natgillin/translations-raw huggingface dataset:
Generaldirektoraterne indlæser transaktionerne i Si2 enten direkte eller indirekte ved en overførsel fra computersystemet i en sektor via en standardinterface.
Transactions are introduced by the Directorates General in Si2, either directly or indirectly via transfer from local computer systems through a standard interface.
Uanset transaktionernes oprindelse skal de følge en intern arbejdsgang i GD og skal valideres i Si2 af den anvisningsberettigede, inden de overføres til R/3. og
Irrespective of their origin, all transactions must follow an internal workflow within the DG and must be validated in Si2 by the authorising officer before transfer into R/3; and
- "data warehouse", der er et rapporteringsværktøj, hvortil data fra Si2 og R/3 kopieres.
- the data warehouse, which is a reporting tool, and into which data from Si2 and R/3 are copied.
Hvad angår systemmanglerne, anførte Schreyer følgende, da hun redegjorde for regnskabssystemet den 18. juni 2002 over udvalget:
As regards the system's deficiencies, Mrs SCHREYER, when she made a presentation on the accounting system on 18 June 2002 informed the committee that they were as follows:
- grænsefladen mellem systemerne giver problemer i henseende til uoverensstemmelser mellem data
- interfacing of systems causes problems in coherence of data;
- det drejer sig ikke om et fuldstændig integreret system.
- it is not a ‘fully-integrated’ system.
4.3 Kritiske bemærkninger i Kommissionen
4.3 Critical remarks from within the Commission
En tidligere regnskabsfører i Kommissionen har anført en række kritikpunkter mod institutionens regnskabssystemer, der har givet anledning til bemærkninger og svar fra både Kommissionen og Revisionsretten Skrivelse fra FABRA VALLÈS af 28.5.2002. .
A former accounting officer of the Commission has levelled a number of criticisms at the Institution's accounting systems, which have attracted comments and replies from both the Commission and the Court of Auditors Letter from Mr FABRA VALLÈS 28.5.2002 .
Disse bemærkninger, der vedrører regnskabssystemet, kan sammenfattes som følger:
These observations concerning the accounting system can be broadly summarised as follows:
- utilstrækkelig rotation blandt tjenestemænd inden for visse arbejdsområder af den finansielle forvaltning
- inadequate rotation of officials with certain financial management duties;
- krav om en uafhængig kasserevision
- request for an independent treasury audit;
- ansvaret for gennemførelse og forvaltning af edb-systemet bør overføres til regnskabsføreren
- that responsibility for implementation and management of the computer system should be transferred to the accounting officer;
- SINCOM2 bør opgives til fordel for SAP
- abandonment of SINCOM2 in favour of full SAP;
- regnskabssystemet er sårbart over for svig og fejl
- the vulnerability of the accounting system to fraud and error;
- edb-systemet til kasseforvaltning og regnskaber er upålideligt og uigennemskueligt.
- unreliability and lack of transparency affecting the computer systems for treasury management and accounting.
Det ansvarlige kommissionsmedlem gav detaljerede svar på denne kritik i et dokument med faktuelle svar, der omdeltes på udvalgets møde den 22. maj 2002.
Detailed answers to these criticisms were given by the responsible Commissioner in a document of ‘factual responses’ which was distributed at the committee's meeting of 22 May 2002.
Oversigt over kritiske bemærkninger fra forskellige kilder 5.1 Revisionsretten
Overview of critical remarks from various sources 5.1 Court of Auditors
I flere årsberetninger har Revisionsretten fremsat detaljerede kritiske bemærkninger vedrørende en række forhold omkring Kommissionens regnskabssystem.
In successive annual reports the Court of Auditors has made detailed critical remarks in relation to a range of matters affecting the Commission's accounting system.
Disse bemærkninger er sammenfattet i en skrivelse Bilag II. fra Revisionsrettens formand FABRA VALLÈS af 17. oktober 2002 og det vedføjede memorandum.
These remarks are summarised in a letter Annex II. from the Court's President Mr FABRA VALLÈS dated 17 October 2002 and the annexed aide-memoire.
De uddrag af Revisionsrettens årsberetninger, der henvises til i dette memorandum, gengives fuldstændigt i en sammenfatning af tekster e-mailet til medlemmerne af COCOBU på FR og EN den 6. december 2002. , som Parlamentets GD IV har forberedt, og behandles nedenfor.
