natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Bygningsdossiererne er unødvendigt detaljerede i de tilfælde, hvor delegationerne ikke har til hensigt at flytte 38 Stabilitet er et af bygningspolitikkens mål, så der er god fornuft i at foretrække at forlænge lejemålet for en eksisterende bygning, hvis den opfylder delegationens behov og giver valuta for pengene. 
Building files are unnecessarily detailed when delegations have no intention of moving 38 Stability is an objective of the building policy, so there is good reason for preferring to continue with the lease for an existing building if it meets the delegation’s needs and provides value for money.
Derved undgår man også de omkostninger og forstyrrelser, der er forbundet med at flytte23. 
This also avoids the cost and disruption of moving23.
Standardlejekontrakten indeholder under alle omstændigheder en bestemmelse, der giver delegationen mulighed for til enhver tid at opsige kontrakten med tre måneders varsel. 
In any case, the standard lease agreement has a clause enabling the delegation to terminate the contract with 3 months’ notice at any time.
39 For øjeblikket er der dog ingen forskel mellem vejledningen om udarbejdelse af bygningsdossierer, hvor formålet er at videreføre et eksisterende lejemål, og vejledningen om udarbejdelse af bygningsdossierer, hvor formålet — når det er nødvendigt at flytte — er at vælge den bedste bygning blandt flere muligheder. 
39 However, there is currently no difference between the guidance for preparing building files which aim to continue an existing lease and the guidance for preparing building files which aim to select — when a move is needed — the best building among a number of options.
I det første tilfælde er en sammenligning med andre muligheder kunstig og mindre hensigtsmæssig end at påvise, at bygningen stadig opfylder delegationens behov i overensstemmelse med bygningspolitikken og markedspriserne (jf. tekstboks 3). 
In the first case, a comparison with alternative options is artificial and less meaningful than demonstrating that the building still meets the delegation’s needs in accordance with the building policy and in line with market rates (see Box 3).
I det andet tilfælde kan delegationerne have brug for mere støtte fra hovedkvarteret for at foretage en mere omfattende vurdering, herunder en sammenligning af egnede og realistiske muligheder. 
In the second case, delegations may require more support from headquarters to carry out a more comprehensive assessment, including a comparison of suitable and realistic shortlisted options.
23 Tyske ambassader forventes f.eks. at blive, hvor de er, medmindre der er en særlig tvingende grund til at flytte. 
23 For German embassies, for example, there is an assumption that embassies will remain where they are, unless there is a particularly compelling reason to move.
Når delegationerne har til hensigt at blive, hvor de er, kan en undersøgelse af alternativer være kunstig og uden større værdi Formålet med bygningsdossieret fra 2013 vedrørende kontorer i Rwanda (jf. bilag II) var at begrunde en videreførelse af den eksisterende lejeaftale. 
When delegations intend to stay put, examining alternatives can be artificial and of limited value The objective of the 2013 building file for Rwanda offices (see Annex II) was to justify continuing the existing rental agreement.
Dette fremgik klart af en missionsrapport fra hovedkvarteret, som var vedlagt bygningsdossieret, og som pålagde delegationen at forhandle en forlængelse af lejeaftalen for kon-torbygningerne hurtigst muligt efter at have undersøgt markedet som krævet i forbindelse med en rapport til bygningsudvalget. 
This was clear from a mission report from headquarters annexed to the building file instructing the delegation to negotiate an extension to the lease agreement for the office buildings quickly after exploring the market as required for the purposes of a report to the Building Committee.
Selv om bygningsdossieret indeholdt en analyse af et antal egnede og realistiske muligheder, havde denne derfor begrænset værdi, fordi delegationen ikke havde til hensigt at flytte. 
Therefore, although the building file included an analysis of a shortlist of suitable, realistic options, this had limited value because there was no intention of moving.
Bemærkninger 32 Muligheden for at købe behandles sjældent i bygningsdossiererne, og den sammenlignes ikke med omkostningerne ved at leje 40 Kun i fem af de 30 undersøgte bygningsdossierer blev muligheden for at købe behandlet (jf. figur 12), og i alle tilfælde blev den afvist. 
Observations 32 Building files rarely discuss the possibility of buying and do not compare it with the cost of renting 40 Of the 30 building files examined, only five discussed the possibility of buying (see Figure 12), and in all cases buying was rejected.
Ingen af de undersøgte bygningsdossierer indeholdt en sammenligning af leje og køb, som omfattede en sammenligning af de anslåede fremtidige omkostninger. 
None of the building files examined presented a comparison of renting with buying that included a comparison of the estimated future costs.
