natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Der skal redegøres for relevansen af en aktivitet, den hermed forbundne miljørisiko, specifik uddannelse og træning af de medarbejdere, der skal udføre den, samt for, hvordan den skal overvåges.
This manual is not obligatory, though most organisations opt to have one.
Det kan være nyttigt at illustrere dette med billeder, piktogrammer eller på andre måder, hvorpå det sikres, at instrukserne er let forståelige for alle medarbejdere.
Procedures
Dokumentstyring
Documents on procedures describe HOW, WHEN and by WHOM, specific actions have to be carried out.
Organisationen skal etablere, implementere og vedligeholde en procedure til at styre udarbejdede dokumenter vedrørende miljøledelsessystemet.
Examples are procedures for:
Der skal være særlig fokus på registreringer (se punkt 2.2.5.4).
identifying and evaluating significant aspects;
Det vil kræve følgende procedure:
managing legal compliance;
Figur 6
managing the identified significant environmental aspects;
Dokumentstyringsproces i et miljøledelsessystem Udarbejdelse af et dokument om miljøledsessystemet
managing monitoring and measurements;
Kontrol af dokument
managing emergency preparedness;
Ophævelse af tidligere version
managing non-conformities, preventive and corrective actions;
Godkendelse af dokumentet
identifying and managing competence, training and awareness;
Gennemgang og indførelse af nødvendige ændringer
managing communication;
Systemet skal sikre, at forskellige versioner af dokumenter forbliver tilgængelige, og at dokumenterne forbliver læselige og umiddelbart kan identificeres.
managing documents;
Dokumenter fra eksterne kilder kan inkluderes, da de ofte er afgørende for at sikre, at miljøledelsessystemet fungerer korrekt.
managing records;
Disse dokumenter kan indeholde oplysninger fra lokale myndigheder og offentlige forvaltninger, udstyrsbrugermanualer, sundheds- og sikkerhedsdatablade mv.
managing internal audits.
Driftsstyring
Work instructions
Sigtet med driftsstyringen er at udpege og planlægge de aktiviteter, der er knyttet til de væsentlige miljøforhold i overensstemmelse med miljøpolitikken, miljømålsætninger og miljømål (se figur 7).
Work instructions must be clear and easy to understand.
Driftsstyring kan ligeledes omfatte aktiviteter som f.eks. vedligeholdelse af udstyr, opstart og nedlukning, styring af underleverandører på anlægsområdet og tjenesteydelser leveret af leverandører eller sælgere.
They should explain the relevance of an activity, the environmental risk associated with it, specific training for staff responsible for carrying it out, and how it is to be supervised.
Der skal være procedurer til håndtering af påviste risici, fastsættelse af mål og måling af miljøpræstationer (helst baseret på klare miljøindikatorer).
It may be useful to illustrate it with pictures, pictograms or other ways of ensuring all employees can readily understand the instructions.
Procedurerne skal definere normale driftsforhold.
Managing documents
Abnorme driftsforhold og nødsituationer skal defineres og beskrives.
The organisation has to set up, implement and maintain a procedure to manage documents drafted for the environmental management system.
De operationelle kontrolprocedurer skal være veldokumenterede og underkastes interne miljørevisioner.
Specific attention should be paid to records (see 2.2.5.4).
Figur 7
This will require a procedure to:
Nødberedskab og afværgeforanstaltninger
Control it
Organisationen skal etablere, implementere og vedligeholde procedurer til at påvise potentielle nødsituationer og potentielle ulykker for at:
Eliminate the old version
undgå risikoen for en ulykke
Distribute it among the staff
beskrive, hvorledes organisationen sætter ind over for ulykker
Approve it
forebygge eller mindske deraf følgende skadelige miljøvirkninger.
Create an EMS document
Beredskabsplanen er af afgørende betydning for industrien og organisationer, der er involveret i potentielt risikobehæftede aktiviteter.
Review it and modify it if necessary
Organisationen skal regelmæssigt gennemgå sine procedurer for nødberedskab (herunder sikre tilstrækkelig uddannelse) og afværgeforanstaltninger.
The system should ensure that different versions of documents remain available, and that documents remain legible and readily identifiable.
De skal om nødvendigt revideres, navnlig efter nødsituationer eller ulykker.
Documents from external sources can be included, as they are often essential to ensuring the environmental management system works correctly.
Procedurerne skal endvidere regelmæssigt afprøves.
Such documents could include information from local authorities and public administrations, equipment user manuals, health and safety sheets, etc.
