natgillin/translations-raw huggingface dataset:
en overordnet i ansvarskæden for eksport-/overførselskontroller
someone senior in the chain of responsibility for export/transfer controls,
kvalitetschefen
the quality manager,
økonomidirektøren eller bogholderen
the finance manager or accountant,
enhver anden på mindst mellemlederniveau, der står et trin eller flere fra det eksport-/overførselsholdets daglige arbejde.
anyone else of a middle management or higher position who is one step or more away from the day to day work of the export/transfer team.
Hvilke spørgsmål omfatter revisionen?
What questions do these audits cover?
Revisioner bør mindst give svar på følgende spørgsmål:
Audits should provide answers to the following questions:
Overholdes de fastsatte eksportbegrænsninger?
Are the export limitations put in place abided by?
Findes der ajourførte procedurer til sikring af, at alle eksport- og overførselsregler overholdes?
Are procedures in place and updated to ensure that all export and transfer regulations are complied with?
Gennemføres der regelmæssig bevidstgørende uddannelse?
Is regular awareness training undertaken?
Er registre let tilgængelige?
Are records readily available?
Er registrene dækkende?
Are the records comprehensive?
Omfatter registrene alle relevante aspekter af import, eksport og overførsel, samt produkter, der forbliver i medlemsstaten?
Do the records cover all the relevant aspects of import, export and transfer, and products remaining within the Member State?
Findes der oplysninger om de relevante produkters vej fra kilde til bestemmelsessted?
Is information available on the life of relevant products from source to destination?
planlægning, effektivitet og opfølgning af revision
planning, effectiveness and follow-up of the audits
Hvordan sikrer De, at De reviderer et repræsentativt udvalg af forsendelser?
How do you ensure you audit a representative range of shipments?
Der bør finde revision sted af mindst én forsendelse pr. kundedestination eller mindst en forsendelse for hvert projekt.
At least one shipment per customer or destination should be audited or at least one shipment for each project.
Har virksomheden etableret en intern revisionsordning?
Does the undertaking establish a programme of internal audit?
Der bør etableres en intern revisionsordning til sikring af, at et repræsentativt udvalg af forsendelser bliver revideret.
A programme of internal audit should be established ensuring that a representative range of shipments are to be audited.
Korrigeres den manglende overholdelse, der afdækkes ved den interne revision, systematisk?
Is the non-compliance disclosed by internal audits systematically corrected?
Opbevares der et spor af sådanne handlinger?
Is a trail of such actions kept?
Virksomheden bør tydeligt registrere enhver mistanke om forekomst af manglende overholdelse, der afdækkes af den interne revision, samt de anbefalede foranstaltninger til korrektion af en sådan forekomst og en vurdering af de pågældende korrigerende foranstaltningers effektivitet med hensyn til regeloverholdelse.
The undertaking should clearly record any suspected occurrence of non-compliance identified by the internal audit, the measures recommended to correct such an occurrence and an assessment of the effectiveness of those corrective measures on compliance.
Generelt øget bevidstgørelse
General awareness-raising
Operationelle og organisatoriske procedurer
Operating and organisational procedures
Hvordan er virksomhedens interne processer til at øge den generelle bevidstgørelse og at minimere de risici, der er forbundet med eksport-/overførselskontrol?
How are the undertaking’s internal processes designed to raise general awareness and minimise risks related to export/transfer controls?
Operationelle og organisatoriske procedurer bør fastlægges skriftligt og give instruktion og vejledning om følgende:
Operating and organisational procedures should be set down in writing and provide instructions and guidelines on the following:
den samlede eksport-/overførselsproces fra modtagelse af en ordre, vurdering af, om eksport-/overførselsregler finder anvendelse, overholdelse af relevante eksport-/overførselsregler og forsendelsen eller overdragelsen (der skal ske afsluttende kontrol af regeloverholdelsen før afsendelsen eller overdragelsen)
the overall export/transfer process from reception of an order, assessment of applicability of export/transfer regulations, compliance with relevant export/transfer regulations and shipment or transmission (a final compliance check must be carried out before shipment or transmission),
overvågning af overholdelse af licensens vilkår og betingelser
the monitoring of compliance with the terms and conditions of the licence,
samarbejdet med eksterne parter, og i visse tilfælde med andre interesserede afdelinger inden for virksomheden, såsom den juridiske afdeling og salgsafdelingen
the interaction with external parties, and in certain cases, with other interested departments within the undertaking, such as the legal and sales department,
koordinationen mellem alle ansatte, der er involveret i eller på anden måde er berørt af eksport-/overførselskontrol (f.eks. bør salgspersonale instrueres om at informere eksport-/overførselskontrolpersonale om enhver tvivl, og det bør informeres om, at behandlingen af en ordre først kan finde sted, når den er blevet godkendt af eksport-/overførselskontrolpersonalet)
the coordination of all employees involved in or somehow concerned by export/transfer controls (e.g.: sales staff should be instructed to inform export/transfer control staff of any doubts, and should be informed that the processing of an order can only take place once it has been cleared by the export/transfer control staff),
koordinationen og den eventuelle udveksling af oplysninger med de kompetente myndigheder (f.eks. eventuel indberetning af mistænkelige overførselsordrer, den eventuelle eksistens af en frivillig offentlighedspolitik...).