I marts 2015 informerede hovedkvarteret delegationscheferne om, at hovedkvarterets infrastrukturafdeling i fremtiden vil foretage beregningerne for at sammenligne køb og leje24. 
In March 2015, headquarters informed heads of delegation that, in future, the Headquarters Infrastructure Division will carry out the calculations to compare buying with renting24.
Den anvendte metode er imidlertid ikke beskrevet i EU-Udenrigstjenestens bygningspolitik. 
However, the method used is not disclosed in the EEAS building policy.
Den tidligere bygningspolitik forklarede, hvordan man skulle beregne det finansielle udbytte af en investering som grundlag for en sammenligning af køb og leje over en foreslået periode på 20 år25. 
The previous building policy explained how to calculate the financial return on an investment as a basis for comparing purchasing with renting over a suggested period of 20 years25.
I praksis dokumenterer leje-eller-køb-redegørelserne ikke, at den foreslåede løsning giver mest valuta for pengene (jf. tekstboks 4). 
In practice, rent-or-buy discussions do not demonstrate that the proposed solution represents better value for money (see Box 4).
24 Notat af 30. marts 2015 fra direktøren for finanser og administration til delegationscheferne. 
24 Note from managing director administration and finance to heads of delegation of 30 March 2015.
25 En købt bygnings restværdi er en vigtig faktor i denne beregning, som det er svært at vurdere præcist. 
25 The residual value of purchased property is an important factor in this calculation and one which is difficult to estimate accurately.
F.eks. er værdien af boligen i Washington DC, som blev erhvervet i 1971 for et beløb, der svarer til 2,4 millioner euro, tredoblet, mens værdien af kontorbygningen i Argentina, som blev erhvervet i 1992 for et beløb, der svarer til 1,5 millioner euro, anslås til 1,6 millioner euro. 
For example, the value of the residence in Washington DC purchased in 1971 for the equivalent of 2.4 million euro has trebled whilst the value of the office building in Argentina, purchased in 1992 for the equivalent of 1.5 million euro is estimated at 1.6 million euro.
Delegationerne dokumenterer ikke, at det giver mere valuta for pengene at købe end at leje Da delegationen i Nepal i 2010-2011 foreslog at købe en grund af den franske ambassade og opføre kontorer og en bolig, forlangte hovedkvarteret ikke dokumentation for, at køb og opførelse gav mere valuta for pengene end leje. 
Delegations do not show that purchasing is better value for money than renting In 2010-2011, when the delegation in Nepal was proposing to purchase a plot of land from the French embassy and to construct offices and a residence, it was not required by headquarters to demonstrate that purchasing and construction represented better value for money than renting.
Det samme var tilfældet i Washington DC, da delegationen havde mulighed for at købe sin kontorbygning i 2010. 
The same occurred in Washington DC, when the delegation had the opportunity to purchase the office building in 2010.
Dette køb blev udelukket uden en undersøgelse af finansieringsmuligheder og skattefordele, selv om det kunne have styrket delegationens tilstedeværelse at eje bygningen, og den ekstra plads kunne være anvendt til samhusning med endnu en ambassade. 
Purchasing was excluded without exploring financing options and tax advantages, even though ownership of the building could have improved the delegation’s presence and the additional space could have been used for co-location with another embassy.
I nogle bygningsdossierer fremlægger delegationerne ikke mulighederne på en sammenlignelig måde 41 Vi fandt i nogle bygningsdossierer et eksempel på god praksis, hvor mulighederne sammenlignes i en tabel ved hjælp af udvælgelseskriterierne. 
In some building files, delegations do not present options in a comparable way 41 A good practice found in some building files was the comparison of shortlisted options against the selection criteria in the form of a table.
Figur 15 er baseret på tabellerne i bygningsdossiererne vedrørende kontorerne i Rwanda, Guatemala og Laos. 
By way of illustration, Figure 15 is a composite table based on those found in the building files for the Rwanda, Guatemala and Laos offices.
Tildelingen af point og bemærkningerne er kun anført som illustration. 
The allocation of points and the comments are for illustrative purposes only.
En sådan tabel gør det let at sammenligne de forskellige muligheder med henblik på at nå frem til en afbalanceret overordnet vurdering. 
A table such as this makes it easy to compare the different options in order to arrive at a balanced overall assessment.
Tabellen kan også udvides og f.eks. omfatte engangsudgifter i forbindelse med flytning (f.eks. indretning og sikkerhedsarbejde), driftsudgifter eller indtægter fra samhusning. 
The table could also be extended, for example, to include the one-off costs associated with moving buildings (e.g. fitting-out and security works), running costs or revenue from co-location.
