natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Please describe the chain of responsibility for exports and transfers within your undertaking.
Millainen on yrityksen sisäinen vientiin ja siirtoihin liittyvä rakenteellinen vastuuketju?
The responsibility for export/transfer control compliance should be set down in writing.
Viennin ja siirtojen valvontaa koskevien vaatimusten noudattamiseen liittyvä vastuu olisi määritettävä kirjallisesti.
The written support describing the chain of responsibility (such as records or organisation charts) should be kept up-to-date.
Kuvaus rakenteellisesta vastuuketjusta (esimerkiksi asiakirjat tai organisaatiokaavio) olisi pidettävä ajan tasalla.
The description should provide detail on delegations of responsibility and the adopted routines in situations when the senior executive referred to in Article 9(2)(c) of Directive 2009/43/EC is absent.
Kuvauksen olisi sisällettävä yksityiskohtaiset tiedot mahdollisesta vastuun siirtämisestä ja käytänteistä tilanteissa, joissa direktiivin 2009/43/EY 9 artiklan 2 kohdan c alakohdassa tarkoitettu ylempää johtajistoa edustava henkilö ei ole paikalla.
Is such a description always accessible to the competent authority?
Voiko toimivaltainen viranomainen tutustua tällaiseen kuvaukseen milloin tahansa?
Knowledge of the chain of responsibility should always be easily accessible to the competent authority not only at the application phase but also for subsequent compliance monitoring and compliance visits.
Toimivaltaisen viranomaisen olisi voitava tutustua tietoihin rakenteellisesta vastuuketjusta helposti milloin tahansa hakuvaiheen lisäksi myös sitä seuraavassa ehtojen ja kriteerien täyttymistä koskevassa valvontavaiheessa ja tarkastuskäynneillä.
In which part of your undertaking is the export/transfer management situated?
Mihin osaan yritystä viennin ja siirtojen hallinnointi on sijoitettu?
Whether export/transfer control management is organised in each shipping unit, in the head office or as a separate export control department should depend on the size and the structure of the undertaking.
Viennin ja siirtojen valvonnan hallinnointi olisi hoidettava joko jokaisessa toimitusyksikössä, päätoimipaikassa tai erillisellä viennin valvontaosastolla sen mukaan, minkä kokoinen yritys on ja millainen on sen rakenne.
How do export/transfer control staff interact with other functions inside the undertaking?
Miten viennin ja siirtojen valvonnasta vastaava henkilöstö toimii muiden yrityksen sisäisten toimintojen kanssa?
Export/transfer control staff should be protected as much as possible from conflicts of interest.
Viennin ja siirtojen valvonnasta vastaava henkilöstö olisi suojattava mahdollisimman hyvin eturistiriidoilta.
They should be empowered to stop a transaction.
Heillä pitäisi olla valta keskeyttää liiketoimi.
How is the relationship between the export/transfer control staff and the senior executive organised, for example, the possibility of information exchange?
Miten viennistä ja siirroista vastaavan henkilöstön ja ylempää johtajistoa edustavan henkilön välinen suhde on järjestetty esimerkiksi tietojenvaihdon mahdollisuuden osalta?
Please indicate the other responsibilities of the senior executive who has been appointed personally responsible for transfers and exports
9 artiklan 2 kohdan f alakohta Mitkä ovat viennistä ja siirroista henkilökohtaisesti vastaavan ylempää johtajistoa edustavan henkilön muut vastuualat?
The senior executive should be part of the top management.
Ylempää johtajistoa edustavan henkilön olisi kuuluttava ylimpään johtoon.
His/her position should not present a conflict of interest (e.g.: he/she should not also be head of sales …)
Hänen asemastaan ei saisi aiheutua eturistiriitoja (eli hänen ei pitäisi olla esimerkiksi myyntipäällikkö).
9(2)(c) and (f)
9 artiklan 2 kohdan c ja f alakohta
Internal audits
Sisäiset tarkastukset
Random inspection
Satunnaiset selvitykset
How frequently are random inspections carried out?
Miten usein satunnaisia selvityksiä tehdään?