the coordination and possible exchange of information with the competent authorities (e.g.: possible reporting of suspect transaction orders, possible existence of a voluntary disclosure policy …).
Operationelle og organisatoriske procedurer: fasen forud for licensen [1]
Operating and organisational procedures: pre-licensing phase [1]
Embargoer
Embargoes
På hvilken måde tager virksomheden hensyn til embargoer?
How does the undertaking take into account embargoes?
I tilfælde, hvor en overførsel er planlagt til at blive sendt til en destination, der er omfattet af en embargo, bør der findes regler for undersøgelse af de relevante embargobestemmelser.
In cases where a shipment is planned to be sent to an embargoed destination, rules should be in place to verify the relevant embargo regulations.
Undersøgelsen bør mindst omfatte:
Such verification should at least encompass:
det leveringsforbud, der er truffet bestemmelse om ved embargoen
the supply bans enacted by the embargo regulation,
klassificering af produkter, der skal sendes, i forhold til embargoens liste over produkter
the classification of products to be shipped against the embargo’s list of products,
supplerende licenskrav for visse tjenesteydelser såsom teknisk bistand.
the additional licensing requirements for certain services, such as technical assistance.
Sanktionslister
Sanctions lists
På hvilken måde tager virksomheden hensyn til sanktionslister?
How does the undertaking take into account sanctions lists?
Navnene og identiteterne på de juridiske og fysiske personer, der skal leveres til, bør sammenholdes med de relevante sanktionslister.
The names and identities of the legal and natural persons to be supplied should be checked against the relevant sanctions lists.
Når der søges efter en identitet på sanktionslisten, hvor sikkert (niveau/procent) skal et sammenfald være, for at det anses for at være et sammenfald (»et hit«)?
When searching for an identity on the sanctions list, what level (or percentage) of certainty that a match has been found is required to consider it a match (‘hit’)?
Hvilke procedurer følges, når en overensstemmelse med et navn er fundet?
What procedures are followed when a match for a name has been found?
Proceduremæssige instruktioner bør være fastlagt skriftligt med en beskrivelse af, hvor sandsynligt det er, at overensstemmelser skal behandles (for eksempel, når en overensstemmelse er blevet fundet, skal den indberettes til den kompetente myndighed).
Procedural instructions should have been set down in writing which detail how likely matches and ‘hits’ are to be addressed (for example, when a match has been found, it must be reported to the competent authority).
Kontrol af produkter opført på listerne (produkter, der kræver licens fordi de er opført på en eksport-/overførselskontrolliste)
Control of listed products (products subject to licensing because of their inclusion in an export/transfer control list)
Spørgsmål om interne procedurer, som sikrer, at et produkt på en liste ikke eksporteres eller overføres uden en licens:
Questions on internal processes ensuring that a listed product is not exported or transferred without a license:
Findes der et elektronisk databehandlingssystem til registrering af klassificeringen af produkter modtaget eller fremstillet af virksomheden?
Is there an electronic data processing system in place to record the classification of products received or manufactured by the undertaking?
Klassificeringen af produkter bør registreres i et elektronisk databehandlingssystem (kun hvis et sådant findes).
The classification of products should be recorded in an electronic data processing system (only if in existence already).
Ændringer i kontrollisterne bør straks rapporteres i systemet.
Changes in the control lists should be immediately reported in the system.
Hvordan er samtlige produkter omfattet af licenskrav klassificeret og registreret, og hvem er ansvarlig for dette?
