natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Luxembourg: Publications Office of the European Union, 2016 Print ISBN 978-92-872-4538-0 PDF ISBN 978-92-872-4516-8 EPUB ISBN 978-92-872-4513-7 ISSN 1831-0834 ISSN 1977-5679 ISSN 1977-5679 doi:10.2865/74500 doi:10.2865/221104 doi:10.2865/30017 QJ-AB-16-007-EN-C QJ-AB-16-007-EN-N QJ-AB-16-007-EN-E © European Union, 2016 Reproduction is authorised provided the source is acknowledged. 
Luxembourg: Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, 2016 Print ISBN 978-92-872-4547-2 PDF ISBN 978-92-872-4558-8 EPUB ISBN 978-92-872-4564-9 ISSN 1831-0818 ISSN 1977-5652 ISSN 1977-5652 doi:10.2865/165873 doi:10.2865/26880 doi:10.2865/089629 QJ-AB-16-007-ET-C QJ-AB-16-007-ET-N QJ-AB-16-007-ET-E © Euroopa Liit, 2016 Allikale viitamisel on reprodutseerimine lubatud.
EN 2016 Special Report NO 07 The European External Action Service’s management of its buildings around the world (pursuant to Article 287(4), second subparagraph, TFEU) 
ET 2016 Eriaruanne nr 07 (vastavalt Euroopa Liidu toimimise lepingu artikli 287 lõike 4 teisele lõigule) Euroopa välisteenistuse hoonete haldamine üle kogu maailma
The audit was led by ECA Member Pietro Russo, supported by the Attaché of his private office, François Gautier; Mark Crisp, Director; Paul Stafford, Principal Manager; Mark Marshall, Head of Task; and Pascale Pucheux-Lallemand, auditor. 
Auditit juhtis kontrollikoja liige Pietro Russo, keda toetasid kabineti atašee François Gautier, direktor Mark Crisp, valdkonnajuht Paul Stafford, auditijuht Mark Marshall ja audiitor Pascale Pucheux-Lallemand.
From left to right: M. Marshall, P. Russo, F. Gautier, P. Pucheux-Lallemand, P. Stafford. 
Vasakult paremale: M. Marshall, P. Russo, F. Gautier, P. Pucheux-Lallemand, P. Stafford.
Contents 04 48-66 Section III — Information on the suitability of buildings is not reliable and is not used for planning, which is too short term and particularly weak for owned properties 49-59 Central monitoring systems do not provide reliable basic information on the suitability of all delegation buildings 60-62 Planning makes insufficient use of available information and is short term 63-66 Planning systems for owned properties are particularly weak 67-72 Conclusions and recommendations Annex I — Annex II — Annex III — Co-location with EU Member States in EU delegations Details of review of 30 building files Reasons why delegation buildings do not provide best value for money Reply of the EEAS 
Sisukord 04 48–66 49–59 60–62 63–66 67–72 III osa. Teave hoonete sobivuse kohta ei ole usaldusväärne ja seda ei kasutata planeerimiseks; planeerimine on liiga lühiajaline ja eriti palju puudusi on komisjoni omandis olevate hoonete puhul Tsentraalsed järelevalvesüsteemid ei anna usaldusväärset teavet kõigi delegatsioonide hoonete sobivuse kohta Olemasolevat teavet kasutatakse planeerimiseks ebapiisavalt ja planeerimine on lühiajaline Välisteenistuse omandis olevate hoonete kavandamissüsteemid on eriti nõrgad Järeldused ja soovitused I lisa.
Co-location: The sharing of delegation office space with EU Member States or other EU institutions or bodies (e.g. the European Investment Bank). 
ELi liikmesriikidega ühispaiknemine ELi delegatsioonides Läbivaadatud 30 kinnisvaratoimiku andmed Põhjused, mille tõttu delegatsioonide hooned ei anna kuludele vastavat tulu Euroopa välisteenistuse vastus
Delegation: Around 140 EU delegations operate worldwide to promote EU interests and values and to deliver trade and development cooperation. 
Mõisted 05 Delegatsioon: ELil on üle kogu maailma ligikaudu 140 delegatsiooni, mille ülesanne on edendada ELi huve ja väärtusi ning tegeleda kaubanduse ja arenguabi alase koostööga.