The extracts from the Court's annual reports referred to in the aide-memoire are reproduced in full in a compilation of texts e-mailed to COCOBU Members in FR and in EN on 6 December 2002. prepared by Parliament's DG IV and are considered below.
Indledningsvis kan det være nyttigt at se på det skriftlige svar Skrivelse af 25.11.02. fra FABRA VALLÈS efter forelæggelsen af årsberetningen for 2001 på udvalgets møde den 5. november 2002 på spørgsmålet: "Hvilke væsentlige mangler er der ved Kommissionens regnskabssystem, og hvordan kan de afhjælpes?"
By way of introduction, however, it is instructive to look at the written answer Letter of 25.11.02. by Mr FABRA VALLÈS following his presentation of the annual report for 2001 at the committee's meeting of 5 November 2002, in response to the question: ‘What are the principal failings of the Commission's accounting system and how can they be remedied?’
FABRA VALLÈS svarede som følger: "De væsentligste mangler vedrører den fuldstændige registrering af aktiver og skyldes det kasseregnskabsbaserede system, Kommissionen anvender, som ikke gør det muligt at sondre mellem driftsudgifter og investeringsudgifter, mellem endelig betaling og forskudsbetaling eller acontobetaling, eller fastslå skyldige beløb eller tilgodehavender.
Mr FABRA VALLÈS answered as follows: ‘The principal failings relate to the complete recording of assets and are linked to the principles of cash accounting adopted by the Commission which do not allow a distinction to be made between operating expenditure and capital expenditure, between final payments and payments on account or advances, and do not permit the determination of sums owing or owed.
Indførelsen af regnskaber efter periodiseringsprincippet ville afhjælpe disse mangler og forbedre kvaliteten af den information, der er nødvendig for en forsvarlig økonomisk forvaltning.
The adoption of accrual accounting would remedy these failings and improve the quality of the information necessary for sound management.
Forberedelsen af de endelige regnskaber ved årets udgang er endvidere baseret på informationer uden for regnskabssystemet, hvis pålidelighed ikke garanteres af den centrale regnskabstjeneste.
Moreover, the preparation of the end of year accounts is largely based on information from outside the accounting system whose reliability is not guaranteed by the central accounting services.
For detaljerede bemærkninger fra Revisionsretten vedrørende perioden 1994-2000 henvises der til memorandum af 17. oktober 2002 og GD IV's sammenfatning af uddrag af Revisionsrettens årsberetninger under følgende overskrifter:
For the detailed observations by the Court concerning the period 1994 - 2000, Members are referred to the aide-memoire of 17 October 2002 and the DG IV compilation of extracts from the Court's annual reports under the following headings:
Forbehold og bemærkninger vedrørende Fællesskabets regnskaber
Reservations and observations concerning the Community accounts
SINCOM 2 systemet
The SINCOM 2 System
Ordføreren ønsker dog at fremhæve følgende passager:
Your rapporteurs would, however, highlight the following passages:
Hvad angår regnskabsåret 2001, anfører Revisionsretten i sin revisionserklæring under overskriften "Regnskabernes rigtighed":
As regards the 2001 financial year, in its statement of assurance the Court of Auditors indicates under the heading ‘reliability of the accounts’:
De fleste af disse forbehold og de fleste af disse bemærkninger er gået igen fra år til år.
The Court emphasises that most of its reservations and observations are matters that regularly recur.
De konstaterede svagheder skyldes i stor udstrækning Fællesskabernes regnskabssystem, som ikke er udformet sådan, at det giver sikkerhed for en fuldstændig opgørelse af alle elementer i Fællesskabernes aktiver.
These weaknesses stem to a large extent from the Community accounting system which was not designed to provide an assurance that the various components of the Communities' assets have all been recorded.
Retten mener, at der omgående bør træffes gennemgribende foranstaltninger i Kommissionens tjenester til imødegåelse af de risici, der er forbundet med manglerne ved regnskabssystemet (jf. punkt 9.6-9.8)."
The Court considers that urgent in-depth action in the Commission's departments to cope with the risks arising form the shortcomings in the accounting system is required (see paragraphs 9.6 - 9.8).’
I punkt 9.6 henviser Retten til "at de generaldirektorater i Kommissionen, der forvalter aktionsbevillingerne, ikke er tilstrækkeligt opmærksomme på spørgsmål vedrørende regnskabsmæssig opgørelse og regnskabskontrol.
The Court then goes on in paragraph 9.6 to refer to ‘the low level of awareness in the Commission's operational DGs with regard to questions concerning records and accounting controls.
