natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Eksempler: a) De ejede kontorbygninger i Botswana og Gambia har ikke været benyttet siden 2004 b) Boligerne i Sydafrika og Kap Verde har ikke været benyttet siden 2012 c) I Tanzania har delegationschefens tidligere bolig (jf. figur 11) og et perso-nalehus stået ubenyttet hen siden 2009 og kostet 25 000 euro om året til sikkerhed, forsyningsydelser og havearbejde. 
For example: (a) Owned office buildings in Botswana and The Gambia have been unoccupied since 2004. (b) The residences in South Africa and Cape Verde have been unoccupied since 2012. (c) In Tanzania, the ex-residence of the head of delegation (see Figure 11) and a staff house have been unoccupied since 2009 at a cost of 25 000 euro per year for security, utilities and gardening.
De ligger uden for det område, der anbefales af den regionale sikkerhedsansvarlige. 
They are located outside the area recommended by the regional security officer.
Et andet hus, som delegationen ejer, og som ligger i det anbefalede sikkerhedsområde, har stået ubenyttet hen siden april 2014. 
Another house owned by the delegation, which is located within the recommended security area, has been unoccupied since April 2014.
Bemærkninger 24 En tidligere delegationsbolig i Tanzania, som har stået tom siden 2009, men som EU-Udenrigstjenesten har beholdt Kilde: Den Europæiske Revisionsret. 
Observations 24 Former residence in Tanzania empty since 2009, but retained by the EEAS Source: European Court of Auditors.
I nogle tilfælde sikrer de beløb, der betales for samhusning i kontorbygninger, ikke fuld omkostningsdækning 26 EU-Udenrigstjenesten opfordrer til løsninger, der går ud på at dele kontorlokaler med medlemsstater eller med andre EU-institutioner eller -organer, herunder GD for Humanitær Bistand og Civilbeskyttelse. 
Some charges for co-location in office buildings do not recover full costs 26 The EEAS encourages solutions which involve sharing office premises with Member States or other EU institutions and bodies, including DG Humanitarian Aid and Civil Protection.
Formålet med samhusning er at sikre EU større synlighed, fremme samarbejde med medlemsstater og spare om-kostninger18. 
Co-location aims to ensure better visibility of the EU, facilitate cooperation with Member States and also save costs18.
I 2015 var der 45 delegationer, som delte deres kontorlokaler med EU-medlemsstater eller med EU-institutioner eller -organer. 
There were 45 delegations sharing their office premises with either EU Member States or EU institutions and bodies in 2015.
Antallet af delegationer, der husede eller havde til huse i medlemsstatsambassader, steg fra 14 til 17 mellem maj 2014 og maj 201519. 
The number of delegations hosting or hosted by Member States’ embassies increased from 14 to 17 between May 2014 and May 201519.
Bilag I viser de 17 delegationer, hvor der var samhusning med en eller flere medlemsstater i 2015. 
Annex I shows the 17 delegations where there was co-location with one or more Member States in 2015.
18 EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik: Delegationskontorer — politik og udvælgelse. 
18 EEAS building policy: Delegation offices — policy and selection.
EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik: Deling af delegationskontorer eller samhusning med tredjeparter. 
EEAS building policy: Sharing delegation offices or co-location with third parties.
19 Arbejdsdokumenter fra 2014 og 2015 om EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik. 
19 2014 and 2015 working documents on the EEAS building policy.
Figur 11 
Figure 11
Bemærkninger 25 27 Medlemsstater og EU-institutioner eller -organer bør betale en rimelig del af omkostningerne i forbindelse med samhusning20. 
Observations 25 27 Member States and EU institutions and bodies should pay their fair share of the costs involved in co-location20.
I praksis er der forskellige metoder til beregning af de beløb, der afkræves samhusede organisationer, og nogle af dem sikrer ikke fuld omkostningsdækning. 
In practice, there are different methods for calculating charges to co-locating organisations, some of which do not recover full costs.
Eksempler: a) I Washington DC har delegationen samhusningsaftaler med fem forskellige organisationer. 
For example: (a) In Washington DC, the delegation has co-location agreements with five different organisations.
Men kun to af de seneste aftaler (med Europol og Den Europæiske Investeringsbank) omfatter et bidrag til administrationsomkostningerne b) I Nepal bidrager GD for Humanitær Bistand og Civilbeskyttelse til rengøring, vedligeholdelse, forsyningsydelser og sikkerhedsvagter. 
However, only the two most recent agreements (with Europol and the European Investment Bank) include a contribution to administrative overheads. (b) In Nepal, DG Humanitarian Aid and Civil Protection contributes to cleaning, maintenance, utilities and security guards.
