CS 11 12 2019 Úřední věstník Evropské unie C 417/119 ODPOVĚĎ ÚŘADU 32014 ÚřadEASOberepřipomínkunavědomí ToutootázkouseúřadEASOzabývápřibilaterálníchjednáníchspříslušnými členskými státy, Komisí a správní radou úřadu již po dlouhou dobu: — Co se týče Itálie, v listopadu 2017 byla podepsána dohoda o poskytnutí prostor, stále však čeká na ratifikaci ze strany italského parlamentu — PokudjdeoŘecko,poněkolikakolechkonzultacíbylodosaženoshodyanzněnípředběžnéhonávrhudohody,kterávšak dosud nebyla dořešena v důsledku změny vlády v Řecku — CosetýčeKypru,operaceteprvenedávnodosáhlyúrovně,kterávyžadujezřízenířádnéregionálníkancelářeúřaduEASO Úřad navázal kontakt s vnitrostátními orgány s cílem zahájit jednání o dohodě o poskytnutí prostor Nová výkonná ředitelka již vyjádřila svůj záměr se touto záležitostí přednostně zabývat a výše uvedené členské státy brzy navštíví, aby se setkala s představiteli vnitrostátních orgánů 32016 ÚřadEASOberepřipomínkunavědomí Kvymezenípracovníhovytížení(např pomocíčlověkodní)asouvisejících konkrétních požadavků nebo služeb pro požadované profily konzultantů v oblasti IKT jsou využívány interní zvláštní smlouvy typu „Time and Means“ Úřad EASO jasně rozlišuje mezi konzultanty v oblasti IKT, na které se nevztahuje žádná kolektivní pracovní smlouva, a dočasnými pracovníky, kteří uzavřeli pracovní smlouvu s agenturou zprostředkovávající práci na dobu určitou, na které se může vztahovat pracovní právo a kolektivní pracovní smlouva Zatímco dočasní pracovníci poskytující služby v úřadu EASO jsou pod přímým dohledem zaměstnanců, činnost konzultantů v oblasti IKT probíhá zcela pod vedením adohledemdodavatele Internísmlouvytypu„TimeandMeans“protoneobsahujížádnépojmyčitermínyzpracovněprávních předpisů (jako je zaměstnanec, zaměstnavatel, pracovní doba, dovolená, mzda, příspěvek na dovolenou atd ) V průběhu roku 2018 pracovali konzultanti v oblasti IKT na 34 různých projektech úřadu EASO a předložili celkem 3 727 konkrétních výstupů, které jsou všechny dohledatelné podle uzavřených smluv, včetně smluv typu „Time and Means“ Úřad EASO nicméně zvažuje přepracování svých vzorových smluv typu „Time and Means“ tak, aby každá smlouva obsahovala seznam výstupů, které mají být podle smlouvy provedeny, a bude pokračovat ve svém úsilí zajistit, aby se zamezilo jakémukoli možnému vnímání vztahu mezi úřadem EASO a konzultanty v oblasti IKT jako pracovního vztahu dočasných pracovníků či jako pracovního poměru 3 20 17 Úřad EASO uznává technické nedostatky v zadávacích řízeních, je však toho názoru, že obě řízení proběhla správně Úřad EASO nicméně bere zjištění Účetního dvora na vědomí a s cílem vyvarovat se jakýmkoli dalším negativním zjištěním v souvislosti s touto smlouvou proto zvažuje zavedení vhodných nápravných opatření za předpokladu zajištění kontinuity činnosti 3 20 20 Agentura připomínku bere na vědomí Úřad EASO schválil a zdokumentoval nápravná opatření týkající se systémů vnitřní kontroly, a sice: — do konce čtvrtého čtvrtletí roku 2019 vytvořit útvar interního auditu, — do konce třetího čtvrtletí roku 2019 vytvořit útvar vnitřní kontroly ex post Probíhá výběrové řízení a tato funkce bude zavedena do konce září 3 20 21 Agentura připomínku bere na vědomí Úřad EASO má v úmyslu do konce třetího nebo čtvrtého čtvrtletí roku 2019 zahájit výběrové řízení za účelem vytvoření svého interního právního oddělení Úřad EASO v současné době pracuje na centralizaci otázek týkajících se právních záležitostí, přičemž interní právní oddělení bude zastávat funkci hlavního koordinátoraakontaktníhomísta,cosetýčevztahůsinternímiiexternímizúčastněnýmistranami ÚřadEASOrovněžpracuje na centralizaci právních smluv a řízení smluv a na centralizaci případů ve fázi před zahájením soudního řízení i případů ve fázi soudního řízení v