The ICP and the daily operating procedures should be subject to (unexpected) random checks.
Sisäiselle vaatimustenmukaisuusohjelmalle ja päivittäisille toimintamenettelyille olisi tehtävä (odottamatta) satunnaisia tarkastuksia.
internal audits
Sisäiset tarkastukset
How frequent are internal audits?
Kuinka usein sisäisiä tarkastuksia tehdään?
Ideally, once a year and, at least, every 3 years.
Parhaassa tapauksessa kerran vuodessa, mutta vähintään kolmen vuoden välein.
What percentage of exports/transfers is subject to checks?
Kuinka suuri prosenttiosuus viennistä ja siirroista tarkastetaan?
Depending on the number of exports/transfers, at least 1 % and an expected maximum of 20 %.
Viennistä ja siirroista olisi tarkastettava vähintään 1 prosentti ja enintään oletetut 20 prosenttia sen mukaan, mikä on niiden määrä.
The ratio can vary each time an audit is undertaken.
Osuus voi olla eri jokaisella tarkastuskerralla.
Who carries out these checks?
Kuka tekee tarkastukset?
Possible answers should be one of the following:
Vastauksen pitäisi olla yksi seuraavista:
someone senior in the chain of responsibility for export/transfer controls,
joku viennin ja siirtojen valvontaan liittyvän rakenteellisen vastuuketjun ylemmistä henkilöistä
the quality manager,
laatujohtaja
the finance manager or accountant,
talousjohtaja tai kirjanpitäjä
anyone else of a middle management or higher position who is one step or more away from the day to day work of the export/transfer team.
joku muu yrityksen keskijohdossa tai ylemmässä asemassa oleva henkilö, joka ei osallistu suoraan viennistä ja siirroista vastaavan ryhmän päivittäiseen työhön.
What questions do these audits cover?
Mitä osa-alueita tarkastukset kattavat?
Audits should provide answers to the following questions:
Tarkastuksissa olisi saatava vastaukset seuraaviin kysymyksiin:
Are the export limitations put in place abided by?
Noudatetaanko asetettuja vientirajoituksia?
Are procedures in place and updated to ensure that all export and transfer regulations are complied with?
Onko käytössä menettelyjä, joilla varmistetaan kaikkien vientiä ja siirtoja koskevien säädösten noudattaminen, ja saatetaanko niitä ajan tasalle?
Is regular awareness training undertaken?
Järjestetäänkö asiasta säännöllistä koulutusta?
Are records readily available?
Onko kirjanpito valmiina käytettäväksi?
Are the records comprehensive?
Onko kirjanpito kattavaa?
Do the records cover all the relevant aspects of import, export and transfer, and products remaining within the Member State?
Kattaako kirjanpito kaikki tuonnin, viennin ja siirtojen sekä jäsenvaltiossa pysyvien tuotteiden kannalta oleelliset tiedot?
Is information available on the life of relevant products from source to destination?
Onko tietoa saatavilla asianomaisten tuotteiden elinkaaresta lähteestä määränpäähän?
planning, effectiveness and follow-up of the audits
Tarkastusten suunnittelu, tehokkuus ja jatkotoimet
How do you ensure you audit a representative range of shipments?
Miten varmistetaan, että tarkastuksen kohteena on edustava otos lähetyksistä?
At least one shipment per customer or destination should be audited or at least one shipment for each project.
Vähintään yksi lähetys kunkin asiakkaan tai määränpään osalta taikka vähintään yksi lähetys kustakin hankkeesta olisi tarkastettava.
Does the undertaking establish a programme of internal audit?
Laatiiko yritys sisäisen tarkastuksen ohjelman?
A programme of internal audit should be established ensuring that a representative range of shipments are to be audited.
Olisi laadittava sisäisen tarkastuksen ohjelma sen varmistamiseksi, että tarkastuksen kohteena on edustava otos lähetyksistä.
Is the non-compliance disclosed by internal audits systematically corrected?
Korjataanko sisäisessä tarkastuksessa ilmenneet ehtojen ja kriteerien täyttymättä jäämiset järjestelmällisesti?