Generaldirektoratet bidrager imidlertid ikke til kontorlejen, hvilket ville beløbe sig til yderligere 8 000 euro om året. 
However, it makes no contribution to office rent, which would amount to a further 8 000 euro per year.
I Tanzania, hvor delegationen ejer bygningen, betaler EUCAP Nestor21 også kun til driftsomkostningerne (vedligeholdelse, forsy-ningsydelser, sikkerhed og rengøring) c) Det er fastsat i 2013-vejledningen til delegationerne om beregning af andre organisationers leje, at der skal opkræves leje for fællesarealer i alle nye aftaler og ved fornyelse af eksisterende aftaler. 
Similarly, in Tanzania, where the delegation owns the building, the delegation charges EUCAP Nestor21 only for running costs (maintenance, utilities, security and cleaning). (c) The 2013 guidance to delegations on calculating the rent charged to other organisations required all new agreements, and existing agreements when renewed, to charge for common areas.
Leje fastsat før 2013 tager kun højde for lejerens nettokontorareal. 
Charges set before 2013 only take into account the net office area of the tenant.
Derfor anvender lejeren de fælles arealer gratis og betaler mindre end en rimelig del af lejen og driftsomkostningerne. 
As a result, the tenant uses the common areas for free and pays less than its fair share of rent and operating costs.
Afsnit II — Der findes en struktureret procedure for valg af delegationsbygninger, men der er nogle svagheder i hver af de vigtige faser, når den anvendes i praksis 28 Afsnit I omhandler delegationsbygningernes egnethed, dvs. om de opfylder delegationernes behov og giver valuta for pengene. 
Section II — There is a structured procedure for selecting delegation buildings but there are some weaknesses at each of the major stages when it is applied in practice 28 Section I examined the suitability of delegation buildings: whether they meet the needs of delegations and provide value for money.
Vi undersøgte derfor, om EU-Udenrigstjenesten har indført effektive procedurer for valg af de rigtige bygninger. 
The audit therefore examined whether the EEAS has effective procedures for selecting the right buildings.
20 Europa-Parlamentets afgørelse af 3. april 2014 om decharge for 2012. 
20 European Parliament Decision of 3 April 2014 on the discharge for 2012.
21 EUCAP Nestor er en civil EU-mission med en vis militær ekspertise. 
21 EUCAP Nestor is an EU civilian mission, with some military expertise.
Den støtter udviklingen af maritime sikkerhedssystemer på Afrikas Horn og i landene i den vestlige del af Det Indiske Ocean med henblik på at sætte dem i stand til at bekæmpe pirateri og anden maritim kriminalitet mere effektivt. 
It supports the development of maritime security systems in Horn of Africa and Western Indian Ocean states, to enable them to fight piracy and other maritime crime more effectively.
Bemærkninger 26 29 Bygningsdossierproceduren giver et struktureret grundlag for valg af delegationsbygninger. 
Observations 26 29 The building-file procedure provides a structured basis for selecting delegation buildings.
Der er imidlertid nogle svagheder, når bygningsdossierproceduren anvendes i praksis. 
However, there are some weaknesses when the building-file procedure is applied in practice.
Der er derfor en risiko for, at EU-Udenrigstjenesten ikke vælger den rigtige bygning. 
As a consequence, there is a risk that the EEAS may not select the right building.
Svaghederne forekommer i hver af de vigtige faser i bygningsdossierproceduren: a) når delegationen søger efter egnede bygninger b) når delegationen sammenligner mulighederne og fremlægger dem for hovedkvarterets bygningsudvalg c) når bygningsudvalget træffer og begrunder sin beslutning. 
The weaknesses occur at each of the major stages of the building-file procedure: (a) when the delegation searches for suitable buildings; (b) when the delegation compares options and presents them to the Headquarters Building Committee; (c) when the Building Committee makes and explains its decision.
Bygningsdossierproceduren giver et struktureret grundlag for valg af delegationsbygninger 30 Valget af bygninger, der skal lejes eller købes, foretages på grundlag af EU-Udenrigstjenestens bygningsdossierprocedure: a) Med hensyn til kontorer og boliger skal delegationerne udarbejde et bygningsdossier, før de lejer, køber eller opfører en ny bygning eller fornyr en lejeaftale. 
The building-file procedure provides a structured basis for selecting delegation buildings 30 The selection of buildings for rental or purchase is based on the EEAS building-file procedure. (a) For offices and residences, delegations have to prepare a building file before renting, buying or constructing a new building, or when renewing a rental agreement.
Delegationerne skal indsende dette dossier til hovedkvarterets bygningsudvalg til behandling og godkendelse, hvis det har en samlet værdi på 60 000 euro eller derover b) Delegationerne skal også indsende et bygningsdossier til bygningsudvalget før erhvervelse af jord c) Når de lejer personaleindkvartering, skal delegationerne indsende et bygningsdossier, hvis lejen ligger over det loft, som EU-Udenrigstjenesten har fastsat for det pågældende land, eller hvis der ikke er fastsat et loft. 
Delegations are required to submit such building files to the Headquarters Building Committee for examination and approval if they have a total value of 60 000 euro or more. (b) Delegations also have to submit a building file to the Building Committee before any acquisition of land. (c) When renting staff accommodation, delegations have to submit a building file if the rent exceeds the ceiling set by the EEAS for the country concerned and for the countries where no ceilings have been set.
31 Bygningsdossierproceduren giver et struktureret og dokumenteret grundlag for beslutningstagning baseret på vejledning fra hovedkvarteret og er derfor et eksempel på god praksis. 
31 In providing a structured and documented foundation for decision-making based on guidance from headquarters, the building-file procedure is an example of good practice.
I bygningsdossiererne anvendes de mål, der er fastsat i EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik, som grundlag for udvælgelseskriterierne. 
Building files use the objectives set out in the EEAS building policy as a basis for the selection criteria.
Et bygningsdossier skal indeholde en liste over passende muligheder, som delegationen har fundet frem til ved undersøgelse af det lokale ejendomsmarked, en leje-eller-køb-redegørelse, delegationens vurdering af de passende muligheder og dens forslag til bygningsudvalget. 
The building file should contain a shortlist of suitable options resulting from the delegation’s research of the local property market, a discussion of whether to rent or buy, the delegation’s assessment of suitable options and its proposal to the Building Committee.
Bygningsdossierproceduren bidrager til at sikre, at de valgte bygninger opfylder delegationernes behov og giver valuta for pengene. 
The building-file procedure helps ensure that the selected buildings meet the needs of delegations whilst providing value for money.
Bemærkninger 27 Delegationerne har ikke tilstrækkelig ekspertise til at identificere egnede bygninger og får ikke tilstrækkelig støtte fra hovedkvarteret 32 Vi konstaterede ved gennemgangen af 30 bygningsdossierer (jf. bilag II), at den pågældende delegation i forbindelse med de fleste af dem (26 ud af 30) havde undersøgt det lokale marked. 
Observations 27 Delegations have insufficient expertise to identify suitable buildings and do not receive sufficient support from headquarters 32 Our audit review of 30 building files (see Annex II) found that in most of them (26 out of 30), the delegation had explored the local market.
Men kun 15 af de 30 bygningsdossierer indeholdt en liste over passende og realistiske muligheder (jf. figur 12). 
However, only 15 of the 30 building files included a shortlist of suitable, realistic options (see Figure 12).
Oversigt over resultaterne af revisionsgennemgangen af 30 bygningsdossierer 4 25 15 8 7 26 23 22 15 5 Nej Ja 1. 
Summary results of audit review of 30 building files 4 25 15 8 7 26 23 22 15 5 No Yes 1.
Undersøgelse af det lokale marked 2. 
Exploration of the local market 2.
Redegørelse for valget mellem leje og køb 3. 
Discussion of whether to rent or buy 3.
Liste med mere end én egnet, realistisk mulighed 4. 
Shortlist of more than one suitable, realistic option 4.
Forslag fra delegationen baseret på en grundig teknisk og finansiel analyse 5. 
Delegation's proposed solution based on sound technical and financial analysis 5.
Overbevisende begrundelse for bygningsudvalgets beslutning Kilde: Den Europæiske Revisionsret på grundlag af gennemgangen af 30 bygningsdossierer. 
Convincing reason for HQ Building Committee's decision Source: European Court of Auditors based on review of 30 building files.
Antal bygningsdossierer Figur 12 
Number of building files Figure 12
Bemærkninger 28 33 I spørgeskemaundersøgelsen mente næsten halvdelen af administrationschefer-ne, at deres delegation ikke har tilstrækkeligt personale og tilstrækkelig ekspertise til at forvalte sine bygninger. 
Observations 28 33 In the audit survey, almost half of heads of administration considered that their delegation does not have sufficient staff and expertise to manage its buildings.
Administrationschefer er ikke specialister i bygningsforvaltning og tilbydes ikke specifik uddannelse inden for dette område. 
Heads of administration are not building-management specialists and do not receive specific training in this area.
Til styring af bygningsprojekter (f.eks. flytning til en ny kontorbygning eller udførelse af byggearbejde) kan de derfor have brug for at få godkendt tilførsel af den nødvendige ekspertise (f.eks. med hensyn til markedsanalyse, analyse af leje-el-ler-køb-spørgsmålet, forhandling med udlejere eller udformning og overvågning af byggearbejde). 
In order to manage building projects (e.g. moving to a new office building or carrying out works), they may therefore require approval to bring in the necessary expertise (e.g. to analyse the market, carry out a rent-versus-buy analysis, negotiate with landlords or design and monitor building works).
Delegationen i Washington DC hyrer f.eks. en lokal mægler til at undersøge markedet og forhandle med udlejere på delegationens vegne. 
For example, in Washington DC the delegation hires a broker locally to research the market and to negotiate with landlords on its behalf.
I lande, hvor der ikke er mulighed for at købe en sådan ekspertise, har delegationerne brug for mere engagement og støtte fra hovedkvarteret. 
In countries where such expertise cannot be bought in, delegations require more involvement and support from headquarters.
34 Spørgeskemaundersøgelsen viste, at 85 % af administrationscheferne var tilfredse med den støtte, de får fra hovedkvarteret, når de skal forny kontorlejemål. 
34 The audit survey showed that 85 % of heads of administration were satisfied with the support they receive from headquarters when renewing office rentals.
Der var mindre tilfredshed med den støtte, de får, når de skal vælge nye kontorer (76 %) (jf. figur 13). 
The level of satisfaction was lower for the support received when choosing new offices (76 %) (see Figure 13).
Støtte til delegationer i forbindelse med bygningsforvaltning 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0% Utilstrækkelig støtte fra hovedkvarteret Tilstrækkelig støtte fra hovedkvarteret Fornyelse af kontorlejemål Valg af nye kontorer Vedligeholdelse og renovering Kilde: Spørgeskemabesvarelser fra EU-delegationernes administrationschefer. 
Support to delegations for building-management activities 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0% Inadequate HQ support Adequate HQ support Renewing office rental Choosing new offices Maintenance and renovation Source: Audit survey of heads of administration in EU delegations.
Respondenter Figur 13 
Respondents Figure 13
Bemærkninger 29 35 En række af spørgeskemaundersøgelsens respondenter understregede behovet for mere intensiv støtte fra hovedkvarteret, særlig hvis der mangler egnede bygninger på det lokale marked22. 
Observations 29 35 A number of responses to the audit survey highlighted the need for more intensive support from headquarters, particularly where there is a lack of suitable buildings on the local market22.
Nogle af de besøgte delegationer, f.eks. i Nepal (jf. tekstboks 2), understregede også behovet for besøg på stedet, især i forbindelse med søgning efter nye lokaler. 
Some delegations visited, for example Nepal (see Box 2), also highlighted the need for on-site visits, particularly when searching for new premises.
I 2014 besøgte hovedkvarterets infrastrukturafdeling 36 delegationer for at yde støtte på stedet. 
In 2014 the Headquarters Infrastructure Division visited 36 delegations to provide on-site support.
Som et eksempel på god praksis kan det nævnes, at når tyske ambassader søger nye lokaler, og administrationschefen har fundet mulige beliggenheder, kommer der personale fra hovedkvarteret for at kontrollere deres egnethed på stedet og hjælpe med forhandlingerne. 
As an example of good practice, when German embassies are seeking new premises, once the head of administration has identified possible locations, staff from headquarters arrive on site to check their suitability and to help with negotiations.
22 Dette var efter respondenternes mening en af de væsentligste hindringer for at finde bedre lokaler. 
22 This was identified by respondents to the survey as one of the main obstacles when it comes to finding better premises.
Behov for støtte fra hovedkvarteret til at finde en kontorbygning i Nepal I Nepal har en tredjedel af personalet på grund af pladsmangel i hovedbygningen arbejdet i ombyggede garager siden 2007. 
Need for headquarters support to find an office building in Nepal In Nepal, because of a lack of space in the main building, since 2007 a third of staff have been working in converted garages.
En anden tredjedel har siden 2009 arbejdet i præfabrikerede huse, der blev købt brugt og stillet op i haven, hvilket giver delegationen et dårligt image (jf. figur 14). 
Since 2009, another third have been working in second-hand prefabricated cabins installed in the garden, presenting a poor image of the delegation (see Figure 14).
I den vurdering, der i juni 2011 blev foretaget af delegationen i Nepal, blev det anbefalet at planlægge en flytning til mere hensigtsmæssige og moderne kontorer, når lejemålet udløb i 2014. 
The June 2011 evaluation of the delegation to Nepal recommended that a move to more appropriate and modern offices should be planned by the time the lease came to an end in 2014.
Delegationen havde ikke den nødvendige tid og ekspertise til at udarbejde et bygningsdossier af høj kvalitet. 
The delegation did not have the time and expertise necessary to produce a high-quality building file.
Den mente, at et hold bygningsforvaltningseksperter udsendt fra hovedkvarteret (f.eks. en forhandler, en arkitekt og en sikkerhedsansvarlig) kunne hjælpe med at søge efter nye lokaler, forhandle de bedste aftaler og finde og sammenligne passende løsninger. 
It considered that a visit from a team of property-management experts from headquarters (e.g. a negotiator, an architect and a security officer) could help to search for new premises, negotiate the best arrangements and identify and compare suitable solutions.
Hovedkvarteret kunne imidlertid ikke gennemføre et sådant besøg trods skriftlige anmodninger fra delegationen i 2011 og 2012. 
However, headquarters was unable to carry out such a visit, despite written requests from the delegation in 2011 and 2012.
Hovedkvarteret skrev dog til delegationen og opfordrede den til at gå videre med sit forslag om at købe jord af den franske ambassade og opføre kontorer og en bolig, men afviste derefter forslaget, fordi der manglede midler. 
Headquarters did write to the delegation to encourage it to develop its proposal to purchase land from the French embassy and to construct offices and a residence, but then rejected the proposal due to lack of funds.
Delegationen kunne ikke finde et passende alternativ og fremsendte derfor et bygningsdossier vedrørende fornyelse af det eksisterende lejemål indtil 2024, hvilket blev godkendt af hovedkvarteret i november 2013. 
The delegation was unable to identify a suitable alternative and so submitted a building file to renew the existing lease until 2024 which was approved by headquarters in November 2013.
Bemærkninger 30 Præfabrikerede huse, der bruges som kontorer i Nepal Kilde: Den Europæiske Revisionsret. 
Observations 30 Pre-fabricated cabins used as offices in Nepal Source: European Court of Auditors.
Der er nogle svagheder i den måde, hvorpå delegationerne fremlægger muligheder for hovedkvarteret 36 Bygningspolitikken fastsætter, at delegationerne i deres bygningsdossierer skal fremlægge resultaterne af deres undersøgelse af det lokale ejendomsmarked for hovedkvarteret. 
There are some weaknesses in the way delegations present options to headquarters 36 The building policy requires delegations to present to headquarters, through building files, the results of their research into the local property market.
Et dossier skal omfatte en leje-eller-køb-redegørelse, delegationens vurdering af de egnede muligheder og dens forslag til bygningsudvalget. 
This should include a discussion of whether to rent or buy, their assessment of suitable options and their proposal to the Building Committee.
Men: a) delegationerne udarbejder ikke bygningsdossierer i forbindelse med alle nye kontrakter b) bygningsdossiererne er unødvendigt detaljerede i de tilfælde, hvor delegationerne ikke har til hensigt at flytte c) muligheden for at købe behandles sjældent i bygningsdossiererne, og den sammenlignes ikke med omkostningerne ved at leje d) i nogle bygningsdossierer fremlægger delegationerne ikke mulighederne på en sammenlignelig måde e) vejledningen om udarbejdelse af bygningsdossierer tager ikke højde for arealer, der udlejes til andre organisationer, og indtægter fra samhusning. 
However: (a) delegations do not produce building files for all new contracts; (b) building files are unnecessarily detailed when delegations have no intention of moving; (c) building files rarely discuss the possibility of buying and do not compare it with the cost of renting; (d) in some building files, delegations do not present options in a comparable way; (e) guidance on preparing building files does not take into account space rented to other organisations and income generated by co-location.
Figur 14 
Figure 14
Bemærkninger 31 Delegationerne udarbejder ikke bygningsdossierer i forbindelse med alle nye kontrakter 37 Delegationerne underskriver undertiden en bygningskontrakt uden som krævet at udarbejde og sende et bygningsdossier til bygningsudvalget. 
Observations 31 Delegations do not produce building files for all new contracts 37 Delegations sometimes sign a building contract without producing and submitting a building file to the Building Committee, as required.
F.eks. blev der ikke udarbejdet et bygningsdossier vedrørende den kontrakt på 230 000 euro for kontorer i Venezuela, der blev underskrevet i 2013, eller den kontrakt på 240 000 euro for boligen i Nepal, der blev underskrevet i 2011. 
For example, there was no building file for the 230 000 euro contract for Venezuela offices signed in 2013 or the 240 000 euro contract for the residence in Nepal signed in 2011.