dostupných nástrojích, přičemž zavádí interní postupy pro poskytování právního poradenství/podpory/ přezkumu a vytváří sítě a organizuje pravidelná setkání s interními/externími zúčastněnými stranami, která jsou nezbytná pro poskytování vysoce kvalitní právní podpory 3 20 22 Agentura připomínku bere na vědomí Tato politika se právě dokončuje a podle předpokladů bude schválena do koncetřetíhočtvrtletíarealizovánadokoncečtvrtéhočtvrtletíroku2019 Vedoucímpracovníkůmposkytnepokynyakritéria pro provádění hodnocení rizik a určování a zdokumentování citlivých funkcí v rámci úřadu EASO společně se schválenými opatřeními na zmírnění souvisejících rizik CS C 417/120 Úřední věstník Evropské unie 11 12 2019 3 20 23 Úřad EASO bere připomínku na vědomí Delegování odpovědností v oblasti správy majetku a pronajatých prostor úřadu EASO je zdokumentováno v rozhodnutí výkonného ředitele 2016/171 o „vnitřním jednacím řádu“ a v příslušných popisech práce, včetně popisů práce vedoucích útvarů v Itálii a Řecku, kteří odpovídají za řízení operačních kanceláří v těchto členských státech Úřad EASO navíc zahájil výběrové řízení na pozici vedoucí(ho) oddělení obecných záležitostí, který/á bude odpovědný/á za centrální řízení všech prostor úřadu EASO v koordinaci s příslušnými vedoucími operačních kanceláří Úřad uznává, že je třeba přijmout formální politiku pro správu prostor, a přijímá v tomto ohledu příslušná opatření 32024 ÚřadEASOberepřipomínkunavědomí Budesesnažitzavéstspolehlivépostupyavčasnéplánovánípronepředvídané situace, a to jak zajištěním průběžného průzkumu trhu v oblasti kritických zdrojů, které jsou nezbytné pro plnění operačních plánů v členských státech vystavených mimořádnému tlaku, tak i zajištěním trvalé připravenosti v oblasti smluvního pokrytí pro případ mimořádných situací V otázce operačního plánování a přidělování zdrojů je úřad EASO v neustálém kontaktu s Komisí a rozpočtovými orgány Úřad po důkladné konzultaci s Komisí a na základě schválení ze strany správní rady částečně využívá prostředky přidružených zemí jakožto mimořádnou rezervu na pokrytí operačních výdajů, a to zejména při řešení neplánovaných žádostí o podporu ze strany členských států vystavených mimořádnému tlaku 
EN C 417/120 Official Journal of the European Union 11 12 2019 3 20 23 EASO acknowledges the observation The delegation of responsibilities to manage EASO property and rented premises is documented in ED Decision 2016/171 on ÔInternal Rules of ProcedureŐ and in relevant job descriptions, including for the heads of sector for Italy and Greece, who are responsible for the management of the operational offices in those Member States Moreover, EASO has implemented a selection process for the Head of General Affairs Unit, who will be responsible for the central management of all EASO premises in coordination with the relevant heads of operational offices The Office acknowledges the need to adopt a formal policy for the management of premises and is taking steps accordingly 3 20 24 EASO acknowledges the observation EASO will seek to establish sound processes and timely planning for contingency situations by way of both ensuring a permanent market research on critical resources necessary for operating plans for Member States under particular pressure and also to have constant contractual readiness for emergency situations EASO is in constant dialogue with the Commission and the budgetary authorities regarding its operational planning and resource allocation The Agency, in full consultation with the Commission and with the approval of its Management Board, makes partially use of Associate Countries funds as contingency for operational expenditures in particular to face unplanned requests for support from Member States under particular pressure