natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Bilag vedrørende bogføringen og vedrørende udfærdigelsen af det årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opbevares i fem år fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører.
Supporting documents for the accounting system and for the preparation of the accounts referred to in Article 141 of the Financial Regulation shall be kept for at least five years from the date on which the European Parliament grants discharge for the budgetary year to which the documents relate.
Dog opbevares bilag vedrørende transaktioner, som ikke er endeligt afsluttet, ud over denne periode, nemlig indtil udgangen af året efter, at transaktionerne er afsluttet.
However, documents relating to operations not definitively closed shall be kept for longer, that is to say, until the end of the year following that in which the operations are closed.
Hver institution fastsætter, i hvilken tjenestegren bilagene skal opbevares.
Each institution shall decide in which department the supporting documents are to be kept.
Personer, der er bemyndiget til at administrere konti
Persons empowered to administer accounts
(Finansforordningens artikel 69)
(Article 69 of the Financial Regulation)
Hver institution fastlægger de betingelser, hvorunder ansatte, som den har bemyndiget til at administrere konti i de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, kan meddele lokale pengeinstitutter deres navne og underskriftprøver.
Each institution shall lay down the conditions in accordance with which the staff it designates and empowers to administer accounts in the local units referred to in Article 72 are authorised to communicate the names and specimen signatures to local financial institutions.
Betingelser for anvendelse af forskudskonti
Conditions of use of imprest accounts
(Finansforordningens artikel 70)
(Article 70 of the Financial Regulation)
Når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, fordi der er tale om mindre beløb, kan der oprettes forskudskonti til betaling af sådanne udgifter.
Where, owing to the limited amounts involved, it is materially impossible or inefficient to carry out payment operations by budgetary procedures, imprest accounts may be set up for the payment of such expenditure.
Forskudsbestyreren er bemyndiget til foreløbigt at fastsætte og betale udgifterne på grundlag af detaljerede bestemmelser, som er fastsat i instrukserne fra den ansvarlige anvisningsberettigede.
The imprest administrator may provisionally validate and pay expenditure, on the basis of a detailed framework set out in the instructions from the authorising officer responsible.
I disse instrukser angives reglerne og betingelserne for gennemførelse af den foreløbige fastsættelse af udgifter og de foreløbige betalinger og i givet fald betingelserne for underskrivelse af retlige forpligtelser som omhandlet i artikel 97, stk. 1, litra e).
Those instructions shall specify the rules and conditions under which the provisional validation and payments shall be carried out and, where appropriate, the terms for signing legal commitments within the meaning of Article 97(1)(e).
Oprettelsen af en forskudskonto og udpegelsen af en forskudsbestyrer sker ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede.
The creation of an imprest account and the appointment of an imprest administrator shall be the subject of a decision by the accounting officer, on a duly substantiated proposal from the authorising officer responsible.
I afgørelsen fastsættes forskudsbestyrerens og den anvisningsberettigedes respektive ansvar og forpligtelser.
That decision shall set out the respective responsibilities and obligations of the imprest administrator and the authorising officer.
Ændringer i funktionsvilkårene for en forskudskonto sker ligeledes ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede.
Amendment of the operating terms for an imprest account shall also be the subject of a decision by the accounting officer on a duly substantiated proposal from the authorising officer responsible.
I Unionens delegationer oprettes der forskudskonti til betaling af udgifter fra både Kommissionens sektion i budgettet og sektionen i budgettet for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«), idet det sikres, at udgifterne fuldt ud kan spores.
In Union delegations, imprest accounts shall be set up for the payment of expenditure from both the Commission section of the budget and the European External Action Service (hereinafter ‘EEAS’) section of the budget, ensuring full traceability of expenditure.