De forbehold, der er indeholdt i erklæringen fra generaldirektøren for Generaldirektoratet for Budgettet, bekræfter resultaterne af Rettens revision, men der foreslås ikke en præcis plan for, hvordan disse problemer kan løses, og heller ikke en realistisk tidsplan."
The reservations contained in the Director-General of Budgets' declaration confirm the Court's findings, but nevertheless no precise plan of action accompanied by a realistic timetable has been proposed to remedy the situation.’
I punkt 9.7 anfører Retten:
In paragraph 9.7 the Court finds that:
"Årsregnskabet pr. regnskabsårets afslutning opstilles i vidt omfang på basis af opgørelser uden for regnskabet, fordi der ikke anvendes et system med integrerede regnskaber.
‘In the absence of a comprehensive accounting system, the year-end financial statements are drawn up largely on the basis of records which are not part of the accounts.
De vurderinger, der foretages i denne forbindelse, er ikke baseret på de relevante posteringer på budgettet, og de centrale regnskabstjenester er ikke altid i stand til at garantere, at de er rigtige.
The evaluations established during this procedure are not linked to the entries in the budget from which they are derived and the central accounts departments are not always able to guarantee that they are accurate.
Endvidere kan der med det anvendte regnskabssystem, som i vidt omfang bygger på kasseregnskabsprincipper, ikke sondres mellem driftsudgifter og investeringsudgifter, og heller ikke mellem endelige betalinger og acontobetalinger eller forskud.
In addition, the accounting system, which is based, to a large extent, on cash accounting principles, does not enable a distinction to be made between administrative expenditure and capital expenditure, between final payments and payments on account or advances, or even total debts and receivables to be determined.’
5.2 Kommissionen
5.2 Commission
Efter at have været udsat for kritiske bemærkninger i flere på hinanden følgende årsberetninger erkender Kommissionen selv, at der er behov for forbedringer, hvilket den anførte i sit svar på punkt 9.27 i Revisionsrettens årsberetning for 2000:
Having been the subject of critical remarks in successive annual reports, the Commission itself recognises the need for improvements, as it stated in its reply to paragraph 9.27 of the 2000 ECA annual report:
"Kommissionen er klar over, at den ikke har nogen regnskabsramme, der er tilstrækkelig og i overensstemmelse med standardnormer, på baggrund af hvilken institutionernes regnskaber kan udarbejdes efter ensartede og faste regler."
‘The Commission is aware that it does not have a proper accounting framework conforming to the usual standards on the basis of which the institutions' accounts could be drawn up in a harmonised, consistent fashion.’
Det er også lærerigt at se, at generaldirektøren for budgettet i den årlige aktivitetsberetning kun kunne afgive en revisionserklæring for 2001 med udtrykkeligt forbehold over for følgende:
It is also instructive to note that in his annual activity report the Director-General for the Budget was only able to give his statement of assurance for 2001 subject to express reservations concerning:
- "de finansielle informationssystemer, som mit generaldirektorat stiller til rådighed, og hvis svagheder i henseende til synkronisering, sammenhæng og datasikkerhed, tilbudte funktioner og forvaltning af projekter først indledningsvis begyndte at blive afhjulpet i slutningen af 2001
‘- the financial information systems implemented by my directorate-general, whose shortcomings in terms of synchronisation, coherence and data security, functionalities available and project management were addressed effectively only as from the fourth quarter of 2001;
Disse forbehold bekræftes i en skrivelse af 25. marts 2002 til generaldirektøren for budget vedrørende revisionserklæringen fra GD BUDG for 2001, hvori Kommissionens interne revisor anfører, at den interne revisionstjeneste (IAS) ikke kan afgive nogen forsikring om kontrollen i GD BUDG.
Confirmation of these reservations is given in a letter dated 25 March 2002 to the Director-General for Budget concerning the DG BUDG 2001 assurance statement in which the Commission's internal auditor states that the IAS (internal audit service) is ‘not in a position to express comfort on DG BUDG controls.’
Modernisering af regnskaberne 6.1 Tidligere kommissionsdokumenter
Modernisation of the accounts 6.1 Previous Commission documents
For at afhjælpe mangler i regnskabssystemet forelagde Kommissionen et arbejdsdokument om modernisering af regnskabssystemet i juni 2001 og efterfølgende den 24. juli 2002 forelagde Schreyer et memorandum SEK(2002) 853. om en reform af regnskabssystemet.
