natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Når afgørelsen var vedtaget, ville den blive gjort almindelig tilgængelig og offentliggjort på Sortsmyndighedens websted.
Decision closing owninitiative inquiry OI/1/99/IJH as regards the Community Plant Variety Office
Den 23. november 1999 fremsendte Sortsmyndighedens formand Ombudsmanden en kopi af bestyrelsens afgørelse om bestemmelser om Sortsmyndighedens arbejdsmetoder vedrørende aktindsigt i Sortsmyndighedens dokumenter.
On 7 April 1999, the Ombudsman wrote to the President of the Community Plant Variety Office to request information about its situation as regardspublic access to documents;whether it has adopted rules on the matterand if so whether the rules are easily available to the public.
Ombudsmanden undersøgte omhyggeligt afgørelsen, som består af otteartikler.
The opinion of the Community Plant Variety Office
Artikel 1 fastsætter, at der ved “dokument” forstås “enhver skreventekst, som er udarbejdet af Sortsmyndigheden i et hvilket som helstmedium, og som ikke allerede er dækket af eksisterende lovgivningsmæssige bestemmelser vedrørende adgang eller fortrolighed”. Dethedder i en fodnote: “Når et dokument, som myndigheden ligger indemed, ikke har myndigheden, men en fysisk eller juridisk person, enmedlemsstat, en anden EF-institution eller enhver anden nationaleller international organisation som ophavsmand, skal begæringenstiles til ophavsmanden.”
The President of the CPVO informed the Ombudsman that the legislationgoverning its activities specifies which documents and material are to beopen to public inspection and which are to be made available only to persons able to satisfy the Office that they have a “legitimate interest”therein.
Artikel 2 fastsætter, at begæringer indgives skriftligt til Sortsmyndigheden. Begæringerne skal være formuleret tilstrækkeligtpræcist til, at det er muligt at identificere det dokument, som derbegæres aktindsigt i, og i givet fald være vedlagt det behørige gebyr(jf. artikel 5 nedenfor).
The President of the CPVO also stated that the Office had prepared a draft Decision of its Administrative Council establishing rules in relation to publicaccess to documents of the Office, based closely on the text of the European Commission’s rules.The draft decision would be presented to Administrative Council of the CPVO at its next meeting, in September1999.Once adopted, the Decision would be made generally available andpublicised on the CPVO website.
I tilfælde af, atbegæringen afslås, kan den, der begærer aktindsigt, inden en månedanmode formanden for bestyrelsen om at ændre denne afgørelse;afgives en sådan anmodning ikke inden en måned, betragtesbegæringen som bortfaldet.
On 23 November 1999, the President of the CPVO forwarded to the Ombudsman a copy of the Decision of the Administrative Council of the CPVO establishing rules on working methods of the CPVO in relation topublic access to documents of the Office.
Ombudsmanden bemærker, at det kun udtrykkeligt er bestemt, at et afslagpå at give aktindsigt skal begrundes i forbindelse med en klage til bestyrelsen.
The Ombudsman carefully examined the Decision, which consists of eight Rules.
Artikel 4 fastsætter, at når der er bevilget aktindsigt, kan denne aktindsigt udøves enten ved gennemsyn i Sortsmyndighedens lokaler efterforudgående aftale eller ved levering af en kopi.
Rule 1 defines “document”to mean “any existing written text producedby the Office in whatever medium which is not already covered byexisting legal provisions allowing access or requiring confidentiality”.A footnote states that “Where a document held by the Office was notproduced by the Office but by a natural or legal person, a Member State, another Community institution or any other national or international body, the application must be sent to the author.”
Jf. artikel 18 i Den Europæiske Ombudsmands adfærdskodeks for god forvaltningspraksis.
Rule 2 provides for applications to be addressed to the Office inwriting.Applications must be sufficiently precise to enable the document in relation to which access is sought to be identified and whereappropriate accompanied by the appropriate fee (see Rule 5 below).