Betingelser for oprettelse og betaling
Conditions governing creation and payment
Afgørelsen om oprettelse af en forskudskonto og om udpegelse af en forskudsbestyrer samt afgørelsen om ændring af funktionsvilkårene for en forskudskonto fastslår navnlig:
The decision setting up an imprest account and appointing an imprest administrator and the decision amending the operating terms for an imprest account shall specify in particular:
maksimumsbeløbet for det oprindeligt tildelte forskud og formålet hermed
the maximum amount which may be initially provided as an imprest, and its purpose;
om der skal åbnes en bankkonto eller en postgirokonto i institutionens navn
whether a bank account or post office giro account is to be opened in the name of the institution;
arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, som forskudsbestyreren kan betale til tredjemand, eller som kan opkræves fra tredjemand
the nature and maximum amount of each item of expenditure which may be paid by the imprest administrator to third parties or collected from them;
hyppigheden af og reglerne for udfærdigelse af bilag samt fremsendelsen af disse bilag til den anvisningsberettigede med henblik på regulering
the frequency with which supporting documents must be produced, the procedure for producing them and the arrangements for transmitting them to the authorising officer for settlement;
den procedure, som skal anvendes, hvis der skal overføres nye midler til forskudskontoen
the procedure to be followed if the imprest has to be replenished;
at transaktionerne over forskudskontoen reguleres af den anvisningsberettigede senest ved udgangen af den følgende måned for at sikre afstemningen mellem den regnskabsmæssige saldo og banksaldoen
that imprest transactions will be settled by the authorising officer by no later than the end of the following month, so that the accounting balance and the bank balance can be reconciled;
gyldighedsperioden for den bemyndigelse, som regnskabsføreren giver forskudsbestyreren
the period of validity of the authorisation given to the imprest administrator by the accounting officer;
den udpegede forskudsbestyrers identitet.
the identity of the appointed imprest administrator.
I forslag til afgørelser om oprettelse af forskudskonti skal den anvisningsberettigede drage omsorg for:
In proposals for decisions setting up imprest accounts the authorising officer responsible shall ensure that:
i første række at anvende budgetprocedurer, hvis der er adgang til det centrale it-regnskabssystem
priority is given to the use of budgetary procedures where there is access to the central computerised accounting system;
kun at anvende forskudskonti i tilfælde, hvor det er berettiget.
imprest accounts are used only in substantiated cases.
Det maksimumsbeløb, som forskudsbestyreren kan betale, når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, kan ikke overstige 60000 EUR for hver udgift.
The maximum amount which may be paid by the imprest administrator where it is materially impossible or inefficient to carry out payment operations by budgetary procedures shall not exceed EUR 60000 for each item of expenditure.
Betalinger til tredjemand foretages af forskudsbestyreren på grundlag af og inden for rammerne af:
The imprest administrator may make payments to third parties on the basis and within the limits of:
forudgående budgetmæssige og retlige forpligtelser, der er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede
prior budgetary and legal commitments signed by the authorising officer responsible;
den positive restsaldo på forskudskontoen, som kontantbeløb eller som bankindestående.
the positive residual balance of the imprest account, in cash or at the bank.
Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, der er omhandlet i finansforordningens artikel 89, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler, herunder betalingskort, i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
Payments from imprest accounts may be made by bank credit transfer, including the direct debit system referred to in Article 89 of the Financial Regulation, cheque or other means of payment, including debit cards, in accordance with the instructions laid down by the accounting officer.
Efter betalingerne følger formelle afgørelser om endelig fastsættelse og/eller betalingsordrer, underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Payments made shall be followed by formal final validation decisions and/or payment orders signed by the authorising officer responsible.
Valg af forskudsbestyrere
Choice of imprest administrators
Forskudsbestyrerne vælges blandt tjenestemænd eller om nødvendigt og kun i behørigt begrundede tilfælde blandt andre ansatte.
Imprest administrators shall be chosen from officials or, should the need arise and only in duly substantiated cases, from other members of staff.
Forskudsbestyrerne vælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller relevant faglig erfaring, eller efter et passende uddannelsesprogram.
Imprest administrators shall be chosen on the grounds of their knowledge, skills and particular qualifications as evidenced by diplomas or by appropriate professional experience, or after an appropriate training programme.