Bemærkninger 33 Illustrativt eksempel på god praksis i form af en tabel til sammenligning af forskellige muligheder Bygning Kvalitetskriterier Priskriterier Størrelseskriterier Sikkerhed (højst 50) Funktionalitet (højst 30) Beliggenhed og image (højst 20) Kvalitets­ point i alt (højst 100) Årlig leje i alt euro Pris pr. m2 euro m2 i alt m2 pr. person (for kontorer) En del Moderne bygning Godt image Mulighed 1 betænkeligheder 24 16 60 25 000 16,67 1 500 38 20 Mulighed 2 Udmærket Ny bygning I ambassadeområde 84 22 000 15,71 1 400 35 38 28 18 Kan tilpasses En del Uden for Mulighed 3 25 betænkeligheder ambassadeområde 49 20 000 12,5 1 600 40 14 10 Kilde: Den Europæiske Revisionsret på grundlag af bygningsdossierer vedrørende kontorer i Rwanda, Guatemala og Laos. 
Observations 33 Illustrative good practice example of a table comparing options Building Quality criteria Price criteria Size criteria Safety and security (max 50) Functionality (max 30) Location and image (max 20) Total quality points (max 100) Total annual rental euro Price per m2 euro m2 total m2 per person (for offices) Option 1 Some concerns Modern building Good image 60 25 000 16.67 1 500 38 20 24 16 Option 2 Excellent New building In diplomatic area 84 22 000 15.71 1 400 35 38 28 18 Can be adapted Some concerns Outside diplomatic Option 3 25 14 area 49 20 000 12.5 1 600 40 10 Source: European Court of Auditors based on building files for offices in Rwanda, Guatemala and Laos.
42 Som kontrast til dette var der bygningsdossierer, hvor det var sværere umiddelbart at sammenligne mulighederne, f.eks. fordi fordele og ulemper blev fremstillet tilfældigt. 
42 This approach contrasted with other building files which examined the options in a less readily comparable way, for example, by randomly presenting particular advantages and disadvantages.
Delegationerne udelader undertiden vigtige oplysninger fra deres bygningsdossierer, f.eks. om omkostninger pr. kvadratmeter, areal pr. person i kontorbygninger eller overskridelse af arealloftet. 
Delegations sometimes omit key information from building files such as cost per m2, or space per person for office buildings, or non-compliance with the space ceiling.
I otte af de 30 undersøgte bygningsdossierer var den løsning, der blev foreslået bygningsudvalget, ikke baseret på en grundig analyse foretaget af delegationen (jf. figur 12). 
In 8 of the 30 building files examined, the solution proposed to the Building Committee was not based on a sound analysis by the delegation (see Figure 12).
Desuden viser bygningsdossiererne ofte omkostningerne til den foreslåede løsning efter forhandling, men sammenligner dem med omkostningerne til alternative bygninger før forhandling. 
Moreover, although building files often show the cost of the proposed solution after negotiations, they compare this with the cost of alternative buildings before negotiations.
Figur 15 
Figure 15
Bemærkninger 34 Vejledningen om udarbejdelse af bygningsdossierer tager ikke højde for arealer, der udlejes til andre organisationer, og indtægter fra samhusning 43 I en rapport fra 2014 om samhusning26 forklares det, at EU-Udenrigstjenesten ikke har den nødvendige arbejdskraft til at opstille fælles standarder og udarbejde referencedokumenter for samhusning. 
Observations 34 Guidance on preparing building files does not take into account space rented to other organisations and income generated by co-location 43 The 2014 report on co-location26 explains that the EEAS does not have the necessary manpower to develop common standards and produce reference documents for co-location.
Derfor forklarer vejledningen om udarbejdelse af bygningsdossierer (jf. punkt 31) ikke, hvordan der i beregningen af arealet pr. person skal tages højde for de kontorarealer, der udlejes til medlemsstaters ambassader eller til andre EU-institutioner eller -organer. 
Consequently, guidance on preparing building files (see paragraph 31) does not explain how office space rented to Member States’ embassies and other EU institutions and bodies should be taken into account in the calculation of space per person.
Udtalelserne fra hovedkvarterets bygningsudvalg er somme tider ikke rettidige eller overbevisende 44 I sidste fase af bygningsdossierproceduren behandler hovedkvarterets bygningsudvalg delegationens forslag og afgiver udtalelse om den. 
Some Headquarters Building Committee opinions are not timely or convincing 44 In the final stage of the building-file procedure, the Headquarters Building Committee examines the delegation’s proposal and issues its opinion.
Bygningsudvalgets godkendelse er nødvendig, før en kontrakt kan underskrives27. 
The Building Committee’s approval is necessary before a contract can be signed27.
Men: a) de langvarige procedurer forhindrer underskrivelsen af nogle kontrakter b) nogle beslutninger dokumenterer ikke på en overbevisende måde, at den valgte løsning er i tråd med markedspriserne c) nogle beslutninger tager ikke i tilstrækkelig grad højde for gulvareal. 
However: (a) lengthy procedures prevent the signature of some contracts; (b) some decisions do not convincingly demonstrate that the selected solution is in line with market rates; (c) some decisions do not sufficiently take floor space into consideration.
De langvarige procedurer forhindrer underskrivelsen af nogle kontrakter 45 Bygningsudvalget vedtager udtalelser om de bygningsdossierer, som det behandler. 
Lengthy procedures prevent the signing of some contracts 45 The Building Committee adopts opinions on the building files it examines.
Dette synspunkt blev også fremsat i spørgeskemaundersøgelsen. 
This point of view was echoed by comments in the audit survey.
En af respondenterne skrev, at der går alt for lang tid, fra delegationen har fundet en bygning, til hovedkvarteret har godkendt den, og at udlejerne i stedet udlejer til andre organisationer. 
One respondent wrote: ‘The time from having identified a building until the approval from headquarters is far too long and landlords rent to other organisations in the meantime.’
Derfor fører godkendelsen af et bygningsdossier ikke nødvendigvis til underskrivelse af en kontrakt. 
As a consequence, the approval of a building file does not necessarily lead to the signing of a contract.
Bygningsdossiererne for boligerne i Israel og Sri Lanka blev f.eks. godkendt, men der blev ikke efterfølgende underskrevet kontrakter (jf. bilag II). 
For example, although the building files for the residences in Israel and Sri Lanka were approved, contracts were not subsequently signed (see Annex II).
26 Rapport om samhusning, 2014, 11. juli 2014, EU-Udenrigstjenesten. 
26 Report on co-location, 2014, 11 July 2014, EEAS.
27 I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-budgettet (f.eks. erhvervelse af jord, erhvervelse af bygninger til en værdi af mere end 3 millioner euro eller indgåelse af nye ejendomskontrakter med en årlig leje på mindst 750 000 euro) skal der også indhentes godkendelse fra budgetmyndigheden (Rådet og Europa-Parlamentet) (finansforordningens artikel 203, stk. 
27 For any building project likely to have significant implications for the budget of the EU (for example, acquisition of land and acquisition of buildings exceeding 3 million euro or any new building related contract with an annual charge over 750 000 euro) the approval of the budgetary authority (the European Parliament and the Council) is also required (financial regulation, Article 203(7)).
7). Et ejendomserhvervelsesprojekt finansieret ved hjælp af et lån skal også forhåndsgodkendes af budgetmyndigheden (finansforordningens artikel 203, stk. 
A building acquisition project financed through a loan is also subject to prior approval by the budgetary authority (financial regulation, Article 203(8)).
Bemærkninger 35 Nogle beslutninger dokumenterer ikke på en overbevisende måde, at den valgte løsning er i tråd med markedspriserne 46 Syv af de 30 undersøgte bygningsdossierer indeholdt ikke en overbevisende begrundelse for bygningsudvalgets beslutning (jf. figur 12). 
Observations 35 Some decisions do not convincingly demonstrate that the selected solution is in line with market rates 46 Of the 30 building files examined, seven did not contain a convincing reason for the Building Committee’s decision (see Figure 12).
I fire tilfælde skyldtes dette, at det ikke var dokumenteret, at den valgte løsning var i tråd med markedspriserne. 
In four of these cases, this was because they did not demonstrate that the selected solution was in line with market rates.
I ingen af de 30 bygningsdossierer, som vi undersøgte under revisionen, sammenlignede bygningsudvalget omkostningerne pr. kvadratmeter for den løsning, som delegationen foreslog, med uafhængige oplysninger om markedspriserne. 
The Building Committee did not compare the cost per m2 of the solution proposed by the delegation with an independent source of market rates in any of the 30 building files examined during the audit.
I de tilfælde, hvor delegationen ikke havde dokumenteret, at den foreslåede løsning var i tråd med markedspriserne, afhjalp bygningsudvalget således ikke denne svaghed. 
This meant that in those cases where the delegation had not demonstrated that its proposed solution was in line with market rates, the Building Committee did not address this weakness.
Dette gjaldt dossiererne vedrørende kontorerne i Togo, boligerne i Mauretanien og Sri Lanka og indkvarteringen i Kenya (jf. bilag II). 