Figur 8
Operational control
Regelmæssig revision
Operational control involves identifying and planning operations that are associated with the significant environmental aspects consistent with the policy, objectives and targets (see figure 7).
Vurdering af miljøvirkninger
It might also cover activities such as equipment maintenance, start-up and shutdown, management of onsite contractors, and services provided by suppliers or vendors.
Identificering af potentielle nadsituationer og ulykker
There need to be procedures to address identified risks, to set targets and to measure environmental performance (preferably through clear environmental indicators).
Beredskabs-planer
The procedures must define normal conditions.
Testning, uddannelse og revision
Abnormal conditions and emergencies must be defined and described.
Kontrol
Operational control procedures should be well documented and submitted to internal audits.
Overvågning og måling
Figure 7
Organisationen skal etablere, implementere og vedligeholde en procedure til regelmæssigt at overvåge og måle væsentlige parametre såsom udslip til luft, affald, udledninger til vand og støj for at få merværdi af resultaterne.
Set up operating criteria
Der er pligt til at rapportere om nøglepræstationsindikatorer (se punkt 2.3.2).
Control objectives and targets
Der skal tages hensyn til de lovmæssige overvågningskrav, og overvågningskriterier såsom hyppigheden af inspektioner og metoden skal være i overensstemmelse med disse krav.
Emergency preparedness and response
Oplysninger herom er nyttige for at sikre:
The organisation has to draw up, implement and maintain procedures to identify potential emergencies and potential accidents to:
overholdelse af lovkrav og forskrifter
Avoid the risk of an accident;
korrekt evaluering af miljøpræstationer
Describe how the organisation responds to accidents;
en fuldstændig og gennemskuelig EMAS-redegørelse.
Prevent or mitigate associated adverse environmental impacts.
Afhængigt af organisationens behov kan andre faktorer ligeledes måles og overvåges:
The emergency plan is essential in industry and in organisations involved in potentially risky activities.
miljøpolitik og miljømålsætninger
It should revise them if necessary, particularly after emergencies or accidents.
medarbejdernes bevidsthed mv.
Procedures should also be tested periodically.
Måleudstyr skal kalibreres regelmæssigt for at overholde lovgivningen og opnå nøjagtige resultater.
Figure 8
Evaluering af overholdelse af lovgivningen
Emergency plans Periodic revision
Overholdelse af lovgivningen er et centralt krav i EMAS-forordningen og en forudsætning for organisationens registrering.
Environmental impact evaluation
Organisationen skal derfor have en procedure for regelmæssig gennemgang og vurdering heraf.
Identification of potential accidents and emergencies
Det gøres bedst ved at udarbejde en liste over alle relevante love og specifikke krav og herefter sammenholde denne liste med de særlige forhold i organisationen (se tabel 6).
Emergency plans
Det kan være nødvendigt for store, mere komplekse organisationer at anvende databaser eller søge ekstern bistand.
Preventive measures
Hvis verifikatorerne konstaterer mangler i overholdelsen, som ikke er blevet afhjulpet, må de ikke validere en miljøredegørelse eller undertegne den endelige erklæring (bilag VII).
Testing, training and reviewing
Tabel 6
Checking
Eksempel på simpel evaluering af overholdelse af lovgivningen
Monitoring and measurement
Gældende miljølovgivning
The organisation needs to draw up, implement and maintain a procedure to monitor and measure significant parameters such as air emissions, waste, water and noise regularly to gain added value from the findings.
Specifikt krav
Reporting on core performance indicators is an obligation (see 2.3.2).
Organisationens status
Legal requirements on monitoring have to be taken into account, and monitoring criteria such as the frequency of inspections and the methodology must comply with them.
Resultat
Information on these is useful to ensure:
Affaldslovgivning
Compliance with legal requirements and regulations;
Godkendelse til affaldsproduktion
Accurate evaluation of environmental performance;
Affaldshåndtering
A complete and transparent EMAS statement.
Udløbet godkendelse
Depending on the organisation's needs, other factors can also be measured and monitored:
Affaldshåndtering under kontrol
Significant environmental aspects;
Indhent en opdateret godkendelse
Environmental policy and objectives;
Luftemissionslovgivning
Level of awareness among employees, etc.
Emissionsgrænser (NOx, SOx, partikler mv.)
Measuring equipment must be calibrated on a regular basis to comply with legislation and to obtain accurate results.
Kedelgodkendelse
Evaluation of legal compliance
Under grænserne
Legal compliance is a key requirement of the EMAS regulation and an organisation cannot register without it, so it has to have a procedure to review and evaluate this regularly.
