會議記錄應該在會議結束後儘快完成並分發給所有參與者。這樣可以確保所有人都清楚理解會議的結果，並知道他們需要採取什麼行動。通常來說，會議結束後的24到48小時內發送會議記錄是一個好的時間範圍。