How are all products subject to licensing requirements classified and recorded, and who is responsible for this?
Hvilke procedurer findes der til sikring af, at klassificeringen af produkter holdes ajour, og hvordan er det dokumenteret?
What processes are in place to ensure that the classification of products is kept up to date, and how is it documented?
Eksport-/overførselskontrolpersonalet bør være ansvarlig for registrering og klassificering af produkter, om nødvendigt i samråd med tekniske eksperter.
The export/transfer control staff should be responsible for recording and classifying products, if necessary, in consultation with technical experts.
Hvordan sker vurderingen af, at modtageren er slutbruger, og af modtagerens pålidelighed?
How is the end-use by and the reliability of the recipient assessed?
Eksport-/overførselskontrolpersonalet bør være ansvarlig for kontrollen af modtagernes pålidelighed, med særlig opmærksomhed rettet mod slutbrugen og risikoen for omdirigering.
The export/transfer control staff should be responsible for verifying the reliability of the recipients, with special attention given to the end-use and risk of diversion.
Hvis eksport-/overførselskontrolpersonalet har modtaget oplysninger om, at modtageren har overtrådt eksport-/overførselskontrolreglerne, bør det underrette den kompetente myndighed.
If export/transfer control staff are informed that the recipient has breached export/transfer control regulations, they should inform the competent authority.
En kontrol af modtagerens redelighed er især vigtig i tilfælde, hvor kunden er ny, eller hvor kundens identitet er uklar, eller når der er tvivl om den erklærede slutbrug (f.eks. bestilling af usædvanlige mængder, modtageren har anmodet særlige og usædvanlige transitruter …).
A verification of the recipient’s good faith is especially important in cases where the customer is new or where the customer’s identity is unclear or when there are doubts about the declared end-use (e.g.: order in unusual quantities, special and unusual transit routes requested by the recipient …).
Immateriel overførsel af teknologi
Intangible transfer of technology
Hvordan sikrer virksomheden overholdelsen af kravene vedrørende immateriel overførsel af teknologi (IOT) (f.eks. e-mail og adgang til intranettet fra udlandet)?
How does the undertaking ensure compliance with intangible transfer of technology (ITT) requirements (e.g., e-mail and access to the intranet from abroad)?
Virksomheden bør have givet klare og skriftlige instruktioner i forhold til IOT via e-mail, fax, intranet eller internet.
The undertaking should have issued clear and written instructions in relation to ITT over e-mail, fax, intranet or Internet.
Tilvejebringelse eller overførsel af teknologi bør først ske, når der er foretaget en vurdering af, om der kan gives licens, og i bekræftende fald, om der er udstedt en licens, som tillader overførslen.
The provision or transfer of technology should not occur until, an assessment has been made of its licensability, and if licensable, a licence is in place to permit the transfer.
Hvordan sikrer virksomheden overholdelse af kravene vedrørende teknisk bistand?
How does the undertaking ensure compliance with technical assistance requirements?
Der bør findes en overholdelsesprocedure vedrørende teknisk bistand:
A compliance procedure regarding technical assistance should be in place:
vedrørende udefra kommende besøgende/ansatte
for foreign visitors/employees,
vedrørende ansatte (f.eks. teknikere) i udlandet
for employees (e.g. technicians) abroad,
vedrørende konferencer, seminarer med udefra kommende deltagere, eller når de afholdes i udlandet.
for conferences, seminars with foreign participants or when organised abroad.
Operationelle og organisatoriske procedurer: licensfasen
Operating and organisational procedures: licensing phase
Hvordan sikrer virksomheden, at den udarbejder komplette licensansøgninger?
How does the undertaking ensure that it makes full and complete licence applications?
Virksomheder bør have det fornødne udstyr til fuldt ud at kunne overholde licensansøgningsprocedurerne i den medlemsstat, hvor den er etableret.
The undertaking should be equipped to fully comply with the licence application process and procedures in force in the Member State where it is established.
Operationelle og organisatoriske procedurer: fasen efter licensen
Operating and organisational procedures: post licensing phase
Hvilke interne procedurer sikrer overholdelse af licensens betingelser?
What internal procedures ensure compliance with the conditions of the license?
En endelig verifikation af kontrolkravene til eksporten/overførslen bør finde sted inden den endelige forsendelse for at sikre, at vilkårene og betingelserne for licensen er overholdt.
