CS 11 12 2019 Úřední věstník Evropské unie C 417/115 3 20 15 Následující připomínky uvedený výrok Účetního dvora nezpochybňují PŘIPOMÍNKY K LEGALITĚ A SPRÁVNOSTI OPERACÍ 3 20 16 Úřad využívá smlouvy o poskytování služeb se společnostmi v oblasti IT formulované způsobem, který v praxi může vést k přidělování dočasných pracovníků agentury práce namísto poskytování jasně definovaných služeb či produktů v oblasti IT Poskytnutí dočasných pracovníků agentury práce na konkrétní úkoly po vymezenou dobu se řídí směrnicí 2008/104/ES o agenturním zaměstnávání a také zvláštními pravidly přijatými členskými státy pro provedení této směrnice Podle maltských pravidel o agenturním zaměstnávání mohou dočasné pracovníky poskytovat uživatelským subjektům (v daném případě EASO) pouze autorizované agentury práce Využití smluv na dodání služeb v oblasti IT k poskytnutí pracovníků není v souladu se služebním řádem úředníků EU a pravidly EU týkajícími se sociálního zabezpečení a zaměstnávání Úřad by se měl ujistit, že znění smluv vylučuje jakékoliv nejasnosti o tom, zda se jedná o pořízení služeb IT, nebo poskytnutí dočasných pracovníků 3 20 17 V roce 2018 úřad zahájil otevřené zadávací řízení na rámcové smlouvy na poskytování služeb dočasných pracovníků vItáliinaobdobíčtyřletvmaximálnívýši50milionůEUR Totozadávacířízenínásledněpřerušil,protožeobdrželpouzejednu nabídku Považoval ji navíc za nepřijatelnou, protože přesahovala odhadovaný maximální rozpočet Zjistili jsme, že zadávací podmínkyobsahovalyzávažnouchybuvobjemu25milionůEUR Úřadvyzvaluchazečekpředloženínabídeknaurčitýpočet měsíců a za stanovenou hrubou mzdu pro dočasné pracovníky v hodnotě do 50 000 000 EUR Taková nabídka by však byla možná pouze tehdy, pokud by poskytovatel neplatil daně a sociální pojištění dle italských zákonů (které bylo vyčísleno přibližně na25000EUR) Jetedypravděpodobné,žedalšípotenciálníuchazečiserozhodlinabídkynepředložit,protožepodmínky,které úřad stanovil, jim neumožňovaly zajistit soulad s právními požadavky Úřad však zadávací podmínky nezměnil ani nevypsal nové otevřené řízení, ale naopak s jediným uchazečem, který reagoval na původní výzvu, dojednal podmínky a následně smlouvu podepsal Jelikož se tak neuskutečnila spravedlivá soutěž na základě správných zadávacích podmínek, je toto zadávací řízení a všechny související smlouvy a budoucí platby považováno za nesprávnost V roce 2018 se žádné platby v souvislosti s touto smlouvou neuskutečnily Úřad by měl důsledně uplatňovat pravidla pro zadávání veřejných zakázek PŘIPOMÍNKY K VNITŘNÍMU KONTROLNÍMU SYSTÉMU 3 20 18 V únoru 2018 přijala správní rada rozhodnutí omezující pravomoci výkonného ředitele v oblasti najímání zaměstnanců a zadávání veřejných zakázek a příslušná rozhodnutí nyní podléhají jejímu schválení V červnu 2018 výkonný ředitel úřadu rezignoval a byl nahrazen dočasným výkonným ředitelem Dočasný výkonný ředitel připravil „Akční plán pro správu a řízení EASO“, který byl schválen správní radou na podzim 2018 Součástí plánu bylo stanovení prioritních cílů a výstupů, zaměřených na „budování důvěry“, „posílení integrovaného rámce řízení“ a „přebudování interní kapacity“ V rámci tohotoakčníhoplánubylovsrpnu2018posouzenoplněnístandardůvnitřníkontrolyúřadu Posouzeníupozornilonavýrazné nedostatky a neefektivnosti většiny standardů vnitřní kontroly a posuzovacích kritérií Tyto nedostatky odpovídají zjištěním Účetního dvora z roku 2017 3 20 19 Úřad přijal konkrétní a vhodná opatření ke zlepšení organizační správy V době našeho auditu (březen 2019) bylo dokončeno 30 z 61 opatření v akčním plánu a probíhala realizace 31 opatření Opatření jsou stále ještě nová a je potřeba je doplnit Jejich celkový dopad je proto třeba posoudit v budoucnu 3 20 20 Na konci roku 2018 neměl úřad oddělení interního auditu a od ledna 2018 nebyly vypracovány a vydány žádné ucelené zprávy o interním auditu (útvar interního auditu Komise vydal dvě zprávy o zjištěných skutečnostech v