Tilførsel af midler til forskudskonti
Endowment of imprest accounts
Regnskabsføreren foretager betalinger for at tilføre forskudskontiene midler og fører tilsyn med kontiene med hensyn til åbning af bankkonti og delegation af underskriftbeføjelser samt kontrol på stedet og i det centrale regnskab.
The accounting officer shall make payments endowing imprest accounts and shall monitor those accounts from the point of view of opening of bank accounts and delegation of signatures and controls on the spot and in the centralised accounts.
Regnskabsføreren overfører midler til forskudskontiene.
The accounting officer shall endow the imprest accounts.
Forskuddene indbetales på den bankkonto, der er åbnet med henblik på forskuddet.
Imprests shall be paid to the bank account opened for the imprest.
Forskudskontiene kan også tilføres midler direkte i form af forskellige lokale indtægter hidrørende fra bl.a.:
Imprest accounts may also be endowed directly by miscellaneous local revenue such as that arising from:
salg af materiel
sales of equipment;
publikationer
publications;
Reguleringen af udgifter og diverse eller formålsbestemte indtægter sker i henhold til den afgørelse om oprettelse af forskudskonti, der er omhandlet i artikel 67, og i henhold til finansforordningens bestemmelser.
The imprest shall be regularised, in terms of expenditure or miscellaneous or assigned revenue, in accordance with the decision setting up the imprest account referred to in Article 67 and the provisions of the Financial Regulation.
Den anvisningsberettigede fratrækker de pågældende beløb ved senere overførsel af midler til de samme forskudskonti.
The amounts in question shall be deducted by the authorising officer when he subsequently replenishes the imprest accounts concerned.
For at undgå kurstab kan forskudsbestyreren foretage overførsler mellem de forskellige bankkonti, der vedrører det samme forskud.
In order, in particular, to avoid any exchange losses, the imprest administrator may make transfers between different bank accounts relating to the same imprest.
Tjek foretaget af anvisningsberettigede og regnskabsførere
Checks by authorising officers and accounting officers
Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed som kontantbeholdning eller som bankindestående, og over de betalte udgifter og inkasserede indtægter, i overensstemmelse med regnskabsførerens instrukser.
The imprest administrator shall keep an account of the funds at his disposal, in cash and at the bank, and of payments made and amounts received, in accordance with the rules and on the instructions given by the accounting officer.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan når som helst få adgang til opgørelserne i dette regnskab, og der udarbejdes mindst én gang om måneden en oversigt over de gennemførte transaktioner, som forskudsbestyreren i den følgende måned sender til den ansvarlige anvisningsberettigede med tilhørende bilag med henblik på regulering af de transaktioner, der er foretaget over forskudskontoen.
Statements of that account shall be accessible at all times to the authorising officer responsible and a list of transactions shall be established at least once a month and be sent in the following month together with supporting documents by the imprest administrator to the authorising officer responsible for settlement of the imprest operations.
Regnskabsføreren foretager selv eller lader en ansat fra hans egen tjenestegren eller fra den anvisningsberettigede tjenestegren, der er specielt befuldmægtiget hertil, foretage tjek, som hovedregel på stedet og uanmeldt, af, at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, at regnskabet er ført korrekt, og at reguleringen af transaktionerne på forskudskontoen er sket inden for de fastsatte frister.
The accounting officer shall carry out, or have carried out by a staff member in his own department or in the authorising department specially empowered for that purpose, checks, which must as a general rule be effected on the spot and without warning, to verify the existence of the funds allocated to the imprest administrators and the bookkeeping and to check that imprest transactions are settled within the time limit set.
Regnskabsføreren meddeler den ansvarlige anvisningsberettigede resultaterne af disse tjek.
The accounting officer shall communicate the findings of those checks to the authorising officer responsible.
Udbudsprocedure
Procurement procedure
Betalinger over forskudskonti kan inden for de grænser, der er fastsat i artikel 137, stk. 3, bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående antagelse af bud.