A final verification of the export/transfer control requirements should take place before final shipment to ensure that the terms and conditions of the licence have been complied with.
Øget bevidstgørelse og undervisning af eksportkontrolpersonalet
Awareness raising and training of export control staff
Hvilke oplysninger er tilgængelige for alle ansatte, der berøres af eksport-/overførselskontrol, og for eksport-/overførselskontrolpersonale?
What information is available to all employees concerned by export/transfer controls and to export control/transfer staff?
Alle bør have adgang til de ovennævnte operationelle og organisatoriske procedurer vedrørende eksport-/overførselskontrol.
All should have access to the above-mentioned organisational and operating procedures relating to export/transfer controls.
De operationelle og organisatoriske procedurer bør nedfældes og ajourføres i manualer om overholdelse, der er til rådighed for eksport-/overførselskontrolpersonalet.
Those operating and organisational procedures should be recorded and updated in compliance manuals available to export/transfer control staff.
De operationelle og organisatoriske procedurer bør indeholde en klar beskrivelse af den samlede eksport-/overførselsproces vedrørende overholdelse fra modtagelsen af en ordre, undersøgelse af, om den er omfattet af eksport-/overførselsregler, samt overholdelse af relevante eksport-/overførselsregler og til den endelige forsendelse eller overførsel.
The operating and organisational procedures should include a clear description of the export/transfer compliance process, from the reception of an order, the verification of compliance with relevant export/transfer regulations to the final shipment or transmission.
Hvor ofte ajourføres eksportkontrolpersonalets viden?
How often is the export control staff’s knowledge updated?
Dette bør ske, når der foretages ændringer på nationalt plan eller EU-plan af eksportkontrollovgivningen og –procedurerne, dog mindst en gang om året.
This should occur when changes are made to national and Union export control legislation and procedures but at a minimum at least once every year.
Ud over disse generelle årlige uddannelsesajourføringer anbefales det, at kommentarer til eksport-/overførselskontrollovgivningen samt faglige tidsskrifter og blade stilles til rådighed, hvis sådanne findes.
In addition to annual general training updates, it is recommended that commentaries on export/transfer control legislation as well professional journals and magazines, where they exist should also be made available.
Hvordan ajourføres eksport/overførselskontrolpersonalet?
How is the export/transfer control staff’s knowledge updated?
Træning gennem forskellige værktøjer, som inkluderer:
Training through various tools including:
Eksterne seminarer
external seminars,
Stadigt træningsabonnement fra kompetent hold
subscription to information sessions offered by competent authorities,
Træningssessioner, eksterne og online
training events, external or online.
Fysisk og teknisk sikkerhed
Physical and technical security
Er Deres virksomheds sikkerhed godkendt af et relevant statsligt organ?
Is your company security accredited by an appropriate Government body?
Anfør venligst nærmere oplysninger.
Please give details.
Alle nationale forsvarsministerier eller lignende organisationer må antages at kræve et vist mål af sikkerhed, når virksomheden arbejder på deres vegne.
Each national Ministry of Defence or similar organisation is likely to require some measure of security where the undertaking is working on their behalf.
Den blotte omstændighed, at virksomheden er sikkerhedsgodkendt på en eller anden måde, kan være tilstrækkeligt.
The mere fact that the undertaking is security accredited in some way may be enough.
Hvis der ikke foreligger en officiel sikkerhedsgodkendelse, hvilke sikkerhedsforanstaltninger findes der da til sikring af eksport-/overførselsregistre og -procedurer?
If there is no such official security accreditation, which security measures are in place to secure export/transfer records and procedures?
Lokaliteterne bør være helt omgivet af hegn.
The premises should be entirely enclosed by fencing.
Indgangen bør være sikret og kontrolleret.
The entrance should be secured and controlled.
Lokaliteterne bør være under konstant overvågning, selv uden for arbejdstid.
The premises should be under constant surveillance, even during non-working hours.
Der kunne være en separat indgang til leverancer og afhentninger, afsondret fra hovedproduktionsområdet.
There could be a separate entrance for deliveries and collections, away from the main production area.
Hvilke sikkerhedsforanstaltninger findes der vedrørende software og teknologi?
What are the security measures regarding software and technology?
Systemet bør være passwordbeskyttet og sikret af en firewall.
The system should be password protected and secured by a firewall.
Virksomhedens netværk er sikret mod uberettiget adgang.
The undertaking’s network is secured against unauthorised access.
Der bør ske kontrol af elektronisk udstyr (laptops, personlige digitale assistenter mv.), der medtages uden for virksomheden eller oversøisk og af e-mail, der sendes som del af et projekt og i øvrigt.
There should be a control on electronic devices (laptops, personal digital assistants, etc.) being taken offsite or overseas and over e-mails sent as part of a project and in other circumstances.
Registrering og sporing af eksport og overførsler
Record-keeping and traceability of exports and transfers
Hvordan holder De regnskab med de eksportbegrænsninger, som meddeles Dem af leverandøren produkterne?
How do you maintain records of the exportation limitations passed to you from the supplier of the products?
Virksomheden bør medtage et eller flere af følgende:
Undertakings should include one or more of the following:
elektronisk fil- eller e-mail-mappe
electronic file or e-mail folder,
mapper baseret på projekter
folders based on projects,
mapper baseret på leverandører
folders based on suppliers,
i separate mapper vedrørende begrænsninger
in separate folders for limitations,
i et ordresystem.
on an order system.
Hvordan sammenholder De eksportbegrænsninger med efterfølgende overførsler eller eksport?
How do you relate export limitations to subsequent transfers or exports?
Mulige svar bør omfatte et eller flere af følgende:
Possible answers should include one or more of the following:
elektronisk fil- eller e-mail-mappe indeholdende oplysninger om import og efterfølgende bevægelser
electronic file or email folder containing import and subsequent movement information,
som del af et virksomhedsledelsessystem
as part of a business management system,
mapper baseret på projekter eller leverandører, hvor alle oplysninger opbevares samlet
folders based on projects or suppliers where all information is kept together,
et arkivsystem, der ligner mappesystemet.
a filing system similar to the folder system.
Hvordan stilles disse registre til rådighed for de kompetente myndigheder?
How are these records made available to the competent authorities?
Det bør være muligt at stille registre til rådighed elektronisk — nogle kan kræve et besøg på stedet, hvis adgang til sikre intranet er nødvendig, men nogle kan det være muligt at overføre med henblik på fjernkontrol.
It should be possible to make records available electronically — some may require a visit to the sites if access to secure intranets is necessary but some may be able to be transferred for remote checks.
Registre kan også være til rådighed i papirform og nogle af disse kan scannes, for eksempel med henblik på fjernkontrol.
Records can also be available in hard copy and some of these could be scanned, for example for remote checks.
Formålet med fasen forud for licensen er at afgøre om virksomheden er omfattet af eksport-/overførselskontrol, det vil sige, om eksport-/overførselskontrolregler er relevante i forhold til virksomhedens aktiviteter og transaktioner, og dermed om der kræves licens til de pågældende transaktioner.
The purpose of the pre-licensing phase is to determine whether the undertaking is impacted by export/transfer controls, that is, whether export/transfer control regulations are relevant in respect to the activities and transactions of the undertaking and accordingly whether there is a licensing requirement for those transactions.
Målet er så tidligt som muligt at identificere og analysere eventuelle eksport-/overførselskontrolrisici og at gennemføre enhver nødvendig relevant foranstaltning, for eksempel at ansøge om en licens eller i givet fald at benytte en generel licens.
The goal is to identify and analyse as early as possible any export/transfer control risks, and to implement any necessary relevant measure, for example, to apply for a license or to appropriately use a general licence.
STANDARDSKABELON FOR CERTIFIKATER
STANDARD CERTIFICATE TEMPLATE
MEDLEMSSTATENS — DEN KOMPETENTE MYNDIGHEDS LOGO
LOGO OF THE MEMBER STATE – COMPETENT AUTHORITY
IDENTIFIKATION AF DEN KOMPETENTE MYNDIGHED
IDENTIFICATION OF THE COMPETENT AUTHORITY
udstedt i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/43/EF af 6. maj 2009 om forenkling af vilkår og betingelser for overførsel af forsvarsrelaterede produkter inden for Fællesskabet
issued pursuant to Directive 2009/43/EC of the European Parliament and of the Council of 6 May 2009 simplifying terms and conditions of transfers of defence-related products within the Community
Certifikat nr. XXX —
Certificate No XXX –
Modtagervirksomheden … (modtagervirksomhedens navn)
The recipient undertaking … (name of the recipient undertaking)
Registeret under … (virksomhedsregisternummer)
Registered under … (commercial registration number)