與資料庫一樣，試算表通常用於儲存和組織資料。但是，兩者並不相同。試算表，例如通常在 Microsoft Excel 中使用，比資料庫簡單得多，而且通常適用於個人使用者或幾個使用者，而不是幾十、上百、上千，甚或更多個使用者。