Is a trail of such actions kept?
Pidetäänkö tällaisista toimista kirjaa?
The undertaking should clearly record any suspected occurrence of non-compliance identified by the internal audit, the measures recommended to correct such an occurrence and an assessment of the effectiveness of those corrective measures on compliance.
Yrityksen olisi pidettävä selkeästi kirjaa kaikista sisäisissä tarkastuksissa ilmenevistä epäillyistä ehtojen ja kriteerien täyttymättä jäämisistä, kyseisten tapausten korjaamiseen suositelluista toimenpiteistä sekä kyseisten korjaavien toimenpiteiden vaikuttavuuden arvioinnista.
General awareness-raising
Yleinen tiedottaminen
Operating and organisational procedures
Toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt
How are the undertaking’s internal processes designed to raise general awareness and minimise risks related to export/transfer controls?
Miten yrityksen sisäiset prosessit suunnitellaan lisäämään yleisesti tietoa viennin ja siirtojen valvonnasta ja vähentämään siihen liittyviä riskejä?
Operating and organisational procedures should be set down in writing and provide instructions and guidelines on the following:
Toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt olisi laadittava kirjallisesti, ja niissä olisi annettava määräykset ja ohjeet seuraavista seikoista:
the overall export/transfer process from reception of an order, assessment of applicability of export/transfer regulations, compliance with relevant export/transfer regulations and shipment or transmission (a final compliance check must be carried out before shipment or transmission),
koko vienti- tai siirtoprosessista tilauksen vastaanottamisesta alkaen, vientiä tai siirtoja koskevien säädösten sovellettavuuden arvioinnista, asiaankuuluvien vientiä tai siirtoja koskevien säädösten noudattamisesta sekä lähetyksestä tai siirrosta (lopullinen ehtojen ja kriteerien täyttymisen tarkastus on tehtävä ennen lähetystä tai siirtoa)
the monitoring of compliance with the terms and conditions of the licence,
lupaan liittyvien ehtojen noudattamisen valvonnasta
the interaction with external parties, and in certain cases, with other interested departments within the undertaking, such as the legal and sales department,
yhteydenpidosta yrityksen ulkopuolisiin osapuoliin ja joissain tapauksissa yrityksen sisällä muihin osastoihin, joita asia koskee – esimerkiksi oikeudelliseen osastoon tai myyntiosastoon
the coordination of all employees involved in or somehow concerned by export/transfer controls (e.g.: sales staff should be instructed to inform export/transfer control staff of any doubts, and should be informed that the processing of an order can only take place once it has been cleared by the export/transfer control staff),
kaikkien viennin tai siirron valvontaan osallistuvien tai siihen jollain tapaa liittyvien työntekijöiden koordinoinnista (esimerkiksi myyntihenkilöstölle olisi annettava ohjeeksi tiedottaa vientien ja siirtojen valvonnasta vastaavalle henkilöstölle kaikista epäilyistä ja heille olisi ilmoitettava, että tilaus voidaan käsitellä vasta, kun vientien ja siirtojen valvonnasta vastaava henkilöstö on sen hyväksynyt)
the coordination and possible exchange of information with the competent authorities (e.g.: possible reporting of suspect transaction orders, possible existence of a voluntary disclosure policy …).
toimivaltaisten viranomaisten kanssa mahdollisesti käytävän tiedonvaihdon koordinoinnista (esimerkiksi epäilyttävistä tilauksista ilmoittaminen, mahdollinen vapaaehtoiseen ilmoittamiseen perustuva menettely).
Operating and organisational procedures: pre-licensing phase [1]
Toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt: luvan myöntämistä edeltävä vaihe [1]
Embargoes
Kauppasaarrot
How does the undertaking take into account embargoes?
Miten yritys ottaa kauppasaarrot huomioon?
In cases where a shipment is planned to be sent to an embargoed destination, rules should be in place to verify the relevant embargo regulations.
Jos lähetys aiotaan lähettää määränpäähän, joka on asetettu kauppasaartoon, käytössä olisi oltava säännöt kauppasaartoa koskevien määräysten tarkistamisesta.