Most delegations are responsible for EU relations with one country. 
Enamik delegatsioone tegeleb ELi ja enda asukohariigi vaheliste suhetega.
Others are dedicated to maintaining relations with multilateral or international organisations such as the African Union or the United Nations. 
Osa tegeleb aga suhete hoidmisega mitmepoolsete või rahvusvaheliste organisatsioonidega (nt Aafrika Liit ja Ühinenud Rahvaste Organisatsioon).
One third of delegation staff work for the EEAS; the others work for the European Commission, in directorates-general such as DG International Cooperation and Development, DG Neighbourhood and Enlargement Negotiations and DG Trade. 
Kolmandik delegatsioonide töötajatest töötab Euroopa välisteenistuses, ülejäänute tööandjaks on Euroopa Komisjon (nt rahvusvahelise koostöö ja arengu peadirektoraat, naabruspoliitika ja laienemisläbirääkimiste peadirektoraat ning kaubanduse peadirektoraat).
European External Action Service (EEAS): The European External Action Service is the European Union’s diplomatic service. 
Euroopa välisteenistus: Euroopa välisteenistus on Euroopa Liidu diplomaatiline teenistus.
Its role is to coordinate the EU’s foreign and security policy. 
Selle eesmärk on koordineerida ELi välis-ja julgeolekupoliitikat.
The head of the EEAS is the High Representative for Foreign Affairs and Security Policy, who is also Vice-President of the European Commission. 
Euroopa välisteenistuse juht on välisasjade ja julgeolekupoliitika kõrge esindaja, kes on samaaegselt ka Euroopa Komisjoni asepresident.
Formally launched on 1 January 2011, the EEAS was created by the Treaty of Lisbon. 
Euroopa välisteenistus loodi Lissaboni lepinguga ja alustas ametlikult tööd 1. jaanuaril 2011.
It brings together staff from relevant departments of the General Secretariat of the Council and of the European Commission as well as diplomatic staff from the EU Member States. 
Seal töötavad koos nõukogu peasekretariaadi, Euroopa Komisjoni asjaomaste teenistuste ning ELi liikmesriikide diplomaatiliste teenistuste töötajad.
The EEAS has its headquarters in Brussels and is responsible for running around 140 EU delegations worldwide. 
Euroopa välisteenistuse peakorter asub Brüsselis ja vastutab ELi ligikaudu 140 delegatsiooni eest üle kogu maailma.
Head of administration: The head of administration assists the head of delegation in the day-to-day running of the delegation. 
Haldusjuht: haldusjuht aitab delegatsiooni juhti delegatsiooni igapäevases töös.
He/she coordinates the work of the administration section and is responsible for human resources and safety management, financial management and implementation of the delegation’s budget, and management of logistics, purchasing and premises. 
Ta koordineerib haldusosakonna tööd ja vastutab personaliküsimuste, ohutuse, finantshalduse, delegatsiooni eelarve täitmise, logistika, ostude ja pindade eest.
Executive 06 summary IOn its creation in January 2011, the European External Action Service (EEAS) took over responsibility for running EU delegations around the world from the European Commission. 
Kokkuvõte 06 IPeale Euroopa välisteenistuse loomist 1. jaanuaril 2011 võttis teenistus Euroopa Komisjonilt üle kõigi ELi delegatsioonide juhtimise.
It provides office space for 5 300 staff in around 140 delegations. 
Välisteenistus pakub 140 delegatsioonis kontoripinda 5300 inimesele.
The EEAS is also responsible for the residences of heads of delegation and for providing, or reimbursing the costs of, accommodation for 2 400 staff. 
Euroopa välisteenistus vastutab ka delegatsioonide juhtide residentside ning 2400 töötajale elamispinnakulude hüvitamise või neile elamispinna pakkumise eest.
The effective management of EU delegation buildings contributes to achieving the EU’s objectives in foreign policy, trade and development cooperation. 
ELi delegatsioonide hoonete mõjus haldamine aitab kaasa ELi välispoliitika, kaubanduse ja arengukoostöö eesmärkide saavutamisele.
EEAS expenditure on delegation buildings in 2014 amounted to 165 million euro (see paragraphs 1 to 4). 