Artikel 5 fastsætter, at der opkræves et fast gebyr på 5 EUR for enkopi af et dokument på indtil 10 sider samt et yderligere gebyr på 0,5EUR pr. side herudover.
Rule 5 provides for a flat rate fee of 5 for a copy of a document ofup to 10 pages, and an additional fee of 0.5 for each additionalpage.
Artikel 6 fastsætter undtagelser, som i det væsentlige er de sammesom dem, der er indeholdt i Rådets og Kommissionens bestemmelserom aktindsigt.
Rule 6 provides for exceptions, which are in substance the same asthose contained in the Council and Commission rules on access todocuments.
Artikel 7 fastsætter, at bestemmelserne offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende snarest muligt efter deres ikrafttræden.
Rule 7 provides for the rules to be published in the Official Journal atthe earliest opportunity following their entry into force.
Ombudsmanden bemærker, at Sortsmyndigheden har et websted(http://www.cpvo.fr), hvor bestemmelserne også kunne offentliggøres.
The Ombudsman notes that the CVPO has a website (http://www.cpvo.fr)where the rules could also be published.
Artikel 8 fastsætter, at bestemmelserne finder anvendelse fra dagenefter det møde i bestyrelsen, hvor de vedtages.
Rule 8 provides that the rules shall apply from the day following thedate of the meeting of the Administrative Council at which they areestablished.
Ombudsmanden har erfaret, at afgørelsen blev vedtaget på mødet i Sortsmyndighedens bestyrelse den 28. og 29. september 1999, og atbestemmelserne derfor trådte i kraft den 30. september 1999.
The Ombudsman understands that the Decision of the Administrative Council of the CPVO was adopted at its meeting of 28 and 29 September1999 and that the rules therefore came into force on 30 September 1999.
Ombudsmanden informerede EF-Sortsmyndigheden om et forslag tilhenstilling, der var fremsat i en tidligere undersøgelse på eget initiativ,hvorefter Fællesskabets institutioner og organer skulle vedtagebestemmelser om aktindsigt.
The Ombudsman informed the Community Plant Variety Office(CPVO) of adraft recommendation, made in a previous owninitiative inquiry, that Community institutions and bodies should adopt rulesconcerning public access to documents.
Sortsmyndigheden informerede Ombudsman om bestemmelser, somgiver mulighed for aktindsigt i:
The CPVO informed the Ombudsman of legal provisions which provide for the possibility of public inspection of :
- registret over ansøgninger om EF-sortsbeskyttelse- registret over EF-sortsbeskyttelse og
- the Register of Applications for Community Plant Variety Rights;
Sortsmyndigheden informerede endvidere Ombudsmanden om denafgørelse, som bestyrelsen havde vedtaget på sit møde den 28. og29. september 1999.
See Article 18 of the European Ombudsman’s Code of Good Administrative Behaviour.
NB: Disse forordninger giver også mulighed foraktindsigt i dyrkningen med henblik på teknisk afprøvning af en sort eller med henblik på den tekniske efterkontrol af en sorts fortsatte beståen.
- in case of a legitimate interest, documents relating to applications orto variety rights already granted.111
Bestemmelser, der er let tilgængelige for offentligheden
There is therefore no evidence of maladministration by the CPVO inrelation to the adoption of rules on public access to documents.
Ombudsmanden informerede EF-Sortsmyndigheden om et forslag tilhenstilling, der var fremsat i en tidligere undersøgelse på eget initiativ,hvorefter bestemmelser om aktindsigt skulle gøres let tilgængelige foroffentligheden.
The Ombudsman informed the Community Plant Variety Officeof a draft recommendation, made in a previous owninitiative inquiry, thatrules on access to documents should be made easily available to thepublic.
Ifølge den afgørelse, som Sortsmyndighedens bestyrelse har vedtaget, skal bestemmelser offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende snarest muligt efter deres ikrafttræden.
The Decision adopted by the Administrative Council of the CPVOrequires the rules to be published in the Official Journal at the earliestopportunity following their entry into force.
Der foreligger derfor ingen beviser for fejl eller forsømmelser fra Sortsmyndighedens side med hensyn til at gøre dens bestemmelserom aktindsigt let tilgængelige for offentligheden.
There is therefore no evidence of maladministration by the CPVO inrelation to making its rules on access to documents easily available tothe public.
På grundlag af ovenstående fremgik det, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser fra EF-Sortsmyndighedens side, og Ombudsmanden afsluttede derfor undersøgelse på eget initiativ OI/1/99/IJH med hensyn til Sortsmyndigheden.
In view of the above, there appears to be no maladministration by the Community Plant Variety Office.The Ombudsman therefore closed owninitiative inquiry OI/1/99/IJH as regards the Office.
Ombudsmanden bemærker, at i lighed med Rådets og Kommissionensbestemmelser begrænser de bestemmelser, som EF-Sortsmyndighedenhar vedtaget, muligheden for aktindsigt i dokumenter, som den ikke erophavsmand til (“ophavsmandsreglen”).
The Ombudsman notes that the rules adopted by the Community Plant Variety Office, like those of the Council and the Commission, limit the possibility of public access to documents of which it is not the author (the“authorship rule”).
Selv om der formentlig ikke findes noget tilsvarende i den sammenligneligenationale lovgivning, ser det ud til, at den gældende fællesskabsret giver Fællesskabets institutioner og organer mulighed for at lade ophavsmandsreglen indgå i deres bestemmelser om aktindsigt. Ombudsmandenbemærker imidlertid, at Retten i Første Instans har konkluderet, at denophavsmandsregel, som Kommissionen har vedtaget, skal fortolkes oganvendes indskrænkende, således at anvendelsen af det almindeligeprincip om gennemsigtighed ikke bringes i fare.112
Although it appears to have no equivalent in comparable national legislation, it seems that the present state of Community law allows Communityinstitutions and bodies to include the authorship rule in their rules on publicaccess to documents.The Ombudsman notes, however, that the Court of First Instance has held that the authorship rule as adopted by the Commission must be construed and applied strictly, so as not to frustratethe application of the general principle of transparency.112
Ved skrivelse af 30. april 1999 informerede Ombudsmanden Europol omden undersøgelse på eget initiativ, der var iværksat i henhold til EF-trakta-
Council Regulation 2100/94 1994 L/227/1, Articles 87-88;Commission Regulation 1239/95, 1995L/121/37, Title V, Articles 82-86.NB These Regulations also make provision for the possibility ofpublic inspection of the growing of varieties for the purposes of their technical examination or for purpose of verifying their continuing existence.
Sag T-188/97 Rothmans International mod Kommissionen, dom af 19. juli 1999, præmis 55.
Case T-188/97 Rothmans International v Commission, Judgement of 19 July 1999, paragraph 55.
AFGØRELSER tens artikel 195.113Han udbad sig oplysninger om situationen i Europolmed hensyn til aktindsigt: navnlig om Europol havde vedtaget bestemmelser herom, og om bestemmelserne i givet fald var let tilgængelige foroffentligheden.
The Ombudsman also notes that the Regulations governing the CPVOalready provide for access to certain categories of documents (relating toapplications for grant of a Community Plant variety right or to variety rightsalready granted) which include documents of which the CPVO is not theauthor.
Europols udtalelse
Draft recommendations to Europol in own initiative inquiry OI/1/99/IJH
I som udtalelse af 15. juli 1999 informerede Europol Ombudsmanden omfølgende:
Europol’s opinion In its opinion, dated 15 July 1999, Europol informed the Ombudsman of
- de generelle bestemmelser om sikkerhedsbeskyttelse af oplysninger, der behandles af Europol, som fastsat af Rådet114på grundlag af artikel 31, stk. 1, i Europol-konventionen,115 og
- the general rules concerning the confidentiality of information processed by Europol, laid down by the Council114acting under Article 31(1) of the Europol Convention,115and
- den sikkerhedshåndbog, der er fastsat i artikel 6 i nævnte generellebestemmelser, og som blev vedtaget af Europols styrelsesråd den 28.januar 1999.
- the Security Manual, foreseen by Article 6 of the above-mentionedgeneral rules, which was adopted by Europol’s Management Board on28 January 1999.
I udtalelsen fra Europol henvistes der desuden til bestemmelserne i Europol-konventionen, som giver personer ret til egenaccess til oplysninger lagret i Europol116, og til den indsats, som Europol gør for at informere offentligheden om sine aktiviteter, navnlig via sit websted(http://www.europol.eu.int).
Europol’s opinion also referred to provisions of the Europol Conventionwhich give individuals the right of access to data relating to them stored by Europol116 and to the efforts which Europol makes to inform the publicabout its activities, in particular through its website(http://www.europol.eu.int).
Direktøren anførte, at han i dennehenseende ville drøfte spørgsmålet med rådsformandskabet med henblikpå at forelægge spørgsmålet for Europols styrelsesråd. Han lovede atinformere Ombudsmanden om udviklingen inden udgangen af 1999.
Europol’s opinion, signed by its Director, expressed willingness to considerthe possibility for Europol to adopt general rules on public access in thenear future and to make those rules publicly available.The Director statedthat in order to achieve this he would discuss the issue with the Council Presidency with a view to bringing the matter to the attention of the Europol Management Board.He undertook to inform the Ombudsman of progressbefore the end of 1999.
I henhold til artikel 41 i traktaten om Den Europæiske Union, som ændret ved Amsterdam-traktaten,er artikel 195 en af de artikler i EF-traktaten, som finder anvendelse på bestemmelserne vedrørendede områder, der er nævnt i afsnit VI i traktaten om Den Europæiske Union (politisamarbejde og retligt samarbejde i kriminalsager). I afsnit VI i traktaten om Den Europæiske Union indgår bestemmelserne vedrørende Europol og Rådets fremme af samarbejdet via Europol.
Article 41 of the Treaty on European Union, as amended by the Treaty of Amsterdam, provides for Article 195 to be one of the Articles of the EC Treaty which shall apply to the provisions relating tothe areas referred to in Title VI of the Treaty on European Union (police and judicial cooperation incriminal matters).Title VI of the TEU includes the provisions relating to Europol and to the Council’spromotion of cooperation through Europol.
Rådets retsakt af 3. november 1998 om vedtagelse af bestemmelser om sikkerhedsbeskyttelse af Europol-oplysninger, EFT1999 C 26, s. 10.
Council Act of 3 November 1998 adopting rules on the confidentiality of Europol information, 1999OJ C 26/10.
265 af afgørende betydning, at Europol fra begyndelsen af sit virke fuldt udoverholder principperne for god forvaltningsskik.
After carefully considering Europol’s opinion, the Ombudsman addressed afurther letter to its Director on 24 September 1999, welcoming Europol’spositive attitude towards the adoption of rules on public access to documents.
Ombudsmanden bemærkede, at selve karakteren af politiarbejde nødvendigvis indebærer behandling af oplysninger og dokumenter, som i borgerenes interesser skal være fortrolig. Dette forhold bør imidlertid ikke være tilhinder for, at Europol vedtager bestemmelser om aktindsigt, som tilpassesdens egne forhold, som andre institutioner og organer har gjort.
The Ombudsman pointed out that, for any modern European administration, it is important to have the confidence and the support of citizens.
Ombudsmanden anså desuden den tidsplan, som Europol havde fastsatfor vedtagelsen af bestemmelser, for at være rimelig under hensyntagen til,at Europol formelt først påbegyndte sit virke den 1. juli 1999.117Han anmodede derfor Europol om snarest muligt at fremlægge yderligere oplysningerom de opnåede fremskridt i retning af vedtagelsen af bestemmelser indenudgangen af 1999.
The Ombudsman also considered the timescale proposed by Europol forthe adoption of rules to be reasonable, taking into account that it formallytook up its activities only on 1 July 1999.117He therefore requested Europolto provide further information as soon as possible about its progresstowards the adoption of rules before the end of 1999.
(ii) der bevilges ikke adgang til klassificerede dokumenter
(ii) no access will be granted to protectively marked documents;
(iii) der bevilges ikke adgang til oplysninger, som kan bringe gennemførelsen af igangværende undersøgelser i fare.
(iii) no access will be granted to any information which may jeopardiseongoing investigations.
Med hensyn til (i) erindres der om, at Ombudsmandens undersøgelse påeget initiativ er begrænset til bestemmelser om aktindsigt i dokumenter,som ikke allerede er dækket af eksisterende lovgivningsmæssige bestemmelser vedrørende adgang eller fortrolighed.
As regards (i), it should be recalled that the Ombudsman’s own-initiativeinquiry is limited to rules on access to documents that are not already covered by existing legal provisions allowing access or requiring confidentiality.
Ombudsmanden bemærker desuden, at Europols skrivelse af 24.november 1999 ikke indeholder en endelig tidsplan for vedtagelsen afbestemmelser.
As regards (ii) and (iii), the Ombudsman notes that Europol’s Management Board has referred to the existing Council rules on public access to docu-
Meddelelse vedrørende Europols påbegyndelse af sit virke, EFT1999 C 185, s. 1.
Communication concerning the taking up of activities of Europol, 1999 OJ C 185/1.
Vedtagelsen af bestemmelser om aktindsigt
THE DECISION1The adoption of rules on public access to documents
Ombudsmanden informerede Den Europæiske Politienhed (Europol)om et forslag til henstilling, fremsat i en tidligere undersøgelse på egetinitiativ, der blev foretaget på grundlag af EF-traktatens artikel 195, oghvorefter Fællesskabets institutioner og organer burde vedtagebestemmelser om aktindsigt inden tre måneder. Samtidig gjorde Ombudsmanden Europol opmærksom på bestemmelserne i artikel 41i traktaten om Den Europæiske Union som ændret ved Amsterdamtraktaten, hvorefter artikel 195 er en af de artikler i EF-traktaten, somfinder anvendelse på bestemmelserne vedrørende de områder, der ernævnt i afsnit VI i traktaten om Den Europæiske Union (politisamarbejde og retligt samarbejde i kriminalsager).
The Ombudsman informed the European Police Office (Europol) of a draft recommendation, made in a previous owninitiative inquiry carried out under Article 195 EC, that Community institutions and bodiesshould adopt rules concerning public access to documents, withinthree months.At the same time, the Ombudsman informed Europol ofthe provisions of Article 41 TEU, as amended by the Treaty of Amsterdam, according to which Article 195 is one of the Articles of the EC Treaty which shall apply to the provisions relating to the areasreferred to in Title VI TEU (police and judicial cooperation in criminalmatters).
Europol informerede Ombudsmanden om de eksisterende bestemmelser om sikkerhedsbeskyttelse af de oplysninger, som behandlesaf Europol, og om personers ret til egenacces til oplysninger lagret i Europol. Europol informerede desuden Ombudsmanden om, at styrelsesrådet havde tilsluttet sig, at der skulle fastlægges bestemmelserom aktindsigt, og at styrelsesrådet havde anmodet Europol om atudarbejde forslag på grundlag af de bestemmelser, som allerede varfastlagt af andre EU-institutioner, navnlig Rådet.
Europol informed the Ombudsman of existing rules which govern theconfidentiality of information processed by Europol and individuals’rights of access to data relating to them stored by Europol.Europolalso informed the Ombudsman that its Management Board is inagreement that rules on public access to documents should be established and that the Management Board has asked Europol to prepareproposals based on the rules already established by other European Union institutions, notably the Council.
Som led i Ombudsmandens undersøgelse, hvortil Europol medvirkede, blev det ikke godtgjort, at det ville være umuligt eller urimeligtbelastende for Europol fuldt ud at overholde principperne for god forvaltningsskik ved at vedtage bestemmelser om aktindsigt og gøredisse bestemmelser let tilgængelige for offentligheden. Det fremgår,at Europols styrelsesråd støtter vedtagelsen af bestemmelser, der erbaseret på de bestemmelser, der er vedtaget af andre EU-instituti-oner, navnlig Rådet.
During the Ombudsman’s inquiry, in which Europol cooperated, noevidence was presented that it would be impractical or unduly burdensome for Europol to comply fully with the principles of good administrative behaviour by adopting, and making easily available to thepublic, rules governing public access to documents.It appears that Europol’s Management Board favours the adoption of rules based onthose adopted by other European Union institutions, notably the Council.
Tidsplan for vedtagelsen af bestemmelser
Timetable for the adoption of rules
Ombudsmanden informerede Europol om, at det forslag til henstillinger, der blev fremsat i nævnte tidligere undersøgelse på eget initiativ, fastsatte en frist på tre måneder til de pågældende institutionersog organers vedtagelse af bestemmelser. Som led i Ombudsmandens undersøgelse, hvortil Europol medvirkede, blev detikke godtgjort, at det er nødvendigt at fastsætte en længere frist for Europols vedtagelse af bestemmelser.
The Ombudsman informed Europol that the draft recommendationsmade in the abovementioned previous owninitiative inquiry established a deadline of three months for the adoption of rules by the institutions and bodies concerned.During the Ombudsman’s inquiry, inwhich Europol cooperated, no evidence was presented that it is necessary to envisage a longer timetable for the adoption of rules by Europol.
I udtalelsen af 15. juli 1999 fremgik det, at Europol regnede med atvedtage bestemmelser om aktindsigt inden udgangen af 1999, menyderligere oplysninger, som Europol fremlagde den 24. november1999, indeholdt ingen endelig tidsplan for vedtagelsen af bestemmelser.
In its opinion dated 15 July 1999, it appeared that Europol envisagedthe adoption of rules on public access to documents before the end of
FORSLAG TILHENSTILLINGER
DRAFT RECOMMENDATIONS
På grundlag af ovenstående fremsætter Den Europæiske Ombudsmandfølgende forslag til henstillinger over for Europol:
In view of the above, the European Ombudsman makes the following draftrecommendations to Europol:
Europol bør vedtage bestemmelser om aktindsigt inden tre måneder.Bestemmelserne kunne baseres på de bestemmelser, som Rådetallerede har vedtaget, herunder de deri indeholdte undtagelser.
Europol should adopt rules concerning public access to documentswithin three months.The rules could be based on those alreadyadopted by the Council, including the exceptions contained therein.
Bestemmelserne bør finde anvendelse på alle dokumenter, som ikkeallerede er dækket af eksisterende lovgivningsmæssige bestemmelser vedrørende adgang eller fortrolighed.
The rules should apply to all documents that are not already coveredby existing legal provisions allowing access or requiring confidentiality.
Bestemmelserne bør gøres let tilgængelige for offentligheden.
The rules should be made easily available to the public.
Ombudsmanden er i fast dialog med Den Europæiske Unions øvrige institutioner og organer. Regelmæssig kontakt er nødvendig, når det drejer sigom at sikre et effektivt samarbejde, gode arbejdsrelationer og gensidig tillidmed henblik på at beskytte de europæiske borgeres rettigheder.
The Ombudsman maintains a constant dialogue with the other institutionsand bodies of the European Union.In order to secure the rights of European citizens, regular contacts are necessary to ensure an effectivecooperation, good working relations and mutual trust.