Such verification should at least encompass:
Vähintään seuraavat seikat olisi tarkistettava:
the supply bans enacted by the embargo regulation,
kauppasaartoa koskevassa määräyksessä asetetut toimituskiellot
the classification of products to be shipped against the embargo’s list of products,
lähetettävien tuotteiden luokitus verrattuna kauppasaarron tuoteluetteloon
the additional licensing requirements for certain services, such as technical assistance.
tiettyjä palveluja, esimerkiksi teknistä apua, koskevat ylimääräiset lupavaatimukset.
Sanctions lists
Pakoteluettelot
How does the undertaking take into account sanctions lists?
Miten yritys ottaa pakoteluettelot huomioon?
The names and identities of the legal and natural persons to be supplied should be checked against the relevant sanctions lists.
Niiden oikeushenkilöiden ja luonnollisten henkilöiden nimiä ja tietoja, joille tavarat toimitetaan, olisi verrattava pakoteluetteloihin.
When searching for an identity on the sanctions list, what level (or percentage) of certainty that a match has been found is required to consider it a match (‘hit’)?
Kun tietoja etsitään pakoteluettelosta, minkä tason (tai prosentin) varmuutta toimijan kuulumisesta luetteloon edellytetään, että löytyneitä tietoja pidetään ”osumana”?
What procedures are followed when a match for a name has been found?
Mitä menettelyjä noudatetaan, kun nimi on löytynyt luettelosta?
Procedural instructions should have been set down in writing which detail how likely matches and ‘hits’ are to be addressed (for example, when a match has been found, it must be reported to the competent authority).
Menettelyohjeiden olisi oltava kirjalliset, ja niissä olisi täsmennettävä, mitä toimenpiteitä on toteutettava löytyneiden nimien ja ”osumien” osalta (esimerkiksi kun nimi on löytynyt, siitä on ilmoitettava toimivaltaiselle viranomaiselle).
Control of listed products (products subject to licensing because of their inclusion in an export/transfer control list)
Luettelossa mainittujen tuotteiden valvonta (tuotteet edellyttävät lupaa, koska ne on mainittu vientien ja siirtojen valvontaluettelossa)
Questions on internal processes ensuring that a listed product is not exported or transferred without a license:
Sisäisiä menettelyjä koskevat kysymykset, joilla varmistetaan, ettei luettelossa mainittua tuotetta viedä eikä siirretä ilman lupaa:
Is there an electronic data processing system in place to record the classification of products received or manufactured by the undertaking?
Onko käytössä sähköinen tietojenkäsittelyjärjestelmä, johon yrityksen vastaanottamien tai valmistamien tuotteiden luokitus tallennetaan?
The classification of products should be recorded in an electronic data processing system (only if in existence already).
Tuotteiden luokitus olisi tallennettava sähköiseen tietojenkäsittelyjärjestelmään (ainoastaan siinä tapauksessa, että sellainen on jo käytössä).
Changes in the control lists should be immediately reported in the system.
Valvontaluettelon muutokset olisi kirjattava järjestelmään välittömästi.
How are all products subject to licensing requirements classified and recorded, and who is responsible for this?
Miten kaikki lupavaatimusten alaiset tuotteet luokitellaan ja kirjataan ja kuka vastaa asiasta?
What processes are in place to ensure that the classification of products is kept up to date, and how is it documented?
Millä menettelyillä varmistetaan, että tuotteiden luokitusta pidetään ajan tasalla, ja miten tätä dokumentoidaan?
The export/transfer control staff should be responsible for recording and classifying products, if necessary, in consultation with technical experts.
Viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön olisi vastattava myös tuotteiden kirjaamisesta ja luokittelusta tarvittaessa yhdessä teknisten asiantuntijoiden kanssa.
How is the end-use by and the reliability of the recipient assessed?
Miten loppukäyttöä ja vastaanottajan luotettavuutta arvioidaan?
The export/transfer control staff should be responsible for verifying the reliability of the recipients, with special attention given to the end-use and risk of diversion.
Viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön pitäisi vastata myös vastaanottajien luotettavuuden tarkistamisesta, ja erityistä huomiota olisi kiinnitettävä loppukäyttöön ja väärinkäytön riskiin.
If export/transfer control staff are informed that the recipient has breached export/transfer control regulations, they should inform the competent authority.
Jos viennin ja siirtojen valvonnasta vastaava henkilöstö saa tiedon siitä, että vastaanottaja on rikkonut viennin ja siirtojen valvontaa koskevia säädöksiä, niiden olisi ilmoitettava asiasta toimivaltaiselle viranomaiselle.
A verification of the recipient’s good faith is especially important in cases where the customer is new or where the customer’s identity is unclear or when there are doubts about the declared end-use (e.g.: order in unusual quantities, special and unusual transit routes requested by the recipient …).
On erityisen tärkeää tarkistaa, että vastaanottaja toimii vilpittömässä mielessä, jos asiakas on uusi, asiakkaan tiedoissa on epäselvyyksiä tai jos ilmoitettu loppukäyttö aiheuttaa epäilyksiä (esimerkiksi epätavallinen tilausmäärä tai asiakkaan pyytämät erikoiset ja epätavalliset kuljetusreitit).
Intangible transfer of technology
Aineeton teknologian siirto
How does the undertaking ensure compliance with intangible transfer of technology (ITT) requirements (e.g., e-mail and access to the intranet from abroad)?
Miten yritys varmistaa, että aineetonta teknologian siirtoa koskevia vaatimuksia (esimerkiksi sähköposti ja pääsy intranetiin ulkopuolelta) noudatetaan?
The undertaking should have issued clear and written instructions in relation to ITT over e-mail, fax, intranet or Internet.
Yrityksellä olisi oltava sen antamat selkeät kirjalliset ohjeet aineettomasta teknologian siirrosta sähköpostitse, faksitse, intranetin tai internetin kautta.
The provision or transfer of technology should not occur until, an assessment has been made of its licensability, and if licensable, a licence is in place to permit the transfer.
Teknologian toimittamisen tai siirron olisi tapahduttava vasta sitten, kun teknologian luvanvaraisuus on arvioitu ja – jos kyseessä on luvanvarainen teknologia – kun on saatu siirron salliva lupa.
How does the undertaking ensure compliance with technical assistance requirements?
Miten yritys varmistaa teknistä apua koskevien vaatimusten noudattamisen?
A compliance procedure regarding technical assistance should be in place:
Teknistä apua koskeva vaatimustenmukaisuusmenettely pitäisi olla laadittu
for foreign visitors/employees,
ulkomaisia vierailijoita/työntekijöitä varten
for employees (e.g. technicians) abroad,
ulkomailla työskenteleviä työntekijöitä (esimerkiksi teknikoita) varten
for conferences, seminars with foreign participants or when organised abroad.
sellaisia konferensseja ja seminaareja varten, joihin osallistuu ulkomaalaisia tai jotka järjestetään ulkomailla.
Operating and organisational procedures: licensing phase
Toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt: lupavaihe
How does the undertaking ensure that it makes full and complete licence applications?
Miten yritys varmistaa, että sen lupahakemukset ovat kattavia ja täydellisiä?
The undertaking should be equipped to fully comply with the licence application process and procedures in force in the Member State where it is established.
Yrityksellä olisi oltava valmiudet noudattaa kaikilta osin niitä luvanhakumenettelyjä, jotka ovat voimassa siinä jäsenvaltiossa, johon yritys on sijoittautunut.
Operating and organisational procedures: post licensing phase
Toiminnalliset ja organisatoriset menettelyt: luvan myöntämisen jälkeinen vaihe
What internal procedures ensure compliance with the conditions of the license?
Millä sisäisillä menettelyillä varmistetaan lupaan liittyvien ehtojen noudattaminen?
A final verification of the export/transfer control requirements should take place before final shipment to ensure that the terms and conditions of the licence have been complied with.