2014. aastal moodustasid Euroopa välisteenistuse kulutused delegatsioonide hoonetele 165 miljonit eurot (vt punktid 1–4).
II The European Court of Auditors examined whether delegation buildings meet the needs of the EEAS and provide value for money. 
II Euroopa Kontrollikoda hindas, kas delegatsioonide hooned vastavad Euroopa välisteenistuse vajadustele ning kas neile tehtud kulutused on otstarbekad.
It examined whether the EEAS has effective procedures for selecting the right buildings, monitoring the suitability of buildings and planning necessary changes (see paragraphs 5 and 6). 
Uuriti, kas Euroopa välisteenistusel on õigete hoonete valimiseks, nende sobivuse järelevalveks ja vajalike muudatuste tegemiseks mõjusad protseduurid (vt punktid 5 ja 6).
III The audit found that delegation buildings, whether office buildings, residences of heads of delegation or staff accommodation, generally meet the needs of delegations (see paragraphs 8 to 19). 
III Auditiga leiti, et delegatsioonide hooned (nii kontorihooned, delegatsioonide juhtide residentsid kui ka töötajate elamispinnad) vastavad üldiselt delegatsioonide vajadustele (vt punktid 8–19).
However, in some cases, buildings do not provide best value for money because: (a) space in most office buildings, and some residences, exceeds the ceilings in the building policy (see paragraphs 20 to 22); (b) the EEAS owns buildings which it no longer uses (see paragraphs 23 to 25); (c) where delegations share their office premises with EU Member States or EU institutions or bodies, some charges to hosted organisations do not recover full costs (see paragraphs 26 and 27). 
Hoonetele tehtud kulutused ei ole aga mõnel juhul otstarbekad, sest: a) enamiku kontorihoonete ja mõningate residentside pinna suurus ületab kinnisvarapoliitikas seatud ülemmäärasid (vt punktid 20–22); b) Euroopa välisteenistuse omandis on hooned, mida teenistus enam ei kasuta (vt punktid 23–25); c) kui delegatsioonide kontoripindu jagatakse ELi liikmesriikide või teiste ELi institutsioonide või asutustega, ei kata mõned ühispaiknemise eest küsitavad tasud kõiki kulusid (vt punktid 26 ja 27).
IV The suitability of delegation buildings depends firstly on their initial selection and then on the way the EEAS ensures they continue to meet needs and provide value for money. 
IV Delegatsioonide hoonete sobivus sõltub esiteks nende algsest valikust; hiljem peab Euroopa välisteenistus tagama nende vastamise vajadustele ja kulude otstarbekuse.
The initial selection of buildings for rental or purchase is based on the building-file procedure. 
Üüritavate või ostetavate hoonete algne valik põhineb kinnisvaratoimikute protseduuril.
Before renting (or renewing a rental agreement) or buying, the delegation concerned submits a building file to headquarters for examination and approval. 
Enne üürimist (sh ka olemasoleva üürilepingu pikendamist) või ostu peab asjaomane delegatsioon esitama peakorterile heakskiitmiseks kinnisvaratoimiku.
In providing a structured and documented basis for decision-making, the building-file procedure is an example of good practice (see paragraphs 30 and 31). 
Kinnisvaratoimik kui otsustusprotsessi aluseks olev struktureeritud dokument on näide heast tavast (vt punktid 30 ja 31).
However, there is a risk that the EEAS does not select the right buildings because there are some weaknesses in the practical application of each of the major stages of the selection procedure: (a) When some delegations search the local market, they have insufficient expertise to identify suitable options and do not receive sufficient support from headquarters (see paragraphs 32 to 35). (b) When delegations present options to headquarters, the proposed solution is sometimes not based on a sound technical and financial analysis (see paragraphs 36 to 43). (c) When the Headquarters Building Committee makes its final decision, it is sometimes too late to sign a contract and it does not always demonstrate that the decision represents best value for money (see paragraphs 44 to 47). 
Samas valitseb oht, et Euroopa välisteenistus ei vali õigeid hooneid, kuna valikuprotseduuri rakendamise igas suuremas etapis esineb mõningaid puudusi. a) Mõnel delegatsioonil ei ole sobivate variantide leidmiseks piisavaid teadmisi ja peakorter ei paku neile küllaldast tuge (vt punktid 32–35). b) Kui delegatsioonid esitavad peakorterile variante, ei põhine pakutav lahendus kohati usaldusväärsel tehnilisel ega rahalisel analüüsil (vt punktid 36–43). c) Selleks ajaks, kui kinnisvarakomitee oma lõpliku otsuse teeb, on lepingu sõlmimiseks kohati juba liiga hilja ja alati ei suudeta näidata, et tegu on raha kõige otstarbekama kasutamisega (vt punktid 44–47).
Executive summary 07 VOnce the EEAS has selected buildings, it regularly assesses whether they continue to meet the needs of delegations through site visits, but it does not identify all shortfalls (see paragraphs 49 and 50). 
Kokkuvõte 07 VPeale seda, kui Euroopa välisteenistus on hooned välja valinud, hindab teenistus kohapealsete külastuste abil küll regulaarselt nende vastamist delegatsioonide vajadustele, ent ei suuda kõiki puudusi alati kindlaks teha (vt punktid 49 ja 50).
The EEAS does not take into account all relevant factors when it monitors the space per person in office buildings (see paragraphs 51 and 52); nor does it monitor that rents of office buildings and residences remain in line with market rates and that charges to co-located organisations recover full costs (see paragraph 53). 
Ühe töötaja kohta kasutatava kontoripinna arvutamisel ei võta Euroopa välisteenistus arvesse kõiki aspekte (vt punktid 51 ja 52); lisaks ei jälgi välisteenistus seda, kas kontoripindade ja residentside eest makstavad üürid on kooskõlas turuhindadega, ega seda, et ühispaiknemise eest teistelt organisatsioonidelt küsitavad tasud kataksid kõik kulud (vt punkt 53).
Furthermore, the EEAS does not reliably record the results of its monitoring in its information systems (see paragraphs 54 to 59). 
Lisaks ei kajasta Euroopa välisteenistus oma järelevalvetegevuse tulemusi usaldusväärselt teenistuse infosüsteemides (vt punktid 54–59).
VI The lack of reliable basic information on delegation buildings is an obstacle to effective planning. 
VI Delegatsioonide hooneid puudutava põhiteabe puudumine pärsib mõjusat planeerimist.
Moreover, headquarters does not make effective use of the information which is available to draw up plans for taking corrective action (see paragraph 60). 
Peakorter ei kasuta ka olemasolevat teavet mõjusalt, et kavandada parandusmeetmeid (vt punkt 60).
Planning focuses on addressing short-term needs (see paragraphs 61 and 62). 
Kavandamisel keskendutakse lühiajalistele vajadustele (vt punktid 61 ja 62).
VII It is the long-term objective of the EEAS to purchase more delegation office premises. 
VII Euroopa välisteenistuse pikaajaline eesmärk on osta suuremale arvule delegatsioonidele enda kontoripinnad.
In 2015, under the new provisions in the financial regulation, the EEAS arranged terms for borrowing up to 200 million euro to buy real estate. 
2015. aastal lepiti uue finantsmääruse raames kokku tingimused Euroopa välisteenistusele kinnisvara ostuks kuni 200 miljoni euro laenamiseks.
However, the EEAS has limited experience in owning buildings and lacks real-estate management expertise. Consequently, it has not established effective systems to manage owned properties, for example to maintain properties in good condition or to sell buildings which it no longer uses (see paragraphs 63 to 66). 
Sellest tulenevalt ei ole teenistus loonud mõjusaid süsteeme enda omandis oleva kinnisvara haldamiseks ning näiteks kinnisvara heades tingimustes hoidmiseks või kasutuseta pindade müügiks (vt punktid 63–66).
VIII On the basis of the observations in this report, the Court recommends that the EEAS should: (a) include environmental factors, access for disabled people and flexibility as objectives in the building policy for office buildings; (b) ensure charges paid by EU Member States or other EU institutions or bodies hosted in delegation buildings are consistent and recover full costs; (c) strengthen the application of the building-file procedure for selecting buildings; (d) use a central source of information to verify market rates for office buildings and regularly monitor consistency of office rents with market rates; (e) improve its real-estate management information system, so that it can provide more reliable and relevant information to feed into the planning process; (f) reinforce expertise in real-estate management at headquarters to develop a more strategic approach, improve planning and strengthen support for delegations; (g) establish priorities for rentals, purchases, sales, modifications and maintenance in rolling medium-term plans, using available information on floor space and building condition in order to comply with the building policy; (h) introduce systems to manage owned buildings effectively. 