This was the case for the offices in Togo, the residences in Mauritania and Sri Lanka and accommodation in Kenya (see Annex II).
Nogle beslutninger tager ikke i tilstrækkelig grad højde for gulvareal 47 I tre af de syv bygningsdossierer, der ikke indeholdt en overbevisende begrundelse for bygningsudvalgets beslutning, skyldtes dette, at der ikke var taget tilstrækkelig højde for kontorarealet pr. person og de anbefalede lofter i bygningspolitikken (jf. bilag II): a) I 2013 godkendte bygningsudvalget den foreslåede løsning i bygningsdossieret fra delegationen i Jordan om leje af kontorer med 43 m2 pr. person (23 % over det anbefalede loft). 
Some decisions do not sufficiently take floor space into consideration 47 In three of the seven building files which did not contain a convincing reason for the Building Committee’s decision, this was because they did not give sufficient consideration to the amount of office space per person and the recommended ceilings in the building policy (see Annex II). (a) In 2013, the Building Committee approved the proposed solution in the building file of the Jordan delegation for renting offices of 43 m2 per person (23 % higher than the recommended ceiling).
En alternativ løsning blev forkastet som for lille, selv om den gav 35 m2 pr. person, hvilket præcis svarer til loftet, og var mere end 20 % billigere end den foreslåede løsning (en forskel på 110 000 euro om året). b) I 2014 godkendte bygningsudvalget den foreslåede løsning i bygningsdossieret fra delegationen i Washington DC om udvidelse af kontorarealet. 
An alternative solution was rejected because it was considered too small, even though it was 35 m2 per person, exactly in line with the ceiling, and was over 20 % cheaper (a difference of 110 000 euro per annum) than the proposed solution. (b) In 2014, the Building Committee approved the proposed solution in the building file of the Washington DC delegation for expanding office space.
Hovedkvarteret beregnede arealet pr. person til 40 m2 (14 % over loftet). 
Headquarters calculated the space per person as 40 m2 (14 % higher than the ceiling).
Det kom imidlertid frem til dette tal ved uden noget klart grundlag at tilføje 20 ansatte. 
However, it arrived at this figure by adding 20 staff, for which there was no clear basis.
Denne personaleforøgelse havde ikke fundet sted ved revisionsbesøget i maj 2015. 
This increase had not occurred at the time of the audit visit in May 2015.
Endvidere undlod det at medtage stueetagens presserum i beregningen, selv om der ikke var grundlag for dette i bygningspolitikken28. 
It also excluded the ground-floor press room from the calculation, although there was no reason for this in the building policy28.
Arealet pr. person var faktisk 56 m2, dvs. 60 % over loftet. 
The space per person was in fact 56 m2, i.e. 60 % higher than the ceiling.
Delegationen i Washington DC mente ikke, at bygningspolitikken i tilstrækkelig grad tager højde for EU-Udenrigstjenestens større koordinerende rolle i visse lande såsom USA. 
The Washington DC delegation considered that the building policy does not give sufficient recognition to the increased coordination role of the EEAS in certain countries, such as the United States.
Men hverken delegationen eller bygningsudvalget anførte, at der var behov for en undtagelse fra loftet. 
However, neither the delegation nor the Building Committee mentioned that an exemption from the ceiling was necessary.
28 Hovedkvarteret undlod også at medtage et ekstra mødelokale i beregningen, men dette er fastsat i bygningspolitikken (jf. punkt 20). 
28 It also excluded an additional conference room from the calculation, which was provided for in the building policy (see paragraph 20).
Bemærkninger 36 c) I bygningsdossieret fra 2014 vedrørende en ny bolig i Sri Lanka var det angivet som et udvælgelseskriterium, at bygningen skulle være på mindst 600 m2. 
Observations 36 (c) The selection criteria in the 2014 building file for a new residence in Sri Lanka specified a building with a minimum size of 600 m2.
Dette var ikke i overensstemmelse med bygningspolitikken, hvor 600 m2 er fastsat som maksimum, ikke minimum. 
This was inconsistent with the building policy in which 600 m2 is the maximum, not the minimum, size.
Den løsning, som delegationen foreslog, og som bygningsudvalget godkendte, var en bygning på 930 m2. 
The solution proposed by the delegation, and approved by the Building Committee, was a building of 930 m2.
Hovedkvarteret nævnte ikke, at dette var 55 % over loftet på 600 m2, og at en undtagelse var nødvendig. 
Headquarters did not mention that this exceeded the ceiling of 600 m2 by 55 % and that an exemption was necessary.