roce 2018 a jednu zprávu o následné kontrole v roce 2019) Nastavení kontrol ex post k ověření legality a správnosti operací bylo ve svých úplnýchpočátcích Účinnáfunkceinterníhoaudituaúčinnékontrolyexpostjsouzákladnímprvkemřízeníčinnostíorganizace, jako je EASO, vyžadujících spolupráci řady subjektů na více místech Úřad by měl zřídit oddělení interního auditu a provádět účinné kontroly ex post 3 20 21 V auditní zprávě za rozpočtový rok 2017 jsme upozornili, že úřad nemá interní právní oddělení a že za vedení předchozího ředitele úřad využíval služby řady právnických společností V roce 2018 úřad vypracoval seznam všech smluv souvisejících s právním poradenstvím, zahájil výběrové řízení na právního poradce a zároveň nahradil předcházející smlouvy rámcovou smlouvou na právní služby Nový hlavní právní poradce nastoupil do úřadu v dubnu 2019, přičemž nová rámcová smlouva na právní služby byla podepsána v lednu 2019 Stále se však neprováděl systematický interní přezkum právních dokumentů a ve veřejných zadávacích řízeních z roku 2018 byla zjištěna řada právních nesrovnalostí Úřad by měl zabezpečit patřičné právní poradenství a zavést účinnou správu právních řízení CS C 417/116 Úřední věstník Evropské unie 11 12 2019 3 20 22 Úřad stále nemá politiku týkající se citlivých pracovních pozic To není v souladu s jeho standardy vnitřní kontroly, podle nichž je třeba citlivé funkce jasně definovat, zaznamenat a udržovat jejich výčet aktuální Úřad by měl zavést účinnou politiku týkající se obsazování citlivých pracovních pozic 3 20 23 Skutečnost, že nejsou jasně vymezeny povinnosti a role v souvislosti s pronájmem prostor a souvisejícími službami a pracemi, může bránit účinnému zmírňování rizika, které souvisí s prostory Aby úřad toto riziko omezil, měl by vypracovat účinnou politiku pro správu pronajatých prostor a příslušné služby, zejména s ohledem na to, že spravuje řadu lokalit v různých státech Podle našich informací úřad již podniká kroky v tomto směru PŘIPOMÍNKY K ROZPOČTOVÉMU ŘÍZENÍ 3 20 24 Omezené počáteční roční rozpočty a absence prostředků na nepředvídané výdaje v rozpočtu EASO, z nichž by se pokrylo financování naléhavých operačních potřeb, vede k rozpočtovým nejasnostem a znesnadňuje plánování pro případy mimořádnýchsituací ÚřadbymělnadálehledatřešeníatatorozpočtováomezeníprojednatsKomisíarozpočtovýmiorgány KONTROLA OPATŘENÍ PŘIJATÝCH V NÁVAZNOSTI NA PŘIPOMÍNKY Z PŘEDCHÁZEJÍCÍCH LET 3 20 25 Přehled nápravných opatření přijatých v návaznosti na připomínky vyjádřené Účetním dvorem v předcházejících letech uvádí příloha 
EN C 417/116 Official Journal of the European Union 11 12 2019 3 20 22 There is still no policy regarding sensitive posts at EASO This is not in line with the OfficeŐs internal control standards, whereby sensitive functions should be clearly defined, recorded and kept up to date The Office should establish an effective sensitive posts policy 3 20 23 The lack of clear responsibilities and roles concerning the management of rented premises and related services and works may hamper an efficient mitigation of premises related risks In order to mitigate this risk, the Office should establish an effective policy for the management of rented premises and related services, especially given that it manages a number of sites in different countries We understand that the Office has taken steps in this direction OBSERVATIONS ON BUDGETARY MANAGEMENT 3 20 24 Limited initial annual budgets and the absence of any contingency funds in EASOŐs budget to cover the financing of unforeseen urgent operational needs create budgetary uncertainties and hamper emergency planning The Office should continue addressing such budgetary constraints in consultation with the Commission and the budgetary authorities FOLLOW-UP OF PREVIOUS YEARSŐ OBSERVATIONS 3 20 25 An overview of the corrective action taken in response to the CourtŐs comments from previous years is provided in the Annex