natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Στο Ελεγκτικό Συνέδριο διενεργείται έλεγχος από ανεξάρ­ τητη εταιρεία εξωτερικού ελέγχου (2), η οποία εξέδωσε έκθεση ελέγχου σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις για το οικονομικό έτος από την 1η Ιανουαρίου 2009 έως τις 31 Δεκεμβρίου 2009, καθώς και έκθεση αξιοπιστίας σχετικά με την κανονικότητα της χρήσης των πόρων του Συνεδρίου, καθώς και τις ελεγκτικές δια­ δικασίες που θεσπίστηκαν για το οικονομικό έτος από την 1η Ιανουαρίου 2009 έως την 31η Δεκεμβρίου 2009 (βλέπε σημείο 9.22). 
TheCourtofAuditorsisauditedbyanindependent external audit firm (2) which issued an audit report on the financial statements for the financial year from 1 January 2009 to 31 December 2009 and an assurance report concerning the regularity of the use of the Court's resources, and the control procedures in place for the financial year from 1 January 2009 to 31 December 2009 (see paragraph 9.22).
ΚΑΝΟΝΙΚΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ 9.9. 
REGULARITY OF TRANSACTIONS 9.9.
Βάσει δείγματος 57 πράξεων, ο έλεγχος διαπίστωσε ότι οι πληρωμές δεν περιείχαν, στο σύνολό τους, ουσιώδη σφάλματα. 
On the basis of the sample of 57 transactions, the audit found the payments as a whole to be free from material error.
ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΜΕ ΤΟΝ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΟ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ 9.10. 
COMPLIANCE OF SYSTEMS WITH THE FINANCIAL REGULATION 9.10.
Τα αποτελέσματα του δοκιμαστικού ελέγχου των συστη­ μάτων συνοψίζονται στο παράρτημα 9.2. 
The results of the examination of systems are summarised in Annex 9.2.
Ο έλεγχος του Συνε­ δρίου σχετικά με τη συμμόρφωση των συστημάτων με τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού, προορισμός των οποίων είναι να διασφαλίζεται η κανονικότητα των πράξεων (βλέπε σημείο 9.6), δεν διαπίστωσε ουσιώδεις αδυναμίες. 
The Court’s audit of the compliance of the systems designed to ensure the regularity of transactions with the provisions of the Financial Regulation (see paragraph 9.6) found no material weakness.
ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ ΤΩΝ ΘΕΣΕΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ 9.11. 
RELIABILITY OF COMMISSION MANAGEMENT REPRESENTATIONS 9.11.
Οι συγκεκριμένες παρατηρήσεις που ακολουθούν, οι οποίες παρουσιάζονται ανά θεσμικό όργανο ή οργανισμό της Ευρωπαϊκής Ένωσης, βασίζονται στον έλεγχο εκ μέρους του Συνε­ δρίου α) των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου που εφάρμοζε κάθε θεσμικό όργανο και β) των επιλεγμένων θεμάτων (βλέπε σημεία 9.6 και 9.7). 
Thespecificobservationsthatfollowandwhichare presented by Institution or body of the European Union are based on the Court’s audit (a) of the supervisory and control systems applied by each Institution and (b) on the selected topics (see paragraphs 9.6 and 9.7).
Οι διαπιστώσεις αυτές δεν θέτουν υπό αμφι­ σβήτηση τις εκτιμήσεις που παρουσιάζονται στα σημεία 9.9 και 9.10, εφόσον δεν είναι ουσιώδεις για τις διοικητικές δαπάνες στο σύνολό τους, αλλά είναι σημαντικές στο πλαίσιο κάθε σχετικού θεσμικού οργάνου. 
These findings do not call into question the assessments set out in paragraphs 9.9 and 9.10 as they are not material to administrative expenditure as a whole but are significant in the context of the individual Institution concerned.
Με την εξέταση των διαδικασιών για την πρόσληψη υπαλλήλων λοιπών κατηγοριών των θεσμικών οργάνων (έκτακτων και συμβασιούχων υπαλλήλων) διαπιστώθηκε ότι, σε πέντε από τις 20 περιπτώσεις, τα δικαιολογητικά που αποδείκνυαν τη συμμόρ­ φωση με τους κανόνες για την εκπλήρωση των στρατιωτικών ή λοιπών υποχρεώσεων δεν είχαν παρασχεθεί. 
The examination of the procedures for the engagement of other agents of the Institutions (temporary and contract staff) established that, in five cases out of 20, documents evidencing compliance with the rules related to the fulfilment of military or other obligations had not been provided.
ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ Ως προς τα προσκομιστέα έγγραφα για την επαλήθευση της τήρησης των στρατιωτικών υποχρεώσεων, το Κοινοβούλιο επιθυ­ μεί να διευκρινίσει τα ακόλουθα στοιχεία: Το Κοινοβούλιο αναγνωρίζει ότι, λαμβανομένης υπόψη της στα­ διακής κατάργησης των στρατιωτικών υποχρεώσεων στα διά­ φορα κράτη μέλη, η τήρηση των υποχρεώσεων αυτών δεν ελέγχθηκε συστηματικά κατά την πρόσληψη των έκτακτων και συμ­ βασιούχων υπαλλήλων έως τις αρχές του δεύτερου εξαμήνου του 2008. 
THE REPLY OF THE EUROPEAN PARLIAMENT As regards the documents to be provided as proof of fulfilment of military obligations, Parliament wishes to state the following: Parliament acknowledges that, in the light of the gradual abolition of military service in the Member States, fulfilment of such obligations was not the subject of systematic checks in connection with the recruitment of temporary and contract staff until the start of the second half of 2008.
Έκτοτε όμως η ΓΔ Προσωπικού ζητά από τους υποψηφίους να προσκομίσουν αποδεικτικά της τήρησης των στρατιωτικών υπο­ χρεώσεων. 
However, since then DG Personnel has asked applicants to provide proof of fulfilment of their military obligations.
Η μονάδα πρόσληψης και μετάθεσης προσωπικού διαθέτει έτσι μια βάση δεδομένων που περιγράφει τις στρατιω­ τικές υποχρεώσεις ανά χώρα και επαληθεύει συστηματικά την τήρηση των υποχρεώσεων αυτών κατά τη στιγμή της σύναψης της σύμβασης με τους υπαλλήλους. 
The Recruitment and Staff Transfers Unit has a database which gives details of the military obligations to be met in each Member State and systematically verifies that those obligations have been fulfilled when concluding contracts with other servants.
Τα παραδείγματα μη συμμόρφωσης που εντοπίστηκαν από το Ελεγκτικό Συνέδριο αντιστοιχούν σε έκτακτους/συμβασιούχους υπαλλήλους που προσλήφθηκαν για πρώτη φορά στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πριν από την εγκαθίδρυση αυτών των συστηματικών ελέγχων. 
The instances of non-compliance highlighted by the Court concern temporary and contract staff recruited by Parliament for the first time prior to the introduction of these systematic checks.
ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ Όπως προβλέπεται στο άρθρο 67 παράγραφος 2 και στο άρθρο 68 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, εναπόκειται στους δικαιούχους των αποζημιώσεων να γνωστοποιούν κάθε αλλαγή της κατάστασής τους. 
THE REPLY OF THE EUROPEAN PARLIAMENT As stipulated in Article 67(2) and Article 68 of the Staff Regu­ lations, it is for the recipients of allowances to notify the Adminis­ tration of any change in their circumstances.
Το σύστημα αυτό, που βασίζεται στην «αυθόρμητη δήλωση», ενδέχεται να προκαλέσει καθυστέρηση στην ενημέρωση των ατομικών δικαιωμάτων. 
This arrangement, based on ‘spontaneous declarations’, may give rise to delays in updating individual entitlements.
Για να αντιμετωπιστεί ο κίνδυνος αυτός, το Κοινοβούλιο ανέκαθεν δρομολογούσε τακτικές πρωτοβουλίες επαλήθευσης της κατάστα­ σης των υπαλλήλων του. 
With a view to forestalling this risk, Parliament has always taken regular steps to verify the circumstances of its staff.
Από το 2010, η επαλήθευση αυτή είναι πια αυτοματοποιημένη μέσω της «fiche électronique». 
As from 2010, that verification has been computerised through the introduction of the ‘electronic data sheet’.
Η εφεξής «προβλεπτική» διαδικασία αναμένεται να επιτρέπει ετήσια τουλά­ χιστον επαλήθευση των προσωπικών και διοικητικών στοιχείων των υπαλλήλων. 
This ‘proactive’ procedure will make it possible to verify staff members’ personal and administrative data at least once a year.
Στόχος της είναι να επαληθεύει ο ενδιαφερόμε­ νος υπάλληλος την κατάστασή του κατά την ημέρα J και να γνωστοποιεί κάθε ενδεχόμενη μεταβολή στην αρμόδια υπηρεσία με αποστολή των απαιτούμενων δικαιολογητικών. Τα ποσά που καταβάλλονται αχρεωστήτως σε όσους υπαλλήλους δεν έχουν γνωστοποιήσει τη μεταβολή της κατάστασής τους υπό­ κεινται σε ανάκτηση. 
Each staff member is required to verify his or her circumstances on a given date and to forward notification of any change, along with the requisite supporting documents, to the department concerned.
Καταβολή κοινωνικών επιδομάτων στους υπαλλήλους 9.14. 
Payment of social allowances to staff members 9.14.
Ο έλεγχος διαπίστωσε ότι, σε 16 από τις 30 περιπτώσεις, δεν ήταν ενημερωμένα τα διαθέσιμα πληροφοριακά στοιχεία στις υπηρεσίες του Κοινοβουλίου, προκειμένου να διασφαλίζεται ότι τα επιδόματα που προβλέπονται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης καταβάλλονται στους υπαλλήλους σύμφωνα με τις σχετικές κοινοτικές διατάξεις και την εθνική νομοθεσία. 
The audit found that, in 16 cases out of 30, information available to the Parliament’s services, in order to ensure that allowances provided for by the Staff Regulations are paid to staff in compliance with relevant community regu­ lations and national legislation, was not up-to-date.
Η κατά­ σταση αυτή δημιουργεί τον κίνδυνο να πραγματοποιούνται εσφαλ­ μένες πληρωμές ή να καταβάλλονται αχρεωστήτως ποσά, σε περί­ πτωση μεταβολής της προσωπικής κατάστασης του ατόμου. 
This situation leads to the risk of making incorrect or undue payments if the circumstances of the individual have changed.
Πρέπει να ζητείται από τους υπαλλήλους να παρέχουν σε ενδεδειγμένα χρονικά διαστήματα έγγραφα που να βεβαιώνουν την προσωπική τους κατάσταση. 
Staff should be requested to deliver at appropriate intervals documents confirming their personal situation.
Επιπλέον, το Κοινοβούλιο πρέπει να εφαρμόσει κάποιο σύστημα για την έγκαιρη παρακολούθηση και τον έλεγχο αυτών των εγγράφων. 
In addition, the Parliament should implement a system for the timely monitoring and control of these documents.
EL 200 Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης 9.11.2010 ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ Οργάνωση και λειτουργία των πολιτικών ομάδων 9.15. Το άρθρο 12.9 του εσωτερικού κανονισμού του Κοινο­ βουλίου σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού, που εγκρί­ θηκε στις 27 Απριλίου 2005, προβλέπει ότι οι πιστώσεις του προϋπολογισμού του Κοινοβουλίου, τις οποίες διαχειρίζονται οι πολιτικές ομάδες, δεν εμπίπτουν στον τομέα αρμοδιοτήτων του εσωτερικού ελεγκτή. 
EN 200 OfficialJournaloftheEuropeanUnion 9.11.2010 T H E C O U R T ’ S O B S E R VA T I O N S Organisation and functioning of political groups 9.15. Article12.9oftheParliament’sInternalRulesforthe implementation of the budget, adopted on 27 April 2005, provides that the Internal Auditor’s area of competence does not include the appropriations from Parliament’s budget managed by political groups.
Οι ειδικοί κανόνες για τη χρήση αυτών των πιστώσεων (3) απαιτούν από κάθε πολιτική ομάδα να καταρτίζει τις δικές της εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις και να εφαρμόζει σύστημα εσωτερικού ελέγχου. 
The specific rules on the use of these appropriations (3) require that each political group estab­ lishes its own internal financial rules and implements an internal control system.
Η λειτουργία του εσωτερικού ελέγ­ χου δεν αναφέρεται. 
The internal audit function is not mentioned.
Μόνον οι διατάξεις μίας από τις επτά πολι­ τικές ομάδες προβλέπουν τον διορισμό εσωτερικού ελεγκτή. 
Only the rules of one out of seven political groups provide for the appointment of an internal auditor.
Η ανεξαρτησία ως προς τη λειτουργία των πολιτικών ομάδων δεν αιτιολογεί τη μη εφαρμογή των κανονιστικών διατάξεων σχετικά με τη λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου, όσον αφορά τη χρήση των πόρων από τις πολιτικές ομάδες. 
The functional independence of political groups does not justify that regulatory provisions on the internal audit function are not applied as regards the use of funds by political groups.
Βάσει των εν λόγω διατάξεων, οι πολιτικές ομάδες έχουν το δικαίωμα να μεταφέρουν μη χρησιμοποιηθείσες πιστώσεις δεδομένου έτους στο επόμενο οικονομικό έτος, χωρίς να υποχρε­ ούνται να αιτιολογούν την απόφαση αυτή (4). 
They allow political groups to carry-over to the succeeding financial years unused appropriations of a given year, without having to justify this decision(4).
Αυτές οι ειδικές διατάξεις, οι οποίες αποτελούν εξαίρεση από τη δημοσιονομική αρχή της ετήσιας διάρκειας, στερούνται νομικής βάσης στον δημο­ σιονομικό κανονισμό. 
These specific provisions, which introduced an exception to the budgetary principle of annuality, do not find a legal basis in the Financial Regulation.
Συμβούλιο Σύναψη συμβάσεων 9.17. 
Council Procurement 9.17.
Σε δύο από τις έξι διαδικασίες σύναψης συμβάσεων που ελέγχθηκαν, δεν τηρήθηκαν οι κανόνες που ορίζει ο δημοσιονομι­ κός κανονισμός σχετικά με τη δημοσίευση του αποτελέσματος της διαδικασίας σε γνωστοποιήσεις ανάθεσης της σύμβασης. 
Intwooutofsixprocurementproceduresaudited,the rules set in the Financial Regulation for the publication of the outcome of the procedure in contract award notices were not respected.
ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ Το Κοινοβούλιο λαμβάνει υπόψη τη διαπίστωση του Ελεγκτικού Συνεδρίου και προτίθεται κατόπιν τούτου να συζητήσει το ενδε­ χόμενο: — να ενσωματώσει στους κανόνες για τη χρησιμοποίηση των πιστώσεων της θέσης 4 0 0 0 την υποχρέωση να προβλέ­ πεται στους δημοσιονομικούς κανόνες που εγκρίνει κάθε πολι­ τική ομάδα μια διατύπωση που να καλύπτει το πεδίο δρα­ στηριότητας και τα καθήκοντα ενός εσωτερικού ελεγκτή, όπως προβλέπεται στο άρθρο 85 του δημοσιονομικού κανονισμού, — να προβλέψει τη δυνατότητα των πολιτικών ομάδων είτε να προσφεύγουν σε εσωτερικό ελεγκτή (αν το μέγεθός τους το δικαιολογεί) είτε να αναθέτουν τα καθήκοντα αυτά σε εξω­ τερικό ελεγκτή, εξυπακουομένου ότι ο τελευταίος δεν θα είναι ο εξωτερικός ελεγκτής ο επιφορτισμένος με την εξέταση των λογαριασμών της πολιτικής ομάδας. 
