natgillin/translations-raw huggingface dataset:
En effektiv forvaltning af EU-delegationernes bygninger bidrager til at opfylde EU’s mål inden for udenrigspolitik, handel og udviklingssamarbejde. 
The effective management of EU delegation buildings contributes to achieving the EU’s objectives in foreign policy, trade and development cooperation.
EU-Udenrigstjenestens udgifter til delegationsbygninger beløb sig i 2014 til 165 millioner euro (jf. punkt 1-4). 
EEAS expenditure on delegation buildings in 2014 amounted to 165 million euro (see paragraphs 1 to 4).
II Den Europæiske Revisionsret undersøgte, om delegationsbygningerne opfylder EU-Udenrigstjenestens behov og giver valuta for pengene. 
II The European Court of Auditors examined whether delegation buildings meet the needs of the EEAS and provide value for money.
Den undersøgte, om EU-Udenrigstjenesten har indført effektive procedurer for valg af de rigtige bygninger, overvågning af bygningernes egnethed og planlægning af nødvendige ændringer (jf. punkt 5 og 6). 
It examined whether the EEAS has effective procedures for selecting the right buildings, monitoring the suitability of buildings and planning necessary changes (see paragraphs 5 and 6).
III Revisionen viste, at delegationsbygningerne — det være sig kontorbygninger, boliger til delegationschefer eller personaleindkvartering — generelt opfylder delegationernes behov (jf. punkt 8-19). 
III The audit found that delegation buildings, whether office buildings, residences of heads of delegation or staff accommodation, generally meet the needs of delegations (see paragraphs 8 to 19).
I nogle tilfælde giver bygningerne imidlertid ikke mest mulig valuta for pengene, fordi: a) arealet i de fleste kontorbygninger og nogle boliger overstiger lofterne i bygningspolitikken (jf. punkt 20-22) b) EU-Udenrigstjenesten ejer bygninger, som den ikke længere bruger (jf. punkt 23-25) c) de delegationer, der udlejer kontorlokaler til EU-medlemsstater eller til andre EU-institutioner eller -organer, i nogle tilfælde ikke afkræver de samhusede organisationer beløb, der sikrer fuld omkostningsdækning (jf. punkt 26 og 27). 
However, in some cases, buildings do not provide best value for money because: (a) space in most office buildings, and some residences, exceeds the ceilings in the building policy (see paragraphs 20 to 22); (b) the EEAS owns buildings which it no longer uses (see paragraphs 23 to 25); (c) where delegations share their office premises with EU Member States or EU institutions or bodies, some charges to hosted organisations do not recover full costs (see paragraphs 26 and 27).
IV Delegationsbygningernes egnethed afhænger for det første af, hvordan de vælges, og for det andet af, hvordan EU-Udenrigstjenesten sikrer, at de bliver ved med at opfylde behovene og give valuta for pengene. 
IV The suitability of delegation buildings depends firstly on their initial selection and then on the way the EEAS ensures they continue to meet needs and provide value for money.
Udvælgelsen af bygninger, der skal lejes eller købes, er baseret på bygningsdossierproceduren. 
The initial selection of buildings for rental or purchase is based on the building-file procedure.
Før en delegation lejer (herunder fornyr en lejeaftale) eller køber, indsender den et bygningsdossier til hovedkvarteret til behandling og godkendelse. 
Before renting (or renewing a rental agreement) or buying, the delegation concerned submits a building file to headquarters for examination and approval.
Bygningsdossierproceduren giver et struktureret og dokumenteret grundlag for beslutningstagning og er derfor et eksempel på god praksis (jf. punkt 30 og 31). 
In providing a structured and documented basis for decision-making, the building-file procedure is an example of good practice (see paragraphs 30 and 31).