Payments made from imprest accounts may, within the limits laid down in Article 137(3), consist simply in the payment of costs against invoices, without prior acceptance of a tender.
Oprettelse af forskudskonti
Creation of imprest accounts
Til betaling af visse kategorier af udgifter kan der i hver lokal enhed uden for Unionen oprettes en eller flere forskudskonti i henhold til finansforordningens artikel 70.
For the payment of certain categories of expenditure, one or more imprest accounts may be set up in each local unit outside the Union in accordance with Article 70 of the Financial Regulation.
Ved lokale enheder forstås især Unionens delegationer, kontorer eller afdelinger i tredjelande.
A local unit shall be, for instance, a Union delegation, office or branch office in a third country.
I afgørelsen om oprettelse af en sådan forskudskonto fastsættes funktionsvilkårene for kontoen på grundlag af de særlige behov i hver enkelt lokal enhed og under overholdelse af finansforordningens artikel 70.
The decision setting up such an imprest account shall lay down its operating terms in accordance with Article 70 of the Financial Regulation and on the basis of the specific needs of each local unit.
Forskudsbestyrere og personer, der er bemyndiget til at administrere konti i Unionens delegationer
Imprest administrators and persons empowered to administer accounts in the Union delegations
Under særlige omstændigheder kan ansatte i Kommissionen af hensyn til driftens kontinuitet udføre de funktioner, som påhviler EU-Udenrigstjenestens forskudsbestyrer i Unionens delegationer.
In exceptional circumstances and for the purposes of continuity of service, the duties of EEAS imprest administrator in the Union delegations may be performed by staff of the Commission.
På de samme vilkår kan ansatte i EU-Udenrigstjenesten udpeges som forskudsbestyrere for Kommissionen i Unionens delegationer.
Under the same conditions, the staff of the EEAS may be designated as imprest administrators for the Commission in the Union delegations.
I Unionens delegationer gælder reglerne og betingelserne i stk. 1 for udpegelsen af de personer, som regnskabsføreren bemyndiger til at udføre banktransaktioner.
In Union delegations the rules and conditions laid down in first subparagraph shall apply to the appointment of persons authorised by the accounting officer to carry out banking operations.
Ansvarlige instanser i forbindelse med svig
Bodies responsible in matters of fraud
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2)
(Articles 66(8) and 72(2) of the Financial Regulation)
Ved de myndigheder og instanser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2, forstås de instanser, der er udpeget i vedtægten og i EU-institutionernes afgørelser om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med forebyggelse af svig, korruption og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Unionens interesser.
The authorities and bodies referred to in Articles 66(8) and 72(2) of the Financial Regulation shall be understood as the bodies designated in the Staff Regulations and the decisions of the Union institutions concerning the terms and conditions for internal investigations in relation to the prevention of fraud, corruption and any other illegal activity detrimental to the Union’s interests.
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
(Articles 66(7) and 73(6) of the Financial Regulation)
Den instans for økonomiske uregelmæssigheder, der er omhandlet i artikel 29 (i det følgende benævnt »instansen«), er kompetent vedrørende enhver overtrædelse af en bestemmelse i finansforordningen eller af en anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller tjek af transaktioner, der følger af en ansats handling eller undladelse, uden at dette dog berører de beføjelser, der tilkommer OLAF.
Without prejudice to the powers of OLAF, the Financial Irregularities Panel referred to in Article 29 (hereinafter ‘the Panel’) shall be competent in respect of any infringement of a provision of the Financial Regulation or of a provision relating to financial management or the checking of operations resulting from an act or omission of a member of staff.
Instansen for økonomiske uregelmæssigheder
Financial Irregularities Panel
Ansættelsesmyndigheden henviser tilfælde af økonomiske uregelmæssigheder, jf. artikel 75 i nærværende forordning, til instansen med henblik på udtalelse, jf. finansforordningens artikel 73, stk. 6, andet afsnit.