Tilladelse ajourført
This is best done by making a list of all relevant legislation and specific requirements, then comparing this to the organisation's specific circumstances (see table 6).
Støjlovgivning
Larger, more complex organisations may need to use databases or seek external assistance.
Støjgrænse i området
If the verifier finds instances of non-compliance that have not been corrected, they are not allowed to validate an environmental statement or to sign the final declaration (Annex VII).
Under det tilladte niveau
Table 6
Lovgivning om rensning af spildevand
Example of simple legal compliance evaluation
Særlig behandling (eliminering af P og N)
Applicable environmental legislation
Spildevandsgrænser
Specific requirement
Godkendelse til udledning til vandløb
Status of the organisation
Endnu ikke indført
Result
Ikke fuld overensstemmelse
Waste law
Godkendelse ikke opdateret
Permit for waste production
Situationen skal afhjælpes
Waste management
Lovgivning om drivhusgasemissioner
Outdated permit
Grænser for tildelte kvoter for drivhusgasemissioner
Waste management under control
Under grænsen
Get an updated permit
Det er muligt at sælge nogle emissionskvoter
Air emissions law
Afvigelser, korrigerende handlinger og forebyggende handlinger
Emission limits (NOx, SOx, particles, etc.)
Organisationen skal etablere, implementere og vedligeholde en procedure til at håndtere faktiske og potentielle afvigelser fra EMAS-kravene.
Permit for boilers
Proceduren skal definere metoder til at:
Under the limits
påvise og korrigere for afvigelsen
Permit updated
undersøge årsagen til og virkningerne af afvigelsen
Noise law
vurdere behovet for handlinger for at undgå gentagelse
Noise limit in the area
registrere resultaterne af trufne korrigerende handlinger
Under the level permitted
evaluere behovet for foranstaltninger til at forebygge afvigelser
Water treatment law
iværksætte passende forebyggende handlinger for at sådanne afvigelser og
Specific treatment (elimination of P and N)
gennemgå effektiviteten af korrigerende handlinger og forebyggende handlinger.
Effluent limits
En afvigelse er enhver form for manglende opfyldelse af de grundlæggende krav fastlagt i procedurer og tekniske instrukser.
Permit for emission to watercourse
Afvigelser kan skyldes en menneskelig fejl eller implementeringsfejl.
Not in place yet
Det er således nødvendigt, at der iværksættes korrigerende handlinger hurtigst muligt for at undgå gentagelse.
Not in full compliance
Afvigelser kan påvises gennem:
Permit not updated
driftsstyring
Correct the situation
intern/ekstern revision
GHG laws
ledelsens evaluering eller
Limits of GHG allocated
som led i de daglige aktiviteter.
Under the limit
Korrigerende handlinger og forebyggende handlinger
It's possible to sell some emission allowances
EMAS-ledelsesrepræsentanten skal informeres om afvigelser, således at denne i givet fald kan træffe afgørelse om iværksættelse af korrigerende handlinger.
Non-conformity, corrective and preventive actions
Hvis der er blevet udpeget potentielle afvigelser, skal EMAS-ledelsesrepræsentanten informeres, således at denne i givet fald kan træffe afgørelse om iværksættelse af forebyggende handlinger.
The organisation has to set up, implement and maintain a procedure for dealing with cases and potential cases of non-conformity, with EMAS requirements.
Både korrigerende og forebyggende handlinger skal registreres.
The procedure must include ways of:
Det kan således være nødvendigt at indføre ændringer i dokumentationen for miljøledelsessystemet.
Identifying and correcting the case;
Styring af registreringer
Investigating the cause and effects of the case;
Organisationen skal etablere et registreringssystem for at vise, at det overholder kravene i organisationens miljøledelsessystem.
Evaluating the need for action to avoid recurrence;
Organisationen skal udarbejde, implementere og vedligeholde en procedure til at styre organisationens registreringer.
Recording the results of corrective action taken;
Den skal omfatte identifikation, opbevaring, beskyttelse, genfinding, bevarelse og bortskaffelse af registreringer.
Evaluating the need for measures to prevent cases of non-conformity;
Registreringer skal være og forblive identificerbare, læselige, ajourførte og sporbare.