Der er imidlertid en risiko for, at EU-Udenrigstjenesten ikke vælger de rigtige bygninger, fordi der er nogle svagheder i den praktiske anvendelse af hver af udvælgelsesprocedurens vigtige faser: a) Når nogle delegationer søger på det lokale marked, har de utilstrækkelig ekspertise til at finde passende muligheder og får ikke tilstrækkelig støtte fra hovedkvarteret (jf. punkt 32-35). b) Når delegationerne fremlægger muligheder for hovedkvarteret, er den foreslåede løsning undertiden ikke baseret på en grundig teknisk og finansiel analyse (jf. punkt 36-43). c) Når hovedkvarterets bygningsudvalg træffer sin endelige beslutning, er det undertiden for sent at underskrive en kontrakt, og det dokumenteres ikke altid, at beslutningen sikrer mest mulig valuta for pengene (jf. punkt 44-47). 
However, there is a risk that the EEAS does not select the right buildings because there are some weaknesses in the practical application of each of the major stages of the selection procedure: (a) When some delegations search the local market, they have insufficient expertise to identify suitable options and do not receive sufficient support from headquarters (see paragraphs 32 to 35). (b) When delegations present options to headquarters, the proposed solution is sometimes not based on a sound technical and financial analysis (see paragraphs 36 to 43). (c) When the Headquarters Building Committee makes its final decision, it is sometimes too late to sign a contract and it does not always demonstrate that the decision represents best value for money (see paragraphs 44 to 47).
Resumé 07 VNår EU-Udenrigstjenesten har valgt bygninger, vurderer den regelmæssigt ved besøg på stedet, om de fortsat opfylder delegationernes behov, men den identificerer ikke alle mangler (jf. punkt 49 og 50). 
Executive summary 07 VOnce the EEAS has selected buildings, it regularly assesses whether they continue to meet the needs of delegations through site visits, but it does not identify all shortfalls (see paragraphs 49 and 50).
EU-Udenrigstjenesten tager ikke højde for alle relevante faktorer, når den overvåger arealet pr. person i kontorbygninger (jf. punkt 51 og 52), og den overvåger heller ikke, om lejen for kontorbygninger og boliger stadig er i tråd med markedspriserne, og om de beløb, der afkræves samhusede organisationer, sikrer fuld omkostningsdækning (jf. punkt 53). 
The EEAS does not take into account all relevant factors when it monitors the space per person in office buildings (see paragraphs 51 and 52); nor does it monitor that rents of office buildings and residences remain in line with market rates and that charges to co-located organisations recover full costs (see paragraph 53).
EU-Udenrigstjenesten registrerer desuden ikke på en pålidelig måde overvågningsresultaterne i sine informationssystemer (jf. punkt 54-59). 
Furthermore, the EEAS does not reliably record the results of its monitoring in its information systems (see paragraphs 54 to 59).
VI Manglen på pålidelige grundlæggende oplysninger om delegationsbygninger er en hindring for effektiv planlægning. 
VI The lack of reliable basic information on delegation buildings is an obstacle to effective planning.
Hovedkvarteret udnytter desuden ikke de tilgængelige oplysninger effektivt til at udarbejde planer for korrigerende foranstaltninger (jf. punkt 60). 
Moreover, headquarters does not make effective use of the information which is available to draw up plans for taking corrective action (see paragraph 60).
Planlægningen fokuserer på at opfylde kortsigtede behov (jf. punkt 61 og 62). 
Planning focuses on addressing short-term needs (see paragraphs 61 and 62).
VII Det er EU-Udenrigstjenestens langsigtede mål at købe flere kontorlokaler til delegationerne. 
VII It is the long-term objective of the EEAS to purchase more delegation office premises.
I 2015 indgik EU-Udenrigstjenesten aftale om betingelser for lån af op til 200 millioner euro til køb af fast ejendom i henhold til de nye bestemmelser i finansforordningen. 
In 2015, under the new provisions in the financial regulation, the EEAS arranged terms for borrowing up to 200 million euro to buy real estate.
EU-Udenrigstjenesten har imidlertid begrænset erfaring med at eje bygninger og mangler ekspertise i forvaltning af fast ejendom. 
