natgillin/translations-raw huggingface dataset:
VIII På grundlag af bemærkningerne i denne beretning anbefaler vi, at institutionerne: a) ajourfører og formaliserer deres bygningsstrategier og løbende ajourfører deres planlægningsdokumenter b) evaluerer New Ways of Working-projekterne c) skaber øget budgetgennemsigtighed med hensyn til brugen af finansieringsmekanismer til byggeprojekter d) fastlægger hensigtsmæssige ledelsesprocedurer for store bygge-og renoveringsprojekter e) sikrer større ensartethed i dataene og forbedrer overvågningen af bygningsporteføljen. 5 
VIII On the basis of the observations in this report, we recommend that the institutions should: (a) Update and formalise their building strategies and regularly update planning documents ; (b) Evaluate the New Ways of Working projects; (c) Increase budgetary transparency of the use of financing mechanisms for construction projects; (d) Set up adequate management procedures for large construction and renovation projects; and (e) Improve consistency of data and monitoring of the buildings portfolio. 5
Indledning 01 Udgifterne til bygninger udgør ca. 11 % (1 milliard euro) af EU-institutionernes samlede administrationsudgifter1, som det fremgår af figur 1. 
Introduction 01 Spending on buildings represents around 11 % (€1 billion) of the total administrative expenditure of the European Union’s (EU) institutions 1, as shown in Figure 1.
Denne procentdel har ligget stabilt i de sidste fem år, men er lavere end for ti år siden. 
This percentage remained stable over the last five years, although it decreased in relation to the situation ten years ago.
Omkring to tredjedele af udgifterne til bygninger er omkostninger til køb og leje af bygninger, mens den sidste tredjedel primært vedrører vedligeholdelse, sikkerhed og energi. 
Around two thirds of spending on buildings concerns the cost of acquiring and renting buildings, with the remainder spent mainly on maintenance, security and energy.
Figur 2 viser, at der er forskelle mellem institutionerne. 
Figure 2 shows that there are differences between the institutions.
Disse forskelle afspejler primært forskellene i deres bygningsporteføljer. 
These differences mainly reflect the differences in their buildings portfolios.
Figur 1 - EU-institutionernes administrationsudgifter 6 7% 4% Leje og erhvervelse af bygninger Andre bygningsrelaterede udgifter Andre administrationsudgifter 89 % Kilde: Revisionsretten, baseret på EU's almindelige budget for regnskabsåret 2018. 
Figure 1 – Administrative expenditure of the EU institutions 6 7% 4% Rents and buildings acquisition Other buildings-related expenditure Other administrative expenditure 89 % Source: ECA, based on the EU general budget for the financial year 2018.
1 Parlamentet, Rådet, Kommissionen, Domstolen, Revisionsretten, EU-Udenrigstjenesten og udvalgene (Det Europæiske Regionsudvalg og Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg). 
1 Parliament, Council, Commission, Court of Justice, ECA, EEAS, Committees (Committee of the Regions and European Economic and Social Committee).
Figur 2 - Udgifter til bygninger2 Kilde: Revisionsretten, baseret på EU's almindelige budget for regnskabsåret 2018. 
Figure 2 – Spending on buildings 2 Source: ECA, based on the EU general budget for the financial year 2018.
02 Ved udgangen af 2016 udgjorde disse institutioners samlede bygningsareal 2,5 millioner kvadratmeter (m2)3. 
02 At the end of 2016, the above institutions occupied a total building surface of 2.5 million square metres (m2)3.
Det er 26 % mere end i 2004, hvilket skyldes, at antallet af ansatte, der arbejder på stedet hos institutionerne, steg med 22 % i samme periode4. 
This is 26 % more than in 2004, an increase explained by the 22 % rise over the same period in staff working on the institutions’ premises 4.
03 Institutionerne har forskellige lokalebehov. 
03 The institutions have different accommodation needs.
Kommissionen benytter f.eks. størstedelen af sit bygningsareal til kontorer. 
For example, the Commission devotes the majority of its accommodation to offices.
Andre institutioner, såsom Parlamentet, Rådet og Domstolen, bruger i højere grad andre typer lokaler, f.eks. mødelokaler, mødesale, retslokaler og offentlige receptionsområder. 
Other institutions such as the Parliament, the Council and the Court of Justice use more of other types of areas, such as meeting rooms, assembly rooms, courtrooms and public reception areas.
70 % af det samlede areal6 og er primært placeret i Bruxelles, efterfulgt af Luxembourg, ECB og EIB er ikke medtaget i denne analyse, fordi disse institutioners årsregnskab ikke indeholder oplysninger om budgetudgifter til bygninger. 
Office areas5 represent approximately 70 % of the total6 and are mostly located The ECB and EIB are not included in this analysis because the annual accounts of these institutions do not include details on budgetary expenditure on buildings.
Samlet nettoareal over jordniveau; ECB ikke medtaget. 
Total net surface above ground; ECB excluded.
Kilde: "Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier", CPQBF, juni 2005. 
Source: ‘Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier’, CPQBF Juin 2005.
ECB er ikke medtaget i rapporten. 
The report does not include the ECB.
"Kontorarealer" omfatter kontorer og tilknyttede arealer som f.eks. gange, elevatorer, toiletter, kantiner, restauranter osv. 
“Office areas” include offices and ancillary spaces such as corridors, lifts, lavatories, restaurants, etc.
7 Leje og erhvervelse af bygninger Andre bygningsrelaterede udgifter Europa-Parlamentet Rådet Ko mm is s i one n Do mstolen Revisionsretten EU-Udenrigstjenesten Udvalgene 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 2 3 4 5 6 Det samlede nettoareal over jordniveau. 
7 Rents and buildings acquisition Other buildings-related expenditure European Parliament Council Commission Court of Justice ECA EE AS Committees 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 2 3 4 5 6 The total net surface above ground.
Strasbourg og Frankfurt. 
in Brussels, followed by Luxembourg, Strasbourg and Frankfurt.
Figur 3 viser institutionernes samlede nettoareal og andelen af kontorarealer. 
Figure 3 shows the total net surface occupied by the institutions and the proportion of office area.
Figur 3 - Kontorarealer som andel af institutionernes samlede anvendte areal 8 84 % Kommissionen Parlamentet Rådet ECB Domstolen Udvalgene EU-Udenrigstjenesten Revisionsretten 0 92 % 76 % 99 % 95 % Ko ntorareal Øvrige arealer 1 000 1 200 Tusinde m2 55 % 52 % 58 % 200 400 600 800 Kilde: Revisionsretten, baseret på årsrapporterne om bygninger og oplysninger fra institutionerne. 
Figure 3 – Office areas as a proportion of total surface occupied 8 84 % Commission Parliament Council ECB 92 % Court of Justice Committees 76 % EEAS 99 % ECA 95 % 0 200 400 600 800 Office area Non-office space 1 000 1 200 Thousands m2 55 % 52 % 58 % Source: ECA, based on the annual reports on buildings and data provided by the institutions.
04 Placeringen af institutionernes hovedsæder afhænger af politiske beslutninger. 
04 The seats of the institutions depend on political decisions.
Den seneste politiske aftale om placeringen af institutionernes hovedsæder blev indgået i 1992 på Det Europæiske Råds møde i Edinburgh. 
The most recent political agreement on the location of the seats of the institutions was made in 1992 at the European Council meeting in Edinburgh.
Revisionens omfang og revisionsmetoden Revisionens omfang 05 For at få svar på det overordnede spørgsmål "Bliver EU's udgifter til kontorlokaler forvaltet effektivt?" undersøgte vi, om EU-institutionerne: o fastlægger bygningsstrategier og samarbejder for at opnå omkostningsbesparelser o finder deres kontorlokaler på en effektiv måde o overvåger og rapporterer om deres portefølje af kontorlokaler på passende vis. 
Audit scope and approach Audit Scope 05 In order to address the overall question “Is EU spending on office accommodation managed efficiently?” we examined whether the EU institutions: o establish building strategies and cooperate in order to achieve cost savings; o obtain their office accommodation in an efficient manner; o monitor and report on their office accommodation portfolio appropriately.
06 Revisionen fokuserede på de fem institutioner, der har mest kontorareal (Parlamentet, Rådet, Kommissionen, Domstolen og ECB), og omfattede deres kontorlokaler i Bruxelles, Luxembourg og Frankfurt7. 
06 The audit focused on the five institutions with the most office accommodation (Parliament, Council, Commission, Court of Justice and ECB), covering their office accommodation in Brussels, Luxembourg and Frankfurt7.
Vi sammenholdt så vidt muligt disse institutioners oplysninger og forvaltningsprocedurer med de tilsvarende fra Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Det Europæiske Regionsudvalg, EU-Udenrigstjenesten, Den Europæiske Revisionsret og Den Europæiske Investeringsbank (EIB). 
Where possible, the audit compared data and management procedures of these institutions with those of the European Economic and Social Committee, the European Committee of the Regions, the European External Action Service (EEAS), the European Court of Auditors (ECA) and the European Investment Bank (EIB).
07 Vi analyserede ikke bygninger, der anvendes til andre formål end kontorlokaler (f.eks. konferencecentre, tekniske faciliteter osv.), eller bygninger med under 20 % kontorarealer. 
07 We did not analyse buildings used for purposes other than office accommodation (e.g. conference centres, technical facilities, etc.) or buildings with less than 20 % office space.
Revisionen fokuserede primært på omkostningerne til anskaffelse af kontorlokaler. 
The audit mainly focused on the cost of obtaining office accommodation.
Den omfattede ikke omkostninger til vedligeholdelse, rengøring og sikkerhed eller andre bygningsrelaterede driftsomkostninger. 
It did not cover maintenance, cleaning, security or other buildings-related operating costs.
En fuldstændig liste og et kort over de bygninger, der benyttes af EU-institutionerne, findes på Kommissionens websted: Den Europæiske Unions officielle vejviser (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10). 
Audit approach 08 We carried out our audit from September 2017 to June 2018 and based our observations on the following sources of evidence: o institutions’ building strategies and reports to budgetary authorities; o questionnaires and visits to the institutions; A complete list and map of buildings occupied by the EU institutions can be found on the Commission’s website: Official directory of the European Union (http://europa.eu/whoiswho/public/index.cfm?fuseaction=idea.hierarchy&nodeID=10).
Revisionsmetoden 08 Vi udførte vores revision i perioden fra september 2017 til juni 2018 og baserede vores bemærkninger på følgende beviskilder: o institutionernes bygningsstrategier og rapporter til budgetmyndighederne o spørgeskemaer til og besøg hos institutionerne o spørgeskemaer til og besøg hos andre internationale organisationer o internt revisionsarbejde, hvor det var relevant o tekniske rapporter/rapporter om opmåling af bygninger o regnskabsmæssige, finansielle og aftalemæssige oplysninger om bygninger o besøg hos interinstitutionelle organer og værtslandenes myndigheder. 
o questionnaires and visits to other international organisations; o internal audit work where applicable; o technical/measurement reports on buildings; o accounting, financial and contractual information on buildings; o visits to inter-institutional bodies and host-country authorities.
10 Bemærkninger Institutionerne anvender fælles principper og har et omfattende samarbejde 09 Vi undersøgte, hvorvidt EU-institutionerne definerer en strategi, der fastlægger principper og målsætninger for deres ejendomsforvaltning. 
10 Observations The institutions apply common principles and cooperate extensively 09 We examined whether the EU institutions define a strategy that includes principles and objectives for their property management.
Vi undersøgte, hvorvidt disse strategier suppleres af planlægning på kort til mellemlangt sigt ud fra en løbende vurdering af behovene. 
We examined whether these strategies are complemented with short to medium-term planning based on a regular assessment of needs.
Vi undersøgte, om strategierne og/eller planlægningsdokumenterne indeholder scenarieplanlægning. 
We reviewed whether the strategic and/or planning documents include scenario planning.
Vi analyserede desuden, hvordan institutioner beliggende det samme sted samarbejder med henblik på at finde muligheder for omkostningsbesparelser (f.eks. ved at samle ekspertise eller købekraft). 
We also analysed how the institutions in the same location cooperate in order to find cost-saving opportunities (for example by pooling expertise or purchasing power).
Derudover undersøgte vi, hvordan institutionerne indførte New Ways of Working-tilgangen (NWoW). 
In addition, we examined how the institutions implemented the New Ways of Working approach (NWoW).
Institutionerne udarbejder bygningsstrategier, men nogle af dem er forældede og indeholder ikke scenarieplanlægning 10 Institutionerne fastlægger deres principper og målsætninger for bygningsforvaltning i forskellige dokumenter. 
The institutions define their building strategies but some are outdated and do not include scenario planning 10 The institutions define their property management principles and objectives in various documents.
Nogle er forældede, og nogle bliver gennemført uden formel godkendelse (jf. figur 4). 11 
Some are outdated and some are being implemented without formal approval (see Figure 4). 11
Figur 4 - Bygningsstrategier Kilde: Revisionsretten. 
Figure 4 – Building strategies Source: ECA.
11 Kommissionen skitserede hovedprincipperne for sin bygningsstrategi i en meddelelse i 2007. 
11 The Commission outlined the main principles of its buildings strategy in a 2007 communication.
Selv om det var planen, at nogle af bygningsstrategiens aspekter skulle afklares ved hjælp af undersøgelser (indvirkningen af proceduren for køb af bygninger, den rigtige balance mellem køb og leje, indvirkningen af nye arbejdsmetoder på livskvaliteten på arbejdspladsen og besparelsesmuligheder), blev disse undersøgelser aldrig gennemført. 
Although it was planned to further clarify some aspects of the building strategy through studies (impact of building procurement methodology, correct balance between acquisition and rental, impact of new working methods on quality of life at work and possible savings), the studies were not carried out.
Desuden blev nogle af de vigtige aspekter i meddelelsen fra 2007 med tiden ændret. 
In addition, some important aspects included in the 2007 communication changed over time.
Udskudt betaling og forpagtningsaftaler er f.eks. ikke længere de foretrukne finansieringsmetoder ved køb af bygninger, og Kommissionen har for nylig inkluderet forvaltningsorganerne i sin flerårige planlægning. 
For example, deferred payment and emphyteusis contracts are no longer preferred methods of financing the acquisition of buildings and the Commission recently included Executive Agencies in its multiannual planning.
Selv om Kommissionen stadig anser meddelelsens hovedprincipper og Præsidiets afgørelse af 24. marts 2010: "Property needs and medium-term building policy of the European Parliament". 
Although the Commission considers the main principles and guidelines of the communication still to be valid, it Bureau Decision of 24 March 2010: “Property needs and medium-term building policy of the European Parliament”.
Offentlig høring i Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg: "The cost-efficiency of the EU Buildings policy" af 18. november 2013. 
Public hearing of the European Parliament’s Committee on Budgetary Control: “The cost-efficiency of the EU Buildings policy” of 18 November 2013.
10 KOM(2007) 501 endelig af 5. september 2007: Meddelelse fra Kommissionen til Europa-Parlamentet, Rådet, det Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget om politikken for husning af Kommissionens tjenestegrene i Bruxelles og Luxembourg. 
10 COM(2007)501 final of 5 September 2007: Communication from the Commission to the European Parliament, the Council, the Economic and Social Committee and the Committee of the Regions on policy for the accommodation of Commission services in Brussels and Luxembourg.
11 Management report 2017, Annex 5 - Report to the Budgetary Authority: "Updated Plan of Investment in Buildings 2017-2022". 
11 Management report 2017, Annex 5 - Report to the Budgetary Authority: ‘Updated Plan of Investment in Buildings 2017-2022’.
12 EU-institution Bygningsstrategier Parlamentet Præsidiets afgørelse af 24. marts 20108 (2010-2014). 
12 EU institution Building strategies Parliament Bureau decision of 24 March 20108 (2010-2014).
Udkast til mellemsigtet ejendomsstrategi (2015-2019). 
Draft medium-term building strategy (2015-2019).
Dette dokument blev aldrig formelt vedtaget. 
This document was never formally adopted.
Bygningsstrategi for 2019 og frem, vedtaget af Præsidiet den 16. april 2018. 
Building Strategy beyond 2019, adopted by the Bureau on 16 April 2018.
Rådet Dokument fremlagt under den offentlige høring den 18. november 20139. 
Council Document presented during the public hearing of 18 November 20139.
Kommissionen Meddelelse om politikken for husning af Kommissionens tjenestegrene i Bruxelles og Luxembourg10. 
Commission Communication on policy for the accommodation of Commission services in Brussels and Luxembourg 10.
Sidst ajourført i 2007. 
Last update in 2007.
Domstolen Bilag til den årlige forvaltningsrapport for 201711. 
Court of Justice Annex to the 2017 annual management report11.
ECB Bygningsstrategi godkendt i juli 2017. 
ECB Building strategy approved in July 2017.
retningslinjer for at være gældende, har den ikke ajourført bygningsstrategien eller samlet den i et fælles, revideret dokument med de seneste ændringer. 
has not updated the building strategy or consolidated it into a single revised document with recent changes.
12 Kommissionens Kontorer for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles (OIB) og Luxembourg (OIL) baserer deres mellemfristede planlægningsværktøj, den flerårige politiske ramme, på Kommissionens bygningsstrategi. 
12 The Commission’s Offices for Infrastructure and Logistics in Brussels (OIB) and Luxembourg (OIL) base their medium-term planning tool, the multiannual policy framework (MAPF), on the Commission’s building strategy.
Den flerårige politiske ramme fastsætter hvert kontors hovedprioriteter og projekter for de kommende ti år og indeholder en oversigt over Kommissionens behov for kontorlokaler, der ajourføres en gang om året. 
The MAPF sets out each Office’s main priorities and projects for the next ten years and provides an overview including yearly updates on the Commission‘s office space needs.
Den er baseret på udsving i antallet af medarbejdere og på de tilgængelige kontorarealer og tager højde for udløb og forlængelser af lejeaftaler samt renoverings-og nyindretningsarbejde. Den flerårige politiske ramme er efter vores opfattelse et godt værktøj, der er velegnet til institutioner med store bygningsporteføljer. 
It is based on fluctuations in staffing levels and on the available stock of office space, taking into accounttheexpiryandextensionofleasesandrenovation/refurbishment works.We consider the MAPF to be a useful tool that is well suited to institutions with larger building portfolios.
13 Vi fandt ingen dokumentation for, at institutionerne medtog andre scenarier i planlægningen af deres bygningsbehov, f.eks. i forbindelse med budgetmæssige begrænsninger, ændringer i antallet af medarbejdere eller konsekvenserne af politiske beslutninger, der f.eks. udvider eller ændrer institutionernes rolle og mandat. 
13 We did not find evidence that the institutions considered different scenarios in planning their property requirements linked to, for example, budgetary constraints, staffing changes or the consequences of political decisions such as enlargement or changes in the role and mandate of the institution.