Implementing appropriate preventive action to avoid such cases; and
Eksempler på registreringer:
Reviewing the effectiveness of corrective and preventive action.
forbrug af elektricitet, vand og råmaterialer
Non-conformity means any kind of non-fulfilment with the basic requirements specified in procedures and technical instructions.
produceret affald (farligt og ikkefarligt affald)
Non-conformities may be the result of human or implementation error.
emission af drivhusgasser
Changes to correct and avoid recurrence must be made as soon as possible.
hændelser, uheld og klager
Non-conformities may be detected through:
lovmæssige krav
Operational control;
revisionsrapporter og ledelsesevalueringer
Internal/external audit;
inspektionsrapporter
Management review; or
væsentlige miljøforhold
As part of daily activity.
afvigelser, korrigerende handlinger og forebyggende handlinger
Corrective and preventive actions
kommunikation og uddannelse og træning
The EMAS management representative has to be informed about non-conformities so they can make decisions about taking corrective action, if appropriate.
forslag fra personale og
Where potential non-conformities have been identified, the EMAS management representative has to be informed, so they can make decisions about taking preventive action, if appropriate.
kurser og seminarer.
Both corrective and preventive action should be recorded.
Intern revision
It may be necessary to change the environmental management system documentation as a result.
I EMAS er der særlig fokus på den interne revision i bilag III.
Control of records
»Ved »intern miljørevision« forstås en systematisk, dokumenteret, periodisk og objektiv bedømmelse af miljøpræstationerne i forbindelse med en organisation, ledelsessystemet og metoderne til beskyttelse af miljøet.«
The organisation must set up a system to maintain records to show that it complies with the requirements of its environmental management system.
Organisationen skal indføre en intern revisionsprocedure som led i ledelsessystemet.
The organisation must set up, implement and maintain a procedure for managing its records.
Den skal omhandle ansvar for og krav i forbindelse med at planlægge og lede revision, rapportere resultater og opbevare tilhørende registreringer, bestemmelse af revisionskriterier, afgrænsning, revisionshyppighed og revisionsmetoder.
This should cover issues such as identification, storage, protection, retrieval, retention and disposal of records.
Formålet med den interne revision er:
Records have to be and remain identifiable, legible, updated and traceable.
at vurdere, om miljøledelsessystemet opfylder kravene i EMAS-forordningen
Examples of records:
at vurdere, om det er korrekt implementeret og vedligeholdt
electricity, water and raw materials consumption;
at sikre, at organisationens ledelse får de oplysninger, den har brug for for at kunne foretage en gennemgang af organisationens miljøpræstationer
waste generated (hazardous and non-hazardous waste);
at vurdere miljøledelsessystemets effektivitet.
greenhouse gases (GHG) emissions;
Revisionen skal gennemføres objektivt af uvildigt personale.
incidents, accidents and complaints;
Generelle bestemmelser
legal requirements;
Indfør et revisionsprogram.
audit reports and management reviews;
Fastlæg revisionens omfang på grundlag af organisationens størrelse og form.
inspection reports;
Omfanget skal angive emneområder for revisionen, hvilke aktiviteter der skal revideres, hvilke miljøkriterier der skal tages hensyn til, og hvilken periode revisionen skal dække
significant environmental aspects;
Angiv, hvilke ressourcer der skal anvendes til at foretage revisionen, f.eks. veluddannede medarbejdere med et godt kendskab til aktiviteten, tekniske aspekter, miljøforhold, lovbestemte krav
non-conformities, corrective and preventive actions;
Sørg for, at alle organisationens aktiviteter udføres i overensstemmelse med tidligere fastlagte procedurer og
communication and training;
Påvis potentielle nye problemer og indfør foranstaltninger for at undgå gentagelse.
suggestions from staff; and
Interne revisionstrin
training and seminars.
Figur 9
Internal audit
Rapportering af resultater og konklusioner
EMAS pays particular attention to the internal audit in Annex III.
Revision-sarbejdet
‘“Internal environmental audit” means a systematic, documented, periodic and objective evaluation of the environmental performance of an organisation, management system and processes designed to protect the environment.’
Program og hyppighed
The organisation has to set up an internal audit procedure as part of the management system.
REVISIONSTRIN
This must cover responsibilities and requirements for planning and conducting audits, reporting results and keeping records, the determination of audit criteria, scope, frequency and methods.
Revisionsprogram og revisionshyppighed
The goal of the internal audit is to determine:
Programmet skal omfatte:
if the environmental management system meets the requirements of the EMAS Regulation;
overholdelse af gældende lovbestemte miljøkrav.
the effectiveness of the environmental management system.
Organisation skal gennemføre interne revisioner hvert år for at få et korrekt billede af organisationens miljøforhold.
The audit must be carried out objectively by independent personnel.
Revisionscyklussen, som omfatter alle organisationens aktiviteter, skal gennemføres mindst hvert tredje år.
The internal auditor can be a trained member of the staff or an external person or team.
Små organisationer kan forlænge denne periode til fire år.
General rules
Hvor hyppigt en given aktivitet revideres, vil variere afhængigt af:
Establish an audit programme;
de pågældende aktiviteters art, omfang og kompleksitet
Define the scope of the audit.
væsentligheden af de tilknyttede miljøvirkninger
This will depend on the size and type of organisation.
omfanget og alvoren af de problemer, der er afdækket i forbindelse med foregående revisioner og
The scope must specify the subject areas covered, the activities to be audited, the environmental criteria to be considered and the period to be covered in the audit;
organisationens hidtidige miljøproblemer.
Specify the resources needed to carry out the audit, for example, well-trained personnel with a good knowledge of the activity, technical aspects, environmental aspects, legal requirements;
Komplekse aktiviteter, der indebærer større miljøvirkninger, skal generelt revideres hyppigere.
Make sure that all the activities in the organisation are carried out in conformity with previously defined procedures; and
For at opnå tilfredsstillende resultater skal alle de medarbejdere, der er involveret i en intern revision, have et klart billede af øvelsens miljømålsætninger og de deltagende parters specifikke funktioner (direktører, ledere, medarbejdere, revisorer mv.).
Identify potential new problems and put measures in place to prevent occurrence.
Det interne revisionsarbejde
Internal audit steps
Det er vigtigt at forberede den interne revision.
Figure 9
Udpeg indledningsvis revisoren/revisionsholdet.
Reporting findings and conclusions
Organisationen kan benytte sine egne medarbejdere som revisorer eller bruge eksterne revisorer.
Audit activities
De skal være objektive og upartiske og være tilstrækkelig uddannet.
Programme and frecquency
Revisoren/revisionsholdet skal:
AUDIT STEPS
udarbejde en god revisionsplan ved at indsamle oplysninger om målsætning, omfang, sted og dato planlagt i samarbejde med organisationen
Audit programme and audit frequency
forelægge revisionsplanen for organisationen i tilstrækkelig god tid i forvejen
The programme must include:
udarbejde tjeklister
specific goals of the internal audit;
fordele opgaverne blandt revisionsholdets medlemmer.
how to check whether the environmental management system is coherent and conforms with the organisation's policy and programme and fulfils the EMAS requirements;
Hvis revisionen skal være meningsfuld, skal revisionsholdet kontrollere, om miljølovgivningen er blevet overholdt, om målsætninger og mål er blevet opfyldt, og om ledelsessystemet er effektivt og tilstrækkeligt.
compliance with applicable environmental regulatory requirements.
Revisionsprocessen skal omfatte følgende trin:
The organisation must carry out internal audits on a yearly basis to have a proper overview of its significant environmental aspects.
forståelse af ledelsessystemerne
The audit cycle, which covers all the organisation's activities, must be completed within three years.
bedømmelse af systemets styrker og svagheder
Small organisations may extend this period to four years.
indsamling af relevante revisionsbeviser (f.eks. registreringer, dokumenter)
The frequency with which any specific activity is audited will vary, depending on:
bedømmelse af revisionsresultaterne
Nature, scale and complexity of the activities concerned;
udarbejdelse af revisionskonklusioner og
Significance of associated environmental impacts;
rapportering af revisionsresultater og -konklusioner.
Importance and urgency of the problems detected by previous audits; and
Rapportering af revisionsresultater og -konklusioner
History of environmental problems.
Formålet med revisionsrapporten er at give ledelsen:
As a rule, complex activities with a more significant environmental impact need to be audited more frequently.
skriftlige beviser for revisionens omfang
For satisfactory results, all staff involved in an internal audit must have a clear idea of the environmental objectives of the exercise and the specific roles of everyone taking part (directors, managers, employees, auditors, etc.).
oplysninger om, i hvilket omfang målsætninger er nået
Internal audit activities
oplysninger om, hvorvidt målsætningerne er i overensstemmelse med organisationens miljøpolitik
It is important to prepare for the internal audit beforehand.
oplysninger om effektiviteten og pålideligheden af overvågningssystemet
First, identify the auditor/audit team.
i givet fald foreslåede korrigerende handlinger.
The organisation may use its own staff as auditors, or engage outside auditors.
Rapporten skal forelægges EMAS-ledelsesrepræsentanten, der skal færdiggøre de korrigerende handlinger, hvis der er blevet påvist afvigelser (herunder eventuelle tilfælde af manglende overholdelse).
They must be objective and impartial and be properly skilled and trained.