However, the EEAS has limited experience in owning buildings and lacks real-estate management expertise.
Den har derfor ikke oprettet effektive systemer til forvaltning af ejede bygninger, f.eks. til vedligeholdelse af bygningernes gode stand eller til afhændelse af bygninger, som den ikke længere bruger (jf. punkt 63-66). 
Consequently, it has not established effective systems to manage owned properties, for example to maintain properties in good condition or to sell buildings which it no longer uses (see paragraphs 63 to 66).
VIII På grundlag af bemærkningerne i denne beretning anbefaler Retten, at EU-Udenrigstjenesten: a) medtager miljøfaktorer, adgang for handicappede og fleksibilitet som mål i bygningspolitikken for kontorbygninger b) sikrer, at de beløb, som betales af EU-medlemsstater eller af andre EU-institutioner eller -organer, der samhuses i delegationsbygninger, er ensartede og sikrer fuld omkostningsdækning c) styrker anvendelsen af bygningsdossierproceduren ved valg af bygninger d) anvender en central informationskilde til at kontrollere markedspriser for kontorbygninger og regelmæssigt overvåger, at lejen for kontorlokaler er i tråd med markedspriserne e) forbedrer sit informationssystem til forvaltning af fast ejendom, så den har mere pålidelige og relevante oplysninger, der kan indgå i planlægningsprocessen f) styrker hovedkvarterets ekspertise i forvaltning af fast ejendom for at udvikle en mere strategisk tilgang, forbedre planlægningen og øge støtten til delegationerne g) med henblik på at overholde bygningspolitikken fastlægger prioriteter for leje, køb, salg, ændringer og vedligeholdelse i rullende mellemlangsigtede planer ved hjælp af de tilgængelige oplysninger om gulvareal og bygningernes stand h) indfører systemer til effektiv forvaltning af ejede bygninger. 
VIII On the basis of the observations in this report, the Court recommends that the EEAS should: (a) include environmental factors, access for disabled people and flexibility as objectives in the building policy for office buildings; (b) ensure charges paid by EU Member States or other EU institutions or bodies hosted in delegation buildings are consistent and recover full costs; (c) strengthen the application of the building-file procedure for selecting buildings; (d) use a central source of information to verify market rates for office buildings and regularly monitor consistency of office rents with market rates; (e) improve its real-estate management information system, so that it can provide more reliable and relevant information to feed into the planning process; (f) reinforce expertise in real-estate management at headquarters to develop a more strategic approach, improve planning and strengthen support for delegations; (g) establish priorities for rentals, purchases, sales, modifications and maintenance in rolling medium-term plans, using available information on floor space and building condition in order to comply with the building policy; (h) introduce systems to manage owned buildings effectively.
Indledning 08 01 Tjenesten for EU’s Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) koordinerer EU’s udenrigs-og sikkerhedspolitik. 
Introduction 08 01 The European External Action Service (EEAS) coordinates the EU’s foreign and security policy.
EU-Udenrigstjenesten har hovedkvarter i Bruxelles og varetager driften af EU’s delegationer verden over. 
The EEAS has its headquarters in Brussels and is responsible for running EU delegations around the world.
EU-Udenrigstjenesten er strukturelt og økonomisk uafhængig af Kommissionen, men samarbejder med den om mange spørgsmål. 
The EEAS is structurally and financially independent from the European Commission, but cooperates with it on many issues.
02 Ved oprettelsen i januar 2011 overtog EU-Udenrigstjenesten ansvaret for samtlige EU-delegationer fra Kommissionen. 
02 On its creation in January 2011, the EEAS took over responsibility for all EU delegations from the European Commission.
EU-Udenrigstjenesten stiller kontorlokaler til rådighed for 5 300 medarbejdere i ca. 140 delegationer. 
The EEAS provides office space for 5 300 staff in around 140 delegations.