In order to remedy the shortcomings identified in its accounting system, the Commission submitted a working document on the modernisation of the accounting system in June 2001 and subsequently on 24 July 2002 Commissioner SCHREYER presented a memorandum SEC(2002) 853 on the reform of the accounting framework and system.
I arbejdsdokumentet redegør Schreyer for de vigtigste foranstaltninger, der skal træffes for at indføre et periodiseringsbaseret regnskabssystem og afhjælpe kritikken fra Revisionsretten.
In the working document Mrs SCHREYER set out the main actions which will be necessary to introduce accruals accounting and to meet the criticisms made by the Court of Auditors.
Hun konkluderer:
She concludes:
Inden udgangen af 2002 opfordres Kommissionen til at træffe afgørelse på grundlag af en løbende undersøgelse af alternativerne inden for Kommissionens tjenestegrene om:
‘By the end of 2002 the Commission will be invited to decide, on the basis of ongoing examination of the options with the Commission services, on:
De skridt, der er anført i dette memorandum er byggesten for en handlingsplan for reform af regnskabssystemet.
The steps set out in this memorandum constitute the building blocks for an action plan for the reform of the accounting framework and system.
I den forbindelse reageres der på budgetgeneraldirektørens forbehold i den årlige aktivitetsrapport for 2001.
In doing so, they respond to reservations by the Director General of Budget in his annual activity report for 2001.
Undersøgelsen af fremtidige alternativer, der finder sted på grundlag af dette memorandum, samt efterfølgende afgørelser fra Kommissionens side inden udgangen af 2002 munder ud i en formaliseret og detaljeret handlingsplan.
The investigations of options for the future which will take place on the basis of this memorandum, together with the subsequent decision by the Commission by the end of 2002, will result in a formalised and detailed action plan.’
Da Kommissionens regnskaber skal være en retvisende, omfattende og systematisk registrering af de transaktioner, der gennemføres, erkender Kommissionen, at et integreret regnskabssystem er nødvendigt (både for budgettet og det almindelige regnskab) på grundlag af konsekvente principper og standardregnskabsprocedurer.
The Commission recognises that since the institution's accounts must provide a true, exhaustive and systematic record of the operations it carries out, an integrated accounting instrument is necessary (for both the budget and the general accounts) based on consistent concepts and standardised accounting procedures.
Ifølge Kommissionen skulle det integrerede instrument gøre det muligt at:
The integrated instrument should make it possible, according to the Commission:
- udarbejde balance og forvaltningsregnskab næsten automatisk
- to draw up the balance sheet and revenue and expenditure account virtually automatically
- etablere et standardiseret og brugervenligt rapporteringssystem, der trækker direkte på regnskabsdata
- to set up a standard and customised reporting system drawing directly on accounting data
- bidrage til den interne kontrol (sporing, revision og evaluering af kvaliteten af den information, der fremsendes via systemet).
- to contribute to internal control (traceability, auditability, and assessment of the quality of information sent under the system).
Hvad angår tidsplanen anfører Kommissionen i svaret til punkt 9.6-9.8 i Revisionsrettens årsberetning, at det detaljerede udviklingsarbejde for både regnskabsrammerne og –systemet iværksættes i 2003, og de relevante test- og gennemførelsesfaser afvikles i 2004.
As regards timing, the Commission indicates in its replies to paragraphs 9.6 - 9.8 of the Court of Auditors 2001 report that the detailed development of both the accounting framework and the system will be launched in 2003 with the relevant testing and implementation phases beginning in 2004.
Kommissionens GD BUDG forelagde den 6. december 2002 et dokument om regnskabssystemet.
The Commission's DG BUDG has submitted a document on its accounting system dated 6 December 2002.
I afsnit 8 om udviklingen af EU's regnskabssystem anførte det, at
In section 8 on the development of the European Communities' accounting system, it explains that
I forenklet form er reformerne centreret omkring følgende:
‘In simple terms, the reforms focus on the following:
Fastholdelse af kassebaserede rapporter om budgetgennemførelsen (inkasserede og udbetalte midler) og bevægelse hen imod almindelige regnskaber udarbejdet efter periodiseringsprincippet.
Retention of cash-based reports on budget implementation (funds collected and disbursed) and move towards general accounts based on the accrual principle.
Dette dobbelte system er også blevet indført af en række medlemsstater.
This dual system has also been adopted by a number of Member States;
Integrerede regnskaber: når budgetregnskaberne forbedres, skal man ikke længere anvende oversigter uden for regnskaberne for at udarbejde årsregnskaberne.