THE REPLY OF THE EUROPEAN PARLIAMENT Parliament notes the Court’s finding and, in response, intends to discuss the possibility of: — incorporating into the rules governing the use of Item 4 0 0 0 appropriations the requirement that the financial rules adopted by the groups should include a provision laying down the remit and duties of an internal auditor, as provided for in Article 85 of the Financial Regulation, — allowing the groups either to appoint an internal auditor (if their size permits) or to confer those duties on an external auditor, on the understanding that he or she is not the external auditor responsible for examining the group’s accounts.
ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ Χρειάζεται μια διάκριση ανάμεσα στις δημοσιονομικές πράξεις του διατάκτη —ο οποίος αναλαμβάνει και εκκαθαρίζει τις πιστώ­ σεις της θέσης 4 0 0 0 του προϋπολογισμού τηρώντας στο ακέραιο τον δημοσιονομικό κανονισμό, και ειδικότερα την αρχή της ετήσιας διάρκειας— και τη διαχείριση των πόρων κάθε πολι­ τικής ομάδας, η οποία διέπεται από τους ειδικούς κανόνες που ενέκρινε το Προεδρείο στις 30 Ιουνίου 2003. 
THE REPLY OF THE EUROPEAN PARLIAMENT A distinction should be drawn between the budgetary operations conducted by the authorising officer by delegation — who commits and pays appropriations from budget Item 4 0 0 0 in full compliance with the Financial Regulation, and in particular the principle of annuality — and the management of the resources of each political group, which is governed by specific rules adopted by the Bureau on 30 June 2003.
Οι κανόνες αυτοί καταρτίστηκαν προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις της ιδιαιτερότητας των λειτουργιών των πολιτικών ομάδων και προ­ βλέπουν ρητά τη διαδικασία μεταφοράς στην οποία αναφέρεται το Ελεγκτικό Συνέδριο. 
Those rules take account of the constraints imposed by the specific nature of the political groups’ role and make explicit provision for the carryover procedure referred to by the Court.
ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ Σύμφωνα με το άρθρο 149 παράγραφος 1 των εκτελεστικών κανόνων, η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου ενημερώνει συστηματικά και χωρίς καθυστέρηση όλους τους υποψήφιους που συμμετέχουν σε διαδικασία σύναψης συμβάσεων για το απο­ τέλεσμα της διαδικασίας ευθύς ως η αναθέτουσα αρχή αποφασί­ σει ως προς την ανάθεση της σύμβασης. 
REPLY OF THE COUNCIL In conformity with Article 149.1 of the Implementing Rules, the General Secretariat of the Council informs systematically and without delay all candidates participating in a tender procedure of the outcome of the procedure as soon as the contracting authority has decided on the award of the contract.
Επιπλέον, η προκήρυξη ανάθεσης που αναφέρεται στο άρθρο 118 παράγραφος 4 των εκτελεστικών κανόνων αποστέλλεται από το κεντρικό τμήμα συμβάσεων για δημοσίευση στην Υπηρε­ σία Επίσημων Εκδόσεων μόλις η σύμβαση υπογραφεί από τον διατάκτη. 
In addition, the award notice mentioned in Article 118.4 of the Implementing Rules is sent by the central procurement department for publication by the Publications Office as soon as the contract is signed by the authorising officer.
Ατυχώς, στις δύο περιπτώσεις που εντόπισε το Ελεγ­ κτικό Συνέδριο, ο τελευταίος ενημέρωσε το κεντρικό τμήμα συμ­ βάσεων πολύ αργά και δεν τηρήθηκε η προθεσμία που αναφέ­ ρεται στο άρθρο 118 παράγραφος 4 των εκτελεστικών κανόνων. _____________ (3) Εσωτερικός κανονισμός, ο οποίος εγκρίθηκε από το ποεδρείο του Ευρω­ παϊκού Κοινοβουλίου στις 30 Ιουνίου 2003 και τροποποιήθηκε με τις αποφάσεις της 22ας Μαρτίου 2006 και της 11ης Ιουλίου 2007. 
Unfortunately, in the two cases identified by the Court, the latter informed the central procurement department too late and the delay mentioned in Article 118.4 of the IR was not respected. _____________ (3) Rules adopted by the Bureau of the European Parliament on 30 June 2003, as amended by decisions of 22 March 2006 and 11 July 2007.
(4) Στο τέλος του οικονομικού έτους 2008, οι πιστώσεις που μεταφέρθη­ καν από τις πολιτικές ομάδες ανέρχονταν σε 22 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι το 42,5 % των ετήσιων πιστώσεων για το 2008. 
(4) At the end of the financial year 2008, appropriations carried over by political groups amounted to 22 million euro, i.e. 42,5 % of the annual appropriations for 2008.
EL 9.11.2010 Επιτροπή Καταβολή κοινωνικών επιδομάτων και παροχών στους υπαλλήλους 9.18. 
EN 9.11.2010 OfficialJournaloftheEuropeanUnion 201 T H E Commission C O U R T ’ S O B S E R VA T I O N S Payment of social allowances and benefits to staff members 9.18.
Με τον έλεγχο δέκα πράξεων διαπιστώθηκε ότι, σε τέσ­ σερις περιπτώσεις, το γραφείο διαχείρισης και εκκαθάρισης των ατομικών δικαιωμάτων (PMO) δεν αφαίρεσε, από τα κοινωνικά επιδόματα που ορίζει ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης, τα οικογενειακά επιδόματα που δικαιούνται να λαμβάνουν οι υπάλ­ ληλοι από τις εθνικές αρχές. 
Theauditoftentransactionsfoundthat,infourcases, the Office for Administration and Payment of Individual Entitlements (PMO) did not deduct, from the social allowances provided for by the Staff Regulations, the family allowances that staff is entitled to receive from national authorities.
Σε τέσσερις περιπτώσεις, τα ποσά που αφαιρέθηκαν δεν αντικατοπτρίζουν την πιο πρόσφατη εφαρμοζό­ μενη αξία των παροχών που καταβάλλουν οι εθνικές αρχές. 
In four other cases, the amounts deducted did not reflect the latest applicable value of benefits paid by national authorities.
Τα συστήματα πληροφορικής που χρησιμοποιήθηκαν για τη διαχεί­ ριση αυτών των πληρωμών πρέπει να αναπτυχθούν περαιτέρω ώστε να διασφαλίζουν ότι ενημερώνονται αυτόματα τα ποσά των επιδομάτων που καταβάλλουν οι εθνικές αρχές. 
The IT systems used to manage these payments should be further developed to ensure that the amounts of allowances paid by national authorities are updated automatically.
Ο έλεγχος διαπίστωσε ότι, σε πέντε από τις 15 περιπτώ­ σεις, δεν ήταν ενημερωμένα τα διαθέσιμα πληροφοριακά στοιχεία της Γενικής Διεύθυνσης Εξωτερικών Σχέσεων (ΓΔ RELEX), προκει­ μένου να διασφαλίζεται ότι τα επιδόματα που προβλέπονται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης καταβάλλονται στο προ­ σωπικό των αντιπροσωπειών σύμφωνα με τις σχετικές κοινοτικές διατάξεις. 
The audit found that, in five cases out of 15, information available to the services of the General Directorate for External Relations (DG RELEX) in order to ensure that allowances provided for by the Staff Regulations are paid to staff serving in Delegations in compliance with relevant community regulations, was not up-to-date.
Η κατάσταση αυτή δημιουργεί τον κίνδυνο να καταβάλ­ λονται ποσά εσφαλμένα ή αχρεωστήτως. 
This situation leads to the risk of making incorrect or undue payments.
Πρέπει να ζητείται από τους υπαλλήλους να παρέχουν σε ενδεδειγμένα χρονικά διαστή­ ματα στις υπηρεσίες της Επιτροπής έγγραφα που να βεβαιώνουν την προσωπική τους κατάσταση. 
Staff should be requested to deliver at appropriate intervals to the Commission’s services documents proving their personal situation.
Επιπλέον, η ΓΔ RELEX πρέπει να εφαρμόσει σύστημα για την έγκαιρη παρακολούθηση και τον έλεγχο αυτών των εγγράφων. Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης 201 ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ 9.20. 
In addition, DG RELEX should implement a system for the timely monitoring and control of these documents.
Σημειωτέον ότι στις δύο περιπτώσεις που εντόπισε το Ελεγκτικό Συνέδριο (αμφότερες με ελάχιστο αριθμό υποψηφίων), οι τελευ­ ταίοι δεν έχουν λόγους προσφυγής αφού ενημερώθηκαν αμέσως ατομικά για την απόφαση ανάθεσης. 
It should be noted that the in the two cases cited by the European Court of Auditors (both with a very limited number of candidates), the latter have no grounds for complaint since they were informed individually immediately of the award decision.
ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ Το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης Ατομικών Δικαιωμάτων (PMO) έχει ήδη αναλάβει δράση για την κάλυψη των καθυστε­ ρήσεων όσον αφορά τον έλεγχο των εθνικών κοινωνικών επιδο­ μάτων και θα συνεχίσει να παρακολουθεί τα εντοπισμένα κρού­ σματα. 
REPLY OF THE COMMISSION The Office for Administration and Payments of Individual Entitlements (PMO) has already taken action to catch up delays in the control of national social allowances and will follow up the detected cases.
Από τα μέσα Οκτωβρίου 2009 έως το τέλος Απριλίου 2010, ανοίχθηκαν 348 φάκελοι επί συνόλου 598 και ήδη έχουν κλείσει 243. 
Between mid October 2009 and end of April 2010, 348 files out of 598 files have been opened and already 243 files have been closed.
Οι έλεγχοι θα συνεχιστούν. Προβλέπεται η δημιουργία στο νέο σύστημα της δυνατότητας αυτόματης επικαιροποίησης των εθνικών επιδομάτων, αλλά το μέτρο αυτό δεν θα μπορέσει να τεθεί σε λειτουργία πριν από τις αρχές του 2011. 
Controls will continue further. It is foreseen to build in the new system the possibility to update automatically national allowances, but it will not be possible to put this module into operation before the beginning of 2011.
Ωστόσο, από εκείνη τη στιγμή και μετά, τα επιδόματα θα διορθώνονται αναδρομικά και θα ανακτώνται σύμ­ φωνα με το άρθρο 85 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. 
However, from that moment onwards, allowances will be corrected retroactively and recovered according to article 85 of the Staff regulations.
ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ Η Επιτροπή (ΓΔ RELEX) λαμβάνει υπόψη την παρατήρηση αυτή και θα αντιμετωπίσει το πρόβλημα με τη διαβίβαση έγκαιρων και επαρκών πληροφοριακών στοιχείων στους υπαλλήλους, καθώς και με τακτικούς ελέγχους. 
REPLY OF THE COMMISSION The Commission (DG RELEX) takes note of this observation and will address this problem with the provision of timely and adequate information to officials and with regular checks.
Πραγματοποιούνται έλεγχοι σχετικά με την προσωπική κατάσταση των υπαλλήλων κατά την άφιξη νέων υπαλλήλων για την ανάληψη των θέσεών τους. 
There are checks on the personal situation of staff when new staff arrives to take up their posts.
Τακτικοί έλεγχοι του προσωπικού που έχει υπηρετήσει για κάποιο χρονικό διάστημα μπορούν επίσης να πραγματοποιούνται στο πλαίσιο ελέγχων που διενεργούν οι μονάδες που είναι αρμόδιες για τη διαχείριση των δικαιωμάτων και των υποχρεώσεων του προσω­ πικού στις αντιπροσωπείες. 
Regular checks on staff who have served for some time may also be undertaken as a part of controls operated by the units responsible for the management of rights and obligations of staff in Delegations.
Ειδικότερα, η επικείμενη σύσταση της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ) θα απαιτήσει την κυκλοφορία πλη­ ροφοριών και την έκδοση, κατά περίπτωση, τυποποιημένων εγγράφων για τη νέα υπηρεσία. 
In particular, the forthcoming creation of the European External Action Service (EEAS) will require the circulation of information and the adoption where necessary of standard documents for the new service.