EU-Udenrigstjenesten er også ansvarlig for delegationschefernes boliger og for at indkvartere eller godtgøre indkvarteringsudgifter for 2 400 medarbejdere. 
The EEAS is also responsible for the residences of heads of delegation and for providing or reimbursing the costs of accommodation for 2 400 staff.
03 En effektiv forvaltning af EU-delegationernes bygninger bidrager til at opfylde EU’s mål inden for udenrigspolitik, handel og udviklingssamarbejde. 
03 The effective management of EU delegation buildings contributes to achieving the EU’s objectives in foreign policy, trade and development cooperation.
Delegationskontorerne har til formål at skabe et stabilt, synligt, funktionelt og sikkert arbejds-og mødemiljø for medarbejdere og gæster. 
Delegation offices aim to provide a stable, visible, functional and secure working and meeting environment for staff and visitors.
Bygningerne bør give valuta for pengene, og deling af kontorlokaler med medlemsstater eller med andre EU-institutioner eller -organer fremmes aktivt. 
Buildings should provide value for money, and sharing office premises with Member States or other EU institutions and bodies is actively promoted.
80 % af delegationernes kontorbygninger og boligerne til delegationscheferne er lejede, mens resten er ejede. 
04 Some 80 % of delegation office buildings and residences of heads of delegation are rented, the rest are owned.
EU-Udenrigstjenestens udgifter til delegationsbygninger beløb sig i 2014 til 165 millioner euro (jf. figur 1). 
EEAS expenditure on delegation buildings in 2014 amounted to 165 million euro (see Figure 1).
Indledning 09 2014-udgifterne til delegationsbygninger: 165 millioner euro Kontorer 53 millioner euro Boliger 11 millioner euro Personaleindkvartering 62 millioner euro Sikkerhedsomkostninger 26 millioner euro - 16 % Vand, gas, elektricitet, forsikring - 3 % Rengøring og vedligeholdelse - 2 % Større reparationer/indretning - 2 % Køb/opførelse af bygninger - 1 % Kilde: EU-Udenrigstjenesten. 
Introduction 09 2014 expenditure on delegation buildings 165 million euro Offices 53 million euro Residences - 11 million euro Staff accommodation 62 million euro Security costs 26 million euro — 16 % Water, gas, electricity, insurance — 3 % Cleaning and maintenance — 2 % Major repairs/fitting out — 2 % Purchase/construction of buildings — 1 % Source: EEAS.
Leje eller godtgørelse af leje 126 millioner euro - 76 % Figur 1 
Rents or reimbursements of rents 126 million euro — 76 % Figure 1
Revisionens omfang 10 og revisionsmetoden Revisionens omfang 05 Det overordnede mål med revisionen var at undersøge, om EU-Udenrigstjenesten forvalter delegationsbygningerne tilfredsstillende, og vi søgte svar på følgende underspørgsmål: a) Opfylder delegationsbygningerne EU-Udenrigstjenestens behov, og giver de valuta for pengene? b) Har EU-Udenrigstjenesten indført effektive procedurer for valg af de rigtige bygninger? c) Har EU-Udenrigstjenesten indført effektive systemer til overvågning af bygningernes fortsatte egnethed og planlægning af nødvendige ændringer? 
Audit scope 10 and approach Audit scope 05 The overall audit objective was to examine whether the EEAS manages delegation buildings well and the audit addressed the following sub-questions. (a) Do delegation buildings meet the needs of the EEAS and provide value for money? (b) Does the EEAS have effective procedures for selecting the right buildings? (c) Does the EEAS have effective systems for monitoring the continued suitability of buildings and planning necessary changes?
Revisionsmetode 06 Vi baserede revisionsbemærkningerne på fire hovedkilder til revisionsbevis (se figur 2): a) Vi sendte et spørgeskema til administrationscheferne i 133 delegationer1. 
Audit approach 06 We based the audit observations on four main sources of audit evidence (see Figure 2). (a) We sent a survey to heads of administration in 133 delegations1.