VIII Käesolevas aruandes tehtud tähelepanekute põhjal soovitab kontrollikoda Euroopa välisteenistusel võtta järgmisi samme: a) lisada kontorihoonete puhul kinnisvarapoliitika eesmärkidele ka keskkonnategurid, juurdepääs puudega inimestele ja paindlikkus; b) tagada, et delegatsioonidelt ruume üürivate ELi liikmesriikide või ELi teiste institutsioonide või asutuste makstavad tasud on järjepidevad ja katavad täielikult kulud; c) tugevdada kinnisvaratoimiku menetluse kasutamist hoonete valimisel; d) kasutada kontorihoonete hindade kontrollimisel ühte keskset allikat ja kontrollida regulaarselt, et kontoripindade eest makstavad üürid vastaksid turuhindadele; e) parandada oma kinnisvara haldamise infosüsteemi nii, et see pakuks kavandamisprotsessi jaoks usaldusväärsemat ja asjakohasemat teavet; f) parandada peakorteri kinnisvara haldamise alaseid teadmisi, et töötada välja strateegilisem lähenemisviis, parandada planeerimist ja delegatsioonidele antavat tuge; g) kehtestada prioriteedid üürimist, oste, müüke, muudatusi ja hooldust puudutavate keskmise tähtajaga plaanide jaoks; kinnisvarapoliitika järgimiseks tuleb selleks kasutada põrandapinna ja hoonete seisukorra kohta olemasolevat teavet; h) võtta kasutusele süsteemid Euroopa välisteenistuse omandis olevate hoonete mõjusaks haldamiseks.
Introduction 08 01 The European External Action Service (EEAS) coordinates the EU’s foreign and security policy. 
Sissejuhatus 08 01 Euroopa välisteenistus koordineerib ELi välis-ja julgeolekupoliitikat.
The EEAS has its headquarters in Brussels and is responsible for running EU delegations around the world. 
Välisteenistuse peakorter asub Brüsselis ja vastutab üle kogu maailma asuvate ELi delegatsioonide tegevuse eest.
The EEAS is structurally and financially independent from the European Commission, but cooperates with it on many issues. 
Struktuuriliselt ja rahaliselt on Euroopa välisteenistus Euroopa Komisjonist sõltumatu, ent teeb viimasega paljudes küsimustes koostööd.
02 On its creation in January 2011, the EEAS took over responsibility for all EU delegations from the European Commission. 
02 Peale välisteenistuse loomist jaanuaris 2011 võttis see Euroopa Komisjonilt üle vastutuse kõigi ELi delegatsioonide eest.
The EEAS is also responsible for the residences of heads of delegation and for providing or reimbursing the costs of accommodation for 2 400 staff. 
Euroopa välisteenistus vastutab ka delegatsioonide juhtide residentside ning 2400 töötajale elamispinnakulude hüvitamise või neile elamispinna pakkumise eest.
03 The effective management of EU delegation buildings contributes to achieving the EU’s objectives in foreign policy, trade and development cooperation. 
03 ELi delegatsioonide hoonete mõjus haldamine aitab kaasa ELi välispoliitika, kaubanduse ja arengukoostöö eesmärkide saavutamisele.
Delegation offices aim to provide a stable, visible, functional and secure working and meeting environment for staff and visitors. 
Delegatsioonide käsutuses olevate kontoripindade eesmärk on pakkuda töötajatele ja külalistele stabiilset, nähtava asukohaga, funktsionaalset ja ohutut töö-ja kokkusaamiskeskkonda.
Buildings should provide value for money, and sharing office premises with Member States or other EU institutions and bodies is actively promoted. 
Hooned peaksid pakkuma kuludele vastavat tulu, ja aktiivselt peaks toetama kontoripindade jagamist ELi liikmesriikide või teiste ELi institutsioonide või asutustega.
04 Some 80 % of delegation office buildings and residences of heads of delegation are rented, the rest are owned. 
04 Ligi 80% kontorihoonetest ja delegatsioonide juhtide residentsidest on üüripin-nad, ülejäänud on välisteenistuse omandis.