Viennin ja siirtojen valvontaa koskevat vaatimukset olisi tarkistettava vielä viimeisen kerran ennen lopullista lähetystä, jotta saadaan varmuus lupaan liittyvien ehtojen noudattamisesta.
Awareness raising and training of export control staff
Viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavalle henkilöstölle suunnattu tiedotus ja koulutus
What information is available to all employees concerned by export/transfer controls and to export control/transfer staff?
Mitä tietoa on viennin ja siirtojen valvonnan kanssa tekemisissä olevan henkilöstön sekä varsinaisen viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön saatavilla?
All should have access to the above-mentioned organisational and operating procedures relating to export/transfer controls.
Kaikkien tulisi voida tutustua edellä mainittuihin organisatorisiin ja toiminnallisiin menettelyihin, jotka liittyvät viennin ja siirtojen valvontaan.
Those operating and organisational procedures should be recorded and updated in compliance manuals available to export/transfer control staff.
Kyseiset organisatoriset ja toiminnalliset menettelyt pitäisi kirjata viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön käytössä olevaan vaatimustenmukaisuuskäsikirjaan ja niitä pitäisi myös päivittää.
The operating and organisational procedures should include a clear description of the export/transfer compliance process, from the reception of an order, the verification of compliance with relevant export/transfer regulations to the final shipment or transmission.
Toiminnallisissa ja organisatorisissa menettelyissä olisi oltava selkeä kuvaus vientiin ja siirtoihin liittyvien vaatimusten noudattamista koskevasta menettelystä tilauksen vastaanottamisesta ja asiassa sovellettavien vientiä ja siirtoa koskevien säädösten noudattamisen tarkistamisesta aina lopulliseen lähetykseen tai siirtoon asti.
How often is the export control staff’s knowledge updated?
Miten usein viennin valvonnasta vastaavan henkilöstön osaamista päivitetään?
This should occur when changes are made to national and Union export control legislation and procedures but at a minimum at least once every year.
Osaamista olisi päivitettävä, kun kansalliseen ja unionin vientivalvontalainsäädäntöön ja -menettelyihin tehdään muutoksia, kuitenkin vähintään kerran vuodessa.
In addition to annual general training updates, it is recommended that commentaries on export/transfer control legislation as well professional journals and magazines, where they exist should also be made available.
Vuosittain järjestettävän yleisen koulutuksen lisäksi on suositeltavaa, että kyseisen henkilöstön käyttöön annettaisiin lakitekstien ohella myös viennin ja siirtojen valvontaa koskevasta lainsäädännöstä annettuja huomautuksia sekä ammattilehtiä, jos sellaisia on.
How is the export/transfer control staff’s knowledge updated?
Miten viennin ja siirtojen valvonnasta vastaavan henkilöstön osaamista päivitetään?
Training through various tools including:
Eri tavoin annettava koulutus, johon kuuluu
external seminars,
yrityksen ulkopuolella järjestettäviä seminaareja
subscription to information sessions offered by competent authorities,
osallistuminen toimivaltaisen viranomaisen järjestämiin koulutustilaisuuksiin
training events, external or online.
yrityksen ulkopuolella tai Internetissä järjestettävää koulutusta.
Physical and technical security
Fyysinen ja tekninen turvallisuus
Is your company security accredited by an appropriate Government body?
Ovatko yrityksen turvatoimet asianmukaisen valtion elimen hyväksymiä?
Please give details.
Selittäkää tarkemmin.
Each national Ministry of Defence or similar organisation is likely to require some measure of security where the undertaking is working on their behalf.
Jokaisen valtion puolustusministeriö tai vastaava organisaatio vaatii todennäköisesti joitakin turvatoimenpiteitä, kun yritys toimii sen puolesta.
The mere fact that the undertaking is security accredited in some way may be enough.
Jo pelkästään se, että yritys on saanut turvahyväksynnän, voi riittää.
If there is no such official security accreditation, which security measures are in place to secure export/transfer records and procedures?
Jos virallista turvahyväksyntää ei ole käytössä, millä turvatoimenpiteillä vientiä ja siirtoja koskevaa kirjanpitoa ja menettelyjä suojataan?