112 administrationschefer udfyldte spørgeskemaet, hvilket giver en svarprocent på 84 %. b) Vi gennemgik en stikprøve på 30 bygningsdossierer, der blev sendt til hovedkvarteret i 2013 og 20142. 
112 heads of administration completed the survey, representing a response rate of 84 %. (b) We reviewed a sample of 30 building files submitted to headquarters in 2013 and 20142.
Beslutningen om at leje eller købe en bestemt bygning, eller om at forny et lejemål eller ej, træffes på grundlag af et bygningsdossier, som den pågældende delegation sender til hovedkvarteret. c) Vi aflagde besøg hos fire delegationer (Nepal, Tanzania, Tyrkiet og USA — Washington DC) med henblik på at undersøge bygningsforvaltningsmetoder i delegationer, der er forskellige med hensyn til størrelse, verdensdele, areal pr. person, ejerskab (tre kontorbygninger var lejede), bygningsstand, per-sonalesammensætning og erfaring med samhusning. 
The decision to rent or buy a particular building, or whether or not to renew a lease, is taken on the basis of a building file submitted to headquarters by the delegation concerned. (c) We carried out visits to four delegations (Nepal, Tanzania, Turkey and United States — Washington DC) in order to examine building-management practices in delegations of different size, continent, space per person, ownership (three office buildings were rented), building condition, staff composition and experience of co-location.
Under besøgene hos disse delegationer diskuterede vi også bygningsforvaltningsmetoder med administrationschefer på medlemsstaternes ambassader. 
During the visits to these delegations we also discussed building-management practices with heads of administration of the Member States’ embassies.
I forbindelse med vores besøg holdt vi også møder med den belgiske, danske, finske, tyske, nederlandske, svenske og britiske ambassade. 
Over the course of our visits we met with the embassies of Belgium, Denmark, Finland, Germany, the Netherlands, Sweden and the United Kingdom.
Vi aflagde også besøg i uden-rigsministeriet i Nederlandene for at få yderligere oplysninger om deres innovative politikker og procedurer for forvaltning af ambassadebygninger. d) Vi gennemgik dokumentation vedrørende politikker, procedurer og redskaber, gennemførte interview i hovedkvarteret og analyserede kvantitative oplysninger om delegationsbygninger. 
We also visited the Ministry of Foreign Affairs in the Netherlands to obtain further information on their innovative policies and procedures for managing embassy buildings. (d) We reviewed documentation relating to policies, procedures and tools, carried out interviews at headquarters and analysed quantitative information relating to delegation buildings.
1 Spørgeskemaet blev sendt til alle delegationerne, undtagen delegationerne i EU (f.eks. Den Europæiske Unions delegation til OECD og UNESCO i Paris) og dem, der hører under en anden delegation. 
1 The survey was sent to all delegations except those located inside the EU (e.g. Delegation of the European Union to the OECD and Unesco in Paris) and those depending on another delegation.
2 Stikprøven på 30 bygningsdossierer blev udtaget som en pengeenhedsstikprøve af de 148 bygningsdossierer, der var indsendt mellem januar 2013 og september 2014. 
2 The sample of 30 building files was selected using monetary unit sampling from the 148 building files submitted between January 2013 and September 2014.
Revisionens omfang og revisionsmetoden 11 Kilder til revisionsbevis Gennemgang af 30 bygningsdossierer Revisionsbesøg hos fire delegationer: Nepal, Tanzania, Tyrkiet og USA Gennemgang af statistikker og procedurer Revisionsbemærkninger Spørgeskema Kilde: Den Europæiske Revisionsret. 
Audit scope and approach 11 Sources of audit evidence Review of 30 building files Audit visits to four delegations: Nepal, Tanzania, Turkey and United States Review of statistics and procedures Audit observations Audit survey Source: European Court of Auditors.
