön jäsen tai organisaation ulkopuolinen henkilö tai ryhmä.
The goal of the internal audit is to determine:
Yleiset säännöt
if the environmental management system meets the requirements of the EMAS Regulation;
Laaditaan auditointiohjelma.
if it has been properly implemented and maintained;
Määritellään auditoinnin laajuus.
to guarantee that the organisation's management gets the information it needs to review the organisation's environmental performance;
Laajuus riippuu organisaation koosta ja tyypistä.
the effectiveness of the environmental management system.
Tässä yhteydessä on määriteltävä auditoinnissa käsiteltävät aihealueet, auditoitavat toiminnot, huomioon otettavat ympäristökriteerit ja auditoinnin kattama ajanjakso.
The audit must be carried out objectively by independent personnel.
Yksilöidään auditoinnin suorittamiseksi tarvittavat resurssit: esimerkiksi koulutettu henkilöstö, jolla on hyvä tuntemus toiminnasta, teknisistä näkökohdista, ympäristönäkökohdista ja lakisääteisistä vaatimuksista.
The internal auditor can be a trained member of the staff or an external person or team.
Varmistetaan, että kaikki organisaation toiminnot suoritetaan aiemmin määriteltyjen menettelyjen mukaisesti.
General rules
Määritetään mahdolliset uudet ongelmat ja otetaan käyttöön toimenpiteet niiden esiintymisen ehkäisemiseksi.
Establish an audit programme;
Sisäisen auditoinnin vaiheet
Define the scope of the audit.
Kuvio 9
This will depend on the size and type of organisation.
Selvitys havainnoista ja johtopäätöksistä
The scope must specify the subject areas covered, the activities to be audited, the environmental criteria to be considered and the period to be covered in the audit;
Auditointi-toimet
Specify the resources needed to carry out the audit, for example, well-trained personnel with a good knowledge of the activity, technical aspects, environmental aspects, legal requirements;
Ohjelma ja auditointivälit
Make sure that all the activities in the organisation are carried out in conformity with previously defined procedures; and
AUDITOINNIN VAIHEET
Identify potential new problems and put measures in place to prevent occurrence.
Auditointiohjelma ja auditointivälit
Internal audit steps
Ohjelmaan on sisällyttävä seuraavat seikat:
Figure 9
Sisäisen auditoinnin erityiset tavoitteet.
Reporting findings and conclusions
Se, miten arvioidaan, onko ympäristöjärjestelmä johdonmukainen, noudatetaanko siinä organisaation ympäristöpolitiikkaa ja -ohjelmaa ja täyttääkö se EMAS-vaatimukset.
Audit activities
Sen arvioiminen, onko ohjelma sovellettavassa ympäristölainsäädännössä asetettujen vaatimusten mukainen.
Programme and frecquency
Organisaation on suoritettava sisäisiä auditointeja vuosittain, jotta se saisi oikean kuvan merkittävistä ympäristönäkökohdistaan.
AUDIT STEPS
Auditointijakso, joka kattaa kaikki organisaation toiminnot, on saatava päätökseen kolmen vuoden kuluessa.
Audit programme and audit frequency
Pienet organisaatiot voivat pidentää tätä ajanjaksoa neljään vuoteen.
The programme must include:
Yksittäisen toiminnon auditointiväli vaihtelee seuraavien seikkojen perusteella:
specific goals of the internal audit;
toimintojen luonne, laajuus ja monimutkaisuus
how to check whether the environmental management system is coherent and conforms with the organisation's policy and programme and fulfils the EMAS requirements;
toiminnon ympäristövaikutusten merkittävyys
compliance with applicable environmental regulatory requirements.
edellisissä auditoinneissa havaittujen ongelmien tärkeys ja kiireellisyys
The organisation must carry out internal audits on a yearly basis to have a proper overview of its significant environmental aspects.
ympäristöongelmien tausta.
The audit cycle, which covers all the organisation's activities, must be completed within three years.
Sääntönä on, että monimutkaisia toimintoja, joiden ympäristövaikutukset ovat muita merkittävämpiä, on auditoitava useammin.
Small organisations may extend this period to four years.
Tyydyttävien tulosten aikaansaamiseksi kaikilla sisäiseen auditointiin osallistuvilla työntekijöillä on oltava selkeä käsitys hankkeen ympäristöpäämääristä ja osallistuvien henkilöiden (esimerkiksi johtajien, päälliköiden, työntekijöiden ja auditoijien) tehtävistä.
The frequency with which any specific activity is audited will vary, depending on:
Sisäiset auditointitoimet
Nature, scale and complexity of the activities concerned;
Sisäiseen auditointiin on valmistauduttava etukäteen.
Significance of associated environmental impacts;
Ensin nimetään auditoija tai auditointiryhmä.
Importance and urgency of the problems detected by previous audits; and
Organisaatio voi käyttää omaa henkilöstöään auditoijina tai palkata ulkopuolisia auditoijia.
History of environmental problems.
Auditoijien on oltava objektiivisia ja puolueettomia, ja heillä on oltava asianmukaiset taidot ja koulutus.
As a rule, complex activities with a more significant environmental impact need to be audited more frequently.
Auditoijan tai auditointiryhmän on
For satisfactory results, all staff involved in an internal audit must have a clear idea of the environmental objectives of the exercise and the specific roles of everyone taking part (directors, managers, employees, auditors, etc.).
laadittava hyvä auditointisuunnitelma keräämällä tietoa organisaation kanssa sovitusta päämäärästä, laajuudesta, paikasta ja ajankohdasta
Internal audit activities
toimitettava auditointisuunnitelma organisaatiolle hyvissä ajoin etukäteen
It is important to prepare for the internal audit beforehand.
laadittava tarkistuslistoja
First, identify the auditor/audit team.
jaettava tehtävät auditointiryhmässä.
The organisation may use its own staff as auditors, or engage outside auditors.
Jotta auditointi vastaisi tarkoitustaan, auditointiryhmän on tarkastettava, noudetaanko ympäristölainsäädäntöä, onko päämäärät ja tavoitteet saavutettu ja onko ympäristöjärjestelmä tehokas ja riittävä.
They must be objective and impartial and be properly skilled and trained.
Auditointiprosessissa on oltava seuraavat vaiheet:
The auditor/audit team should:
ympäristöjärjestelmän hahmottaminen
Prepare a good audit plan, by collecting information on the objective, scope, place and date arranged with the organisation;
järjestelmän vahvuuksien ja heikkouksien arviointi
Deliver the audit plan to the organisation sufficiently in advance;
merkityksellisen näytön kerääminen (esim. data, tallenteet, asiakirjat)
Draw up checklists;
auditointihavaintojen arviointi
Distribute tasks within the audit team.
auditoinnin johtopäätösten valmistelu
For an audit to be meaningful, the audit team must check compliance with environmental legislation, whether objectives and targets have been met, and whether the management system is effective and adequate.
selvitys auditointihavainnoista ja auditoinnin johtopäätöksistä.
The audit process must include the following steps:
Selvitys auditointihavainnoista ja auditoinnin johtopäätöksistä
Understanding of the management system;
Auditointiselvityksen tavoitteena on toimittaa johdolle
Evaluation of the system's strengths and weaknesses;
kirjallinen näyttö auditoinnin laajuudesta
Gathering relevant evidence (e.g. data, records, documents);
tietoa siitä, missä määrin päämäärät on saavutettu
Evaluating audit findings;
tietoa siitä, ovatko päämäärät organisaation ympäristöpolitiikan mukaiset