EEAS expenditure on delegation buildings in 2014 amounted to 165 million euro (see Figure 1). 
2014. aastal moodustasid Euroopa välisteenistuse kulutused delegatsioonide hoonetele 165 miljonit eurot (vt joonis 1).
Introduction 09 2014 expenditure on delegation buildings 165 million euro Offices 53 million euro Residences - 11 million euro Staff accommodation 62 million euro Security costs 26 million euro — 16 % Water, gas, electricity, insurance — 3 % Cleaning and maintenance — 2 % Major repairs/fitting out — 2 % Purchase/construction of buildings — 1 % Source: EEAS. 
Sissejuhatus 09 2014. aastal kulutas Euroopa välisteenistus delegatsioonide hoonetele 165 miljonit eurot Turvakulud 26 miljonit eurot - 16% Vesi, gaas, elekter, kindlustus - 3% Koristus ja hooldus - 2% Suuremad remondi-/sisustustööd - 2% Hoonete ostmine/ehitamine - 1% Allikas: Euroopa välisteenistus.
Rents or reimbursements of rents 126 million euro — 76 % Figure 1 Audit scope 10 and approach Audit scope 05 The overall audit objective was to examine whether the EEAS manages delegation buildings well and the audit addressed the following sub-questions. (a) Do delegation buildings meet the needs of the EEAS and provide value for money? (b) Does the EEAS have effective procedures for selecting the right buildings? (c) Does the EEAS have effective systems for monitoring the continued suitability of buildings and planning necessary changes? 
Auditi ulatus 10 ja lähenemisviis Auditi ulatus 05 Auditi üldeesmärk oli uurida, kas Euroopa välisteenistus haldab delegatsioonide hooneid hästi; seejuures püstitati järgmised alaküsimused: a) Kas delegatsioonide hooned vastavad Euroopa välisteenistuse vajadustele ja pakuvad kuludele vastavat tulu? b) Kas Euroopa välisteenistusel on õigete hoonete valimiseks mõjusad protseduurid? c) Kas Euroopa välisteenistusel on hoonete jooksva sobivuse järelevalveks ja vajalike muudatuste tegemiseks mõjusad süsteemid?
Audit approach 06 We based the audit observations on four main sources of audit evidence (see Figure 2). (a) We sent a survey to heads of administration in 133 delegations1. 
Auditi lähenemisviis 06 Kontrollikoja audititähelepanekud põhinevad neljal peamisel auditi tõendusmaterjali allikal (vt joonis 2). a) Auditirühm saatis 133 delegatsiooni haldusjuhtidele küsimustikud1.
112 heads of administration completed the survey, representing a response rate of 84 %. (b) We reviewed a sample of 30 building files submitted to headquarters in 2013 and 20142. 
Küsimustiku täitsid 112 haldusjuhti (vastajate osakaal 84%). b) Kontrollikoda vaatas läbi aastatel 2013–2014 peakorterile esitatud 30 kinnisvaratoimikust koosneva valimi2.
The decision to rent or buy a particular building, or whether or not to renew a lease, is taken on the basis of a building file submitted to headquarters by the delegation concerned. (c) We carried out visits to four delegations (Nepal, Tanzania, Turkey and United States — Washington DC) in order to examine building-management practices in delegations of different size, continent, space per person, ownership (three office buildings were rented), building condition, staff composition and experience of co-location. 
Otsus konkreetse hoone üürimise või ostmise või üürilepingu pikendamise kohta põhineb asjaomase delegatsiooni poolt peakorterile esitatud kinnisvaratoimikul. c) Külastati nelja delegatsiooni (Nepal, Tansaania, Türgi ja Ameerika Ühendriigid – Washington) eesmärgiga uurida hoonete haldamist delegatsioonides, mille puhul on erinevad nii suurus, kontinent, pind töötaja kohta, omand (kolm kontorihoonet olid üüripinnad), pinna seisukord, töötajaskonna ülesehitus kui ka ühispaiknemise käigus saadud kogemused.
During the visits to these delegations we also discussed building-management practices with heads of administration of the Member States’ embassies. 
Delegatsioonidesse tehtud külastuste ajal arutati hoonete haldamise praktikat ka liikmesriikide saatkondade haldusjuhtidega.