Integrated accounting: the enhancement of the budget accounts will avoid the need to use lists from outside the accounts in order to draw up the financial statements;
Fastlæggelse af konsolideringsomfanget og tilpasning heraf efter internationale standarder.
Definition of the scope of consolidation and its adjustment in accordance with international standards;
I alt væsentligt skal EU's årsregnskaber være i overensstemmelse med de internationale standarder.
In substance, the EC's financial statements should come into line with international standards.
De er et produkt af regnskabssystemet.
These statements are the product of the accounting system.
Formålet er at give et retvisende billede af aktiver, den finansielle situationen, budgetgennemførelsen, enhedens resultat og likviditeten for det pågældende regnskabsår.
Their objective is to give a faithful picture of assets, the financial situation, budget execution, the entity's results and the cash flow for the year.
Denne nye fremgangsmåde gennemføres i en række etaper og vedrører årsregnskaberne for en række regnskabsår.
This new approach will be implemented in a number of stages and relate to the financial statements for a number of financial years.’
6.2 Kommissionens meddelelse af 17. december 2002 KOM(2002) 755 endelig.
6.2 Commission communication of 17 December 2002 COM(2002) 755 final
Der er ifølge Kommissionen et dobbelt formål med denne meddelelse, nemlig:
The purpose of this communication according to the Commission is twofold:
- at få et detaljeret forslag vedtaget, således at Kommissionen kan træffe beslutning om regnskabsreglerne, især om, hvorledes de almindeligt accepterede periodiseringsprincipper kan gennemføres
- to adopt a detailed proposal to allow the Commission to decide on the accounting framework, in particular on how generally-accepted accrual accounting principles can be implemented;
- at planlægge, hvorledes projektets gennemførelse skal organiseres, hvilke ressourcer der er nødvendige til arbejdet, og efter hvilken tidsplan et integreret datasystem kan etableres.
- to set out the action to be taken as regards project organisation, resources and the timing of the work to develop an integrated computerised system.
Mulighederne skal vurderes nøje, og den foretrukne løsning udpeges.
The system options are appraised in detail, identifying a preferred solution.
I meddelelsen anføres de vigtigste krav til det fremtidige regnskabssystem:
The communication sets out the key requirements for the future accounting system:
- fuld kapacitet for periodiseret regnskabsføring
- full accrual accounting capacity;
- dataenes konsistens, herunder overholdelse af de interoperabilitetsprincipper
- consistency of data, including respect of inter-operability principles;
- effektiv sikkerhed
- effective security;
- andre krav, herunder let vedligeholdelse og brugervenlighed.
- other requirements, including case of maintenance and user-friendliness.
Derefter undersøges it-alternativerne:
It then examines the IT options:
∙ Mulighed 1: Forsat anvendelse af det nuværende system (SI 2 og SAP)
∙ option 1: continued use of the current system (SI 2 and SAP)
Denne mulighed forkastes, idet den bygger på to adskilte systemer i interface.
This option is rejected because the system architecture relies on two separate interfaced systems.
∙ Mulighed 2: En enkelt standardpakke
∙ option 2: single standard package
Alle udbetalingstjenester må i så fald bruge pakkens standardfunktion på samme måde til forvaltning som til regnskaber.
All spending services would need to use the standard package in the same way for management as well as accounting proposes.
Det kræver eventuelt en egentlig udbudsprocedure, hvilket vil kunne forsinke indførelsen af et regnskabssystem baseret på periodiseringsprincippet til efter fristen 2005.
This might necessitate a full public procurement procedure which would risk delaying the introduction of an accrual-based system beyond the 2005 deadline.
∙ Mulighed 3: Et nyt integreret system
∙ option 3: a new integrated system
Muligheden indebærer anvendelse af den nuværende pakke til regnskabsfunktionen, således at den yderligere regnskabsfunktion kan opnås ved udvidelse af den gældende kontrakt.
This option envisages using the current package to provide the accounting function and to acquire additional accounting functions by extending the existing contract.
Behov i forbindelse med den økonomiske forvaltning skal imødekommes ved andre løsninger.
Financial management needs would be met by other solutions.
Ordføreren anbefaler, at følgende punkter optages i udkastet til betænkning om decharge til Kommissionen for regnskabsåret 2001 :
The rapporteurs recommend the inclusion in the draft report on the Commission discharge for 2001 of the following paragraphs: