Εκτιμώντας ότι ο Διαμεσολαβητής, ο οποίος μπορεί να ενεργεί και με δική του πρωτοβουλία, πρέπει να έχει στη διάθεσή του όλα τα αναγκαία στοιχεία για την άσκηση των καθηκόντων του· εκτιμώντας ότι, προς το σκοπό αυτό, τα κοινοτικά θεσμικά ή άλλα όργανα υποχρεούνται να παρέχουν στο Διαμεσολαβητή τις πληροφορίες που τους ζητεί και με την επιφύλαξη της υποχρέωσης του Διαμεσολαβητή να μην τις κοινοποιεί· εκτιμώντας ότι η πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες ή έγγραφα, ιδίως σε ευαίσθητα έγγραφα κατά την έννοια του άρθρου 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 [2], υπόκειται στην τήρηση των κανόνων περί ασφαλείας που ισχύουν στο σχετικό θεσμικό όργανο ή οργανισμό· εκτιμώντας ότι τα θεσμικά όργανα ή οι οργανισμοί που παρέχουν διαβαθμισμένες πληροφορίες ή έγγραφα, όπως ορίζει το πρώτο εδάφιο της παραγράφου 2 του άρθρου 3, κοινοποιούν στον Διαμεσολαβητή αυτή τη διαβάθμιση· εκτιμώντας ότι, για την εφαρμογή των κανόνων που θεσπίζονται στο πρώτο εδάφιο της παραγράφου 2 του άρθρου 3, ο Διαμεσολαβητής πρέπει να συμφωνήσει εκ των προτέρων με τα σχετικά θεσμικά όργανα ή οργανισμούς τις ειδικές προϋποθέσεις για τον χειρισμό διαβαθμισμένων πληροφοριών ή εγγράφων ή άλλων πληροφοριών που καλύπτονται από την υποχρέωση επαγγελματικού απορρήτου· εκτιμώντας ότι εάν δεν λάβει τη βοήθεια που ζητεί, ο Διαμεσολαβητής ενημερώνει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το οποίο είναι αρμόδιο να προβεί στα ενδεικνυόμενα διαβήματα,Εκτιμώντας ότι πρέπει να ορισθεί ποιες διαδικασίες κινούνται όταν τα αποτελέσματα των ερευνών του Διαμεσολαβητή καταδεικνύουν περιπτώσεις κακής διοίκησης· ότι πρέπει επίσης να προβλεφθεί ότι, στο τέλος κάθε ετήσιας συνόδου, ο Διαμεσολαβητής υποβάλλει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πλήρη έκθεση,
Whereas the Ombudsman, who may also act on his own initiative, must have access to all the elements required for the performance of his duties; whereas to that end Community institutions and bodies are obliged to supply the Ombudsman, at his request, with any information which he requests of them and without prejudice to the Ombudsman’s obligation not to divulge such information; whereas access to classified information or documents, in particular to sensitive documents within the meaning of Article 9 of Regulation (EC) No 1049/2001 [2], should be subject to compliance with the rules on security of the Community institution or body concerned; whereas the institutions or bodies supplying classified information or documents as mentioned in the first subparagraph of Article 3(2) should inform the Ombudsman of such classification; whereas for the implementation of the rules provided for in the first subparagraph of Article 3(2), the Ombudsman should have agreed in advance with the institution or body concerned the conditions for treatment of classified information or documents and other information covered by the obligation of professional secrecy; whereas if the Ombudsman finds that the assistance requested is not forthcoming, he shall inform the European Parliament, which shall make appropriate representations;Whereas it is necessary to lay down the procedures to be followed where the Ombudsman’s enquiries reveal cases of maladministration; whereas provision should also be made for the submission of a comprehensive report by the Ombudsman to the European Parliament at the end of each annual session;