Cases of financial irregularities as referred to in Article 75 of this Regulation shall be referred to the Panel by the appointing authority for an opinion referred to in the second subparagraph of Article 73(6) of the Financial Regulation.
Når EU-delegationscheferne fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i henhold til finansforordningens artikel 56, stk. 2, kan den ansvarlige anvisningsberettigede henvende sig direkte til instansen for at få en udtalelse om tilfælde af finansielle uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75 i nærværende forordning.
Where Heads of Union delegations act as authorising officers by subdelegation in accordance with Article 56(2) of the Financial Regulation, the responsible authorising officer may refer directly to the Panel for an opinion on cases of financial irregularities as referred to in Article 75 of this Regulation.
Instansen afgiver en udtalelse, hvori den vurderer, om der er tale om uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75, hvor grove uregelmæssighederne er, og deres eventuelle konsekvenser.
The Panel shall deliver an opinion evaluating whether irregularities within the meaning of Article 75 have occurred, how serious they are and what their consequences might be.
Når instansen underrettes direkte af en ansat i henhold til finansforordningens artikel 66, stk. 8, videresender den sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter den pågældende ansatte herom.
When the Panel is directly informed of a matter by a member of staff in accordance with Article 66(8) of the Financial Regulation, it shall transmit the file to the appointing authority and shall inform the member of staff accordingly.
Ansættelsesmyndigheden kan anmode instansen om en udtalelse om sagen.
The appointing authority may request the Panel’s opinion on the case.
Institutionen eller, når der er tale om en fælles instans, de deltagende institutioner fastsætter, under hensyn til deres interne organisation, de nærmere regler for arbejdet i instansen og dens sammensætning, som skal omfatte en ekstern deltager, der har de nødvendige kvalifikationer og den nødvendige ekspertise.
The institution or, in the case of a joint Panel, the participating institutions shall, depending on its or their own internal organisation, specify the operating arrangements of the Panel and its composition, which shall include an external participant with the required qualifications and expertise.
Bekræftelse af instrukser
Confirmation of instructions
(Finansforordningens artikel 73, stk. 3)
(Article 73(3) of the Financial Regulation)
Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig fordi instruksen ikke kan gennemføres med de tildelte ressourcer, skal han give den myndighed, af hvilken han er bemyndiget ved delegation eller subdelegation, skriftlig meddelelse herom.
An authorising officer by delegation or subdelegation who receives a binding instruction which he considers to be irregular or contrary to the principle of sound financial management, in particular because the instruction cannot be carried out with the resources allocated to him, shall, in writing, so inform the authority from which he received the delegation or subdelegation.
Hvis instruksen bekræftes skriftligt, og hvis bekræftelsen sker rettidigt og er tilstrækkelig præcis, således at den udtrykkeligt henviser til de punkter, som den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede har anfægtet, drages den anvisningsberettigede ikke til ansvar.
If the instruction is confirmed in writing and that confirmation is received in good time and is sufficiently clear, in that it refers explicitly to the points which the authorising officer by delegation or subdelegation has challenged, the authorising officer may not be held liable.
Han skal følge instruksen, medmindre den er klart ulovlig eller strider mod de sikkerhedsforskrifter, der finder anvendelse.
He shall carry out the instruction, unless it is manifestly illegal or constitutes a breach of the relevant safety standards.
Stk. 1 finder ligeledes anvendelse, når en anvisningsberettiget under gennemførelsen af en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, konstaterer, at omstændigheder ved sagen kan forårsage en uregelmæssig situation.
Paragraph 1 shall also apply in cases where an authorising officer learns, in the course of acting on a binding instruction, that the circumstances of the case may give rise to an irregular situation.
Enhver instruks, som bekræftes under de omstændigheder, der er beskrevet i finansforordningens artikel 73, stk. 3, skal registreres af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og anføres i hans årsberetning.
Any instructions confirmed in the circumstances described in Article 73(3) of the Financial Regulation shall be recorded by the authorising officer by delegation responsible and mentioned in his annual activity report.