Bemærkninger 12 Afsnit I — Bygningerne opfylder generelt delegationernes behov, men giver i nogle tilfælde ikke mest mulig valuta for pengene, hvilket skyldes, at der er overskydende plads og uudnyttede bygninger, og at de beløb, der afkræves lejere, i nogle tilfælde ikke sikrer fuld omkostningsdækning 07 Vi undersøgte, om bygningerne opfylder delegationernes behov og giver valuta for pengene. 
Observations 12 Section I — Buildings generally meet the needs of Delegations but in some cases do not provide best value for money because of excess space, unused properties and charges to tenants which do not recover full costs 07 The audit examined whether buildings meet the needs of delegations and provide value for money.
Bygningerne opfylder generelt delegationernes behov Kontorbygninger 08 EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik har følgende mål for delegationskontorer: stabilitet, synlighed, funktionalitet, sikkerhed og mest mulig valuta for pengene. 
Buildings generally meet the needs of delegations Office buildings 08 The EEAS building policy has the following objectives for delegation offices: stability, visibility, functionality, security and best value for money.
Spørgeskemabesvarelserne fra delegationernes administrationschefer bekræftede relevansen af alle disse mål, som er fremhævet i figur 3. 
The audit survey of heads of administration in delegations confirmed the relevance of all these objectives, shown in bold type in Figure 3.
Betydningen af målene for delegationskontorer Adgang for handicappede 6 % Miljøpåvirkning 7 % Fleksibilitet 9 % Valuta for pengene 12 % Sikkerhed 22 % Funktionalitet 18 % Synlighed 12 % Stabilitet 14 % Kilde: Spørgeskemabesvarelser fra EU-delegationernes administrationschefer. Figur 3 
Importance of objectives for delegation offices Accessibility for disabled — 6 % Environmental impact — 7 % Flexibility — 9 % Value for money — 12 % Visibility — 12 % Source: Audit survey of heads of administration in EU delegations. Security — 22 % Functionality — 18 % Stability — 14 % Figure 3
Bemærkninger 13 09 Respondenterne vægtede sikkerhed og funktionalitet højst, men anerkendte også betydningen af andre faktorer, som ikke på nuværende tidspunkt er fastsat som mål i bygningspolitikken: a) Fleksibilitet: Det fastslås i et arbejdsdokument fra 2014 om EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik, at fordelen ved at leje er, at der er mulighed for fleksibilitet, hvis behovene ændrer sig. 
Observations 13 09 Respondents gave the highest weighting to security and functionality, but also recognised the importance of other factors which are not currently objectives of the building policy. (a) Flexibility. The 2014 working document on the EEAS building policy stated that renting has the advantage of flexibility if needs change.
Pladsbehovene kan ændre sig, f.eks. på grund af stigninger eller fald i antallet af ansatte. 
Building needs may change, for example, as a result of an increase or decrease in staff numbers.
Desuden kan antallet af ansatte ligge uden for EU-Udenrigstjenestens direkte kontrol, da den stiller kontorlokaler til rådighed for Kommissionens personale og andre organisationer b) Miljøpåvirkning: Selv om EU-Udenrigstjenesten er fast besluttet på at skabe en miljøvenlig arbejdsplads både i hovedkvarteret og i delegationerne3, afspejles dette ikke i dens bygningspolitik. 
Moreover, staff numbers can be outside the direct control of the EEAS, as it provides office space for European Commission staff and for other organisations. (b) Environmental impact. Although the EEAS is determined to put in place an environmentally friendly workplace both at headquarters and in delega-tions3, its building policy does not reflect this concern.
Den har f.eks. endnu ikke forpligtet sig til at deltage i EMAS (ordningen for miljøstyring og miljørevision)4. 
For example, it has not yet committed itself to adopting EMAS (the eco-management and audit scheme)4.
Aktivt fremme af EMAS kunne give delegationerne mulighed for at foregå med et godt eksempel og vise, at ordningen også kan være nyttig for små organisati-oner5. 
Actively promoting EMAS could provide an opportunity for delegations to lead by example and to demonstrate that it can also be useful for small organisations5.