като има предвид, че омбудсманът, който може да действа и по собствена инициатива, трябва да има достъп до всички елементи, необходими за изпълнение на функциите му; като има предвид, че за тази цел органите и институциите на Общността са длъжни да предоставят на омбудсмана, по негово искане, всяка желана от него информация и без да се накърнява задължението на омбудсмана да не разкрива съответната информация; като има предвид, че достъп до класифицирана информация или документи, и по-специално до чувствителни документи по смисъла на член 9 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 [2], следва да се предоставя при спазване на правилата за сигурност на съответната институция или орган на Общността; като има предвид, че институциите или органите, които предоставят класифицирана информация или документи по член 3, параграф 2, първа алинея, следва да уведомят омбудсмана за това, че тази информация или документи са класифицирани; като има предвид, че за прилагането на правилата, предвидени в член 3, параграф 2, първа алинея, омбудсманът следва да съгласува предварително със съответната институция или орган условията за обработката на класифицирана информация или документи и друга информация, за която е в сила задължението за опазване на професионална тайна; като има предвид, че ако не получи поисканото съдействие, омбудсманът уведомява за това Европейския парламент, който предприема необходимите мерки;като има предвид, че е необходимо да се определят процедурите, които ще се прилагат, в случай че в резултат на извършваните от омбудсмана проверки се разкрият случаи на лошо администриране; като има предвид, че е необходимо също да се предвиди омбудсманът да представя подробен доклад пред Европейския парламент в края на всяка годишна сесия;
Whereas the Ombudsman, who may also act on his own initiative, must have access to all the elements required for the performance of his duties; whereas to that end Community institutions and bodies are obliged to supply the Ombudsman, at his request, with any information which he requests of them and without prejudice to the Ombudsman’s obligation not to divulge such information; whereas access to classified information or documents, in particular to sensitive documents within the meaning of Article 9 of Regulation (EC) No 1049/2001 [2], should be subject to compliance with the rules on security of the Community institution or body concerned; whereas the institutions or bodies supplying classified information or documents as mentioned in the first subparagraph of Article 3(2) should inform the Ombudsman of such classification; whereas for the implementation of the rules provided for in the first subparagraph of Article 3(2), the Ombudsman should have agreed in advance with the institution or body concerned the conditions for treatment of classified information or documents and other information covered by the obligation of professional secrecy; whereas if the Ombudsman finds that the assistance requested is not forthcoming, he shall inform the European Parliament, which shall make appropriate representations;Whereas it is necessary to lay down the procedures to be followed where the Ombudsman’s enquiries reveal cases of maladministration; whereas provision should also be made for the submission of a comprehensive report by the Ombudsman to the European Parliament at the end of each annual session;