Institutionerne anvender de samme beslutningstagningsprincipper 14 De institutioner, der er placeret samme sted, har ikke en fælles bygningsstrategi, men anvender ikke desto mindre de samme beslutningstagningsprincipper12. 
The institutions apply common decision-making principles 14 The institutions operating in the same location do not have a single common building strategy, but nonetheless apply similar decision-making principles 12.
Tilpasning efter mandat og organisation 15 Institutionerne tilpasser deres bygningsstrategier efter deres mandat og organisation. 
Alignment with mandate and organisation 15 The institutions align their building strategies with their mandate and organisation.
Strategierne afspejler deres behov for særlige arealer såsom store konferencelokaler, retslokaler eller mødesale. 
The strategies reflect their needs for specific spaces such as large conference rooms, courtrooms or assembly rooms.
I nogle tilfælde reviderer institutionerne deres bygningsstrategier som følge af en ændring i deres mandat. 
In some cases, the institutions review their building strategy in response to a change in their mandate.
ECB planlagde f.eks. oprindeligt at huse alle sine medarbejdere i én bygning, men var nødt til at revidere denne plan på grund af uforudsete omstændigheder (jf. tekstboks 1). 
For example, the ECB initially planned to accommodate all staff in one building, but had to revise this approach due to unforeseen circumstances (see Box 1 below).
12 Nogle af principperne anvendes, selv om de ikke er angivet i de dokumenter, der beskriver institutionernes bygningsstrategi. 13 
12 Some principles are applied although not specified in the documents describing the institutions’ building strategy. 13
Koncentrering 16 Institutionerne har en tendens til at koncentrere sig i få, større bygninger, der ligger i samme område eller er samlet på få områder, gerne tæt på andre institutioner. 
Concentration 16 The institutions tend to concentrate in fewer but larger buildings that are located in one or a few areas, preferably near other institutions.
Denne præference er berettiget på grund af stordriftsfordele, sikkerhedshensyn, bedre arbejdsforhold, øget produktivitet (f.eks. reduktion af transporttiden mellem bygninger) og institutionernes offentlige image. 
This preference is justified by economies of scale, security reasons, better working conditions, increased productivity (e.g. reduction of time spent travelling between buildings) and public image.
Men det betyder samtidig, at antallet af bygninger, der er velegnede at købe eller leje, reduceres. 
Applying this principle reduces by default the number of buildings suitable to purchase or rent.
Figur 5 og 6 viser den geografiske spredning af institutionernes bygninger på de to vigtigste arbejdssteder, Bruxelles og Luxembourg. 
Figures 5 and 6 below show the geographical distribution of the institutions’ buildings in the main locations, Brussels and Luxembourg.
14 Tekstboks 1 ECB's bygningsplan tilpasset efter dens nye mandat Medlemsstaterne besluttede i 2012 at udvide ECB's mandat til også at omfatte opgaver med relation til den fælles tilsynsmekanisme (FTM). 
14 Box1 Adaptation of the ECB’s property approach to its new mandate In 2012, the Member States decided to extend the ECB’s mandate to include Single Supervisory Mechanism (SSM) tasks.
Selv om opførelsen af ECB's hovedbygning allerede var i gang, blev den nødt til at finde kontorlokaler til ca. 1 000 ekstra medarbejdere for at kunne opfylde kravene vedrørende FTM. 
Although construction of its main building was already underway, the ECB had to find office space for around 1000 additional staff to meet the requirements of the SSM.
ECB reducerede kravene til kontorarealer i retningslinjerne for lokalefordeling ved at øge andelen af delte kontorer og teamkontorer og ved at reducere målet for fleksibilitetsreserven (ekstra plads til brug i forbindelse med flytninger, f.eks. ved nyindretning) fra 10 % til 5 %. 
The ECB reduced the amount of office space in the room allocation guidelines by increasing the proportion of shared and team offices and by reducing the flexibility reserve target (surplus to allow for moves, e.g. in case of refurbishment) from 10 % to 5 %.